Большая энциклопедия нефти и газа. Рабочие процессы в SharePoint
Обеспечение управляемости организации
Задавая правила работы, мы формируем технологию: то, что делает простую совокупность людей бизнесом. Технология - это четкая, формализованная последовательность действий на всех этапах достижения результата. Шаг первый, шаг второй, шаг третий... Критерии выполнения шага и перехода к следующему. Задача заключается в том, чтобы предоставить сотрудникам правильные должностные инструкции, чтобы вместе они согласованно пришли к нужному результату. Во всех случаях, когда сотрудник может сделать что-нибудь не так, его действия должны регламентироваться инструкцией.
Как этого добиться? Нужно прописать рабочий процесс организации.
Рабочий процесс и три его этапа
Рабочий процесс фирмы - это домашнее задание руководителя. Если он его сделает, ближайшие два-три года фирма работает стабильно, а работа самого руководителя становится рутинной, простой и понятной.
В одно время нам довелось общаться с сотрудником одного из управлений Центрального банка. Мы долго расспрашивали его: «В чем результат?»
Это Центробанк. Он работает и все. Это и есть видимый результат.
- Как вы узнаете, что вы работаете нормально?
- Если мы работаем завтра так же, как и вчера.
Если фирма работает по грамотно составленному рабочему процессу, это гарантирует получение прибыли стандартным отработанным способом. Такой бизнес можно при желании или необходимости продать. Если рабочего процесса нет, то единственное, чем мы владеем, - это имущество фирмы: столы и компьютеры. Большего такой бизнес не стоит.
В тот момент, когда мы технологизируем работу фирмы, мы существенно снижаем требования к нужным сотрудникам и делаем это без потери качества выпускаемого продукта.
Этап 1
С чего надо начинать создание прописи рабочего процесса?Делать пропись надо от конца к началу (то есть начинать от желаемого результата процесса).
Для этого сначала мы определяемся, какой систематически воспроизводимый результат работы сотрудников мы хотим получать стабильно изо дня в день. Все действия формулируются с помощью слов «сделано» или «есть»: «есть прибыль в определенном размере, есть пакет бумаг в бухгалтерии,забор покрашен». Именно так: не «будет» или «предполагается, что будет», не «делается» или «делание», а «есть».
Далее нужно выяснить, что должно быть сделано за один временной шаг до получения результата (за день, за час), и что должно быть готово за шаг до этого шага , чтобы следующий в свою очередь стал возможным. Именно так, «отматывая» в обратную сторону, мы прописываем шаги наших работников.
В том, что мы описываем рабочий процесс для уже существующего бизнеса, есть плюсы и минусы. Плюсы в том, что мы можем списать все с того процесса, который сейчас работает. Минусы в том, что у нас возникает соблазн вписать в рабочий процесс все, что у нас на данный момент есть. В том числе и то, без чего фирма могла бы спокойно обходиться. Поэтому важно прописывать действия от конца к началу . Обычно после такой обработки из описания рабочего процесса фирмы уходит все лишнее, остается только необходимое и достаточное для получения конечного воспроизводимого результата.
Последовательность действий в малом и среднем бизнесе обычно раскладывается на 10-20 таких шагов, если прописывать процесс без особых подробностей.
Готовый рабочий процесс проверяется так: все в нем должно быть включено в единый цикл: выполнение предыдущего шага обеспечивает возможность начала следующего. На этапе теоретической проверки важно оценить, возможно ли выполнение всех указанных шагов и приводит ли созданная нами схема к прибыли. Довольно часто, особенно если руководитель впервые занимается подобным делом, обнаруживается пункт, на котором схема рабочего процесса «спотыкается». И тогда наша задача - найти обходные пути.
Этап 2
Итак, у нас готова схема конечных и промежуточных результатов. В таком случае можно переходить ко второму этапу создания рабочего процесса - прописи переходов между результатами .
Например, в цепи промежуточных результатов указано. «Ведро находится в комнате 203. Потом оно должно быть в комнате 406». Что должно быть сделано, чтобы ведро оказалось в другой комнате? Его надо взять, перенести, поставить.
Если в схеме рабочего процесса написано: «Накладная оформлена» и «Накладная сдана», то переход между этими результатами будет звучать так: «Накладную принять, подписать ее у мастера и бухгалтера, передать на склад». Достаточно подробно и понятно.
Представьте мысленно результаты шагов и переходы между ними по схеме. Обязательно найдется место, в котором вы совершенно не разбираетесь и не знаете, как это можно сделать. Пока вы в нем не разберетесь, вы не сможете представить весь рабочий процесс целиком. В большинстве случаев это что-то отнюдь не уникальное. Скорее всего, эта технология уже где-то и кем-то была описана.
Нас часто спрашивают: можно ли формализовать творческую работу? На самом деле, с творческими профессиями меньше всего хлопот.
Сотрудники одной фирмы, которая занимается веб-дизайном, уверили руководителя, что их работа - творческая. Поэтому они позволяли себе постоянно срывать сроки выполнения заказов: вдохновение ведь по заказу не приходит. Может быть, мы бы им и поверили, если бы на практике не удостоверились, что процесс, к примеру, написания картин можно разложить по шагам. Как и сочинение стихов, прозы и музыки. Процесс был разделен на простые этапы, и работа пошла веселей. То, что в бизнесе считается творчеством, - это комбинация стандартных шагов.
Повторимся: в компании должно быть все формализовано - от торговли до мытья полов.
У нас есть приятель, который когда-то уехал в Штаты. Там он полгода работал гастарбайтером, почти не зная языка. В качестве сувениров он привез несколько инструкций для персонала фирм, в которых работал. Эти инструкции были сделаны в виде буклета с картинками (работодатели знали, что гастарбайтеры прочитать инструкцию не смогут, где нарисовано, что, за чем и как делать. Приятелю дали ее в руки, сказали; чтобы до завтра выучил назубок. Выучил? Иди работай.
Что примечательно - при увольнении инструкцию не отобрали. Такие инструкции есть у всех уважающих себя фирм, и более чем странно, если их нет. Это для нас - новаторство. Вместо этого героизм, авралы, уговоры и работа с людьми. Если работа руководителя сделана качественно, каждый сотрудник четко знает, что и в какой момент времени ему надо делать.
Этап 3
Итак, мы создали схему из промежуточных и главных результатов с прописанными связями и переходами между ними. Пока это просто последовательность действий для получения конкретного результата.
Далее мы раскладываем рабочий процесс по функциональным обязанностям и должностям . Сначала мы определяем, везде ли необходимы сотрудники и есть ли какие-то этапы работы, где возможно обойтись без их участия. Выполнение всех остальных этапов мы вынуждены возложить на работников. Возникает вопрос: как разделить функции между сотрудниками компании?
Часто руководитель предпочитает распределять функциональные обязанности просто, но неумно - по вертикали, по принципу: «Делай это от начала до конца и отвечай за то, что сделал». Один сотрудник знает инструкции нескольких уровней организации фирмы (от топ-менеджмента до исполнителя). Но такое решение ведет к неприятным для нас последствиям:
1. У нас, в отличие от Запада, наличие подобных инструкций - это конкурентное преимущество и ноу-хау. И если у одного из наших сотрудников будут инструкции всех уровней фирмы, то рано или поздно он их кому-нибудь «подарит».
2. Мы возвращаемся к тому, чего так стремились избежать: мы снова повышаем требования к сотруднику.
3. Если уйдет сотрудник, на котором держалась часть нашего рабочего процесса, у нас застопорится работа всей фирмы.
Поэтому нам остается нехитрое и стандартное решение - резать инструкции по принципу тетриса . Чтобы ни один процесс не выполнялся одним сотрудником от начала до конца и у каждого работника был свой небольшой кусочек работы, в соответствии с его привычками и навыками.
При таком распределении обязанностей все минусы оборачиваются плюсами. Каждый сотрудник, выполняя небольшой круг обязанностей, под которые его же специально отобрали и к которым он приспособлен, работает, не напрягаясь, и не тратит зря наше время и деньги.
Важно заметить, что функции и должности - это не одно и то же. Один и тот же человек на одной должности может иметь несколько функций.
Теперь у нас есть перечень конкретных должностей и к каждой из них - список особенных черт, которыми сотрудник должен обладать. Исходя из этого мы делаем инструкции по отбору персонала для кадрового работника (или того подразделения, которое отвечает за прием на работу). Эти инструкции, в свою очередь, обязательно увязываются с рабочим процессом и должностными инструкциями.
Итак, результат нашей работы по созданию организации состоит из прописанного рабочего процесса фирмы, должностных инструкций, правил отбора будущих сотрудников и продуманных условий оплаты труда.
В правильно прописанном рабочем процессе есть один нюанс: обязательно надо указать, в каком виде материалы или документы передаются от одного сотрудника к другому
Инструкция в общем виде обычно выглядит следующим образом.
Шаг первый . Результат: сделано (...)
Описание первого шага включает в себя следующие пункты.
A) Кто делает . Не важно, что у сотрудника в его инструкции будет написано, что делает он. Так и должно быть.
Б) Как делает . Этот пункт может быть пропущен, если его выполнение достаточно очевидно на уровне здравого смысла. Хотя, например, у нас в организации в инструкциях сторожа прописано даже, когда снег с порога убирать. Чтобы у него не возникало вопросов.
B) Кто и Г) Как контролирует . В этом пункте речь идет не о вышестоящем начальнике исполнителя, а о сотруднике, принимающем от него работу . Если принял, то взял на себя ответственность и свалить на предыдущего не может. Таким образом в организации выстраивается линейная часть контроля. В случае если кто-то не сделал свою часть работы и, соответственно, не передал ее следующему, система дает сбой. Руководитель может точно отследить, кто и где допустил сбой.
В чем преимущество такой системы контроля? И передающий, и принимающий понимают, что прикрывать друг друга бесполезно . Рано или поздно невыполнение работы проявится, тогда наказаны будут оба. Так что сотрудники контролируют друг друга сами из чувства самосохранения.
Второй шаг в инструкции описывается точно так же, как и первый: кто и как делает, кто и как контролирует. Так прописывается вся должностная инструкция сотрудника. Обычно к ней делается приложение с примерами оформления сопроводительной документации (образцы бланков и типовых форм). Например, если в инструкции написано:«Сдать накладную бухгалтеру», то в приложении есть форма заполнения накладной. В должностных инструкциях бухгалтера тоже есть образец заполнения этой накладной, чтобы можно было сличить.
Пример из мелких инструкций одной фирмы. Сотрудник, почистив с крыльца снег, должен отчитаться завхозу в определенной форме. А завхоз в журнале должен расписаться в том, что видел чистое крыльцо и принял работу. Возможны три варианта нарушений этих инструкций. Первый - снег не убран, подписи нет - наказываются оба. Второй - крыльцо чистое, а подписи нет. Третий - подпись в журнале есть, а снег не убран, то есть работа не была проверена. В последних двух случаях наказывается только завхоз.
Рисунки и фотографии в инструкции - это хорошо! Сложное описание гораздо легче воспринимать зрительно.В уже готовом рабочем процессе и инструкциях обязательно должны указываться тайминг и стоимость выполнения каждого шага. Хороший пример подобных документов - это инструкции по использованию бытовой техники. Покупаете вы, например, цифровой фотоаппарат. К нему приложен «краткий обзор» - цветной буклет, где есть иллюстрации, как им пользоваться. А если там не понятно, загляните в толстую книжечку с подробными инструкциями, найдите и прочитайте интересующий вас пункт.
В идеале такой же «краткий обзор» должен быть и у наших работников. Из первых заголовков должностных инструкций составляется список, в котором сотрудник отмечает выполнение конкретных шагов своей инструкции. Удобно, если в таком списке есть колонки для примечаний и подписей исполнителя и контролера. Список необходим также для того, чтобы отследить выполнение работником всех шагов, потому что, не сделав предыдущий этак, он не сможет перейти к следующему. В таких условиях работник выполняет свою работу по пунктам. Если он что-то забыл, то может заглянуть в большую инструкцию, где все написано более подробно.
Написание инструкций не требует высокого интеллекта. Оно требует усидчивости. Каждый из пунктов надо прописать очень тщательно. Но зато потом инструкции позволяют нам с легкостью решать девять из десяти возникающих вопросов.
Как делать? - Вот так! - Сколько стоит? - Столько! - А если нет? - Меняем так, теперь это стоит столько!
Казалось бы, в чем сложность, почему не во всех организациях есть рабочий процесс? К сожалению, нередко сами руководители не доводят деUо до конца либо из-за лени или нежелания брать на себя ответственность, либо из-за того, что не хотят автоматизировать бизнес, чтобы не «выпасть» из деятельности фирмы. В некоторых случаях владельцы сами отменяют написанное, отдавая работникам устные распоряжения, делая это, может быть, из желания усилить собственную значимость. Тогда у сотрудников появляется выбор: либо соблюдать правила, либо нет, поскольку руководитель сам дает понять, что инструкции - это не догма.
Наша задача состоит как раз в том, чтобы донести до сознания сотрудников мысль о том, что отныне и навсегда четкое следование инструкциям рабочего процесса обязательно, что в компании делать что-либо можно только так, как прописано. И никак иначе.
Кто может прописать рабочий процесс?
1. Во-первых, сам руководитель . Это легко сделать, когда хозяин точно знает, как должны работать все функциональные единицы компании. Таких случаев много.
2. Второй вариант - можно временно нанять специалиста на интересующую нас должность. Посадить рядом с ним человека, который по шагам будет записывать, что и как надо делать в тех или иных ситуациях. Можно нанять не одного, а двух или больше специалистов и сравнить, что они делают одинаково, а в чем разница. Потом вывести общий вариант и прописать по нему инструкции. Особенно важно при таком подходе тщательно состыковать между собой этапы инструкций.
3. Можно позаимствовать кое-что у партнеров . Например, у одного есть фаст-фуд у другого - аптека. Друг с другом они не конкурируют. Однако склады есть и у того, и у другого, и работают они по одинаковым принципам. Найти аналогичные процессы можно в других фирмах.
4. Еще один вариант решения вопроса - франчайзинг . Можно купить пакет документов, в котором уже все досконально прописано, и внедрить его положения в рабочий процесс.
Рабочий процесс - это профилактика. Заставить организацию работать по правилам - это так же естественно, как чистить зубы по утрам. Можно, конечно, тратить килограммы крема и пудры, но, если понемногу следить за здоровьем каждый день, это обходится дешевле. Эти рекомендации - это, по сути, рекомендации к соблюдению внутреннего здоровья фирмы.
П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.
Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.
Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.
Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы -проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.
Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени
Мониторинг рабочего времени - это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.
Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.
Зачем вести учет рабочего времени
Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:
- Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
- Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
- Определять время окончания работы.
- Выявлять прогульщиков.
- Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.
На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса - 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.
Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:
- человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
- форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.
Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.
Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников - с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.
Методы контроля рабочего времени
Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.
Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:
- выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
- телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
- скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
- содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
- присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.
Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.
Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:
- итоговые - оценка результатов завершенного проекта в целом;
- промежуточные - контроль проделанной работы за указанный срок;
- периодические - подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
- избирательные - нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.
Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.
Способы контролировать рабочее время
Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов.
Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.
Другой вариант - ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.
Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.
Более привычный способ - установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.
Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании - система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего - - это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.
IT-решения для контроля рабочего времени
Контролировать работу небольшого коллектива вручную - посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.
Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.
Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.
Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:
- нарушителей дисциплины - сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
- работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
- сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и - в крайнем случае - нервным срывом.
- сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.
Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.
Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.
Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени
При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.
Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция - возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.
Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.
Особые случаи контроля рабочего времени
Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.
Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.
В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.
Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.
Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.
Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.
Рабочий процесс
"...Рабочий процесс: совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы и реализуемых в пределах организации..."
Источник:
"ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ. ЭЛЕКТРОННЫЙ РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРАТИВНОЙ И СЛУЖЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ГОСТ Р 52294-2004 "
(утв. Постановлением Госстандарта РФ от 29.12.2004 N 138-ст)
Официальная терминология . Академик.ру . 2012 .
Смотреть что такое "Рабочий процесс" в других словарях:
рабочий процесс - — [А.С.Гольдберг. Англо русский энергетический словарь. 2006 г.] Тематики энергетика в целом EN working process …
рабочий процесс - 3.1.4 рабочий процесс: Совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы и реализуемых в пределах организации. Источник …
рабочий процесс в газогенераторе ЖРД - рабочий процесс в газогенераторе Совокупность процессов в камере сгорания газогенератора ЖРД по превращению компонентов топлива в продукты газогенерации. [ГОСТ 17655 89] Тематики двигатели ракетные жидкостные Синонимы рабочий процесс в… … Справочник технического переводчика
рабочий процесс в камере ЖРД - рабочий процесс в камере Совокупность процессов в камере сгорания камеры ЖРД по превращению компонентов топлива и (или) продуктов газогенерации в продукты сгорания. [ГОСТ 17655 89] Тематики двигатели ракетные жидкостные Синонимы рабочий процесс в … Справочник технического переводчика
РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС ДВИГАТЕЛЯ - (Engine cycle) последовательность явлений, происходящих за один цикл внутри цилиндра двигателя во время его работы. См. Цикл двигателя. Самойлов К. И. Морской словарь. М. Л.: Государственное Военно морское Издательство НКВМФ Союза ССР, 1941 … Морской словарь
рабочий процесс (в Service Manager 2010) - Последовательность операций, действий или задач, в ходе которой документы или элементы обрабатываются как часть автоматизированного бизнес процесса. EN workflow A sequence of activities, actions, or tasks… … Справочник технического переводчика
рабочий процесс компрессора - Совокупность физических явлений, сопровождающих повышение давления и перемещение газа в компрессоре и обеспечивающих передачу газу механической энергии двигателя. [ГОСТ 28567 90] Тематики компрессор EN operating characteristics … Справочник технического переводчика
Рабочий процесс компрессора - 37. Рабочий процесс компрессора E. Operating characteristics Совокупность физических явлений, сопровождающих повышение давления и перемещение газа в компрессоре и обеспечивающих передачу газу механической энергии двигателя Источник: ГОСТ 28567 90 … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
неустойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД - неустойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) Рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД с автоколебаниями давления. Пояснения Нельзя отождествлять неустойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД с отсутствием или… … Справочник технического переводчика
устойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД - устойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) Рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД без автоколебаний давления. Пояснения Нельзя отождествлять неустойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД с отсутствием или нарушением… … Справочник технического переводчика
Книги
- Календарное планирование образовательной деятельности по программе "Мир открытий" . Рабочий план , Бережнова Ольга Владимировна. В пособии представлены рабочий план и технология планирования образовательной деятельности воспитателя детского сада в соответствии с концептуальными положениями, целями и задачами… Купить за 349 руб
- Календарное планирование образовательной деятельности по программе "Мир открытий" . Рабочий план воспитателя. Вторая младшая группа , Бережнова О.. В пособии представлены рабочий план и технология планирования образовательной деятельности воспитателя детского сада в соответствии с концептуальными положениями, целями и задачами…
Производственный процесс – это комплекс операций, связанных с изготовлением продукции. Сюда относятся все основные и вспомогательные процессы, которые предприятие использует для получения конечного результата.
Компоненты производства:
* Персонал. Грамотные специалисты нужны везде и всегда. Поэтому чтобы фирма стабильно получала высокий доход, следует грамотно распределять ресурсы, составлять графики и прогнозировать дальнейшую ситуации на рынке сбыта.
* Средства труда. Помимо сотрудников предприятию необходимо инновационное, современное оборудование. Сюда мы относим и станки, и различные механизмы.
* Предметы труда. Это материал, из которого рабочий персонал занимается изготовлением своей продукции.
* Коммунальные услуги. Без элементарных бытовых услуг деятельность организации попросту невозможна. Поэтому нам не обойтись без электричества, тепла, воды.
* Информация. Этот пункт перечня включает в себя информацию различного типа. Отчеты, графики, коммерческая, правовая и остальная документация предприятия.
Структура промышленного процесса – это совокупность частей единого процесса, их взаимосвязь и взаимодействие между собой.
Одной из составляющих рабочего процесса считается действие, операция. Это совокупность действий, которые производятся над конкретным предметом в определенном месте. Например, обработка метала в цеху.
Структуру рабочего процесса образуют три категории подпроцессов:
* Главные, первичные или основные.
* Подсобные или вспомогательные.
* Обслуживающие процессы.
Каким образом это происходит?
Допустим, что ваша фирма занимается производством швейных станков. Во время основного производства происходит её изготовление. Сплав метала, комплектация. Вторая категория занимается ремонтом оборудования, каких-то деталей, инструментов, с помощью которых происходит сам процесс изготовления всех комплектующих, которые используются для производства единицы продукции. Это могут быть детали сварочного аппарата, обычная пружина, гвоздь, молоток или элементарный ремонт какого-то механизма.
Обслуживающий процесс включает в себя погрузку, складированием, хранение всех составляющих деталей. То есть происходит оказание услуг основному производству. К примеру, на основном производстве сегодня рабочие изготовляли одну из деталей швейной машинки. После того, как партия деталей была сделана, её собирают, грузят и отправляют на склад. Вот это и есть тот самый обслуживающий процесс.
Готовый продукт – это результат производственного процесса.
Продукция бывает 2-ух типов:
* Потребительская.
* Производство - техническая продукция.
Потребительские товары предназначены для людей, домашнего хозяйства. А вот вторая категория продукции чаще используется в основном на производствах, заводах, организациях.
Времени всегда в обрез, а дел всегда невпроворот – это аксиома двадцать первого века. Неудивительно, что человечество находится в непрерывном поиске магического ритуала (или же методики организации рабочего процесса, как их принято называть), который спасет нас всех от цейтнота, дедлайнов, прокрастинации и прочих темпоральных ловушек. Самые действенные из них вам, безусловно, уже известны, однако мы, усилиями своей команды, составили небольшой хит-парад чуть менее распространенных техник, которые нам доводилось успешно применять в работе.
«Проглоти лягушку»
Звучит не слишком аппетитно, но в этом вся и суть. В списке дел на день всегда находятся такие, которые не вызывают у нас никакого энтузиазма, и, по мнению Марка Твена, который и ввел название методики в обиход, начинать работу лучше именно с них. Аргумента в пользу такого подхода как минимум два: во-первых, чем дольше откладываешь неприятное дело, тем тяжелее за него браться, во-вторых, пересилив себя и отделавшись от тягостной повинности, вы получаете заряд позитивных эмоций и мотивации в самом начале дня. В первую очередь метод «проглоти лягушку» подходит, конечно, для прокрастинаторов – он попросту не дает им возможности обратиться к дурной привычке. В значительно меньшей степени он годится для людей с напряженным графиком и массой разноплановых задач: для них намного целесообразнее сортировать дела по другим критериям (срочности, приоритету). Впрочем, для них существуют лайт-версии, построенные на той же идее, но с менее жесткой привязкой к графику – например, рекомендация отводить 15-30 минут в день специально на скучные или неприятные обязанности, которые не вы можете заставить себя выполнять в другое время.
Техника «Workstation Popcorn»
Эта оригинальная техника была разработана Joel Runyon для фрилансеров, владельцев малого бизнеса и прочих людей с относительной свободой действия и перемещения. Первые шаги выглядят достаточно стандартно: разбейте весь объем работы на мелкие задачи, сгруппируйте их в несколько тематических кластеров, определите примерное время выполнения для каждого. А затем – начинайте искать кафе, библиотеки и прочие уютные места общественного пользования в вашем районе. Суть подхода «Workstation Popcorn» в том, чтобы всякий раз переходя от одного кластера к другому, менять локацию. По мнению автора, это помогает максимально сосредоточиться, переключаться между разноплановыми задачами, не смешивая их, и избегать размытия границы между рабочим и свободным временем – распространенная проблема для тех, кто работает из дома. Кроме того, вы больше времени будете проводить в движении и сможете давать знакомым консультации на тему того, где в ваших краях готовят самый лучший кофе.
«Должен, следует, хочу»
Методика от Jay Shirley заманчиво проста. Фактически она сводится к тому, что составляя планы на день, вы держите в уме три вопроса:
- Что я должен сегодня сделать, чтобы эффективно разрешить текущие задачи?
- Что мне следует сделать с учетом долгосрочных целей?
- Что я хочу сделать для собственного удовольствия?
Focus@Will
Музыка – это не просто послабление и нехитрый способ развлечься без отрыва от производства; она может стать мощным инструментом оптимизации рабочего процесса… если, конечно, правильно подобрана. Исследования показывают, что в качестве фонового шума стоит выбирать знакомую, ненавязчивую не слишком громкую музыку без слов. В частности, хорошо подходят трэки в жанре эмбиент, синтезированные звуки природы, мелодии из видеоигр. Вы можете составить собственный набор любимых записей такого рода или же положиться на вкус системы focus@will , созданной как раз с этой целью. На сайте последней представлена целая коллекция плэйлистов с музыкой разных жанров, которая помогает слушателю сконцентрироваться и задает подходящий ритм. С такой звуковой дорожкой также проще придерживаться графика – выставьте таймер, и перерыв в проигрывании напомнит вам, что пришла пора отдохнуть.
«Не прерывайте цепочку»
Методика от популярного комика Jerry Seinfeld, возможно, запомнилась вам по одной из наших предыдущих статей . Это простая, но действенная схема хороша для тех, кто пытается сформировать новые привычки или более регулярно уделять время каким-либо занятиям. Все, что вам нужно – это календарь (отдельный для каждой привычки) и красный маркер. Если в какой-то день вам удалось выполнить задуманное, отмечайте его крестиком – вот, собственно, и всё. Это чисто психологический трюк: стоит только заработать несколько крестиков подряд, как вам уже захочется делать цепочку длиннее и длиннее. Таким образом запускается процесс самовозобновления мотивации. К недостаткам такого метода можно отнести недостаточную гибкость (скажем, он не учитывает непредвиденные обстоятельства и не дает возможности выделять дни на отдых). Adam Dachis в своей статье предлагает некоторые модификации, которые помогут адаптировать его под все случаи жизни.
«Биологический пик»
В своей книге «Work the System» Sam Carpenter призывает нас обращать внимание не только на «что» и «сколько», но и на «когда». По теории автора (и личному опыту многих из нас), в течение дня наша способность работать с максимальной отдачей сильно колеблется. Работоспособность в каждый момент складывается из трех составляющих: количество энергии, уровень концентрации, степень мотивированности; при этом все они определяются индивидуальными биологическими ритмами. Ключ к эффективному тайм-менеджменту – отследить пики по всем этим показателям и, наложив графики друг на друга, выявить благоприятные и неблагоприятные для работы периоды. Понадобится на это, правда, ни много ни мало три недели, в течение которых следует жить по биологическим часам, не употреблять никаких стимулирующих препаратов и скрупулезно отслеживать и оценивать свое состояние. Однако если у вас хватит на все это терпение, наградой станет возможно намного более осмысленно организовывать свой день и извлекать пользу не только из периодов активности, но и из моментов спада, которые автор советует рассматривать как повод отдохнуть и подкрепиться.
Методика «Flowtime»
LightsAndCandy предлагает своеобразный компромисс между нашумевшей ориентацией на биологические часы и методикой Pomodoro. Несмотря на несомненную эффективность последней, многие находят в ней некоторые недочеты. Самые серьезные из них – фиксированная длина сессий, которая давит, создавая страх цейтнота, и регулярные принудительные перерывы, которые могут прервать состояние потока. Преимущество подхода LightsAndCandy в том, что он позволяет начинать и завершать рабочие сессии более плавно и естественно, не загоняя вас в жесткие временные рамки. Автор предлагает придерживаться следующей схемы действий:
- Выберите задачу. Запишите время, прежде чем к ней приступить;
- Работайте, пока не ощутите желание сделать перерыв. Снова запишите время;
- Решите, сколько минут вам нужно на отдых и выставьте таймер;
- Когда время на отдых кончится, начинайте вторую сессию и повторяйте те же шаги.
Надеемся, что какая-нибудь из этих семи методик покажется вам стоящей, не сомневаемся, что вы пустите ее в ход с понедельника, и всячески приветствуем обмен опытом в комментариях.
Теги: Добавить метки