Какие документы по госзакупкам надо хранить постоянно. Минэкономразвитие разъясняет как правильно устанавливать сроки хранения для конкурсной и аукционной документации

Все документы, которые используются для проведения тендера, хранятся по определенным правилам. Эти правила регулируются Федеральным законом №44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 5 апреля 2013 года.

Хранение документации по закупкам

Заказчик обязан обеспечивать сохранность, неприкосновенность и конфиденциальность поданных документов до момента вскрытия конвертов или открытия доступа к заявкам в электронном виде.

Заявки на участие в тендере принимаются в запечатанном конверте, который вскрывается тендерной комиссией только после окончания приема заявок, в день начала торгов.

Ответственность за это несут лица, осуществляющие хранение заявок: конверты НЕ должны быть повреждены, а доступ к заявкам в электронной форме НЕ должен быть открыт.

Все данные о поступивших заявках оформляются в виде протокола, где содержится полная информация об условиях, месте, дате и времени их оценки. Также оформляется протокол о результатах, который подписывают все члены тендерной комиссии, в течение дня после окончания оценки заявок.

Один его экземпляр хранится у заказчика или уполномоченного органа, а другой отдается представителю компании-победителя.

Срок хранения документов по 44 ФЗ после окончания конкурса

В соответствии со ст. 273 приказа Министерства культуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов» документацию по торгам нужно хранить в течение 5 лет. Документы по крупным поставкам - постоянно, то есть не меньше 10 лет.

Федеральный закон №44 устанавливает другой срок хранения тендерной документации. Согласно ему, все протоколы, составленные в процессе проведения тендера, другая документация и аудиозаписи хранятся заказчиком или уполномоченным органом не меньше 3 лет.

По правилам, Федеральный закон имеет преимущество перед постановлением Министерства.

ООО МКК "РусТендер"

Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника — сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

Договоры - это именно те документы, которые подтверждают ваши взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, будь то поставка канцтоваров или приобретение предприятия. Поэтому и в случае проверки вашей организации компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров в соответствии с п. 1 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» предоставление оригинала договора является обязательным! А раз так, то и определение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится не просто важным, а очень важным вопросом в деятельности любой организации. И преждевременное уничтожение договоров, даже если оно организовано «по всем правилам» архивного дела, может иметь весьма непредсказуемые последствия для вашей организации.

Нормативная база

В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:

постоянный;
временный (свыше 10 лет);
временный (до 10 лет включительно).

Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.

Типовые и ведомственные перечни применяются:

при определении состава и сроков хранения архивных документов, при составлении номенклатур дел и формировании документов в дела;
при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.

Перечни являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

В настоящее время при составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров мы используем следующие утвержденные типовые перечни:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень 1), приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения , утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 (далее - Перечень 2). Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

Сразу же сделаем оговорку по поводу использования Перечня 1 акционерными обществами .

В соответствии с п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг». На сегодняшний день документом, устанавливающим такой порядок, является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Данным постановлением предусмотрено, что сроки хранения документов, подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе, а также внутренние документы общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000. Как видим, документ содержит ссылку на конкретный Перечень, который в настоящее время утратил силу (см. приказ Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 63). Мнения о том, какой же перечень использовать акционерным обществам, разнятся.

Одна из точек зрения, а именно - необходимость использования старого Перечня, высказана членом Гильдии Управляющих Документацией Натальей Храмцовской в статье «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов».

Статью Натальи Храмцовской «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов » читайте в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 1’ 2011

Вторая точка зрения - использование акционерным обществом нового Перечня - подтверждается ответом от 25.11.2010 на запрос в Минфин России, подготовленным сотрудником Минфина Е.В. Сосновым (опубликовано в справочной системе «Консультант Плюс»). Вопрос касался необходимости предоставления договора акционеру. В ответе Е.В. Соснов указывает, что договор должен быть представлен акционеру в том случае, если срок хранения его не истек. При этом отмечается, что прежний Перечень утратил силу и следует руководствоваться новым Перечнем.

Какие-либо комментарии со стороны федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг по данному вопросу в настоящее время отсутствуют!

Статью Натальи Храмцовской «Арбитражная практика: так каким же перечнем пользоваться акционерным обществам? » читайте в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 3’ 2011

Перечень 1 вступил в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 20.09.2010 № 38. А это значит, что те, кто составлял номенклатуру дел на 2011 год, имели возможность не просто ознакомиться, но и детально изучить новый Перечень. На мой взгляд, он вызывает ряд вопросов по срокам хранения договоров и документов, связанных с заключением и исполнением договоров, получить однозначный ответ на которые не представляется возможным. Но не будем забегать вперед. Постараюсь дать максимум ответов, задав минимум риторических вопросов.

... по Перечню типовых управленческих архивных документов

При использовании Перечня 1 следует четко разграничить две категории организаций:

являющихся источниками комплектования государственных архивов;
не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Временные сроки хранения договоров, указанные в Перечне 1, применяются всеми организациями.

А вот организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения. Его они вправе сократить, храня такие документы не менее 10 лет.

Уменьшение остальных сроков хранения документов (в т.ч. и договоров), установленных Перечнем 1, недопустимо. Увеличение сроков хранения возможно в тех случаях, когда это вызвано интересами конкретной организации.

Чтобы помочь читателям разобраться со сроками хранения договоров, поясним, что Перечень 1 не содержит отдельного раздела, касающегося только договоров. Информацию о сроках хранения договоров можно найти:

в статьях, которые содержат обобщенное наименование документов. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью, в том числе и интересующий нас вид документа - договор. В качестве примера посмотрите на статью 172 Перечня 1.
в статьях, которые содержат конкретные наименования договоров, например, статья 159 Перечня 1.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень 1 состоит из 12 разделов, в каждом их которых содержится информация о сроках хранения тех или иных договоров, связанных с определенным видом деятельности организации.

Сроки хранения договоров не зависят от того, на каком материальном носителе осуществляется его хранение: будь то бумажный вариант или электронный.

Чтобы вам легче было ориентироваться в сроках хранения договоров, приведем их общий список со ссылками на конкретные статьи Перечня 1 и указанием срока хранения.

Обращаем ваше внимание, что Перечень 1 содержит сроки хранения не только гражданско-правовых договоров, но и предусмотренных трудовым законодательством. Оно и понятно. Ведь этот Перечень включает типовые управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, независимо от формы собственности.

Таблица 1

Сроки хранения договоров по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.)

Свернуть Показать

Теперь посмотрим, какие общие сроки хранения договоров приведены в Перечне 1, и дадим небольшие пояснения:

сроки хранения 5 лет, 10 лет, 15 лет, 75 лет после истечения срока действия договора. При этом если рядом со сроком хранения стоит отметка ЭПК, то это означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно»;
срок хранения «постоянно». Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение, при этом срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет;
звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов;
отметка «до минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее 1 года).

Во время работы с Перечнем 1 следует внимательно изучать содержимое его графы «Примечания». Здесь часто уточняются сроки, указанные в графе «Срок хранения»:

может уточняться момент, с которого начинает отсчитываться срок хранения (см. Пример 2);
для всех документов данной статьи может быть выдвинуто условие, при соблюдении которого срок хранения удлиняется либо сокращается;
для части документов, подпадающих под конкретную статью Перечня 1, может быть установлен индивидуальный срок (см. Пример 1).

Пример 1

Свернуть Показать

Статья 623 Перечня 1 посвящена договорам страхования работников от несчастных случаев. И всем таким договорам установлен срок хранения в 5 лет после окончания срока действия. Исключение составляют договоры, в зону действия которых вошли реально произошедшие несчастные случаи, их нужно будет хранить 75 лет. Ниже показано, как данное исключение отображается в таблице Перечня 1.

Пример 2

Свернуть Показать

Напомним, что по общему правилу срок хранения документов начинает отсчитываться с 1 января календарного года, следующего за годом, в котором документ был закончен в делопроизводстве . Поясним на примере.

Пример 3

Свернуть Показать

Если договор об информационном обслуживании закончил свое действие 30.09.2010, а статья 533 Перечня 1 предписывает хранить его 5 лет после истечения срока действия, то:

первым годом хранения будет 2011-й год (с 01.01.2011 по 31.12.2011, а не с 01.10.2010 по 30.09.2011),
последним, пятым, годом хранения - 2015 год. Только по окончании 2015 года, т.е. начиная с 2016 года, такой договор можно будет уничтожить.

Здесь не играет роли, сколько мы хранили договор, пока он действовал: несколько месяцев, год или несколько лет. Срок хранения начинаем отсчитывать не на следующий день после окончания срока действия договора, а на следующий год!

Каким может быть срок действия договора?

Поскольку почти все указанные в Перечне 1 сроки хранения договоров аппелируют к такому понятию, как «срок действия договора», дадим некоторые пояснения.

В соответствии со ст. 425 ГК РФ договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения, но стороны вправе установить в договоре, что его условия применяются к их отношениям, возникшим до его заключения, например, договор может быть заключен 15 января 2011 года, а поставка продукции по данному договору может быть произведена в ноябре 2010 года. Если начало срока действия договора в его тексте не оговорено, а дата подписания его каждой из сторон не указана, то он начнет действовать с даты, указанной в преамбуле.

Срок действия договора может быть:

неопределенным (до его расторжения) или
определенным - ограниченным.

Договор заключен на не определенный срок в следующих случаях:

Срок окончания договора, заключенного на определенный срок, может быть обозначен:

конкретной датой (например, «договор действует до 31 декабря 2011 года») или
истечением некоего периода (например, «договор вступает в силу с 01 января 2011 года и действует в течение двух месяцев»).

Но даже если срок окончания договора в нем прямо указан, стороны могут изменить его (сдвинуть ближе или дальше либо сделать неопределенным, например, привязав к какому-либо событию). Обычно это оформляется дополнительным соглашением, которое становится неотъемлемой частью договора .

... по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности

Если ваша организация осуществляет научную, научно-техническую, производственно-техническую, проектную и строительную деятельности, то рекомендуем проработать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (мы договорились в этой статье именовать его «Перечень 2»). В нем есть подробный список договоров с постоянными сроками хранения. Так, в соответствии с Перечнем 2 к постоянным срокам хранения отнесены, например, такие договоры, как:

контракты (договоры) на проведение регламентных стендовых и экспериментальных испытаний строительной техники и конструкций (ст. 1051);
договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации АС (ст. 1796);
договоры с иностранными изготовителями об обеспечении соответствия требованиям технических регламентов (ст. 1571);
договоры (контракты) с организациями и физическими лицами об оказании инженерно-консультационных услуг (ст. 1053);
договоры (контракты) на внедрение результатов НИР (ст. 103);
авторские договоры на создание карт и атласов, соглашения с авторскими коллективами (ст. 842);
договоры (контракты) на выполнение международных, федеральных и региональных технических программ и проектов (ст. 9);
договоры подряда (контракты) на работы по строительству и реконструкции объектов, имеющих важное значение для экономики страны/региона (ст. 959).

В соответствии с Перечнем 2 срок хранения 15 лет имеют следующие договоры (контракты):

о распределении прибыли, полученной в результате совместной научной и / или научно-технической деятельности (ст. 32);
на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы и приложения к ним (а при некоторых условиях эти документы вообще имеют срок хранения - постоянно) (ст. 352);
на создание, передачу и использование научной и / или научно-технической продукции (ст. 28).

Обращаем внимание читателей на несоответствие сроков хранения некоторых однотипных договоров, указанных в Перечне 1 и Перечне 2 .

Пример 4

Свернуть Показать

В соответствии со ст. 272 Перечня 1 государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг имеют два срока хранения: 5 лет ЭПК, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянно. В то время как в соответствии со ст. 832 Перечня 2 государственные контракты и договоры на выполнение работ имеют только один срок хранения - постоянно.

Если срок конкретного договора в перечнях не указан

Большинство договоров, вошедших в Перечень 1, имеют срок хранения 5 лет (или 5 лет ЭПК). Если же вы не сможете найти договор в Перечне 1 и Перечне 2, то следует использовать статью 436 Перечня 1. Ссылаясь на нее, вы сможете любому договору (соглашению), не указанному в отдельных статьях Перечня 1, присвоить срок хранения 5 лет ЭПК, после чего провести экспертизу и часть документов оставить на более длительный срок хранения, вплоть до постоянного.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558)

Стоит ли договору назначать срок хранения менее 5 лет?

Проанализировав сроки хранения по Перечню 1, мы видим, что сроки хранения договоров в нем составляют минимум 5 лет после истечения срока действия договора.

Критерий подлинности документа в архивоведении неразрывно связан с понятием юридической силы документа, присущей оригиналу. А говоря о юридической силе документа, особое внимание следует уделять сроку исковой давности.

Исковая давность - это установленный законодательством срок в суде или ином юрисдикционном органе для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Данное определение соответствует понятию исковой давности, закрепленному в ст. 195 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ).

В большинстве стран мира, в том числе в России, общий (обычно применяемый) срок исковой давности установлен в 3 года (ст. 196 ГК РФ). А раз так, то и срок хранения договора не может быть меньше.

Но в Перечне 2 можно найти сроки хранения договоров продолжительностью не только в 3 года, но и в 1 год. Например:

срок хранения 1 год установлен для договоров на изготовление и установку очистных сооружений (ст. 1743 Перечня 2), при этом нет ссылки на дату, с которой исчисляется срок хранения договора. А это означает, что срок вообще не определен;
срок хранения 3 года после истечения срока действия договора установлен для договоров на очистку вод и обработку промышленных стоков (ст. 1742 Перечня 2).

В таких случаях можно рекомендовать читателям пренебрегать сроками хранения, указанными в Перечне 2, и устанавливать сроки хранения в соответствии с Перечнем 1, в котором срока хранения договора меньше 5 лет после истечения срока его действия просто нет .

Вид договора не всегда однозначен

При определении вида договора, чтобы правильно определить срок его хранения, указанный в Перечнях, тоже следует быть внимательным, так как на практике встречаются смешанные договоры.

Пример 5

Свернуть Показать

Договор может называться «Договор поставки», а по факту оказаться смешанным договором: по нему осуществляются и поставка, и сборка мебели.

Или, например, договор называется «Договор аренды», а на самом деле в договоре предусмотрена аренда здания с последующим его выкупом.

Если у договора двойное (или тройное) назначение, необходимо выяснить срок хранения для каждого назначения и хранить документ по максимальному из найденных сроков.

Кроме того, наименование договора не является обязательным с точки зрения ГК РФ, а раз так, то для того, чтобы определить, к какому виду относится данный договор, при отсутствии его наименования и, соответственно, чтобы определить срок его хранения, договор необходимо будет прочитать и соотнести со статьями ГК РФ. Если вы затрудняетесь самостоятельно отнести договор к определенному виду, то стоит обратиться за консультацией в юридическую службу организации.

Копии договора

При работе с договорами возникает необходимость использования их копий различными структурными подразделениями организации. Хранение копий договоров должно быть предусмотрено номенклатурой дел организации. Как правило, срок хранения копий документов устанавливается до минования надобности. Напомним, что такой срок хранения не может быть менее года.

Пример 6

Свернуть Показать

Примером служит статья 576 Перечня 1, в которой срок хранения коллективных договоров устанавливается «Пост.**», а присланные для сведения - «до минования надобности».

Обратим ваше внимание на ст. 273 Перечня 1, касающуюся документов о проведении конкурсов, котировочных заявок (котировок), аукционов. В перечень документов здесь входят и «копии договоров (контрактов)». Говоря о копии договора, мы подразумеваем, что речь идет о копии уже заключенного (подписанного) договора, а не о его проекте. Но на стадии проведения конкурсов, котировок, аукционов никаких договоров (контрактов) не подписывается!

В соответствии со ст. 22 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» «к конкурсной документации должен быть приложен проект государственного или муниципального контракта (в случае проведения конкурса по нескольким лотам - проект контракта в отношении каждого лота), который является неотъемлемой частью конкурсной документации».

Поэтому более корректно в данной статье Перечня 1 и в номенклатуре дел вашей организации использовать термин «проект государственного или муниципального контракта», который прилагается к конкурсной документации.

Мы рассмотрели общие сроки хранения договоров, приведенные в двух перечнях. В следующем номере журнала читайте продолжение темы. Мы углубимся в тонкости сроков хранения различных договоров купли-продажи, которые во многих организациях составляют большинство заключенных договоров, расскажем об особенностях хранения государственных и муниципальных контрактов, объясним, как хранить приложения, допсоглашения и протоколы разногласий к договорам, а также документы, связанные с исполнением договоров, поговорим о хранении регистрационных форм.

Сноски

Свернуть Показать

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Департамент развития контрактной системы Минэкономразвития России рассмотрел обращение по вопросу о разъяснении положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее — Закон N 44-ФЗ) и сообщает.

Срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также документов (конкурсной документации, протоколов, аудиозаписей, запросов, извещений, уведомлений, заявок, сводных заявок, технических заданий, графиков — календарных планов, доверенностей, информационных карт, копий договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации установлен приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" и в соответствии с пунктами 272 и 273 указанного Перечня составляет 5 лет, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам хранение осуществляется постоянно.

При этом положения Закона N 44-ФЗ не содержат определения крупных поставок и наиболее важных работ, услуг.

Обращаем внимание, что юридическую силу имеют разъяснения органа государственной власти, в случае если данный орган наделен в соответствии с законодательством Российской Федерации специальной компетенцией издавать разъяснения по применению положений нормативных правовых актов. Минэкономразвития России — федеральный орган исполнительной власти, действующим законодательством Российской Федерации, в том числе Положением о Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 437, не наделенный компетенцией по разъяснению законодательства Российской Федерации.

О хранении государственных (муниципальных) контрактов и документов, составляемых в рамках закупок, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА
Тамбовская область

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Порядка хранения документации, связанной
с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по

В целях реализации Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) согласно приложению.

2. Информационному управлению администрации города Тамбова (Казарина) направить данное постановление для опубликования в газете "Наш город Тамбов".

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Тамбова А.А.Позднякова.

Глава администрации города
Тамбова А.Ф.Бобров

г.Тамбов
7 апреля 2014 г.
N 2665

Приложение
к постановлению администрации города Тамбова
от 7 апреля 2014 года
N 2665

Порядок хранения документации, связанной с
осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по
определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее - Порядок) определяет действия управления муниципального заказа и продаж администрации города Тамбова (далее - управление) по хранению документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) после окончания процедуры определения победителя или иного участника закупки, с которым должен быть заключен контракт на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).

1.2. Документацией, связанной с осуществлением закупок (далее - документы), являются:

- заявки заказчиков на организацию определения поставщика (подрядчика, исполнителя);

- конкурсная документация, документация об электронном аукционе, документация о запросе предложений, копии документов об их утверждении;

- копии приказов об утверждении составов комиссий по осуществлению закупок;

- извещения о проведении конкурсов, электронных аукционов, запросов котировок, запросов предложений;

- копии документов о внесении изменений в конкурсную документацию, документацию об электронном аукционе, извещение о проведении запроса котировок;

- запросы участников закупок о разъяснении положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе, разъяснения положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе;

- заявки на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений, окончательные предложения участников закупок, поданные в письменной форме;

- протоколы, составленные в ходе проведения процедур по определению поставщика (подрядчика, исполнителя);

- уведомления, приглашения, направляемые участникам закупок.

1.3. Документы, а также аудиозаписи процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее - аудиозаписи) хранятся в управлении не менее чем три года. Конкретные сроки хранения документов и аудиозаписей устанавливаются номенклатурой дел управления.

1.4. Управление хранит документы и аудиозаписи в рамках текущего архива (далее - архив).

2. Основные задачи

Основными задачами управления по текущему хранению документов и аудиозаписей являются:

- комплектование архива документами, предусмотренными пунктом 1.2. настоящего Порядка, и аудиозаписями;

- учет и обеспечение сохранности документов и аудиозаписей;

- использование хранящихся в архиве документов и аудиозаписей.

3. Порядок работы

3.1. Порядок работы с документами:

3.1.1. Документы, предусмотренные пунктом 1.2. настоящего Порядка, по каждой процедуре определения поставщика (подрядчика, исполнителя) формируются в дело, которое является единицей хранения.

3.1.2. Работник управления,

- принимает от начальника отдела по размещению муниципального заказа управления на обработку и хранение документы в трехдневный срок после окончания процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя);

- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение дела;

- упорядочивает сданные на архивное хранение документы (подшивает в хронологическом порядке), формирует дела (на единицах хранения проставляет архивный шифр);

- хранит в архиве управления дела в систематизированном порядке;

- систематизирует учет и обеспечивает сохранность принятых в архив дел;

- обеспечивает возможность использования дел для подготовки ответов по запросам правоохранительных и контролирующих органов;

- выдает из архива дела работникам управления и для проверки правоохранительным и контролирующим органам;

- ведет учет выдачи дел из текущего архива в журнале учета документов;

- осуществляет копирование документов для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов, а также в иных случаях.

3.2. Порядок работы с аудиозаписями:

3.2.1. Работник управления, на которого возложены функции по информационному обеспечению процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей):

- осуществляет копирование аудиозаписей с диктофона на жесткий диск и обеспечивает их оперативное хранение;

- осуществляет копирование аудиозаписей на резервный носитель;

- по итогам календарного года осуществляет копирование аудиозаписей на магнитные носители и передает их на хранение работнику управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года:

- осуществляет копирование аудиозаписей для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов.

3.2.2. Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:

- принимает на хранение магнитные носители с аудиозаписями в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года;

- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение аудиозаписи;

- хранит в архиве управления аудиозаписи.

3.3. Дела и аудиозаписи подлежат уничтожению по истечении установленного срока хранения, который исчисляется начиная с года, следующего за годом проведения процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

3.4. Дела и аудиозаписи истекшего срока хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, утвержденного заместителем главы администрации города Тамбова и согласованного экспертной комиссией администрации города Тамбова.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства.

4. Ответственность

4.1. Должностное лицо управления несет дисциплинарную ответственность за необеспечение (ненадлежащее обеспечение) хранения документации и аудиозаписей.

4.2. Персональная ответственность работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.

Здравствуйте, уважаемые читатели онлайн школы “Азбука тендеров”! Из настоящей статьи вы узнаете, что такое документация о закупке и из чего она состоит. Это фундаментальная информация, которая будет полезна, как заказчикам, так и участникам закупок, которые только начинают осваивать участие в государственных тендерах.

При проведении государственных закупок в рамках 44-ФЗ заказчик наряду с извещением обязан разместить в единой информационной системе (ЕИС) документацию о проводимой закупке, требования к содержанию которой установлены в Законе № 44-ФЗ.

Итак, документация о закупке по 44-ФЗ состоит из:

Извещения об осуществлении закупки . Это документ, в котором содержится ключевая информация о проводимой закупке:

сведения о заказчике и его местонахождении;
краткое изложение условий контракта с описанием объекта закупки;
начальная (максимальная) цена контракта;
источник финансирования;
идентификационный код закупки;
ограничения участия в определении поставщика, установленные в соответствии с 44-ФЗ;
способ определения поставщика;
срок, место и порядок подачи заявок;
размер и порядок предоставления обеспечения заявок;
размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта.

Примечание: Общие требования к содержанию извещения установлены в статье 42 44-ФЗ. Однако для каждого отдельно взятого способа закупок состав сведений и информации, содержащейся в извещении, может отличаться.

Технического задания . Практически каждая документация о закупке содержит раздел “Техническое задание”. Это раздел или часть документации, в которой заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. В некоторых случаях эта часть документации может иметь такие названия, как “Смета”, “Дефектная ведомость”, “Спецификация” и т.д.

Этот раздел (часть документации) является для участника закупок самым важным, т.к. именно после его изучения участник принимает окончательное решение об участии или неучастии в той или иной закупке.

Примечание: Правила описания объекта закупки, которыми должен руководствоваться заказчик при подготовке технического задания (сокращенно — ТЗ), установлены в статье 33 44-ФЗ.

Общей части . Это часть документации, в которой заказчик описывает способ закупки, указывает информацию об используемых понятиях и сокращениях, требованиях к участникам и содержанию заявок. В общей части также прописывается порядок отзыва заявок, порядок предоставления разъяснений документации и порядок оценки заявок. Т.е. участник закупки, изучив эту часть документации, должен разобраться с тем, что ему необходимо сделать, чтобы принять участие в данной закупке.

Инструкции . В этой части документации должна содержаться информация по подготовке заявок участниками.

Примечание: В 44-ФЗ требование об обязательном наличии инструкции в составе документации установлено для:

запроса предложений (п.3 ч.6 ст.83 44-ФЗ);
закрытого аукциона (п.2 ч.1 ст.87 44-ФЗ);
открытого конкурса (п.4 ч.1 ст.50 44-ФЗ);
электронного аукциона (п.2 ч.1 ст.64 44-ФЗ).

Информационной карты . Это своего рода квинтэссенция информации, содержащейся в извещении и общей части документации. Как правило, этот раздел документации представляется в виде таблицы, где указывается основная информация о проводимой закупке.

Примечание: Если общая часть документации имеет разночтение с информационной картой, то руководствоваться нужно информацией, указанной в информационной карте, т.к. она имеет приоритет перед общей частью.

Обоснования начальной (максимальной) цены контракта . Это часть документации, в которой представлена информация, на основании которой заказчиком была установлена НМЦК.

Примечание: Согласно ч.1 ст.22 44-ФЗ НМЦК определяется и обосновывается заказчиком с помощью следующих методов:

метод сопоставимых рыночных цен (анализ рынка);
нормативный метод;
тарифный метод;
проектно-сметный метод;
затратный метод.

Образцов форм и шаблонов . В этой части документации заказчик размещает образцы форм, которые участнику необходимо будет заполнить при подготовке своей заявки.

Проекта контракта . Неотъемлемой частью любой документации является проект контракта. Т.е. это шаблон контракта, который будет заключен с победителем закупки.

Прочих документов и материалов. Наряду с вышеперечисленными документами заказчик может в составе документации приложить рисунки, схемы, чертежи, технические условия и т.д.

Хотим обратить ваше внимание на то, что состав документации о закупке может меняться в зависимости от того, что закупается заказчиком (товар, работа или услуга) и от того, каким способом эта закупка проводится.

Где и как получить документацию о проводимой закупке?

Как было сказано в самом начале статьи, извещение и документация о закупке размещается заказчиком в ЕИС. Поэтому ознакомиться с этой информацией и скачать её на свой компьютер вы можете с сайта единой информационной системы — www.zakupki.gov.ru.

Что для этого необходимо сделать?

Во-первых , вам необходимо зайти на официальный сайт ЕИС и ввести поисковые параметры, воспользовавшись инструментом быстрого или расширенного поиска.

Во-вторых , в результатах выдачи по вашему поисковому запросу найти подходящую закупку и нажать по номеру закупки.

В-третьих , в появившемся окне вам необходимо перейти по гиперссылке “Извещение о проведении…”, чтобы ознакомиться с общей информацией о данной закупке, а затем перейти во вкладку “Документы закупки”.

В-четвертых , во вкладке “Документы закупки”, вам необходимо скачать все прикрепленные документы (файлы).

Хотим обратить ваше внимание на то, что документы могут быть прикреплены на сайте, как в виде отдельных файлов, так и виде одного файла (архива).

Вся информация и документация, размещенная на сайте ЕИС, предоставляется абсолютно бесплатно.

В случае необходимости вы также можете запросить у заказчика комплект документации на бумажном носителе. В данном случае заказчиком может быть предусмотрена плата за предоставление документации, но не превышающая расходы на создание копии такой документации.

Изменения и разъяснения документации о закупке

В том случае если в ходе изучения документации о закупке у вас возникли какие-либо вопросы, то вы можете направить в адрес заказчика запрос на разъяснение положений документации. При участии в электронном аукционе участник может подать не более 3-х таких запросов. Количество запросов для других процедур 44-ФЗ не регламентировано.

Такой запрос может быть направлен участником закупок не позднее чем за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.7 ст.50 44-ФЗ) и не позднее чем за 3-и дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.4 ст.65 44-ФЗ) или закрытом аукционе (ч.4 ст.87 44-ФЗ).

Заказчик также может вносить изменения в документацию о закупке, как по собственной инициативе, так и в связи с поступившим запросом от участника закупки не позднее чем:

за 5-ть до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.6 ст.50 44-ФЗ);
за 2 дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.6 ст.63 44-ФЗ);
за 2 рабочих дня до даты истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок (ч.6 ст.74 44-ФЗ);
за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в закрытом аукционе (ч.7 ст.87 44-ФЗ).

Важный момент: Изменять объект закупки не допускается. В случае внесения изменений в документацию срок подачи заявок продлевается.

Документация, как инструмент ограничения конкуренции

Заказчик может механически влиять на количество участников закупки. Очень часто в документации устанавливаются требования по товару таким образом, чтобы соответствовать этим требованиям мог только один или несколько участников.

Ограничения можно установить в документации, выдвинув требование для одного товарного знака. Также способом уменьшения участников пользуются при помощи включения в позицию контракта нескольких видов продуктов, для которых требуют различные характеристики. Иногда пользуются вариантом, когда к одному лоту выдвигают требования по множеству характеристик, взаимосвязанных между собой в документации.

Такие действия заказчика считаются нарушением. Законодательством предусмотрено четкое описание товаров (работ, услуг), которые являются объектом закупки.

Необоснованные требования, установленные заказчиком в документации, могут быть обжалованы участником в ФАС. Поэтому, обращайте пристальное внимание на установленные заказчиком требования еще на этапе изучения документации.

Сколько хранится документация по закупкам 44-ФЗ?

Согласно ч.15 ст.53 44-ФЗ протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года .

Вот мы и рассмотрели с вами основные моменты, относящиеся к документации о проводимой закупке. Правильно составленная документация позволит участникам закупок безошибочно подготовить свои заявки, а заказчикам избежать штрафов и проверок со стороны контрольных органов.

На этом сегодня все. Если у вас остались вопросы, то можете задавать их ниже в комментариях к этой статье.