Акты - образцы и примеры. Составление актов о неисправимых повреждениях документов Основные нюансы составления акта

Акт о неисправимых повреждениях документов составляется в случаях, когда важные бумаги физически пришли в негодность. Причем они сделали это раньше положенного для планомерного списания сроков.

ФАЙЛЫ

Раньше акт был общепринятой формой для крупных архивов, главного Архивного фонда страны, библиотек, школ и прочих государственных и муниципальных учреждений. Сейчас этой формой может воспользоваться любой желающий при наличии такой необходимости. Коммерческие организации также могут ей воспользоваться.

Однако бланк не является общепринятой и унифицированной формой. Акт существует только в качестве рекомендательной формы для заполнения. Его использование обязательно должно быть отражено в учетных документах организации.

И при использовании стоит иметь в виду что это – только начало процедуры по признанию документов неисправимо поврежденными. Но акт очень важен в качестве первичного документа, позволяющего ссылаться на него в остальных бумагах.

Иногда еще перед составлением акта созывается специальная комиссия, которая должна определить, по каким причинам документы прошли в негодность. И если причины эти не криминального характера, то составляется акт. Если же имел место умысел, то к разрешению вопроса подключаются следственные органы.

Причины

Закон предусматривает несколько побуждающих мотивов для того, чтобы процедура признания повреждения документов неисправимыми прошла успешно:

Износ бумаги, естественное старение. Многие документы по личному составу обязательно должны храниться 75 лет. За такой длительный срок бумага может сгнить (истлеть, износиться и т.д.). Особенно если в помещении для хранения была повышенная влажность и исходная целлюлоза была не высокого качества. То же касается и аудио-, видеозаписей. Хотя для них эта причина менее актуальна. Условия хранения для бумаги и пергамента прописаны в ГОСТ 50-2002. Однако не всегда для их соблюдения есть возможности в реальных условиях.
Аварии на технических коммуникациях. Текст на бумаге может быть размыт потоками воды из прорванных труб, повышением температуры и проч. Такая причина тоже распространена. Ни одна компания (в том числе архив) не может быть застрахована от подобных ситуаций.
В результате катастроф: пожаров, затоплений, ураганов и проч. Стихийные бедствия могут наносить повреждения не только здоровью и имуществу, но и документации.

В последнем случае понадобится плотное взаимодействие с пожарным надзором, специалистами МЧС, следственными органами. Вид и способ взаимодействия будут зависеть от конкретных условий. Эти службы должны будут выдать справку о том, что катастрофа (возгорание, затопление, другая чрезвычайная ситуация) действительно была и привела к обнаруженным последствиям.

Внимание! В любом случае важно отразить тот факт, что бумаги пришли в негодность не под влиянием умышленного человеческого воздействия, иначе провинившийся должен понести заслуженное наказание.

Составные части акта

Документ удобнее заполнять в электронном виде, позже проставляя подписи, особенно если требуется описать много единиц документов с неисправимыми повреждениями. Прежде всего, заполняется шапка акта о неисправимом повреждении документов. Для этого в самом верху листа с левой стороны прописывается название той организации, чьи документы «вышли из строя». Чуть ниже – название и номер самого акта с датой составления.

Всю левую верхнюю часть оставляют для дальнейшего утверждения руководителем организации. Он должен оставить свою подпись. Также здесь указываются его должность и дата, свидетельствующие о согласии с содержанием акта.

Если дело касается архивных документов и учреждение является архивом, то в правой верхней части должна содержаться информация о номере и названии фонда, из которого изымаются поврежденные документы.

Для того чтобы верно заполнить акт, нужно также иметь данные относительно:

Порядкового номера записи.
Номера описи.
Количества единиц хранения, которые занимает утраченный документ.
Количества листов в утраченной бумаге. Если это аудиозапись, то указываются время звучания, видеозапись (пленочная), ее метраж и прочие доступные для восстановления параметры.
Заголовка, который был у поврежденных единиц хранения. Эту информацию можно восстанавливать из документов других учреждений, контролирующих организаций, сохранившихся регистров и т.д.
Крайних дат. Имеются в виду числа, которые были указаны в документах с неисправимыми повреждениями. Эта информация необходима для фиксации времени их официального действия.
Сущности и причин повреждения бумаг.

Все эти данные для удобства помещаются в компактную таблицу. Продолжительность ее определяется перечнем бумаг с неисправимыми повреждениями. Чем больше наименований, тем длиннее таблица и продолжительнее получается акт. Он может располагаться как на одной, так и на двух или трех страницах. На эту характеристику нет ограничений.

В самом конце таблицы отдельной графой прописывается, сколько всего единиц хранения повреждено и неисправимо. Ниже отдельно оставлено место для указания причин, которые повлекли повреждения (хотя в последнем столбике таблицы эта информация прописывается для каждой заполненной строки). При заполнении желательно, чтобы не оставалось пустых граф. Если это произошло, то нужно их перечеркнуть.

Исправления

Если в акте допущены и замечены какие-либо ошибки, то можно их исправить. Неверная информация зачеркивается одной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), рядом подписываются верные данные. И как можно ближе к ним должны располагаться подписи всех участников составления и заверения акта. Например, генерального директора и архивиста.

Кем принята эта форма акта

Ранее акт о неисправимых повреждениях был единственной формой, которая рекомендовалась к использованию в Архивном фонде, муниципальных и гос. архивах, библиотеках, муниципальных музеях, в Российской академии наук. Она была утверждена Распоряжением №19 Министерства культуры от 18 января 2007 года и была его первым приложением.

Правила составления Актов о повреждении вагона формы ВУ-25

5.1. Акт о повреждении вагона составляется во всех случаях повреждения вагона, в том числе при повреждении запорных устройств вагона или устройств для постановки ЗПУ, подлежащего капитальному, деповскому, текущему (отцепочному, безотцепочному) ремонту или исключению вагона из инвентаря, а также при столкновении и сходе колесной пары вагона с рельс. При сходе колесной пары вагона с рельс акт о повреждении вагона составляется во всех случаях, в том числе и при отсутствии повреждений вагона.
5.2. Акт о повреждении вагона служит основанием для взыскания с железной дороги, грузоотправителя, грузополучателя, другой организации повредивших вагон, штрафа за его повреждение и убытков железной дороги, грузоотправителя, грузополучателя, другой организации вследствие повреждения вагона, в части, не покрытой штрафом в соответствии со статьями 122, 123 Транспортного устава.
5.3. Акт о повреждении вагона составляется осмотрщиком вагонов или мастером вагонного депо в присутствии представителя грузоотправителя, грузополучателя, другой организации, повредивших вагон, а при отсутствии осмотрщика вагонов или мастера вагонного депо, начальником станции или другими работниками, назначенными начальником отделения железной дороги (начальником службы вагонного хозяйства управления железной дороги). Если повреждение вагона произошло вследствие столкновения или схода, акт о повреждении вагона составляется с участием главного ревизора по безопасности отделения железной дороги или ревизора по вагонному хозяйству отделения железной дороги (при отсутствии отделения железной дороги в составе железной дороги - работниками назначенными начальником службы вагонного хозяйства управления железной дороги). При повреждении вагонов рефрижераторной секции, АРВ-Э или их специального оборудования, акт о повреждении вагон составляется начальником (заместителем начальника) вагонного депо, на участке которого произошло повреждение, совместно с главным ревизором по безопасности отделения железной дороги (при отсутствии отделения железной дороги в составе железной дороги - работником назначенным начальником службы вагонного хозяйства управления железной дороги) и руководителем обслуживающей бригады рефрижераторной секции, АРВ-Э.
5.4. Акт о повреждении вагона подписывается лицами, участвующими в его составлении и заверяется печатью, используемой для финансовых операций, вагонного депо и грузоотправителя, грузополучателя или другой организации, повредившей вагон.
В случае отказа или уклонения грузоотправителя, грузополучателя, другой организации от подписания акта о повреждении вагона составляется акт общей формы в соответствии с главой III настоящих Правил.
Акт о повреждении вагона составляется отдельно на каждый вагон при его повреждении в объеме текущего ремонта - в трех экземплярах, при столкновениях и сходах - в четырех, при повреждениях в объеме плановых видов ремонта, а также в случае исключения вагона из инвентаря - в пяти экземплярах. При повреждении рефрижераторной секции, АРВ-Э акт о повреждении вагона составляется в шести экземплярах.
Первый экземпляр акта о повреждении вагона передается грузополучателю, грузоотправителю или другой организации, повредившей вагон, второй - прилагается к счету, предъявляемому за повреждение вагона, третий - остается на хранение в вагонном депо, представитель которого подписывал акт о повреждении вагона, четвертый - передается ревизору по вагонному хозяйству отделения железной дороги, пятый - пересылается заводу или вагонному депо, куда вагон направляется для ремонта при сопроводительных документах.
При повреждении рефрижераторной секции, АРВ-Э шестой экземпляр акта вручается руководителю обслуживающей бригады рефрижераторной секции, АРВ-Э для передачи в депо приписки.
В пути следования акт о повреждении вагона составляется без участия представителя грузоотправителя, грузополучателя, другой организации в количестве меньшем на один экземпляр, чем предусмотрено настоящими Правилами.
При повреждении вагонов, принадлежащих грузоотправителям, грузополучателям, другим организациям; составляется дополнительный экземпляр акта о повреждении вагона, который выдается им по их требованию.
При перевозке грузов в сопровождении представителей грузоотправителей или грузополучателей акт о повреждении вагона может быть подписан проводником, сопровождающим груз, на которого возложены функции грузоотправителя и имеется описание его полномочий в накладной.
5.5. В акте о повреждении вагона указываются причины и перечень повреждений вагона, объем работ и вид необходимого ремонта, а также стоимость поврежденных деталей и восстановления вагона. При повреждении рефрижераторной секции, АРВ-Э в акте о повреждения вагона указываются также железная дорога и депо приписки.
Если вагон поврежден при столкновении, сходе или крушении, то в акте о повреждении вагона в строке «Дополнительные данные» указывается: величина максимального изгиба в вертикальной и горизонтальной плоскости хребтовых балок, продольных боковых швеллеров и буферных брусьев, а также наименование элементов рамы вагона, требующих ремонта.
5.6. В случаях повреждения вагона при столкновениях, сходах и крушениях, когда вагон при восстановительных работах получил дополнительные повреждения, составляется приложение к акту о повреждении вагона.
В приложении указывается перечень повреждений и вызвавшие их обстоятельства. Приложения к акту о повреждении вагона составляется и в том случае, если при его составлении установлено, что вагон имеет коррозионность рамы, конструктивные и другие недостатки по износу в таком объеме и размерах, что вагон подлежит исключению из инвентаря.
Приложение к акту о повреждении вагона подписывается начальником (заместителем начальника) вагонного депо, главным ревизором по безопасности движения отделения железной дороги, ревизором по вагонному хозяйству отделения железной дороги и начальником восстановительного поезда. Подписи в акте о повреждении вагона и в приложении к нему заверяются печатью вагонного депо, используемой для финансовых операций.
При отправлении вагона в ремонт на завод (депо) в акте о повреждении вагона указывается наименование завода (депо) и дата составления сопроводительного листка на пересылку неисправного вагона в ремонт формы ВУ-26М.
5.7. Если поврежденный вагон отремонтирован грузоотправителем, грузополучателем, другой организацией, то во всех экземплярах акта о повреждении вагона представителем вагонного депо, принявшим вагон после ремонта, делается отметка о его приемке с указанием: даты, времени, порядкового номера записи в книге учета вагонов федерального железнодорожного транспорта, поврежденных и отремонтированных предприятиями (форма ВУ-16) и заверяется его подписью.

В силу тех или иных причин документы, хранящиеся в организации, могут оказаться повреждёнными. В перечень таких причин входят пожары, затопления, нашествия грызунов, другие события или явления. Повреждённые документы приходится уничтожать, делая это в полном соответствии с правилами, предусмотренными действующим отраслевым законодательством.

Одно из правил гласит

При уничтожении повреждённой документации необходимо составление актов о неисправимых повреждениях документов. Составление этих документов, в свою очередь, регламентируется рядом законодательных норм. Соответствующие правила в совершенстве известны специалистам компании «Архив Гарант», которые оказывают всем заинтересованным лицам услугу составления актов о неисправимых повреждениях документов.

Основные нюансы составления акта.

Необходимость в оформлении документа, подтверждающего факт невозможности восстановления документов, возникает при упомянутых выше форс-мажорных обстоятельствах. Кроме того, составление акта может понадобиться при выполнении экспертизы ценности документов, находящихся на архивном хранении.

Сведения включаемые в акт

Составляя акт о неисправимых повреждениях документов, в него необходимо включить следующие сведения:

номер дела, в котором были обнаружены документы, получившие повреждения;
номер описи дела;
номер единицы хранения, присвоенный делу в архиве;
количество листов в документах, получивших повреждения;
заголовки, присвоенные документам. Крайне важно проследить за тем, чтобы заголовки при составлении акта о неисправимых повреждениях документов полностью соответствовали заголовкам, имеющимся на обложке дела;
информация по существу повреждений, которые получили документы;
сведения о причинах возникновения повреждений;
крайние даты повреждённых документов.

Заверение акта

Акт заверяется руководителем архива. В ряде случаев может потребоваться внести изменения в документ, при этом дополненный акт заверяется сотрудником, который внёс изменения, и руководителем архива.

Для составления актов о неисправимых повреждениях обратиться к нам

Специалисты “Архив Гарант” обладают глубокими специальными познаниями – как в области архивной обработки, так и в юриспруденции и других сферах. Каждый из них имеет большой опыт выполнения различных архивных работ, в том числе – составления актов о неисправимых повреждениях документов. Это позволяет нам гарантировать каждому своему клиенту безупречное качество выполнения работ и неукоснительное соблюдение требований отраслевого законодательства (в частности, касающихся составления актов о неисправимых повреждениях документов).

Скорость и цены

Мы оперативно выполняем свою работу, при этом цены, установленные нами на оказываемые услуги, вполне доступны. Обратите внимание и на то, что при обращении к нам за помощью в составлении актов о неисправимых повреждениях документов ваши сотрудники не будут отрываться от своих непосредственных обязанностей – а значит, не будет страдать производительность труда.

ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВНУТРЕННИХ ФОРМ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ОАО "РЖД" ПО ВАГОННОМУ ХОЗЯЙСТВУ

(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 16.10.2013 N 2215р)

С целью внедрения в эксплуатацию первичных учетных форм в автоматизированной системе "Технологический электронный документооборот с применением электронной цифровой подписи":
1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2010 года прилагаемые внутренние формы учетной документации:
1) ВУ-23 ЭТД "Уведомление на ремонт грузового вагона";
2) ВУ-26 ЭТД "Сопроводительный листок";
3) ВУ-36 ЭТД "Уведомление о приемке грузовых вагонов из ремонта" - форма утратила силу Распоряжением ОАО "РЖД" от 16.10.2013 N 2215р;
4) ВУ-78 ЭТД "Заявка на подачу вагонов на подъездные (ремонтные) пути ремонтного и эксплуатационного предприятия";
5) ВУ-79 ЭТД "Заявка на уборку вагонов с подъездных (ремонтных) путей ремонтного и эксплуатационного предприятия";
6) ВУ-80 ЭТД "Акт подачи вагонов на подъездные (ремонтные) пути ремонтного и эксплуатационного предприятия";
7) ВУ-81 ЭТД "Акт уборки вагонов с подъездных (ремонтных) путей ремонтного и эксплуатационного предприятия";
и инструктивные указания о порядке их заполнения.
2. Начальнику Департамента вагонного хозяйства Лосеву Д.Н., начальнику Центральной дирекции по ремонту грузовых вагонов Бочкареву Н.А., начальникам железных дорог, начальникам дирекций по ремонту грузовых вагонов довести настоящее распоряжение до соответствующих должностных лиц и обеспечить исполнение.

Вице-президент
ОАО "РЖД"
А.В. Воротилкин

ПРИКАЗ МПС РФ от 18-06-2003 45 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ СОСТАВЛЕНИЯ АКТОВ ПРИ ПЕРЕВОЗКАХ ГРУЗОВ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫМ ТРАНСПОРТОМ (2019) Актуально в 2018 году

АКТ О ПОВРЕЖДЕНИИ ВАГОНА (Форма ВУ-25)

Форма ВУ-25

АКТ N _______ О ПОВРЕЖДЕНИИ ВАГОНА Составлен на станции ___________________________ [_][_][_][_][_] Наименование код Перевозчик _______________________________________________ [_][_] Наименование код Дата составления _________ час.________ мин. Номер вагона [_][_][_][_][_][_][_][_] Собственник ___________________ [_][_] наименование государства код Год постройки (месяц, год) [_][_][_][_] Дата и вид последнего планового ремонта ___________________ [_][_] код Наименование организации выполнившей ремонт _____________________________ [_][_][_][_] код Пробег на момент повреждения вагона: ___________________ _________________ _____________________ накопленный после капитального межремонтный Причина повреждения ______________________________________________ ___________________________________________________________ [_][_] нарушение ПТЭ, Инструкции по движению и маневровой работе, технических условий погрузки и крепления грузов и т.д. Поврежден на _____________________________________________________ N пути, поезда, подъездной путь и т.п. __________________________________________________________________ Виновник повреждения: организация ________________________________ ________________________________

1. Перечень повреждений контейнера	Количество поврежденной части, детали	Стоимость поврежденной части, детали руб.	Сумма






Итого: