Как правильно принимать товар от поставщика. Складской учет: искусство приёмки товара

О. Каверина, консультант по складской
логистике компании Axelot Logistics

Организация приемки товаров на склад

Структура и количество операций по приемке товаров зависят от места приемки и вида груза, а также от типа транспортного средства, которым товары доставляют на склад. Обобщенный перечень процедур по приемке товаров на склад, например, компании-дистрибьютора выглядит следующим образом:

въезд транспортного средства на территорию склада;
контроль наличия товаросопроводительной документации;
определение ворот разгрузки;
подача транспортного средства к рампе под разгрузку;
подъезд транспортного средства к месту разгрузки;
наружный осмотр транспортного средства и фиксирование неисправностей, при необходимости фотосъемка;
открывание дверей транспортного средства;
подача необходимого подъемно-транспортного средства;
визуальный осмотр поступившего товара (каждой грузовой единицы);
подача необходимой тары и укладка в нее товара (при необходимости);
взятие грузовой единицы транспортным средством и вывоз его на рампу;
приемка поступившего груза по числу грузовых мест в соответствии с сопроводительными документами;
сверка и оформление сопроводительных документов;
оформление актов приемки с указанием порчи или недостачи груза, если таковые имеются;
передача необходимых документов поставщику и подтверждение получения груза в базе данных;
транспортировка груза в зону приемки для окончательной приемки и подготовки товаров к размещению на хранение.

Нормативно-правовое регулирование приемки. Долгое время в нашей стране приемка осуществлялась на основании двух инструкций Госарбитража СССР № П-6 и № П-7, принятых еще в середине 60-х годов прошлого века. Многие компании в своей деятельности до сих пор руководствуются этими нормативно-правовыми актами, хотя их обязательное применение отменено. Таким образом, если стороны не сослались в договоре на упомянутые инструкции или не зафиксировали условия приемки продукции в договоре, все вопросы по обнаруженным расхождениям либо не разрешаются вообще, либо решаются на основе личной договоренности представителей компаний.

Проверка сопроводительной документации. По прибытии транспортных средств на склад в первую очередь проверяется наличие сопроводительных документов (товарно-транспортная накладная, счет-фактура, технический паспорт, сертификат соответствия ГОСТу, удостоверение о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (отправитель, получатель, количество, ассортимент, упаковка и т. д.), зафиксированным в договоре поставки. Отсутствие какого-либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывают, какие документы отсутствуют.

Определение сохранности внешнего вида транспортного средства, тары и упаковки. Перед непосредственной разгрузкой транспортного средства кладовщик, ответственный за приемку, проверяет наличие на транспортных средствах или контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, сохранность пломб, оттиски на них, состояние самого транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения нарушений, а также отсутствия или неисправности пломб составляется акт об осмотре состояния транспортных средств либо делается отметка в товаротранспортной накладной. В некоторых компаниях практикуется фото- или видеосъемка транспортных средств и груза. Такая наглядная информация может существенно облегчить процесс согласования результатов приемки с поставщиком или транспортной компанией.

Разгрузка транспортных средств. Товар, как правило, разгружают с применением различных технических средств. Однако практика показывает, что зачастую товары на склад поступают коробами, или, как говорят работники склада, навалом. Погрузочно-разгрузочные работы при таком способе транспортировки занимают значительное время, однако, поскольку вместимость транспортных средств при этом используется максимально эффективно, предприятия часто отказываются от паллетных отправок.

Чтобы разгрузить товары, к примеру, вилочным погрузчиком, короба (упаковки) укладывают на поддоны. Уже на этом этапе можно сформировать грузовые единицы согласно определенным нормам укладки. На этапе регистрации нового товара в базе данных склада, помимо прочих характеристик, определяется, какое количество упаковок может быть уложено на поддон таким образом, чтобы вместимость ячеек склада использовалась оптимально. При разгрузке этого товара коробами (упаковками) проводится укладка на поддоны в соответствии с установленными нормами. Данная информация может быть включена в задание на приемку товара или передана кладовщику в виде отдельного документа. Использование такого подхода позволяет снизить время на пересчет товара, исключить ошибки при определении количества принимаемого товара, упростить работу с грузом на всех последующих складских операциях.

Предварительная приемка – проверка количества и внешнего вида упаковки поступившего товара. Зачастую так называемая первичная приемка, которая заключается в пересчете грузовых мест и осмотре внешнего вида упаковки, проводится одновременно с разгрузкой товаров. После завершения разгрузки кладовщик, ответственный за приемку, в большинстве случаев уже располагает достаточной информацией для оформления товаросопроводительных документов.

При обнаружении недостачи либо некондиционного товара составляют акт о приемке продукции, в котором указывают номер транспортной накладной и счета-фактуры, количество недостающего/некондиционного товара, его общую стоимость, предполагаемые причины повреждений, лиц, участвующих в приемке, их подписи и дату составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, ей предоставляют право дополнительно зафиксировать в нем свое мнение. После обнаружения недостачи/повреждений груза и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.

Приемку возвратов от клиентов, как правило, выполняют по такому же алгоритму, как и при приемке. Отличие заключается в том, что оприходование и размещение товара на складе рекомендуется проводить только после его идентификации специалистом по браку. После приемки такого товара осуществляется один из следующих видов его обработки:

доработка. В случае возможного исправления нарушения качества товара может быть проведен его ремонт, переупаковка, перефасовка и т. п. в зависимости от вида товара;
возврат поставщику или замена поставщиком;
утилизация и списание.

Окончательная приемка – проверка количества товара с вскрытием грузовых мест, а также приемка продукции по качеству. В зависимости от условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции может осуществляться в два этапа. Окончательный пересчет товаров и приемка по качеству может проводиться уже после оформления товаросопроводительной документации и выезда транспортного средства со склада. Окончательная приемка груза по количеству и качеству ведется, как правило, в зоне приемки склада.

Приемка по количеству выполняется по массе нетто или по числу товарных единиц в каждом тарном месте. Поступивший товар можно проверить с помощью полной или частичной выборки, результаты которой распространяются на всю партию. Решение о размере выборки или о возможности приемки товара только по грузовым местам принимается на основании нормативной документации, условий договора с поставщиками, а также оценки надежности и качества обслуживания каждого поставщика. Для проведения такого анализа необходимо накопление информации о качестве услуг постоянных поставщиков: количество брака, недостачи, пересортицы в поставках. Исходя из анализа выбранных показателей проводят группировку поставщиков, после чего для каждой из групп разрабатывают договорную политику, в том числе способы приемки товаров и решение вопросов, связанных с расхождениями по количеству и качеству товаров. В табл. 1 представлены возможные показатели оценки надежности поставщика и метод их расчета. Чем меньше значения показателей, тем выше качество работы поставщика.

Оценка надежности поставщика

Показатель	Формула расчета	Составляющие
Частота отказов	Частота отказов = К о / К · 100	К количество заказов поставщику; К о количество заказов, которые не могут быть выполнены полностью (определяется на этапе подачи заявки)
Отклонение количества поставленного груза от заявленного	Отклонение по количеству товара в заказе = N о / N · 100	N N о количество товара, фактически поставленного за период, т/месяц
Отклонение по качеству поставленного товара	Отклонение по качеству товара в заказе = Q о / Q · 100	Q количество товара, заказанного за период, т/месяц; Q о количество товара, поступившего с нарушениями качества, т/месяц
Частота нарушений сроков поставок	Частота нарушений = T о / T · 100	Т количество заказов поставщику; Т о количество заказов, выполненных с нарушением срока поставки

Кроме перечисленных операций, в процессе приемки товаров на склад могут быть выполнены измерение массогабаритных характеристик товаров, маркировка грузовых мест, отдельных упаковок и единиц товара, переупаковка, расфасовка, идентификация комплектов.

Цель дополнительных операций – подготовка товара к размещению на складе или немедленной отправке клиенту, сокращение время и трудозатраты на все последующие операции. Именно поэтому приемка товаров зачастую становится одним из самых длительных и затратных технологических процессов на складе, эффективность которого зависит от четкого планирования, своевременного обмена информацией между подразделениями компании. В свою очередь, в процессе приемки товаров собирается и накапливается информация о товарах, которая затем может быть использована для оптимизации использования складских ресурсов на последующих операциях.

Please enable JavaScript to view the comments powered by Disqus.

Процесс поступления товаров на склад компании-дистрибьютора начинается с закупок. Именно от эффективности взаимодействия складской и закупочной служб, от своевременного обмена информацией между ними зависит, насколько склад будет подготовлен к приемке товара и насколько быстро он сможет выполнить эту функцию.

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без складского хозяйства. Склады служат не только для хранения товарных запасов, но и для бесперебойной, продуктивной работы производственных цехов и всего предприятия в целом. С этой целью разрабатывается комплекс работ, предусматривающих подготовку к приемке товаров, ее оприходованию - организации и размещении на хранение, подготовку к отпуску и, в конечном итоге, отпуску товарополучателю.

Все эти операции и составляют в совокупности складской учет, и очень важно в этом случае правильно и рационально его организовать. Например, внимательная приемка товара позволяет своевременно предотвратить поступление недостающих товаров, а также выявить некачественную продукцию.

Облачная система автоматизации складского учета.
Контролируйте учёт товаров, снижайте потери и увеличивайте прибыль!

Соблюдение рациональных способов хранения с поддержанием оптимальных режимов хранения и постоянным контролем за хранимыми товарами обеспечивают их сохранность и создают удобство для быстрой отборки, способствуя более эффективному использованию всей складской площади.

Правильное соблюдение схемы отпуска товаров способствует быстрому и четкому выполнению заказов покупателей. Особое внимание следует обратить на безошибочное и правильное оформление документов, чтобы избежать дальнейших ошибок на всех этапах складского учета.

Поступление и оприходование товаров на склад

Начальная стадия складского процесса начинается с операции поступления товара. Количество операций, связанных с этим процессом и последовательность выполнения зависят от размера партии товара и вида транспортных средств, которыми их доставили на склад.

Пример оформления поступления товара на склад в системе Класс365

Следует зафиксировать время прибытия и количество поступающих на склад товаров, что позволит правильно спланировать необходимые мероприятия по приемке и оприходованию товаров.

К подготовительным операциям можно отнести выбор места разгрузки, которое максимально приближено к помещению хранения, определение нужного количества работников для разгрузки и точное распределение работ между ними, подготовка необходимого количества подъемно-транспортного оборудования, определение мест хранения и подготовка документации по оформлению приема-сдачи товаров.

Способы оприходования

Приемка товаров является важнейшей составляющей складского процесса, которая предусматривает проверку выполнения договорных обязательств по ассортименту, количеству, качеству и комплектности товаров. Она включает операции по проверке поступивших товаров, оформлению приемки в соответствующих документах и принятии товаров на учет.

Пример оформления складского ордера в системе Класс365

Если товары поступили без сопроводительных документов (счете-фактуре, описи, спецификации, упаковочных ярлыков и пр.), в этом случае составляется акт о фактическом наличии товаров и указываются, какие документы отсутствуют.

После поступления на склад готовой продукции, заводится карточка складского учета. Количественный учет товара ведется по наименованиям, с учетом отличительных признаков (марки, модели, артикулы, фасоны, типоразмеры), причем в тех же единицах, которые указаны в сопроводительных документах.

Помимо этого, учет может вестись по укрупненным группам товара. Порядок инвентаризации готовой продукции аналогичен инвентаризации материалов. В случае недостачи товаров составляется акт с подписями тех лиц, которые производили приемку.

Полнота и правильность оприходования

После количественной приемки осуществляется операция распаковки для проверки качества полученного товара. Это проводится с целью выявления соответствий качества поступивших на склад товаров специальным требованиям стандартов, техническим условиям и условиям договора, а для определенных товаров и образцам-эталонам.

Одновременно с этим производится проверка комплектности, упаковки, тары и маркировки. При выявлении нарушений по результатам приемки составляются акты, подтверждающие невыполнение поставщиком условий договора. На их основании могут быть предъявлены претензии поставщику об устранении недостатков поставленных товаров, о возмещении убытков и тому подобное.

Автоматизация складского учета в онлайн-программе Класс365

Большое значение имеет также механизация и автоматизация складского технологического процесса, что способствует росту производительности труда, ускорению погрузочно-разгрузочных работ и сокращению простоя транспортных средств.

Важным достоинством автоматизации склада является устранение влияния человеческого фактора на складские процессы, количество ошибок сокращается до минимума, повышается качество и оперативность, дается возможность получить отчеты по остаткам складского товара на любую дату.

Вопреки всем мифам автоматизировать складские операции достоточно просто, достаточно просто воспользоваться онлайн-программой для автоматизации бизнеса Класс365.

Автоматизация складского учета с помощью онлайн-программы Класс365 позволяет контролировать учет товаров, решает наиболее характерные проблемы склада, связанные с пересортицей, низкой скоростью комплектации заказа, ошибками персонала, просроченными товарами, позволяет также координировать складские операции в момент поступления, оприходования и размещения товара, комплектации заказов, отгрузки.

Начните работу с Класс365 уже сегодня!

Забудьте о рутинных операциях и ошибах в документах! Управляйте бизнесом легко и эффективно!

Итак, груз прибыл на склад, происходит разгрузка. На этом этапе задача закупщика – получить от склада акт приемки груза и убедиться, что товар прибыл согласно заказу.

Товар прибыл в комплекте и согласно накладным. Если товар прибыл в соответствии с отгрузочными документами (нет недостачи, боя, брака при транспортировке, нарушения упаковки и т. п.), то он приходуется. Официально цикл закупки можно считать завершенным.

Имеются расхождения в количестве и качестве груза (бой, брак, пересорт, недостача). Необходимо срочно выяснить – имеет ли место пропажа или повреждение товара во время транспортировки или это брак поставщика. В данном случае основанием для такого решения может быть регламент, внутренний документ компании (например, «Положение о приемке товара»), описывающий процедуру приемки товара и помогающий при определении характера брака: относится ли он к процессу транспортировки или к поставщику. Роль менеджера по закупкам здесь такова, что он должен участвовать в разработке регламента (как специалист, знающий особенности и технические параметры товара) и может входить в состав комиссии, анализирующей и оценивающей бракованный товар.

Если имеется недостача груза или повреждение внешнего вида, упаковки, пересорт по упаковочным местам, составляется соответствующий акт, и отделом логистики к транспортно-экспедиционной компании будет выставлена претензия. В ТТН будут сделаны соответствующие отметки во время приемки груза.

Пересорт товара внутри упаковок или палет, брак и дефекты внешнего вида – это, как правило, брак поставщика, который будет обнаружен во время продажи товара или во время инвентаризации. Для таких случаев должно существовать соглашение между компанией и поставщиком о порядке компенсации брака (рекламации, кредит-ноты, претензии и т. д.).

После того как груз принят и выявлены все случаи пересорта, недостачи и т. д., товар приходуется: как правило, применяется процедура оприходования товара по факту. Здесь роль закупщика – дать экспертную оценку товару и внести в акты приемки и накладные правильные коды и описания товара, соответствующие реальному приходу.

Цикл движения товара в закупочной цепочке закончен.

Важно отметить, что часто между моментом поступления товара на склад и моментом приходования его (т. е. попадания в продажу) проходит иногда от одного до трех (а то и больше!) дней.

По сути, это означает, что товар мы имеем, но получать прибыль от его продажи не можем, т. е. оборотные средства компании заморожены. Опять же при открытой кредитной линии от поставщика мы должны за товар, который еще не поступил в продажу, причем исключительно по нашей собственной вине.

Поэтому суть всех действий закупщика на предыдущих этапах (подготовка товара для внесения его в базу, ввод предварительных данных в систему об ожидаемом приходе и т. д.) – это ускорение цепочки «поставка – оприходование». Товар должен быть оприходован так быстро, как позволяет информационная система, – это оборотные средства компании.

Инструмент: накладные, ТТН, акт приемки, регламент установления претензий при транспортировке груза.

Пример. Внутренняя инструкция о порядке приема товара от представителя поставщика.

Данная инструкция регламентирует прием товара от поставщиков на складе компании.

Инструкция о порядке действий на центральном складе (ЦС) компании «Азимут» при получении товаров от поставщиков

1. Обязанности заведующего ЦС

1.1. Получить от менеджера по закупкам информацию о планируемых поступлениях товара.

1.2. Организовать прием товара по количеству и качеству и оформление документов в соответствии с процедурой приема товара от поставщиков.

2. Действия заведующего ЦС при доставке представителем поставщика товара на склад

2.1. Проверить документы, сопровождающие груз, в соответствии с критериями, указанными в процедуре приема.

2.2. Проверить наличие в базе данных соответствующей приходной накладной. При отсутствии приходной накладной – немедленно связаться с менеджером по закупкам, ответственным за ввод приходной накладной в базу, выяснить причины отсутствия приходной накладной.

2.3. Обеспечить прием товара по расходным накладным поставщика согласно п. 3 настоящей инструкции.

2.4. Проверить полученный товар на соответствие приходной накладной в базе данных.

2.5. В случае отсутствия расхождений – организовать перемещение принятого товара в зону хранения и размещение по местам хранения.

2.6. При наличии расхождений – поставить в известность менеджера по закупкам и действовать согласно п. 3.4 настоящей инструкции.

3. Прием товара по накладным поставщика работниками склада

3.1. Прием товара производят назначенные заведующим складом работники склада.

3.2. Работник склада, принимающий товар, обязан:

– проверить товар по количеству и наименованиям, указанным в накладной поставщика;

– проверить внешний вид товара, отсутствие повреждений и загрязнений упаковки;

– проверить комплектацию товара в соответствии с данными о комплектации, указанными в инструкции по эксплуатации товара (инструкция по эксплуатации предоставляется менеджером по закупкам).

3.3. При отсутствии расхождений по количеству и качеству принятого товара с расходной накладной поставщика заведующий ЦС обязан передать представителю поставщика подписанный лицом, ответственным за прием, 1-й экз. накладной и доверенность.

3.4. В случае обнаружения расхождений по количеству, качеству и комплектации заведующий ЦС или ответственный за прием сотрудник склада не имеют права ставить подписи на накладных поставщика и возвращать поставщику документы. В этом случае представителю поставщика передается акт приема товара, подписанный всеми членами комиссии по приему и заверенный печатью склада. В акте приема указываются все расхождения по количеству, качеству и комплектации товара.

3.5. Акт приема товара также пересылается менеджеру по закупкам по электронной почте.

3.6. Несоответствующий по качеству и комплектации товар должен быть размещен в зоне ответственного хранения в условиях, не допускающих его дальнейших повреждений, до принятия решения менеджером по закупкам о замене товара или возврате товара поставщику.

4. Проверка приходной накладной и размещение товара на хранение

4.1. После приема товара по документам поставщика заведующий ЦС обязан организовать проверку полученного товара по приходной накладной и размещение товара на места хранения.

4.2. Работник склада, выполняющий проверку товара по приходной накладной и размещение товара на места хранения, обязан подписать приходную накладную, подтверждая выполнение задания и соответствие поступившего на склад товара приходной накладной.

4.3. В случае обнаружения расхождений принятого по документам поставщика товара с приходной накладной в базе данных заведующий складом обязан составить акт приема товара и отправить его по электронной почте менеджеру по закупкам для устранения несоответствий приходной накладной.

5. Подтверждение приема товара в базе данных

5.1. После проверки соответствия полученного товара и приходной накладной заведующий складом обязан подтвердить получение товара в базе данных и провести приходную накладную.

5.2. Полученные от поставщика документы с подписью работника склада, принимавшего товар, передаются менеджеру по закупкам.

5.3. На складе должна храниться приходная накладная с подписью работника, проверившего приходную накладную и переместившего товар в зону хранения.

Согласовано:

Заведующий центральным складом _________________________

Начальник отдела закупок _________________________________

Руководитель отдела логистики ______________________________

Пример. Акт приемки товара, являющийся приложением к Инструкции о приеме товара

АКТ № ___

приемки ТМЦ по качеству и количеству

от «____» ________ 200__ г.

Время начала приемки

«_____» _________ 200___ г. «____» час ______мин.

Время окончания приемки

«______» ____________ 200___ г. «_____» час ___ мин.

Поставщик (сдатчик)

___________________________________________________

Приемщик (склад)

______________________________________________________

Причина составления акта

______________________________________________

Комиссия в составе (Ф. И. О., должность):

Председатель _____________________________

Члены комиссии _

_______________________________________________________

с участием представителя, удостоверение представителя поставщика, перевозчика, независимой стороны, (нужное подчеркнуть) № _________, дата «_____» ________________ 200___ г.

Комиссия ознакомлена с инструкциями о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству.

Комиссия произвела вскрытие вагона (контейнера, автофургона и т. д.) № ___________ и осмотрела

Груз, поступивший по накладной № ______ от «____» _____________ 200__ г.

При вскрытии установлено:

1. Состояние вагона, контейнера, автофургона

_________________________

2. Номера и исправность пломб и оттисков

____________________________

3. Состояние тары, упаковки, маркировки, ярлыков

_____________________

4. Место и условия хранения до приемки

_______________________________

5. Другие сведения о приемке (составление коммерческого акта) № _____ от «____» __________ 200__ г.

Характер выявленных дефектов по количеству и качеству

Способ определения количества недостающей продукции: пересчет, взвешивание, по размерам, по маркировке (нужное подчеркнуть).

Подробное описание выявленных дефектов и их характер, объяснение работников склада, возврат ТМЦ от клиента (по каждой позиции отдельно).

________________________________________________________________________

Номера ГОСТов, технических условий, название приборов, по которым производилась проверка качества продукции:

________________________________________________________________________

Состояние весов________________________

Дата вскрытия тары и упаковки «____» __________ 200__ г.

Заключение комиссии о причинах выявленных дефектов товара и пересортицы.

________________________________________________________________________

Члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание АКТА, содержащего данные, не соответствующие действительности.

Подписи членов комиссии:

Председатель:

Члены комиссии:

__________________ _________________________

С участием представителя (поставщика, перевозчика, третьей стороны)

______________________________________________________________________

(подпись, Ф. И. О., должность, удостоверение, дата выдачи, паспорт, №, серия, кем выдан)