Состав унифицированных документов. Стандартизация и унификация документов

Введение…………………………………………………………………………………………………6

Унификация и стандартизация документов…………………………………………….8

Унифицированные системы документации……………………………………………12

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации………………………………………………………………………………18

Заключение ………………………………………………………………………………25

Список литературы………………………………………………………………………26

Введение

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Значение унификации документов возрастает в связи со все более широким внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.

Унификация и стандартизация документов

Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.

Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.

Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.

Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

экономии всех видов ресурсов;

безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

стандарты отраслей;

стандарты предприятий;

стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.

Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.

Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

Стандарт устанавливает:

состав реквизитов документов;

требования к составу реквизитов документов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.

Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:

единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;

новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;

делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;

правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;

правил проектирования бланков документов;

правил использования, учета и хранения бланков и печатей;

правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.

ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

Унифицированные системы документации

Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированная система документации - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.

В настоящее время действует следующие унифицированные системы документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятий, организаций;

документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;

документация по распорядительной деятельности организации;

документация по организационно-распорядительному регулированию деятельности организации, предприятия;

документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;

документация по приему на работу;

документация по переводу на другую работу;

документация по увольнению с работы;

документация по оформлению отпусков;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

УСОРД носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления и учреждениях - сверху донизу, независимо от отраслевой принадлежности.

УС состоит из 3 подсистем:

по созданию и реорганизации учреждений и предприятий;

кадровой документации;

автоматизированного контроля исполнения документов.

УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники.

Документы системы проектируются на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38-90). Среди традиционных реквизитов эти документы обязательно должны содержать отметку о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Каждой унифицированной форме ОРД (как и другим) присваивается код по ОКУД. Все реквизиты, обрабатываемые средствами вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.

Унифицированная система банковской документации:

платежная документация по безналичным расчетам через банки;

документация по кредитным операциям банков;

документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

выходная документация банков;

документация по депозитарным операциям банков;

платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;

выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;

документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;

документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

финансовая документация;

отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

документация по статистике труда;

документация по статистике материальных ресурсов;

документация по статистике финансов;

документация по социальной статистике;

документация по статистике промышленности;

документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

документация по статистике капитального строительства;

документация по статистике внешнеэкономических связей;

документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

документация по статистике транспорта и связи;

документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

УСОСД определяется как система документов, фиксирующих и обеспечивающих государственные и хозяйственные органы статистическими данными о выполнении планов, эффективности производства, научно-техническом прогрессе, росте производительности труда, развитие экономики.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

отчетная бухгалтерская документация;

регистры бухгалтерского учета;

первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

документация по состоянию рынка труда;

документация по трудовым отношениям;

документация по повышению квалификации работников органов по труду;

документация по охране труда;

документация по минимальным потребительским бюджетам;

документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

документация по учету и распределению средств;

документация по планово-экономической деятельности;

документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации.

оперативно-коммерческая документация;

товаросопроводительная документация;

расчетная внешнеторговая документация;

документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

транспортная внешнеторговая документация;

экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов регулируются специальным межведомственным нормативом "Общие методические указания по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в автоматизированных системах управления" РД 50-61 - 82. Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условия традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники при взаимодействии учреждения с внешними корреспондентами. В учреждениях, применяющих УСД и классификаторы, создаются системы ведения классификаторов и унифицированных форм документов, связанные с отраслевыми или ведомственными системами ведения УСД и классификаторов. Ведение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.

Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерна для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность и др. являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, необходимые для обеспечения интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами. Классификатор содержит систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).- и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач:

регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых форм;

исключения из обращения неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм

документов на основе их регистрации;

контроля за составом документов и исключения дублирования

информации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации, например:

Приведем для примера основные документы УСОРД с кодовыми обозначениями по ОКУД:

0273060 - заявление об увольнении;

0221052 - должностная инструкция для категорий ИРТ и служащих аппарата управления предприятия;

0284070 - объяснительная записка;

0227103 - правила внутреннего трудового распорядка аппарата управления предприятия;

0222152 - штатное расписание аппарата управления предприятия;

0211112 - приказ о создании предприятия;

0271020 - анкета (кадровая);

0276030 - график отпусков;

0283110 - приказ о поощрении;

0273110 - приказ об увольнении;

0229140 - регистрационно-контрольная карточка.

Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом:

Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры - подкласс форм, следующие три цифры - регистрационный номер, а последняя цифра - контрольное число.

Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом:

09 - Унифицированная система документации Пенсионного фонда;

01 - Документация по учету и распределению средств;

004 - Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд;

6 - Контрольное число.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;

третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" проставляются в унифицированных формах документов на верхнем поле документа справа.

Другой классификатор, имеющий прямое отношение к документам и определенное значение для работников аппарата управления, - "Общесоюзный классификатор предприятий и организаций" (ОКПО), поскольку каждый документ должен содержать определенный код по этому нормативу. Объектами классификатора являются только предприятия и организации, которые обладают правами юридического лица, как основные источники возникновения и потребления информации, а также входящие в объединения. Этот классификатор содержит коды министерств, ведомств и отраслей народного хозяйства и их наименования, что придает ему качества универсального норматива. Кроме того, ОКПО прямо сопрягается с унифицированной системой документации (УСД) по средствам кодового обозначения всех ОРД, создаваемых и передаваемых тем или иным предприятием или организацией на все уровни управления.

Классификатор ОКПО имеет следующую схему построения:

ОКПО способен сопрягать основные, необходимые для обработки управленческой документации реквизиты, оформительской зоны в соответствии с ГОСТ 6.38-90.

Каждый работник управления должен иметь необходимые сведения по структуре и использованию этих нормативов.

В повседневной работе ОКПО может использоваться в следующих ситуациях:

ликвидация учреждения;

потеря им прав юридического лица по тем или иным причинам;

объединение учреждений;

переименование учреждений;

изменение территориально-административного расположения учреждения;

перевод учреждения в другое министерство, ведомство;

ввод в действие нового учреждения;

образование нового учреждения в результате разукрупнения.

Эти два классификатора предоставляют исполнителям информацию о заполнении реквизитов и кодов, обязательность которых предусмотрена ГОСТ 6.38-90.

Заключение

Выбранная тема курсовой работы в настоящее время очень актуальна, так как при создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Стандартизация позволяет установить и применить определенные правила в оформлении документов.

Унификация, в свою очередь, способствует сокращению многообразия разновидностей документов, приведению их к единообразию форм, структуры, обработки, хранению.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и создаются унифицированные системы документации, которые обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

Классификаторы являются нормативными документами, содержащими систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Список литературы

А.В. Пшенко. Документационное обеспечение управления. - М., Форум - Имфра-М., 2002.

О.И. Замытскова. Делопроизводство для колледжей. - Ростов н/Д., Феникс, 2001.

В.С. Мингалев, М.В. Ларин. Специальные системы документирования. - М., Экономика, 1989.

М.Т. Лихачев, Т.В. Кузнецова. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., Экономика, 1991.

М.В. Кирсанова, Ю.М. Акснов. Курс делопроизводства. - М., 1998.

О.П. Дорофеева, Е.К. Губская, А.М. Вигера. Секретарское дело. - Ростов н/Д., Феникс, 2003.

Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Архивоведение. - М., профобр. издат., 2002.

В.А. Кудряев. Организация работы с документами. - М., Инфра-М, 2002.

Очевидны: по данным исследований, ... бланка и т.п.; требования к языку унификации документов (2)Реферат >> Промышленность, производство

Уровни и этапы стандартизации документов // В сб.: «Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления» ... Уровни и этапы стандартизации документов // В сб.: «Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах...

ВВЕДЕНИЕ

1.2. Международный опыт в области стандартизации

1.3.Развитие отечественной стандартизации

ГЛАВА 2. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Унификация документов

2.2 Стандартизация документов

2.3 Унифицированные системы документации

2.4 Требования ГОСТ 6.30-2003

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Совершенствование системы управления общественным производством – всегда в центре внимания нашего государства. Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда.

Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформления документов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи – руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.

Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.

Научная организация делопроизводства и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.

В современных условиях основная задача – обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.

Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Этим обусловлен выбор темы нашего исследования: «Унификация и стандартизация документов».

Объект – управленческие документы.

Предмет – особенности унификации и стандартизации управленческих документов.

Цель – охарактеризовать особенности унификации и стандартизации управленческих документов.

1. Дать понятие стандартизации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации;

2. Изучить международный и отечественный опыт в области стандартизации;

3. Изучить систему унификации и стандартизации документов;

4. Сделать заключение по работе.

ГЛАВА 1 СТАНДАРТИЗАЦИЯ В ЦЕЛОМ

1.1 Стандартизация: понятие, назначение, объекты

В 1993 г. принята новая редакция комплекса государственных основополагающих стандартов "Государственная система стандартизации Российской Федерации (ГСС)". Изменения и дополнения к ней в большей степени приближают организацию стандартизации в РФ к международным правилам и учитывают реалии рыночной экономики. В частности, введена новая категория нормативного документа - технический регламент, сформулировано правило по информации о нормативных документах. Эти нововведения весьма важны в плане присоединения России к Кодексу ГАТТ/ВТО по стандартизации. Полностью обновлены положения ГСС, касающиеся государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований стандартов и правил сертификации. Соответствующие изменения внесены в терминологию, гармонизующие ее с рекомендациями ИСО/МЭК. Так, вместо употреблявшегося ранее у нас термина "утверждение" стандарта официально установлен термин "принятие" стандарта. По-новому сформулированы формы применения в России международных и региональных стандартов. Приближение правил отечественной стандартизации к международным отражено и в трактовке требований государственного стандарта (разделение их на обязательные для выполнения и рекомендательные). Исключены правила по установлению в стандартах требований к изготовителям о предоставлении гарантии. Следуя международному опыту, их относят к коммерческим, которые не подлежат стандартизации, а оговариваются в договорных отношениях. Однако практика подсказала, что все же нужны какие-то официальные документы, устанавливающие гарантийные обязательства. Поэтому согласно "Новым правилам продажи отдельных видов продовольственных и непродовольственных товаров" разрабатываются правила (обычно отраслевого характера), которые запрещают реализацию товара без инструкций, технических паспортов, гарантийных талонов и т.п. Особенно актуально соблюдение этих установлений для бытовой электро-радиотехники и других товаров долговременного пользования.

Приведенные примеры подчеркивают, что деятельность по стандартизации весьма динамична, она всегда соответствует изменениям, происходящим в различных сферах жизни общества, прежде всего в экономической, должна стремиться успевать и даже предвосхищать их, чтобы стандарты способствовали развитию, а не отставанию отечественного производства.

Кроме того, действующая система стандартизации явно смещает приоритеты к оценке качества объектов стандартизации и методам их испытаний, что также согласуется с мировым опытом стандартизации и необходимо для обеспечения взаимопонимания между партнерами как в сфере техники и технологии, так и в конечном итоге в торгово-экономических связях.

Новая система стандартизации предоставляет возможность для широкого участия в процессе создания стандарта всех заинтересованных сторон. Это реализуется законным правом изготовителей продукции, потребителей, разработчиков проектов, представителей общественных организаций, отдельных специалистов участвовать в работе технических комитетов, которых в России уже несколько сотен.

Фонд стандартов, служащий базой для информационного обеспечения работ не только по стандартизации, но также и по сертификации, метрологии и управлению качеством, приобрел и межгосударственное значение для СНГ. Это содействует как развитию стандартизации в странах содружества, так и укреплению экономических связей между ними.

Стандартизация - это деятельность, направленная на разработку и установление требований, норм, правил, характеристик как обязательных для выполнения, так и рекомендуемых, обеспечивающая право потребителя на приобретение товаров надлежащего качества за приемлемую цену, а также право на безопасность и комфортность труда. Цель стандартизации - достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач. Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия продукта (услуги), процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международном товарообмене, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.

Организационные проблемы и способы их урегулирования отличаются большим разнообразием и повторяемостью. Разнообразие порождает большой объем документов, а повторяемость дает возможность их унификации и стандартизации. Как правильно организовать и провести эти процедуры, рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

Унификация управленческих документов

Документирование является неотъемлемым условием организационной и управленческой деятельности любого предприятия. Рабочие ситуации и действия, предпринимаемые по их урегулированию, на первый взгляд, отличаются большим разнообразием, но последующий анализ выявляет высокую степень их повторяемости. Разнообразие приводит к большому количеству документов, а повторяемость дает возможность для их унификации и стандартизации.

Суть унификации управленческих документов заключается в обнаружении содержательного и формального единообразия, возникающее при исполнении однотипных управленческих функций.

Юридическое закрепления результатов унификации является сутью процесса стандартизации управленческих документов.

Основными целями унификации деловой документации являются:

приведение форм к единому стандарту типов;

повышение общего качества исполнения;

увеличение скорости обработки;

обеспечение формальной и содержательной совместимости различных групп документов, связанных типологически близкими управленческими функциями;

оптимизации внедрения компьютерной обработки данных.

Основной смысл и назначение унификации - сокращение избыточного многообразия форм деловых бумаг, приведение их к формальному и содержательному единообразию на уровне структуры, языковых конструкций и характеру производимых над ними операций (обработка, учет, хранение).

В свою очередь, смыслом и назначением стандартизации является утверждение новых норм, реформирование правил и требований по составлению и оформлению деловых бумаг. Это делается с целью распространения результатов унификации для их всеобщего применения.

Итоги работы воплощаются в принятии изменений или утверждении новых межгосударственных (ГОСТ ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов, применяемых внутри отдельных предприятий и организаций (СТП).

Отечественная практика разработки унифицированных систем документации имеет большой опыт. На протяжении достаточно долгого времени требования по оформлению управленческой документации регламентировались ГОСТом 6.38-72. Двадцатилетняя практика использования этого стандарта позволила накопить ряд предложений по его усовершенствованию, которые воплотились в принятии в 1990 году нового стандарта - ГОСТа 6.38-90.

Развитие компьютеризированных систем обеспечения делопроизводства привело к необходимости существенной модернизации существующего стандарта и введению в 1998 нового ГОСТа Р 6.30-97, который внес значительные изменения в требования к оформлению управленческой документации. Данный стандарт действует в настоящее время.

Читайте также:

Первые шаги к автоматизации документооборота в холдингах. Унификация и оптимизация бизнес-процессов
О проекте национального стандарта «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»
Какие документы необходимо поменять в связи с принятием профессиональных стандартов

Унификация текста документа

Управленческие ситуации и вызываемые ими действия регулярно повторяются. Однако на уровне содержания это может выражаться в использовании достаточно разнообразных языковых конструкций. Процесс унификации текста документа заключается в выборе оптимальных языковых форм и закрепление их за типовыми управленческими решениями.

Данный процесс может проходить на уровне фраз, текстовых блоков или всего текста деловой бумаги. Результатом этой работы становится повышение оперативности подготовки и оформления управленческих решений. На практическом уровне это выражается в разработке свода правил и приемов, позволяющем упростить не только процесс создания текста, но и облегчить его восприятие и последующую обработку с применением специализированных программных комплексов.

Унификация текстов осуществляется на нескольких уровнях:

общий состав и характер информации, заключенной в тексте;
жанр и композиционная структура текста;
языковые формы выражения информации;
правила и приемы конструирования отдельных текстовых единиц: предложений, словосочетаний, клише.

При этом нужно строго следить за соблюдением ряда основных принципов унификации текста:

управленческая ситуация не должна искажаться в тексте;

состав и характер информации должен соответствовать виду и жанру деловой бумаги;

речевые средства, используемые в тексте, должны быть унифицированы;

использование стандартных схем предложений, устойчивых выражений, общепринятых клише и словосочетаний;

строгое соблюдение терминологической однозначности;

сокращения, используемые в тексте, должны быть общеприняты.

использование стандартных единиц измерения.

Принципы унификации документов

Базовые принципы унификации документов приведены ниже:

Данный процесс должен осуществляться по принципу движения от общего к частному . Это выражается в разработке формуляра - образца деловой бумаги для каждого конкретной области делопроизводства и уже на его основе внедрение и распространение системы атрибуции и набора реквизитов для конкретных единиц системы документооборота.
Формальное построение текстов должно стремиться к максимальному единообразию . Это достигается путем использования типовых схем, трафаретов, единых принципов размещения данных и единых принципов сокращения.
Процесс должен быть комплексным . Это выражается в том, что внедренные требования должны последовательно соблюдаться на всех стадиях разработки документа - от создания и заполнения до обработки, исполнения и передачи на хранение.
Информативная целесообразность. Реквизиты и другие атрибуты деловой бумаги должны соответствовать тем задачам, в решение которых она участвует. Они также должны способствовать эффективному поиску и подтверждать юридическую силу бумаги.
Количество видов документов должно сокращаться . Это достигается путем внедрения в систему управления программных комплексов обработки данных и широкого применения оргтехники;
Стабильность норм, правил и требований. Данный принцип обеспечивается внедрением общегосударственных и отраслевых стандартов.
Вводимые системы кодирования информации и классификации данных должны соответствовать принципу сопряжения с действующими системами.
Принцип экономичности используемых средств. Он проявляется в целесообразном внедрении новых единиц в существующую систему документооборота, применении стандартных бланков, а также оптимизации системы реквизитов и рациональном дизайне деловых бумаг, исключающем использование лишних элементов.
Деловые бумаги должны отвечать принципу соответствия задачам и процедурам управления, в решении которых они принимают участие.
Система атрибуции и реквизитов различных видов документации должна отвечать принципу унификации .
Принцип последовательности . Он выражается в том, что размещение реквизитов в тексте должно соответствовать последовательности их заполнения и восприятия человеком или машиной.
Уменьшение физического объема деловых бумаг путем оптимального использования их площади для размещения реквизитов.
Принцип взаимосвязанности. Различные системы и уровни управления должны вырабатывать взаимосвязанные требования к оформлению деловых бумаг.
Принцип историзма . Корпоративные традиции и исторически сложившиеся приемы обработки документации должны учитываться при внедрении новых норм.
Принцип прагматизма. Работа с документами должна быть удобной.

Принципы стандартизации документов

Применение технических регламентов является обязательной процедурой.
Указные регламенты, а также технические кодексы, стандарты государственного и отраслевого уровня и информация о порядке их разработки и внедрения должна быть доступна всем заинтересованным лицам.
Международные и межгосударственные стандарты являются приоритетными.
Современные достижения науки и техники должны учитываться в процессе стандартизации.
В разработке технических кодексов и стандартов всех уровней должно соблюдаться право участия физических и юридических лиц, в том числе иностранных технических комитетов по стандартизации.
Применение государственных стандартов должно осуществляться на принципе добровольности.

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, т.е. унификация.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов -- это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Унифицированная система документации способствует:

1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

2) широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.);

3) упорядочению информационных потоков;

4) сокращению количества документов;

5) дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Целью этой масштабной работы является создание условий для формирования единого информационного пространства на территории России, для унификации документации при осуществлении межотраслевого документооборота и обеспечения совместимости информационных систем и ресурсов.

Работа по унификации включает:

Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

Разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию". По официальному определению унификация -- это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата -- от руководителей до рядовых сотрудников.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Стандартизация -- это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов". Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация -- сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой -- виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация -- это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст -- это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

Установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ).

отраслевые стандарты (ОСТ);

республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Основная цель унификации управленческой документации - создание системы документов, внедрение которой, взамен применяемой даст значительный экономический эффект.

Работа по унификации включает:

· разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:

· внедрение разработанных ОКТЭИ;

· ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Основные направления развития унификации документов

1. Сокращение избыточности информации в документах

Сокращение избыточности в документах может быть достигнуто тремя основными способами:

1.1. сокращением количество документов;

1.2. сокращением количество текстов входящих в документы. Сокращение объемов текста может быть достигнуто в результате следующих мер.

а) применения телеграфного стиля в изложении документов.

б) применения типовых текстов. При подготовке типовых текстов производится сокращение их объемов по сравнению с применяемыми ранее индивидуальными.

в) деления текста на четкие структурные части и элементы позволяющие за счет исключения переходов от одной фразы к другой сократить объем текста до 5%.

г) применения в отчетах, справках, докладных записках и в других документах, отражающих ход выполнения планов, заданий или установленных норм, информации по отклонениям, опуская те показатели, которые соответствуют планам, заданиям или нормам.