Хранение бумажных документов. Как организовать хранение домашних документов

Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей:wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома – это просто.

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей:good: .

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.

Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.

Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

Хранение документов в доме

В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

Как навести порядок в документах?

Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

документы на квартиру
медицинские док-ты
налоговые
кредитные
квитанции об оплате
чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.

Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!

Заведите специальное место

Документы должны храниться в специально отведенном для них месте: ящике, папке, коробке. Причем в максимально труднодоступном для маленьких членов семьи. А вот остальным домочадцам это место нужно знать «в лицо». Избегайте соседства коробки с излишней влагой, ограничьте воздействие яркого света на чеки и документы и регулярно очищайте папки от пыли - это поможет дольше сохранить документы в хорошем состоянии.

Чтобы не рыться в кипе листов, теряя время и нервные клетки, разбейте документы на категории, например:

главные (паспорта, ИНН, СНИЛС, свидетельства о рождении и браке и пр.),
здоровье (медицинские карты, полисы, справки, выписки),
автомобиль (сервисные книжки, чеки из автомастерских, страховка),
образование (дипломы, сертификаты, грамоты),
недвижимость (документы на квартиру, платежки, справки БТИ),
работа (трудовая книжка, договоры с работодателями, резюме),
бытовая техника (инструкции, чеки, гарантийные талоны).

Само собой, важнейшей категорией будут документы первой необходимости - паспорта, загранпаспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и прочие.

Совет от сайт

На всякий случай сделайте копии всех главных документов на каждого члена семьи и храните их в отдельной папке.

Папки и коробки для хранения выбирайте прочные, удобные и плотно закрывающиеся. Маленькая хитрость: помимо прочих категорий, заведите еще и «временный» лоток для бумаг, куда можно положить документы, которыми вы пользовались буквально вчера, а времени убрать их на место еще не было.

Только не ленитесь регулярно разбирать бумаги оттуда по правильным папкам.

Сортируйте по принадлежности

Коробки (папки) для документов из каждой категории можно рассортировать еще и по принадлежности. Для этого каждому члену семьи присвойте цвет и пометьте им соответствующую подборку – стикером, маркером, листом цветной бумаги и пр. Так домашние, которые ориентируются в квартире чуть хуже вас (то есть все), будут меньше путаться и реже находить поводы беспокоить вас криками вроде: «Где мой сертификат об окончании первого уровня курсов португальского языка за 1998 год?!»

Храните оригиналы отдельно от копий

И дело не только в том, что так вы быстрее найдете как одно, так и другое, но и в безопасности. Мало у кого в квартире имеется несгораемый сейф для хранения особо важных бумаг, тем более ценна для нас возможность в экстренном случае молниеносно схватить одну единственную папку, где находятся все необходимые вашей семье оригиналы документов, и унести ее с собой в светлое будущее.

Не смешивайте важные документы с ненужными бумагами

Найти крошечную карточку СНИЛС среди тонны такой памятной макулатуры как утвержденное меню на вашу свадьбу, неиспользованный рецепт на молочную кухню двухлетней давности, распечатка расходов по кредитке за 2005 год и невероятно смешная переписка времен студенчества на 30 листах - задача не из легких. Упростить ее можно, разделив по разным папкам действительно важные документы и бумажное барахло, которое выбросить не поднимается рука.

Используйте цветные стикеры

Наиболее важные бумаги можно маркировать цветными стикерами с дополнительным пояснением. Разноцветные бумажки также подойдут в качестве разделителей между категориями или папками членов семьи.

А еще на них можно оставлять милые послания для близких, правда, это к правилам хранения документов имеет весьма посредственное отношение.

Закрывайте на ключ

Конечно, ничего особо страшного не случится, если в вашем загранпаспорте вдруг появятся нарисованные черным маркером усы, а цифры на страховом полисе будут залеплены пластилином. Но и приятного в процессе восстановления документов, согласитесь, мало. Да и юного художника нагоняй, скорее всего, не обрадует. Так что шкатулку, в которой хранится важнейшая категория документов, рекомендуем закрывать на замок. На крайний случай подойдет шпингалет на дверце шкафа или специальный стоппер на ящике. А ребенка попробуйте отдать в художественную студию, кто знает, может, у него и правда – талант!

Доброе всем время суток! Сегодня нашей темой станет хранение документов в доме: как и где хранить, сколько нужно хранить чеки, квитанции, договоры и многое другое. Надеюсь, вам будет интересно, и вы с легкостью сможет навести порядок в домашних документах и бумагах. Я подготовила: чек-лист по сортировке документов, ссылки на органайзеры для хранения документов и несколько фото с идеями. Ну что, начнем?

Что будет, если хранение документов в доме не организовано?

Вначале давайте подумаем, а зачем оно нам? Какой смысл тратить целый день на организацию хранения документов в квартире. А такой: вы избавитесь от следующих «вреднючек», пожирающих ваше время, силы и порядок в доме. А уж говорить о достижении такой цели, как организация порядка в доме раз и навсегда, и говорить не придется.

Итак, правильно организовав хранение документов в доме, мы спасем себя от:

Долгих поисков в панике нужного документа, когда до выхода или их отправки остаются минуты;
От посягательств наших любимых: следов от кофе мужа, рисунков детей и зубов домашних любимцев;
От захламления наших полок, рабочих столов.

Кроме того, когда мы будем организовать хранение документов, то нам нужно позаботиться о том, чтобы сделать копии особо важных бумаг на случаях ЧП, а также скрыть их от посторонних глаз.

Я не буду перечислять их здесь, дабы не привлечь их в свою жизнь. (Я настолько суеверна, и считаю, что мысли материальны, поэтому нужно аккуратно подходить к тому, что ты говоришь или пишешь).

Шаг 1. Оцениваем масштабы бедствия

Приступим?

Соберите все (ВСЕ) имеющиеся документы в доме перед собой.
Оцените в какой степени запущенности ваши папки и файлы.
Распределите их пока на две категории: действующие и с истекшим сроком давности. !

Основная моя работа: ведение юридического сайта и помощь гражданам в поиске юриста. И знаете, какая основная проблема мешает большинство отстаивать свои права в суде? Потеря бумаг и выцветание чеков. Знаете, такую хитрость магазинов, печатать чеки на бумаге, которая за два месяца выцветает, чтобы вы не могли воспользоваться гарантией? Поэтому, пожалуйста, как бы вам не было лень, делайте копии чеков и гарантийных талонов на дорогостоящие приобретения.

Итак, мы оценили, что творится в наших шкафчиках. Пошли дальше.

Шаг 2. Сортировка

Итак, оставшиеся документы мы сортируем по назначению:

Важные, личные документы (паспорт, ИНН, СНИЛС, удостоверение) – хранятся постоянно;
Документы на имущество – также должны храниться бессрочно;
Платежные документы и квитанции об оплате – хранение 3 года;
Документы на транспорт – храним до тех пор, пока не продадим авто;
Документы на покупки (чеки, талоны) – их можно хранить пока действует гарантия или до дальнейшей перепродажи;
Кредитные документы;
Документы на ребенка. Особенно, если ребенок маленький, то подготовьте папку для быстрого взятия бумаг (свидетельство о рождении и другие самые востребованные бумаги).

На этой стадии сделайте себе по копии наиболее важных документов и сложите их в ОДНУ папку. Оригиналы рассортируйте по назначению или так, как удобнее вам. Можно распределить по членам семьи.

Когда я увлеклась идеями минимализма и занялась расхламлением дома, то сортировка и организация хранения документов были одним из наиболее важных для меня пунктов.

Шаг 2.2. Расхламление документов

У меня получилось такой список документов и бумаг, которые пора выкинуть, чтобы очистить рабочий стол от всего лишнего:

Визитки (все нужные контакты я перенесла в телефон, который сохраняет все в облаке);
Чеки и квитанция, чей срок давности давно прошел;
Договоры аренды на квартиры, в которых я жила до этого;
Письма с уведомлениями об изменении личных данных;
Старые письма, открытки, конверты. Я не настолько сентиментальный человек, чтобы пересматривать их, а наиболее ценные я опять же оцифровала и сохранила на компьютере. К тому же, я скоро переезжаю, а они не вписывались в мое масштабное расхламление.
Черновики документов, испорченные копии.

Кроме того, я считаю, что на этом этапе можно заняться и очисткой компьютере.

Шаг 3. Выбираем способ и место хранения документов

Здесь я не буду много расписывать. Просто расскажу, какие идеи хранения документов в доме я нашла.

Папки для хранения документов, папки-портфели. Каждую из папок можно отнести под свою категорию бумаг;

Можно использовать систему цветных стикеров и папок, чтобы выделить категории документов. Иногда люди делают масштабные полки с перегородками, но я думаю, наши маленькие квартиры не могут нам этого позволить.

Ящик для хранения документов с картонными разделителями.

Специальные коробки в стеллажи из Икеа.

Далее определяемся с местом хранения.

Для меня важно, чтобы личные документы не были доступны посторонним людям, гостям и различным мастерам по ремонту.

Наиболее часто я встречаю хранение документов на верхней или наоборот самой нижней полке или ящике. Если у вас есть маленькие детки, то лучше все-таки верхние. А еще документы нельзя хранить во влажных или солнечных местах, на неутепленных балконах и на антресолях в домах, построенных в советское время (опять же из-за влажности).

А главное, приучите себя определять место для документа в доме сразу, как только он у вас появился. То же касается и электронных документов и писем.

А что можно купить для хранения документов?

Я, как большой любитель икеа, собрала такие вещи:

На этом все. А как организовано хранение документов в вашем доме? Давайте поделимся друг с другом полезными советами в комментариях.

Инструкция

Наиболее оптимальным местом хранения документов, отвечающим всем правилам, является, безусловно сейф. Однако если вы не готовы тратить время и деньги на его покупку и монтаж, можно хранить документы, например, в банковской ячейке. С другой стороны, даже в или собственном доме можно найти место, где бы документы находились в полной безопасности. Это может быть шкаф, сервант, антресоли, книжная полка. Для большей надежности полку можно заказать с двойным дном. Словом здесь все зависит только от ваших фантазии и возможностей.

Можно также разделить документы на несколько частей и убрать их в разные тайники. С одной стороны это удобно, так как все они будут находится в надежных местах и даже в случае кражи, есть вероятность, что большая часть останется на месте.
Но не стоит забывать и о втором пункте – легко доступность. Это важно на любой чрезвычайной ситуации, которая заставит всех членов семьи быстро покидать свое жилище. И здесь важно не потерять драгоценное время и быстро забрать все документы.

Кстати о раздельном хранении документов. Безусловно, если их структурировать, времени на поиск нужной бумаги будет уходить меньше. Но их классифицировать? Наверное, самым выигрышным решением здесь будет разделить бумаги на 4 «рубрики» - «дом», «семья», «работа», «финансы». Для каждого типа можно отдельную папку. Кроме того, документы можно разделить по каждому члену семьи, либо по размеру самих документов, - здесь все зависит от вашей фантазии.

Именно фантазия станет определяющим фактором при решении вопроса о том, в чем хранить документы. Это могут быть различные папки или отделения портфеля. При этом папки лучше разных и обязательно подписать, чтобы не запутаться. Сюда же лучше складывать и дубликаты документов, так как в любой чрезвычайной ситуации все необходимые бумаги будут у вас под рукой.

Видео по теме

Связанная статья

Источники:

как хранить документы дома

Банковские документы хранятся по видам в отдельных папках и чаще всего в хронологическом порядке. Подборкой занимается сотрудник, отвечающий за формирование документации. Уничтожением документов с истекшим сроком хранения занимается специальная комиссия.

Хранение банковских документов осуществляют как сами банки, так и организации-держатели счетов. Порядок хранения в одном учреждении может несколько отличаться от порядка хранения в другом.

Как хранятся банковские документы в организациях

Документы из банка, находящиеся в организации, подтверждают проведение денежных операций и отражаются в бухгалтерском учете. Местом их хранения является бухгалтерия, работники которой могут разделить все бумаги по видам в отдельных папках в разрезе по счетам и банкам. Если у предприятия имеется несколько расчетных счетов, то для каждого заводят отдельную папку, если валютный – то на обложке и корешке указывается валюта счета. Для учета выписок по каждому счету используется хронологический порядок. Каждая выписка имеет подшивку, состоящую из платежных документов и обоснований для платежа на каждый операционный день.

Для оплаченных счетов заводится отдельная папка. Документы валютного контроля хранятся в отдельных папках, где можно найти всю информацию по работе с валютными счетами. Речь идет о паспортах сделок, справках-подтверждения выполненных работ или услуг, справках о валютных операциях и других. Если объемы документации небольшие, будет достаточно реестров с указанием номера документа, суммы и его даты.

Как хранятся документы в коммерческих банках

В данных институтах хранятся документы, подтверждающие финансово-хозяйственную деятельность банка и расчетно-платежные документы клиентов. Ответственность за них лежит на руководителе и главном бухгалтере. Хранению подлежат документы как бумажной, так и электронной формы. Бумажные находятся в специальном хранилище, для доступа в которое нужно получить специальное разрешение. На разрешении должна стоять подпись главного бухгалтера или его заместителя.

Подшивка мемориальной документации осуществляется ежедневно, для этого заводится отдельная папка, в которой документы хранятся так же в хронологическом порядке. Подборкой занимается сотрудник, который отвечает за правильное формирование финансовой документации. Другие папки состоят из кассовых финансовых бумаг и бумаг, отражающих информацию по вкладам клиентов. В отдельные папки подшиваются документы, содержащие информацию об операциях с драгоценными металлами.

Необходимость размещать отдельные виды документов в различные папки вызвана тем, что у каждой бумаги свой срок хранения. Это касается и хранения документов в электронном виде. Для уничтожения документов с истекшим сроком хранения собирается специальная комиссия, члены которой просматривают каждую бумагу, а после заполняют специальный акт, который подтверждает, что уничтожению были подвергнуты документы с истекшим сроком хранения.