Месячный путевой лист. Образец заполнения многодневного путевого листа
Что такое путевой лист легкового автомобиля
Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.
Путевые листы в организации должны выдаваться на все автомобили, которые она использует, включая арендованные.
Говоря об организации в контексте данной статьи, мы имеем в виду и ИП, так как они также могут являться владельцами автопарка.
Путевой лист выписывается, как правило, на смену или на один рабочий день. Однако законодатель предусмотрел вариант оформления документа на месяц, например в случае командировки водителя.
Более того, если одним автомобилем управляют несколько водителей, то на каждого должен быть выписан свой маршрутный лист.
Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.
Кроме того, управление транспортным средством без путевого листа запрещается в следующих случаях:
- При перевозке граждан с багажом.
- При транспортировке грузов автобусом, трамваем, троллейбусом, легковым или грузовым автомобилями.
Путевой лист также вправе запросить сотрудники ГИБДД. За отсутствие документа у водителя ч. 2 ст. 12.3 КоАП предусмотрено предупреждение или штраф - 500 рублей.
Какие штрафы ждут работодателей за несоблюдение режима труда и отдыха водителей, а также за выпуск авто на линию без тахографа см. в материале "Новые штрафы для работодателей" .
Несмотря на то что форма путевого листа легкового автомобиля утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, в нем есть оговорка о том, что эту форму организации применять не обязаны - они вправе разработать свой образец и использовать его для учета расхода ГСМ.
Бланк путевого листа по форме 3 можно скачать по ссылке ниже.
Кроме того, постановлением № 78 не утверждается форма листа для ИП, она рекомендована только юридическим лицам. ИП разрабатывают свою форму самостоятельно.Однако утвержденный в организации образец путевого листа автомобиля должен содержать в себе обязательные реквизиты, утв. приказом Минтранса от 18.09.2008 №152:
- название и номер документа;
- информацию о сроках действия;
- информацию о водителе;
- сведения о легковом автомобиле;
- сведения о владельце автомобиля.
Разработчики могут помимо обязательных реквизитов включить в путевой лист другую информацию, которая учитывает особенности эксплуатации легкового автомобиля на конкретном предприятии.
Минфин разъяснил, что применение «самовольного» путевого листа возможно только для легковых автомобилей, и то если они не транспортируют груз или пассажиров.
Не знаете свои права?
Образец путевого листа легкового автомобиля
В качестве образца путевого листа предлагаем вашему вниманию утвержденную Форму № 3.
Итак, путевой лист легкового автомобиля содержит в себе 2 стороны одного документа - лицевую и оборотную. Как правило, путевой лист изготавливается в типографии.
Лицевая сторона включает в себя следующие реквизиты:
- серия, номер и дата оформления документа;
- наименование организации;
- марка машины и госномер;
- данные водителя и его прав;
- информация о задании водителю;
- сведения о технической исправности автомобиля.
Оборотная сторона путевого листа легкового автомобиля состоит из таблицы, в которой имеется 6 граф:
- номер по порядку;
- код заказчика;
- место отправления/назначения;
- время выезда/возвращения;
- пройденный километраж;
- подпись водителя.
Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц (образец)?
Путевой лист должен оформляться на каждый автомобиль, который используется в организации. Законодатель предусмотрел, что документ может быть заполнен как на один день, так и на месяц.
Документ заполняется уполномоченным лицом. Водитель допускается к записям только в части, его касающейся.
В наименовании листа должен быть указан тип транспортного средства, например легковой автомобиль. Далее уполномоченное лицо организации проставляет порядковый номер и ставит штамп организации.
Как правило, время выезда и заезда автомобиля в парк, а также его километраж проставляются все тем же уполномоченным лицом за его подписью.
Несколько слов о назначении ответственных лиц. Приказом руководителя организации конкретному работнику вменяются обязанности по управлению автомобильным парком. Может быть введена специальная должность, например механик или начальник гаража. Наименование должности роли не играет - главное, чтобы в должностной инструкции работника были детально прописаны его обязанности, в том числе о предосмотре автомобиля перед выездом и заполнении путевых листов.
Срок хранения путевых листов - 5 лет.
На предприятии должен вестись журнал учета движения путевых листов. Он состоит из следующих граф:
- порядковый номер документа;
- дата его оформления;
- ФИО и табельный номер водителя;
- гаражный номер автомобиля;
- подписи водителя, уполномоченного лица и бухгалтера;
- примечания.
Все путевые листы, выданные в организации, должны быть записаны в данном журнале.
Таким образом, путевой лист должен выдаваться на все автомобили, имеющиеся в автопарке конкретной организации. Документ оформляется на один день (смену) или на месяц. Если автомобилем управляют несколько водителей, то путевой лист выписывается на каждого. Бланки подлежат строгой отчетности, сведения о них заносятся в специальный журнал.
Некоторым организациям удобнее выписывать путевые листы не каждый день, а на более длительный период, к примеру, на месяц. Чтобы проверяющие органы не обнаружили каких-либо ошибок или неточностей в документах, следует быть предельно внимательными при их заполнении. О правилах заполнения многодневного путевого листа расскажем более подробно.
Правила заполнения многодневного путевого листа
Бланк путевого листа на несколько дней или месяц организация должна разработать самостоятельно, а также закрепить его приказом в учетной политике. В самостоятельно разработанном бланке многодневного путевого листа следует предусмотреть наличие обязательных реквизитов, указанных в Минтранса от 28.11.2008 № 152. К ним относятся:
- информация о самом документе (номер и дата составления). В качестве наименования необходимо указывать, что это путевой лист легкового (или грузового) автомобиля (трактора, крана и т.д.). Кроме того, все путевые листы обязательно должны быть пронумерованы, причем в хронологическом порядке, начиная с начала каждого календарного года;
- конкретный период действия документа. Этот вопрос особо важен при заполнении многодневного путевого листа, поскольку необходимо точно указать, с какой даты путевой лист начинает действовать и в какую дату заканчивается;
- информация о владельце транспортного средства. Собственником может быть как юридическое, так и физическое лицо (ИП). При первом варианте необходимо указывать наименование организации, ОГРН, телефон и адрес, а во втором случае — ФИО, ОГРНИП, телефон и адрес. Данная информация отображается взамен той, которая была на оттиске печати или штампа, поскольку их сейчас можно не проставлять на путевых листах;
- сведения о транспорте, в том числе:
— тип автотранспорта, к примеру, легковой или грузовой автомобиль, трактор, автобус и т.д.;
— модель транспорта;
— использование с прицепом (с указанием его модели) или без него;
— государственный номерной знак (как самого средства, так и прицепа);
— показания километража, касающиеся выезда и заезда транспортного средства;
— время и дата выезда и заезда транспортного средства;
- информация о водителе, в том числе его ФИО, время и дату его предрейсового и послерейсового осмотра.
Данные пункты являются обязательными к заполнению, отсутствие которых является грубым нарушением . При возникновении необходимости организация имеет право дополнять многодневный путевой лист необходимыми сведениями. Оформлением бланка многодневного путевого листа занимается ответственный сотрудник, утвержденный приказом руководства, к примеру, диспетчер, бухгалтер или секретарь. Кроме того, в путевку вносятся сведения иными работниками — контролером или механиком (о техническом состоянии транспортного средства) и медработником (о проведенных медицинских осмотрах водителя).
Образец заполнения многодневного путевого листа выглядит следующим образом:Узнать подробнее о путевом листе легкового автомобиля на месяц и скачать бланк можно в этом
Путевой лист - это учетный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления. Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Где взять корректные формы, как правильно заполнять и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.
Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.
В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Отдельные бланки разработаны для владельцев и арендаторов:
- легковых автомобилей;
- грузовых автомобилей;
- специального транспорта;
- легкового такси;
- грузового такcи;
- автобусов общественных и необщего пользования.
Необходимые предпринимателям формы утверждены двадцать лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 . Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476 , с 15.12.2017 в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Индивидуальных предпринимателей обязали указывать свой ОГРИП, а организации — ОГРН.
Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка должно указываться в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.
Новая форма путевого листа с 2019 г.
Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.
В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
Путевые листы: правила заполнения в 2019 году
Порядок оформления путевых листов установлен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 , который действует в редакции от 21.12.2018, вступившей в силу 01.03.2019. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.
Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Однако, по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Выписать путевку можно на один рейс, один рабочий день или смену. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.
Унифицированный бланк путевого листа |
Кто и как заполняет |
Отсутствие путевых листов – серьезный риск для компании, так как сотрудники налоговой инспекции могут отказать в признании расходов на содержание транспортных средств и ГСМ. В статье расскажем как выбрать бланк, приведем пример заполнения путевого листа на месяц в 2019 году.
Можно ли оформлять путевой лист на месяц
Как правило, путевой лист выписывают на ежедневной основе, но есть компании, которые оформляют путевые листы на 10 – 12 дней. Это не является ошибкой, так как максимальный срок, на который выдается путевой лист, не должен превышать одного месяца. Такой порядок установлен п. 10 Приказа Минтранса России от 18.12.2008 № 152.
Какой выбрать бланк
Если компания не относится к транспортной, то она вправе самостоятельно разработать бланк путевого листа, но с учетом обязательных реквизитов:
- 1 – наименование и номер путевого листа
- 2 – период, на который выписан путевой лист (срок действия)
- 3 – сведения о собственнике транспортного средства
- 4 – сведения о транспортном средстве
- 5 – сведения о водителе
Транспортные компании обязаны использовать только унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78:
- форма 3 – для легкового автомобиля
- форма 4-с – для грузового автомобиля (при сдельной форме оплаты труда водителя)
- форма 4-п – для грузового автомобиля (при повременной)
На что обратить внимание при заполнении путевого листа
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. При внесении сведений о собственнике транспортного средства юридическое лицо указывает свою организационно-правовую форму, наименование, местонахождение, телефон, ОГРН. Если владельцем транспортного средства является ИП - ФИО, почтовый адрес, телефон, ОГРНИП.
В соответствии с п. 3 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 сведения о транспортном средстве должны содержать следующее:
- тип транспортного средства (легковой/грузовой автомобиль и др.)
- государственный регистрационный знак
- показания одометра при выезде и возвращении
- дата и время выезда/возвращения
- дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства
Как оформить путевой лист на месяц
Согласно приказу Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17 в заголовочной части путевого листа больше не нужно ставить печать или штамп. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства указываются контролером и заверяются его подписью и ФИО.