Реестр представленной документации. Составление правильного реестра документов

Опись документов - образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Определить необходимые сроки вам поможет статья .

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

название организации (если архив — сторонняя организация);
номер описи;
дату описи;
наименование сдаваемых на хранение документов;
период, к которому относятся документы;
срок хранения документов;
количество листов;
расположение документов (номер папки, дела или короба);
Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье .

Итоги

Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.

Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.

Документы являются неотъемлемой частью любой предприятия или организации независимо от того, государственная она или частная. Все документы, договора и контракты заполняются, сортируются, принимаются, отправляются и прочее.

Составление реестра

Большое количество не рассортированных документов значительно осложняет работу каждого сотрудника компании, и именно поэтому необходимо составлять реестр документов, который поможет упростить работу не только делопроизводителей, но и других сотрудников. Кроме того, реестр позволяет сделать сотрудничество с другими организациями более комфортным.

Порядок составления реестра документов

При составлении реестра документов необходимо соблюдать определенный порядок. В первую очередь необходимо собрать все документы одной категории, отсортировать распорядительную документацию: постановления, приказы, распоряжения. После документы сортируются по авторству: распоряжения начальников отдела, приказы руководителя организации и другое. Далее необходимо сформировать папки для хранения разобранных документов, подписать их в хронологическом порядке, сделать опись папок и присвоить им инвентарный номер. Следующий этап включает в себя создание на основе документов таблицы с соответствующими полями. Например, реестр документов, которые подтверждают производственные расходы, содержит следующую информацию: номер документа, его наименование, содержание, сумму, а также отметку о возвращении документа.

Что необходимо учесть

Необходимо учесть, что реестр архива акционеров ЗАО, ОАО и других должен включать в себя необходимые данные, позволяющие идентифицировать всех лиц, зарегистрированных в реестре, фиксировать их права на акции, информацию о получении доходов по акциям, а также уведомлений о различных мероприятиях.

Грамотно и верно составленный реестр

Для большего комфорта в работе и удобного поиска документов и различной информации, все записи в реестре необходимо вести в хронологическом порядке. Только если реестр документов составлен грамотно и верно, работа каждого сотрудника будет значительно упрощена и на поиски необходимых бумаг, данных и любой другой информации, будет уходить минимум времени. Однако составление реестра архива документов – достаточно кропотливый процесс, на который не всегда хватает времени и опыта подобной работы.

Услуги от профессионалов

Наша компания предоставляет такую услугу как реестр документов, контрактов, составление и ведение реестра в последующем. Большой опыт архивной работы в данной области позволяет оказывать услуги высокого качества, благодаря чему работа сотрудников вашей компании станет еще более эффективной. Кроме того, для большего удобства, мы составляем электронный реестр документов, что позволяет сохранять все необходимые данные на протяжении долгого времени и без каких-либо рисков.

Документы – неотъемлемая часть любого делопроизводства на предприятии или в организации, вне зависимости от того, частная она или государственная. Документы заполняются, сортируются, отправляются, принимаются и т.д. В случае если документов несколько, просто необходимо составлять - это не только упростит работу делопроизводителей и других категорий работников (экономисты, бухгалтеры и т.д.), но и сотрудников других организаций, в случае если ими принимаются отправляемые вами документы.

Инструкция

Соберите необходимые документы одной категории, то есть документы, относящиеся к одному виду (подтверждающие производственные расходы, документы приема/сбыта и т.д.). Отдельно соберите распорядительную документацию: приказы, постановления, распоряжения. Рассортируйте их, согласно авторству (приказы руководителя организации, распоряжения начальников отдела и т.п.).

Сформируйте папки для хранения уже разобранных документов и подшейте все в хронологическом порядке. Сделайте опись каждой папки. Присвойте им инвентарный номер.

Создайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, разделив лист на колонки и строки. Подпишите столбцы в соответствии с назначением документа и его функциональностью. При этом помните, что реестр должен содержать исчерпывающую информацию о документах, чтобы не приходилось по той или иной причине каждый раз снова и снова открывать сам документ и изучать его. Так, к примеру, реестр документов , подтверждающих произведенные расходы, должен содержать следующие графы: номер документа, наименование, содержание документа, сумма и отметка о возвращении документа.

В свою очередь, реестр документов акционеров ОАО, ЗАО и т.д. должен включать необходимые данные для идентификации всех зарегистрированных в реестр е лиц, фиксации их прав на акции, о получении доходов по акциям зарегистрированных в реестр е лиц, сбор данных обо всех владельцах акций, а также информацию о получении ими всевозможных уведомлений о собраниях и других мероприятиях.

Следует знать, что при составлении реестр а документов для вашего удобства и быстроты поиска в последующем, необходимо вести все записи в хронологическом порядке.

Только в том случае, если реестр документов будет составлен верно, вам не понадобится тратить лишнее время на поиски, вы сможете быстро и легко отыскать нужную бумагу, отправить нужный запрос или уведомление и просто качественно выполнять свою работу.

Неотъемлемой частью любого делопроизводства в организации или предприятии являются документы. И не имеет значения, частная это организация или государственная. Со временем скапливается большое количество документов и требует к себе внимание в виде скрупулезного сортирования.
Документы проходят определенные стадии жизни – они заполняются, сортируются, отправляются и принимаются, а их жизненный цикл заканчивается в архиве, куда тоже не просто попасть. А в том случае, если этой документации скопилось много, то нужно составлять реестр документов, а именно их письменный перечень, что очень важно для нормального функционирования организации.

Для чего составляют реестр документов

Это необходимо это для, чтобы упростить работу всем сотрудникам, которые имеют дело с этими документами. Это касается и таких документов, как договора с поставщиками или покупателями, которые постепенно заключаются руководителями компаний. Для таких типов документов также необходимо правильно составить реестр договоров и контрактов, составление и ведение которых, требуют определенных знаний.
Сам термин «реестр» означает журнал или список регистрации входящих и исходящих документов. Сортировка и ведение учета документов - это необходимые меры для организации, ведь далеко не каждый умеет правильно ими распорядиться.

Кропотливый труд

Правильно составленный реестр документов - это кропотливый труд, который включает в себя следующие действия:

В первую очередь необходимо собрать и в правильном порядке рассортировать документы – собрать все необходимые бумаги по категориям, всю распорядительную документацию также отобрать, рассортировать по авторству.
Сформировать папки для хранения разобранных документов, подшить их в хронологическом порядке и сделать опись каждой папке, присвоив ей инвентарный номер.
На основе документов необходимо составить таблицу, разделив лист на столбцы и строки, названные в соответствии с назначением документа или его функциональностью. При этом надо знать, что реестр архива, документов или договоров должен содержать в себе исчерпывающую информацию о документе, чтобы не приходилось открывать оригинал снова и снова.

Как видно, этот процесс достаточно кропотливый и трудоемкий, и занимает много времени, которого у рабочего человека не так много. Для того чтобы эта работа была выполнена за короткие сроки, лучше всего нанять тех, кто специализируется на составлении реестра документов, архива, договоров, контрактов и другой узко наваленной документации.

Что это даёт

Правильно составленный реестр документов значительно сэкономит время на поиски нужной информации. Это позволит быстро и легко отыскать нужный документ, отправить запрос или уведомление и, самое главное, просто качественно выполнить свою работу.

Опыт и экономия

Наша компания достаточно давно функционируем на этом рынке и знаем все о том, как правильно составить реестр любых документов. Мы обязуемся создать подробный реестр документов любой сложности и гарантируем точное выполнение работы без возможных опечаток и ошибок. Мы работаем внимательно и аккуратно, поэтому не боимся гарантировать качество.

Отправляясь в архив, документ либо занимает место в уже существующем деле, либо (в случае если формат дела не допускает подшивку к нему дополнительных материалов или документ является уникальным) для него создается новое дело. При этом документ вносится в реестр архива – детальную опись все дел и составляющих дело бумаг. В реестре документов содержится полная информация о каждом документе, его месте, дате помещения в архив и т.д.

Составление и ведение реестра документов

Составление и ведение реестра документов, особенно на первых порах – задача чрезвычайно сложная.Начать с того, что каждый документ необходимо соответствующим образом обработать, присвоить ему те атрибуты-признаки, которые в итоге (зафиксированные в реестре) позволят не только быстро его находить, но и вовсе избавят от необходимости поиска.

Работы по составлению реестра

Правда последнее возможно только при действительно грамотном и аккуратном ведении реестра, своевременном его заполнении, должной подготовке документа. Эти работы, в числе прочих архивных услуг, проводит компания ООО «Архивный Сервис» уже давно – в чем смогли убедиться десятки коммерческих и государственных организаций. Реестр специалисты компании вполне справедливо считают сердцем любого архива. Если учесть, что существует архив в бумажном виде, то правильное ведение реестра архива – это единственная возможность сократить время работы с документами до минимума. А иногда, как мы уже упомянули, работа с архивными документами может быть сведена просто к поиску нужного в реестре – все данные об искомом документе доступны именно в реестре.

Создание реестра включает:

систематизацию документов с последующей разработкой категорий самого реестра;
описание каждого дела и занесение описания в реестр;
расположение документов и дел в хронологическом порядке в документе-реестре.

По мере появления новых документов они отправляются в ту или иную категорию, в то или иное дело – и информация о них тоже попадает в реестр, в соответствующую категорию.

Наиболее распространенные типы реестров

Организации чаще всего обращаются к нам при необходимости в составлении и ведении реестра договоров и контрактов – это один из наиболее распространенных типов реестров, наряду с реестром отдельных категорий бухгалтерских документов. Сложности, которые испытывает организация при оптимизации документооборота, невозможность создать самостоятельно реестр договоров контрактов, составление и ведение которого попросту некому поручить, риск возникновения ошибок– все это говорит в пользу того, что лучше поручить работу специалистам, обладающим и опытом, и знаниями, и чутьем.

Обращайтесь к профессионалам

За их плечами составление реестров и последующее их ведение, для десяток организаций, самой разной организационно-правовой формы и с самыми разными видами деятельности. Руководствуясь соответствующими нормами права и методическими рекомендациями, мы оперативно разработаем для вас реестр архива и поможет с его ведением. Отсутствие ошибок, полнота информации и своевременность пополнения реестра гарантируются и опытом и четким пониманием роли реестра в деятельности любой организации.