Время документов в 1с. Перепроведение документов при закрытии месяца
Любой пользователь программы должен быть способным установить время в 1С. Неверные дата и время, проставленные в документе, способны нарушить всю логику документооборота компании, что обязательно приведет к большим проблемам и при составлении отчетности, и при проверке.
Работа со временем в 1С
Дата и время являются важнейшими характеристиками любого вида документов в 1С: Предприятие. Именно на основании этих параметров выстаивается последовательность проведения всех операций. Учитывая взаимозависимость бизнес-процессов, некоторые документы нельзя создать без предварительной записи и проведения других. Вся логика документооборота предприятия основана на значении временных параметров отдельных документов. Они позволяют проследить порядок движения и баланс ресурсов в каждый конкретный временной период.
1С по умолчанию использует системное время, то есть данные машины, на которой она установлена. Это значит, что если при создании нового документа вы не указываете в специальном поле значение, то оно, как и дата, проставляется автоматически. В результате вы получаете документ с датой, соответствующей дате компьютера. Чаще всего за один день пользователь бухгалтерской программы создает много документов. В этом случае каждый последующий документ отправляется в конец списка документов, созданных в этот конкретный день. Обратите внимание, что для регламентных документов 1С проставляет значение 23:23:59, то есть переносит их на конец дня. Для 1С текущее время - это настройка по умолчанию.
Возможные проблемы
В такой ситуации наиболее очевидной проблемой является неправильное время на самом компьютере. Устранить ее можно, если настроить ПК на автоматическую синхронизацию с интернетом. Обратите внимание на настройку вашего часового пояса - должно совпадать не только время, но и город. Если вашего населенного пункта нет в настройках, то выбирайте часовой пояс, где указан любой ближайший к вам крупный город вашей страны. Это предупредит путаницу при автоматическом переходе на летнее или зимнее время - не все страны его осуществляют.
Есть еще один проблемный момент - поведенческий. Если пользователь занимается бухгалтерией постоянно, он привыкает к автоматической установке времени. То есть при создании нового документа пользователь начинает доверять системе и полностью игнорирует заполнение соответствующего поля. Это не может не приводить к ошибкам, ведь достаточно часто возникает необходимость создать новый документ "задним числом". Например, чтобы заменить в базе ошибочный документ или восстановить ненароком удаленный - ситуации могут быть разными.
Устанавливаем дату и время в 1С
Когда необходимо создать новый документ не с текущей датой, можно просто вручную заполнить соответствующее поле. Оно находится сразу под главным меню формы и справа от поля с номером. Ручные настройки помогут и при необходимости изменения даты в уже записанных и проведенных документах. Но если вам предстоит создать целую серию новых документов и все "задним числом", то удобнее будет настроить автоматическое проставление нужной даты. Для примера рассмотрим способы настройки в конфигурации Бухгалтерия 8:
В главном меню нажмите на «Сервис»;
Выберите пункт «Параметры»;
В открывшейся форме снимите галочку с опции по умолчанию «Использовать текущее время компьютера» и задайте нужную дату.
Откройте раздел «Администрирование»;
На «Панели действий» перейдите в «Персональные настройки»;
Поставьте переключатель на «Другую дату» и настройте время.
В версии 8.2:
В версии 8.3:
После окончания работы обязательно верните настройки к прежним значениям.
При возникновении ошибок или затруднений с настройками в новых или существующих документах, обращайтесь за помощью к нашим специалистам. Мы поможем навести порядок в настройках, и ваша документальная база будет безукоризненно логичной и полной.
Новым документам бухгалтерская программа на платформе 1С:Предприятие 8.3 присваивает номера автоматически. Но бывают ситуации, когда нумерация счетов, счетов-фактур или других документов сбилась, и нужно поменять номер документа и установить новый. Номер документа бухгалтер не может исправить обычным способом, поскольку в настройках программы установлены значения для защиты от необдуманных и поспешных действий пользователя.
Рассмотрим, как изменить порядок и установить номер документа на примере документа «Счет» в 1С:Бухгалтерия 8.3.
Откроем документ и попытаемся отредактировать номер. На наши действия программа выдает сообщение о том, что номер заполняется автоматически, и предлагает его отредактировать.
Рис.1. Диалоговое окно – Редактирование номера документа
Ответив «Да», мы можем отредактировать номер документа. Обратите внимание, что система запоминает исправление, и новый номер автоматически будет проставлен как следующий за номером исправления. Ручное исправление номеров не рекомендуется, т.к. это может привести к нарушению нумерации документов. Чаще всего ошибки нумерации в журналах возникают при ручном исправлении номеров документов.
Отключение «Автонумерации» документов в «Конфигураторе»
В более ранних версиях программ 1С в меню «Сервис» - «Служебные» был доступен пункт «Настройка стратегии изменения номеров (кодов) объектов». Такую функцию убрали из редакции 3.0, но все же сохранили возможность, чтобы номер редактировать сразу, не делая лишних шагов с записью. Для этого необходимо всего лишь снять галочку «Автонумерация» в конфигураторе программы (нельзя сделать в базовой версии). Минус этого варианта в том, что при обновлении эту галочку придется постоянно снимать, а нумеровать документы вручную, поскольку она вообще не будет проставляться.
Так, если у вас версия программы ПРОФ, запускаем программу в режиме конфигуратор, открываем конфигурацию – меню «Конфигурация» - «Открыть конфигурацию».
Прежде чем мы будем вносить изменения, надо снять защиту с изменения конфигурации. «Конфигурация» - «Поддержка» - «Настройка поддержки».
Рис.2 Окно конфигуратор программы. Меню конфигуратора - снятие с поддержки
В открывшемся окне, справа вверху нажимаете кнопку «Включить возможность изменения» и отвечаем «Да».
Рис.3 Окно настройки поддержки
В следующем окне ставим две точки «Объект поставщика редактируется с сохранением поддержки».
Рис.4 Диалоговое окно – Настройка правил поддержки
Двойным щелчком мышки открываем документ и слева ищем пункт «Нумерация». Справа надо снять галочку с пункта «Автонумерация».
Рис.5 Окно конфигуратора - редактирование документа «Счет»
Но все же отключать «Автонумерацию» я бы не рекомендовала.
Восстановление нумерации «Экспресс-проверкой»
В версии программы 1С:Бухгалтерия 3.0 реализована возможность проверки нумерации ПКО, РКО, счетов-фактур и автоматического исправления нумерации в хронологическом порядке. Для этого предназначен сервис «Экспресс-проверки».
Рис.6 Окно «Экспресс-проверка»
По нажатию кнопки «Выполнить» производится проверка и выводится отчет.
При наличии ошибок программа выдаст совет по их устранению – перенумерация документов. При этом система предупредит о возможном несовпадении номеров уже выданных документов с находящимися в базе (Рис. 7) и выполнит перенумерацию документов.
Рис.7 Окно «Экспрес-проверка» - сообщение об ошибках
Рис.8 Перенумерация счетов-фактур
Но важно помнить, что при перенумерации возникает риск отклонения номеров уже выданных документов от исправленных в программе учета.
Рассмотрим сегодня возможности интерфейса «Такси», которые сделают работу в программах 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8 редакции 3 и 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3 значительно комфортнее. Как добавить на форму документа кнопку «Отмена проведения», посмотреть движения по регистрам, прикрепить сканы? Эти и другие интересные нюансы мы разберем в данной статье.
1. Отмена проведения
В документах старых редакций программ всегда были парные кнопки: «Провести» и «Отменить проведение». В новых версиях команда «Провести» тоже всегда доступна в шапке документа, а «Отменить проведение» видна только по верхней кнопке «Еще» - «Отменить проведение», что некоторым пользователям не нравится.
Первым делом, напомню, что в некоторых окнах форм есть две кнопки «Ещё»: верхняя, относящаяся к шапке документа, и нижняя – для таблицы.
При желании команду «Отменить проведение» можно вынести в шапку документа следующими действиями. Переходим по верхнему значку «Еще» – «Изменить форму».
Открывается окно настройки формы, где выбираем строку Командная панель формы – Проведение – Отменить проведение.
В правой части окна в Свойствах элемента формы раскрываем выпадающий список строки «Только в «Ещё» и заменяем слово «Авто» на «Нет».
Затем на следующем элементе «Отображение» выбираем вид отображения «Картинка и текст».
Сохраняем настройки, получаем привычную кнопку «Отменить проведение» в шапке документа.
Таким же образом вы можете вывести и остальные желаемые команды.
2. Движения документа по регистрам
Для того, чтобы отследить движение конкретно выбранного документа (в нашем случае – это «Начисление зарплаты и взносов») по регистрам, предназначен отчет, открывающийся по кнопке в шапке документа «Ещё» – «Движения документа».
Здесь выводятся все регистры, в которых отметился документ «Начисление зарплаты и взносов», одновременно в виде перечня. Приходится искать среди них нужный нам и просматривать. Есть вариант более привлекательный.
В левом верхнем углу экрана в меню - Вид – Настройка панели навигации формы… выбрать из доступных видов регистров интересующий вас.
Перенести его в правую часть окна «Выбранные команды» операцией «Добавить», и таким образом вывести в шапку документа под наименованием активные ссылки на необходимые для работы регистры.
Данные настройки сохраняются при закрытии документа.
3. Сортировка и подробности расчета
Доступные операции при работе с формами документов в новых редакциях программ 1С отличаются от предыдущих составом и месторасположением.
По нижней кнопке «Ещё» можно проделывать те же операции, что и на панели действий табличной части.
Дополнительно есть возможность упорядочить данные столбцов по алфавиту, виду начисления, дате, сумме. Вид сортировки зависит от того, на каком столбце таблицы вы установили курсор до задания интересующей команды.
Как и в предыдущих редакциях, присутствует вариант пересчета сумм только одного сотрудника, а также нескольких.
Примечание: чтобы пометить несколько сотрудников щелкайте на нужные строки, удерживая нажатой клавишу Ctrl. При этом нет необходимости выделять все строки видов начислений и удержаний сотрудника, достаточно только одной.
Есть вариант просмотреть более детально расчет начисленных сумм по каждому сотруднику нажатием кнопки «Показать подробности расчета».
4. Сканы документов
Теперь нам предоставлена возможность прикреплять заранее отсканированные копии оригинальных документов, справок, заявлений к соответствующим документам в 1С: ЗУП и 1С: ЗГУ.
В последствии можно просмотреть их по кнопке «Присоединенные файлы» на панели документа или в подменю кнопки «Ещё», даже если файлы документов были удалены из компьютера. Конечно, они несколько «утяжеляют» программу, но иногда, определенно, стоит воспользоваться предложенной опцией.
В предыдущей статье я рассказал вам про типичные ошибки пользователей 1С Бухгалтерии . По крайней мере, про некоторые из них. Данная статья посвящена одной из таких ошибок. Она настолько распространена, что в общем списке её приводить не стоило. Что же это за ошибка?
Заключается она в том, что ну очень часто при создании документов пользователи 1С Бухгалтерии указывают неверную дату документа . Или неверное время. Или все вместе сразу. Давайте посмотрим, с чем связана такая ошибка и как её избежать.
Ниже приведено окно нового документа 1С Предприятие.
У нового документа по умолчанию подставляется текущая системная дата, если иное не было указано в настройках 1С Бухгалтерии. Обратите внимание на время — оно устанавливается на 00:00:00 .
Приведённая выше картина типична для всех 1С Предприятие. Так где же ошибаются пользователи программы при вводе документов?
Прежде всего стоит сказать, что если документ требуется внести в базу 1С текущим временем , то есть сегодняшним числом, то дату изменять вручную не нужно. Дело в том, что при записи нового документа (обратите внимание — номера нет, следовательно, документ ещё не записан ) текущей датой его время будет автоматически установлено таким, что он встанет в конец всех сегодняшних документов. Проще говоря, при записи нового документа в базу 1С Бухгалтерии его время будет установлено автоматически и он окажется последним в списке .
Так вот, привыкнув вводить документы только текущим числом, а также привыкнув к тому, что программа сама устанавливает правильные (как кажется пользователю ) значения некоторых полей, многие часто забывают, что это не всегда работает. Давайте разберём, когда следует вручную устанавливать и/или время документа.
Ниже привожу два самых распространённых случая.
Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!
Документ вводится "задним числом"
В бухгалтерии, в отличие от торговли, далеко не все документы вводятся текущим временем. Это совершенно нормально. Так вот, если требуется ввести документ не текущей датой, то заполнение такого документа следует начать с установки нужной даты и, по необходимости, времени.
Если требуется ввести много документов на дату, отличающейся от текущей, то лучше всего установить эту дату в настройках программы, чтобы она автоматически подставлялась во все новые документы. Главное, потом не забыть вернуть настройки в прежнее состояние.
Для 1С Бухгалтерии 8.2 установка времени по умолчанию находится в меню Сервис / Параметры .
В 1С Бухгалтерии 8.3 нужно зайти в раздел Администрирование и на Панели действий выбрать пункт Персональные настройки .
В таком случае дата будет подставляться такая, какую указали и думать об этом не нужно. Если же документ один или их немного, а в настройки лезть лень (хотя они для этого и созданы! ), то просто ставьте дату вручную. Главное — не забывать это делать в каждом документе!
Документ уже записан, но требуется изменить дату
Другой случай — вы уже записали документ, а, возможно, и провели его, но вдруг выяснилось, что нужно изменить дату. Особенность такой операции заключается в том, что при изменении даты для уже записанного документа (проведённого или нет — неважно), время требуется установить вручную . Если этого не сделать, то вполне может получиться, что документ "встанет куда попало" (если вам все равно, то можно и не трогать — иногда это не имеет значения).
Особенно это критично в тех случаях, когда от данного документа зависят другие или он сам зависит от других документов. Небольшой пример по определению взаимозависимостей я разбирал в статье про авансовые отчеты .
Более подробно о влиянии порядка документов на особенности их проведения, а также на формируемые ими проводки, я рассматриваю в своем курсе 1С Бухгалтерии 8 . Просто запомните — при перестановке записанного документа на другую дату следует быть внимательными и при необходимости установить время вручную!
Подведём итоги
При создании нового документа начинайте заполнять его с самого верха, не пропуская поля (в том числе и дату), которые заполняются автоматически! Это позволит избежать многих ошибок при ведении учета.
Важной особенностью 1С Бухгалтерииявляется дата и время проведения документов в 1С, особенно для начинающих работать на Платформе 8.
Всегда нужно помнить, что документы в 1С Бухгалтерии 8 (также как во всех программах 1С 8-ки) содержат дату и время документа с точностью до секунды. Дата и время документа называется моментом времени документа и однозначно определяют положение документа на оси времени.
Из этого очевидного факта следует, что никак не возможно провести расходный документ в 1 С раньше чем был проведен приход по списываемой позиции. То есть, хронология приходных и расходных документов имеет четкую логику с точностью до секунды!
Тем не менее, часто возникают вопросы с проведением расхода номенклатуры: есть остатки номенклатуры по оборотно-сальдовой ведомости на складе, а документ расхода никак не проводится как раз потому, что дата, а скорее всего время документа расхода получается раньше прихода. А на время проведения документов в 1C как раз и не обращают внимания.
Изменить дату и время проведения документа нетрудно. Для этого нужно внести изменения в соответствующее поле ввода. За исключением тех случаев, когда программа сама определяет время проведения операций. На картинке внизу можно посмотреть (кликабельно).
Важно: если 1С не списывает номенклатуру, которая заведомо есть в остатке, то первым делом необходимо проверить точные даты проведения документов прихода и расхода и выполнить хронологическую настройку последовательности операций.
Именно по этой причине все регламентные документы в 1 С 8 (например, «Закрытие месяца») проводятся последней секундой последнего числа месяца (например: 31.01.2013 23:23:59), а первичные документы наоборот никак нельзя проводить этим моментом времени.
Дата проведения документа в 1С Бухгалтерии 8
Как определить дату проведения документов 1С?
Как правило, дата проведения документов 1С совпадает с моментом времени самого документа, который вводится в поле документа «Дата» и содержит дату и время.
Но в общем случае, программа 1С не всегда проводит документ имено тем моментом времени, который установлен в поле дата. В качестве примера можно посмотреть документ «Начисление налогов (взносов) с ФОТ», который используется при . Он не имеет поля «дата» для ввода даты проведения, а в форме документа присутствует только поле выбора месяца расчета зарплаты.
Чтобы определить дату проведения документа, нужно открыть движения объекта кнопкой «Результат движения документа» в панели инструментов и посмотреть движения по регистру бухгалтерии. В поле «Период» регистра бухгалтерии выводится полная дата проведения документа (его момент времени). Эта дата проводки и будет учитываться при формировании всех отчетов, а не поле дата документа.
Если к примеру посмотреть документ «Начисление налогов (взносов) с ФОТ» то видно, что его момент проведения — это последняя дата, час и секунда расчетного месяца, а сама дата проведения формируется программно.
Кроме того, не следует путать дату проведения (формирования проводок) и дату ввода (создания или редактирования) объекта. Дату проведения можно узнать в соответствующем регистре движений и она всегда используется в отчетах. А дату фактического создания или редактирования любого объекта 1C можно определить только по журналу регистрации.