Уведомление об отпуске. Образец уведомления о начале отпуска

Отпускная пора, в большинстве организаций, приходящаяся на летнее время, является настоящей «катастрофой» для кадровых специалистов. Ведь им приходится составлять огромное количество бумаг , причем большая доля из них создается заблаговременно, еще до того, как сотрудник уйдет на заслуженный ежегодный отдых. В частности, речь идет об уведомлении по отпуску.

Как производится извещение о начале

Со стороны нанимателя существует обязательство по уведомлению работника о начале трудового отпуска, не зависимо от того, имеется ли определенная дата его начала или она отсутствует. Срок этого уведомления составляет не позже, чем 15 дней по календарю до предполагаемой даты начала отдыха .

Способ, в котором происходит извещение, выбирается нанимателем в индивидуальном порядке, но специалисты считают, что лучше всего сделать это в письменном виде . Ведь если впоследствии возникнут разногласия между сторонами, работодатель сможет доказать исполнение данного обязательства.

Если в рамках графика имеется конкретная дата по началу отпуска , то требование от работника заявления о предоставлении уведомления – необязательный аспект. Ведь в такой ситуации в заявлении, по сути, будет дублироваться ситуация, которая уже обсуждалась.

Если же в графике имеет место быть исключительно месяц предоставления отпуска, а дата начала неизвестна , необходима своевременная подача работником заявления, в котором указывается дата начала. Целесообразно, чтобы этот специалист составил письменное заявление при предоставлении отпуска в другое время.

Есть несколько вариантов , посредством которых наниматель может уведомить своего рядового сотрудника о том, что отпуск начинается:

направление персонального документа, который именуется уведомлением;
ознакомление с приказом и прочим распорядительным документом о предоставлении отпуска или записки.

Правила оформления и общие требования

В рамках законодательства не имеется единой утвержденной формы , в которой составляется данный документ. Поэтому каждая организация вправе заняться самостоятельной разработкой типового шаблона.

Чтобы придать бумаге юридическую значимость, в ее форму следует включить несколько основополагающих материалов :

ключевые реквизиты предприятия;
исходящий номер и точную дату регистрации этой бумаги;
должностные обязательства, фамилия, инициалы отпускника;
информативная часть, в которой присутствуют сведения о будущем отпускном периоде;
подпись со стороны нанимателя.

Способы оформления ежегодного отпуска

Оформление данного отдыха осуществляется на основании соответствующего приказа , который также называется распоряжением, решением или запиской. Их подписание осуществляется от имени нанимателя, но занимается этим должностное лицо.

Издание приказного документа

Чтобы создать качественный приказ, необходимо заблаговременно подготовить его основание . В качестве этого пункта выступает соответствующий график отпусков, уведомление или заявление. Очередность, в которой сотрудникам предоставляются трудовые отпуска, устанавливается согласно общему графику, утвержденному со стороны нанимателя по согласованию с профсоюзом, если таковой имеется.

Сам по себе график выступает в качестве локального нормативного акта , который считается обязательным для всех сторон. Его составление осуществляется на год не позже 5 января или прочего срока, который устанавливается на базе коллективного договора.

Порядок регистрации

В рамках каждого предприятия ведется учетный журнал , который содержит все регистрации уведомлений, выданных сотрудникам фирмы:

о подаче объяснений;
о реорганизации компании;
о переводе;
об изменении трудовых условий;
об отпуске.

В соответствующие строки полностью заносятся все материалы из оформленного документа о начале отпуска. Если постоянно вносить в журнал какие-то данные, это гарантирует оперативный поиск необходимого набора сведений . Титульная страница этого документа содержит следующие материалы :

название организации;
наименование самого документа;
время начала его ведения.

Что касается следующего листа, то в нем содержатся материалы об ответственных лицах, которые занимаются ведением журнала. Не существует единой формы регистрации уведомлений. О том, нужно ли включать в книгу какие-то дополнительные сведения или без них можно обойтись, решает непосредственно организация. Традиционно в таблицу журнала включаются следующие данные :

название документации;
дата ее оформления;
номер регистрации;
суть содержания бумаги;
данные о сотруднике;
дата вручения извещения;
сведения об ответе работника.

Листы журнала, которые печатаются, в обязательном порядке подлежат нумерации и прошивке. Скрепленный документ заверяется подписью и печатью руководящего звена.

Образец уведомления по графику

Уведомление такого плана – элемент нормативных актов предприятия , которые применяются в повседневном обороте документации. Специалисты отдела по кадрам могут составить такой образец самостоятельно.

По центру в первой строке прописывается наименование документа – «Уведомление».
Далее следует основная часть с приведенными нормами законодательства. Пишется основание, на котором организация сообщает о своем решении (ст. 123 ТК РФ).
Во втором абзаце содержится просьба о письменном подтверждении того факта, что сотрудник получил данное уведомление.
Нижние строки содержат ФИО начальника кадровой службы, а также сотрудника, который уходит в отпуск. Обязательным атрибутом является подпись каждой стороны и дата составления документа.

Шаблонная модель документа предполагает возможность сохранения постоянных данных и внесения переменных значений. Если на предприятии будет разработана и сохранена персональная форма документа, она обеспечит значительное сокращение времени.

В качестве ключевого условия персонального ознакомления каждого сотрудника с этим документом выступает его предоставление в письменном виде .

Есть несколько вариантов ознакомления сотрудников с предстоящим отпускным периодом:

персональное уведомление;
приказ на предоставление оплачиваемого отпускного периода;
ведомость, которая прилагается к отпускному графику;
графа, имеющаяся в самом документе;
рабочий журнал директора подразделения.

Регламент по сроку хранения уведомлений имеется в перечне типовой документации управленческого характера. Приказы, связанные с предоставлением оплачиваемого отдыха или его началом, хранятся на протяжении 5 лет в архивах. Если предприятие прекратило работу до истечения 5-ти летнего периода, документация поступает в территориальный архив.

Нюансы для совместителей

Если отпуск оформляется для данной категории сотрудников, он имеет несколько особенностей и нюансов.

Отпуск совместителям должен выдаваться в тот же период, что и основной категории работников. Чтобы данное условие было соблюдено, сотрудникам следует предоставить сведения, связанные со сроками предоставления отпуска на основном месте работы.
Если сотрудник по совместительству не отработал положенное количество времени для того, чтобы рассчитывать на очередной отпуск, на недостающие дни происходит оформление отпуска без содержания.
По факту уведомление, свидетельствующее о начале отпуска, является строго информативным, так как сотрудник имеет персональный интерес в своевременном оформлении отдыха по месту работы.
Если сотрудник, принадлежащий данной категории, не предоставил данные о сроках отдыха по основному рабочему месту, он включается в общий график на обычном основании.

Если знать эти нормы оформления и грамотно использовать их на практике, сотрудничество по данному вопросу будет упрощено – как для рядовых сотрудников, так и для управленческого аппарата.

Таким образом, уведомление об отпуске – обязательный документ, форма которого составляется индивидуально для каждого предприятия. Грамотный подход к его оформлению позволит избежать многочисленных трудностей и добиться взаимного понимания между сторонами.

Как заполнить и вручить извещение, всегда ли требуется такой документ, какая ответственность предусмотрена за его отсутствие. В статье - бланк и заполненный образец.

В статье:

Скачайте документ по теме:

Каким способом вручить уведомление об отпуске по графику отпусков

Если сотрудник уходит в отпуск по графику, о дате начала отдыха его нужно предварительно уведомить. Уведомление, образец скачать можно ниже, не имеет унифицированной формы. Возможно, поэтому некоторые организации предпочитают устно известить своих сотрудников, а в некоторых случаях и вовсе забывают это сделать. Такой подход часто приводит к нежелательным последствиям. В соответствии с письмом Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30 июля 2014 года под № 1693-6-1, работодатели вправе самостоятельно выбрать соответствующий способ информирования сотрудников.

По закону, работника необходимо оповестить одним из следующих способов (ст. 123 ТК РФ):

вручить ему письменное уведомление об отпуске за две недели до его начала, а факт вручения уведомления зафиксировать подписью сотрудника;
оповестить о дате начала отдыха устно, внести запись об этом в специальный журнал и получить подпись сотрудника, подтверждающую, что он своевременно оповещен работодателем;
внести в график отпусков дополнительные две графы. В одной графе сотрудник поставит подпись, подтвердив тем самым, что ему известна дата начала отдыха, а в другой проставить дату уведомления.

Необходимо учитывать, что письменная отметка работника о том, что уведомление об отпуске по графику отпусков получено, может содержаться в приказе, изданном работодателем. Датой извещения будет считаться срок проставления подписи, а не дата выпуска распоряжения.

Уведомление работника об отпуске по графику: особенности оформления

Образец уведомления о начале отпуска работника можно разработать самостоятельно. Документ оформляют от руки или с помощью печатных устройств в двух экземплярах.

Уведомление о предоставлении отпуска работнику: образец с комментариями эксперта

Как заполнить образец уведомления о начале отпуска работника

Письменное уведомление о начале отпуска по графику отпусков - оптимальный способ, помогающий известить сотрудника. С помощью такого документа работодатель сможет полностью соблюсти все требования законодательства, а в случае возникновения каких-то недоразумений предоставить соответствующее подтверждение, что оповещение произведено своевременно.

Уведомление об отпуске по графику: образец может включать:

название документа и его порядковый номер;
наименование организации;
дату издания документа;
наименование должности сотрудника;
фамилию, имя, отчество работника;
дату начала и дату окончания отдыха;
общее количество календарных дней.

В случае необходимости документ можно дополнить другой информацией. Независимо от того, в каком формате составлено уведомление, документ считается правильно подготовленным при наличии подписи сотрудника, присутствия дат начала, окончания отдыха.

Всегда ли требуется вручать уведомление о начале отпуска по графику отпусков

Уведомление о предоставлении отпуска работнику требуется в том случае, если предусмотрен установленный график. При несоблюдении правил своевременного информирования сотрудников за две недели до начала отдыха, работодателя могут привлечь к ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Если от сотрудника получено встречное заявление с просьбой о переносе дат отдыха, то руководство может, но не обязано пойти навстречу. Но есть категория работников, которым отпуск предоставляется в удобное для них время.

Какая ответственность предусмотрена, если работнику не вручили уведомление

Если работника несвоевременно проинформировали о дате начала отпуска, он вправе перенести его на другой срок. Работодателю это может грозить судебными разбирательствами и привлечением к административной ответственности. Поэтому своевременно представленное уведомление поможет избежать многих проблем.

Письменное уведомление о начале отпуска по графику отпусков - это оптимальный способ, помогающий известить сотрудника. С помощью такого документа работодатель сможет полностью соблюсти все требования законодательства, а в случае возникновения каких-то недоразумений предоставить соответствующее подтверждение, что оповещение было произведено своевременно.

К сожалению, в жизни не всегда законодательные требования можно легко исполнить. В госучреждениях обязанности, связанные с документальным оформлением отпусков, исполняются тщательнее. В маленьких фирмах дело обстоит сложнее, часто вести кадровую бумажную работу там просто некому. Кстати, и компании с большим штатом персонала делают ошибки в таких документах. Отчасти это связанно с тем, что многим людям сложно запланировать свою жизнь на год вперед.

Хотя вопрос о том, утверждать график отпусков или нет, не стоит, это обязательная бумага, и мнение государственной инспекции труда в данном вопросе однозначно - да! Проблемы обычно возникают чуть позже - когда приближается время запланированных отпусков.

ПОВОД ДЛЯ СПОРА

Поводом к искусу являются уведомления о времени начала отдыха. Согласитесь, вначале кажется лишним напоминать о долгожданном отпуске, да и кому захочется готовить лишний документ. Законодатели же имеют другое мнение по этому поводу.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Обратите внимание! Работника необходимо уведомить о времени начала отпуска в письменной форме и под роспись.

Государственная инспекция труда бдительно следит за реализацией данной нормы. При плановой или внеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающие факт ознакомления работника о времени начала отпуска. И будьте предельно внимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

Справка. Узнать, попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственной инспекции труда вашего региона. Для Москвы - http://git77.rostrud.ru/plan.shtml.

КАК УВЕДОМИТЬ?

Многие предприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработали определенную форму. В документе желательно указать время начала и окончания отпуска, его вид, количество дней, которые сотрудник будет отдыхать. Уведомление лучше всего составить в двух экземплярах: один останется в кадровой службе, второй заберет себе работник.

Однако при этом есть один нюанс, который можно трактовать в пользу кадровиков: законодатели не настаивают, чтобы уведомление составлялось на отдельном листе бумаги, то есть оформлялось как самостоятельный документ, что заметно упрощает документооборот.

Так, чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а), только издать его, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска. Поскольку в приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Однако стоит иметь в виду, что проверяющие государственной налоговой инспекции не всегда могут согласиться с этими доводами, как минимум не с первого раза.

СЮРПРИЗ

Напомним, что работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три календарных дня до его начала . Если последний день выплаты выпадает на выходной, то необходимо произвести оплату отпускных накануне. Федеральная служба по труду и занятости четко придерживается данной законодательной нормы.

На практике предприятия чаще всего не следуют графику отпусков. Этот документ утверждается в установленные сроки, распечатывается и вручается работникам под роспись. А потом каждому отдельно объясняют, что это формальность, и они имеют возможность воспользоваться своим отпуском в другое время.

Кадровая служба не готовит приказы на отпуск, а ждет, когда работник принесет заявление на отпуск.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Таким образом, компания не производит своевременную оплату. Приказы кадровой службой не издаются, а следовательно, не передаются в бухгалтерию для расчета и оплаты. Это напрямую приводит к необходимости переноса отпуска. И он предоставляется по заявлению работника.

Чаще всего работодатели нарушают ч. 9 ст. 136 ТК РФ, задерживая выплаты уходящим в отпуск работникам, лишь из-за несогласованности действий подразделений и департаментов. Но уважительной причиной нарушения это считаться не будет.

Казалось бы, в этом случае в организации все в порядке. Однако есть несколько «но» при использовании данной схемы.

А КАК НАКАЖУТ?

Если компания своевременно не производит выплату отпускных, то работодатель должен выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм, за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя . Так что при проверке Роструд может начислить довольно большую сумму компенсации, подлежащей выплате работникам.

Но это далеко не все подводные камни данной ситуации. Статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) предусматривает наложение административного штрафа :

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

И сотрудники государственной инспекции труда часто ей пользуются. Избежать административного наказания не удастся, хотя штраф в данном случае все же более предпочтителен, нежели приостановление деятельности. Но если выявится повторное нарушение, то будет применена иная норма - дисквалификация руководителя .

ПРИЕМЛЕМЫЕ ВАРИАНТЫ

Чтобы избежать санкций, необходимо своевременно информировать работников о начале их отпуска (не менее чем за две недели до начала), а также нормативно закрепить в положениях компании необходимость написания заявления о переносе отпуска в течение одного-двух дней с момента уведомления.

Тогда работодатель не понесет никакой ответственности, а работники смогут работать в комфортных условиях, планируя свой отпуск в удобное для них время, даже если их планы изменятся после утверждения графика отпусков.

Помните, что объяснение вроде «все так делают» не сможет оградить вашу организацию от проблем, поскольку в ответ всегда можно услышать от проверяющих: «Да, но вам не повезло».

Как составить уведомление о начале отпуска

Важно! Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать.

Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.

Обратите внимание! Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.

Извещение работника в соответствии со ст. 123 ТК РФ оформляется следующим образом:

Извещение направляется не менее чем за 2 недели до даты начала отпуска.
Уведомление подписывается работником в подтверждение ознакомления с ним.

Унифицированной формы действующим законодательством не предусмотрено, поэтому работники кадровой службы вправе самостоятельно разработать образец уведомления о начале отпуска.

Оформлять его необходимо в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись работника об ознакомлении. Впоследствии 1 экземпляр остается у работника, а другой хранится на предприятии.

Обратите внимание! Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:

Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений

Обратите внимание! С целью учета и оптимизации хранения на предприятии может быть оформлен журнал учета выданных уведомлений. Поскольку утвержденной формы указанного журнала нет, администрация вправе самостоятельно разработать образец журнала регистрации уведомлений о начале отпуска, а также определить список информации, подлежащей внесению в него.

Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:

На титульном листе отражается такая информация:
- наименование организации, оформившей документ;
- название документа;
- даты начала и окончания журнала.
В табличной части приводятся следующие сведения:
- название составляемого документа;
- номер по порядку;
- дата его оформления;
- смысл выданного извещения;
- должность и персональные данные работника, на имя которого выдается уведомление;
- информация о вручении;
- сведения об ответе на извещение.

Важно! Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.

Уведомление (извещение): образец

Поскольку нет утвержденной формы уведомления, допускается его составление на фирменном бланке (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Примерный перечень информации, подлежащей включению в него:

Ф. И. О. работника, которому оформляется извещение.
Название документа.
Текст уведомления:
- с реквизитами графика отпусков;
- ссылками на правовые акты;
- датами начала и окончания предоставляемого отпуска;
- общей продолжительностью выходных в календарных днях.
Подпись лица, оформившего документ.
Подпись работника об ознакомлении с извещением.

При необходимости в указанный документ может быть добавлена иная информация на усмотрение руководителя или работника кадровой службы.

Важно! Уведомление считается правильно составленным, если в нем содержится подпись работника об ознакомлении, а также даты начала и окончания отпуска.

Скачать образец извещения о начале отпуска можно, пройдя по ссылке: Уведомление о начале отпуска по графику отпусков .

***

Уведомление о начале отпуска — это документ, которые информирует о датах начала и окончания отпуска. Оформляется он в свободной форме и доводится до сведения работника не позднее чем за 2 недели до даты начала предполагаемого отпуска.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотрудникам ежегодно. Очередность предоставления работникам ежегодного оплачиваемого отпуска определяется на основании графика отпусков (ст. 123 ТК РФ).

О правилах оформления графика отпусков на год можно прочитать .

Уведомление об отпуске обязательно или нет

О начале предстоящего ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно утвержденному графику отпусков на год, необходимо известить работника заранее. Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель выдает сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого можно будет скачать в конце данной консультации.

Если ежегодный оплачиваемый отпуск по письменному заявлению работника был перенесен на другой более ранний или поздний срок (сотрудник идет в отпуск по заявлению), то уведомлять работника о начале отпуска не обязательно. В этом случае будет достаточно подписи сотрудника в приказе о предоставлении ему отпуска на основании написанного им заявления.

За нарушение трудового законодательства (а именно за неуведомление работника о начале отпуска) может грозить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
на должностное лицо в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Уведомление о времени начала отпуска (образец) 2019

Бланк уведомления о времени начала отпуска законодательством РФ не установлен, поэтому уведомление об отпуске производится по форме, разработанной компанией самостоятельно. В уведомлении указываются:

реквизиты организации (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
название, дата, номер документа;
должность и Ф.И.О. работника;
дата начала и окончания отпуска;
общее количество дней отпуска;
подпись уполномоченного сотрудника работодателя;
должность и Ф.И.О. уполномоченного сотрудника работодателя, подписавшего уведомление об отпуске (образец см. ниже).

Уведомление об отпуске по графику (образец) скачать можно