Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Введение

1. Нормативные документы

2. Систематизация и учет документов в организации (номенклатура дел)

2.2 Заголовок дела

2.4 Сроки хранения дел

2.5 Примечание

Заключение

Список литературы

Основная цель номенклатуры дел - обеспечение порядка в процессе подшивки документов в дела (т.е. формирование дел). Но помимо основной цели, номенклатура дел предназначена еще и для проведения экспертизы ценности документов перед их отбором на архивное хранение. Этот документ является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив. Номенклатура дел служит также для учета дел временного (до 10 лет) хранения документов в архиве.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ на 1 января каждого календарного года, согласовывается с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) государственного архива, ЭК предприятия и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатуры дел руководствуются положениями об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов, с указаниями сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. При этом изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание.

В организации составляются номенклатуры дел отдельных подразделений и сводная номенклатура дел организации. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года службой ДОУ или ответственным за делопроизводство сотрудником подразделения, согласовывается с архивом и экспертной комиссией, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ организации. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ. Сводная номенклатура дел составляется сотрудниками службы ДОУ организации на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией организации, с экспертной проверочной комиссией архива, в который передаются на хранение, и утверждается руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации .

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел должна быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических документах Росархива правилами. В заголовочной части размещают следующие реквизиты:

Наименование организации

Наименование вида документа (номенклатура дел)

Место разработки

Срок действия

Гриф утверждения (располагается справа)

Оформляя в бланке реквизит "Номер", необходимо помнить, что здесь проставляется порядковый номер номенклатуры начиная от создания первой номенклатуры дел в организации, а в кратком заголовке указывается год, в течение которого будет действовать номенклатура дел.

Например, разработана номенклатура дел на 2006 год. В этом случае в кратком заголовке следует писать: "На 2006 г."

Если первая номенклатура была создана в 1995 году, в бланке указывается порядковый номер последней номенклатуры дел: "№ 12".

Номенклатура состоит из разделов. Наименование раздела зависит от того, какой принцип взят за основу построения номенклатуры дел.

Если в организации есть структурные подразделения, номенклатура строится по структурному принципу. В этом случае названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатному расписанию).

Если структурных подразделений нет, номенклатура дел строится по функциональному или производственному принципу, когда разделами будут служить основные направления деятельности организации, обозначенные в ее Уставе.

Например: "организационно-распорядительная деятельность", " управление персоналом", "планово-отчетная деятельность", "финансовая деятельность", "маркетинг" и т.д.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Наименования дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности - по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, создающихся в деятельности организации.

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы.

Каждый раздел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов или частей дела, сроки хранения дела и примечание.

2.1 Индекс дела

Каждое дело, заголовок которого включается в номенклатуру, имеет свой индекс. Индекс дела пишется в 1-ой графе номенклатуры дел.

"Индекс дела; номер дела : Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку"

Если номенклатура дел строится по структурному принципу, индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.

Например: 08-12,где 08 - обозначение структурного подразделения (бухгалтерия),

12 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией)

Если структурное подразделение в свою очередь имеет внутренние структурные подразделения, в индекс дела включается обозначение внутреннего структурного подразделения.

Например: 03-02-18

где 03 - обозначение структурного подразделения (конструкторский отдел),

02 - обозначение структурного подразделения внутри конструкторского отдела (бюро тех. документации),

18 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (служебные записки на доработку изделий)

Если номенклатура дел строится по функциональному принципу, наименованием раздела служит название функции, направление деятельности, выполняемой организацией.

Например: 05-01,где 05 - название функции (учебная работа),

01 - заголовок дела (пятилетний учебный план).

2.2 Заголовок дела

Составление заголовков дел - самый сложный участок работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовки дел заносятся в номенклатуры дел во 2-ую графу.

"Заголовок дела : Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле"

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.п.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: "Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института", "Месячные отчеты об отгрузке товаров".

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): "Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф.10-ф)".

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Например: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Например: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, а также их взаимосвязью.

Заголовки дел следует располагать в следующей последовательности:

Заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Сначала идут заголовки дел, содержащие распорядительные документы вышестоящих органов, а затем распорядительные документы руководства организации.

Заголовки дел плановой документации.

Заголовки дел отчетной документации.

Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Нельзя формулировать заголовки дел так, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности, с различными сроками хранения.

2.3 Количество единиц хранения

В 3-ей графе номенклатуры дел указывается количество единиц хранения, т.е. томов или частей дела. В одно дело нельзя поместить более 250 лисов, а толщина дела не должна превышать 4 см. Если число листов больше, дело делят на тома или части. Так как количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется по окончании текущего года.

2.4 Сроки хранения дел

В 4-ой графе номенклатуры дел указываются сроки хранения дела. Сроки хранения документов зависят от их научной и практической ценности.

Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет,10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.

Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документа.

Перечни документов, используемые для проставления сроков хранения, бывают:

Типовыми

Ведомственными

Типовые перечни составляются для определения сроков хранения документации, характерной для подавляющего большинства организаций Российской Федерации. Они бывают следующих видов:

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

На основе типовых перечней разрабатываются ведомственные перечни, в которые включается наиболее полный систематизированный состав документов, характерный для данной организации.

"Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения" является основным нормативным документом при определении сроков хранения и отборе на уничтожение типовых управленческих документов. Перечень является обязательным для применения, так как носит нормативный и универсальный характер, поскольку может использоваться организациями, различными по статусу, организационно-правовой форме и форме собственности.

Уменьшать срок хранения, установленный данным Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повышать срок хранения разрешается, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации.

Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 2006 г., исчисляется с 1 января 2007 г.

В номенклатуре дел, проставляя сроки хранения, в 4-ой графе можно поставить отметку "до минования надобности". Она означает, что документы этого дела имеют только практическое значение. Сроки их хранения определяются самой организацией, но этот срок не может быть менее года.

2.5 Примечание

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

В течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами, если увеличился круг управленческих задач, решаемых организацией. Для этого в конце каждого раздела номенклатуры необходимо включать несколько резервных номеров.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел (Приложение 2).

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения (Приложении 3) должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

3. Формирование и оформление дел

"Дело : Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку"

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

"Формирование дела : Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела".

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит "Отметка об исполнении и направлении документов в дело", по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи его исполнителем.

Контроль сроков и правильности оформления дел обеспечивает служба ДОУ организации.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный ( вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

Ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов помещаются в дела на общих основаниях;

в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

оформление реквизитов обложки по установленной форме (ГОСТ 17914-72);

нумерацию страниц;

составление заверительной надписи;

составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

подшивку или переплет;

внесение необходимых изменений в обложку.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте/

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение 5). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и так далее).

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Частой ошибкой бывает, когда количество листов в деле указывается по номеру на последнем листе. Нельзя забывать, что в деле могут быть литерные и пропущенные номера.

Например: "В данном деле прошито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе литерные листы 12а и 15а, №48, 49 и 58 были пропущены".

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 6).

"Внутренняя опись документов дела : Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов"

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердые обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

В делах долговременного хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела с документами постоянного хранения подшиваются начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной ≈ 1см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Такой способ прошивки предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке нужно следить что бы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться на скоросшивателе.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела.

На обложке дела (Приложение 4) указываются реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти (организации);

наименование структурного подразделения;

номер (индекс) дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Реквизиты на обложке дела оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК архива;

дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если приложения к документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является дата регистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

4. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив

Дела сотрудникам организации выдаются под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более 1 месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заместитель, на которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.

5. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к обычным документам. Но помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел предназначена для решения следующих задач:

учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;

закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией;

учет дел архивного фонда;

учет движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив.

Табличная часть номенклатуры конфиденциальных дел имеет дополнительные графы:

гриф конфиденциальности дела;

фамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться делами

отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма);

отметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата).

Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для разрешения доступа к документам.

Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:

оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;

оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);

подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Гриф конфиденциальности указывается в правом верхнем углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальных документы, и выполняет функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы:

учетный номер документа;

гриф конфиденциальности;

дату подписания или утверждения;

номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.

Особенностями процедуры оформления дела при его закрытии являются:

подшивка и оформление листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности)

оформление итоговой записи во внутренней описи дела

опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности)

внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела

проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре

при необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов

по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу.

Заключение

При написании данной курсовой работы мною была рассмотрена процедура оформления, формирования и хранения дел. Я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Список литературы

1. Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с.

2. Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве /Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.13-16

3. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения /Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.17-21

4. Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 6. - с.26-32

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ.01.01.99. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - III, 7 с.

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, - 2000

7. Основные правила работы архивов организаций: Одобрены решением Коллегией Росархива от 06.02.2002/ВНИИДАД.М., 2003. - 152 с.

8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 // Консультант-Плюс

Приложения

Приложение 1

Форма номенклатуры дел

Наименование должности руководителя службы ДОУ

организации Подпись______________ Расшифровка подписи_____________________________________

Дата __________________________

Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения

от ___________ № __________ от ________ № ____________

Приложение 2

ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись ______________Расшифровка подписи _____________________

Дата__________________________

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

передавшего сведения Подпись ____________ Расшифровка подписи___________________________

Дата_______________________

Приложение 3

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Подпись ______________________Расшифровка подписи___________________________________

Протокол ЭК структурного подразделения

от _____________ № ___________

Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)

Подпись ___________________Расшифровка подписи______________________________________

Дата___________________-

Приложение 4

ОБЛОЖКА ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

	Ф. № _____________ Оп. № ____________ Д. № _____________
_______________________________________________
_______________________________________________ (наименование государственного архива)

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

(наименование исполнительного органа и структурного подразделения)

ДЕЛО № _____ том № ___

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

(заголовок дела)

___________________________________________________________

На _________ лист

Хранить _____________

Ф. № _____________

Оп. № ____________

Д. № _____________

Приложение 5

ЛИСТ-3АВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись

Подпись ______________________Расшифровка подписи____________________________________

Приложение 6

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

Итого ________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________

Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления / Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32

Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32

Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32

Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32

Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 105

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536//Консультант-Плюс

Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения / Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. – 2002. - № 2(27). - с. 17-21

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г.

К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 2, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

При наличии ЭК структурного подразделения.

В процессе деятельности фирмы получают и создают большое количество документов. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации, поэтому одним из основных вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения. Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Главным ее назначением является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении. Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов. Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.

Так же она может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатуру могут применять вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет. Составляя описи для дел постоянного и долгого срока хранения, также используют номенклатуру дел.

Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал. Для ее составления и оформления используется нормативно-методическая документация. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Группировка в дела происходит по следующим признакам:

• · Номинальному;
• · Предметно-вопросному;
• · Авторскому;
• · Корреспондентскому;
• · Хронологическому

Номинальный признак - группировка в одно дело документов одного вида (приказы, протоколы и тд)

Предметно-вопросный признак - это объединение в одну папку документов по одному вопросу (например, судебное дело или документы о строительстве нового учебного корпуса).

Корреспондентский признак - переписка с определенным корреспондентом (например, переписка с фабрикой «Новая заря»).

Хронологический признак (бухгалтерская документация) - применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов (отчеты об отгрузке товара за январь).

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные(для определенной фирмы, подразделения фирмы), примерные и типовые.

Типовые и примерные номенклатуры составляются для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Она составляется для каждого функционального подразделения фирмы лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводство в данном подразделении.

В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах - руководителем подразделения.

Составляется в четырех экземплярах:

• · Первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, фирмы;
• · Второй в государственном архиве;
• · Третий в ведомственном архиве;
• · Четвертый является рабочим экземпляром.

Сводная номенклатура дел составляется для крупных и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделения.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит изменению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

Формирование исполненных док-ов в дела организаций осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренные в основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГСОТ 17914-72 « Обложки дел длительного срока хранения. Типы, разновидности, технические требования».

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела, срок хранения и статья по перечню. Сведения, внесенные на обложку дела в начале года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела может быть поставлено: «том 1», «том 2» и т.п.

Только в конце года можно проставить количество лисов и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование гос.архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архиве организации.

Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительной падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например: Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы). При изменении наименования организации либо структурного подразделения в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (подразделения) на обложке дописывается новое наименование организации или организации -приемника (подразделения), а прежнее заключается в скобки. Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполнительный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел:

• · Получение исполнительных документов;
• · Проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;
• · Распределение исполнительных документов по делам в соответствии с номенклатурой дела: в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основные требования, которое всегда должно соблюдаться - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 20 листов в одном томе, расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:

• · Распорядительные документы формируются в дела по с относящимися к ним приложениям;
• · Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;
• · Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается пометка на документе;
• · Утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;
• · При формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);
• · Дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшиваются к данной группе документов.
• · Внутри документы располагаются в хронологическом порядке;

Формирование документов дела начинается с начала производственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Corona». В организациях дела, как правило. Формируются децентрализовано. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба ДОУ, архив организации и государственный архив. Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.

На этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. Как правило, внимание обращается также на правильность оформления дел в текущем делопроизводстве.

Формирование дел – это процесс группирования исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел, и систематизация документов внутри дела. Обычно формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы или куда были переданы для исполнения. Исключение составляют небольшие организации, где формирование дел может происходить централизованно. В этом случае ответственность за процесс формирования может быть возложена на одно должностное лицо, ответственное за делопроизводство (к примеру, секретаря). Соблюдение правил оформления дел поможет в случае необходимости оперативно найти понадобившийся документ и обеспечить сохранность дел в будущем.

Формирование нового дела (за исключением специфичных сфер деятельности, где дела могут носить преходящих характер – судебно-следственного производства, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и проч. происходит в начале делопроизводственного года.

«?» Вспомните, то такое делопроизводственный год. Чем он может отличаться от календарного?

«Основными правилами работы архива организаций» предусмотрено частичное и полное оформление дел. Частичному оформлению дел подлежат дела со сроком хранения до 10 лет, а также дела, находящиеся в текущем делопроизводстве. Частичное оформление дела предполагает соблюдение неполного состава требований: документы помещаются в одну папку согласно требованиям формирования дела, на обложке дела заполняются основные графы (за исключением сведений о государственном архиве), документы располагают в обратной хронологической последовательности (см. ниже), дело не сшивают, не указывают в нем заверительной надписи, оно может содержать металлические скобки, листы не нумеруют.

Состав требований, предъявляемых к полному оформлению архивного дела, расширен: после надлежащего оформления дело будет храниться долгое время или постоянно. Его формируют по результатам экспертизы ценности при последующей передаче его в архив предприятия или на государственное хранение. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

«Правилами…» предусмотрены следующие требования по полному оформлению архивного дела:

В дело группируют только исполненные документы;

В дело, как правило, помещают один экземпляр (оригинал) документа;

Документы, относящиеся к одному и тому же вопросу, располагают вместе (например, если идет о подготовке одного расширенного совещаний, проведения конференции, подготовки и реализации одного проекта и т.п.);

Документ помещают в дело вместе с его приложениями; приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

В дело, как правило, помещают документы с одним сроком хранения. Иначе говоря, нельзя помещать под одну обложку документы временного и постоянного сроков хранения. Переписку группируют, как правило, за календарный год и систематизируют в хронологической последовательности. Если переписка продолжается по вопросу, который начался в предыдущем году, документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности предприятия переписка может группироваться также за один учебный год, театральный сезон и проч. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см

В процессе формирования дела важно также соблюдать соответствующий порядок расположения документов:

По хронологическому принципу: дата принимаемого документа определяется по дате поступления в организацию, отправляемого исходящего – по дате отправки в другую организацию; личные дела сотрудников формируются по мере поступления документов);

В алфавитном порядке (по алфавиту получателя или автора письма);

По вопросно-логическому принципу: внутри каждого дела могут располагаться документы, относящиеся к одному вопросу, в прямом хронологическом порядке: например, конкурсные заявки располагаются в одном деле по алфавиту (фамилиям участников конкурса), внутри каждой заявки документы формируются по заранее утвержденному списку, или по хронологии).

! Важно помнить,что при формировании дел документы располагаются либов обратной (от документа самого «позднего» по дате к самому раннему), либо прямой (от самого «раннего» к самому «позднему») хронологической последовательности. Документы дела в текущем делопроизводстве, или дел с небольшим сроком хранения формируют в обратной хронологической последовательности, в остальных же случаях - в прямой последовательности.

Ряд требований, связанных с оформлением дела, соблюдается еще на стадии текущего (делопроизводственного) хранения, например, если речь идет об оформлении обложки дела. В отличие от дела с частичным оформлением (до 10 лет хранения), в архивном деле заполняют все графы обложки: наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывают новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключают в скобки.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома или части выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома части. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. В случае, если архивные дела будут передаваться на государственное хранение, необходимо заполнить соответствующие графы обложки, в том числе, наименование государственного архива, в который дела организации будут приняты, коды архива и организации.

«!»Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, поскольку они уже отражены в заголовках дел .

В процессе оформления обложки дела важно верно определить крайние даты дела. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – годы его заведения и окончания. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за... годы».

Крайние даты дел будут разными для каждого вида документов:

Для дел, содержащих организационно-распорядительную, и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.) – даты регистрации или составления самого раннего и самого позднего документов;

Для дел, состоящих из нескольких томов (частей) – крайние даты документов дела;

Для журналов регистрации распорядительных документов – точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

При оформлении архивного дела в самом его начале помещают внутреннюю опись документов . В конце ее делается итоговая запись, в которой указывают цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Подписывает опись ее составитель.

Пример 4. Форма внутренней описи документов дела

Итого ___________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Обратите внимание на графу «Примечание»: в ней, как правило, отмечают все изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) и делают ссылки на соответствующие акты.

При оформлении архивного дела правильно соблюдать нумерацию листов. Полное оформление дела, как уже было отмечено выше, предусматривает нумерацию документов:

Все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов и листа заверителя нумеруют отдельно;

Листы каждого дела, состоящего из нескольких томов или частей, нумеруют по каждому тому или части;

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивают и нумеруют в правой части верхнего поля листа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, перешивают и нумеруют как один лист;

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруют; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером – каждое вложение в конверте;

Если в дело подшиваются документы с собственной нумерацией листов, (включая печатные, типографские издания), нумеруют в общем порядке: иными словами, если собственная нумерация таких документов не совпадает с общей нумерацией дела, их следует перенумеровать. При этом недопустимо стирание, заштриховывание предыдущей нумерации: ведь документы, помещенные в дело постоянного или долговременного хранения, не должны подвергаться механическим манипуляциям. С другой стороны, если нумерация таких документов соответствует порядку расположения листов в деле, ее оставляют прежней. Если в деле допущено большое количество ошибок при нумерации, проводят перенумерацию. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Литерный лист – это лист с добавлением буквы (от лат. litera-буква). Допустим, если нумерация листов под одним и тем же номером прошла дважды, второй лист нумеруют с буквой. Пример: 12, 12 А, 13, 13 Б и проч. Литерных листов не должно быть много, иначе потребуется перенумеровывать все дело. Вопрос о включении в дело литерных листов, их количестве необходимо решать с государственным архивом, источником комплектования для которого и является организация.

В конце дела делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывают количество прошитых и пронумерованных, попущенных или литерных листов, и особенности физического состояния дела.

«!» Внутренняя опись и лист-заверитель дела составляются на листе формата А 4; Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела

Пример 5. Форма листа-заверителя дела

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Похожая информация.

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ПОРЯДОК
формирования, подготовки и передачи дел в архив

Москва

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.

1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

1.1. Основные требования к формированию дел

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. 1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: - подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству; - включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения; - группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации; - документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см; - запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

1.2. Группировка различных категорий документов

1.2.1 . Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел. 1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. 1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. 1.2.4 . Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке. 1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.). 1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке. 1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года. 1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

2.1. Основные требования к оформлению дел

2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации. 2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу. 2.1.4. Полное оформление дел предусматривает: - подшивку или переплет документов в дела (п. 2.2); - нумерацию листов в деле (п. 2.3); - составление внутренней описи документов дела (п. 2.4); - составление листа-заверителя дела (п. 2.5); - внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела (п. 2.6). 2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.

2.2. Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4)

2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4. 2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

2.3. Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4)

2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. 2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. 2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист. 2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист. 2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. 2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке. 2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. 2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов. 2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и т.д.).

2.4. Составление внутренней описи (к п. 2.1.4)

2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется внутренняя опись. 2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы граждан и т.п. 2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме (приложение 1), которая содержит следующие сведения: - порядковый номер документов в деле; - заголовок (краткое содержание) документов; - дата документов; - индекс (регистрационный номер) документов; - номера листов дела, на которых расположен каждый документ. 2.4.4 . Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. 2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4)

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела. 2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме (приложение 2). 2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии). 2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: - наличие литерных листов и пропущенных номеров; - номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.). 2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения (к п. 2.1.4)

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 . На обложке дела указываются: - наименование структурного подразделения организации и его подчиненность; - наименование отдела; - номер дела (тома) по номенклатуре дела; - заголовок дела; - дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело); - количество листов в деле; - срок хранения дела. 2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью. 2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения (его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки. 2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной комиссией) архивной организации *. * Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган) 2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. 2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела: - для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа; - для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа; - датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено; - датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела. Даты приложения к документам не принимаются во внимание. Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются документы за ______ год(ы)». 2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела (п. 2.5). 2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации. 2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования. 2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

3. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации (структурных подразделений) по месту их формирования. 3.2. Руководители структурных подразделений и специалисты делопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. 3.3. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. 3.4. Временное изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения) с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причины выдачи подлинника. 3.5. Копии документов, находящихся в делах организации, выдаются сторонним организациям только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения). 3.6. Уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, производится архивом организации в установленном порядке. Самовольное уничтожение служебных документов в структурных подразделениях организации запрещается. 3.7. Специалисты структурных подразделений организации несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с ними.

4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

4.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив (дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству, а также разделов 1 и 2 настоящего Порядка, составляются описи дел (приложение 4). 4.2. Описи дел составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела временного хранения; - дела по личному составу. 4.3. Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Каждое дело (том) вносится под самостоятельным порядковым номером. 4.4. В организации, в каждом структурном подразделении, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. 4.5. При внесении в опись нескольких томов одного дела пишется полностью заголовок первого тома, а все остальные тома обозначаются словами «То же» + номер тома. При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела). На каждом новом листе в описи заголовок воспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то номер тома не указывается в описи. 4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии с номенклатурой дел в организации. 4.7. В опись дел делопроизводственной службы организации после заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие и исходящие документы. 4.8. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации. 4.9. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываются руководителем организации, составителем описи (специалистом делопроизводственной службы) и заведующим архивом организации. 4.10. Один экземпляр описи передается с делами в архив организации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственной службы организации, ответственного за делопроизводство. 4.11. Графа «Примечание» используется для проставления отметок о приеме дел, особенности их физического состояния, о наличии копий и т.д.

5. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

5.1. В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям (раздел 4 настоящего Порядка). 5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством. 5.3. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. 5.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка. 5.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. 5.6. Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке. 5.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный документ - это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение. Архивы организаций осуществляют прим электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать. 6.2. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба. 6.3. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются: - наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи; - обеспечение доступа к информации по установленным категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм); - обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих их утрату или искажение. Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение. 6.4. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы. На начальном этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов. Экспертиза электронных документов проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется в комплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой состав документов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования к жизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценка технического состояния документов. Отбор электронных документов производится на основе «Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельности организаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированная база данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения. 6.5. Электронные документы поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных (БД), объем документа (для БД также количество записей). Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных документов. 6.6. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов: - запись на машинные носители (при необходимости - перезапись на новые носители); - проверка технического состояния; - подготовка сопроводительной документации (сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения сохранности и использования электронных документов); - непосредственная передача электронных документов в архив организации. 6.7. Сроки временного архивного хранения электронных документов государственной части архивного фонда Российской Федерации в организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи. Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов дела

№ ________________

	Заголовок документа	Дата документа	Индекс документа	Номера листов дела

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись расшифровка документов дела подпись подписи Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение 2

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______

В деле подшито и пронумеровано _______________ ____________________________________________ (цифрами и прописью) листа(ов), в том числе: литерные листы ______________________________ пропущенные номера __________________________ + _________________ листа(ов) внутренней описи. Наименование должности лица, расшифровка составившего лист-заверитель дела подпись подписи Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Приложение 3

______________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения организации)

_______________________________________________________________________

(наименование отдела)

Опись ______ Ед. хр. ______

ДЕЛО № _____

Том № _________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Начато _____________ г.

Окончено ___________ г.

На ________________ л.

Хранить __________ лет

Форма А4 (210х297 мм)

Форма обложки дела

Приложение 4

ОПИСЬ
документальных материалов ______________________________хранения

(постоянного, временного)

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(отдела, управления)

за _______ год

	Индексы дел	Заголовки единиц хранения (дел)	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хран. и № статьи перечня	Примечание

Всего сдано __________________________ дел (цифрами и прописью) Начальник отдела подпись расшифровка подписи Сдал: наименование должности лица, расшифровка составившего опись подпись подписи Принял: заведующий архивом подпись расшифровка подписи

Формат А4 (210х297 мм)

Форма описи дел отделов

1. Формирование дел. 1 1.1. Основные требования к формированию дел. 1 1.2. Группировка различных категорий документов. 2 2. Оформление дел. 2 2.1. Основные требования к оформлению дел. 2 2.2. Подшивка (переплет) документов в деле. 3 2.3. Нумерация листов в деле. 3 2.4. Составление внутренней описи. 3 2.5. Составление листа-заверителя дела. 4 2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения. 4 3. Оперативное хранение документов. 5 4. Составление и оформление описей дел. 5 5. Передача дел в архив организации. 6 6. Работа с электронными документами. 7 Приложение 1 Ф орма внутренней описи документов дела. 9 Приложение 2 Ф орма листа-заверителя дела. 9 Приложение 3 Ф орма обложки дела. 9 Приложение 4 Ф орма описи дел отделов. 10

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. формирование дел

1.1 Признаки формирования дел

1.2 Правила формирования дел

1.3 Принципы расположения документов в деле

1.4 Особенности систематизации в дела отдельных видов документов.

2.1 Оформление реквизита «Заключительная форма вежливости» в письме иностранному корреспонденту

2.2 Оформление реквизита «Подпись» в письме иностранному корреспонденту

2.3 Особенность оформления отметки о наличии приложений для распорядительных документов и протоколов

2.4 Способы изготовления бланков документов

3.1 Виды гражданско-правовых договоров

3.3 Реквизиты, формы и содержание договоров

4. СТУДЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

5.1 Приказ по основной деятельности

5.2 Приказ по личному составу

8. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

9. ПЕРЕПИСКА С ИНОСТРАННЫМ КОРРЕСПОНДЕНТОМ

1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формированием дел называется группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

v раскладка документов по папкам (делам) и подшивка документов;

v расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

v оформление дела.

Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки -- только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Следует различать понятия «формирование дела» и «оформление дела». Оформление дела -- это определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению.

В архив организации документы сдаются в составе оформленных дел.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. Как правило, в крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих службы делопроизводства, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение и формирование дел исполнителями. Периодический контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

1.1 Признаки формирования дел

1) Номинальный признак - в дело включают документы, имеющие одно и то же название вида или разновидности (акты списания материальных ценностей, протоколы производственных совещаний).

2) Предметно-вопросный признак - в дело объединяют документы одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание (документы об изменении финансовых планов (справки, поручения, обоснования, ведомости)).

4) Хронологический признак - в деле формируют документы за определенный период (планы капитальных вложений за 2014 год).

5) Корреспондентский признак - в деле объединяют переписку с одним или несколькими корреспондентами (переписка с ПО «Радуга» о поставке продукции; переписка с местными органами государственного управления о порядке осуществления арендных отношений; переписка o кредитных операциях).

6) Географический признак - в одном деле переписки или другой группы документов формируют авторов, корреспондентов, которые связаны с определенной территорией (договоры о долгосрочных финансовых вложениях в местную промышленность Минской области).

7) Смешанный признак - включает в себя два или более из вышеперечисленных признаков (переписка с филиалом производственного объединения в г. Бобруйске об обосновании цен и тарифов).

Формирование дел предполагает соблюдение ряда правил. Каждое дело должно содержать только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры дел является включение в нее всех документов организации (структурного подразделения). Если в течение года в организации возникают документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела, /(ля этого в номенклатуре дел принято оставлять резервные номера, под которыми проводится формирование тех документов, которые не могли быть учтены при ее составлении.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документа в дело. Запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность их оформления - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и об исполнении.

Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела.

Документы постоянного и временного срока хранения также формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила принято формировать в отдельные дела подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения.

Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же документа: это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых материалов. Исключение могут составлять лишь те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30--40 мм), иначе оно будет неудобно в пользовании и возникнет необходимость в делении его на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один большой заголовок и указание на номер тома.

Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы но вопросам, не решенным в течение одного года, а также учебная документация (формируется в пределах учебного года) и личные дела -- в течение всех лет работы.

Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов зависит скорость их поиска во время оперативного хранения, получение информации о порядке решения того или иного вопроса. Кроме того, от соблюдения требований к систематизации документов внутри дела зависит объем информации о ходе и решении отдельных вопросов. Разобщение взаимосвязанных документов по разным делам осложнит поиск необходимой информации.

1.2 П равила формирования дел

1. Следует помещать в дело те документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

2. В дело должны подшиваться только исполненные документы

3. Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса.

4. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела.

5. В дело помещается только по одному экземпляру каждого документа.

6. В деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм.

7. В дело включаются документы только одного делопроизводственного (календарного) года.

8. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.

9. Документы должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами (СТБ 6.38-2004).

1.3 Принципы расположения документов в деле

формирование дело бланк документ

1. Вопросно-логический. Документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса.

2. Хронологический. В дело формируют документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц). Как правило, в деле группируют документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел.

3. Нумерационный. Используется в случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.).

4. Алфавитный. Документы в деле группируются в алфавитном порядке, по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др.

5. Комбинированный. Включает в себя два или более из вышеперечисленных принципов.

1.4 Особенности систематизации в дела отдельных видов документов

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам в хронологическом порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные дела, если они не являются приложениями к утвердившим их распорядительным документам.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы по личному составу делятся на две группы:

v о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках - срок хранения 3 года;

v о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках - срок хранения 75 лет.

Протоколы собраний (конференций), заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в хронологическом порядке вместе с приложениями (доклады, проекты решений).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, титульные списки и другие документы, подготовка которых требует предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2001 г., составленный в 2000 г., и отчет за 2001 г., составленный в 2002 г., должны быть отнесены к 2001 г.

При формировании дел с перепиской за документом-запросом помещается документ-ответ.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений). Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению хранятся постоянно и группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам, которые хранятся в течение 5 лет.

2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

2.1 Оформление реквизита «Заключительная форма вежливости» в письме иностранному корреспонденту

В качестве заключительной формулы вежливости в письмах к организациям используются:

С уважением (Yours faithfully; Faithfully yours);

Искренне Ваш (Yours truly; Truly yours);

Наилучшие пожелания (Yours very truly; Best wishes).

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Hope Yours sincerely

Dear Mark Best wishes

В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

2.2 Оформление реквизита «Подпись» в письме иностранному корреспонденту

В письмах иностранных корреспондентов подпись ставится обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилию лица, подписавшего документ, размещают под личной подписью, а затем указывают должность:

Yours sincerely

. . . (signature)

Mr. J. Hill

Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства:

Yours faithfully

. . . (signature)

For the Manager K. Trapper

Перед подписью может стоять отметка р.р. -- «за» и «от имени» или Per pro -- «по доверенности» (от лат. «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

2.3 Особенность оформления отметки о наличии приложений для распорядительных документов и протоколов

Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.

Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие. если документ содержит приложения, на которые отсутствуют ссылки в тексте, их названия необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Особенностью протокола является то, что он по своей сути представляет собой распорядительный документ, так как отражает принятые в ходе обсуждения решения или поручения, требующие исполнения.

В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.

2.4 Способы изготовления бланков документов

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов и изображением Государственного герба Республики Беларусь. В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь, должны изготавливаться исключительно типографическим способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

3. ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВОЙ ДОГОВОР (В.А.БРАТАШ)

3.1 Виды гражданско-правовых договоров

Гражданско-правовые договоры по критерию "предмет договора" можно разделить на три основные группы:

v договор на выполнение работ;

v договор на оказание услуг;

v договор на создание объектов интеллектуальной собственности.

Рассмотрим, в чем заключается различие между названными группами гражданско-правовых договоров.

Согласно п. 1 и 2 ст. 30 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК) работой признается деятельность, результаты которой имеют материальное выражение и могут быть реализованы для удовлетворения потребностей организации и (или) физических лиц, а услугой признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности.

Из приведенных понятий следует, что если гражданин на основании гражданско-правового договора привлекается к деятельности, результаты которой должны реализоваться в материальных объектах, то в данном случае с гражданином должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение работ, который по своей сущности является договором подряда.

Если же гражданин на основании гражданско-правового договора привлекается к деятельности, результаты которой не имеют материального выражения, то с гражданином заключается гражданско-правовой договор на оказание услуг.

В соответствии со ст. 980 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК) объектами интеллектуальной собственности являются: произведения науки, литературы и искусства; исполнения, фонограммы и передачи организаций вещания; изобретения, полезные модели, промышленные образцы; селекционные достижения; топологии интегральных микросхем и др. Правоотношения, вытекающие из таких договоров, регулируются, в частности, разделом V ГК.

В соответствии с требованиями Указа Президента Республики Беларусь от 06.07.2005 N 314 "О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам" (далее - Указ N 314) гражданско-правовой договор в обязательном порядке должен содержать следующие условия:

§ порядок расчета сторон по гражданско-правовым договорам, включая суммы, подлежащие выплате;

§ обязательство заказчика - юридического лица или индивидуального предпринимателя, предоставляющего работу гражданам по гражданско-правовым договорам, по уплате за них в установленном порядке обязательных страховых взносов на государственное социальное страхование в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь;

§ обязательства сторон по обеспечению безопасных условий работы исходя из обязанностей сторон гражданско-правового договора, перечисленных в подп. 1.3 и 1.4 п. 1 Указа N 314, и ответственность за их невыполнение;

§ основания досрочного расторжения гражданско-правового договора;

§ ответственность за неисполнение заказчиком обязательств по оплате выполненной работы, оказанной услуги либо созданного объекта интеллектуальной собственности в виде неустойки в размере не менее 0,15% невыплаченной суммы за каждый день просрочки.

В соответствии со ст. 9.25 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях нарушение заказчиком указанных требований заключения гражданско-правового договора влечет на него наложение штрафа в размере 10% от суммы договора, а при невозможности ее установления - до 15 базовых величин.

Согласно подп. 1.3 п. 1 Указа N 314 установлено, что заказчик, исходя из вида гражданско-правового договора, обязан:

v предоставлять при необходимости места для выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности по гражданско-правовому договору, соответствующие правилам охраны труда и требованиям техники безопасности;

v осуществлять подготовку (обучение), инструктаж, повышение квалификации и проверку знаний граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, по вопросам безопасных условий выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности либо требовать документы, подтверждающие прохождение ими подготовки (обучения), инструктажа, медицинского осмотра, если это необходимо для выполнения соответствующих видов работ;

v не допускать (отстранять) к выполнению работ, оказанию услуг, созданию объектов интеллектуальной собственности в соответствующий день граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам в местах, предоставленных заказчиком, появившихся на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также в состоянии, связанном с болезнью, препятствующем выполнению работы;

v обеспечивать беспрепятственный допуск представителей государственных органов и иных организаций, в компетенцию которых входит осуществление проверок и контроля за соблюдением законодательства, в т.ч. проверок условий выполнения работ, оказания услуг, создания объектов интеллектуальной собственности, а также представлять информацию, необходимую для проведения контрольных мероприятий;

v расследовать либо принимать участие в расследовании несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в порядке, определенном законодательством.

Кроме того, подпунктом 1.4 пункта 1 Указа N 314 установлен ряд требований и к гражданам, выполняющим работу по гражданско-правовому договору. Граждане, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, с учетом вида гражданско-правового договора обязаны:

v соблюдать соответствующие инструкции, правила и другие нормативные правовые акты, устанавливающие требования к безопасным условиям выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности, безопасной эксплуатации машин, оборудования и других средств производства, а также правила поведения на территории, в производственных, вспомогательных и бытовых помещениях организации;

v использовать средства индивидуальной защиты;

v проходить в установленном порядке подготовку (обучение), инструктаж, повышение квалификации, проверку знаний по вопросам безопасных условий выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности и медицинские осмотры.

3. 3 Реквизиты, формы и содержание договоров

Гражданско-правовой договор заключается с соблюдением простой письменной формы договора - в виде единого документа, подписанного двумя его сторонами - заказчиком и исполнителем. Со стороны заказчика гражданско-правовой договор подписывается руководителем или уполномоченным им лицом.

Образец договора

ДОГОВОР ПОДРЯДА N _______ (с физическим лицом) г.________________ "___" ________________ ____ г. В дальнейшем именуемое "Заказчик", в лице ______________, действующего на основании ________________, с одной стороны, и гражданин Республики Беларусь ______________, проживающий по адресу: _______________, в дальнейшем именуемый "Подрядчик", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1. Подрядчик обязуется выполнить по заданию Заказчика следующую работу: - ___________________________________________; - ___________________________________________ и сдать результат Заказчику по Акту сдачи-приемки в установленный настоящим договором срок, а Заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы). Все работы производятся в помещении Заказчика по адресу: _______________. 2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН 2.1. Заказчик имеет право: 2.1.1. проверять ход и качество работы, выполняемой Подрядчиком, не вмешиваясь в его деятельность; 2.1.2. если Подрядчик не приступает своевременно к исполнению договора подряда или выполняет работу настолько медленно, что окончание ее к сроку становится явно невозможным, Заказчик вправе отказаться от исполнения договора и потребовать возмещения убытков; 2.1.3. если во время выполнения работы станет очевидным, что она не будет выполнена надлежащим образом, Заказчик вправе назначить Подрядчику разумный срок для устранения недостатков и при неисполнении Подрядчиком в назначенный срок этого требования отказаться от договора либо поручить исправление работы другому лицу за счет Подрядчика, а также потребовать возмещения убытков; 2.1.4. Заказчик может в любое время до сдачи ему работы отказаться от договора подряда, уплатив Подрядчику часть установленной цены за работу, выполненную до получения уведомления об отказе Заказчика от договора. Заказчик также обязан возместить Подрядчику убытки, причиненные прекращением договора, в пределах разницы между частью цены, выплаченной за выполненную работу, и ценой, определенной за всю работу. 2.2. Заказчик обязан: 2.2.1. оказывать содействие Подрядчику в выполнении работы, в том числе предоставить место для выполнения работ по настоящему договору, соответствующее правилам охраны труда и требованиям техники безопасности; 2.2.2. в порядке и сроки, установленные настоящим договором, с участием Подрядчика осмотреть и принять результат выполненной работы, а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе немедленно заявить об этом Подрядчику; 2.2.3. осуществлять инструктаж Подрядчика по вопросам безопасных условий выполнения работ (при необходимости - проверку знаний); 2.2.4. обеспечить Подрядчику безопасные условия труда и уплачивать взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие "Белгосстрах"; 2.2.5. не допускать (отстранять) к выполнению работ в соответствующий день Подрядчика в месте, предоставленном Заказчиком, появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также в состоянии, связанном с болезнью, препятствующем выполнению работы; 2.2.6. обеспечивать беспрепятственный допуск представителей государственных органов и иных организаций, в компетенцию которых входит осуществление проверок и контроля за соблюдением законодательства, в том числе проверок условий выполнения работ, а также представлять информацию, необходимую для проведения контрольных мероприятий; 2.2.7. расследовать либо принимать участие в расследовании несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в порядке, определенном законодательством; 2.2.8. уплачивать страховые взносы на государственное социальное страхование; 2.2.9. оплатить установленную настоящим договором цену работы в порядке и сроки, определенные в настоящем договоре. 2.3. Подрядчик имеет право: 2.3.1. самостоятельно определять способы выполнения задания Заказчика; 2.3.2. отказаться от исполнения настоящего договора полностью или частично в случае, если Заказчиком не созданы или ненадлежащим образом созданы условия, предусмотренные гражданско-правовым договором для безопасного выполнения работ; 2.3.3. получить оплату за качественно и в срок выполненную работу в сумме, порядке и сроки, оговоренные настоящим договором. 2.4. Подрядчик обязан: 2.4.1. выполнить работу лично; 2.4.2. немедленно предупредить Заказчика и до получения от него указаний приостановить работу при обнаружении: Возможных неблагоприятных для Заказчика и (или) Подрядчика последствий выполнения его указаний о способе исполнения работы; Иных независящих от Подрядчика обстоятельств, которые грозят годности или прочности результатов выполняемой работы либо создают невозможность ее завершения в срок; 2.4.3. соблюдать соответствующие инструкции, правила и другие нормативные правовые акты, устанавливающие требования к безопасным условиям выполнения работ, безопасной эксплуатации машин, оборудования и других средств производства, а также правила поведения на территории, в производственных, вспомогательных и бытовых помещениях Заказчика; 2.4.4. проходить в установленном порядке инструктаж, проверку знаний по вопросам безопасных условий выполнения работ, медицинские осмотры (при необходимости указать - использовать средства индивидуальной защиты). 3. ПОРЯДОК И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ 3.1. Работа выполняется ______________________ (из материалов Заказчика / иждивением Подрядчика). 3.2. Сроки выполнения Подрядчиком работы: Начало выполнения работы: __________ г. Окончание выполнения работы: __________ г. 4. ЦЕНА РАБОТЫ, ПОРЯДОК И СРОКИ ОПЛАТЫ 4.1. Цена работы составляет ___________ белорусских рублей, в том числе подоходный налог в сумме _____, обязательные страховые взносы на государственное пенсионное страхование в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты (далее - ФСЗН) (1%) в сумме ____________. 4.2. Заказчик производит удержание и перечисление указанных в п. 4.1 сумм налога и взносов в ФСЗН в порядке и сроки, установленные законодательством Республики Беларусь. 4.3. Заказчик выплачивает Подрядчику обусловленную цену работы за вычетом установленных п. 4.1 настоящего договора сумм подоходного налога и взносов в ФСЗН не позднее, чем в _________-дневный срок, следующий за днем окончательной сдачи Подрядчиком результатов работы по Акту сдачи-приемки, при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок. (В договоре допускается предусмотреть возможность выплаты Подрядчику аванса.) 4.4. Оплата работы производится в кассе Заказчика по адресу: ________________________________________ (или указать иной способ выплаты). 5. КАЧЕСТВО РАБОТЫ 5.1. Качество выполненной Подрядчиком работы должно соответствовать требованиям, обычно предъявляемым к работам соответствующего рода (или указать о соответствии требованиям ГОСТ, СТБ и т.п.) 5.2. В случаях, когда работа выполнена Подрядчиком с недостатками, которые делают результат работы непригодным для обычного использования, Заказчик вправе по своему выбору потребовать от Подрядчика: Безвозмездного устранения недостатков в разумный срок; Соразмерного уменьшения установленной за работу цены. 5.3. Подрядчик вправе вместо устранения недостатков, за которые он отвечает, безвозмездно выполнить работу заново с возмещением Заказчику причиненных просрочкой исполнения убытков. 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН 6.1. За неисполнение Заказчиком обязательств по оплате выполненной работы Заказчик уплачивает Подрядчику неустойку в размере 0,15 процента невыплаченной суммы за каждый день просрочки. 6.2. За неисполнение Подрядчиком определенных настоящим договором сроков выполнения работы Подрядчик уплачивает Заказчику неустойку в размере ________ процента от суммы настоящего договора за каждый день просрочки. 7. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА. ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА 7.1. Настоящий Договор заключен на срок до __________ г. 7.2. Стороны могут досрочно прекратить действие настоящего Договора в следующих случаях: 7.2.1. по соглашению Сторон - в любое время; 7.2.2. по инициативе одной Стороны - в случаях, установленных законодательством Республики Беларусь и п. 2 настоящего договора. 7.3. Настоящий Договор может быть изменен только по обоюдному согласию Сторон. Все изменения и дополнения к Договору оформляются в письменном виде. 8. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 8.1. Во всем остальном, что не урегулировано настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством Республики Беларусь. 8.2. Ни одна из сторон не имеет права передать третьему лицу свои права и обязательства по настоящему договору без письменного согласия другой стороны. 8.3 Настоящий договор составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон. АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН ЗАКАЗЧИК ПОДРЯДЧИК Наименование Отчество Банковские реквизиты Паспортные данные Страховой номер согласно страховому свидетельству Тел. (факс) От имени Заказчика Подрядчик (подпись) (И.О.Фамилия) (подпись) (И.О.Фамилия)

4. СТУДЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Прошу разрешить мне в связи с семейными обстоятельствами приступить к досрочной сдаче сессии с 11.01.2016.

В дело 03-13/3

(подпись)

5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

5.1 П риказ по основной деятельности

О конфиденциальности

В целях предотвращения нанесения возможного экономического ущерба предприятию со стороны юридических и физических лиц, путем безвозмездного присвоения информации, носящей конфиденциальный характер, находящейся в персональных компьютерах сотрудников

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Запретить допуск к работе на компьютерах лиц, не являющихся сотрудникам предприятия.

2. Запретить передачу информации, полученной в результате производственной деятельности, лицам и организациям, не связанным прямимы служебными контактами или договорными отношениями.

3. За нарушение приказа установить меру дисциплинарной или материальной ответственности виновных лиц в порядке, установленном действующим законодательством.

4. Руководителям структурных подразделений довести положения приказа до всех сотрудников предприятия.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Петрова П.П.

Генеральный директор (подпись) И.И. Иванов

Начальник

отдела кадров

(подпись) В.Н. Балашов

04.01.2016

Начальник

юридической службы

(подпись) Е.Г. Комоцкая

04.01.2016

В дело 06-03

(подпись)

04.01.2016

5.2 П риказ по личному составу

Открытое акционерное общество

«Журавушка»

ПРИКАЗ

01.09.2015 № 50-к

г. Минск

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

ЖУЛЕКО Василину Сергеевну, с 01.09.2015 временным работником, ч. 2 ст. 292 Трудового кодекса Республики Беларусь, на должность менеджера отдела планирования производства по контракту сроком на 3 (три) месяца с 01.09.2015 по 30.11.2015 с окладом 4 800 000 (четыре миллиона восемьсот тысяч) рублей.

Основание: 1. Заявление Жулеко В.С. от 31.08.2015.

2. Контракт от 01.09.2015 № 66.

2. ПРЕДОСТАВИТЬ:

КАРПОВОЙ Людмиле Юрьевне, дизайнеру отдела маркетинга, социальный отпуск без сохранения заработной платы в количестве 5 календарных дней с 02.09.2015 по 06.09.2015 в связи с регистрацией брака, ст. 190 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Основание: 1. Заявление Карповой Л.Ю. от 31.08.2015.

2. Справка отдела ЗАГС.

3. УВОЛИТЬ:

БЕТГЕР Владимира Николаевича, менеджера по персоналу, 05.09.2015 в связи с несоответствием занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, препятствующей продолжению данной работы, п. 3 ст. 42 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Основание: 1. Решение аттестационной комиссии.

2. Заявление Бетгер В.Н. от 31.08.2015 об отказе от перевода на другую работу.

Директор ОАО (подпись) И.И. Иванов

Начальник отдела кадров

(подпись) В.Н. Балашов

01.09.2015

В дело 03-06

(подпись) П.А. Антипенко

05.09.2015

Формулировка записи в трудовую книжку

1. О приеме Жулеко В.С.

Звесткi аб рабоце Сведения о работе
Нумар запiсу Номер записи
	чысло число	месяц месяц	год год
				Открытое акционерное
				общество «Журавушка»
				Принята временным
				работником на должность
				менеджера отдела
				планирования производства
				по контракту

2. Об увольнении Бетгер В.Н.

Звесткi аб рабоце Сведения о работе
Нумар запiсу Номер записи		Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)
	чысло число	месяц месяц	год год
				Уволен в связи с
				несоответствием занимаемой
				должности вследствие
				недостаточной
				квалификации,
				препятствующей
				продолжению данной работы
				п. 3 ст. 42 Трудового кодекса
				Республики Беларусь
				Начальник В.Н.Балашов
				отдела (подпись)

6. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦТОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Ермаченок Ольга Анатольевна, руководитель группы маркетинговых исследований, не составила техническое задание, не обеспечила обработку анкетных данных от потребителей, не осуществила контроль за соблюдением сроков исследований, тем самым график проведения маркетинговых исследований был нарушен.

Приложение: график проведения маркетинговых исследований.

Начальник отдела (подпись) Е.Г. Комоцкая

В дело 03-09/2

(подпись)

7. ДОКУМЕНТЫ, ВХОДЯЩИЕ В СОСТАВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Сведения об образовании и специальности дополнены на основании Диплома М № 227348, выданного 29.06.2019 г. Учреждением образования «Белорусский государственный экономический университет» Инспектор по кадрам А.П.Салей	ПРАЦОЎНАЯ КНIЖКА ТРУДОВАЯ КНИЖКА ПК № 1185911
	Прозвiшча
		Анжелика
	Iмя па бацьку
	Отчество	Геннадьевна
	Дата нараджэння
	Дата рождения
	Адукацыя
	Образование	среднее специальное,
	Прафесiя, спецыяльнасць
	Профессия, специальность	экономист
	Дата запаўнення
	Дата заполнения
	Подпiс уладальнiка кнiжкi
	Подпись владельца книжки
	Подпiс асобы, якая адказна за выдачу працоўнай кнiжкi
	Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки
	Салей М.П. (разборлiва, разборчиво)

Звесткi аб рабоце Сведения о работе
Нумар запiсу Номер записи		Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)
	чысло число	месяц месяц	год год
				Открытое акционерное общество «БПС-сбербанк»
				Принята на должность специалиста по
				операционно-кассовой работе
				по контракту
				Переведена на должность начальника	Приказ от
				отдела розничного бизнеса	30.09.2019 № 674-к

8. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Таварыства з дадатковай адказнасцю «Экстат» (ТДА «Алмаз») вул. Я. Коласа, 72, 220003 г. Мінск, Рэспубліка Беларусь Тэл. / факс 225 20 20 E - mail: [email protected] Р / с 3012000000009 у філіяле № 504 « АСБ Беларусбанк » ААТ г. Минскa МФА 153001623 , код 524 УНП 191126943 04.01.2016 № 02-10/3 О представлении информации	Общество с дополнительной ответственностью «Экстат» (ОДО «Алмаз») ул. Я. Колоса, 72, 220003 г. Минск, Республика Беларусь Тел. / факс 225 20 20 E-mail: [email protected] Р/с 3012000000009 в филиале № 504 «АСБ Беларусбанк» ОАО г. Минскa МФО 153001623, код 524 УНП 191126943 Директору ООО «Кварц» Иванову И.И. ул. Ленина, 46, 220340, г.Минск Петрову П.П. Подготовить ответ до 06.01.2016 (подпись Иванова И.И.)

Уважаемый Иван Иванович!

Мы очень заинтересованы Вашей электронной системой управления. Поэтому хотим уточнить: по какой цене и на каких условиях Вы бы могли поставить данную электронную систему управления со всеми принадлежностями. Надеемся на плодотворное сотрудничество!

Директор ОДО (подпись) А.Г. Хлуд

5 Ковган К.Б. 254 87 94

БК 04.01.2016 Let. 2-13/111

В дело 06-11

Подготовлен ответ

№ 12-10/2 от 06.01.2016

(подпись) А.В. Бобров

9. ПЕРЕПИСКА С ИНОСТРАННЫМ КОРРЕСПОНДЕНТОМ

THE VICING PRESS INC.,

Madison Avenue 625, New York 10022, USA.

Tel. 2 400 123456, Fax.2 400 123457

Your ref. BS/IL/854.

Our ref. LM/UO/321

04 January 2015

Likin Company

31 Mira Street, 170098

Minsk, Belarus

Уважаемые господа,

мы хотим сообщить вам, что, несмотря на то, что наша сторона делает все возможное для успешного выполнения своих обязательств по контракту № 666, ход выполнения работ вызывает у нас некоторую озабоченность.

Практика строительства показала, что местные субподрядные фирмы, приглашенные по вашей рекомендации, не в состоянии выполнять строительные работы качественно и в срок.

Отрицательно сказывается на ходе выполнения работ и тот факт, что оборудование и строительные материалы, которые ваша фирма обязалась поставить, до сих пор не представлены вашей стороной.

Понимая, что только строгое выполнение обязательств обеими сторонами позволит успешно и вовремя закончить строительство, просим вас внимательно изучить это письмо и принять необходимые меры.

С уважением, Angelika Khlud

Direkto.

Приложение: список оборудования и материалов.

10. ОРГАНИЗАЦИЯ И АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Ин-декс дела	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Коли-чество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню	Примечания
	1. Руководство
	Приказы по административно-хозяйственным вопросам		5 л., ст. 19.2.	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
	Учредительные документы		10 л., ст. 21	После ликвидации организации
	Штатное расписание предприятия		10 л., ст. 30.
	Документы о результатах проведения проверок, мониторингов (требования (предписания) об устранении нарушений, акты (справки), жалобы, объяснительные записки, переписка и др.)		5 л., ст. 222	При условии проведения следующей проверки, мониторинга. Проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, - после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства

Зав. канцелярией

04.01.2016 (подпись) Л.В. Ластовская

Зав. архивом

04.01.2016 (подпись) З.Г. Серая

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам: Указ Президента Республики Беларусь от 06.07.2005 г. № 314 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь - 2005. - № 107, 1/6603.

2. Гражданский кодекс Республики Беларусь: принят Палатой представителей 7 декабря 1998 г: одобр. Советом Респ. 19 ноября 1998 г. : текст Кодекса по состоянию на 29 октября 2015 г. - Минск: Национальный центр правовой информации Республики Беларусь, 1998 - № 218-З.

3. Налоговый кодекс Республики Беларусь (Особенная часть): принят Палатой представителей 11 декабря 2009 г. : одобр. Советом Респ. 19 декабря 2009 г. : текст Кодекса по состоянию на 30 декабря 2014 г. - Минск: Амалфея, 2014. - 352 с.

4. Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях: принят Палатой представителей 17 декабря 2002 г. : одобрен Советом Республики 3 апреля 2003 г. : текст по состоянию на 15 июля 2008 г. // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. - 2007. - № 263, 2/1376.

5. Паневчик, В. В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учебное пособие для студентов учреждений, обеспечивающих получение высшего образования по экономическим специальностям / В. В. Паневчик, В. В. Акулич, С. В. Некраха; [под редакцией В. В. Паневчика]. - Минск: БГЭУ, 2008. - 318 с.

6. Справочная правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр». - Минск, 1998. - Режим доступа: http://www.consultant.by. - Дата доступа: 24.12.2015.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

курсовая работа , добавлен 29.10.2014


Особенности формирования дел в учреждении, основные признаки их заведения. Принципы расположения документов в открытом деле. Систематизация в делах отдельных видов документов. Общие требования к оформлению дел, нумерация их листов, оформление обложки.

курсовая работа , добавлен 05.04.2015


Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

контрольная работа , добавлен 26.05.2013


контрольная работа , добавлен 27.10.2014


Правила оформления реквизитов различных видов документов. Виды бланков, разрабатываемых в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь. Оформление отдельных видов документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, письмо.

контрольная работа , добавлен 16.03.2015


Общие понятия о распорядительных документах. Основные требования к ведению распорядительных документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-сибирском управлении Ростехнадзора (постановление, приказ, распоряжение).

контрольная работа , добавлен 21.10.2010


Изучение понятия и сущности распорядительных документов, их соответствие с нормативно–правовыми актами. Основые правила составления постановления, распоряжения, решения, приказа. Виды актов и особенности их оформления. Рассмотрение примера телеграммы.

контрольная работа , добавлен 24.03.2014


Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.

курсовая работа , добавлен 22.12.2010


Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.

курсовая работа , добавлен 09.11.2012


Понятие функции официальных документов, их разновидности и содержание. Состав обязательных реквизитов. Структура бланков документов. Основные стандарты, отражающие общие требования к составлению и оформлению наиболее распространенных документов.