Требования к оформлению документации. Требования к оформлению кадровой документации

Построение временных диаграмм и

ОТЧЁТ

АВТ - автономный (или автоматический) режим работы субблока, когда требуемые действия выполняются без непосредственного участия экспериментатора;

ВКЛ -положение «включено» для коммутационных элементов, например, тумблеров и электрических переключателей с фиксацией положения;

ВЫКЛ -положение «выключено» » для коммутационных элементов, например, тумблеров и электрических переключателей с фиксацией положения;

ДСНФ -дизъюнктивная совершенная нормальная форма (булевых функций);

DC -полный декодер или полные декодеры двоичного безызбыточного кода;

DC -3(-k) -полный декодер третьего (k-го) порядка – декодер с тремя (соответственно, с k) адресными входами и восемью (соответственно, 2 k) выходами;

ИМС -интегральная микросхема;

ИМС ТТЛ –интегральные микросхемы транзисторно-транзисторной логики;

КСНФ - конъюнктивная совершенная нормальная форма (булевых функций);

ммDC -3 -маскирующая матрица полного декодера третьего порядка;

MS - мультиплексор-селектор или мультиплексоры-селекторы;

MS -4(-k) -мультиплексор-селектор четвёртого (соответственно, k-го) порядка;

мм MS-4 -маскирующая матрица мультиплексора-селектора четвёртого порядка;

НЕПР -режим непрерывной подачи сигналов, например с генератора тактовых импульсов;

ОДИН - режим одиночного (однократного) запуска субблока либо схемы;

ПЛУ -последовательное логическое устройство;

РУЧН -режим «ручного» управления, управление экспериментатором;

УГО -условное графическое обозначение, например ИМС;

УСТ.0 - установка в состояние «ноль», в начале состояние либо состояние, принимаемое за исходное. Эквивалентно по действию сигналу «сброс».

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Министерство общего и профессионального образования РФ

Томский политехнический университет

Факультет АВТ

Кафедра АиКС

По лабораторной работе №________»_______________________

(наименование

__________________________» по курсу «Цифровая схемотехника»

Выполнили студенты группы____________

____________________

Томск 19____

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Временные диаграммы представляют собой способ иллюстрации функционирования (работы) устройств во времени. Их, в то же самое время, можно рассматривать как способ анализа (процесса) функционирования устройства.

Временные диаграммы строятся (вычерчиваются) в процессе анализа работы устройства по его функциональной или принципиальной схеме. Поэтому диаграммы должны быть «привязаны» названным схемам. То есть нести «информацию» о функциональных элементах (модулях), о назначении и значении сигналов, о выполняемых элементами функциях, о последовательности взаимодействия элементов и т.д. Поскольку дискретные (цифровые) устройства функционируют в дискретном («машинном») времени , то диаграммы вычерчивают, начиная с некоторого момента времени. Затем анализ проводится для каждого последующего момента (и интервала) времени последовательно в течение некоторого периода времени , называемого «интервалом наблюдения».

Значения сигналов и состояния элементов отображают на диаграммах условно, по оси ординат, в виде двух уровней, один из которых соответствует уровню лог.0, а другой уровню лог.1. Если сигал имеет несколько значений по уровню или элемент может оказаться в нескольких состояниях, то на диаграммах это отображают соответствующим числом уровней. При этом уровни показывают без учёта масштаба по оси ординат, но с соблюдением фиксированных соотношений между уровнями. Часто уровень лог.0 показывают совпадающим с осью абсцисс , а за уровень лог.1 принимают некоторый фиксированный интервал, руководствуясь требованиями «компактности» и ясности «чтения» диаграмм.

По оси абсцисс (оси времени) отображаются длительности значений сигналов и изменения этих значений. Для этого некоторый фиксированный интервал времени принимают за единицу дискретного времени . И, впоследствии, все длительности оценивают количеством этих «единиц» времени. Таким образом, временные диаграммы вычерчивают с соблюдением масштаба по оси времени. Этот масштаб выбирается произвольно, но так чтобы можно было показать все количественные соотношения между длительностями сигналов и длительностями процессов изменения (переходов) значений сигналов. Если длительность сигнала существенно больше длительностей его переходов, то такие переходы (изменения) показывают «скачком». В этом случае длительностью переходного процесса пренебрегают, то есть принимают равной нулю. (См. диаграммы рис.1в к лаб. Работе №7). Если же названные длительности соизмеримы, то переходы показывают наклонными прямыми линиями. При этом углом наклона отображаются длительность переходного процесса. (См. рис.1в к лабораторной работе №1).

Как правило, временные диаграммы строят с соблюдением единого масштаба во времени.

«Принадлежность» временных диаграмм к конкретной схеме устройства, по которой ведётся анализ его работы, отображается метками у начала координат. А сами диаграммы сопровождают подрисуночными надписями. Метки и подрисуночные надписи – необходимые атрибуты временных диаграмм. Метки ставят на оси абсцисс слева от оси ординат. Метки образуются позиционным обозначением «элемента» на схеме, меткой основной функции, реализуемой элементом или модулем, (например, двоичного счётчика импульсов «СТ2») либо наименованием сигнала или группы сигналов, а также метками входов/выходов, используемыми на УГО микросхем. Метки могут быть групповыми и индивидуальными. Групповая метка используется для обозначения диаграмм нескольких функционально равнозначных сигналов, например, выходных сигналов двоичного счётчика импульсов. Индивидуальной меткой помечают диаграмму одного сигнала.

Поскольку устройство представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов и модулей, то на диаграммах достаточно отобразить только выходные сигналы этих элементов и модулей. Кроме того, необходимо показать входные, независимые сигналы, поступающие на устройство извне.

Запомните! Не меняющиеся во времени сигналы на диаграммах не отображают. Достаточно привести (указать) значения этих сигналов в подрисуночной надписи к диаграммам.

Взаимодействия элементов отображаются на диаграммах линиями со стрелками. Стрелки ставятся в направлении «сигнала-следствия», а линии передачи воздействий начинают от «сигнала-причины». Характерные моменты времени, в которые осуществляются воздействия, помечают метками вида t i , где индексом I обозначают порядковый номер момента.

При построении временных диаграмм последовательностных логических устройств дополнительно указывают характерные интервалы времени. К таким интервалам относят: длительности тактов (∆t), длительность цикла работы (Т Ц), длительности импульсов и длительности пауз между импульсами, длительности активных воздействий и т.д. Указывают также порядковый номер такта или цикла работы логического модуля (функционального узла).

На рис. П1, в качестве примера, приведена функциональная схема некоторого устройства, состоящего из генератора прямоугольных импульсов (D1), двоичного 3-разрядного счётчика импульсов (D2) и логических элементов D3 и D4, формирующих выходные сигналы Х и Y, соответственно. На устройство извне поступает сигнал по входу сброса (R) счётчика. Требуется выполнить анализ работы этого устройства и построить временные диаграммы.

Запомните! Построить диаграммы можно только в том случае, если Вы умеете «читать» схему и знаете смысл всех условных графических обозначений, приведённых на схеме. Так как с помощью этих обозначений «зашифрованы»и логические зависимости выходных сигналов от входных, и «алгоритм» работы каждого функционального элемента.

Так из схемы рис. П1 следует, что генератор D1 работает в автоколебательном режиме. То

есть при включении питания на выходе генератора возникнут импульсы прямоугольной формы, следующие с фиксированной частотой.

Рис.П1. Функциональная схема

Далее, из УГО счётчика импульсов D2 видно, что его счётный вход прямой динамический , а сам счётчик может работать только в режиме суммирования (прямого счёта). Кроме того, он устанавливается в нулевое состояние сигналом лог.1 по входу R (сигнал «Сброс»). Как известно, сигнал сброса обладает наивысшим приоритетом, поэтому при наличии лог.1 на входе R счётчик окажется в состоянии «запрета на счёт» . То есть счётчик не будет реагировать на импульсы по входу «+1», при этом на его выходах «1», «2», «4» постоянно будут сохраняться сигналы лог.0. Это – нулевое состояние счётчика.

Если же сигнал «Сброс» примет значение логического нуля, то счётчик перейдет в режим счёта. Тогда по фронту (переход 0→1) импульсов на входе «+1» состояние счётчика будет меняться, начиная с 000 до 111, а затем периодически повторяться. Из схемы также следует, что выходные сигналы Х и Y формируются, соответственно, логическим элементом «сумма по mod2» (D3) и элементом 3И-НЕ (D4). Зная правила суммирования по модулю два, логического умножения и инверсии, нетрудно определить значения выходных сигналов указанных элементов и, тем самым, значения X и Y.

Приступая к построению диаграмм , прежде следует определить начальные условия. Допустим, что напряжение питания уже включено и сигнал «Сброс» равен лог.1. Тогда генератор D1 работает и на его выходе формируется последовательность импульсов с периодом следования ∆t скважностью, равной двум (см. рис. П2). Счётчик D2 будет в состоянии «запрета». При этом на его выходах с метками «1», «2» и «4» будут сигналы лог.0.

Предположим, что сигнал «Сброс» в момент времени t 0 изменяется с 1 на 0. С этого момента счётчику будет дано разрешение на счёт, однако его состояние (000) не изменится, так как сигнал на входе +1 равен лог.1 и не меняется. По фронту следующего импульса счётчик перейдет в состояние 001 (см. первый такт работы). Дальнейшая смена состояний будет происходить в моменты появления перехода 0→1 тактовых импульсов до тех пор, пока на выходах счётчика не появится комбинация 111. Это произойдет на 7-м такте. Затем состояния будут повторяться до момента, когда сигнал на входе R счётчика примет значение лог.1 (момент t 5). С этого момента счётчик устанавливается в состояние 000, и выходные сигналы X и Y примут установившееся значение.

Рис.П2. Временные диаграммы к схеме рис. П1

Из анализа диаграмм следует, что сигнал лог.0 на выходе Y появляется в 7-м такте с длительностью ∆t и периодом 8∆t. Кроме того, в момент t 1 на выходе Х возможно появление кратковременного «ложного» импульса лог.0, так как сигналы на выходах «1» и «4» изменяют свои значения на инверсные. Если счётчик асинхронный, то вначале изменяет значение сигнал на выходе «1», а затем сигнал на выходе «4». Тогда обязательно появится ложный импульс. В случае синхронного счётчика такой ложный импульс может и не появится.

Причина же появления этого ложного импульса заключается в логике работы 2-входового элемента « сумма по mod 2»: сигнал лог.0 на выходе появляется, если либо входных сигнала принимают одинаковые значения. Кроме того, из диаграмм следует, что сигнал лог.1 на входе R «Сброс» (момент t 5 и до момента t 0) принудительно устанавливает счётчик в состояние 000, так как «отрицательный» импульс на выходе элемента D4 (сигнал Y) укорачивается (Интервал времени между моментами t 2 и t 3 больше интервала между моментами t 4 и t 5).

Дополнительно, на основе диаграмм, можно сделать выводы об использовании (применении) анализируемой схемы:

1. Импульс на выходе Y возникает каждый раз, когда счётчик оказывается в состоянии 111, то есть на 7-м такте работы. И частота следования этих импульсов в 8 раз меньше частоты генератора.

2. Из диаграмм сигналов на выходах «1», «2», «4» следует, что счётчик, как функциональный узел, можно использовать для деления частоты импульсов на 2,4 и 8. Причём скважности выходных последовательностей импульсов равны двум.

3. Последовательность импульсов на выходе элемента D3 содержит «удлинённые» импульсы с длительностью 2∆t и паузы такой же длительности. Остальные же импульсы и паузы имеют одинаковую длительность ∆t. Частота следования удлинённых импульсов в 8 раз меньше частоты генератора D1.

Диаграммы рис. П2 построены в предположении, что счётчик является асинхронным. Это отображено линиями передачи воздействий в начале второго такта: фронт импульса по входу +1 счётчика (выход генератора D1) вызывает переход 1→0 сигнала на выходе «1», а этот переход, в свою очередь, вызывает переход 0→1 сигнала на входе «2». Далее (см. начало 4 такта), переход 1→0 сигнала на выходе «2» вызывает переход 0→1 сигнала на выходе «4». Такая последовательность характерна для асинхронных счётчиков.

Можно «извлечь» и дополнительную информацию из приведённых диаграмм. В частности, предположив, что сигнал «Сброс» вначале имел значение лог.0, например, вход R счётчика постоянно подключен к шине лог.0, придем к выводу. В момент включения питающего напряжения счётчик может оказаться в любом из возможных состояний. Однако по мере поступления на его вход +1 импульсов, состояния счётчика будут периодически повторяться так, как это показано на диаграммах рис. П2. То есть в момент включения напряжения работа счётчика может начинаться с любого, указанного на рис. П2 такта.

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами. Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи, с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов, располагаемых и оформляемых на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России, отражающий особенности и назначение в управленческом процессе . Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД). ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов;
б) отраслевых стандартов РФ;
в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации

Тем не менее, особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Рб.30-2003 .

Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов - наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными, являются переменными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметки об исполнителе и др.) .

Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, представлен в таблице 1.

Таблица 1 Перечень реквизитов документов

Наименование реквизита	Код реквизита

Герб Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Код организации по ОКПО
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Код формы документа го ОКУД
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Ссыпка на регистрационный номер и дату документа
Место составления или издания документа

Гриф утверждения документа
Резолюция
Заголовок к тексту
Отметка о контроле
Текст документа
Отметка о наличии приложения

Гриф согласования документа
Визы согласования документа
Оттиск печати
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа и направлении его вдело
Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка для автоматического поиска документа

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания .

Документы изготавливают на бланках. ГОСТ устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210Ч297 мм) и А5 (148Ч210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, не менее: 20 мм- левое; 10 мм- правое; 20 мм- верхнее; 20 мм- нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Реквизит от реквизита отделяется друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Строки межстрочного реквизита отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. Составные части многострочного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами .

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть (реквизиты с 01 по 17 и 19 - расположенные до текста) - это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Главной частью документа, безусловно, является содержательная часть (текст, таблица, анкета), отражающая цель и задачи документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа -- придание документу юридической силы .

При составлении текста используется официально-деловой стиль, в котором присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления.

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
- объективность и достоверность информации;
- составление, по возможности, простых, то есть содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;
- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Наиболее распространен в документах сплошной связный текст: он содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, писем, справок и т.д. Если связный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты

Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т. д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Так, структура текста положения об организации или ее подразделении состоит из разделов: 1. Общие положения. 2. Задачи. 3. Функции. 4. Права. 5. Ответственность.6. Взаимоотношения.

Структура должностной инструкции включает разделы: 1. Общие положения. 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность.5. Взаимоотношения .

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждения, организаций и предприятий требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

На основе таких документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Особенностью этого стандарта является его рекомендательный характер. И хотя стандарт не обязателен для исполнения, необходимо помнить, что единообразие оформления документации позволяет организациям, предприятиям и учреждениям достигнуть единства информационного обмена. А значит, его следует соблюдать!

Требования к составу реквизитов определяются и другими государственными стандартами на управленческую документацию:

ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа, и являются обязательными.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

2.1. Требования к составу реквизитов

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги.

Реквизит – элемент официального документа.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата и т.д. – это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16– гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23– гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Для придания документам юридической силы и их идентификации служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 16, 22, 23, 24, 25.

Реквизиты 13, 15, 17, 18,19, 21, 26, 27, 28, 29, 30 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат.

Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилию исполнителя, постановку документа на контроль и др.

Реквизит 20 «текст» передает основное содержание документа.

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь – место для размещения текста – основного реквизита документа. Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003 значительно улучшает качество документов, их внешний вид.

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 (297х420).

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 размеры полей должны быть не менее, мм:

левое поле – 20; верхнее поле – 20;

правое поле – 10; нижнее поле – 20 .

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

Н овый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступил в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года. Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в работе.

Сфера применения

1 июля 2018 г. был введен в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и первоначально датой введения стандарта в действие было 1 июля 2017 г.

Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года. Причиной переноса послужило упоминание в п. 3.3 стандарта проприетарных шрифтов, применение которых возможно только при условии приобретения соответствующей лицензии, иначе говоря, относимых к несвободному программному обеспечению. Авторское право на шрифты, первоначально названные в стандарте (Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14), принадлежит иностранным владельцам.

Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрено создание и ведение Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных . Одновременно Правительством РФ был введен запрет на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п. 3.3 стандарта в новой редакции:

«3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 , как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно . Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

применение стандарта оправдано экономически;
позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед организацией (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает разделы:

1. Область применения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Реквизиты документа;

5. Оформление реквизитов документов;

6. Бланки документов;

Приложения (справочные):

А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»;
Б «Схемы расположения реквизитов документов»;
В «Образцы бланков документов».

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появилось два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов» и одно новое приложение – с формой титульного листа документа.

ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Совершенно новым разделом стандарта является раздел 3 «Общие требования к созданию документов», в котором изложены положения, относящиеся к изготовлению документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Основными положениями этого раздела являются следующие:

документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал;
текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
допускается выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Новое приложение к стандарту (приложение А) определяет состав реквизитов титульного листа документа и порядок их расположения. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке таких документов, как программы, планы, отчеты и т.п.

Состав реквизитов документов и правила их оформления

По количеству реквизитов старый и новый ГОСТ не различаются, но изменения в их составе есть: отдельные реквизиты не включены в новый стандарт, есть новые и есть такие, которые претерпели редакционные изменения.

Реквизиты, не включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016

К таковым относятся:

код организации (реквизит 04 по старому ГОСТ Р 6.30-2003);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН ) юридического лица (реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003);
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП ) (реквизит 06 по ГОСТ Р 6.30-2003);
идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003).

Первые три из перечисленных здесь реквизитов, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, указывались в бланках писем. В новом стандарте они утратили статус самостоятельных реквизитов, но фактически остались в бланках писем, хотя уже в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации». Поэтому с точки зрения бланка письма (состава его реквизитов и их расположения) ничего не изменилось. Смотрите:

ближайший (на следующей странице) фрагмент нового ГОСТ с образцом бланка письма с угловым расположением реквизитов, а также
Пример 1 с бланком письма коммерческой организации, который не потребуется корректировать в связи с выходом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Здесь мы пометили те самые реквизиты с их номерами из старого стандарта.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пример 1

Свернуть Показать

Причина исключения реквизита «Идентификатор электронной копии документа» (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003) – утрата практического значения. В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота (далее – СЭД), документ включается в СЭД (например, в виде скан-копии бумажного оригинала) и его ключевые реквизиты описываются в электронной карточке этого документа. По ним-то потом и можно его найти, т.е. в условиях применения СЭД не требуется использование дополнительного идентификатора документа.

Реквизиты, включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (новые реквизиты)

Среди них:

наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
наименование должности лица – автора документа (реквизит 07 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Включение наименования структурного подразделения и должности лица, издавшего документ, как отдельных реквизитов в новый ГОСТ обусловлено тем, что эти сведения на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Старый ГОСТ предусматривал возможность изготовления таких бланков, но соответствующие реквизиты не выделял. Фактически новый ГОСТ восстановил справедливость в отношении них. Сравните примеры бланков, приводимых в приложениях к стандартам далее.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», который проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством. Применение такой ограничительной отметки на документах, содержащих информацию конфиденциального характера, – практика не новая. Такие отметки (пометки, грифы) конфиденциальности применяются не одно десятилетие, и в ранее действовавших стандартах (ГОСТ 6.30-90, ГОСТ Р 6.30-97) данный реквизит был. Например, в ГОСТ 6.30-97 о нем говорилось следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (в ред. постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст)

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 восстановил данный реквизит с тем же названием – «гриф ограничения доступа к документу». В его состав входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая, как сказано в стандарте, может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. См. Примеры 2 и 17.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Следует отметить, что в законодательстве нет единого мнения относительно названия данного реквизита. Если в законах этот реквизит назван «гриф», то в постановлении Правительства РФ – «пометка». Соответственно, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 использован термин, применяемый в законодательных актах.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»

Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно»...

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 6 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

4. На документах, предоставляемых указанным в частях 1 и 3 настоящей статьи органам и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности»

2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При использовании данного реквизита следует учитывать, что законодательством могут быть установлены дополнительные требования к его оформлению. Например, Закон о коммерческой тайне предусматривает, что при представлении документов в органы государственной власти и органы местного самоуправления наряду с грифом «Коммерческая тайна» указывается полное наименование и место нахождения юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя и его место жительства.

Еще один новый реквизит – «отметка об электронной подписи» (номер 23 в ГОСТ Р 7.0.97-2016) – используется для визуализации электронной подписи в электронном документе. Такая отметка была предусмотрена еще приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе программными средствами воспроизводится данная отметка в том месте, где проставлялась бы собственноручная подпись должностного лица, если бы документ оформлялся на бумаге.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Следует иметь в виду, что данная отметка формируется программными средствами, не заменяет электронной подписи, а лишь выступает способом ее визуализации.

Объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два

Что перетасовали, покажем в Таблице:

ГОСТ Р 6.30-2003 включал только два реквизита: «Государственный герб РФ» и «герб субъекта РФ» , однако органы местного самоуправления тоже вправе иметь свои официальные символы (гербы, геральдические знаки) .

Кроме того, объединение изображений гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов. Оно помещается посередине над указанием организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Обобщенный реквизит «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» из старого ГОСТ Р 6.30-2003 в новом стандарте разбили на два реквизитами: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)». Использование эмблем и товарных знаков преследует различные цели и регулируется различным законодательством.

Изображение эмблемы, как и герба, помещается посередине верхнего поля бланка документа над организацией – автором документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Изображение товарного знака (знака обслуживания) может воспроизводиться аналогичным образом или слева на уровне наименования организации – автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Изменения в оформлении реквизитов документов

Правила оформления реквизитов документов изложены в разделе 5 нового стандарта. Здесь изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новый стандарт только те изменения, которые действительно актуальны для практики документирования. К наиболее значимым отнесем следующие:

1. Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите «адресат». Напомним, что по ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при адресовании физическому лицу – после фамилии. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ (должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии. См. Примеры 3 и 4.

В тексте документа при упоминании человека его инициалы также всегда указываются после фамилии, об этом сказано в п. 5.18 нового стандарта, где установлены требования к текстам документов.

Пример 3

Свернуть Показать

Пример 4

Свернуть Показать

2. Правила оформления реквизита «адресат» дополнены положением о том, что перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример 5

Свернуть Показать

Пример 6

Свернуть Показать

3. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте).

Пример 7

Свернуть Показать

Пример 8

Свернуть Показать

4. В пункте 5.18 нового стандарта (где говорится об основных правилах составления текста) появилось несколько новых положений.

Во-первых, о языках, на которых могут составляться документы в органах власти и организациях. Это:

государственный язык РФ или
государственный язык (языки) республик в составе РФ в соответствии с законодательством этих республик.

Во-вторых, если составляемый вами документ издается на основании другого, то его реквизиты необходимо привести – сослаться на соответствующий законодательный или иной нормативный правовой акт, ранее изданный распорядительный документ. Данная практика существует давно, просто сейчас это положение добавили в новый ГОСТ на оформление ОРД.

В-третьих, ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает возможность использования в текстах этикетных фраз. Это положение касается, главным образом, деловых писем, внутренней переписки организации (докладные, служебные записки и др.).

В стандарте, в частности, установлено, что в деловых (служебных) письмах могут использоваться:

вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!

Заметьте, что в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, а в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

Свернуть Показать

Наталия Сараева, эксперт издательства «Бизнес-Арсенал»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 закрепил использование этикетной рамки, когда «уважение» в документе проявляется дважды – это довольно распространенная практика.

Но скрупулезное прочтение п. 5.18 нового стандарта выявляет, что и вступительное обращение в начале текста со словом «Уважаемый», и заключительная фраза рядом с подписью с таким же словом «могут использоваться». То есть там нет требования задействовать их одновременно. Поэтому, если вы считаете достаточным единожды назвать человека уважаемым (в начале или конце письма), то этого будет вполне достаточно.

Конкретные правила применения этикетных фраз устанавливаются Инструкцией по делопроизводству организации.

5. Правила оформления реквизита «отметка о приложении» дополнены возможностью указывать здесь электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), если он и является приложением.

Пример 9

Свернуть Показать

А состав документов и имена файлов, записанных на этот носитель, должны указываться на вкладыше (конверте), в который он помещается.

6. Оформление реквизита «подпись» (реквизит 22 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) в целом основывается на правилах ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем имеется нововведение: «при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением)». Может использоваться как сокращенное написание, так и полное:

Пример 10

Свернуть Показать

Пример 11

Свернуть Показать

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

7. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом. Согласно новому ГОСТ на первом листе приложения проставляются:

отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ);
гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение (таким образом, задвоения его реквизитов не происходит).

Пример 12

Свернуть Показать

8. Дополнен новыми элементами реквизит «отметка об исполнителе». Как и раньше, здесь указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, но теперь сюда можно добавить наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Конкретный вариант оформления отметки об исполнителе определяется локальными нормативными актами организации по делопроизводству (для большинства организаций это Инструкция по делопроизводству).

Пример 13

Свернуть Показать

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера, чем основной текст документа.

9. Правила оформления отметки о заверении копии дополнены новым положением: если копия выдается для представления в другую организацию, данная отметка дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Пример 14

Свернуть Показать

Эти правила были установлены еще Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», но нашли отражение только в тексте ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Бланки документов

В связи с введением ряда новых реквизитов и исключением некоторых других были внесены изменения и в состав реквизитов бланков документов, что получило свое отражение в приложении Б нового стандарта (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий, письма и конкретного вида документ), а также правила их проектирования остались без изменений.

«Языковая» тема, начатая в п. 5.18 о тексте документа, повторилась и в п. 6.8 о бланках:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации:

угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или

Обратите внимание на второй абзац п. 6.8 нового ГОСТ, где появилось положение, которого не было в стандарте 2003 года, но которое было в стандартах 1990 и 1997 годов. Оно о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используется бланк, где «к левой колонке на русском языке» добавляется «правая колонка» на любом иностранном. Т.е. это будет опять же двуязычный бланк.

Пример 16

Свернуть Показать

Итак, мы дали общую характеристику новому стандарту – ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающему требования к оформлению документов и принятому взамен ГОСТ Р 6.30-2003, а также рассмотрели основные изменения в оформлении документов, вводимые новым стандартом. Пройдясь по этому выявленному списку изменений, вы сможете решить, что из новинок станете внедрять у себя. Тогда это еще надо будет отразить в своей Инструкции по делопроизводству (или ином ЛНА) и настройках шаблонов документов в СЭД.

Анализ содержания ГОСТ Р 7.0.97-2016 свидетельствует о том, что, несмотря на изменения в составе реквизитов и правилах их оформления, в целом сохраняется преемственность нового стандарта со старым ГОСТ Р 6.30-2003, действующим до 1 июля 2018 г. Новшества стандарта обусловлены, прежде всего, изменением законодательства в сфере информации и документации, а также применяемыми в практике работы с документами информационными технологиями.

А в заключение приведем образец полностью оформленного документа «в стилистике» нового стандарта – письмо на бланке структурного подразделения с грифом ограничения доступа.

Пример 17

Свернуть Показать

Изложение текста и оформление Документа выполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32-2001 , ГОСТ 2.105 и ГОСТ 6.38 1 в рукописном или электронном (с последующей распечаткой на принтере) варианте.

Страницы Документа и включённые в него иллюстрации и таблицы должны быть выполнены на белых листах бумаги формата А4 (210× 297 мм) по ГОСТ 9327 в пределах рабочего поля. Для разворотных таблиц допускается формат А3 (297×420 мм).

Текст, включая нумерацию страниц и колонтитулы, следует размещать на странице с соблюдением следующих размеров полей: верхнее и нижнее – 20 мм, правое – 10 мм, левое – 25 мм, если Документ содержит до 100 листов и 30 мм, если количество листов в Документе превышает 100. Никаких рамок, обозначающих границы рабочего поля листа Документа, обозначать не требуется.

Текст Документа должен быть кратким, чётким, не допускающим различных толкований и приведён с соблюдением правил орфографии и пунктуации.

Рукописный текст Документа выполняют чернилами, шариковой или гелиевой ручкой, желательно чёрным цветом. Рисунки допускается выполнять цветными карандашами, шариковыми или гелиевыми ручками или тушью.

Абзацы в рукописных текстах начинают с отступом 15 мм от левого края поля, в остальных –12,7 мм одинаковой величины по всему тексту Документа.

Все листы Документа, на которых имеется какая-либо информация, должны быть пронумерованы постранично арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию. На первой странице (титульном листе) номер не проставляют. Номера остальных страниц проставляют нижним колонтитулом в центре нижней части листа без точки. В этом случае оборотная сторона всех листов должна быть пустая. Пустые страницы (лицевые и оборотные) не нумеруют. Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, включают в общую нумерацию страниц. Иллюстрации и таблицы формата А3 учитывают как одну страницу. Литерная нумерация страниц, например: с. 32а, 32-б, не допускается. Между номером страницы и текстом должен быть межстрочный интервал, соответствующий основному шагу.

В качестве основного шага написания, набора или печати текста может быть использован любой межстрочный интервал, но не менее, мм:

– 5 – для рукописных текстов;

– 3,5 – при печати текстов на принтерных и других наборно-печатающих устройствах.

Все набранные на компьютере тексты должны быть отпечатаны строчными буквами. Прописные буквы нужно употреблять в соответствии с правилами орфографии.

При оформлении текста с помощью компьютера и принтера цвет шрифта должен быть чёрным, высота букв, цифр и других знаков – не менее 1,8 мм (кегль не менее 12).

Основным шрифтом набора текста Документа на клавиатуре наборно-печатающих устройств является TimesnewRoman. Разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определённых терминах, формулах, теоремах, а также в заголовках, применяя шрифты разной гарнитуры.

Условные буквенные обозначения механических, химических, математических и других величин должны соответствовать установленным стандартам. В тексте их проставляют без кавычек и скобок. Знаки (буквы, символы, обозначения), отсутствующие на клавиатуре наборно-печатающих устройств, должны вписываться от руки чернилами (пастой) чёрного цвета в оставленное в тексте место. Вписываемые знаки должны иметь размер не меньше использованного в наборе шрифта. Надстрочные и подстрочные индексы, показатели степени могут быть меньших размеров, но не менее 2 мм.

Особенно разборчиво в рукописный текст должны быть вписаны обозначения, сходные по начертанию, например:

– σ («сигма» греч.) – б («бэ» русск.);

– I («и» лат.) –j («иот» лат.);

– ρ («ро» греч.) – р («эр» русск.) и др.

В тексте не допускается:

– применять сокращения слов, которые не установлены правилами русской орфографии и ГОСТ 7.12–93 ;

– использовать в тексте (вне таблицы) математический знак «–» перед отрицательными значениями величин. Вместо этого знака следует писать слово минус ;

– употреблять без чисел математические и другие знаки, например: %, <, >, ≠, ≡, ≤, ≥, ±, §, №, –;

– применять аббревиатуры стандартов (ГОСТ, ОСТ, СТП, СТ) без регистрационного номера.

Нельзя заканчивать страницу заголовком текста или таблицы. Не рекомендуется переносить на следующую страницу последнюю строку абзаца или заканчивать страницу первой строкой следующего абзаца, оставлять в конце строки предлог, состоящий из одной буквы, с которого начинается предложение. В остальных случаях при переносе отдельных слов и текста необходимо руководствоваться правилами русской орфографии.

Перечисление чего-либо, содержащее в себе определения, дополнения и пояснения, рекомендуется включать в текст после двоеточия с абзацного отступа и строчной буквы каждое. Перед каждым перечислением следует ставить короткое тире, а при необходимости ссылки в тексте хотя бы на одно из перечислений – строчную букву (за исключением ё, з, о, ь, й, ы, ъ), после которой ставится круглая скобка. Между собой перечисления отделяются точкой с запятой.

Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится круглая скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.

Пример

а) ____________

б) ____________

в) ____________

Сноски выполняют внизу страницы под основным текстом и отделяют от него горизонтальной чертой на одну треть ширины страницы. Сноску помечают той же цифрой, что и ссылку на неё в основном тексте (см. с. 9).

Для выделения необычных или редко применяемых терминов, фраз, названий организаций, примеров и т. п. фрагментов, которые не связанны с употреблением прямой и косвенной речи, применяют кавычки: «...». В подобных случаях взамен кавычек допускается выделение фрагмента курсивом, например: кафедра «Логистика и коммерческая работа» или кафедра Логистика и коммерческая работа .

В аббревиатурах использование кавычек не допускается.

В ряде случаев для правильности восприятия текста внутри предложений используют поясняющие слова или фразы, которые следует приводить в круглых скобках и по возможности в именительном падеже.

Вне зависимости от способа выполнения качество напечатанного текста и оформления иллюстраций, таблиц, распечаток с ПЭВМ должно удовлетворять требованию их чёткого воспроизведения. При этом необходимо соблюдать равномерную плотность, контрастность и чёткость изображения по всему тексту, чёткими (нерасплывающимися) должны быть также линии, буквы, цифры и знаки.

Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе подготовки Документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или чёрными чернилами, пастой, тушью – рукописным способом.

Требования, которые необходимо соблюдать при правке текста, приведены в разделе 11.

Повреждения листов Документа, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графики) не допускаются.

Фамилии, названия учреждений, организаций, фирм, названия изделий и другие имена собственные в тексте приводят на языке оригинала. Допускается транслитерировать (т. е. заменить латинские буквы соответствующими русскими) имена собственные и приводить названия организаций в переводе на язык Документа с добавлением (при первом упоминании) оригинального названия.

Сокращение русских слов и словосочетаний в Документе должно соответствовать требованиям ГОСТ 7.12 (см. ).