Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу. Нормы на обработку документов Применение существующих норм и нормативов в архиве
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЦЕНТРАЛЬНОЕ БЮРО НОРМАТИВОВ ПО ТРУДУ
МЕЖОТРАСЛЕВЫЕ УКРУПНЕННЫЕ
НОРМАТИВЫ
ВРЕМЕНИ
НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ
ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ
МОСКВА 1995
Нормативы времени разработаны Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда Российской Федерации и Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Роскомархива.
Нормативы времени способствуют улучшению организации труда работников в службах
Документационного обеспечения управления,
служат основой должностных инструкций, штатных расписаний.
Сборник содержит нормативы на все виды работ, связанных с документационным обеспечением управления с применением средств компьютеризации, и рекомендуется для применения в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях) независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях.
Укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления утверждены постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. №72.
1. Общая часть
1.1. Укрупненные нормативы времени предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах документационного обеспечения управления (ДОУ), определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендуются для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (объединениях) независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях.
1.2. Функции службы ДОУ определены Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Примерным положением о службе документационного обеспечения управления.
1.3. В основу разработки нормативов времени положены материалы изучения организации труда и передового опыта работников служб ДОУ, фотографии рабочего дня, самофотографии, данные оперативного учета и отчетности, результаты экспертных оценок специалистов служб ДОУ министерств и ведомств.
1.4. При подготовке нормативов времени использованы следующие нормативные и методические документы: Положение об организации нормирования труда в народном хозяйстве. Утверждено постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. № 226/П-6;
1.5. При нормировании труда работников службы ДОУ необходимо использовать межотраслевые типовые и единые нормы времени: Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов.- М., 1990; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы.- М., 1988; так как «Укрупненные нормативы...» не учитывают затраты на машинописные работы, копирование и размножение.
1.6. Нормативная часть сборника содержит следующие разделы: затраты времени на работы по документационному обеспечению управления (составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, создание и ведение картотек, формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив); затраты времени на работы архива организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочного аппарата к документам архива организации, каталогизация документов, использование документов, информационное обслуживание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях системы, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ).
1.7. Сборник содержит нормативы времени в часах на принятую единицу измерения объема работы.
1.8. Нормативы рассчитаны на основе результатов измерения затрат рабочего времени в течение рабочего дня продолжительностью 8 часов.
1.9. Нормативы предусматривают выполнение всех работ с документами на одном языке и распространяются на работы с документами общего делопроизводства.
1.10. Нормативы рассчитаны на выполнение каждой работы одним исполнителем.
1.11. В таблицах нормативной части сборника приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормативы времени.
1.12. В пределах таблицы нормативы расположены в логической последовательности выполняемых работ, но при этом работы, выполняемые с применением автоматизированных технологий, располагаются после аналогичных работ, выполняемых по традиционной технологии.
1.13. Состав документов, правила их разработки, оформления устанавливаются в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, Основных правил работы ведомственных архивов, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (М., 1994).
1.14. Норма времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативного времени и определяется по формуле:
Н вр = Н К,
Н - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, ч;
К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, % оперативного времени. По результатам анализа карт фотографии и самофотографии рабочего времени работников К принимается равным 1,1.
1.15. Режим труда и отдыха операторов электронно-вычислительных и вычислительных машин и других специалистов, непосредственно работающих с персональными компьютерами, зависит от характера выполняемой работы (ввод данных, текстов, редактирование, чтение информации с экрана). Непрерывная продолжительность работы не должна превышать 4 часа, при этом после каждого часа работы перерыв 5 - 10 мин., а через 2 часа - 15 мин.
1.16. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210 ? 297 мм (формат А4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.
1.17. Работы с машинограммами в делопроизводственной службе нормируются по таблице 3.1.2. (нормативы 3.1.2.1, 3.1.2.2).
1.18. За единицу измерения объема работы - авторский лист - принимается материал, содержащий 40 тыс. печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 знаков.
1.19. За единицу измерения объема работы - коробку, принимается коробка, вмещающая 10 дел.
1.20. По отдельным видам работ в качестве единицы измерения взята не 1, a 10, 100. Это необходимо учитывать при расчете величины трудозатрат по планируемым объемам работ.
1.21. В случае значительных отклонений в содержании работ по сравнению с настоящим нормативным сборником и нецелесообразности изменения существующей организации труда могут быть рассчитаны местные нормы для конкретной службы документации.
1.22. Местные нормы на работы, не предусмотренные данным нормативным сборником, устанавливаются методом техническою нормирования.
1.23. На основе Укрупненных нормативов времени производится расчет явочной численности работников службы документации.
1.23.1. С этой целью определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:
Тн = Н вр Vi,
где Н вр - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, ч;
Vi - объем конкретного вида работы, выполняемой за год.
1.23.2. Годовая трудоемкость ненормируемых работ Тн.н в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполненных работ по формуле:
Тн.н = Тjнн Vj,
где Тjнн - годовая трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида;
Vj - годовой объем ненормируемых видов работ.
1.23.3. Общая годовая трудоемкость То работ рассчитывается по формуле:
То = Тн + Тн.н,
1.23.4. Явочная численность работников Чяв определяется по формуле:
где Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается равным 2006 чел. ч).
Пример расчета численности работников службы документации приведен в приложении 2.
2. Организация труда
Служба документационного обеспечения управления учреждения независимо от формы собственности может действовать на правах самостоятельного структурного подразделения или выполняться одним лицом.
Функции работников службы ДОУ определяются должностными инструкциями, составленными в соответствии с «Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих»: (Утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации 10 ноября 1992 г. № 30 - М., 1992) и «Тарифно-квалификационными характеристиками по должностям работников бюджетных учреждений и организаций системы государственной архивной службы Российской Федерации», Приложение 5 к приказу Роскомархива от 09.12.92. № 226. Этими же документами определяются наименования должностей работников служб ДОУ. В функции службы ДОУ входят:
организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных учреждениях;
внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;
прием документов;
обработка документов и учетно-справочная работа;
контроль исполнения документов;
формирование, хранение дел и их использование;
подготовка и передача дел в архив организации и другие.
В функции архива организации входят:
комплектование документами структурных подразделений организации;
учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
фондирование принятых в архив документов;
составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;
проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации;
подготовка и передача документов на государственное хранение;
представление в государственный архив форм статистической отчетности:
форма № 5 «Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего управленческую документацию, подлежащую передаче на государственное хранение на 1 декабря 19... года», форма № 6 «Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего научно-техническую документацию, подлежащую передаче на государственное хранение на 1 декабря 19..года», форма № 7 «Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего кинофотофонодокументы, подлежащие передаче на государственное хранение на 1 декабря 19..года»;
использование документов, хранящихся в архиве, проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации;
участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.
Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматриваются:
рациональная организация рабочих мест;
своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа;
соблюдение рационального режима труда и отдыха;
обеспечение установленных санитарных норм.
Рабочие места работников службы документации оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей.
Ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок. Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.
Работники службы документации обеспечиваются необходимыми справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данной организации, картотеками-указателями к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другими).
В связи с внедрением в деятельность служб ДОУ автоматизированных технологий рабочие места специалистов должны быть оснащены профессиональными персональными компьютерами (ПЭВМ) типа IBM PC XT/AT со следующими основными параметрами: объем оперативной памяти не менее 640 Кб и емкостью внешней памяти на винчестере не менее 20 Мб. Компьютер должен быть оснащен принтером с широкой печатью.
ПЭВМ оснащается стеклянным или пластмассовым оптическим фильтром. Экран большой разрешающей способности уменьшает напряжение зрения. Освещенность экрана должна равняться освещенности помещения. Экран компьютера располагается под прямым углом по отношению к окнам рабочей комнаты.
Режим труда и отдыха работников, занятых документационным обеспечением управления, устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая трудоспособность. Наряду с этим необходимо проведение физкультурных пауз продолжительностью 5 - 10 мин. за 1 - 1,5 ч. до обеда и за 1 - 1,5 ч. до окончания работы.
Режим труда и отдыха специалистов, работающих на ПЭВМ, определяется «Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров», утвержденным заместителем Главного государственного санитарного врача СССР, 2.03.1988, № 4559-88.
3. НОРМАТИВНАЯ ЧАСТЬ
3.1. Затраты времени на работы по документационному обеспечению управления
3.1.1. Составление и ведение номенклатур дел
Исполнители - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед.
|
Наименование работы |
Единица измерения объема работ |
Норматив времени, ч. |
|
|
1. Составление и ведение номенклатуры дел структурного подразделения |
Изучение нормативных и методических документов, функции данного
структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и
содержания документов, определение сроков их хранения, составление,
систематизация заголовков дел, визирование руководителем структурного
подразделения, контроль за правильностью формирования дел. |
|
|
|
2. Составление и ведение номенклатуры дел организации |
Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий,
номенклатур дел структурных подразделений, функции организации, особенности
делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их
хранения, разработка классификационной схемы номенклатуры дел, унификация,
общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление
документов, не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений,
составление номенклатуры дел (с оглавлением, предисловием, списком
сокращений), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании
Центральной экспертной комиссия (ЦЭК) (ЭК) организации, согласование с
архивным учреждением (государственным архивом), оформление и утверждение
номенклатуры дел; контроль за правильностью формирования дел в течение года,
внесение уточнений в номенклатуру дел, составление итоговой записи к
номенклатуре дел, передача итоговых сведений в информационно-поисковую
систему и ведомственный архив по установленной форме |
Количество позиций в номенклатуре дел: |
|
|
3. Автоматизированное ведение номенклатуры дел организации* |
Включение компьютера, вызов на дисплей формата в соответствие с
программой, ввод данных об изменениях в номенклатуре дел, выключение
компьютера |
Количество позиций в номенклатуре дел: |
|
* Работа по контролю за формированием дел в делопроизводстве ведется в течение года.
* Норматив применим также для определения затрат времени на составление и ведение номенклатуры дел крупного структурного подразделения (главного управления, управления и т.д.)
3.1.2. Обработка, регистрация, учет количества документов
Исполнители - заведующий канцелярией, заведующий экспедицией, инспектор, секретарь-машинистка, экспедитор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед.
|
Наименование работы |
Норматив времени, ч |
||||
|
1. Обработка поступающих документов |
Прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений,
правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на
регистрируемые и нерегистрируемые, составление регистрационных карточек (РК),
простановка, заполнение регистрационных штампов, распределение документов на
подлежащие передаче руководителю организации для рассмотрения и вынесения
резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения,
передача документов на исполнение * |
10 документов |
|||
|
2. Обработка документов, получаемых по факсу |
Прием сигнала. Получение текста, деление на листы формата А4, составление
регистрационных карточек (РК), простановка, заполнение регистрационных
штампов, передача документов на исполнение |
||||
|
3. Обработка телеграмм |
Получение текста от телетайпистки, составление РК, простановка и
заполнение регистрационных штампов, передача телеграмм руководству на
резолюцию, получение телеграммы, запись текста резолюции в РК, передача
телеграммы и РК исполнителю |
1 телеграмма |
|||
|
4. Обработка поступающих телефонограмм |
Прием телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информирование
(по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за
соблюдением срока исполнения |
1 телефонограмма |
|||
|
5. Обработка отправляемых документов |
Получение исполненных документов, проверка правильности оформления
документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация
документов в РКФ (номера дела, в который помещен исполненный документ),
сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений,
проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты,
заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра |
10 документов |
|||
|
6. Обработка документов, отправляемых по факсу |
Получение исполненных документов, проверка правильности оформления
документов, наличия приложений, указанных в основном документе; регистрация
документов; включение факса, установление связи с адресатом, передача текста,
отключение аппарата |
||||
|
7. Обработка отправляемых телефонограмм |
Передача текста, регистрация в журнале |
1 телефонограмма |
|||
|
8. Оформление командировочных удостоверений |
Оформление удостоверения по установленной форме, простановка и заверение
отметки о прибытии (убытии) работника. |
1 командировочное удостоверение |
|||
|
9. Автоматизированная регистрация поступающих документов |
Включение компьютера, вызов на дисплей формата регистрационно-контрольной
формы (РКФ), ввод информации о виде документа, его авторе, дате и индексе,
присвоенных документу организацией-автором, о содержании документа
(заголовке), приложениях, контрольных реквизитах, количестве листов
документа, присвоение даты регистрации документа по дате заполнения РКФ,
присвоение регистрационного номера документу; выключение компьютера |
10 документов |
|||
|
10. Автоматизированная регистрация документов, создаваемых для внутреннего
пользования |
Включение компьютера, вызов на дисплей формата (РКФ), ввод в РКФ
информации о виде документа, его авторе, текста краткого содержания документа
(заголовка) и приложений, о количестве листов документа; присвоение даты
регистрации документу по дате заполнения РКФ; присвоение регистрационного
номера документу; ввод в РКФ информации об авторах и содержании резолюций,
выключение компьютера |
10 документов |
|||
|
11. Автоматизированная регистрация отправляемых внутренних документов |
Включение компьютера, вызов на дисплей формата РКФ, выбор кодов
(наименований) адресатов, ввод информации о количестве экземпляров,
отправляемых в каждый адрес, суммирование информации о количестве
экземпляров, отправляемых во все адреса; выключение компьютера |
10 документов |
|||
|
12. Автоматизированная регистрация отправляемых инициативных документов |
Включение компьютера, вызов на дисплей формата РКФ, ввод в РКФ информации
о документе, краткого содержания (заголовка) документа и приложений, вида
документа, количества листов; присвоение даты регистрации документа по дате
заполнения РКФ; присвоение регистрационного номера документу; выбор кодов
(наименований) организаций-адресатов, ввод информации о количестве
экземпляров, отправляемых каждому адресату, суммирование общего количества
экземпляров, запись в РКФ, распечатка РК,
выключение компьютера |
10 документов |
|||
|
13. Автоматизированный учет количества документов, создаваемых для
внутреннего пользования |
Включение компьютера, формирование запроса на поиск РКФ по заданным
реквизитам для получения искомой модификации выходной формы; сортировка РКФ
по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ, выключение компьютера |
100 документов |
|||
|
14. Автоматизированный учет количества отправляемых внутренних документов |
Включение компьютера, формирование запроса на поиск РКФ по заданным
реквизитам для получения искомой модификации выходной формы; сортировка РКФ
по заданным значениям реквизитов, подсчет количества отправляемых экземпляров
документов; выключение компьютера |
100 документов |
|||
|
15. Автоматизированный учет количества поступающих документов,
документов-ответов на поступающие документы, отправляемых инициативных
документов |
Включение компьютера, формирование запроса на поиск РКФ по заданным
реквизитам для получения необходимой модификации выходной формы; сортировка
РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ, выключение
компьютера |
100 документов |
|||
|
16. Автоматизированный учет объема документооборота учреждения |
Включение компьютера, формирование запроса по заданным реквизитам,
сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ и
отправленных экземпляров документов, распечатка, выключение компьютера |
100 документов |
|||
В случае выполнения работ по подготовке к размножению РК и документов для исполнителей норматив увеличивается на 0,45 ч на каждые 10 документов
3.1.3. Работы по контролю исполнения документов
|
Наименование работы |
Единица измерения объема работы |
норматив времени, ч |
|
|
1. Контроль исполнения документов |
Составление РК, если она не передается из службы регистрации, проставление
отметки «К» (контроль) на документе и на РК, расположение первого экземпляра
РК в картотеке, направление второго экземпляра РК вместе с документом в
структурное подразделение исполнителю, контроль исполнения документа,
напоминание о сроке исполнения, получение сведений о результатах исполнения,
запись сведений в РК, информирование руководителей о состояния исполнения,
снятие документа с контроля. Составление сводки о документах, не исполненных
в установленные сроки, составление сводки об исполнении документов,
подлежащих контролю, обобщение результатов исполнения документов по
структурным подразделениям, анализ состояния исполнения документов в
организации |
10 документов |
|
|
2. Контроль исполнения заявлений граждан |
То же |
10 документов |
|
|
3. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов |
Включение компьютера, просмотр документа, вызов на дисплей РКФ документа,
ввод в базу данных контрольных реквизитов задания (резолюции), распечатка
РКФ, помещение РКФ в контрольно-справочную картотеку, передача на исполнение
документа в РКФ, получение контролируемого документа и РКФ, контроль за
правильностью оформления и сроком исполнения документа, корректировка РКФ;
оформление исполненного документа; заполнение РКФ по результатам исполнения
документа; распечатка РКФ, формирование сводки об исполнении контролируемых
документов по отдельным заданным реквизитах или их комбинациям; ведение
справочно-информационной работы, получение выходных форм по учету и контролю
документов, выключение компьютера |
10 документов |
|
|
4. Автоматизированный контроль исполнения обращений граждан |
То же |
10 документов |
|
|
5. Автоматизиров анный контроль исполнения документов, создаваемых для
внутреннего пользования |
То же |
10 документов |
3.1.4. Создание и ведение картотек
Исполнители - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед.
|
Наименование работы |
Единица измерения объема работы |
Норматив времени, ч |
|
|
1. Составление и ведение контрольно-справочной картотеки |
Систематизация, расстановка РК в картотеке в соответствии с
классификаторами или схемой построения картотеки; внесение в карточки
изменений (запись сведений об исполнителе, переносе срока исполнения и т.п.);
отбор карточек на документы, сроки исполнения которых истекают (для
информирования исполнителей), перестановка РК на исполненные документы в соответствующий
раздел картотеки, отбор РК на документы с истекающими сроками исполнения (для
информирования руководства) |
10 регистров |
|
|
2. Ведение автоматизированной базы данных по контролю исполнения
документов |
Включение компьютера, вызов на экран реквизитов документа, вызов формата
РКФ, заполнение карточки на вновь поступивший документ или внесение в
карточку изменений (дополнений), сведений об исполнителях, сроках исполнения
(переносе сроков); выборка карточек внутри системы (карточки на исполненные и
неисполненные документы, на документы с истекшими сроками исполнения) и по
разделам; распечатка карточек на документы с истекшими сроками исполнения для
информирования руководителей; распечатка карточек; выключение компьютера |
10 карточек |
|
|
3. Составление и ведение картотеки по предложениям и жалобам граждан |
Заполнение карточек по установленной форме, систематизация, расстановка РК
в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, внесение
изменений в карточки |
10 регистров |
|
|
4. Составление и ведение тематических карточек к ведомственным нормативам
приказам, решениям |
Заполнение карточек по установленной форме, систематизация, расстановка
тематических карточек в соответствии с классификаторами или схемой построения
картотеки, расстановка новых карточек, внесение изменений в карточки |
10 тематических карточек |
3.1.5. Формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел ведомственный архив.
Исполнители - заведующий канцелярией, старший инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед.
|
Наименование работы |
Единица измерения объема работы |
Норматив времени, ч |
|
|
1. Формирование дел постоянного хранения, составление заголовков,
оформление дел (управленческая документация) |
Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия
содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности
оформления и полноты (комплектности) документов, нумерация листов в деле,
составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи,
составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках |
||
|
2. Формирование дел по личному составу организации, составление
заголовков, оформление дел |
То же |
||
|
3. Формирование дел временного (свыше 10 лет) хранения, составление
заголовков, оформление дел |
То же |
||
|
4. Формирование дел временного (до 10 лет) хранения, составление
заголовков, оформление дел (управленческая документация) |
Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия
содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности
оформления и полноты (комплектности) документов, составление и уточнение
заголовков дел, описание дел на обложках |
||
|
5. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и
составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих
хранению |
Изучение состава и содержания документов, определение их
научно-исторической и практической значимости, полистный просмотр дел, отбор
документов на постоянное, временное хранение к уничтожению, составление акта
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассмотрение
акта на заседании ЦЭК (ЭК), утверждение акта |
||
|
6. Составление годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив организации |
Составление годового раздела описи на дела, прошедшие экспертизу ценности,
рассмотрение подготовленного раздела на заседании ЦЭК (ЭК), доработка по
замечаниям, оформление, утверждение в установленном порядке, проверка
качества формирования и оформления дел, соответствия количества дел, вносимых
в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел; простановка временных
шифров (карандашом) на обложках дел |
10 описательных статей описи |
|
|
7. Автоматизированное составление годовых разделов описей дел постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив организации |
Включение компьютера, вызов на дисплей формата описи, внесение данных на
дела прошедшие экспертизу ценности; считка составленной описи, правка;
распечатка; рассмотрение годового раздела описи на заседании ЦЭК (ЭК);
внесение изменений в опись в соответствии с высказанными замечаниями;
распечатка раздела описи после доработки, выключение компьютера |
10 описательных статей описи |
|
|
8. Передача дел в архив организации из структурного подразделения |
Передача дел поединично по описям и номенклатурам дел, передача
экземпляров описей, номенклатур дел, контрольно-справочных и тематических
картотек согласно графику, оформление передачи по установленной форме |
3.2. Затраты времени на работы архива организации
3.2.1. Методическое и организационное обеспечение работы.
|
Наименование работы |
Единица измерения объема работы |
Норматив времени, ч |
|
|
1. Разработка нормативно-методических пособий (инструкций, рекомендаций,
положений) |
Составление библиографии, изучение научно-методической литературы и
документов по теме, выявление и сбор материалов, их анализ, составление плана
и схемы пособия, систематизация сведений, написание текста, редактирование,
обсуждение, доработка по замечаниям |
3.2.2. Создание научно-справочного аппарата к документам архива организации
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист.
|
Наименование работы |
Единица измерения объема работы |
Норматив времени, ч |
|
|
1. Составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения |
Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по
установленной форме, рассмотрение на заседании ЦЭК (ЭК), представление описи
на утверждение ЭПК государственного архива, обсуждение, доработка по
замечаниям, утверждение руководителем организации |
10 описательных статей описи |
|
|
2. Составление сводных описей дел по личному составу |
Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по
установленной форме, рассмотрение на заседании ЦЭК (ЭК), представление описи
на согласование ЭПК государственного архива, обсуждение, доработка по
замечаниям, утверждение руководителем организации |
10 описательных статей описи |
|
|
3. Составление предисловий к описям архивных фондов |
Изучение законодательной и научно-справочной литературы, истории фонда и
его документов с целью определения дат образования, реорганизации,
переименования, ликвидации фондообразователя. выяснение его
подведомственности, функций, структуры, изучение системы делопроизводства,
характера и состояния документов, сбор и анализ сведений о наличии и составе
научно-справочного аппарата (НСА) к фонду, об особенностях обработки и
систематизации документов, написание текста предисловия, обсуждение,
доработка по замечаниям |
||
|
4. Составление исторических справок на архивные фонды организаций,
учреждений и предприятий |
Сбор данных по истории фондообразователя на основании сведений, выявленных
при составлении предисловий к описям дел за этот период, написание текста
справки обсуждение, доработка по замечаниям |
||
|
5. Составление предметных, географических, именных указателей к
законченным описям дел |
Просмотр описи, выявление данных, написание карточек (с вынесением на
каждую карточку одного понятия), составление указателя |
10 карточек указателя |
3.2.3. Каталогизация документов
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин.
|
Наименование работы |
Единица измерения объема работы |
Норматив времени, ч |
|
|
1. Составление карточек и ведение предметной (предметно-тематической)
картотеки |
Изучение описи с целью отбора дел для каталогизации документов, полистный
просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, аннотирование
содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме,
простановка штампа о каталогизации на обложках дел; группировка карточек по
алфавиту предметных понятий, далее по схеме, принятой для данной картотеки;
расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой схемой
систематизации |
10 карточек |
|
|
2. Создание автоматизированной базы данных по документам архива |
Изучение описи, отбор дел, полистный просмотр дел, выявление документов,
включение компьютера, вызов на дисплей формата карточки, заполнение его,
систематизация карточек в соответствии с установленными индексами по принятой
схеме; выключение компьютера; простановка штампа о каталогизации на обложке
дела |
||
|
- с распечаткой карточек |
То же |
10 карточек |
|
|
- без распечатки карточек |
То же |
10 карточек |
|
|
- на государственных, общественных, творческих деятелей |
То же |
10 карточек |
|
|
- по личному составу |
То же |
10 карточек |
|
|
3. Составление карточек и ведение именной картотеки (на государственных,
общественных, творческих деятелей) |
Изучение описи, отбор дел для каталогизации документов, полистный просмотр
дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, изучение содержания
выявленных документов, написание карточек по установленной форме, группировка
карточек по фамилиям, именам и отчествам в алфавитном порядке, далее по
схеме, принятой для данной картотеки; расположение карточек в картотеке
соответствии с принятой схемой систематизации |
10 карточек |
|
|
4. Составление карточек и ведение картотеки по личному составу организации |
То же |
10 карточек |
3.2.4. Использование документов. Информационное обслуживание учреждений и граждан
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, архивариус.
|
Наименование работы |
Единица измерения объема работы |
Норматив времени, ч |
|
|
1. Исполнение тематических запросов |
Ознакомление с запросом, изучение научно-справочного аппарата документов
архива, выявление сведений по теме запроса, написание текста ответа |
||
|
2. Тематическое выявление и подготовка информационного документа |
Просмотр дел, выявление сведений по теме, составление текста
информационного документа (тематического перечня, информационного письма) |
1 печатный лист |
|
|
3. Выдача дел во временное пользование |
Ознакомление с запросом, определение по топографическим указателям
местонахождения дел, выемка дел, размещение карт-заместителей, проверка соответствия
шифра и заголовка на обложке дела и в описи (номенклатуре дел), проверка
нумерации листов и физического состояния дел, оформление акта о выдаче дел во
временное пользование, выдача дел |
||
|
4. Прием посетителей с целью консультации |
Консультирование по вопросам состава и содержания документов по теме
запроса, информирование о наличии в архиве документов для получения справки о
работе, службе, учебе |
1 посетитель |
|
|
5. Исполнение запросов социально-правового характера |
Ознакомление с запросом (заявлением), изучение научно-справочного аппарата
и документов архива, выявление сведений биографического характера, написание
текста архивной справки * |
||
|
6. Прием и выдача невостребованных трудовых книжек |
Прием трудовых книжек на хранение, оформление приема, размещение трудовых
книжек в ящике картотеки по алфавиту, выдача трудовых книжек владельцам |
1 трудовая книжка |
* Сведения выявляются за период не более 5 лет
3.2.5. Проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории.
|
Наименование работы |
Единица измерения объема работы |
Норматив времени, ч |
|
|
1. Проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива
подведомственного учреждения (участие в проверке совместно с работниками
государственного архива) |
Изучение условий хранения дел, состояния учета и научно-справочного
аппарата, эффективности использования документов, проверка готовности
документов к передаче на государственное ведомственное хранение, правильности
проведения экспертизы ценности, оформления дел, информирование руководства
организации о результатах проверки, обсуждение итогов проверки в архиве
подведомственного учреждения, составление справки по результатам проверки |
1 комплексная |
3.2.6. Контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях системы.
Исполнители - заведующий канцелярией, заведующий экспедицией, старший инспектор, инспектор, заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории.
|
Наименование работы |
Единица измерения объема работы |
Норматив времени, ч |
|
|
1. Проведение проверки организации работы с документами в структурных
подразделениях ведомства и в учреждениях его системы |
Изучение основных задач и функций учреждения в целом и его структурных
подразделений, составление плана проверки, изучение работы с документами на
обследуемом объекте (совместно с работниками делопроизводственной службы),
информирование руководства учреждения (структурного подразделения) о
результатах проверки, обсуждение итогов проверки на объекте, составление
справки по итогам проверки |
1 проверка одного структурного подразделения (учреждения), номенклатура
дел которого включает до 100 позиций |
|
|
2. Контроль за организацией работы с документами в делопроизводстве
структурных подразделений учреждения |
Проверка (совместно с работниками делопроизводственной службы)
правильности формирования и описания дел, обеспечения сохранности документов
в делопроизводстве составления описей, подготовки дел к передаче в
ведомственный архив; подготовка предложений о совершенствовании работы с
документами |
1 проверка работы с документами одного структурного подразделения,
номенклатура дел которого включает до 100 позиций |
|
|
3. Устное консультирование работников организации |
Консультирование по вопросам формирования дел, составления номенклатур
дел, описей, проведения экспертизы ценности, отбора документов на
государственное хранение, практического применения методических пособий |
1 консультация |
|
|
4.
Оформление консультаций в письменной форме |
Оформление ответа работникам организации по вопросам формирования дел,
составления номенклатур дел описей, проведения экспертизы ценности, отбора
документов на государственное хранение, практического применения методических
пособий |
1 служебное письмо объемом в 1 машинописный лист |
3. 2.7.Обеспечение сохранности документов
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус
|
Наименование работы |
Единица измерения объема работы |
Норматив времени, ч |
|
|
1. Прием дел в архив из структурного подразделения |
Ознакомление с состоянием дел, проверка правильности оформления дел, прием
дел по описи (поединично), прием контрольно - справочной картотеки к
документам данного годового раздела описи, запись (в двух экземплярах описи)
сведений о количестве фактически принятых дел, номеров отсутствующих дел; размещение
дел на месте хранения, отметка в топографических указателях о размещении дел,
запись в книге учета поступления и выбытия документов |
||
|
2. Отбор, подготовка и передача документов для дезинфекции, дезинсекции,
реставрации и переплета |
Подбор дел по актам проверки наличия, картотеке (журналу) учета
физического состояния документов, регистрация в книге выдачи дел из
архивохранилища, оформление заказа по установленной форме, передача дел в
лабораторию |
||
|
3. Выдача (прием) дел |
Выдача дел: ознакомление с заказом, определение по топографическим
указателям местонахождения дел, выемка дел, размещение карт-заместителей,
определение соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в описи
(номенклатуре дел), проверка нумерации листов и физического состояния дел,
отметка в книге выдачи дел из архивохранилища. Прием дел: визуальный осмотр
дел, проверка нумерации листов и физического состояния дел, отметка о
возвращении дел в книге выдачи, изъятие карт заместителей, укладка дел на
места хранения |
10 дел, выданных или принятых в архив |
|
|
4. Картонирование дел |
Размещение дел в коробке по порядку номеров, написание ярлыка, наклейка
его на коробку |
||
|
5. Формирование связок дел, подлежащих хранению |
Группировка дел по порядку номеров, написание ярлыка, прикрепление ярлыка
к шпагату, перевязывание дел |
||
|
6. Составление топографических указателей |
Заполнение граф карточки указателя по установленной форме, группировка
карточек в последовательности расположения стеллажей, номеров фондов |
10 карточек |
|
|
7. Автоматизированное ведение топографических указателей |
Включение компьютера, вызов на дисплей формата; заполнение граф (уточнение
данных в графах) карточки указателя, группировка карточек в установленной
последовательности расположения; распечатка; выключение компьютера |
10 карточек |
|
|
8. Проверка наличия и состояния документов |
Сверка фактического наличия дел на местах хранения и по описи
(номенклатуре дел), описательной статьи описи (номенклатуры дел) с описанием
на обложке дела, проверка физического состояния и технического оформления
дел, заполнение листа проверки наличия с указанием в нем физического
состояния дел, составление акта проверки наличия и состояния дел в фонде |
Скачать документ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЦЕНТРАЛЬНОЕ БЮРО НОРМАТИВОВ ПО ТРУДУ
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ
ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО
ДЕЛА РОСКОМАРХИВА
Укрупненные нормы времени
на работы, выполняемые в объединенных архивах,
хранящих документы по личному составу учреждений,
организаций, предприятий
Москва 1992
Сборник предназначен для нормирования труда работников, объединенных ведомственных и межведомственных архивов, независимо от их подчиненности.
Укрупненные нормы времени разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Роскомархива под методическим руководством Центрального бюро нормативов по труду при участии архивных учреждений Российской Федерации и стран - участниц СНГ.
Сборник содержит нормы времени на следующие виды работ: комплектование архива документами учреждений; учет документов архива; обеспечение сохранности документов архива; научно-техническая обработка документов; использование документов архива; методическое руководство и контроль за постановкой документационного обеспечения управления в учреждениях; методическое и организационное обеспечение работы архива; техническое оформление работ.
1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ
1.1. Укрупненные нормы времени предназначены для нормирования труда работников объединенных ведомственных и межведомственных архивов 1 , хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий 2 , а также управленческую документацию. Данный нормативный сборник рекомендуется к применению при расчете трудоемкости работ, составлении планов и отчетов, установлении нормируемых заданий, а также для определения численности основного персонала архива 3 .
1.2. В основу разработки укрупненных норм времени положены фотографии (самофотографии) рабочего времени, хронометражные наблюдения, данные учета и отчетности, материалы изучения организации труда и передового опыта работников архивов, данные по результатам изучения нормативных и методических документов, регламентирующих работу архивов 4 .
3 При нормировании труда работников архивов следует использовать межотраслевые нормы: Типовые нормы времени на работы по копированию и размножению документов. - М.: 1986; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. - М.: 1992.
4 При подготовке сборника использованы: Положение об организации нормирования труда в народном хозяйстве. Утверждено постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. № 0226/П-6; Межотраслевые методические рекомендации по разработке нормативных материалов для нормирования труда в непроизводственных отраслях народного хозяйства. - М.: 1988; Примерное положение об объединенном ведомственном архиве. Одобрено решением Коллегии Главархива СССР от 22 мая 1990 г. - М.: 1990; Квалификационный справочник должностей работников государственных архивов системы Главного архивного управления при Кабинете Министров СССР (руководителей и специалистов государственных архивов). - М.: 1991.
Н - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный в процессе расчета;
К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, % от оперативного времени. По результатам анализа фотографии (самофотографии) рабочего времени работников архивов К принимается равным 1,1.
1.6. В таблицах нормативной части сборника приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени.
1.7. Наименование и содержание работ, степень их укрупнения определены исходя из «Основных правил работы ведомственных архивов» (М.: 1986) и других нормативно-методических документов.
1.8. Комплексные нормы применяются при составлении планов и отчетов в том случае, если при расчете не были использовали пооперационные нормы, вошедшие в их состав как этапы.
1.9. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 150 листов размером 297?210 мм (формат А4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.
1.10. За единицу измерения объема работ - один печатный лист - принимается материал, содержащий 40000 печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 печатных знаков. Под одним печатным знаком (ударом) понимается воспроизведенный путем однократного нажатия клавиши знак (буква, цифра и т.д.) или интервал, величина которого соответствует площади, занимаемой одним знаком.
1.11. За единицу измерения объема работы - коробку, - принимается коробка, вмещающая 10 дел 1 .
1 Первичные средства хранения документов на бумажной основе. Конструкции, унифицированные размеры, материалы и технология изготовления: Рекомендации/Главархив СССР; ВНИИДАД. - М., 1985.
1.12. За единицу измерения объема работы - связку, - принимается связка, включающая 10 дел.
1.13. По отдельным видам работ в качестве единицы измерения объема работы взята не 1 единица, а 10, 100. Это необходимо учитывать при расчете величины трудозатрат по планируемым объемам работ.
1.14. Нормы времени рассчитаны на работу с документами, составленными на одном языке.
1.15. В случаях значительных отклонений в содержании работ по сравнению с настоящим нормативным сборником и нецелесообразности изменения существующей организации труда, архивы могут рассчитывать местные нормы.
1.16. Расчет трудоемкости работ, выполняемых работниками архивов, проводится по видам работ по формуле
1.17. Затраты времени на каждый вид нормируемой работы рассчитываются по формуле
где v i - объем работы i -го вида, выполняемый за год.
1.18. Трудоемкость по видам работ, не предусмотренных настоящим нормативным сборником, рассчитывается по формуле
,
где Н н j - затраты времени на работы, не предусмотренные нормативным сборником;
v j - объем конкретного вида работы, выполняемый за год.
1.19. Явочная численность работников (Ч яв) определяется по формуле
Ч яв = Т об /Ф п,
где Ф п - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается 1858 чел.-ч).
Пример расчета численности и трудоемкости работ в архивах см. приложение 1.
1.20. Списочная численность работников (Ч сп) архива определяется по формуле
Ч сп = Ч яв? К н,
где К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п.
где % планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА
2.1. Объединенный ведомственный, межведомственный архив действует как самостоятельная организация, численность работников которой определяется исходя из объема хранящихся документов и проводимых работ.
2.2. Функции объединенных ведомственных, межведомственных архивов;
Комплектование документами учреждений, входящих в систему данного ведомства
Учет и обеспечение сохранности принятых документов
Создание научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам
Проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве и оказание методической помощи в ее проведении в организациях - источниках комплектования архива
Разработка методических пособий по работе с профильными архиву документами, осуществление методического руководства и контроля за правильностью формирования, оформления и состоянием хранения дел в делопроизводстве учреждений - источников комплектования архива
Подготовка и передача документов на государственное хранение
Использование документов, хранящихся в архиве.
2.3. Функции, наименования должностей работников объединенных архивов определяются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с «Квалификационным справочником должностей работников государственных архивов системы Главного архивного управления при Кабинете Министров СССР (руководителей и специалистов государственных архивов)». - М.: 1991.
2.4. Организационно-техническими условиями, принятыми в настоящем нормативном сборнике, предусматриваются:
рациональная организация рабочих мест;
своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа;
соблюдение рационального режима труда и отдыха;
обеспечение установленных санитарных норм.
2.5. До введения укрупненных норм времени необходимо привести организационно-технические условия работы данного архива в соответствие с запроектированными в сборнике.
2.6. Помещения, в которых располагаются архивохранилища и рабочие комнаты работников архивов, должны отвечать требованиям СНИП 2.08.02-85 и Нормалям планировочных элементов жилых и общественных зданий. Архивы, вып. НП 5.4.2-74 . Помещения хранилищ должны быть изолированы от рабочих комнат.
2.7. При организации рабочих мест учитывается должность работника и его функциональные обязанности. При расстановке мебели в рабочих комнатах необходимо обеспечить удобство подхода к рабочим местам и рациональную схему движения с учетом функций исполнителей.
2.8. Рабочее место специалиста (4 м 2) оборудуется однотумбовым столом, для руководителя двухтумбовым или однотумбовым с приставкой. Выдвижные ящики стола оборудуются специальным приспособлением для хранения материалов.
В рабочих комнатах размещаются шкафы и секции картотечных ящиков для создания каталогов, картотек.
Рабочие места работников, занимающихся обеспечением сохранности, должны находиться в непосредственной близости от хранилища.
2.9. Освещенность рабочего места при работе с текстовыми документами 100 лк, освещенность стеллажей - 25 лк, освещенность проходов - 50 лк.
3. НОРМАТИВНАЯ ЧАСТЬ
3.1. Комплектование архива документами учреждений
Исполнители - заведующий архивом, старший методист, методист, старший архивист, архивист I категории, архивист II категории, старший хранитель фондов, хранитель фондов
|
Наименование работы |
Единица измерения объема работы |
Норма времени чел.-ч. |
||
|
Согласование сроков и порядка приема дел со структурными подразделениями ведомства и подведомственными учреждениями, написание графика |
||||
|
Прием дел на хранение в архив |
Прием дел поединично, прием описей, номенклатур дел, контрольно-справочных и тематических картотек, других элементов научно-справочного аппарата, выверка учетных документов, оформление приема дел в установленном порядке |
|||
|
Подготовка дел к передаче, доставка дел в государственный архив, передача дел поединично, передача описей и других элементов НСА на передаваемые дела, запись о выбытии дел в книге учета поступления и выбытия документов; оформление передачи в установленном порядке |
||||
|
Составление и ведение списка учреждений - источников комплектования архива |
Изучение функций учреждения, состава и содержания его документов, отбор учреждений, составление, согласование списка, его утверждение в установленном порядке; внесение в список уточнений и дополнений |
1 учреждение - источник комплектования архива |
3.2. Учет документов архива
Исполнители - заведующий архивом, старший архивист, архивист I категории, старший хранитель фондов
|
Наименование работы |
Норма времени чел.-ч. |
|||
|
Внесение сведений об изменениях состава и объема документов фонда, его наименования, крайних дат в учетные документы архива: книгу учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, карточку фонда, карточку топографического указателя; ведение учетных документов |
||||
|
Ведение книги учета поступления и выбытия документов |
10 записей |
|||
|
Ведение листа фонда |
Запись сведений по установленной форме |
10 записей |
||
|
Ведение карточки фонда |
Запись сведений по установленной форме |
10 записей |
||
|
Ведение топографических указателей |
Заполнение карточек пофондового (постеллажного) топографического указателя по установленной форме, систематизация карточек, внесение в карточки изменений и уточнений |
10 карточек |
||
|
Ведение дела фонда |
Включение в дело учетных и справочных документов, формирование дела, ведение внутренней описи |
1 дело фонда |
||
|
Составление отчета о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на ведомственном хранении |
Сбор, анализ и обобщение сведений о документах архива, написание отчета по установленной форме |
3.3. Обеспечение сохранности документов архива
Исполнители - заведующий архивом, старший архивист, архивист I категории, архивист II категории, старший хранитель фондов, хранитель фондов
|
Наименование работы |
Единица изменения объема работы |
Норма времени чел.-ч. |
||
|
Выдача в читальный зал архива или в структурное подразделение ведомства дел, описей, номенклатур дел |
Ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, определение места хранения дел по топографическому указателю, заполнение и размещение карт-заместителей, выемка дел, проверка соответствия архивного шифра и заголовка на обложке дела и в заказе, проверка физического состояния выдаваемых дел, оформление листов пользования дел в установленном порядке |
|||
|
описей, номенклатур дел |
10 описей (номенклатур дел) |
|||
|
Регистрация приема дел в установленном порядке, контроль их физического состояния, проверка правильности записей в листах использования дел, группировка дел по фондам, по описям, выемка карт-заместителей, размещение дел на места хранения |
||||
|
описей, номенклатур дел |
10 описей (номенклатур дел) |
|||
|
Подготовка и передача дел для дезинфекции, реставрации и переплета |
||||
|
без нумерации листов |
Подбор дел по актам проверки наличия, по картотеке или журналу учета физического состояния документов, заполнение и размещение карт-заместителей; регистрация в книге учета выдачи дел из хранилища, заполнение заказа по установленной форме, передача дел |
|||
|
с нумерацией листов |
То же, с нумерацией листов |
|||
|
Прием дел после дезинфекции, реставрации и переплета |
Поединичный прием дел, проверка их физического состояния, качества проведенной обработки, проверка нумерации, правильности расположения листов в делах, отметка в книге учета, выдачи дел из хранилища об их возвращении, группировка дел по фондам, размещение дел на места хранения, выемка карт-заместителей |
|||
|
Оформление ярлыков |
Написание на ярлыке номеров: фонда, описи, дел, коробки |
100 ярлыков |
||
|
Наклейка ярлыков на коробки |
Промазывание ярлыка клеем, наклейка на коробку |
100 ярлыков |
||
|
Формирование связок дел |
||||
|
подлежащих хранению |
Группировка дел по порядку номеров, написание на ярлыке номеров: фонда, описи, дел, связки; прикрепление ярлыка к шпагату, перевязывание дел |
100 связок |
||
|
не подлежащих хранению |
Группировка дел в связки с учетом их формата и веса, перевязывание дел шпагатом |
100 связок |
||
|
Картонирование дел |
Размещение дел в коробке по порядку номеров, проставление архивного шифра на коробке, написание на ярлыке номеров: фонда, описи, дел, коробки; промазывание клеем, наклейка ярлыка на коробку; размещение коробок на стеллажах |
100 коробок (связок) |
||
|
Перемещение дел |
Транспортировка коробок или связок дел, их размещение на стеллажах, внесение сведений об изменениях в топографические указатели и другие учетные документы |
|||
|
внутри хранилища |
100 коробок (связок) |
|||
|
из одного хранилища в другое |
100 коробок (связок) |
|||
|
Обеспыливание дел и стеллажей |
||||
|
Обеспыливание поверхностей пылесосом или протирка увлажненной тканью |
||||
|
стеллажей |
100 погонных метров |
|||
|
Проверка наличия и состояния дел |
||||
|
при выполнении работы одним сотрудником |
Выверка данных учетных документов фонда, проведение проверки наличия и физического состояния дел на местах хранения, сверка описательных статей описи или номенклатуры дел с описанием дел на обложках, сверка фактического наличия дел с данными в итоговых записях в описях или номенклатурах дел; заполнение листа и акта проверки наличия и состояния дел фонда, отметка в описи или в номенклатуре дел о проведенной проверке; оформление результатов проверки в установленном порядке |
|||
|
при выполнении работы двумя сотрудниками |
||||
|
Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов, за противопожарным состоянием хранилищ |
Проведение измерений температуры и относительной влажности воздуха с помощью контрольно-измерительных приборов, запись, проверка правильности показаний приборов, регулирование температуры и уровня влажности посредством кондиционерных установок, вентиляторов, проветривания помещения, увлажнения воздуха; наблюдение за наличием и состоянием средств пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации |
1 наблюдение |
3.4. Научно-техническая обработка документов
Исполнители: - заведующий архивом, старший методист, методист, старший архивист, архивист I категории, архивист II категории
|
Наименование работы |
Единица изменения объема работы |
Норма времени чел.-ч. |
|||||
|
Составление исторических справок |
Изучение нормативной, методической, справочной литературы, архивных документов, определение дат создания, реорганизации, ликвидации фондообразователя; написание справки с характеристикой функции и структуры учреждения, состава и содержания документов фонда, степени полноты их сохранности; доработка справки по замечаниям |
1 историческая справка |
|||||
|
на фонды учреждений краевого и областного значения |
|||||||
|
за период свыше 10 лет |
|||||||
|
за период от 5 до 10 лет |
|||||||
|
на фонды учреждений городского и районного значения |
1 историческая справка |
||||||
|
за период свыше 10 лет |
|||||||
|
за период от 5 до 10 лет |
|||||||
|
за период от 1 года до 5 лет или дополнение ранее составленной справки |
|||||||
|
Разработка схем систематизации документов фондов учреждений |
Изучение методической, справочной литературы, архивных документов, выбор принципов систематизации; написание схемы, доработка схемы по замечаниям |
||||||
|
Предварительная систематизация документов фондов учреждений 1 |
Группировка документов по фондовой принадлежности, внутри фонда - по годам, по структурным подразделениям или по видам документов, по алфавиту авторов, имен, корреспондентов |
||||||
|
пофондовая систематизация документов |
|||||||
|
внутрифондовая систематизация документов |
|||||||
|
систематизация документов по алфавиту |
|||||||
|
1 Проводится в случаях бессистемного хранения документов в учреждениях, предшествует экспертизе научной и практической ценности документов, - см. пп. 3.4.4, 3.4.5, 3.4.6, 3.4.7, 3.4.8. |
|||||||
|
Проведение экспертизы научной и практической ценности управленческой документации |
|||||||
|
Изучение методической, справочной литературы, перечней документов со сроками хранения; выборочный просмотр дел, содержащих дублетные или трафаретные по содержанию документы; определение научной и практической ценности документов, отбор документов на постоянное или временное хранение и к уничтожению; группировка документов и дел в соответствии со статьями перечня |
|||||||
|
То же; с полистным просмотром документов, подлежащих экспертизе |
|||||||
|
Проведение экспертизы научной и практической ценности документов по личному составу учреждений |
|||||||
|
без полистного просмотра документов |
|||||||
|
с полистным просмотром документов |
|||||||
|
Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению |
Написание акта по установленной форме, оформление акта, подготовка к рассмотрению акта на заседании ЭК - ЦЭК |
1 акт, включающий до 40 позиций |
|||||
|
Определение фондовой принадлежности документов и дел |
Полистный просмотр документов, установление исторических и логических связей между документами, определение, уточнение периода деятельности фондообразователя, хронологических рамок документов фонда, выделение непрофильных материалов |
||||||
|
Систематизация документов из россыпи |
|||||||
|
по фондам |
Просмотр документов, группировка по фондам, с проведением экспертизы научной и практической ценности документов |
10 кг документов |
|||||
|
по структурным подразделениям |
Просмотр документов, определение их внутрифондовой принадлежности, проведение экспертизы научной и практической ценности документов, уточнение сроков хранения документов, группировка по структурным подразделениям |
10 кг документов |
|||||
|
Формирование дел из россыпи и переформирование дел |
Изучение документов, отбор документов, систематизация документов по хронологии, по группам, по алфавиту; выделение дублетных и неправильно присоединенных документов; формирование дел |
||||||
|
управленческая документация |
1000 листов |
||||||
|
документы по личному составу |
1000 листов |
||||||
|
табуляграммы по заработной плате |
1000 листов |
||||||
|
Оформление дел постоянного и временного хранения (сформированных в делопроизводстве), без нумерации листов |
Проверка соответствия содержания документов дела его заголовку (по номенклатуре дел), редактирование заголовка, описание дела на обложке; подшивка дела на 4 прокола |
||||||
|
Оформление дел по личному составу (сформированных в делопроизводстве), без нумерации листов |
То же; с подшивкой дела на 3 прокола |
||||||
|
Систематизация листов в деле. |
Систематизация листов в соответствии с выбранным принципом формирования дела |
1000 листов |
|||||
|
Составление заголовков дел |
Полистный просмотр дела, изучение состава и содержания документов, определение авторства, крайних дат дела; формулирование текста заголовка, написание заголовка на карточке |
||||||
|
управленческая документация |
100 заголовков |
||||||
|
личные дела |
100 заголовков |
||||||
|
Составление аннотаций на документы |
Чтение документа, изложение его содержания, написание аннотации |
100 аннотаций |
|||||
|
Систематизация карточек с заголовками дел |
Группировка карточек в соответствии с принятой схемой систематизации дел фонда |
||||||
|
по структурному или тематическому признакам |
100 карточек |
||||||
|
по номинальному, хронологическому или алфавитному признакам |
100 карточек |
||||||
|
Систематизация дел внутри фондов учреждений с составлением заголовков дел |
Составление заголовков на делах и на карточках, расположение дел в соответствии с архивными шифрами на карточках |
||||||
|
Редактирование заголовков дел |
|||||||
|
с выборочным просмотром дел |
100 заголовков |
||||||
|
без просмотра дел |
100 заголовков |
||||||
|
Простановка архивных шифров |
|||||||
|
на карточках |
Написание архивных шифров на предварительно отсистематизированных карточках |
100 карточек |
|||||
|
на обложках дел |
Сверка заголовка дела с описью или карточкой, проставление штампов, написание архивных шифров; по два архивных шифра на каждой обложке |
||||||
|
Подшивка дел |
Подшивка документов в твердую обложку |
||||||
|
на четыре прокола |
|||||||
|
на три прокола |
|||||||
|
Оформление обложек или титульных листов дел |
Написание наименования фондообразователя, структурной части, заголовка дела, крайних дат, количества листов (на основании описи или карточки) на обложке или на титульном листе, изготовленных типографским способом |
||||||
|
без простановки архивных шифров |
|||||||
|
с простановкой архивных шифров |
То же, с проставлением архивных шифров |
||||||
|
Оформление обложек дел долговременного хранения, с простановкой архивных шифров |
Написание наименования фондообразователя, структурной части, заголовка дела, крайних дат, на основании описи, карточки или номенклатуры дел; проставление архивного шифра на обложке, по одному архивному шифру на каждой обложке |
||||||
|
Нумерация листов в делах |
Полистная нумерация дела, составление листа-заверителя по установленной форме |
||||||
|
объемом до 250 листов |
1 дело, объемом 250 листов |
||||||
|
объемом до 150 листов |
1 дело, объемом 150 листов |
||||||
|
объемом до 50 листов |
1 дело, объемом 50 листов |
||||||
|
Перенумерация листов в делах |
Гашение старой нумерации листов; полистная нумерация дела, составление новой заверительной записи по установленной форме |
||||||
|
объемом до 250 листов |
1 дело объемом 250 листов |
||||||
|
объемом до 150 листов |
1 дело объемом 150 листов |
||||||
|
объемом до 50 листов |
1 дело объемом 50 листов |
||||||
|
Проверка нумерации листов в делах |
Полистная проверка правильности нумерации листов дела, исправление ошибок нумерации, составление новой заверительной записи |
||||||
|
объемом до 250 листов |
1 дело объемом 250 листов |
||||||
|
объемом до 150 листов |
1 дело объемом 150 листов |
||||||
|
объемом до 50 листов |
1 дело объемом 50 листов |
||||||
|
Составление предисловий к описям фондов учреждений |
Изучение нормативной, методической, справочной литературы, НСА, архивных документов по истории фондообразователя и фонда; выявление сведений о наличии и составе НСА к фонду, об особенностях описания фонда и систематизации его документов, определение дат создания, реорганизации, ликвидации учреждения, его функций, особенностей деятельности, изменений подчиненности; написание текста предисловия, доработка по замечаниям |
1 предисловие |
|||||
|
Составление указателей кратких, глухих, к описям дел |
Изучение описи, выявление, отбор понятий, составление карточек для указателя, составление отсылочных карточек, систематизация карточек в пределах одного понятия, по валовой нумерации; составление, редактирование указателя |
||||||
|
предметных |
100 карточек |
||||||
|
наименований учреждений |
100 карточек |
||||||
|
географических |
100 карточек |
||||||
|
100 карточек |
|||||||
|
Составление списков сокращенных слов к описям дел |
Просмотр описательных статей описи, НСА к ней; выявление сокращенных слов, установление их полного написания, систематизация сокращений в алфавитном порядке, написание, редактирование списка |
||||||
|
Составление переводных таблиц архивных шифров дел |
Написание старых номеров дел с указанием новых номеров или сведений о передаче дел в другие фонды |
100 номеров дел |
|||||
|
Составление внутренних описей документов в делах |
Внесение в опись заголовков или наименований документов в соответствии с их расположением в деле, с указанием номеров листов дела; составление итоговой записи |
||||||
|
управленческая документация |
100 заголовков документов |
||||||
|
комплексы или наряды личных дел, сформированных в одной единице хранения |
100 заголовков документов |
||||||
|
Составление сводных описей дел |
Заполнение описательных статей описи в соответствии с номенклатурой дел, сдаточной описью или карточками на дела; написание титульного листа, оглавления, нумерация листов описи, составление итоговой записи, листа-заверителя |
||||||
|
сводных описей дел постоянного хранения |
|||||||
|
сводных описей дел по личному составу |
100 описательных статей описи дел |
||||||
|
Каталогизация документов с полистным просмотром дел |
Отбор дел по НСА и описям, полистный просмотр дел, выявление документов для каталогизации, составление аннотаций на карточках, редактирование аннотаций, индексирование, систематизация карточек; включение карточек в картотеки |
||||||
|
тематические картотеки |
100 карточек |
||||||
|
именные картотеки |
100 карточек |
||||||
|
алфавитные картотеки по именным спискам рабочих и служащих |
100 карточек |
||||||
|
Каталогизация документов без полистного просмотра дел |
Выявление документов по описям, составление аннотации на карточках на основании заголовков дел в описях, редактирование аннотаций, индексирование, систематизация карточек; включение карточек в картотеки |
||||||
|
тематические картотеки |
100 карточек |
||||||
|
именные картотеки |
100 карточек |
||||||
|
Составление отсылочных карточек |
Установление идентичности понятий и написание отсылочных карточек с указанием всех понятий |
||||||
|
тематических |
100 карточек |
||||||
|
100 карточек |
|||||||
|
Составление дублетных карточек |
Написание второго экземпляра карточки, тождественного оригиналу |
100 карточек |
|||||
3.5. Использование документов архива
Исполнители: заведующий архивом, старший архивист, архивист I категории
|
Наименование работы |
Единица изменения объема работы |
Норма времени чел.-ч. |
||
|
Подготовка информационных писем |
Изучение литературы, НСА и документов архива по теме; выявление, отбор документов, аннотирование их содержания на карточках; систематизация карточек, написание текста, оформление информационного письма |
1 информационное письмо |
||
|
Исполнение тематических запросов |
Ознакомление с запросом, поиск, выявление сведений по теме; написание текста ответа; регистрация исполненного запроса |
|||
|
по НСА и документам архива |
1 тематический запрос |
|||
|
по НСА архива |
1 тематический запрос |
|||
|
Подготовка выставок документов |
Определение круга архивных фондов, библиографии, изучение литературы, НСА и документов архива, составление тематического плана, выявление, отбор документов, иллюстративных материалов, составление аннотации, подготовка экспозиционного плана, организация копирования документов, изготовление схем, диаграмм; монтаж, художественное оформление экспозиции |
|||
|
выставка, включающая до 25 экспонатов |
1 выставка |
|||
|
выставка, включающая до 50 экспонатов |
1 выставка |
|||
|
выставка, включающая до 100 экспонатов |
1 выставка |
|||
|
Подготовка статей для периодической печати |
Изучение литературы, НСА и документов архива, составление плана статьи, написание текста, доработка статьи по замечаниям редакции |
|||
|
Исполнение запросов социально-правового характера |
||||
|
по НСА и документам архива о подтверждении стажа работы, награждении, места жительства |
Ознакомление с запросом, заявлением; регистрация; поиск, выявление сведений, выяснение места нахождения документов в случае их отсутствия в архиве; написание ответа, регистрация исполненного запроса |
|||
|
по НСА и документам архива, с подготовкой справки о размере заработной платы за 1 год |
||||
|
по НСА и документам архива, с подготовкой справки о размере заработной платы за 5 лет |
||||
|
по НСА архива о подтверждении стажа работы, награждения, места жительства |
||||
|
Прием посетителей архива с целью консультирования |
Консультирование посетителей по вопросам состава и содержания документов архива; информирование о наличии документов для получения справок о трудовом стаже, образовании, месте жительства и т.п.; информирование о наличии запрашиваемых сведений в других архивах; регистрация приема посетителя |
1 консультация |
||
|
Учет исполнения запросов, поступающих в архив |
Регистрация запросов в книгах учета и картотеках; ведение учета, контроль за своевременным исполнением запросов |
|||
|
Выдача дел во временное пользование |
Ознакомление с запросом, подготовка дел к выдаче; оформление выдачи и возвращения дел в установленном порядке; контроль за обеспечением сохранности выдаваемых дел и документов |
|||
|
Прием и выдача невостребованных трудовых книжек |
Прием трудовых книжек на хранение, оформление приема в установленном порядке, систематизация трудовых книжек по алфавиту фамилий, размещение в картотеке, выдача в отдел кадров и владельцам, оформление выдачи |
100 трудовых книжек |
3.6. Методическое руководство и контроль за постановкой документационного обеспечения управления в учреждениях
Исполнители - заведующий архивом, старший архивист, старший методист, методист
|
Наименование работы |
Единица изменения объема работы |
Норма времени чел.-ч. |
||
|
Подготовка положения об архиве |
Изучение нормативной, методической, справочной литературы, составление плана работы, написание текста документа; обсуждение, доработка, согласование, оформление документа в установленном порядке |
1 положение |
||
|
Подготовка приказа по вопросам работы службы документационного обеспечения архива |
||||
|
Подготовка инструкции по документационному обеспечению управления в учреждении - первичная разработка |
1 инструкция |
|||
|
Подготовка инструкции по документационному обеспечению управления в учреждении на основе типовой инструкции для данной системы или звена учреждений |
1 инструкция |
|||
|
Подготовка сводной номенклатуры дел учреждения - первичная разработка |
||||
|
Подготовка сводной номенклатуры дел учреждения - на основе типовой номенклатуры дел для данной системы или звена учреждений |
1 сводная номенклатура дел, включающая до 100 позиций |
|||
|
Подготовка перечня с указанием сроков хранения документов - первичная разработка |
||||
|
Подготовка перечня с указанием сроков хранения документов - на основе типового перечня для данной системы или звена учреждений |
1 перечень, включающий до 100 позиций |
|||
|
Составление заключений на проекты нормативных и методических документов, описей дел, представленных на рассмотрение ЭК, ЦЭК, ЭПК |
Ознакомление с документом, подготовка замечаний и предложений, написание текста заключения |
|||
|
положение о ведомственном архиве, положение об ЭК - ЦЭК |
1 заключение |
|||
|
инструкция по ДОУ в учреждении |
1 заключение |
|||
|
сводная номенклатура дел, номенклатура дел структурного подразделения |
1 заключение |
|||
|
опись дел постоянного хранения или дел по личному составу |
1 заключение |
|||
|
Составление докладных записок по вопросам совершенствования ДОУ |
Изучение нормативных и методических документов данного учреждения, подготовка замечаний и предложений, написание текста докладной записки (в адрес руководства учреждения или государственного архивного органа) |
1 докладная записка |
||
|
Проверка состояния ДОУ в учреждениях |
Изучение нормативных, методических, учетных документов, составление плана проверки; анализ постановки ДОУ, подготовка справки с замечаниями и предложениями, обсуждение итогов проверки |
1 проверка |
||
|
Консультирование работников служб ДОУ |
Проведение консультаций по вопросам практического применения нормативных и методических документов, постановки и совершенствования ДОУ |
1 консультация |
||
|
Ведение наблюдательных дел на учреждения - источники комплектования архива |
Включение в состав дела нормативных и справочных документов, относящихся к вопросам постановки ДОУ и работы архива данного учреждения, - приказов, положений, инструкций, материалов проверок; составление внутренней описи дела, внесение дополнений во внутреннюю опись |
1 наблюдательное дело |
||
|
Ведение картотеки учета переименований учреждений |
Заполнение карточек; включение карточек в картотеку, внесение изменений в карточки |
1 карточка |
||
|
Ведение картотеки учета работы с учреждениями |
Заполнение карточек по установленной форме; включение карточек в картотеку, внесение изменений в карточки |
1 карточка |
3.7. Методическое и организационное обеспечение работы архива
Исполнители - заведующий архивом, старший методист, методист, архивист I категории, архивист II категории, старший хранитель фондов, хранитель фондов
|
Наименование работы |
Единица изменения объема работы |
Норма времени чел.-ч. |
||
|
Составление годового плана работы архива |
Анализ работы архива, определение задач годового плана, расчет объемных показателей и трудозатрат; написание плана |
|||
|
Составление и ведение индивидуальных планов-отчетов |
Определение по годовому плану архива видов работ, бюджета рабочего времени, внесение данных в форму плана-отчета исполнителя; заполнение отчетных граф в течение года |
1 план-отчет |
||
|
Составление годового отчета о работе архива |
Анализ работы архива, подсчет объемов выполненных работ и трудозатрат, определение степени выполнения плана; написание отчета |
|||
|
Подготовка доклада, сообщения |
Изучение литературы и документов по теме, написание текста доклада или сообщения |
1 доклад или 1 сообщение |
||
|
Организация и проведение методических и служебных совещаний, заседаний |
Формирование повестки дня совещания, ознакомление с материалами, подлежащими рассмотрению, оповещение участников совещания, проведение совещания; оформление протокола и других документов по итогам совещания |
|||
|
Участие в служебных оперативных совещаниях |
Участие в обсуждении вопросов совещания |
1 совещание с участием до 20 человек |
||
|
Организация и проведение заседания ЭК - ЦЭК |
1 заседание с участием до 20 человек |
|||
|
Участие в работе методического или служебного совещания, в заседании ЭК - ЦЭК |
Ознакомление с повесткой дня совещания или комиссии, участие в обсуждении вопросов и подготовке решения |
1 совещание |
3.8. Техническое оформление работ
Исполнители - архивист II категории, старший хранитель фондов, хранитель фондов
|
Наименование работы |
Единица изменения объема работы |
Норма времени чел.-ч. |
||
|
Сверка текстов после напечатания |
||||
|
текстовые документы |
Сверка напечатанного текста с оригиналом, внесение исправлений в четыре экземпляра машинописного текста |
1 печатный лист перепечатанного текста или 16,7 машинописных страниц, через 1,5 интервала |
||
|
номенклатуры дел, акты |
100 позиций номенклатуры дел или акта |
|||
|
описи дел |
100 описательных статей описи дел |
|||
|
Ремонт документов |
Просмотр документов, выявление поврежденных, деформированных листов, подклейка корешков листов, - наращивание до необходимого формата; обрезка краев листов, просушивание, прессовка листов |
100 листов |
||
|
Оформление заказов на выдачу дел, на копирование документов |
Заполнение бланка заказа по установленной форме |
|||
|
Подготовка к сдаче дел на утилизацию |
Выемка дел, намеченных к утилизации (включенных в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению), формирование связок, перевязывание дел; оформление заявки на транспорт, погрузка дел |
Приложение 1
Расчет численности основного персонала архива
(исходя из фактической трудоемкости работ, выполненных в истекшем году)
|
Наименование работы |
Единица изменения объема работы |
Объем работы за год |
Норма времени на единицу измерения, чел.-ч. |
Нормативная трудоемкость, чел.-ч. |
|
|
Комплектование архива документами учреждений |
|||||
|
Составление графика приема дел в архив |
1 график объемом до 0,15 п.л. |
||||
|
Прием дел на хранение в архив |
|||||
|
Передача дел из архива на государственное хранение |
|||||
|
Учет документов архива |
|||||
|
Ведение учета поступления и выбытия документов |
1 запись об одном поступлении или выбытии дел |
||||
|
Ведение дел фонда |
1 дело фонда |
||||
|
Обеспечение сохранности документов архива |
|||||
|
Выдача в читальный зал архива или структурное подразделение ведомства дел, описей, номенклатур дел |
|||||
|
описей, номенклатур дел |
10 описей (номенклатур дел) |
||||
|
Прием дел, описей, номенклатур дел из читального зала архива или структурного подразделения ведомства |
|||||
|
описей, номенклатур дел |
10 описей (номенклатур дел) |
||||
|
Оформление ярлыков |
100 ярлыков |
||||
|
Формирование связок дел, подлежащих хранению |
100 связок |
||||
|
………………………… |
|||||
|
………………………… |
|||||
|
Техническое оформление работ |
|||||
|
Сдача дел на утилизацию |
|||||
Ч - численность основного персонала архива
Т н - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормам времени с применением коэффициента К = 1,1 (коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности), = 7504,75 чел.-ч.
Т н.н - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативным сборником (определена методом экспертной оценки), = 48,0 чел.-ч.
Ф п - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, принимается равным 1800,0 чел.-ч.
Е. В. Алексеева, кандидат исторических наук, доцент РГГУ
- Функции архива
- Сроки хранения документов в архивах организаций
- Нормативы времени на работы в архивах
Эффективная организация работы архива невозможна без правильного подбора кадров и рационального распределения функциональных обязанностей между ними.
В соответствии с нормами, закрепленными в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002), архивы могут быть юридическим лицом, структурным подразделением организации или частью службы ДОУ (пункт 10.1.2). Вне зависимости от организационно-правовой формы архив должен выполнять следующие функции:
– комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
– учет и обеспечение сохранности документов;
– создание научно-справочного аппарата к документам архива;
– использование хранящихся в архиве документов;
– подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России (с 2004 г. – Федеральное архивное агентство) и органами управления архивным делом субъектов РФ.
Работа архива организации устанавливается в соответствии с положением об архиве, в котором последовательно отражаются его состав документов, задачи и функции, права и организация деятельности.
Значимость архива как информационного ресурса неоспорима для любой организации. Это обусловлено тем, что в архиве юридического лица хранятся документы, которые содержат комплексную оперативную и ретроспективную информацию. Данная информация может быть задействована руководством во всех сферах деятельности.
Особое место архив занимает в структуре таких организаций, как: налоговые инспекции, бюро технической инвентаризации объектов недвижимости, страховые компании, банки, в средствах массовой информации и др. Обеспечение сохранности и использование документов архивов перечисленных организаций является непременным условием выполнения ими их основных функций.
Исходя из информационной значимости отдельных видов архивных документов ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) в статье 22 установил сроки временного хранения документов АФ РФ в архивах организаций:
– записи актов гражданского состояния 100 лет;
– документов по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов 75 лет;
– проектной документации по капитальному строительству 20 лет;
– технической и конструкторской документации 20 лет;
– патентов на изобретения, полезную модель, промышленный образец 20 лет;
– научная документация 15 лет;
– кино- и фотодокументов 5 лет;
– видео- и фонодокументов 3 года.
Для того чтобы обеспечить правовые и нормативные требования, предъявляемые государством к сохранности архивных документов, организациям необходимо подобрать квалифицированный персонал и отразить в их инструкциях круг обязанностей. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37) перечислены основные категории в области архивоведения и их должностные обязанности. Так, например, в должностные обязанности архивариуса входит: «работа по ведению архивного дела на предприятии; организация хранения и обеспечения сохранности документов, поступивших в архив; прием и регистрация поступивших на хранение от структурных подразделений документов, законченных делопроизводством. Участие в разработке номенклатур дел; проверки правильности формирования и оформления дел при их передаче в архив. Шифровка единиц хранения; систематизация и размещение дел; ведение их учета. Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска. Участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива».
Каждая из перечисленных обязанностей весьма трудоемка и состоит из определенного набора технологических операций. Для того чтобы правильно распределить работу между сотрудниками архива, необходимо знать и учитывать нормы времени на определенные виды архивных работ.
Необходимо отметить, что в деятельности учреждений используются нормативные документы, позволяющие нормировать труд в сфере ДОУ и архивного дела.
Так, постановление Минтруда РФ от 10 сентября 1993 г. № 152 «Об утверждении норм времени на работу по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» рекомендовало их для применения в министерствах, ведомствах и других учреждениях и организациях, имеющих аналогичную систему управления независимо от ведомственной подчиненности, формы собственности и хозяйствования.
Эти нормы предназначены для определения численности работников, занятых выполнением управленческих работ как в традиционном ручном, так и в автоматизированном режиме обработки текстовой документации. Они охватывают все виды работ, являющиеся составной частью Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовой системы документационного обеспечения, Автоматизированного банка архивных документов.
В 1994 г. было опубликовано постановление Минтруда РФ № 72, утвердившее Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, которые предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах ДОУ, определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендуются для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (в объединениях) независимо от форм собственности.
Нормативная часть сборника содержит следующие разделы:
– затраты времени на работы по ДОУ (составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, создание и ведение картотек, формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив);
– затраты времени на работы архива организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочного аппарата к документам архива, каталогизация документов, использование документов, информационное обслуживание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ).
Существенную помощь в планировании может оказать новый нормативный сборник «Нормы времени на работы, выполняемые государственными архивами» (Росархив, ВНИИДАД. М., 2007. Составители Э. В. Бушмелева, В. Е. Соболева, Л. П. Шотина). Данный сборник «рассчитан на применение в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения и по личному составу, а также может быть использован в деятельности архивов, хранящих научно-техническую документацию, кинофотофонодокументы, а также в муниципальных архивах с учетом законодательства субъектов РФ».
Составители не упоминают архивы организаций – наиболее массовый вид архивов, не менее государственных и муниципальных нуждающихся в определении трудоемкости работ при планировании деятельности. Однако по аналогии с Основными правилами работы архивов организаций, которыми руководствуются негосударственные учреждения в своей практической деятельности, новый сборник «Нормы времени на работы, выполняемые государственными архивами», может быть использован также в качестве методической основы.
Напомним, что в 1988 г. были подготовлены «Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах», действовавшие до настоящего времени. Но их положения не соответствовали трудовому и архивному законодательствам РФ, новым отраслевым и методическим разработкам, не отражали весь комплекс работ, осуществляемых в архиве.
Важно отметить, что разработчики нового методического сборника сохранили преемственность в методиках, что позволит успешно адаптировать его в практической деятельности архивов.
Для унификации содержания и процесса конкретного вида работы услуги составители использовали «Основные правила работы государственных архивов Российской федерации» (М., 2002).
«Нормы времени…» разработаны на работы с документами XVIII–XX веков, которые составляют основу в хранилищах российских государственных архивов. Благодаря преемственности ведения делопроизводства и архивного дела в нашей стране данный сборник может быть применим и для документации, хронологически относящейся к XXI веку. «Нормы времени…» предусматривают дифференцированный подход для работ, трудоемкость которых зависит от исторического периода создания документов, от системы документации. В сборнике приведены важные дефиниции, определяющие понятия: подготовительно-заключительные, вспомогательные работы, организация обслуживания рабочего времени.
«Подготовительно-заключительная работа – это время, используемое на подготовку к выполнению задания или действия, связанного с его окончанием.
Вспомогательная работа – это время, затрачиваемое на действия, обеспечивающие выполнение основной работы.
Время обслуживания рабочего места включает организацию рабочего места и уход за ним».
Нормы времени установлены в днях, а нормы выработки – в единицах объема работы, производимых в течение восьмичасового рабочего дня.
В сборнике установлены основные единицы измерения: единица хранения, документ, печатный лист, машинописный лист, карточка, карта, микрофильм, микрофиша, коробка, связка, бокс, ролик и др. На отдельные виды работ указаны и нормы выработки и нормы времени, например: составление актов (об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; возврата документов собственнику и др.). Специальный раздел посвящен нормам времени на работы, выполняемые с применением компьютеров.
Нормативный сборник состоит из 7 разделов, которые включают нормы времени и выработки на работы и услуги по основным направлениям деятельности государственных архивов:
Раздел I. Обеспечение сохранности документов архива
Раздел II. Учет документов архива
Раздел III. Комплектование архива и экспертиза ценности документов
Раздел IV. Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива
Раздел V. Использование документов архива
Раздел VI. Работы по вводу, поиску, выводу и копированию информации
Раздел VII. Организация работы архива
Материал по разделам и подразделам представлен в табличной форме, в которой последовательно отражены следующие сведения: индекс, наименование работы (услуги), содержание работы (услуги), единица измерения, норма времени, норма выработки на один рабочий день.
Составители обращают внимание потенциальных пользователей сборника на то, что «отдельные виды работ, специфичные для архивов, хранящих научно-техническую документацию, документы по литературе и искусству, личному составу не включены в него и должны быть разработаны самостоятельно этими архивами, а также им целесообразно разрабатывать собственные нормы для подготовки справочно-информационных изданий».
Таким образом, методическое обеспечение деятельности архивов в Российской Федерации пополнилось еще одним сборником, призванным усовершенствовать их работу.
Мы хотим привлечь специалиста для разработки номенклатуры дел организации. Как рассчитать стоимость работ по составлению номенклатуры дел? Каким образом учитываются все виды работ (анализ документации, структуры; изучение видов и состава документов; работа с руководителями структурных подразделений и пр., т.е. вся огромная работа, предшествующая оформлению номенклатуры дел)?
Бюджет проекта по составлению номенклатуры дел можно оценивать по-разному.
■ Первый способ – использование существующих (рекомендательных!) нормативов (см. таблицу). Достоинство такого способа состоит в том, что можно показать руководству официально опубликованные документы.
Сводная таблица нормативов,
относящихся к составлению номенклатур дел
|
Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (М., ВНИИДАД, 2007) |
3.3.1. Оказание методической и практической помощи организациям в подготовке нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении: […] 3.3.1.2.2. конкретных номенклатур дел: Ознакомление с проектом номенклатуры, проверка правильности ее составления в соответствии с требованиями нормативно-методических документов, уточнение полноты состава дел и документов, включенных в номенклатуру, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией. | |
|
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23) |
2.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения. Содержание работы: составление номенклатуры дел структурного подразделения; изучение нормативных, правовых и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения; составление, систематизация заголовков дел; визирование руководством структурного подразделения; контроль за правильностью формирования дел. Исполнитель – начальник отдела, главный специалист. | |
|
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) |
3.1.1.1. Составление и ведение номенклатуры дел структурного подразделения : Изучение нормативных и методических документов справочных пособий, функций данного структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, составление, систематизация заголовков дел, визирование руководителем структурных подразделений, контроль за правильностью формирования дел. | |
|
3.1.1.2. Составление и ведение номенклатуры дел организации: Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, номенклатур дел структурных подразделений, функций организации, особенностей делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, разработка классификационной схемы номенклатуры дел, унификация, общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов, не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений, составление номенклатуры дел (с оглавлением, предисловием, списком сокращений), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании центральной экспертной комиссии (ЦЭК) (ЭК организации), согласование с архивным учреждением (государственным архивом), оформление и утверждение номенклатуры дел; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение итоговой записи к номенклатуре дел, передача итоговых сведений в информационно-поисковую систему и ведомственный архив по установленной форме. Исполнители – заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед. | ||
|
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 52) |
1.7.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения: Содержание работы: составление номенклатуры дел структурных подразделений – изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков хранения, составления, систематизации заголовков дел; визирование руководством структурного подразделения, контроль за правильностью формирования дел. Исполнитель – делопроизводственный работник. |
(825 без автоматизации) |
|
1.7.2. Составление сводной номенклатуры дел организации: Содержание работы: разработка классификационной схемы сводной номенклатуры дел (СНД), унификация, общее редактирование текстов всех разделов номенклатуры дел структурных подразделений, составление СНД (с оглавлением, предисловием, списком сокращений, реквизитами согласования и утверждения), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании центральной экспертной комиссии организации, согласование с архивным учреждением, оформление по установленной форме и утверждение СНД; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение уточнений в номенклатуру дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел, передача итоговых сведений в ведомственный архив по установленной форме. Исполнитель – управляющий делами, заведующий канцелярией. |
550 (825 без автоматизации) |
|
|
Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утверждены постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57) |
3.6.5. Подготовка сводной номенклатуры дел учреждения – первичная разработка: Изучение нормативной, методической, справочной литературы, составление плана работы, написание текста документа; обсуждение, доработка, согласование, оформление документа в установленном порядке. Исполнители – заведующий архивом, старший архивист, старший методист, методист. |
Таким образом, если исходить из этих норм, то на разработку 1000 позиций номенклатуры на уровне подразделений требуется порядка 450 часов (56 рабочих дней, около 3 месяцев), и на сведение их в единую номенклатуру дел организации – еще примерно столько же. Всего – 900 часов (112,5 рабочих дней, чуть меньше полугода).
Естественно, многое зависит от того, какую часть всей этой работы нанятый специалист возьмет на себя: будет ли он, например, сам описывать дела в подразделениях (и в каком состоянии находится делопроизводство в этих подразделениях) или же будет лишь сводить воедино номенклатуры структурных подразделений. Большое значение имеет степень знакомства специалиста со спецификой делопроизводства в конкретной организации, в т.ч. с тонкостями в установлении сроков хранения документов.
Опыт показывает, что реальная производительность работы хорошего специалиста обычно заметно выше, чем по нормам; так что нормы можно рассматривать как худший вариант.
Теперь по этим данным (с учетом ожидаемого количества позиций в номенклатуре и исходя из максимальной возможной оплаты привлекаемого специалиста) можно оценить «сверху» фонд зарплаты. Добавив к этому разного рода налоги, получим грубую оценку бюджета проекта.
■ Можно попросить соответствующие коммерческие организации прислать свои предложения по срокам и стоимости работ и сопоставить их с собственными вычислениями – возможно, удастся уточнить свои расчеты.
Беглый анализ подобных услуг в интернете показал, что коммерческие организации предлагают свои услуги исходя из 60–70 руб. за позицию в номенклатуре. Объем работ, как правило, не указывается, и о нем придется договариваться отдельно (даже о том, обязан ли нанятый специалист ввести данные в компьютер). Здесь, мы думаем, тоже могут помочь приведенные в нормах описания видов работ. При таких расценках специалист сторонней организации, чтобы заработать порядка 20 тыс. в месяц, будет стремиться сделать в месяц не менее 1000 позиций, т.е. как минимум примерно в 3 раза больше, чем предусмотрено нормами– порой, возможно, в ущерб качеству. Поэтому, на наш взгляд, оценка бюджета проекта на основе этих расценок (плюс налоги) будет все-таки оценкой «снизу»…
■ Возможен и экспериментальный подход, когда специалист первоначально привлекается для выполнения ограниченного небольшого проекта (составление номенклатуры дел в одном-двух типичных подразделениях). По итогам такого пробного проекта можно будет достаточно точно определить стоимость полномасштабного проекта.
Неплохой вариант – дать в помощники привлеченному специалисту своего сотрудника, который потом будет отвечать за поддержание номенклатуры в актуальном состоянии. В ходе работы он многому научится и даже, в крайнем случае, сможет самостоятельно довести ее до конца (хотя бы в том, что касается составления номенклатур дел подразделений).
Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International