Документы, по личному составу являются неотъемлемой частью общего объема документации компании. Выполнение закрепленных законодательно требований к архивному хранению документов необходимо для содействия государственному пенсионному фонду, а так же соблюдения трудового кодекса при работе с персоналом.

Документы по личному составу подтверждают трудовой стаж работника и являются обоснованием для получения пенсии и других социальных льгот. Хранение документов по личному составу является важнейшим источником исторических сведений для социальных и научных исследований.

К основной документации по личному составу относятся:

• трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией предприятия и работником;
• приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы № Т-2;
• личные дела;лицевые счета по заработной плате.

Документы, в зависимости от типа, должны храниться в архиве определенный промежуток времени, а именно:

Со сроком хранения 75 лет:

• о приеме, переводе, увольнении (прекращении действия трудового контракта) ;
• об изменении фамилии о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой;
• об установлении окладов;
• о временном замещении должности;
• об установлении доплат, надбавок к окладу;
• о премировании;
• о присвоении классных чинов, разрядов;
• о заграничных командировках;
• о длительных внутрироссийских командировках;
• о декретных отпусках;
• об отпусках по уходу за ребенком.

Документы со сроком хранения 5 лет:

• о предоставлении очередных и учебных отпусков;
• о дежурствах;
• о взысканиях;
• о краткосрочных внутрироссийских командировках.

Операции с документами по личному составу

1. Оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта).

Трудовые отношения с работниками оформляются посредством заключения с ними трудовых договоров (контрактов). При приеме на работу работник пишет заявление. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

2. Оформление приказов по личному составу, личной карточки, личного дела.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в соответствии с Трудовым кодексом РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (унифицированная форма № Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

На всех сотрудников фирмы оформляется личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

3. Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.

Перевод на другую работу должен оформляться приказом по личному составу, где указывается новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода, изменение оплаты труда. Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы № Т-2 и личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях ТК РФ. Увольнение работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения согласно нормам ТК РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и в личном деле.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение (в соответствии с архивным законодательством).

4. Ведение трудовых книжек работников.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.

В трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

5. Сдача документации по личному составу в архив

Перед сдачей документов в архив необходимо провести ряд операций, согласно требованиям архивного хранения:

1. Экспертиза приказов по личному составу
2. Научно-техническая обработка приказов, дел и карточек
3. Составление внутренних описей к личным делам
4. Составление описи дел по личному составу, подлежащих долговременному хранению.
5. Составление описи дел по личному составу, временного срока хранения.

Основные проблемы, возникающие при работе с бумажным архивом

• Оперативный доступ к бумажному архиву довольно затруднителен. Время ответов на запросы к данным архива составляет от одного до нескольких дней. Работникам архива довольно сложно обрабатывать вручную большое количество запросов, многие из которых довольно сложны и требуют для получения ответа использование большого количества дел.

• Работа с бумажным документом возможна одновременно лишь для одного человека, что создает неудобство при работе с активно используемыми документами.

• Документ можно легко потерять при помещении не в то дело благодаря «человеческому фактору»

• Архив не защищен от пожаров и прочих форс-мажоров

• Старые документы не обладают должным качеством и ими сложно пользоваться ввиду ветхости, новые документы не долговечны, по причине того что быстро изнашиваются

Решением данных проблем является создание электронного архива документов по личному составу организации. Информация, хранящаяся в данном архиве позволит получать справку по трудовой деятельности каждого сотрудника, в том числе об уровне заработной платы, стаже работы, различные библиографические данные. Вся эта информация подтверждается бумажными документами архива. При необходимости, электронный архив может хранить оцифрованные копии основных документов по деятельности работника.

Преимущества, получаемые от внедрения электронного архива по личному составу

1. Простой и быстрый доступ к документу любого сотрудника архива в любое время
2. Бумажный архив остается нетронутым, что позволяет сохранять его значительно дольше (особо хорошо этот эффект будет заметен для документов, требующих долгосрочного хранения).
3. Документ защищен от изменений, что гарантирует полноту информации
4. Рост скорости обработки запросов к архиву и уменьшение времени на получение архивной справки
5. Контроль срока хранения в зависимости от типа документа и информирование архивариусов о необходимости обработки документов, требующих уничтожения
6. Резервное копирование данных защитит ваш электронный архив от форс-мажоров

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

Электронные документы включаются в самостоятельные описи. Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах.

Внимание

Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив. Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Приказы по личному составу В документах службы персонала выделяют два вида приказов:

• приказы предприятия по основной деятельности, но касающиеся работы сотрудников;
• приказы по личному составу фирмы.

Они отличаются способом оформления, порядком утверждения, подписания и издания. Кроме того, с персональными приказами чаще всего работают сотрудники отдела кадров. Там же они и хранятся, отдельно от других документов.

Инфо

Такие приказы входят в состав документов по личному составу организации. Большая часть личных приказов имеет унифицированные формы. Удобство работы с такими бланками подразумевает их единство для фирмы.

Однако обязательное использование стандартизованных бланков предписывается только государственным структурам и бюджетным организациям. Предприятия с иной формой собственности могут не придерживаться этих правил.

Архив документов

Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно.

Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно. Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела.

Документы по личному составу

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации. В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.
Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Сдача документов на хранение в государственные архивы

Некоторые приказы создают в унифицированном виде, заполняя в дальнейшем в дальнейшем только нужные графы. Все же остальные составляются по надобности, но при этом все документы должны соответствовать определенным требованиям. Организация документов по личному составу, в том числе и приказов, осуществляется на основании сроков их хранения.

Логично подшивать их в дела, которые имеют одни и тот же сроки. Так, например, приказы о приеме и увольнении должны сохраняться 75 лет, а значит, они должны находится отдельно от ежегодных документов, регламентирующих отпуск и хранящихся всего пять лет. Если предприятие большое и документооборот достаточно приличный, то можно разные типы бумаг оформлять в отдельное дело (например, приказы по отпускам – одна папка, приказы по командировкам — другая).

Это значительно облегчит работу с документами.
Внимание! Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов. При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел.

Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе. Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т.п. Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела.

Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников.

Порядок подготовки дел к передаче в архив

Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации. Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку.
На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например: ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 1 документов ед. хр. N Nп/п Индексдокумента Датадокумента Заголовок документа Номералистов ед. хр. При -меча-ние 1 2 3 4 5 6 1 02-10 03.05.1993 Невостребованнаятрудовая книжкаРыбкина ПетраЛьвовича 2 02-10 20.10.2004 То же, ВолковойНадежды Семеновны 2 (два) Итого документов. (цифрами и прописью) 1 (один) Количество листов внутренней описи.

Какие документы по личному составу сдаются в архив

Основные виды документов Приведем типичный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности:

• ОРД – приказы и распоряжения (о приеме, увольнении и т.д.);
• различные базы регистрации или учету кадров (в электронном виде или на бумажном носителе – журналы, списки и т.д.);
• личные дела и личные карточки;
• невостребованные личные документы (аттестаты, трудовые книжки и т.д.);
• по оплате труда (лицевые счета и др.);
• по расследованию несчастных случаев (акты, заключения и др.);
• по награждению работников (представления, копии решений и др.);
• по аттестации и тарификации (протоколы и др.);
• связанные с вредными условиями труда.

Работа с перечисленными разновидностями документов в дальнейшем будет рассмотрена более детально.

Все листы дела нумеруются и прошиваются, после чего составляется опись. Папки с документами следует размещать в строгом порядке. В самом помещении надо поддерживать оптимальную температуру и невысокую влажность, а также не допускать попадание прямого солнечного света.

Стеллажи следует регулярно очищать от пыли, а комнаты с документами обрабатывать от грызунов и других вредителей. Уничтожение персональных документов Несмотря на длительное хранение, документы по личному составу могут быть уничтожены. Перед этой процедурой проходит заседание специальной комиссии, которая коллегиально принимает решение о дальнейшей судьбе персональных документов.

Уничтожение всегда происходит строго по описи, в присутствии всех членов комиссии. Это может быть сжигание, уничтожение методом измельчения, прессование и другие способы. Состав персональных документов многолик и разнообразен.

Какие документы по личному составу для архива

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Кроме перечисленных документов, составляется опись дел по личному составу. При составлении описи дел отдела кадров необходимо выполнить ряд требований: — каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером.

Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под самостоятельным номером; — графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; — при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же»; — систематизация дел в описи и присвоение ей номера устанавливаются архивной службой.

Министерство культуры Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Московский государственный институт культуры»

Социально-гуманитарный факультет

Кафедра документоведения и архивоведения

УТВЕРЖДАЮ

Заведующая кафедрой

документоведения и архивоведения

кандидат педагогических наук

О.Н. Кокойкина

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ

Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу

Направление подготовки: 034700 Документоведение и архивоведение

Профиль подготовки: документоведение и документационное

обеспечение управления

Квалификация: бакалавр

Форма обучения : дневная и заочная

1.Цели и задачи курса..………………………………………………………..3

2.Структура и содержание дисциплины «Кадровое делопроизводство и

архивы документов по личному составу»……………….........................6

2.1.Структура дисциплины …………………………....................................6

3.Образовательные технологии………………………………………………22

4.Оценочные средства для текущего контроля успеваемости,

промежуточной аттестации по итогам освоения дисциплины и

учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы

студентов …………………………………………………………………...23

4.1.Вопросы к зачёту…………….……………………….……………………23

4.2. Перечень тем рефератов ………………………..….………………….....25

4.3.Тесты для контроля знаний студентов по курсу «Кадровое

делопроизводство и архивы документов по личному

составу»…………..….…………………………………………………….....26

5.Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины «Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу»………………………………………………………………..…… 32

5.1. Основной перечень литературы…………………………………………. 32

5.2.Дополнительный перечень литературы ……………………..…………..35

5.3. Программное обеспечение и Интернет-ресурсы………………………..36

6. Материально-техническое обеспечение дисциплины..................................37

1.Цели и задачи курса

1.1.Целью освоения дисциплины является изучение основных направлений законодательной и нормативной правовой регламентации работы с документами по личному составу в Российской Федерации и правил оформления кадровых документов, изучение основных направлений работы с документами по личному составу в архивах: правил оформления кадровых документов на стадии архивирования и последующего хранения в ведомственном, государственном, муниципальном архиве, практических основ комплектования указанных архивов, проведение экспертизы ценности, описания, хранения и использования документов персонального характера. Задачами дисциплины является овладение студентами технологиями типовых делопроизводственных операций, а также правилами систематизации, хранения и формирования дел, ознакомление с работой государственного архива в области комплектования, проведения экспертизы ценности документов, особенностями описания, составления описей, хранения документов персонального характера.

1.2.Место дисциплины в структуре ооп впо

«Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу» представляет собой дисциплину базовой части цикла профессиональных дисциплин (БЗ). Дисциплина читается в 6 семестре и основывается на курсах цикла гуманитарных, социальных и экономических дисциплин «История», «Русский язык и культура речи», «Менеджмент», читаемых в 1 – 3 семестрах. Дисциплина также основывается на курсах цикла профессиональных дисциплин (Б3), входящих в модуль Документоведение, Организация и технология ДОУ, Трудовое право, Архивоведение, Источниковедение, Государственные, муниципальные и ведомственные архивы.

В свою очередь дисциплина «Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу» тесно связана с последующими изучаемыми дисциплинами «Информационная безопасность и защита информации», «Информационное право», «Архивное право», входящих в базовую часть цикла профессиональных дисциплин (Б3), также дисциплин «Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя», «Документный ресурс», входящих в вариативную часть (профиль №1: документоведение и документационное обеспечение управления) цикла профессиональных дисциплин.

Формируемые компетенции в результате освоения дисциплины «Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу»

Процесс изучения дисциплины направлен на формирование следующих компетенций:

- общекультурные компетенции:

Способностью понимать сущность и значение информации в развитии современного информационного общества, сознавать опасности и угрозы, возникающие в этом процессе, соблюдать основные требования информационной безопасности, в том числе защиты государственной тайны (ОК – 9);

- профессиональные компетенции:

Способностью использовать теоретические знания и методы исследования на практике (ПК-2);

- научно-исследовательские:

Владеть основами информационно-аналитической деятельности и способностью их применить в профессиональной сфере (ПК-10);

- организационно--управленческие:

- способностью разрабатывать локальные нормативные акты и нормативно-методические документы (положения, инструкции и др.) по ведению документационного обеспечения управления и архивного дела (ПК‑25);

Владеть законодательной и нормативно-методической базой документационного обеспечения управления и архивного дела; ориентироваться в правовой базе смежных областей (ПК‑26);

Владеть принципами, методами и нормами организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, в т.ч. документов личного происхождения (ПК‑31);

Знать принципы организации различных типов и видов архивов (ПК‑33);

Знать принципы организации и функционирования архивного аутсорсингом (ПК‑35).

В результате освоения дисциплины обучающийся должен:

1) Знать : - принципы и методы создания справочно-информационных средств к кадровым документам (ПК‑19);

Требования к организации кадрового делопроизводства и документированию трудовых отношений, хранению документов по личному составу (ПК‑30);

Правила организации всех этапов работы с документами (ПК‑43);

Принципы и методы организации хранения документов (ПК‑48);

Основы законодательства РФ, регулирующие организацию хранения документов по личному составу в архивах;

Правила систематизации и хранения документов по личному составу;

Систему архивов РФ и основные тенденции в их развитии, основные направления их работы и специфику, методику хранения и использования документов в архивах организаций и государственных архивах;

Порядок доступа к документам по личному составу в архиве организации и в государственном, муниципальном архиве;

2) Уметь : - организовывать работу кадровой службы (ПК‑24);

- разрабатывать локальные нормативные акты и нормативно-методические документы (положения, инструкции и др.) по ведению кадрового делопроизводства (ПК‑25);

Выполнять операции по обработке документов на стадии их хранения;

Организовывать текущее хранение документов по личному составу и их подготовку для передачи на архивное хранение;

Разрабатывать нормативные правовые локальные акты, необходимые в деятельности организации (положение об архиве организации, положение об экспертной комиссии организации);

3) Владеть : - законодательной и нормативно-методической базой документационного обеспечения управления; ориентироваться в правовой базе смежных областей (ПК‑26);

Основами организации хранения документов (ПК‑36);

Владеть правилами подготовки документов по личному составу и ведения деловой переписки (ПК‑42);

Способностью использовать нормативные правовые документы в своей деятельности (ОК-6);

Основными методами, способами и средствами получения, хранения, переработки информации, навыками работы с компьютером как средством управления информацией (ОК – 10);

Способностью совершенствовать технологии документационного обеспечения управления ела на базе использования средств автоматизации (ПК‑38);

Методами организации хранения, проведения экспертизы ценности документов, описания и использования документов, содержащих персональные данные.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно - биографические данные о работниках, сведения об образовании и т.д.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно - статистические, организационно - распорядительные.

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.

При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

Указания ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства - "Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения", включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно - распорядительных документов.

Помимо нормативно - методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации, специалисты - практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В "Основных правилах работы ведомственных архивов" излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе 17.9.14-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования".

Нормативно - справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения".

Законодательные акты и нормативно - методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб, организаций и предприятий всех форм собственности. Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений.

Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

Прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков; командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно - биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно - биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

1. прием на работу;
2. перемещение по работе;
3. увольнение с работы;
4. установление должностных окладов;
5. отпуска;
6. командировки;
7. изменение фамилии;
8. поощрения;
9. взыскания и т.д.

Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции).

• Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.
• Заглавие - "По личному составу".
• Констатирующей части в приказе может не быть.
• Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.
• Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).
• В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).
• При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении - причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.
• Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
• Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
• К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
• Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
• Приказы вступают в силу с момента их подписания.
• Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.
• Нумеруются приказы в течение календарного года.
• Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.
• Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.
• Приказы оформляются на бланках формата А4.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

1. название организации;
2. наименование вида документа;
3. место составления;
4. дата, номер;
5. заголовок;
6. текст;
7. подпись;
8. визы;
9. подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;
10. отметка о направлении в дело.

Выписка из приказа по личному составу - это копия части подлинного документа.

Реквизиты выписки из приказа:

1. наименование министерства или ведомства;
2. наименование организации;
3. выписка из приказа;
4. дата и номер подлинного документа;
5. место составления;
6. заголовок;
7. констатирующая часть текста;
8. распорядительная часть (необходимый пункт);
9. подпись;
10. заверительная надпись.

Элементы заверительной надписи:

1. слово "Верно";
2. наименование должности сотрудника, заверившего выписку;
3. дата заверительной надписи.

Следующим видом документа по личному составу является заявление.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

1. Пишется от руки в произвольной форме.
2. На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:

1. название вида документа;
2. дата;
3. адресат;
4. от кого направлено;
5. текст;
6. подпись.

Документ "заявление" бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.

Реквизиты заявления о приеме на работу:

1. адресат (кому направлено);
2. от кого (Ф.И.О., адрес);
3. наименование вида документа;
4. текст;
5. дата составления;
6. подпись.

Особенность заявления о переводе на другую должность - в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте - причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.

Следующим видом документа по личному составу является трудовой контракт.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения:

1. о работе по одной или нескольким специальностям;
2. квалификации;
3. месте работы;
4. сроке действия;
5. виде трудового договора;
6. об условиях оплаты труда.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально - бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

1. место работы;
2. конкретная работа по профессии, должности;
3. дата начала работы и ее окончания;
4. оплата труда;
5. обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй - у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Следующим видом документа по личному составу является трудовая книжка.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные:

1. сведения о работнике;
2. сведения о работе;
3. сведения о награждениях и поощрениях;
4. сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;
5. взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа.

Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

1. внутренняя опись документов дела;
2. дополнения к анкете;
3. заявление о приеме на работу;
4. анкета с фотокарточкой;
5. трудовой договор;
6. приказ о приеме на работу (копия);
7. документы об образовании (копии);
8. характеристики или рекомендательные письма.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты автобиографии:

1. название вида документа;
2. текст;
3. дата;
4. подпись и ее расшифровка.

В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Реквизиты резюме:

1. название вида документа;
2. дата;
3. Ф.И.О.;
4. почтовый адрес претендента;
5. телефон;
6. текст;
7. подпись.

Текст излагается по разделам:

1. Цель резюме.
2. Образование.
3. Трудовая деятельность.
4. Специальные знания.
5. Семейное положение.

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики:

1. наименование вида документа;
2. текст;
3. подписи;
4. дата;
5. печать.

Текст состоит из двух частей:

• вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;
• основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.

Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.

Анкета - аналогичная форма "личного листка по учету кадров", содержит те же графы. Дополнение к личному листку по учету кадров - документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка. Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

"Кадровый вопрос", 2013, N 12

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства.

Технологическая цепочка процесса формирования личного дела включает в себя:

Внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

Подготовку обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом; указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;

Подшивку в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

Получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;

Систематизацию полученных документов, внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документах;

Валовую нумерацию листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;

Подшивку документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверку правильности нумерации листов;

Помещение личного дела в закрывающийся шкаф для хранения;

Дополнение, по мере получения документов, личного дела;

Систематизацию документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

Внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела; подшивку документов в личное дело, проверку правильности нумерации листов;

Ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров;

Выдачу личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела - проверку наличия и целостности документов;

Ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системой доступа к личным делам;

Внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному делу по учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом;

Закрытие личного дела: проверку наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровку комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;

Сдачу личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инвентарного учета личных дел;

Регистрацию личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

Внесение архивного номера личного дела в журнал инвентарного учета личных дел кадровой службы.

Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится оно после издания приказа о приеме на работу.

К личному делу работника, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются дополнительно:

Заявление о согласии на замещение государственной должности или о поступлении на федеральную государственную службу;

Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

Сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;

Документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, предоставленных гражданином при назначении на должность, и другие документы.

Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы начиная сверху помещаются:

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

Трудовой договор (контракт);

Дополнение к личному листу (анкете) по учету кадров;

Личный листок (анкета) по учету кадров;

Биографическая справка, справка-объективка;

Автобиография;

Направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению;

Письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;

Решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости - копия решения профсоюзного органа;

Заявление о приеме не работу;

Копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

Список научных трудов и изобретений;

Копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;

Копии других приказов (при необходимости).

В личное дело по усмотрению работника кадровой службы могут не включать документы временного срока хранения - справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д., а также дублетные экземпляры документов, если в них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения.

Также не подшиваются в личные дела жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.

Оперативное хранение личных дел

Личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел. В журнале графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел. В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой "личные дела сотрудников".

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.

Доступ к личным делам регламентируется руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам и персональным данным.

Личное дело формулируется в картонной обложке (папке-регистраторе), на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. Освободившаяся обложка может быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по алфавиту фамилий работавших. Для быстрого поиска дел служит алфавитная карточка или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Ежегодно специально назначаемая комиссия должна проводить проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.

Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников организации дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При правильном ведении личных дел значительно облегчаются работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.

Защита персональных данных в кадровой службе

В соответствии с требованиями гл. 14 Трудового кодекса и Федерального закона "О персональных данных" (от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ) процесс защиты персональных данных в кадровой службе организации должен быть строго регламентирован. Следует учитывать, что именно регламентация организационных форм и технологии документирования, обработки персональных данных и их неукоснительное соблюдение всеми руководителями и сотрудниками лежат в основе обеспечения надежной защиты персональных данных и, следовательно, обеспечения реальных прав и свобод граждан в трудовой сфере.

При работе с документами, делами и базами данных кадровой службы должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных:

Личной ответственности руководства организации и работников кадровой службы за сохранность и конфиденциальность персональных данных, а также носителей этой информации;

Разбиения (дробления) знания персональных данных между разными руководителями организации и работниками кадровой службы;

Наличия четкой разрешительной (разграничительной) системы доступа руководителей всех уровней и работников к документам, содержащим персональные данные;

Проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз в кадровой службе и кадровых документов в подразделениях организации.

Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами и персональными данными.

Главным моментом в защите персональных данных являются четкая регламентация функций работников кадровой службы и в соответствии с этим регламентация принадлежности работникам функциональных комплексов документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных. Любые посторонние лица не должны знать рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в кадровой службе, особенно это касается бланков и документов строгой отчетности.

Под посторонним лицом понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники организации, функциональные обязанности которых не связаны с работой кадровой службы. Однако каждый работник должен быть письменно информирован о предполагаемых фактах использования его персональных данных при документировании функций кадровой службы, ведении отчетной и отчетно-справочной работы службы. Работник имеет право не разрешить использовать свои персональные данные.

Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы руководителем организации должен быть издан приказ о закреплении за каждыми работниками этой службы определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава организации, структурных подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник кадровой службы мог знакомиться с любыми хранимыми документами и материалами службы. Целесообразно, чтобы отдельные работники закреплялись за должностными группами персонала организации и выполняли весь объем функций от подбора персонала до хранения документации.

В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников службы (например, при болезни одного из них, увольнении) должно быть издано соответствующее распоряжение руководителя службы, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных.

При работе с кадровой документацией следует прежде всего соблюдать следующие специфические особенности ее обработки и хранения.

Приказы (распоряжения) по личному составу должны составляться, оформляться и храниться в кадровой службе, а не в бухгалтерии или службе ДОУ. Эту работу следует возложить на конкретного сотрудника кадровой службы или нескольких сотрудников, например в крупных организациях каждый сотрудник может заниматься приказами по категориям персонала - руководителям, специалистам, рабочим и т. д. Регистрация этих приказов также должна быть передана в кадровую службу.

Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, целесообразно помещать не в личное дело сотрудника, а в специальное дело, имеющее гриф "Строго конфиденциально". Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику. Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в самостоятельное дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности.

Особое внимание обращается на сохранность документов личных дел работников. Операции по оформлению, формированию, ведению, закрытию и хранению личных дел должны выполняться одним работником кадровой службы, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и регламентированный доступ к делам других работников.

В случае правомочного изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью руководителя и работника кадровой службы. Замена документов в личном деле кем то ни было запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее включенными в дело.

Приказом руководителя организации должен быть установлен порядок ознакомления или выдачи руководящему составу организации личных дел подчиненных работников. Как правило, знакомиться с личными делами могут: руководитель организации - со всеми личными делами, его заместители - с личными делами курируемых ими подразделений, руководители структурных подразделений - с личными делами сотрудников подразделения.

Выдача личных дел на рабочие места руководителей, как правило, не допускается. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только первого руководителя, его заместителя по кадрам и в исключительных случаях по письменному разрешению конкретному руководителю структурного подразделения. Дела выдаются (в том числе руководителю кадровой службы или при наличии его письменного разрешения - работнику службы) под отметку в контрольной карточке. В конце рабочего дня все дела должны быть возвращены ответственному за их хранение сотруднику кадровой службы.

Руководители структурных подразделений организации с разрешения руководителя кадровой службы могут знакомиться с личными делами (или при отсутствии личных дел - с карточками формы Т-2) только непосредственно подчиненных им сотрудников; к справочно-информационному банку данных и другой документации кадровой службы они не допускаются. Ознакомление с делами должно осуществляться в помещении службы под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела.

Работник организации имеет право знакомиться только со своим личным делом, трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Он имеет право потребовать внесения изменений и дополнений в свои анкетно-биографические и другие данные, подтвержденные документами. Факт ознакомления работника с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.