Путевой лист авто на месяц образец. Оформление путевого листа на месяц

Отсутствие путевых листов – серьезный риск для компании, так как сотрудники налоговой инспекции могут отказать в признании расходов на содержание транспортных средств и ГСМ. В статье расскажем как выбрать бланк, приведем пример заполнения путевого листа на месяц в 2019 году.

Можно ли оформлять путевой лист на месяц

Как правило, путевой лист выписывают на ежедневной основе, но есть компании, которые оформляют путевые листы на 10 – 12 дней. Это не является ошибкой, так как максимальный срок, на который выдается путевой лист, не должен превышать одного месяца. Такой порядок установлен п. 10 Приказа Минтранса России от 18.12.2008 № 152.

Какой выбрать бланк

Если компания не относится к транспортной, то она вправе самостоятельно разработать бланк путевого листа, но с учетом обязательных реквизитов:

  • 1 – наименование и номер путевого листа
  • 2 – период, на который выписан путевой лист (срок действия)
  • 3 – сведения о собственнике транспортного средства
  • 4 – сведения о транспортном средстве
  • 5 – сведения о водителе

Транспортные компании обязаны использовать только унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78:

  • форма 3 – для легкового автомобиля
  • форма 4-с – для грузового автомобиля (при сдельной форме оплаты труда водителя)
  • форма 4-п – для грузового автомобиля (при повременной)

На что обратить внимание при заполнении путевого листа

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. При внесении сведений о собственнике транспортного средства юридическое лицо указывает свою организационно-правовую форму, наименование, местонахождение, телефон, ОГРН. Если владельцем транспортного средства является ИП - ФИО, почтовый адрес, телефон, ОГРНИП.

В соответствии с п. 3 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 сведения о транспортном средстве должны содержать следующее:

Как оформить путевой лист на месяц

Согласно приказу Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17 в заголовочной части путевого листа больше не нужно ставить печать или штамп. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства указываются контролером и заверяются его подписью и ФИО.

Путевой лист – это документ, который предоставляет право водителю на управление служебным ТС, подтвердит факт работы водителя по конкретному маршруту, а также позволит произвести расчет затрат на оплату труда водителя и затрат на использование горючего и амортизации по ТС, списываемые на себестоимость и тем самым снижающим базу налогообложения. Этот документ имеет форму, принятую на законодательном уровне, для разных ТС автомобилей и работ, но 01.01.2013 г. коммерческие организации вправе не применять такие формы и сформировать бланк самостоятельно, который должен быть закреплен документально на уровне организации или ИП.

Рассмотрим возможность применения путевого листа в течение месяца и как его оформить.

Нормативное регулирование использования путевых листов

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 формы документации
Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 первичные учетные документы
Приказ Минтранса России от 06.04.2017 N 141 проведение предрейсового контроля ТС
Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 показатели путевого листа и сроки его действия
Гл. 12 КоАП РФ правонарушения и ответственность

Основание для оформления путевого листа

Путевые листы обязательны к использованию, потому что они являются подтверждением для того, что водитель использует ТС в целях профессиональной деятельности на законных основаниях и фактическое документально подтвержденное признание расходов для цели налогообложения. На каждый вид ТС предусмотрены разные формы путевого листа. Даже при том условии, что организации и ИП вправе разработать свою форму путевого листа (кроме транспортных компаний), порядок его ведения и требования к оформлению остается в соответствии с законами о путевых листах. Так, можно выделить такие формы путевых листов:

Все выданные путевые листы регистрируются выдающей их организацией в специальном журнале учета движения путевых листов – .

Помимо путевого листа у водителя должна быть в наличии товарно-транспортная накладная – N 1-Т для подтверждения законности перемещения перевозимого груза.

Сроки действия путевого листа

Путевые листы выписываются ежедневно на каждое ТС, причем при использовании ТС разными водителями, их может быть выписано на 1 день и несколько – на каждого. Но максимальный срок, на который можно оформить такой документ – 1 месяц, что допустимо на законодательном уровне. Этот срок рассчитан на дальние перевозки, занимающие по времени больше 1 дня, которые могут осуществляться любыми видами ТС в компаниях независимо от вида деятельности и ее организационной формы.

Обязательная информация путевого листа

Приказом Минтранса №152 отражаются реквизиты, которые обязательны к заполнению, т.е. должны присутствовать на самостоятельно разработанных путевых листах . Так, в листе должны быть отражены такие реквизиты:

Реквизит Отражаемая информация
Наименование документа, номер, дата выдачи и срок действия банк – соответствующее ТС

номер – по журналу учета

срок – в зависимости от времени, дальности и вида работы
Собственник (владелец) ТС наименование юридический адрес, телефон, а также:

Юр.лица – ЕГРЮЛ

ИП – ЕГРИП
Информация о ТС тип, модель, наличие прицепа или полуприцепа

госзнак ТС и прицепа

показания одометра

дату и время выезда и въезда

дату и время ТО
Сведения о водителе ФИО

дата и время медосмотра
Дополнительные сведения С учетом особенностей и специфики перевозок

При условии, что водитель-ИП использует свое ТС, путевой лист подтвердит затраты ГСМ.

Согласно статье 3 Федерального закона N 9196-ФЗ одним из основных принципов обеспечения безопасности дорожного движения является приоритет жизни и здоровья граждан, участвующих в дорожном движении, над экономическими результатами хозяйственной деятельности.

Заместитель директора департамента государственной политики в области автомобильного и городского пассажирского транспорта Минтранса В.В. Луговенко

Заполнение путевого листа

Путевой лист – это первичный документ, обосновывающий понесенные затраты в ходе деятельности компании или ИП, т.е. они должны заполняться верно. С 01.01.2013 г. коммерческие организации вправе разрабатывать свои формы документов, которые утверждаются приказом руководителя. Приказом Минтранса России №152 сформулированы основные правила ведения документации по ТС:

  • каждое ТС должно иметь документы на перевозку
  • оформляться минимум на 1 день, максимум на 1 месяц
  • если в течение рабочего дня на ТС работают несколько водителей, то каждому водителю можно оформить отдельный путевой лист
  • нумеруются в хронологическом порядке
  • указывает тип ТС (легковой, грузовой автомобиль, троллейбус и т.д.)

отражаются дата и время:

  • пробега ТС (и при выезде, и при въезде)
  • медосмотров водителя
  • технического контроля ТС
  • путевые листы на ТС регистрируются в журнале регистрации
  • хранению подлежат не менее 5 лет (75 лет для опасных производств)

Важно! Путевой лист считается недействительным, если заполнены не все перечисленные реквизиты

Отражение срока действия путевого листа

Транспортные компании должны применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78. Не во всех унифицированных формах путевых листов есть графа срок действия, а только дата выдачи, но предусмотрены разделы по заданиям водителям, где можно указать даты с конкретными часами прибытия и убытия, например, для легкового автомобиля, но если такое ТС не занимается перевозками, то можно разработать собственную форму этого документа. В самостоятельно разработанной форме путевого листа , которая должна быть утверждена приказом руководителя компании, предусматривается не дата выдачи, а срок действия документа и другие вышеперечисленные реквизиты. При этом для цели списания ГСМ на затраты должны быть отражены показания одометра.

Так, на ТС компании, не занимающейся перевозками, может быть выдан путевой лист сроком более 1 дня (до 1 месяца).

Для компаний-перевозчиков также можно оформить путевой лист на срок более 1 дня, но реально это не может быть 1 месяц, на это должна быть оформлена командировка. В путевом листе для этих целей предусмотрены разделы, отражающие задания водителю и разделы для подтверждения выполнения этих заданий.

Ошибка при необходимости оформления путевого листа

ПДД РФ предусматривают, что водитель ТС обязан иметь и по требованию сотрудников полиции передавать для проверки путевой лист, лицензию и документы на груз. Лицензированию подлежат такие виды перевозок:

  • пассажиров легковым автотранспортом
  • пассажиров автотранспортом более 8 человек
  • грузов автотранспортом свыше 3,5 тонны

Ошибка по выписке путевого листа перевозчиками

Предприятия, основное направление деятельности которых являются перевозки (грузов, пассажиров), обязаны выписывать путевой лист ежедневно, кроме длительных перевозок. При длительных перевозках можно оформить такой документ на срок более 1 дня и не более 1 месяца. А организации, направление деятельности которых не является перевозки могут не заполнять путевой лист на каждую поездку, а оформить документ сразу до 1 месяца.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1 : ИП, осуществляющие перевозки, могут иметь в собственности несколько автомобилей. Обязательно ли перерегистрировать эти ТС на ИП?

Ответ : Статус ИП не подразделяет имущество гражданина и того же ИП. Таким образом, ИП вправе использовать свое имущество и в предпринимательской деятельности, и в личных целях. Регистрация ТС в собственности ИП осуществляется в порядке, как и на физ. лиц (не ИП). Так, перерегистрации ТС, принадлежащих физ. лицу, для предпринимательства, не требуется.

Вопрос №2 : Нужно ли оформлять путевой лист на руководителя организации, если ТС используется, числящееся на балансе?

Ответ : Руководитель также обязан соблюдать требования по использованию ТС организации, то есть путевой лист оформить нужно обязательно, но его допускается оформить на срок до 1 месяца. Даже для руководителя ТС для служебных целей нужно иметь соответствующие документы.

Бывают ситуации, когда сотрудника необходимо направить в длительную командировку на служебном транспорте, и тогда нужно путевой лист оформлять не на один день, а на продолжительный период. В нашей статье расскажем о том, как правильно сформировать документ и на что обратить особое внимание.

Разрешено ли выдавать путевой лист на месяц?

При использовании путевых листов с целью оформления поездок служебного транспорта следует создавать документы на каждый день. Однако законодательством разрешено формировать их и на более продолжительный срок — до 1 месяца. Соответственно, хозяйствующий субъект может выписывать путевки на любой период в пределах одного месяца — день, неделю, десять дней или целый месяц, но не более того.

Кто оформляет путевой лист на месяц?

Путевые листы на месяц или любой другой период оформляются сотрудником, который имеет такую трудовую обязанность в соответствии с приказом руководителя. Он не только формирует документ и передает его под роспись водителю, но также принимает предыдущий путевой лист.

В путевой лист также вносят сведения и иные сотрудники, в том числе:

  • водитель в части информации о пройденном маршруте;
  • механик или контролер, ответственный за техническое состояние транспортного средства;
  • медработник, проводивший предрейсовый и послерейсовый осмотр водителя.

Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю является, как правило, путевой лист легкового автомобиля. Приведем образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в нашей консультации.

Бланк путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Образец путевого листа легкового автомобиля:

При этом, даже решив применять унифицированный бланк, его придется доработать. К примеру, в нем необходимо будет указать дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

А если организация оказывает транспортные услуги, в путевом листе придется также отражать сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния легкового автомобиля (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 , п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Также в состав обязательных сведений о собственнике (владельце) транспортного средства в путевом листе включены ОГРН/ОГРНИП.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

Покажем пример заполнения новой формы путевого листа легкового автомобиля в 2018 году с учетом требований п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 .

Предполагаем, что автомобиль не используется для оказания транспортных услуг, поэтому сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства в новом бланке путевого листа легкового автомобиля 2018 не приводим.