Как сделать выписку из акта проверки. Как сделать выписку из приказа о приеме на работу? Образец выписки из приказа

Выпиской из приказа, по своей сути, является выдержка из констатирующей части основного документа, где отражаются значимые распоряжения относительно действий ответственных лиц. Выписка может быть оформлена работнику предприятия для представления в органы пенсионного фонда, или иные учреждения и инстанции.

Приказы, издаваемые по предприятию, могут касаться как основной деятельности, так и личного состава. По такому же признаку отличаются и выписки из приказов. Документы между собой имеют мало отличий. В распоряжениях по личному составу нет констатирующей части, и в выписку из такого приказа входит вся распорядительная часть документа.

Текст выписки из приказа должен содержать:

название организации, налоговый номер, юридический (фактический) адрес местонахождения, а также реквизиты самого документа: номер регистрации, дату и пр.;
название документа – «выписка из приказа»;
текст, который, как правило, полностью копирует констатирующий раздел приказа и значимую часть распорядительного;
указание ответственного лица (фамилия, имя, отчество, должность), оформившего выписку и поставившего подпись на документе. Таким лицом может быть глава предприятия или его заместитель.

Выписка должна быть заверена уполномоченным лицом. Такая процедура присутствует в делопроизводстве любой организации, и заключается в следующем: кадровый работник ставит на нижней части документа пометку «С оригиналом сверено» или «Верно», и подписывает документ с указанием фамилии, инициалов и должности. В случае если выписка из приказа будет предъявляться сторонним предприятиям, то, кроме подписи, необходимо наличие оттиска печати предприятия. Для внутреннего пользования достаточно штампа отдела кадров.

Основное назначение выписки из приказа – сохранение конфиденциальной и служебной информации. То есть, в документе отражаются только те сведения, которые имеют непосредственное отношение к разрешению возникших вопросов.

Образец бланка выписки из приказа скачать (Размер: 27,0 KiB | Скачиваний: 7 403)

Отпуск за свой счет

Оформление благодарственного письма сотруднику за хорошую работу

Оформление приказа о назначении ответственного за пожарную безопасность

По 62 статье Трудового кодекса сотрудник имеет право требовать выдачи на руки копий документов или выписок из приказов, относящихся к его работе . И максимум через 3 дня требуемые документы ему нужно выдать . Поэтому каждый кадровик должен знать, как правильно оформить выписку из приказа или заверить копию персонального документа. Ничего сложного в оформлении выписок и заверении копий нет, однако правила, установленные ТК нужно соблюдать . Да и ни к чему выказывать свой непрофессионализм в случае неправильного оформления.

Виды документов

В кадровом делопроизводстве документы могут существовать в трёх видах :

подлинник (оригинал);
копия;
выписка.

Подлинник документа – это первоисточник , главный документ, закрепляющий сведения или условия работы. Обычно оригиналы существуют в единственном экземпляре и хранятся в делах отдела кадров. Но есть исключения – трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и должностные инструкции изначально изготавливаются в двух экземплярах, один из которых забирает кадровик, а второй выдаётся работнику.

Заверенная копия – это дословный повтор всего документа, закреплённый печатью, визой и заверительной надписью .

Выписка из документа – это повтор какой-то части документа , которая относится непосредственно к конкретному работнику и содержит преамбулу и распорядительную часть.

Внимание!

Важно: выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью. Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи . Обычно это директор фирмы.

Но доверенностью подписание документов или изготовление копий может быть возложено и на другого сотрудника, например, на кадровика . При этом и печать может проставляться не организации, а отдела кадров.

Как оформить выписку из документа

Иногда инспекторы ГИТ, прокуроры или судьи требуют предоставления какого-то
документа, например, приказа о премировании . Но в подобных приказах зачастую указывается не один конкретный работник, а несколько. По запросу предоставляются сведения именно в отношении конкретного работника . Для этого и делается выписка.

Оформляется этот документ на основании оригинала по следующему алгоритму :

полностью нужно скопировать шапку и преамбулу приказа, его номер и дату (при этом слово «Приказ» заменяется на «Выписка из приказа»);
в распорядительную часть переносится нужный фрагмент приказа;
указывается должность, инициалы и фамилия подписанта приказа (без личной подписи);
заверяется выписка словом «Верно», датируется, закрепляется печатью и визируется либо кадровиком по доверенности, либо директором.

Заверение копий документов

В копии воспроизводится весь документ целиком . Обычно копии изготавливаются на ксероксе, очень редко – документ переписывается вручную. При этом все реквизиты и текст оригинала копируется в неизменном виде.

Обычная ксерокопия никакой юридической силы не имеет и не принимается ни в качестве доказательств, ни в качестве подтверждения. Другое дело, если копия заверена.

Заверяется копия так:

непосредственно под текстом напишите или проштампуйте слово «Верно»;
рядом пропишите должность, инициалы и фамилию заверяющего;
завизируйте документ подписью и проставьте дату заверения;
поставьте печать.

Внимание!

Важно: кадровик не имеет право заверять копии, если он не уполномочен доверенностью.

Чтобы упростить работу и себе, и директору, оформите доверенность на изготовление копий . Благо, что гражданским кодексом сейчас разрешено выдавать доверенности на неограниченный срок.

Особняком стоит копия трудовой, так как заверяется с некоторыми нюансами.

Как заверить трудовую книжку

Для оформления пенсии работнику выдаётся на руки сама трудовая, но через три
дня она должна быть возвращена в отдел кадров (статья 62 ТК). Но и копия трудовой может потребоваться, например, в таких случаях:

при оформлении загранпаспорта сотрудником;
по требованию пристава при возбуждении производства об алиментах;
при оформлении кредита.

При этом может потребоваться как копия трудовой, так и выписка из неё . Копия трудовой делается так:

на ксероксе распечатываете все заполненные страницы книжки, включая и титульную (можно печатать на обеих сторонах листа);
под последней строчкой записи делается отметка «Работает по настоящее время»;
каждая страница копии заверяется (печатью, автографом с указанием расшифровки и должности, пишется слово «Верно»).

Выписку нужно оформлять почти аналогично тому, как правильно оформить выписку из приказа:

копируется титульная и запрашиваемая страницы;
наверху пропишите «Выписка из трудовой книжки»;
каждая страница заверяется.

Внимание!

Нюанс: если страниц в трудовой много, при изготовлении копии можно страницы пронумеровать, а документ прошить. На наклейке проставить число листов, расписаться и поставить печать. А заверить нужно только последнюю страницу.

Расскажем, как составляется выписка из приказа о приеме на работу, образец составления приведем.

Бывает, работнику необходим документ, который служил бы подтверждением сказанного в приказе о приеме на работу сотрудника. Для этого оформляется выписка из приказа о приеме на работу (образец приведен ниже). То есть пишется краткая выдержка из наиболее важной части основного документа. Расскажем, как составить выписку из приказа верно.

Когда руководитель обязан передать работнику документы

Трудовой кодекс обязывает работодателя подготовить и передать работнику копии документов, появившихся за время работы (ст. 62 ТК РФ). Первым таким документом, безусловно, является выписка из приказа о приеме на работу. Образец ее приведен ниже.

Свое требование работник направляет в письменном виде. После этого у работодателя на подготовку копий есть три дня. Копии нужно надлежащим образом заверить.

Как составляется выписка из приказа

Документов, которые бы регламентировали порядок оформления выписки нет. Но известно, что любая выписка из приказа о приеме на работу, образец которой вы найдете ниже, сохраняет практически все реквизиты из основного приказа.

То есть выписка из приказа о приеме на работу должна содержать:

наименование компании (товарный знак, эмблема компании), располагается вверху по центру листа;
регистрационный номер документа (оригинала), приказа, он такой же, как в оригинале;
сохраняется и дата приказа, но меняется вид документа, вместо «ПРИКАЗ», будет «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА» (располагается по центру листа);
констатирующей части в приказах по личному составу, как правило, нет, поэтому пишется просто – «ПРИКАЗЫВАЮ»;
в распорядительной части надо указать только те пункты, которые касаются конкретного сотрудника;
так же надо указать фамилию и инициалы руководителя, подписавшего приказ, но личная подпись тут уже не нужна.

Правила, по которым заверяются копии документов

Выписка из приказа о приеме на работу является копией приказа и содержит все те же реквизиты, что и сам первоначальный документ. Чтобы заверить любой документ надлежащим образом, надо обратиться к Указу Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X.

Копия документа будет считаться верной, если это будет засвидетельствовано подписью руководителя компании и печатью (если компания не отказалась от ее применения). Также надо проставить дату выдачи копии и сделать отметку о том, где находится оригинал документа (п. 1 Указаний).

Как передать выписку надомнику

В отношении работников, которые трудятся удаленно, действуют те же правила, что и по остальным сотрудникам. Но есть и свои нюансы. Например, передать выписку из приказа о приеме на работу, образец который представлен ниже, можно двумя способами (ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ):

почтовым отправлением - заказное письмо с уведомлением;
по электронной почте (если работник указал об этом в заявлении).

Кстати, работник может направить заявление на получение выписки из приказа также в электронном виде (ч. 4, 6 ст. 312.1 ТК РФ). Но чтобы заверить такое письмо нужно заверить его усиленной электронной подписью.

Это интересно:

Могут принимать документы различного характера для регулирования процесса своей деятельности. Одним из видов документов поручительного характера юридических лиц является приказ.

Принятие сотрудника на работу, реорганизация структурных подразделений, премирование служащих – все это регулируется приказами организации. Однако документы могут быть достаточно объемными по содержанию, поэтому существует возможность оформить выписку из приказа.

Что такое выписка из приказа

Приказ — это документ распорядительного характера, который оформляется руководителем предприятия или иными уполномоченными лицами. Он содержит поручения подчиненным подразделениям и сотрудникам, обязательные для выполнения. Как оформляется выписка из этого документа, и для каких целей ее составляют?

Как сделать выписку из приказа о приеме на работу

Понятие и суть

Выписка из приказа — это заверенный в надлежащем порядке документ, который содержит отдельные положения или разделы приказа, требуемые запрашивающей стороной. Выписка имеет юридическую силу и с ее помощью можно официально подтвердить изложенные в приказе пункты.

Форма и содержание

Оформление выписки происходит в соответствии с теми же правилами, что и для приказа. Документ должен быть выдан на фирменном бланке, содержать реквизиты организации и следующие сведения:

название документа;
дата и место выдачи;
регистрационный номер;
заголовок к тексту;
основное содержание;
подпись и элементы удостоверения (печать, штамп и т.п.).

Выписка отличается от самого приказа названием, в ней указываются только конкретные пункты основного документа, и ставится подпись заверяющего лица. Кроме того, в выписке допускается сокращение преамбулы приказа.

Функции

Выписка позволяет предоставить адресату только требуемые сведения без необходимости оформления полностью заверенной копии приказа. Подтверждения сведений с помощью выписки удобно в том случае, если приказ имеет большой объем.

В некоторых случаях приказы хранятся в одном экземпляре с запретом копирования, например, если его отдельные положения содержат конфиденциальные данные. Также старые архивные приказы могут плохо сохраниться для четкого копирования. В вышеуказанных случаях без выписки не обойтись.

Кроме того, оформление выписки может потребоваться в таких ситуациях:

подтверждение увольнения или принятия на работу, если в по каким-то причинам эти записи отсутствуют, она утеряна или повреждена;
подтверждение стажа для пенсионных начислений;
премирование сотрудников;
предоставление информации для государственных органов.

Выписка из приказа об увольнении

Нормативное регулирование

Вопрос предоставления выписки из приказа следует рассматривать в привязке к положениям Трудового кодекса РФ. Так, статья 62 данного нормативного акта регламентирует, что работодатель при поступлении запроса от сотрудника организации на предоставление документа, связанного с рабочими моментами, должен выполнить эту просьбу.

Список обязательных к выдаче документов по запросу содержит копии приказов, но не включает в себя выписки из них. Однако перечень является открытым: если приказ имеет отношение к трудовой деятельности лица в организации, то он имеет полное право его запросить.

Порядок получения документа

Для получения выписки необходимо обращаться непосредственно в организации, компании или учреждения, которые выдали приказ. Работнику нужно подать заявление о выдаче выписки в письменной форме, после чего в течение 3 дней получить от работодателя документ.

Законы не содержат требований к порядку оформления выписки, однако в соответствии с правилами делопроизводства и общими нормами права выписка должна сохранять основные реквизиты приказа.
Для формирования выписки берется лист, на котором отображаются реквизиты образца приказа, а вид документа меняется на «Выписку из приказа» с сохранением оригинального номера и даты документа. Далее следует преамбула и слово «Приказываю».
Из распорядительной части документа в выписку включают необходимые положения, после чего указывается должность и ФИО выдавшего приказ лица без его подписи (на ее месте просто ставится слово «Подпись»).
Далее выписка заверяется: указывается запись «Верно», подпись оформившего ее сотрудника, его ФИО и должность, дата и печать организации.

Отличием выписки из документа по личному составу является отсутствие указаний причин выдачи приказа – в преамбуле сразу пишется «Приказываю», после чего следует пункт о принятии сотрудника, его переводе и т.п.

О принятии на работу

Выписка из приказа о приеме на работу составляется в соответствии с общими правилами, ее основной текст зачастую состоит из одного пункта, содержащего положение о назначении сотрудника на должность. При оформлении выписки из приказа о назначении руководителя заверителем бумаг является само руководящее лицо компании.

О премировании

Документы о премировании зачастую принимаются относительно списка нескольких сотрудников. Компания или работники иногда заинтересованы в неразглашении сведений из такого приказа. В соответствии с этим каждому сотруднику при запросе может быть выдана на руки выписка, содержащая данные только о его поощрении.

Выписки из приказа по основной деятельности

Об увольнении

Выписку из данного приказа зачастую запрашивают бывшие сотрудники организации. Обращаться для ее получения нужно в кадровую службу компании – именно специалисты кадрового делопроизводства и будут заниматься ее оформлением.

Такая выписка содержит следующие данные:

реквизиты компании;
ФИО и должность увольняемого сотрудника;
преамбула приказа;
пункт Трудового кодекса, на основании которого сотрудник уволен;
ФИО лица, подписавшего приказ;
подпись кадрового работника.

Для получения выписки с прошлого места работы гражданин не обязан иметь причину для затребования документа и указывать ее в заявлении.

Другие случаи

Данные некоторых приказов могут потребоваться не только сотрудникам, но и другим отделам или структурным подразделениям самой компании, например, для ведения отчетности либо бухгалтерского учета. Чаще всего для внутренней необходимости выписки делают из таких приказов:

по основной деятельности;
об учетной политике;
о командировках;
об отпуске.

Нюансы оформления

Работник имеет право направить заявление на оформление выписки в электронной форме на основании ст.312.1 Трудового Кодекса РФ. Выписку из приказа также можно отправить сотруднику на электронный адрес либо почтовым отправлением в соответствии с просьбой служащего в своем заявлении. Это удобно в тех случаях, когда человек работает удаленно, однако для заверения может потребоваться специальная электронная подпись.

При необоснованном отказе должностных лиц в предоставлении выписки из приказа следует требовать от них официального ответа в письменном виде с указанием причины отказа.

Пример выписки из приказа о назначении на должность директора школы

Выписка – это документ аналогичный приказу, но содержащий сведения только об одном сотруднике, устроенном в организацию.

Никаких жестких требований к оформлению выписки нет, главное, чтобы была указана вся вышеперечисленная информация.

Унифицированного бланка выписки из приказа о приеме на работу не существует.

Образец выписки приказа о приеме на работу вы можете увидеть здесь и скачать в разделе ниже.

В каких случаях нужна?

Как правило, выписка делается по просьбе принятого на работу сотрудника, для предоставления в какую-либо организацию (например, для восстановления трудовой при ее утере, или в отделения ПФ РФ при оформлении пенсии и т.д.).

Информация о трудоустройстве какого-либо сотрудника может быть запрошена у работодателя судебными органами или полицией. Кроме того, в пределах одной организации, часто передается информация о трудоустройстве между разными отделами.

Например, отдел кадров передает документы о трудоустройстве сотрудников в органзацию бухгалтерии для расчета заработной платы.

Как сделать выписку?

Каких-либо строгих правил по составлению выписки законодательством не предусматривается.

Документ должен содержать информацию, отраженную в приказе, но касательно одного сотрудника (бывают случаи, когда выписка делается сразу на нескольких принятых сотрудников).

Стандартная выписка делается на листе формата А4 и содержит следующие реквизиты:

аналогичная приказу «шапка» документа. В нее входит эмблема работодателя (если имеется), полное и принятое сокращенное название. Возможно указание ИНН, КПП, адреса организации и телефона, но это – не обязательные реквизиты.
Ниже, по центру пишется заголовок «Выписка из приказа» (допускается уточнение «по личному составу» или «о назначении на должность» и т.д.). Точка после заголовка не ставится. Указывается дата и номер самого приказа.
Далее приводится выдержка из самого приказа с сохранением номера взятого пункта. То есть, указывается полностью ФИО сотрудника, отдел и должность, на которую он принимается, дата трудоустройства.
Выписка подписывается директором организации, а также заверяется секретарем или специалистом отдела кадров (или же бухгалтером, отвечающим за кадровый документооборот).
Для этого ставится надпись «Верно» или «Выписка верна» и т.п. Допускается наличие одной подписи руководителя. Обязательно ставится печать организации-работодателя.

Чаще всего, выписка полностью распечатывается. Но в некоторых организациях есть свой бланк, информация в который частично вносится ручкой. Такое оформление документа также не запрещено.

Сроки действия

Выписка – это выдержка, «сокращенная копия» приказа о трудоустройстве.

У нее нет срока действия и законодательно он не предусмотрен.

Выдается она бессрочно и может быть предоставлена в запрашивающий орган по прошествии любого времени с момента выдачи.

Это объясняется тем, что датируется выписка тем же числом, что и приказ о приеме на работу. Другой датой этот документ выдан быть не может.

Выписка из приказа о приеме на работу – важный кадровый документ, который не должен содержать ошибок.

К его заполнению нужно отнестись очень внимательно, так как последствия для трудоустроенного сотрудника, в случае допущения неточности, могут быть крайне неприятными.

Особенно это касается вопросов подтверждения трудового стажа при выходе на пенсию. Еще раз самостоятельно просмотрите документ при получении. И только убедившись в его правильности, передавайте в место, откуда поступил запрос.