Уведомление о получении трудовой книжки. Правила выдачи трудовой книжки работнику при увольнении Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку образец

Пока сотрудник работает в компании, его трудовая книжка хранится в организации. Но когда он увольняется, у работодателя возникает обязанность своевременно вернуть ему этот документ. Однако не всегда это просто сделать. Иногда работник намеренно или в силу обстоятельств не спешит забирать свою «корочку». В таких случаях ему необходимо отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой .

Требование закона о возврате трудовой книжки

Трудовой кодекс РФ установил краткий срок для передачи трудовой книжки сотруднику, покидающему организацию. По общему правилу (статья 84.1 ТК РФ), работодатель обязан вернуть ее гражданину в день увольнения. Документ должен содержать четкую формулировку о причине расторжения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт 77-й статьи ТК РФ.

О получении своей трудовой книжки увольняющийся расписывается в личной карточке и журнале регистрации трудовых книжек (п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, работодателю нужно направить ему письменное уведомление о необходимости это сделать. Это поможет ему избежать материальной и административной ответственности за задержку документа.

Нерасторопная компания будет материально отвечать перед работником, если без книжки тот не сможет вовремя трудоустроиться и получать зарплату на новом месте. В этом случае он вправе потребовать компенсации недополученных доходов от прежнего работодателя (ст. 234 ТК РФ). Ее рассчитают исходя из количества рабочих дней, прошедших со дня увольнения и до момента выдачи трудовой книжки, и среднего заработка гражданина на последнем месте работы.

Административная ответственность бывшего работодателя может наступить в соответствии со ст. 5.27 КоАП. Максимальный штраф для юридического лица по данной статье составляет 50 тысяч рублей, для должностных лиц и ИП - 5 тысяч рублей.

Уведомление о явке за трудовой книжкой: образец документа

Уведомление следует отправить сотруднику заказным письмом вместе с почтовым уведомлением о вручении послания и описью вложения (чтобы лишить его возможности утверждать, что письма в конверте не было).

Шапка документа должна содержать реквизиты организации-отправителя и данные о работнике-получателе – его ФИО и адрес. Также следует проставить дату и исходящий номер.

В уведомлении бывшему работнику нужно предложить:

либо явиться за трудовой книжкой самостоятельно;
либо разрешить переслать ее по почте (без согласия владельца книжки делать это запрещено).

Чтобы без труда составить уведомление о вручении трудовой книжки, образец его содержания можно использовать такой:

Документ подписывается ответственным лицом и заверяется печатью предприятия.

————————————————————————— ¦ Общество с ограниченной ответственностью "Ольга" ¦ ¦ ¦ ¦ Исх. N 15 ¦ ¦ от 24.02.2009 ¦ ¦ ¦ ¦ Мамонтову Антону Сергеевичу ¦ ¦ г. Омск, ул. Карла Маркса, д. 29, кв. 171 ¦ ¦ ¦ ¦ ООО "Ольга" уведомляет Вас о том, что в соответствии со ст. 84.1 ¦ ¦ Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового ¦ ¦ договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день ¦ ¦ увольнения (последний день работы). ¦ ¦ В связи с тем что в день Вашего увольнения трудовая книжка не была ¦ ¦ выдана по причине Вашего отсутствия на рабочем месте, просим явиться ¦ ¦ в отдел кадров ООО "Ольга" по адресу: г. Омск, ул. Ленина, д. 15. ¦ ¦ Сообщаем также, что со дня направления настоящего уведомления ¦ ¦ работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи ¦ ¦ трудовой книжки. ¦ ¦ В случае если Вы не можете явиться за трудовой книжкой лично, ¦ ¦ мы вышлем документ по почте при получении Вашего письменного согласия. ¦ ¦ ¦ ¦ Начальник отдела кадров ¦ ¦ ООО "Ольга" Иванова Е.В. Иванова ¦ —————————————————————————

Комментарии:

ОГРОМНОЕ СПАСИБО

Цыганова Любовь Валентиновна

Направляете работнику уведомление: "Просим явиться и получить свою трудовую книжку или дать свое письменное согласие на отправку ее по почте". Это письмо с уведомлением направляете работнику. Трудовая книжка лежит у вас, а в журнале на полях отметку сделайте, что такого-то числа отправлено уведомление. Если работник пришлет вам в ответ письмо о том, что он согласен, то вы отпраляете заказным ценным письмом с уведомлением трудовую книжку. В журнале на полях пишите, что ОТПРАВЛЕНО ПО ПОЧТЕ ТАКОГО-ТО ЧИСЛА. Уведомление о вручении письма с трудовой книдкой приложите или в книгу учета движения или в личное дело работника (если ведете). Если такого согласия нет, то книжка хранится у вас. Срок ее хранения, если я не ошибаюсь, 75 лет.

Как верно отправить уведомление сотруднику о необходимости явиться за трудовой книжкой

Так что пусть лежит и ждёт, возможно, ее владелец сам лично явится за ее получение через какое-то время

новичок
Желаю удачи.

Форма уведомления работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (пример)

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения

Омск, ул. Ленина, д. 15. ¦ ¦ Сообщаем также, что со дня направления настоящего уведомления ¦ ¦ работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи ¦ ¦ трудовой книжки. ¦ ¦ В случае если Вы не можете явиться за трудовой книжкой лично, ¦ ¦ мы вышлем документ по почте при получении Вашего письменного согласия. ¦ ¦ ¦ ¦ Начальник отдела кадров ¦ ¦ ООО "Ольга" Иванова Е.В. Иванова ¦ —————————————————————————

Комментарии:

ОГРОМНОЕ СПАСИБО

Цыганова Любовь Валентиновна : новичок, Пошлите по почте несколько извещений с уведомление об извещении с интервалом, например в… еще неделю, на домашний адрес. Квитанцию прикрепите к журнале. В послений разсделайте запись, что в связи…..Все точно. Отвечать за неполучение будет почта, а за то, что отправили без письменного согласия работника, отвечать будете Вы.
Читайте внимательно — ст.84.1 ТК РФ — "….В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. "

новичок , Супер! А что вы скажете ГИТ? Что предусмотренный ТК порядок выдачи трудовой или срок хранения кадровой документации 75 лет Вас не устраивает, или что в сейфе места не хватает? Между прочим, работодатель (его уполномоченный представитель) несет ответственность как за бланки строгой отчетности, к которым трудовая относиться, так и за персональные данные работника, которые она содержит. Кстати ответственность, вплоть до уголовной.
Есть масса историй о том что работодатель терял книжку и всякое такое и ничего ему за это не было, но это до первого (он же будет и последним) раза. Штрафы предусмотренные за подобные "чудюса" могут достигать 500 000 руб совокупно, а до кучи может быть применено административное приостановление деятельности предприятия сроком до 90 дней.
Желаю удачи.

Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума.

Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите в свой личный кабинет.

ОГРОМНОЕ СПАСИБО

новичок , Супер! А что вы скажете ГИТ?

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку. Бланк

Что предусмотренный ТК порядок выдачи трудовой или срок хранения кадровой документации 75 лет Вас не устраивает, или что в сейфе места не хватает? Между прочим, работодатель (его уполномоченный представитель) несет ответственность как за бланки строгой отчетности, к которым трудовая относиться, так и за персональные данные работника, которые она содержит. Кстати ответственность, вплоть до уголовной.
Есть масса историй о том что работодатель терял книжку и всякое такое и ничего ему за это не было, но это до первого (он же будет и последним) раза. Штрафы предусмотренные за подобные "чудюса" могут достигать 500 000 руб совокупно, а до кучи может быть применено административное приостановление деятельности предприятия сроком до 90 дней.
Желаю удачи.

Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума.

Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите в свой личный кабинет.

При расторжении трудового договора с работником работодатель обязан правильно оформить процедуру увольнения, в том числе выдать бывшему сотруднику трудовую книжку. Если в день увольнения работника нет на работе или он отказывается от получения трудовой книжки, в его адрес направляется заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Этот этап процедуры освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки работнику (ст. 84.1 ТК РФ).

Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении

Унифицированной формы уведомления не предусмотрено, потому кадровые специалисты составляют его в произвольном письменном виде. Как правило, в образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении указываются следующие данные:

дата составления;
адресат (должность, фамилия, имя, отчество работника);
адрес, по которому необходимо получить трудовую книжку;
рабочее время кадровой службы или структурного подразделения (специалиста), ответственного за учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Работнику предлагают явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на получение трудовой книжки по почте заказным (ценным) письмом с описью вложения. Если работник не пришел за трудовой книжкой и не дал письменного согласия на отправку ее по почте, работодатель хранит трудовую книжку до ее востребования.

Предлагаем вам подготовить и скачать уведомление о получении трудовой книжки в нашем конструкторе документов.

Иногда работник уклоняется от получения трудовой книжки в установленные по закону сроки, несмотря на многочисленные предупреждения со стороны работодателя. Когда следует отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, образец документа представлен в этом материале.

Сроки выдачи уведомления

Трудовая книжка предъявляется при устройстве на работу в . Ее предоставляют в Пенсионный фонд РФ для установления стажа работы и положенных .

Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.

Запись об увольнении фиксируется на основании приказа, подписанного руководителем с основанием прекращения трудового контракта.

При прекращении отношений со специалистом кадровый отдел возвращает формуляр сотруднику. Передать его необходимо лично в последний день исполнения должностных обязанностей. Если осуществляется перевод обязанности по выдаче документа не предусмотрено, достаточно внести запись на основании соответствующего приказа.

Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки

Возврат трудовой книжки бывшему сотруднику подтверждается подписью в журнале учета документов строгой отчетности, а также личной карточке с указанием даты.

Читайте также: Образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем

Если компания не передает трудовую книжку в законный срок , это влечет привлечение к административной ответственности.

На основании ст.84.1 ТК РФ за каждый день просрочки начисляется в пользу работника сумма, которая подлежит оплате при сохранении среднего месячного заработка на предприятии.

Компенсация выплачивается до момента фактической передачи документа работнику.

Когда установлена вина в неполучении трудовой книжки со стороны работника, то переводить на другую должность или выплачивать компенсацию организация не обязана.

Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?

На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.

При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения трудовой книжки.

Или по любой другой причине, ТК выдаётся работнику на руки и под расписку в день увольнения. Не выдача ТК в течение трёх последующих дней – серьёзное нарушение. Нарушать это правило – чревато неприятностями, которые может преподнести ситуация с оставленной трудовой с самой непредсказуемой стороны.

В последний рабочий день непременно нужно выдать документ увольняющемуся лицу, независимо от оснований, по которым расторгнуты производственные отношения.

Для этого:

Работник обязан присутствовать на рабочем месте до конца рабочего дня или, как минимум – до момента получения ТК.
Заранее был предупреждён о сроках и условиях передачи ему на руки ТК.
Подошёл к сотруднику кадрового отдела (работодателю) самостоятельно.
Проверить и поставить в ней подпись о получении ТК. должна быть не сорвана.

Отсутствие перечисленных действий, особенно со стороны нарушителя дисциплины, уволенного по взысканию, принуждают работодателя принимать на себя чужую ответственность. В итоге виновным окажется субъект, который обязан был выдать документ, а не тот, который должен был его забрать.

Если к вечеру последнего дня пребывания на производстве, за ТК никто не явится – уполномоченный за выдачу сотрудник, обязан принять меры и проявить активность .

Его инициатива с необходимостью компенсирует бездействие бывшего сотрудника. Принятие мер заключается в оповещении лица об обязанности забрать документ.

Ответственность за задержку и невыдачу

Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ. Уволенный, не получивший на руки ТК, окажется в положении человека, который по правилам не может быть трудоустроен в другом месте.

Соответственно он будет выжидать время, которое может составить срок несколько месяцев, а затем – обратится в суд . В судебном порядке, доказав гражданским иском, что ему не выдали ТК с записью, он затребует оплаты вынужденного прогула за счёт средств организации.

Если его непорядочность этим не ограничится – он может взыскать и моральный ущерб, доказав, как сильно он пострадал от самоуправства бывшего руководителя, руководствуясь статьёй 21 ТК РФ.

Трудовая инспекция знакома с подобными ситуациями, которые встречаются повсеместно. Бывшие сотрудники, затаившие обиду на работодателя, уволившего их, готовы к тому чтобы доставить неприятности и поживиться за его счёт.

Что делать, если работник не пришел забрать?

Если бывшего работника уволили за прогулы, а в назначенный для увольнения день он не явился на своё рабочее место, обязательно составьте акт о допущенном им дисциплинарном нарушении. Он защитит вас от возможных нападок с его стороны.

Если он на работу явился, но забыл зайти к вам и надлежаще оформить документы – с ним нужно связаться к концу рабочего дня:

по мобильной связи;
по рабочему телефону;
по электронной почте.

Имейте в виду, что к этому времени трудовая книжка должна быть оформлена по установленным стандартам и требованиям.

В случае неявки уволившегося сотрудника за своей книжкой в течение трёх рабочих дней, последовавших за увольнением, составьте уведомление. Уведомление составляется в свободной форме , но имеет статус документа. Оно содержит:

Фамилию и инициалы лица, которому адресовано.
Оповещение о том, что он уволен с указанием даты.
Сообщение, что он должен был забрать ТК, но не сделал этого.
Требование забрать документ незамедлительно.
Предложение выслать документ почтой, для чего необходим письменный запрос владельца ТК.

Составить уведомление нужно в 2 экземплярах, один из которых подшивается в личное дело, а другой отправляется заказным письмом уволившемуся работнику, с вложенной в письмо описью и с уведомлением о получении.

С момента отправки уведомления, с вас снимается ответственность за оставление владельцем своей книжки. Имейте в виду, у вас должны быть доказательства отправленного уведомления, что подтверждается:

наличием описи вложения;
квитанции об отправке;
уведомления о получении.

Эти документы необходимо должным образом зарегистрировать, внеся в перечни входящей и исходящей корреспонденции и сохранить в личном деле работника, на случай получения от него претензий. Если в ответ на уведомление вы получите письменный запрос об отправке трудовой почтой РФ, нужно будет отослать её заказным письмом.

Что делать, если не отдают трудовую книжку при увольнении — читайте .

Доверительное лицо может обратиться к вам с просьбой о получении документа вместо своего родственника или знакомого. Часты обращения жён сотрудников, уволенных за прогул.

Не выходящие из запоя, уволенные на основании дисциплинарного взыскания их супруги не решают вопросов собственного жизнеобеспечения. Ни в коем случае в подобных ситуациях не передавайте документ. Если уволенный сотрудник:

болен;
находится за пределами города;
не может или не желает подойти лично,

он может обратиться с просьбой к доверенному лицу. В свою очередь он должен обеспечить его нотариально удостоверенной доверенностью на получение ТК. Без предъявления доверенности выдача документа третьим лицам недопустима.

Вопрос о выдаче ТК третьим лицам даже на основании доверенности – является спорным . Правила выдачи регламентируют лишь возможность получения лично, без передачи. Однако в некоторых случаях такой возможности может не представиться.

Как правило, кадровики выдают документ по доверенности, а рядом с записью о получении книжки, ставится фамилия и подпись доверенного лица, реквизиты доверенности. Когда должны отдавать трудовую книжку при увольнении — читайте .

Они руководствуются тем, что в Правилах выдачи ТК нет прямого указания на запрет её передачи через посредника. Однако Правила рекомендуют ставить только личную подпись, что не допускается для действий посредника.

В некоторых конфликтных ситуациях в ответ на требование получить документы, работник грубит работодателю, переполненный эмоциями и негативными переживаниями, отказываясь забрать документ. Имейте в виду, что после того как эмоции утихнут, он вполне сможет возбудить иск, сославшись на невыдачу документа.

В этом случае необходимо составить акт об отказе получения книжки . Для этого подойдите к возмущённому сотруднику с несколькими (двое и более) лицами, которые станут свидетельствовать в вашу пользу и дайте чёткую и непротиворечивую команду подойти за получением трудовой книжки.

Если в ответ будет произведён грубый выпад с отказом выполнения распоряжения, вы можете составить акт. Этот документ составляется в свободной описательной форме с представлением перечня присутствующих лиц, которые стали свидетелями того, что указанное лицо отказалось от получения ТК.

Описать ситуацию отказа нужно в лаконичной форме с перечислением противоправных действий виновного:

нетрезвое состояние;
использование нецензурной брани;
использование оскорблений и угроз.

Акт подписывается присутствующими, надлежаще регистрируется и подшивается в личное дело сотрудника, который предварительно знакомится с его содержанием.

После этого он может получить документ в любое удобное для него время лично или через посредника, но свидетельствовать против вас в суде он уже не сможет.

Ознакомиться с актом нарушитель должен под роспись , но если он от этого отказывается – текст акта зачитывается ему, а присутствующие подписываются под пометкой об отказе подписи с его стороны.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Несмотря на сомнительную надёжность транспортировки важных документов Почтой России, по мнению некоторых кадровиков, в определённых случаях не удаётся избежать необходимости её использования.

Она осуществляется, когда уволившийся сотрудник находится за пределами населённого пункта, в котором осуществлялась его трудовая деятельность. Такие ситуации часто возникают:

При работе специалистов или рабочих в крупных городах государственного значения.
Для сотрудников филиалов, центральный офис которых расположен в другом городе.
При работе вахтовым методом. Для вахтовых рабочих, у которых изменились обстоятельства до приезда на вахту, предусмотрены определённые условия получения и передачи документов.

Отправка трудовой почтой РФ для них осуществляется на основании написанного ими собственноручно заявления:

на увольнение,
на пересылку ТК.

Может быть написано заранее, в присутствии работника на рабочем месте. Его нужно удостоверить у руководителя организации. Оно составляется по обычным правилам составления заявлений на имя руководителя.

Особых типовых требований и оформления на бланке организации к заявлению не предъявляется, так как в особых случаях работнику приходится писать заявление по собственному усмотрению.

В заявлении обязательно должны быть указаны:

дата увольнения;
причина увольнения;
выражена просьба переслать документ;
адреса пересылки.

В завершение оно должно быть подписано заявителем и проставлена дата его составления.

Написать заявление о пересылке трудовой почтой РФ целесообразно также в следующих ситуациях:

Когда увольняющийся сотрудник заведомо осведомлён о планируемом отсутствии на рабочем месте в последний день.
Когда увольнение следует непосредственно за командировкой, из которой неудобно возвращаться за ТК.
Если владелец документа находится в отъезде по семейным обстоятельствам, на лечении или по иным причинам, не позволяющим лично явиться в отдел кадров.

На основании перечисленных причин отсутствия работника на рабочем месте, вы можете отправить трудовую почтой РФ.

Для этого подойдите непосредственно в почтовое отделение, удобно расположенное от места работы. Возьмите бланк на отправление заказного письма с уведомлением о получении и бланк описи вложения, заполните их. Оператор оформит письмо и выдаст вам уведомление о его отправлении.

Через определённое время, вам доставят уведомление о получении заказного письма работником. Опись, квитанцию и полученное уведомление – зарегистрируйте в журнале входящей и исходящей корреспонденции и продолжайте хранить в личном деле.

В некоторых случаях запрос выслать ТК может быть сделан телеграммой . Полученная телеграмма имеет юридическую силу, равную согласию о пересылке. Более того – телеграфировать для ускорения процесса вполне уместно. В этом случае нужно поступать таким же образом, как и в прочих случаях пересылки.

Получение документа на почте

Если владелец ТК находится с вами на связи, интересуясь передвижением своего документа, вы можете продиктовать ему по телефону или выслать электронной почтой идентификационный номер почтового отправления. По этому номеру у него появится возможность отслеживать передвижение письма.

Соответственно ему не потребуется ожидать почтового извещения , он может прийти в почтовое отделение для получения письма в момент его прибытия.

Эту информацию легко получить на официальном сайте Почты России, где отражены все перемещения почтовых отправлений по их уникальным идентификационным номерам. Для этого на сайте нужно выбрать услугу «отслеживание» и ввести в предложенном поле трек-номер или несколько номеров через пробел.

В открывшемся окне вводится идентификатор отправления, по которому можно определить место пребывания заказного письма.

Этот сервис удобен тем, что позволяет сэкономить время, необходимое на отправление извещения. Некоторые почтовые отделения тратят на эту процедуру несколько дней.

Если вы не сообщили об отправке или при отсутствии инициативы со стороны владельца – по прибытии письма с документом в отделение по месту его проживания, ему выпишут извещение.

Получив его, он подойдёт с паспортом лично и получит заказное письмо. После получения им документа, почтовый работник отправит в ваш адрес уведомление о том, что он его получил.

Отправление Почтой России – практически единственный удобный вариант для проживающих в другом городе уволенных работников. Так же он может использоваться в тех случаях, когда бывший работник не желает встречаться с бывшим работодателем, подходя за ТК.

Снятие ответственности с работодателя

Если, вопреки активности работодателя, работник не получил трудовую книжку, руководствуясь убеждениями, принципами, на основании обычной обиды или элементарной лени – ответственность с работодателя может быть снята. Это происходит после выполнения им следующих действий:

Отправления уведомления с требованием забрать ТК заказным письмом с уведомлением о получении.
Составления акта об отказе.

На хранении у работодателя оказываются трудовые книжки, в следующих случаях:

При полном игнорировании бывшим работником требований забрать документ, отсутствии ответа на уведомление и отсутствие работника в последний рабочий день на рабочем месте.
Если заказное письмо, с вложенным документом не было получено, а вернулось адресату.
После составления акта об отказе забрать ТК, ознакомления с ним или зачитывания текста вслух, в присутствии свидетелей.

После надлежаще проведённых действий со стороны лица, уполномоченного на хранение и выдачу книжек, их необходимо зарезервировать.

Специалист отдела кадров или предприниматель должны выдержать срок 3 месяца. Если за этот период времени владелец ТК не объявится – документ нужно оформить. Это происходит следующим образом.

В журнале регистрации выдачи ТК, а также в личной карточке, где работник должен расписаться за выдачу , нужно внести запись о том, что за её получением лицо (с указанием фамилии и инициалов) не явилось.

Она должна продолжать храниться в сейфе вместе с другими книжками, но в отдельной ячейке в течение 2 лет. После этого она сдаётся в архив организации, где хранится по установленным правилам.

Заключение

Если вы руководите организацией или ответственны за работу с персоналом, не рассчитывайте на то, что любая проблема может не перерасти в серьёзное препятствие. Решать её нужно незамедлительно, не пожалев определённого вложения сил и времени. Впоследствии затраченные ресурсы могут быть более ощутимыми.

Кроме этого имейте в виду, что недобросовестный работник, воспользовавшись вашей некомпетентностью и легкомыслием, может впоследствии взыскать с вас в суде. Оставлять на хранение можно только особым образом оформленные книжки.