Дубликат трудовой образец. Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации
По вине самого работника;
Мы специально разделяем эти причины, поскольку в зависимости от них процедура выдачи и заполнения дубликата будет немного отличаться.
Кто его выдает?
Обычно трудовая книжка бывает на руках у работника лишь в одном случае – когда он ещё не принят на новую работу. Во всё остальное время она должна храниться в отделе кадров у работодателя. Следовательно, сведения, необходимые для дубликата, можно получить лишь по старому месту работы.
Заполнение дубликата трудовой книжки при утере — это достаточно просто: при оформлении на каждого нового сотрудника заводится личная карточка по форме Т-2 . В неё заносятся все сведения о работнике, включая информацию о прошлых местах трудовой деятельности – и эти записи делаются как раз на основании трудовой книжки.
Эти карточки хранятся в отделе кадров 1 год после увольнения, а затем должны быть переданы уже в архив предприятия, где срок их хранения установлен законом в размере 75 лет.
Таким образом, работник, утративший трудовую или приведший её в негодность, должен просто вспомнить, где он раньше работал, и обратиться туда с заявлением о выдаче дубликата книжки.
Если сотрудник еще не уволился
Однако из этого порядка есть одно исключение.
В некоторых случаях работнику, ещё не подавшему заявление об увольнении, трудовая может быть временно .
Как правило это касается работников, оформляющих получение пенсии, но не увольняющихся при этом.
Дело в том, что хотя в ПФР и должны принимать копии, заверенные предприятием, иногда они продолжают требовать оригинал или нотариально удостоверенную копию.
Работодатель не обязан выдавать трудовую до момента увольнения, но может пойти навстречу работнику и выдать ему документ на руки, предварительно оформив . Сам же работник, к сожалению, может .
В этом случае дубликат ему придётся получать по действующему, а не прошлому месту работы на основании записей в личной карточке.
Следует отметить, что во избежание подобных случаев специалисты по кадровому делу и трудовому праву рекомендуют внести в должностные инструкции работников или правила внутреннего распорядка на предприятии указание на то, что работник несёт дисциплинарную ответственность за сохранность временно выданной трудовой книжки.
Ответственность должна быть как минимум в размере стоимости бланка трудовой книжки, выдаваемой в виде дубликата.
Как выписать?
Чтобы получить дубликат, работник должен подать заявление прежнему (или действующему) работодателю. Законодательством установлен срок восстановления – 15 дней .
Сам же работодатель выписывает новую книжку в соответствии с правилами ведения трудовых книжек. Для этого он должен в установленном порядке приобрести бланк трудовой и при необходимости к ней.
Заполнение бланков, принесённых самим работником, сейчас не допускается. Работодатели должны закупать бланки либо прямо на Гознаке, либо у уполномоченных поставщиков.
Следует отметить, что выдача трудовой книжки – услуга платная. Правительством РФ установлено, что работник должен оплачивать выдачу ему как первой трудовой (если он впервые начинает трудиться), так и дубликата.
Исключениями являются следующие случаи :
- если трудовая утрачена работодателем;
- если внесена запись об увольнении, переводе или судимости, признанная судом недействительной;
- если произошла массовая потеря трудовых книжек в результате пожара, стихийного бедствия или других факторов, не зависящих от воли работника или работодателя.
В этих случаях бланки документов для выдачи трудовой закупаются за счёт работодателя.
Оформление
Оформление дубликата трудовой книжки осуществляется по тем же правилам, что и оригинал. 
Единственной разницей будет то, что дубликат заполняется на основании сведений, содержащихся в личной карточке работника.
В остальном применяются те же нормы законодательства, что и при обычном заполнении этого документа.
Однако есть некоторые особые требования, установленные именно для дубликатов :
- При заполнении дубликата первой должна идти запись о суммарном на момент выдачи документа. Записи об образовании, местах работы, переводах и увольнении вносятся лишь после этого.
- В дубликат вносятся лишь те сведения, которые надёжно подтверждены документами. При отсутствии документального основания работодатель имеет право не вносить некоторые записи о местах работы или переводах.
- Работник обязан помочь работодателю в заполнении дубликата книжки. Обязанность эта выражается в получении недостающих документов, подтверждающих стаж и условия работы.
Пример оформления дубликата трудовой книжки :
Что делать при массовой утрате?
В том случае, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих работников, он обязан за свой счёт их восстановить. Поскольку же обычно вместе с трудовыми в результате катастрофы или других схожих обстоятельств утрачиваются и другие документы, порядок заполнения дубликатов здесь будет отличаться.
Прежде всего, должна быть создана комиссия, которая будет заниматься установлением трудового стажа. Она создается распоряжением администрации (правительства) субъекта РФ, где произошла утрата. В комиссию включаются представители работодателей, профессиональных союзов или иных организаций работников, а также члены всех других заинтересованных организаций.
Комиссия на основании документов, уцелевших у работодателя, а также полученных из архивов и от других работодателей. Работники имеют право предоставлять справки, выписки и другую документацию, сохранившуюся у них. В тех случаях, когда документов нет, стаж и место работы могут быть установлены на основании свидетельских показаний – но в этом случае требуется, чтобы подтверждение пришло от двух или более других человек, знающих работника.
После того, как комиссия окончила работу, она составляет акт. В этом акте указываются имена работников, их стаж, профессии и другие сведения, которые удалось восстановить. На основании данных из этого акта работодатель заполняет и выдаёт работникам дубликаты книжек.
В том случае, если работник не согласен с мнением членов комиссии и составленным актом, он имеет право обратиться в суд и уже там доказывать сведения о страже, времени и месте своей прошлой работы.
Заключение
Таким образом, на вопрос как сделать дубликат трудовой книжки, можно ответить, что в оформлении и получении дубликата трудовой книжки нет ничего сверхсложного. Единственный случай, когда потребуется участие лиц со стороны – это массовая утрата книжек, однако она происходит достаточно редко.
Главное, что должен помнить работодатель в связи с данным вопросом:
и их бланки – это документы строгой отчётности . Ответственность за их хранение и выдачу несёт работодатель – за исключением случаев, когда утрата или повреждение произошли по вине самого владельца трудовой книжки.
Принимать бланки от работника категорически нельзя! Специально обращаем на это внимание, поскольку это нарушение достаточно распространено. Строго говоря, бланки и в магазинах канцтоваров продаваться не должны.
Срок на выдачу дубликата – 15 дней кроме случаев, когда восстановление данных производится через комиссию.
Работник обязан подтверждать отсутствующие сведения своими документами. Как заполнить дубликат трудовой книжки? В него нужно вносить лишь те записи, которые уже документально подтверждены.
Показания свидетелей принимают суд и комиссия по восстановлению. Сам же работодатель, если не произошло чрезвычайной ситуации, свидетелей слушать не только не обязан, но и не вправе.
Надеемся, что теперь вы точно знаете, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки по справкам и при утере, каковы правила заполнения дубликата трудовой книжки и как сделать нужные записи в дубликате трудовой книжки.
Смотрите на видео: как правильно оформить дубликат трудовой книжки.
В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:
- утеря трудовой книжки бывшим работником ();
- утеря трудовой книжки работодателем;
- негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
- внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
- массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Дубликат трудовой книжки при утере
Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным - т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).
Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.
Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.
Порядок оформления дубликата трудовой книжки
Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.
В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.
Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)
На новом бланке трудовой книжки:
- на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
- на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.
В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.
Последний этап - это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.
Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись
Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.
В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.
А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация - самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения - это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.
Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (
Трудовым кодексом установлено, что основным документом, подтверждающим трудовой опыт гражданина, является трудовая книжка. Нередки ситуации, когда человеку требуется дубликат бумаги, например, если книжка теряется или портится.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Законодательством предусмотрен процесс оформления копии. Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2020 году находится в свободном доступе, с ним рекомендуется ознакомиться во избежание простых ошибок.
В каких случаях нужен
Существует 3 ситуации, когда требуется получить дубликат:
- владелец или работодатель потеряли оригинал. Сюда входят утрата документов в связи с уважительными причинами;
- документ больше невозможно использовать. Например, ее залили водой, обожгли или порвали;
- в бумагах обнаружили ошибки, которые суд признал недействительными. Дубликат выписывается по заявлению владельца оригинала.
Законом установлено, что человек обязан обратиться к последнему работодателю за дубликатом. Однако нет положений, которые бы указали на наказания в случае утери книжки по вине человека.
В течение какого срока следует оформить
У руководителя есть 15 рабочих дней на выдачу дубликата после письменного обращения сотрудника. Не существует единой формы для обращения, гражданин заполняет бумагу по своему усмотрению. Можно уточнить у работодателя формулировки, чтобы данные поступили быстрее.
Порядок выдачи
Чтобы вернуть подтверждение о стаже, сотруднику достаточно выполнить несколько простых действий:
- найти работодателя, который должен заниматься переоформлением. Если гражданин имеет официальное место работы, ответственность за выдачу ляжет на текущего работодателя. Если гражданин безработный, он подходит в отдел кадров по последнему месту работы. У них останется копия трудовой книжки бывшего сотрудника;
- заполнить бумагу на оформление и получение копии;
- подготовить документы, подтверждающие основания заявителя. Если работодатель виноват в утере книжки, бумаги подготавливает он. Однако работник должен оказывать содействие предпринимателю, чтобы дело шло быстрее.
Когда бумаги подготовлены, сотрудник выдает гражданину дубликат книжки.
Образец приказа
Копия документа выдается после проверки официального заявления и подписания приказа, в котором обязательно прописываются следующие пункты:
- номер и дата заполнения;
- причины, по которым гражданину понадобилось восстановить документ;
- подписи с расшифровкой работодателя и сотрудника.
Приказ имеет силу только в письменной форме. Когда документы оформлены, заявитель читает приказ и ставит свою подпись. Для оформления распоряжения работодатели должны использовать установленные бланки. Записи ставятся в свободные графы.
Как составить заявление и его образец
Изготовление документа требуется, если оригинал книжки исчез по вине сотрудника. Стандартное заявление содержит следующие пункты:
- ФИО полностью и должность сотрудника, который пишет заявление и человека, которому оно отправляется;
- доказательства порчи, утери или других основаниях, из-за которых требуется создание дубликата;
- просьба о предоставлении копии заявителю;
- подпись и дата.
Документы разрешено оформлять на компьютере или от руки. На некоторых предприятиях разработаны свои бланки с печатями.
Какие сведения вносятся
Лицевая часть копии книжки оформляется так же, как и оригинал. Первая страница отличается только надписью «Дубликат».
Другие разделы претерпят незначительные изменения:
Работодатель аккуратно заполняет предыдущий стаж сотрудника, которому есть документальное подтверждение.
Ставится общее количество времени, в течение которого человек был официально трудоустроен. Прошлых работодателей и другую информацию заполнять не требуется. Устанавливаются все рабочие места, о которых была найдена информация.
Работодатель обязан записать стаж, даже если работник не может предоставить определенные данные (реквизиты приказа или время приема), эти сроки остаются пустыми. Если сотрудник предоставил информацию о переводе, она заполняется в книжку.
- Места работы
Прошлые организации ставятся в порядке прохождения службы, начиная с самого первого места работы. Не требуется выводить название фирмы отдельно до графы о приеме на работу. Затем ставится отметка об увольнении.
Работодатель заполняет все места службы, кроме последнего, где будет выдан дубликат. Последний работодатель не вносится в общий стаж, так как сотрудник не знает, сколько времени проработает на текущем месте.
Сведения о последнем или текущем месте работы вносятся в обычном порядке, как если бы они записывались в оригинал документа.
Затем работодатель или ответственный сотрудник закрепляет бумагу печатью фирмы. Сотрудник получает на руки все документы, предоставленные при оформлении дубликатов.
Трудовым кодексом установлено, что у работодателя есть 15 календарных дней с момента оформления заявления, однако на деле не всегда получается подготовить дубликат за это время. Если работник уже уволился с места работы, можно договориться с человеком, чтобы в заявлении он поставил дату, когда стороны уже подготовят документы.
Как оформить и образец заполнения
Пример заполнения оформления копии состоит из 5 пунктов:
- указать, сколько времени проработал человек до оформления на текущем рабочем месте;
- поставить порядковый номер записи в первой графе. В новом дубликате отсчет начинается с единицы;
- следующий пункт уведомляет о дате прохождения службы;
- в 3 графе проставляют данные о бывшей должности. В отличие от оригинала, где сначала заполняется информация, а затем ставится дата, в дубликате важнее указать сроки на рабочем месте. Необязательно вписывать данные детально, достаточно даты, названия организации и должности;
- в последней графе описываются все документы, на основании которых работодатель поставил отметке о прошлых местах работы.
Кроме сведений о приеме на работу, прописываются данные об увольнении с причинами.
После её утери, пример
Если трудовая книжка была украдена (например, вместе с сумкой и другими документами) или утеряна, сотрудник обязан уведомить работодателя в кратчайшие сроки. Правительство дает человеку 15 дней, затем будет наложен административный штраф.
Вся информация из подлинника переносится в дубликат, оригинал становится недействительным. Только та информация появляется в копии документа, которую сотрудник смог подтвердить бумагами. Если сотрудник может подтвердить прошлые награды и поощрения, они также заполняются в трудовую книжку.
Бывшему сотруднику
Бывшие работники оформляют дубликаты на последнем месте трудоустройства. В отдел кадров передаются бумаги, подтверждающие основания для выдачи копии.
Взамен испорченной
Существует много ситуаций, когда бумажная книжка может испортиться:
- обгореть после пожара;
- порваться;
- шрифт поплыл или стал нечитаемым.
Гражданин приносит оригинал, если с него можно переписать информацию, или документы, подтверждающие прошлые места работы.
Какие нужны документы
Сотруднику недостаточно предоставить заявление для получения дубликата трудовой книжки, даже если он не виноват в том, что оригинал пропал. Организация должна получить подтверждение, что человек работал в определенном месте и занимал должность в течение какого-либо времени.
Чтобы подтвердить предыдущие места работы, требуется предоставить одну или несколько бумаг:
- задокументированный трудовой договор;
- приказы с датами, названиями предприятия и занимаемой должностью (например, которые были выпущены при приеме на работу или увольнении);
- ведомости на выплату зарплату за определенные года;
- справки с бывших работ, где прописаны даты прохождения службы;
- постановление из суда об установлении профессиональной деятельность на определенном месте службы.
Если гражданин берет копии документов у бывших работодателей, они должны поставить свои подписи на каждой бумаге.
Сколько стоит
Если работник потерял трудовую книжку, он обязан возместить работодателю цену за новый бланк документа. Если работодатель каким-либо образом виноват (например, на предприятии произошел пожар), то он самостоятельно оплачивает все расходы. Стоимость устанавливается в каждой организации.
Что делать если найден оригинал
Если гражданин уже получил дубликат, а затем обнаружил оригинал, то копия считается официальным подтверждением стажа. На его основе будет рассчитываться стаж гражданина, а работодатели будут проверять опыт работы.
Новый бланк вносится в книгу учета, а старый номер перестает действовать. При нахождении оригинала человек должен предоставить его в Пенсионный фонд. В нем могут содержаться сведения, которые не перенесли в дубликат.
Если трудовая книжка пострадала или была утеряна по вине сотрудника или работодателя, ее можно восстановить в течение 15 дней.
Процедура может быть не бесплатной, цена зависит от виноватой стороны. Чтобы в дубликате возникли записи о предыдущем стаже, гражданин должен собрать подтверждающие документы с прошлых мест работы.
5. Оформление дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:
– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов);
– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.);
– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными;
– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления;
– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.46).
Рис.46 Образец оформления титульного листа трудовой книжки
На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).
Рис.47 Образец оформления титульного листа трудовой книжки
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).
Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.49).
Рис.49 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Трудовая книжка (ТК) – документ, подтверждающий стаж работника. Ее дубликат представляет собой экземпляр, который обладает равными юридическими правами с оригиналом.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Действительным считается только документ, оформленный в соответствии с действующими правилами и нормами ведения ТК.
Что говорит закон?
Значение трудовой книжки изложено в ст.66 ТК РФ.
Документ содержит следующие сведения:
- личные данные о сотруднике;
- выполняемая работа;
- данные о переводах, увольнениях, награждениях;
- причины .
Дубликат, имеющий равные «полномочия» с оригиналом, должен содержать информацию, полностью соответствующую первичному экземпляру.
Исключением являются неверные данные и записи, которые невозможно восстановить из-за отсутствия документированных подтверждений.
Нормативная база
Правила выдачи дубликата определяются актами, утвержденными Постановлением Минтруда России:
- Трудовой Кодекс;
- Инструкция заполнения ТК;
- Правила хранения, ведения ТК.
Ознакомиться с указанными документами можно тут:
В этих документах перечислены все возможные случаи и варианты дублирования оригинала.
Помимо перечисленных актов, иногда применяется Порядок об установлении стажа работы при утрате ТК.
В каких случаях выдается?
Дубликат оформляется в случаях, когда использование оригинала становится невозможным:
- потеря работником;
- негодное состояние документа;
- наличие неверных данных (недействительное увольнение или перевод);
- утрата ТК работодателем.
В каждом отдельном случае заведение дубликата имеет нюансы.
Утеря
Чтобы получить дубликат трудовой книжки при утере, гражданином подается заявление с просьбой об оформлении документа.
В юридической практике нередко встречаются конфликты между сотрудником и «бывшим» руководителем.
Так сколько же времени «последнее место работы» остается таковым по закону?
Пример:
Гражданин Н. работал в организации с 2005 по 2013 г., после чего был . Через год Н. принял решение о новом трудоустройстве, но обнаружил отсутствие ТК. Работодатель отказал бывшему сотруднику в оформлении дубликата, так как со дня прекращения договора прошел длительный период.
Однако законодательством не предусмотрены какие-либо ограничения по времени, поэтому по решению суда иск гражданина Н. был удовлетворен, и организацию обязали выдать документ.
Негодность
Использование трудовой книжки может стать невозможным, если она:
- порвалась;
- обгорела;
- сильно испачкалась;
- намокла.
В этих случаях работник обращается по последнему месту работы.
На титульном листе негодного оригинала ставится пометка о том, что выдан новый бланк.
Если какие-то записи в ТК в связи с ее порчей удалены, стерты, уничтожены (или их нельзя прочитать), работник предъявляет документы, которые подтверждают трудовой стаж.
Массовая утрата работодателем
Причинами потери ТК сотрудников могут стать чрезвычайные ситуации: техногенные и природные катастрофы, общественные беспорядки.
Трудовой стаж определяется комиссией, которой предъявляются документы (копии), подтверждающие сведения о профессии, местах трудоустройства. В случае отсутствия таковых акт составляется на основании показаний 2–3 свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.
Как оформить дубликат трудовой книжки?
Каждый человек, имеющий зафиксированный стаж работы, имеет право на восстановление трудовой книжки вне зависимости от причин ее потери или порчи, так как у гражданина может быть только один документ о трудовой деятельности, в случае утраты оригинала оформляется дубликат.
Это единственный документ, который имеет такую же юридическую силу, как ТК.
Кто делает?
Выдачей дубликата может заниматься только работодатель, а его оформлением занимается отдел кадров.
Документы, необходимые для подтверждения стажа с предыдущих мест работы, предоставляются сотрудником, однако организация должна оказать содействие в их получении (пункт 7.2 Инструкции).
Сколько стоит?
Процедура оформления дубликата бесплатна, но работнику необходимо возместить стоимость бланка ТК.
В каждой организации есть их резервный запас, которыми предприятие снабжает сотрудников. Гражданин вправе приобрести таковой самостоятельно, но шанс купить бланк, не соответствующий установленным стандартам, слишком велик, поэтому рекомендуется за его предоставлением обращаться к работодателю.
При заведении трудовой книжки или ее дубликата предприятие вправе взимать с сотрудника плату, равную размерам расходов на приобретение бланка.
Его цена зависит от региона, поставщика и условий приобретения товара (опт, договор на особых условиях и т. д.). Средняя стоимость ТК составляет 200 рублей.
Пошаговая инструкция
Оформление дубликата осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством:
- Гражданин подает письменное заявление о заведении ТК.
- Собираются сведения о стаже работника.
- Издается приказ о выдаче дубликата.
- Оформляется бланк ТК.
- Сведения о документе заносятся в книгу учета ТК.
- Готовый дубликат выдается работнику под расписку.
Документы
Чтобы получить дубликат, работник обязан предъявить документы, подтверждающие его трудовую деятельность.
Для ее установления могут быть использованы сведения, которые находятся у Пенсионного Фонда РФ (справки о выплате взносов и другие).
В случае массовой потери ТК создается комиссия, которая определяет стаж сотрудников путем направления запросов в организации и обработки данных, предоставленных работниками.
Требуется ли заявление на выдачу?
Как получить дубликат? Необходимо составить заявление. Оно должно быть грамотным, кратким с четким изложением фактов.
В нем присутствуют:
- причина утери;
- просьба о выдачи ТК;
- дата написания, подпись.
Запрос можно написать от руки (понятным почерком) или набрать на компьютере. В некоторых организациях есть готовые бланки для заполнения.
Пример заявления:
Заявление работника на выдачу дубликата
Приказ
Одобрив заявление, работодатель создает соответствующий документ для выдачи дубликата:
- Приказ имеет номер, содержит основные тезисы, закрепляющие возможность выдачи аналога ТК.
- Он издается только в печатном виде, рукописная версия недопустима.
- Для ознакомления готовый приказ в обязательном порядке предоставляется работнику и кадровикам.
При несоблюдении перечисленных правил, выдача документа считается недействительной.
Справки-основания
В подтверждение стажа работы принимаются следующие документы:
- личные дела и приказы;
- справки;
- удостоверения;
- трудовые договоры;
- членские и расчетные книжки.
Предоставленные документы подписываются руководителями и заверяются печатью. Кадровикам необходимы копии, оригиналы отдаются сотруднику на руки.
Как правильно сделать и оформить?
Для заведения дубликата используется чистый бланк ТК, запас которых имеется у каждой организации. Юридической силой обладает только документ, заполненный в соответствии с установленными законом правилами.
Правила оформления
Так как дубликат ТК является совершенной копией оригинала, сведения о работнике заносятся в аналогичном порядке.
Обычно кадровики знают, как внести записи корректно:
- Даты прописываются арабскими цифрами.
- Не допускаются сокращения, помарки.
- Записи делаются аккуратно черной, фиолетовой или синей пастой.
- В верхнем углу нового документа прописывается «Дубликат».
Пример титула:
Отметка о дубликате на титульном листе
Какие сведения вносятся
Оформление начинается с заполнения титульного листа, который содержит актуальную информацию:
- дата рождения;
- образование;
- род деятельности.
Достоверность данных подтверждается подписью работника и ответственного лица, печатью кадровой службы.
Стаж
В «Сведениях о работе» сначала указывается весь стаж гражданина. При этом информация прописывается без уточнения конкретных данных:
Сведения о работе не заверяются печатью и не содержат информацию о лице, внесшем записи (в отличие от оригинала).
Места работы
Трудовой стаж оформляется в установленной последовательности:
- дата приема в организацию;
- сведения о работе (должность, организация, основания увольнения, перевода);
- данные документа, по которому вносились записи.
В дубликат вносится только имеющаяся в документах информация.
Пример внесения записей в «Сведения о работе», образец 2020:
Пример внесения записей
Сроки выдачи
В ответ на запрос сотрудника, работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней.
В случае потери ТК, гражданин вправе обратиться с просьбой и по последнему месту работы, и к новому работодателю.
При этом не имеет значения период, прошедший со дня .
Нюансы
Нередко случаются ситуации, когда работнику оформляется дубликат в связи с потерей ТК, а он спустя некоторое время находит оригинал.
В этом случае официальный статус может быть присвоен только одному документу, который был последним зафиксирован в книге учета ТК – дубликату.
Трудовая книжка отдается работнику на руки и может быть использована для документального подтверждения стажа в органах социального обеспечения.
Как заверять записи
Данные о трудовом стаже не заверяются лицом, заполняющим бланки ТК, однако сам раздел «Сведения о работе» требует подтверждения.
Для этого внизу листа владелец дубликата и работник кадровой службы ставят свои подписи, которые закрепляются печатью организации или отдела кадров.
Как оформить уволенному работнику?
Пример:
Гражданка М. обратилась в организацию, где работала два года назад, с запросом оформить дубликат ТК. Сотрудник кадровой службы потребовал документальное подтверждение бывшей работницы о том, что она не работала в этот период в других местах. На основании отсутствия таковых доказательств, в просьбе М. было отказано.