Заявка на приобретение материалов образец. Как составить заявку на подбор персонала (образец и правила)

Канцелярские товары необходимы для деятельности любого офиса . Для бесперебойной работы офисного персонала в достаточном количестве требуются ручки, карандаши, степлеры, блокноты, скобы, линейки, бумага и др. Как правильно составить заявку (далее также – запрос) на закупку канцелярских принадлежностей?

Как составить

Прежде чем приступить к заполнению заявки на канцелярские товары, ответственное лицо предприятия или организации (как правило, это руководитель структурного подразделения) обязано выяснить – в каких предметах нуждается его отдел .

Существует обязательный набор канцелярии , который требуется любому офису. Перед заполнением запроса начальник отдела должен обойти каждого офисного сотрудника и узнать – какие позиции наиболее востребованы и в каком количестве.

Вполне возможно, что придется провести небольшую ревизию для качественного определения потребностей в тех или иных товарах. Не исключено, что сотрудники могут заказывать канцтовары «впрок», не особо в них нуждаясь на текущий момент времени.

Следует самостоятельно все перепроверить (например, сотрудники структурного подразделения уже заказывали линейки в прошлом месяце, зачем же в заявке фигурирует еще несколько штук?).

Заявка составляется в простой письменной форме с использованием машинописной техники или собственноручно. Под заявкой понимается документ, содержащий в себе письменное обращение подчиненного (руководителя структурного подразделения) к вышестоящему должностному лицу (как правило, начальнику отдела снабжения или заместителю директора по АХЧ).

Процедура составления заявки на канцелярские принадлежности ничем не отличается от таковой в отношении других заявок (например, на закупку краски, дверей, окон и др.).

Исключением является случай, когда политика фирмы предусматривает оформление такого рода заявок на официальном бланке организации, но этот случай редкий.

Составление документа осуществляется согласно следующему алгоритму:

оформление «Шапки» запроса – указывается наименование документа («Заявка на канцелярские товары»), дата составления, ФИО лица, кому адресуется заявка, наименование структурного подразделения, подающего запрос;
текст просьбы – обычно в формате вида «Прошу произвести процедуру закупок канцелярских товаров из внебюджетных средств для нужд кадровой службы»;
перечень канцелярских принадлежностей , необходимых структурному подразделению, в виде таблицы;
ФИО лица , подавшего запрос, подпись ;
примечания .

Какие бывают формы

Помимо заявок на канцелярию, существуют следующие формы :

Отметим, что по формам запросы делятся на внешние и внутренние.

Рассматриваемый тип относится к внутренним заявкам , то есть используемым внутри конкретно взятой организации. При необходимости совершить внешний запрос (например, запрос на поставку товара от поставщика) составляется соответствующая внешняя заявка.

В чем отличия внешней и внутренней заявки

Если юридическое лицо приобретает канцтовары у определенного поставщика, договор поставки может сопровождаться заявкой на поставку товара .

Эта заявка отличается от той, которая используется внутри компании. При помощи внешнего запроса стороны могут прийти к решению, к примеру, произвести поставку в течение заранее установленного срока после составления договора поставки. При этом в договоре может быть указано на свободную форму запроса или же приведен унифицированный бланк.

Если заявка сопровождает договор, то есть является его приложением, все изменения номенклатуры канцтоваров, не предусмотренные изначально, оформляются дополнительным соглашением сторон .

Основные требования

К запросу предъявляются следующие требования :

заполнение осуществляется либо в свободной форме, либо на фирменном бланке организации – в зависимости от политики деятельности конкретной компании;
номенклатура канцелярских принадлежностей обязательно должна быть составлена в виде таблицы с «шапкой» и основной частью;
в табличной части указывается не только наименование позиции, но и единица измерения количества (например, штуки или килограммы), а также количество в соответствующей единице измерения (например, 5 штук или 100 грамм);
при необходимости в табличную часть добавляются дополнительные столбцы (например, с указанием артикула);
обязательно прописывается ФИО руководителя отдела, нуждающегося в закупке канцелярии, и его ФИО, а также ФИО адресата (начальник отдела снабжения).

В некоторых компаниях руководство требует сопровождать запрос еще и служебной запиской . По сути, эти два документа в разрезе данного случая несут одинаковую функцию – информационно-справочную .

В отличие от заявки, в текстовой части служебной записки может еще и обуславливаться необходимость закупки соответствующих канцелярских принадлежностей (к примеру, для нужд конкретного работника, с обоснованием таких нужд).

«Служебка» хоть и составляется в произвольной форме, тем не менее, содержит ряд обязательных элементов :

название должности и ФИО адресата в дательном падеже в правом верхнем углу;
название документа – то есть «Служебная записка»;
дата составления, регистрационный номер;
заголовок должен содержать информацию о предмете в предложном падеже, в данном случае – «Служебная записка на закупку канцтоваров»;
в основной части описывается сложившаяся ситуация, затем просьба обращающегося;
в конце ставится подпись составителя, указываются его должность, ФИО, расшифровка подписи.

Примеры оформления

Если в организации отсутствует утвержденная форма запроса на канцтовары, ответственное лицо обязано составить документ в свободной форме.

Компания может разработать собственный бланк заявки. В таком случае руководители структурных подразделений обязаны использовать утвержденную форму.

Служебная записка может также составляться в свободной или по заранее утвержденной руководством фирмы форме.

Умение писать правильные заявки может пригодиться как в учебе, так и . Составляются они с одной целью – проинформировать компетентных людей о своих намерениях, правах или потребностях, и заручиться их поддержкой. Как пишется заявка? Рассмотрим ниже.

Кроме описанных выше заявок существует множество других:

заявки на участие в аукционе
заявка на перевозку грузов
заявка на подключение интернета
заявка на Грант
заявка на дизайн
заявка на получение какой-либо услуги

Это только малая часть тех заявок, которые составляются в нашем обществе и которые призваны решать множество задач нашей современной жизни.

Как составить заявку

Изложение заявки всегда составляется по одному принципу: сначала шапка, затем название, сама суть, подпись заявителя. Шапка в документе должна содержать в себе название организации, конкретного отдела или отделения. Кроме того, указывается лицо, к которому адресуется заявка, а также лицо-отправитель.

Текст самой заявки содержит информацию о том, что конкретно требуется для выполнения той или иной задачи. Если заявка пишется не по установленным образцам, то при ее составлении необходимо:

Определить для себя проблему и пути ее решения. Изложить ситуацию настолько четко и кратко, насколько это возможно. Заявка должна заинтересовать скептически настроенных получателей, чтобы они рассмотрели ее и поддержали.
Подумать о тех, кому отправляется заявка. Каким образом лучше «достучаться» до каждого конкретного получателя.
Использовать в заявке только проверенные факты и цифры. Лучше всего начинать написание с этих фактов. Заявка должна быть максимально полезной и содержательной. Описание предположений и чьих-то мнений недопустимы.
Обязательно нужно указать, почему необходимо решить описанную проблему, а также какие возможны последствия, если не предпринять скорейших мер.
В заявку должен быть вложен точный .

Если есть какие-то масштабные документы, которые имеют прямое отношение к заявке, но не могут быть кратко описаны в ней, лучше разместить их в виде отдельных приложений. Также в качестве приложений можно использовать таблицы, выписки, письма поддержки.

Требования к заявкам

Требования к составлению заявки просты и очевидны:

Максимально ясно и конкретно высказывать свои просьбы. Общие фразы недопустимы
Использовать минимальное количество прилагательных, наречий и риторических вопросов
Стиль написания должен быть максимально сухим, без эмоционального окраса
Не допускаются выделения важных мест жирным шрифтом, курсивом или цветом
Не допускаются вставки картинок
Предпочтение нужно отдавать коротким предложениям, которые более понятны и отражают суть вопроса
Заявка должна привлекать внимание, ведь от этого может зависеть судьба автора

Перед отправкой заявки необходимо ее внимательно просмотреть. Не должно быть орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. может стать преградой на пути к положительному решению вопроса.

Формы заявок

Все заявки можно разделить на внутренние или внешние.

Внутренние – используются внутри одной компании и представляют собой подчиненного к своему начальству с какой-либо просьбой. Иногда политика компании требует, чтобы они составлялись на фирменном бланке.

Внешние формы заявок составляются между разными организациями или компаниями. Внешние заявки часто используются в официальных государственных учреждениях. К таким относятся:

заявки на
заявки о привлечении иностранных рабочих
заявка на участие в госзакупках
заявки на получение кредита

Такие заявки пишутся на официальных бланках и по установленному образцу.

Наиболее распространенными внешними заявками являются заявки на приобретение товара или на поставку продукции. В договоре между участвующими сторонами может быть оговорено, что поставка товара осуществляется через определенное время после получения заявки.

Использование заявок является вынужденной мерой в случае, когда стороны по какой-либо причине не могут в договоре оговорить весь необходимый ассортимент товара. Тогда необходимые товары заказываются отдельно.

Чаще всего форма заявки . Если же этот факт не оговорен сторонами, она составляется в свободной форме. Обязательными реквизитами являются: дата составления, название организации-отправителя, сведения о лице, уполномоченном на заполнение заявки.

Далее описывается информация о необходимом товаре. Чаще всего это делается в виде таблицы, в которой указывается наименование товара, нужное количество, цена за единицу, общая стоимость позиционно. Далее подбиваются итоговые цифры по количеству и сумме.

Отдельно могут быть оговорены требования к габаритам товара, упаковке, способу доставки. Обязательным условием является указание адреса, по которому нужно осуществить доставку. Если договором покупателю предоставляется дополнительная скидка, не лишним будет указать это в заявке. Подписывается заявка уполномоченным лицом с расшифровкой подписи.

Кроме того заявки могут быть составлены не только в письменной форме, они могут быть поданы и устно. К таким заявкам относятся так называемые «аварийные», которые подаются в связи с:

неисправностью пожарной сигнализации
пожаром
аварийной остановкой кабины лифта
коротким замыканием

Аварийными считаются заявки на вызов скорой помощи, милиции, газовой службы.

Устные заявки могут быть поданы по телефону, письменные – передаются лично или отсылаются по почте.

Правильно оформленная заявка поможет решить спор между сторонами, который может возникнуть в результате срыва сроков и объемов поставки, а также поставки .

Образец заявки на участие в тендере , порядок ее заполнения и составления — темы нашего материала из цикла статей о заключении сделок через конкурсы и аукционы. Также мы расскажем здесь о законодательном регулировании вопроса и соотношении норм права с реальной практикой организации тендеров.

Как законодателем регулируется подготовка заявки на тендер

Тендеры проводятся в разных формах: аукциона, конкурса или в иной. В первом случае побеждает тот, кто предложит самую приемлемую цену, во втором — кто предложит более выгодные условия. В третьем случае используются иные способы определения победителя. Общие положения о проведении тендеров содержатся в ст. 447-449 Гражданского кодекса РФ. Также существуют отдельные нормы, регулирующие различного рода торги. Например, ст. 46.3 Градостроительного кодекса РФ определяет проведение аукционов на заключение договоров по развитию застроенной территории.

Что касается ответа на вопрос о том, как подать заявку на тендер, то как источник общего порядка можно упомянуть закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее — закон № 44-ФЗ). Однако нельзя утверждать, что все торги проходят строго по регламенту указанного нормативного источника.

Как подать пакет документов на тендер

В конкурсной документации, которую готовит заказчик, подробно описывается, как составить заявку на тендер правильно. Организатор тендера определяет форму и составляет инструкцию по заполнению заявки. Если же данной информации нет, можно воспользоваться нормами закона № 44-ФЗ.

Заявка — это обозначение непосредственно заявки на участие в торгах и пакета документов, прилагаемых к ней (так называемого тома). Так как тендер может проходить в обычном порядке или в виде электронных торгов, заявки, подаваемые участниками, делятся на письменные и электронные.

Подача заявки в письменном виде

Если тендер проводится в обычном порядке, то подаваемый пакет включает:

письменную заявку;
том прилагаемых документов;
опись.

Все это нумеруется, прошивается, скрепляется подписью уполномоченного от участника лица и печатью (при наличии). Оформленную таким образом заявку запечатывают в плотный конверт и направляют организатору. На конверте желательно указать наименование участника и его контактные данные, хотя отсутствие таких сведений и не является основанием для отказа в принятии заявки.

Подача заявки в электронном виде

В электронном виде заявку на участие в тендере можно подать, если такая возможность допускается конкурсной документацией. При этом форма заявки и прилагаемые к ней документы отправляются с закрытым доступом (т. е. до начала проверки заявок их изучение невозможно).

Отдельно отметим особенности подачи заявки на электронный аукцион:

Участвовать в тендере может только лицо, аккредитованное на конкретной электронной площадке.
Сама заявка состоит из 2 частей:
- в первой части участник раскрывает свое предложение, описывает его и указывает условия;
- во второй — дается та же информация, что и в обычной заявке.

Пример заполнения заявки

Скачать форму заявки

Независимо от формы тендера заявка на участие должна содержать следующие сведения и документы (ст. 51 закона № 44-ФЗ):

наименование организации, все известные и доступные адреса, а также контактные телефоны, сведения об учредителях;
для ИП — паспортные данные;
выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП либо их нотариальную копию не старше 6 месяцев;
решение об избрании или приказ о назначении руководителя предприятия;
если тендером занимается представитель — доверенность или ее нотариальную копию;
дополнительные документы, если у организатора есть особые требования (например, тендер предполагает наличие лицензии или членства в какой-нибудь саморегулируемой организации);
копии учредительных документов;
предложение участника тендера по цене, качеству, срокам и т. п.

В зависимости от специфики конкретного тендера организатор может потребовать и другие документы и данные.

Образец заполнения заявки на участие в тендере может выглядеть следующим образом:

Заявка

Не знаете свои права?

на участие в открытом конкурсе на оказание услуг

по ремонту большегрузной техники

для государственных нужд

Изучив конкурсную документацию, а также применимые к данному конкурсу законодательство РФ и нормативные правовые акты РФ,
общество с ограниченной ответственностью "В-Макс" ,

организационно-правовая форма, фирменное наименование (наименование) (для юридического лица), фамилия, имя, отчество (для физического лица)

ИНН директора Винча Максима Леонидовича — 123456789,

ИНН учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа участника

находящееся по адресу: 690123, Приморский край, город Владивосток, ул. Стрелковая, д.1,

адрес юридического лица (ИП)

телефон: 1-111-111-11-11,

контактный телефон

в лице директора Винча Максима Леонидовича, действующего на основании решения

должность лица, уполномоченного действовать от имени участника, его Ф. И. О., на основании чего действует

решение единственного учредителя от 15.05.2013 № 1 ,

сообщает о согласии участвовать в конкурсе на условиях, установленных в указанных выше документах, и направляет настоящую заявку.
Мы предлагаем оказать ремонтные услуги в соответствии с требованиями конкурсной документации по цене контракта 500 000 (пятьсот тысяч) руб. (с НДС).
Цена, указанная в нашем предложении, включает все налоги и пошлины, которые мы будем обязаны выплатить при исполнении государственного контракта.
Если мы не учли какие-либо расценки на услуги по предмету конкурса, данные услуги будут в любом случае оказаны в полном объеме в пределах предлагаемой нами стоимости государственного контракта.
В подтверждение соответствия участника требованиям, установленным пп. 3-5, 7, 9 ч. 1 ст. 31 закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ, представляем соответствующую декларацию (прилагается).
Настоящим гарантируем достоверность представленной нами в заявке информации.
Если наши предложения будут признаны лучшими, мы обязуемся подписать государственный контракт в соответствии с требованиями конкурсной документации и условиями наших предложений.
К настоящей заявке прилагаем документы согласно описи, являющиеся ее неотъемлемой частью.

Директор: (подпись) М. Л. Винча.

Таким образом, образец заявки на тендер, равно как и инструкция по ее заполнению, всегда есть в конкурсной документации, которую организатор разрабатывает самостоятельно. При этом некоторые требования законодательства о государственных и муниципальных торгах учитываются и при проведении частных тендеров.

Подготовка заявки – одна из важнейших процедур участия в тендерах или аукционах. Заявка заполняется по специальной форме и является обязательной для всех участников.

Одним из способов повысить доходность бизнеса и перешагнуть на ступень выше является участие в тендерах и аукционах. Но возможно это лишь при условии выигрыша. Для успеха в тендерных торгах следует не допускать ошибок уже на первых шагах, поэтому важно знать, как составить заявку для тендера и убедить комиссию в том, что вы предлагаете действительно качественные услуги или товары.

Компания «Тенкос» предлагает комплексное сопровождение тендеров (аукционов, торгов) и поможет вам уже на этапе оформления заявки. Профессиональная и юридически правильная помощь в составлении заявки на участие обеспечит высокую вероятность положительного результата и желаемого заказа. Мы сопровождаем ваше участие от подачи заявки на тендер и вплоть до подписания контракта.

Подготовка к оформлению заявки

Прежде чем составлять заявку, необходимо полностью изучить техническое задание и условия участия в тендере или аукционе. На этом этапе важно знать, какие требования выставляет заказчик и по каким критериям вашу заявку будет оценивать тендерная комиссия. То есть, в первую очередь нужен анализ всей документации по предстоящему тендеру и оценка не только шансов на победу, но и целесообразности участия. Для этого нужно ответить на вопрос: в состоянии ли ваша компания выполнить заказ при условии выигранного тендера?

Наши специалисты займутся подготовкой к подаче заявки:

проанализируют шансы выиграть выбранный тендер или аукцион;
изучат всю тендерную документацию и требования заказчика;
помогут найти банк, который на самых выгодных условиях предоставит гарантию обеспечения вашей заявки;
юридически грамотно составят заявку на участие с соблюдений всех требований законодательства.

Что должно быть в заявке

Заявка на тендер состоит из двух частей:

Заявление-согласие о готовности предоставить услуги или обеспечить поставку товара согласно условиям тендера.
Данные о вашей компании, необходимые для участия в тендере или аукционе.

Первая часть содержит ваше письменное согласие выступить в роли поставщика необходимых товаров или услуг. К этому документу может прилагаться описание материалов и торговых марок, которые вы планируете использовать (качественные характеристики, стоимость). Но такое описание предоставляется лишь в том случае, если материалы и марки отличаются от условий заказчика.

название организации и учредительные документы (как правило, это выписка из Единого реестра, справка из налоговой, устав и пр.);
юридический адрес и адрес корреспонденции;
номера контактных телефонов;
лицензии, разрешения, патенты, сертификаты и прочие документы, согласно которым вы имеете право на реализацию услуг или поставку товаров, указанных в тендерной документации;
справки об отсутствии задолженностей по платежам и обязательствам и т.п.

Пакет документов может отличаться в зависимости от требований проводимого тендера. Все прилагаемые документы должны быть указаны в перечне приложений. Заявка может подаваться в электронном виде или в конверте, что также указывается в тендерной документации.

Наши специалисты подготовят и подадут вашу заявку с соблюдением всех условий заказчика и требований законодательства. Только правильно составленная заявка обеспечит допуск к участию в тендере.

Регистрация и заявки на электронных площадках

Многие торги и аукционы сегодня проходят на электронных торговых площадках (ЭТП). Чтобы стать участником и получить возможность подавать заявки на таких площадках, потребуется получить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и пройти аккредитацию. Поставщикам, работающим преимущественно с госзаказами, желательно иметь аккредитацию на федеральных ЭТП (есть 5 основных площадок).

Процесс закупки включает в себя ряд определенных, логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения товаров: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщиков, размещение заказов, анализ заказов, выполнение заказов.

Составление заявок. Заявки на приобретение товаров подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество товаров требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку.

Составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества товаров опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением по ним товаров называется временем опережения. Оно играет важную роль в процессе управления закупками и товарными запасами. Заблаговременная подача заявок ослабляет отрицательные воздействия неожиданных задержек в поставках.

В тоже время излишнее увеличение времени опережения ведет к росту товарных запасов. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки товаров с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя товаров.

Приобретение товаров осуществляется разными методами в зависимости от вида товаров и комплектующих изделий. Основными методами закупок являются:

· приобретение товара одной большой партией за один раз;

· регулярные закупки товаров и изделий мелкими партиями, когда покупатель заказывает необходимое количество товаров, которые поставляются ему партиями в течение определенного периода;

· ежедневные (ежемесячные) закупки. Метод используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары;

· получение товара по мере необходимости;

· закупка товара с немедленной отдачей. В исключительных случаях, когда невозможно получить их по мере необходимости.

Документальное оформление заказа реализуется на основе заключения контракта, как основы закупок, поставки товаров и их закупок. Контракт составляется между поставщиком и потребителем продукции.

Заказ поставщику формируется только согласно графику заказов. В графике заказов должны быть указаны дни недели, когда поставщик принимает заказ, и дни недели, когда осуществляется поставка товара.

Заказ товара может сделать заведующий секцией торгового объекта, заместитель заведующего секцией либо категорийный менеджер. Заказ может быть сделан только на основании контракта.

Для передачи заказа поставщику его необходимо разместить в торговой системе.

В заказе поставщику нужно указывать:

номер заказа;
название поставщика, которому делается заказ;
место поставки (торговый объект, для которого предназначена поставка по заказу);
дату заявки (когда сделана заявка);
дату поставки (когда товар будет доставлен в торговый объект);
спецификацию заказа (артикул и наименование товара, заказываемого поставщику);
закупочные цены;
количество заказываемого товара в штуках (килограммах);
внешние штрих-коды заказываемого товара и количество в транспортных упаковках.