Как должна выглядеть справка с работы. Документ с юридической силой: справка по месту требования с работы

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Справки с места работы служат для подтверждения следующих факторов: место работы, стаж и занимаемая должность, размер заработной платы. Также этот документ может быть затребован сторонними органами или органами государственной власти для подтверждения тех или иных фактов.
Согласно ТК РФ (статья 62), не позднее 3-х дней с момента подачи письменного заявления работником, работодатель обязан выдать необходимые справки. При этом не имеет ровным счетом никакого значения, для каких целей необходима справка. Объем и характер сведений в справке в полной мере зависят от адреса предоставления.

Справка для визы

Справка с места работы понадобится для получения визы. Сегодня этот документ требует большинство консульств зарубежных стран. В этом случае документ должен отвечать некоторым критериям и содержать определенные данные.
Справка в обязательном порядке должна быть напечатана на фирменном бланке организации, на котором содержатся все контактные данные. Документ может составляться в произвольной форме, но обязательно должен содержать информацию о занимаемой должности и среднемесячной или среднегодовой заработной плате.

Документ должен быть заверен круглой печатью, подписями директора и бухгалтера. Если вы сами занимаете пост директора компании - то документ должен быть заверен вашим первым заместителем. Консульские отделы зачастую проверяют подлинность справки, поэтому стоит предоставлять только реальные документы.

Справка о доходах (о заработной плате)

Справка этого типа является одним из документов, который необходим для получения банковского кредита или ссуды. Выделяют справку в свободной форме и в форме 2-НДФЛ . Справки этого типа выдаются в течение трех рабочих дней после заявления сотрудника и оформляются в установленном законом порядке.

Документ в произвольной форме имеет простую структуру и подтверждает размер ваших доходов. Если документ необходим для предоставления в банк, то он должен обязательно содержать в себе следующие сведения: размер среднемесячной заработной платы; размер выплаченной заработной платы не менее чем за полгода; размер удержаний или указание размера выданной на руки заработной платы за указанный период времени.

На справке проставляется печать организации, а также документ заверяется подписями директора и бухгалтера.
Также в документе обязательно должен присутствовать юридический адрес организации и ИНН. Если не оказалось фирменного бланка, то на документе обязательно должен быть проставлен штамп со всеми реквизитами организации.
Справка должна отражать только актуальную информацию, так как велика вероятность, что подлинность документа будет проверена.

Справки по месту требования

Это самая многочисленная категория документов. В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Поэтому заказывая справку, необходимо в обязательном порядке уточнить, куда вы ее собираетесь предоставлять. Документы этого типа в большинстве своем заполняются в свободной форме.

Обратите внимание , что документ без печати организации и подписи руководства не имеет юридической силы. Также отметка о выданной справке должна содержаться в специальном регистрационном журнале предприятия. Справка должна содержать только актуальные и объективные сведения, а если в ней есть ссылки - они должны вести на действительные и актуальные документы.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Специальная программа для малого бизнеса

Для подтверждения своей деятельности предъявляется справка с места работы. Она подтверждает следующие факторы: профессию или должность, размер заработной платы, стаж работы и фактическое место работы.

Согласно трудового кодекса РФ в статье 62 предусмотрено: работодатель по письменному заявлению работника обязан, не позднее трех дней с момента подачи заявления, выдать работнику, связанные с работой копии документов.

Туда входят сведения, которые работодатель может подтвердить, в частности период работы и заработная плата. При этом, для каких именно целей работнику требуется справка, значения не имеет.

Справка о заработной плате

Справка о заработной плате может быть произвольной формы. Это зависит от требований, которые предъявляет организация, куда она будет предоставлена. По письменному заявлению сотрудника, работодатель обязан ее выдать в течении трех дней.

В ней подтверждается место работы, размер зарплаты и должность. В случае отсутствия фирменного бланка, на ней должен находиться штамп реквизитов организации.

В бланке справки о заработке, обязательно должен находится юридический адрес организации - работодателя и ИНН. В случае если она не будет заверена печатью организации или отдела кадров, то будет считаться недействительной.

Справка с места работы другого родителя

Справка с места работы другого родителя, указывающая на то, что отпуск по уходу за ребенком или пособие при его рождении не получались, применяется, когда оба родителя работают.

При работающем только одном родителе отпуск по уходу и пособие при рождении, выплачиваются работающему члену семьи. При этом такая же потребуется из органа социальной защиты населения, где проживает на данный момент ребенок.

Если при рождении ребенка, оба родителя обучаются или не работают, единовременное пособие выплачивается органом социальной защиты населения, где учитывается место проживания одного из родителей. В таких случаях родителям понадобится предоставить справки о последнем месте работы.

Справка с места работы должна быть оформлена на фирменном бланке Вашей компании с указанием следующих реквизитов компании:

  • юридический адрес;
  • фактический адрес;
  • контактный номер телефона;
  • адрес электронной почты;
  • ИНН и ОГРН (желательно).

Если фирменного бланка как такового нет, то подойдет, если Вы «набьете» название и реквизиты компании просто в Word (или любом другом текстовом редакторе).

Что должно быть указано в справке с места работы?

Справка с места работы должна содержать:

  • название Вашей должности;
  • дату начала работы в Компании;
  • ежемесячный (или годовой) заработок. Покажите Консульству, сколько денег Вы зарабатываете в месяц. Тем самым Вы доказываете легальность приобретаемых и имеющихся средств. Если у Вас заоблачная зарплата (или Вы так считаете) и Вы не хотели бы указывать полную сумму зарплаты, то возможно указание этого параметра в формате «более такой-то суммы»

Пример текста 1 : Настоящим подтверждаем, что Иванов Иван Иванович действительно работает в компании ООО «Рога и Копыта» с 01.02.2003 г. в должности Менеджера по закупкам с ежемесячным окладом в 70 000 (семьдесят тысяч) рублей.

Пример текста 2 : Настоящим подтверждаем, что Иванов Иван Иванович действительно работает в компании ООО «Рога и Копыта» с 01.02.2003 г. в должности Директора с ежемесячным окладом более 100 000 руб. (сто тысяч) рублей.

Пример текста 3 : Настоящим подтверждаем, что Иванов Иван Иванович действительно работает в компании ООО «Рога и Копыта» с 01.02.2003 г. в должности Директора по закупкам с ежегодным доходом более 1 000 000 (один миллион) руб.

Справка с места работы должна быть заверена подписью уполномоченного лица, а также печатью Компании.

На каком языке оформлять справку с места работы?

Для многих стран подходит справка с места работы, составленная на русском языке. Однако, мы рекомендуем, по возможности, оформлять справку на английском языке — универсальный международный язык, который точно подойдет для подачи на визы во все страны мира. Тем не менее, заранее проверьте требования к языку справки конкретной страны. Как правило, если документ требуется на английском языке, то об этом четко пишется в списке документов. Если Вы не нашли требования об английском языке, значит, подходит справка, составленная на русском языке.

Справка с места работы, если я генеральный директор

Если Вы — генеральный директор Компании, то справка с места работы, подписанная только Вами, может быть не принята, поскольку Вы заинтересованное лицо, и, по сути, можете указать себе любую информацию, включая должность. Откуда сотруднику Консульства знать, что Вы на самом деле генеральный директор? Таким образом, если в Компании нет, например, директора по персоналу, который мог бы заверить справку, то Ваша личная подпись подойдет только в случае, если дополнительно будет подпись, скажем, главного бухгалтера. То есть, справка по факту будет подписана двумя разными уполномоченными на подпись людьми. Также будет абсолютно достаточно, если Вашу справку подпишет только главный бухгалтер (или любое иное уполномоченное на подпись лицо). Если у Вас в Компании нет главного бухгалтера, и Вы являетесь и директором, и главбухом (а то и всеми остальными сотрудниками Вашей компании), то будьте морально готовы к возможным вопросам со стороны Консульства, включая к отказу в визе.

Справка с места работы, если я индивидуальный предприниматель

Если Вы индивидуальный предприниматель, то справка с места работы не обязательна. Вместо справки с места работы потребуется копия св-ва о регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя. На подачу рекомендуется взять оригинал.

Есть страны, которые помимо св-ва требуют предоставить св-во о постановке на налоговый учет, движение средств на счете и пр.

Внимательно изучите требования конкретной страны.

Справка с места работы, если я пенсионер

Если Вы пребываете на заслуженном отдыхе, то Вам требуется подтвердить Ваш статус пенсионера — для этого следует приложить копию пенсионного удостоверения (для вышедших на пенсию до 1 января 2015 года) либо справку из пенсионного фонда (для вышедших на пенсию после 1 января 2015 года). Если Вы — пенсионер, и по-прежнему работаете, то Вам требуется предоставить стандартную справку с места работы. В дополнение к комплекту документов будет полезным приложить копию Вашего пенсионного удостоверения / справку из пенсионного фонда.

Если Вы не самостоятельно оплачиваете свою поездку, то потребуются финансовые гарантии в виде спонсорства со стороны ближайшего родственника. Подробную информацию про спонсорство Вы можете найти в нашей статье .

Справка с места работы, если я студент

Если Вы являетесь работающим студентом, то достаточно предоставить стандартную справку с места работы. В дополнение к комплекту документов будет полезным приложить справку из Вашего учебного заведения, подтверждающую Ваш статус студента конкретного курса. Если Вы не работаете, то достаточно приложить только справку из учебного заведения. В этом случае для оформления Вашей визы потребуются финансовые гарантии в виде спонсорства со стороны ближайшего родственника. Подробную информацию про спонсорство Вы можете найти в нашей статье .

Справка с места работы, если я не работаю

Если Вы в момент оформления визы не работаете, то потребуются финансовые гарантии в виде спонсорства со стороны ближайшего родственника. Подробную информацию про спонсорство Вы можете найти в нашей статье .

Какая сумма должна быть указана в справке с места работы?

Если Ваша зарплата до 100 000 руб., то достаточно указать точную сумму. Если у Вас зарплата более 100 000 руб., то достаточно будет указать в формате «более 100 000 руб.».

Как проверяют справку с места работы, и проверяют ли?

Проверить практически любой документ на визу не составляет особого труда. Это касается и справки с места работы. Более того, информацию по Вашей работе нередко проверяют. Если информация, указанная в справке, не подтверждается, Вам могут отказать в визе. Как правило, представитель Консульства звонит по телефону, указанному на справке, и уточняет информацию, изложенную в документе.

Убедитесь, что в справке указана верная контактная информация! Также, на всякий случай, не лишним будет предупредить отдел кадров (и т.п.) о том, что Вы оформляете визу, и могут позвонить из Посольства.

Не забудьте , Ваша поездка должна быть застрахована.

Оформите страховой полис по лучшим тарифам прямо сейчас.

Работающему человеку очень часто приходится обращаться на предприятие за получением справки. Она может быть нужна для чего угодно и содержать любую информацию. Этот документ является наиболее затребованным в кадровом делопроизводстве. При этом нет четкой формы его заполнения. В данной статье попробуем разобрать основные правила оформления справки с места работы по месту требования.

Для чего может быть нужна справка

Справка с места работы — это официальный документ, содержащий необходимую для предъявления в определенную организацию информацию . Обычно ею подтверждается данные об трудовых взаимоотношениях, занимаемой должности и сумме заработной платы.

Форма изложения материала и его объем зависят от места и цели предоставления информации. Наиболее часто сведения выдаются для следующих организаций:

Бланк должен отражать только требуемые сотрудником данные , поэтому не может быть его строгого шаблона.

К оформлению справки необходимо отнестись очень ответственно, так как во многих случаях она является определяющим моментом для получения положительного либо отрицательного ответа в банке или консульстве.

Как ее получить

Каждое предприятие имеет право установить собственную процедуру оформления документа . В небольших организациях достаточно устно обратится с просьбой к ответственному сотруднику или непосредственному начальнику.

Такой способ связан с некоторыми неудобствами. Например, работник может не получить желаемую бумагу в нужное время по причине забывчивости исполнителя. Доказать время обращения будет не возможно, так ка запрос сделан устно.

Во избежание подобных инцидентов лучше оформить письменное требование на выдачу бланка . Стандартного бланка заявления не существует.

В нем должна быть отражена следующая информация :

  • Ф.И.О. заявителя, его должность;
  • Четко сформулированный запрос. (Например, нужна справка о заработной плате за последние 6 месяцев);
  • Место предоставления справки. Обычно принята формулировка «справка предоставляется по месту требования». По просьбе заявителя можно точно конкретизировать информацию;
  • Цель получения документа. (Например, информация необходима для предоставления в банковское учреждение для получения кредита.) Работник имеет полное право не предоставлять сведения о цели получения данных работодателю.

После оформления письменного запроса работодатель обязан выдать справку и все необходимые к ней выписки и приложения в течение трех дней . Эта норма отражена в статье 62 ТК Российской Федерации. Наниматель не имеет право отказать работнику в выдаче документа, если требуемая информация касается трудовых взаимоотношений.

Если организация отказывается от выдачи информации, не имея на то ни каких оснований, работник имеет право обратиться с жалобой в прокуратуру, суд и другие инстанции.

Особенности оформления

Обычно для написания данных используется фирменный бланк организации. Форма составления произвольная. Если в кадровом делопроизводстве используется определенный шаблон документа, это должно быть указано в актах о внутренней учетной политике.

При этом обязательно наличие следующих сведений:

  1. Наименование документа.
  2. Название организации.
  3. Номер и дата регистрации.
  4. Основная информация, описанная в соответствии с запросом.

Документ обязательно заверяется подписью руководителя организации . Необходимо заручится подписью сотрудника, ответственного за предоставляемые сведения.

Организации, излагающие информацию на фирменном банке имеют право не заверять ее собственной печатью. Во избежание конфликтов и не понимания со стороны адресата, лучше этим правом не пользоваться, а поставить на документ мокрую печать.

Основные правила заполнения справки по месту требования:

  1. Сведения, предоставляемые в документе должны быть достоверными. Предоставление ложной или искаженной информации несет серозные последствия для предприятия в виде штрафов.
  2. Приложения будут считаться не действительными, если их перечня нет в бланке.
  3. Не запрещено рукописное оформление документа, главное чтобы почерк был разборчивым, а прописанная цифрами информация не имела нескольких вариантов прочтения.
  4. Данные излагаются на стандартном бумажном листе формата А4. Не стоит экономить бумагу, используя уменьшенный формат А6, в некоторых организациях, например в консульствах, такой бланк не будет приниматься к рассмотрению.
  5. Минимальное количество экземпляров – 2. Максимальное их число не ограничено, главное чтобы каждый экземпляр заверялся и оформлялся надлежащим образом.
  6. Недопустимо наличие исправлений. После получения ее на руки, заявитель должен внимательно изучить содержание документа. Если обнаружены не точности или помарки их исправлять нельзя. Сотрудник вправе потребовать выдачу новой справки. Для этого ему не нужно писать новый запрос.
  7. Выдачу готового документа заявителю необходимо зафиксировать специальном регистрационном журнале. Получение документа работник фиксирует собственноручной подписью с указанием даты.

В зависимости от предоставляемой информации, выпиской справки занимаются различные отделы организации. Данные о работе и должности предоставляются отделом кадров. Сведения о заработной плате – бухгалтерией.

Для визы

Некоторые зарубежные страны принимают российских граждан имеющих только заграничный паспорт. Для посещения отдельных государств потребуется оформление визы, которое сопровождается сбором многочисленных справок и документов. Особенно много их для посещения стран шенгенской зоны.

Для того чтобы не получить отказа в визе из-за неправильного оформления справки с места работы документ должен быть оформлен в строгом соответствии со следующими правилами:

  • информация прописывается на фирменном бланке организации. Обязательно на нем должна присутствовать полная информация об организации:
  • наименование;
  • фактический и юридический адрес;
  • контактные данные: телефон, факс, электронный адрес.
  • документ должен иметь исходящий номер и дату регистрации;
  • необходимо указать данные и контактный телефон сотрудника, ответственного за достоверность предоставляемых данных;
  • при изложении данных не допускается сокращения. То есть Ф.И.О. его должность и другие сведенья прописываются полностью во избежание разночтений;
  • документ должен содержать данные о дате заключения трудового контракта;
  • обязательно наличие следующей фразы — «что за время отсутствия Иванова Ивана Ивановича за ним сохраняется его должность и рабочее место». Не обязательно, но желательно отметить дату входа на работу;
  • следует указать, что на время поездки сотруднику предоставлен очередной отпуск;
  • сведения о заработной плате указываются за последние полгода. Обычно необходимо осуществить разбивку данных по месяцам с подведением конечного итога. Информация предоставляется в российских рублях. Не нужно переводить данные о заработке на иностранную валюту;
  • данные заверяются печатью организации и подписью руководителя. Так как информация носит финансовый характер, то следует дополнить справку подписью финансового директора или главного бухгалтера;
  • справке должна содержать информацию об адресате в виде точного указания наименования консульства в правом верхнем углу документа либо общей фразы – «предоставляется по месту требования».

Большое значение имеет срок выдачи данных. Не стоит заказывать ее заранее. Обычно она действует не более одного месяца с момента выдачи. Все указанные телефоны должны быть реальными и работающими, так как сотрудники консульства очень часто проверяют предоставленную информацию личным звонком.

Дополнительная информация о том, какую справку нужно предоставить для получения визы, смотрите видео.

С прошлого места работы

Уволившийся сотрудник имеет право требовать от работодателя справку . Так как нанимателя и работника, уже не связывают ни какие взаимоотношения, требующие подтверждения освобожденный от должности сотрудник может затребовать данные только о своей заработной плате. Обычно такая информация нужно для оформления социальной помощи.

Уволившийся сотрудник имеет право затребовать информацию о начислениях заработной платы за два предшествующих увольнению года . При устройстве на новое место эти данные пригодятся для начисления сумм больничных.

В социальную защиту

Такие справки обычно нужны для оформления различного рода социальной помощи . Если данные предоставляются для получения детского пособия, в тексте следует прописать информацию, о том выдавалось оно или нет на самом предприятии.

Также следует указать следующие данные:

  • находится или не находится работник в отпуске по уходу за ребенком;
  • период, на который предоставлен отпуск;
  • сведения о ребенке: год рождения и Ф.И.О.

Форма данного документа не утверждена. В данном случае лучше точно указать адресата. Это можно сделать в правом верхнем углу непосредственно под «шапкой» документа либо при заполнении последней строчки, сразу после основного текста.

В центр занятости

Предоставление справки необходимо для назначения пособия по безработице . Его размер зависит от суммы средней заработной платы. Следовательно, в момент постановки на учет по безработице человек должен предоставить эту информацию, получив документ у бывшего нанимателя.

Документ оформляется в произвольной форме либо на стандартном бланке, выдаваемом центром занятости.

Справка с места работы по месту требования являются наиболее часто выписываемым документом . Направлений для ее использования не так много. Поэтому достаточно разработать несколько различных образцов и оформлять ее в полном соответствии с ними.

Работникам периодически требуются различные документы с их места работы (как финансовые, так и кадровые): кому для получения кредита, кому для оформления визы, кому для получения различных денежных выплат, кому для подтверждения трудового стажа. Как правило, за этими документами все идут в бухгалтерию.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если работник, которому работодатель отказался выдавать копии необходимых документов либо выдал их с опозданием, пожалуется в трудинспекцию, она может оштрафоват ьч. 1 ст. 5.27 , ст. 23.12 КоАП РФ :

  • организацию - на 30 000- 50 000 руб.;
  • ее руководителя (предпринимателя) - на 1000- 5000 руб.

Штраф грозит и тогда, когда в локальных актах организации, к примеру в правилах внутреннего трудового распорядка, закреплено, что копии документов, связанных с работой, выдаются за плату. Ведь это противоречит требованиям действующего трудового законодательств аПостановление Московского городского суда от 29.08.2011 № 4а-1743/11 .

У нас накопилась подборка писем с вопросами, касающимися выдачи справок и других документов с места работы. И мы решили ответить на самые интересные из них. Но прежде мы напомним общие положения.

По Трудовому кодексу работодатель обязан безвозмездно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (или копии), связанные с работо йст. 62 ТК РФ , например:

  • копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у данного работодателя.

Однако этот перечень не закрытый. К нему относятся все «рабочие» документы, касающиеся конкретного сотрудника, например: приказы о снятии дисциплинарного взыскания, о премировании, документы о прохождении обязательных аттестаций, акты о несчастном случа еОпределение Московского городского суда от 26.05.2011 № 33-15759 , графики сменност иРешение Верховного суда Республики Карелия от 23.08.2011 № 21-163/2011 и т. д.

Теперь переходим к ответам на вопросы.

Уволившиеся сотрудники тоже имеют право получать «рабочие» документы

А.В. Смольникова, г. Санкт-Петербург

К нам по почте пришло письмо с заявлением от сотрудника, который уволился пару месяцев назад. Он просит предоставить ему заверенные копии приказов о приеме на работу и об увольнении, а также копию трудового договора, хотя его экземпляр отдавался ему на руки, о чем у нас есть пометка. В заявлении не указано, зачем ему нужны эти документы. Можем ли мы ему отказать, ведь он у нас уже не работает? Если нет, то можно ли отправить ему требуемые документы тоже по почте?

: В настоящий момент в отношении бывших работников законодательно установлена обязанность работодателя выдавать по их запросу лишь справки о зарплат еприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н для расчета соцстраховских пособи йп. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» .

В то же время в ТК РФ не сказано, что копии документов, связанных с работой, должны выдаваться только работающим сотрудникам, то есть тем, кто на момент затребования копий состоит в трудовых отношениях с данным работодателем. Поэтому напрашивается логичный вывод: работник, независимо от того, как давно он уволился, вправе получать от своего бывшего работодателя такие документы.

О том, как заполнять справки о зарплате для исчисления соцстраховских пособий, рассказано:

Противоположный подход привел бы к повальному нарушению прав сотрудников, уволившихся некоторое время назад. Например, они не имели бы права получить с последнего места работы справку о среднем заработке за последние 3 месяца, а следовательно, не смогли бы регистрироваться в качестве безработных и получать пособи еч. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» .

Кроме того, не зря же большинство кадровых документов предписано хранить 75 лет или вообще бессрочн оразд. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов... утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 . Это сделано, в числе прочего, и для того, чтобы сотрудник, независимо от времени увольнения, мог получить с предыдущего места работы касающиеся его документы.

Подтверждают нашу позицию и в Роструде.

Из авторитетных источников

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости

“ Действительно, ст. 62 Трудового кодекса РФ не уточняет статус работника (бывший или работающий). Поэтому работник, уже не состоящий с работодателем в трудовых отношениях, может письменно обратиться с запросом к бывшему работодателю для выдачи ему копий документов, связанных с работой, если эти копии нужны ему для реализации его прав и законных интересов. В такой ситуации у работодателя нет достаточных правовых оснований отказать в предоставлении копий необходимых документо в” .

Таким образом, вы не можете отказать бывшему работнику в выдаче запрошенных им документов. Все они непосредственно связаны с его предыдущей работой, а пояснять в заявлении, для чего эти копии ему нужны, он не обязан. В том, что он, в числе прочего, просит копию трудового договора, тоже нет ничего противозаконного. Ведь свой ранее полученный экземпляр он мог за истекшее время попросту потерять.

К тому же ТК РФ не ограничивает работника в количестве обращений за копиями своих документов. Копии документов вы вполне можете отправить по почт еОпределение Липецкого областного суда от 18.04.2011 № 33-1070/2011 ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, чтобы у вас были доказательства отправки.

Работник может запрашивать копии локальных актов

О.К. Шебина, г. Находка

Наш работник написал заявление «по собственному желанию», а через пару дней письменно запросил копии приказа о премировании сотрудников за 2010 г., а также правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. Мы должны все это ему выдать?

: Вначале разберемся с приказом о премировании. Вы должны выдать работнику выписку из него, где будут отражены сведения, касающиеся только его лично. В противном случае, если вы отдадите ему копию приказа в полном объеме, получится, что вы передали персональные данные других работников без их согласия третьему лицу. А это запрещено ТК Р Фст. 88 ТК РФ ; Определение Пермского краевого суда от 16.03.2011 № 33-2419 .

Теперь что касается правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. В ст. 62 ТК РФ не конкретизировано, копии каких именно документов работодатель обязан выдавать сотрудникам. Нам встретилось судебное решение, где говорится, что работодатель не обязан предоставлять работнику локальные нормативные акты, ведь с ними работник должен быть ознакомлен под роспис ьОпределение Липецкого областного суда от 04.05.2011 № 33-1154/2011 . Но мы решили узнать мнение специалиста Роструда по этому вопросу.

Из авторитетных источников

“ Статья 62 ТК РФ устанавливает примерный (открытый) перечень выдаваемых документов. Единственное условие для их выдачи - документы должны быть связаны с работой данного работника.

Не исключена ситуация, когда работнику могут понадобиться и копии локальных актов (в частности, правил внутреннего распорядка), например, для отстаивания своих интересов в суде. И в таком случае у работодателя не будет достаточных оснований, чтобы отказать работнику в выдаче копий таких документов.

То, что работник был ознакомлен под роспись с локальными нормативными актами, не влияет на право работника требовать их копии для защиты своих интересо в” .


Роструд

Получается, что работник вправе требовать копии названных локальных актов. Однако есть и такие локальные акты, которые однозначно касаются не всех работников. Это, к примеру, Положение о филиале организации.

Запрос на выдачу документов должен исходить от самого работника

Н.Е. Бусагина, г. Москва

В организацию пришел муж сотрудницы, которая находится в декрете, и принес заявление о выдаче ему на руки копии ее трудовой книжки. Причем заявление подписано не самой работницей, а супругом и доверенности от нее у него нет. Должны ли мы выдать ему требуемую копию?

: Не должны. Из ТК РФ следует, что только работник вправе требовать выдачи копий документов, связанных с его работой. Поэтому пусть муж сотрудницы принесет заявление, подписанное ею самой, а также письменную доверенност ьп. 1 ст. 185 ГК РФ от нее на получение копии трудовой книжки. Заверять ее у нотариуса не нужно. И пусть муж не забудет захватить паспорт, чтобы можно было проверить его личность.

В справке 2-НДФЛ секретов нет

П.В. Маняшина, г. Челябинск

Я работаю в бухгалтерии оборонного предприятия. К нам периодически обращаются наши сотрудники за справками 2-НДФЛ. Но дело в том, что у нас есть указание от руководства никому не давать никаких справок, чтобы (цитирую) «третьим лицам не стали известны секретные сведения, раскрывающие ведомственную принадлежность организации». Приходится всем отказывать, но мне кажется, это незаконно. Я права?

: Да, вы правы на 100%. Получать от работодателя документы о работе - безусловное право работник аст. 62 ТК РФ . Оно не может быть ограничено никакими ведомственными актами. К тому же так называемые секретные сведения раскрываются всякий раз, когда организация сдает разного рода отчетность или заключает контракты.

Кстати, помимо ТК РФ, в Налоговом кодексе тоже закреплен ап. 3 ст. 230 НК РФ обязанность работодателя как налогового агента выдавать по заявлению физлица справку 2-НДФЛутв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ . Налоговики уже разъясняли, что налоговый агент не вправе отказать налогоплательщику в выдаче такой справк иПисьмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 № 20-14/3/16873 . Однако в НК РФ не предусмотрено ни конкретных сроков для предоставления справки, ни ответственности за отказ в ее выдаче. Но все это установлено в ТК РФ и КоАП соответственн ост. 62 ТК РФ ; ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

Работодатель не обязан выдавать характеристику

Д.В. Анциферова, г. Москва

Сотрудник, уволенный полгода назад по сокращению штата, пришел к нам с письменным заявлением о выдаче характеристики. Говорит, что наконец-то нашел новую работу, но там просят представить характеристику с предыдущего места работы. Я сказала об этом его бывшему начальнику, но тот даже слышать о нем не хочет, не то что характеристику ему писать. Сказал, что организация не обязана ее выдавать. Это правда?

: Да. Вопрос о выдаче характеристики решается по усмотрению работодателя. Ведь исходя из смысла ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику копии тех «рабочих» документов, которые нужны ему для реализации тех или иных прав, в данном случае - для устройства на новую работу. А характеристика не входит в число документов, по закону требуемых при приеме на работ уст. 65 ТК РФ .

Хотя Мосгорсуд недавно в одном подобном споре указал, что работодателя можно обязать выдать работнику характеристику, если она является обязательным документом для поступления на работу, участия в конкурс еОпределение Московского городского суда от 28.04.2011 № 33-12625 . И тот же суд отметил, что характеристики - это документы, связанные с работой. Однако работодатель не обязан выдавать работникам только положительные характеристик иОпределение Московского городского суда от 28.10.2010 № 33-33920 . То есть при большом желании и настойчивости работник может добиться выдачи характеристики, но какого содержания она будет - это вопрос.

Но давайте рассуждать чисто по-человечески: зачем ставить под угрозу устройство бывшего сотрудника на новую работу? Нигде не сказано, что именно непосредственный руководитель должен подписать характеристику. Пусть ее подпишет, допустим, заместитель директора компании или главный бухгалтер.