Word создает копии документов. Как правильно оформить и выдать копии документов

Введение

Часто у нас появляется острая необходимость сделать ксерокопию бумажного документа. Зачастую можно воспользоваться услугами копировальщиков. Обычно они расположены в местах, где люди испытывают потребность копировать документы - например, Центры обслуживания населения.

При подобных сценариях процедура копирования достаточно проста: заплатил - получил копию.
Но как быть, когда ты находишься в офисе, и тебе нужно сделать копию документа самостоятельно?
Хуже всего, когда копию просит сделать коллега или начальник. Как не попасть впросак и не сесть в лужу перед босом?

Инструкция

1. Успокоиться. Не паниковать. Каждый второй офисный сотрудник тупит у принтера каждый день (поверьте мне, я возле него сижу). Поэтому в том, что вы не знаете, как скопировать свой документ нет ничего постыдного;
2. Второе, что нужно сделать - это найти принтер. Если вы справились с этой задачей смело переходите к пункту номер 3. Если нет, читаем дальше. Определить, где находится принтер можно воспользовавшись фразой: «Эй, ребята! А где у вас принтер?» В случае, если вы работаете в компании давно, следует вместо «у вас» использовать «у нас»;
3. Предположим вы отыскали принтер. Дальше нужно его визуально осмотреть. Обращать внимание нужно на две вещи: есть ли в нем бумага (это видно сразу), так как без нее ничего не выйдет, и включен ли он. Важный момент! Если крышка принтера не плоская, возможно в нем нет функции копирования документов. Он способен лишь распечатывать файлы из компьютера, и не обладает функциями ксерокса или сканера;
4. Далее нужно открыть принтер . Результат которого нужно достичь - поднятая вверх крышка, с оголенной стеклянной поверхностью. Крышка принтера открывается в ручную, путем воздействия на нее силы, тянущей вверх руки. Самый простой способ - это найти какую-нибудь выемку и потянуть за нее. Крышка должна открываться легко. Если она открылась с трудом, а перед вами вместо стекла непонятный отсек, закройте крышку и пробуйте искать другие выемки;
5. После того как крышка поднята, осторожно положите документ «лицом» вниз на стекло и закройте крышку;
6. Теперь самое сложное. Нужно отыскать кнопку , отвечающую за копирование файлов и нажать на нее. Обычно она зеленая с двумя схематичными иконками документов. Зачастую эта кнопка выделяется на фоне остальных. Заметнее - только кнопка включения. Как правило принтер не нужно включать отдельно, а можно сразу жать на кнопку копирования. Он включится сам, как телевизор включается нажатием на кнопку выбора канала. После нажатия на кнопку важно получить обратную связь от принтера: он должен издавать какие-нибудь звуки. Это будет означать, что он включается и работает над вашей задачей. Если реакции нет, нажми на кнопку копирования еще раз. Если принтер оснащен дисплеем - взгляните на него, убедитесь, что принтер включен;
7. Вы все проделали правильно. Теперь либо принтер выдаст вам ксерокопию, либо что-то не так в самом принтере. Вашей вины в этом нет. Смело обращайтесь за помощью к человеку, отвечающему за работу принтера в организации. Пусть разбирается в проблеме. Иногда, достаточно просто обратиться к более опытному сотруднику. Вычислить его просто - он сидит ближе всех к принтеру.

На этом всё. В следующих выпусках мы поговорим о распечатывании документов и их сканировании.
Эта статья дает вам полное право с гордостью указать в своем резюме навык «Владею оргтехникой»

Какие требования к оформлению копий документов необходимо соблюдать, чтобы сохранить их юридическую силу.

Из статьи вы узнаете:

Для чего могут потребоваться копии документов

Работник вправе обратиться по месту работы с запросом о предоставлении ему справок и копий документов, связанных с его трудовой деятельностью. Этот вид кадровой документации не относится к сведениям, имеющим закрытый характер. Поэтому на любой документ, который так или иначе связан с выполнением трудовых обязанностей данного сотрудника, понятие служебной или коммерческой тайны не распространяется. Это подтверждается положениями ТК РФ. В письме № ПГ/9518-6-1 от 20 декабря 2012 г. экспертами Роструда высказывается аналогичное мнение.

Существует несколько видов копий документов :

• копия - документ, полностью идентичный по содержанию (а в некоторых случаях, и по оформлению) подлиннику;
• выписка - копия только той части документа, которая относится непосредственно к автору запроса. Она выдается когда требуется исключить сведения о персональных данных других сотрудников, а также иную информацию, относящуюся к категории служебной или конфиденциальной;
• дубликат - он оформляется на том же бланке, что и подлинник документа, имеет соответствующую пометку («Дубликат») и обладает такой же юридической значимостью, что и исходный документ;
• копия с копии - такой вид изготавливается в том случае, когда оригинал безвозвратно утрачен, но осталась его копия.

Копии документов, которые запрашивают работники, могут потребоваться им, например, для предъявления в кредитную организацию, в судебные органы, пенсионный фонд, предприятие, где они работают по совместительству, в посольство для оформления визы, а также иные ведомства.

Узнайте подробнее, как обрабатываются запросы на выдачу копий документов и архивных справок .

Как оформляется запрос копий документов

В соответствии со статьей 89 ТК РФ, свою проьбу о предоставлении документов или их копий работник должен оформить в письменном виде. Заявление может быть написано в произвольной форме .

К содержанию заявления предъявляются специальные требования. В запросе копий документов необходимо указать:

1. наименование предприятия (полностью), в адрес которого направлено заявление;
2. содержание и цель запроса;
3. паспортные данные заявителя - его полные фамилия, имя и отчество (в том числе девичья фамилия), почтовый адрес, контактные телефоны;
4. дата запроса и личная подпись заявителя с расшифровкой.

Обратите внимание: Указывать, с какой именно целью ему потребовались копии документов, работник не обязан.

В какие сроки и каким образом осуществляется выдача копий документов

Работодатель должен обязательно отреагировать на запрос сотрудника, даже если он уже не работает на предприятии . В течение трех рабочих дней после того, как будет получен письменный запрос , работнику должны выдать испрашиваемые им копии документов. При этом все необходимые работнику справки и копии документов работодатель должен оформить и выдать бесплатно, как это следует из положений ТК РФ.

Получение копий документов может осуществляться и по почте. Для этого работник при написании заявления о выдаче копии документов должен указать, что документы, перечисленные в запросе, необходимо в по указанному им адресу направить по почте .

Как сделать копии документов

Копия документа должна быть оформлена таким образом, чтобы по ней однозначно можно было идентифицировать оригинал. Поэтому в ней воспроизводится не только та информация, которая содержится в подлиннике, но и внешние признаки его оформления. Для изготовления копий, как правило, используются такие технические средства как сканер или ксерокс.

При этом копии документов по своей юридической значимости должны быть аналогичны исходникам. Поэтому предъявляются особые требования к копиям документов, соответствие которым и подтверждает юридическую силу ксерокопии или электронного изображения оригинала.

Чтобы копия считалась юридически значимым документом, ее необходимо заверить в установленном порядке. Для этого на копии документа должны быть заполнены такие обязательные реквизиты:

1. заверительная надпись «Верно» («Копия верна»);
2. должность ответственного лица, заверившего копию;
3. его личная подпись;
4. расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
5. дата заверения.

В соответствии с требованиями к оформлению копий документов установленными пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, подпись ответственного лица, подписавшего копию, также необходимо заверить специальной печатью предприятия, предназначенной для заверения копий. Обычно, для этой цели используется печать отдела кадров.

Как делать копии документов для отправки в электронном виде

Использование копировально-множительной техники позволяет не только сделать точную копию любого документа, но и внести в нее любые исправления. Например, вмонтировать в изображение документа подпись, так, что выявить подлог может только дорогостоящая криминалистическая почерковедческая экспертиза по копии документа. Этого позволит избежать заверение копий документов, изготовленных в электронном виде, с помощью специально оформляемых в индивидуальном порядке электронных подписей.

В том случае, когда требуется изготовить и переслать копии документов по электронной почте, они должны быть заверены простой электронной подписью работодателя.

При этом такой формат предоставления копий документов допускается только при наличии согласия обеих сторон - как заявителя, так и работодателя (ст. 6, 9 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Учитывая это, работодатель не обязан, но может выдать копию документа в электронном виде, заверив ее своей электронной подписью.

Можно ли отказать сотруднику в предоставлении копий документов

Работодатель не имеет права проигнорировать запрос или отказать сотруднику в предоставлении сведений, о его трудовой деятельностью.

Но может возникнуть такая ситуация, когда в запрашиваемых копиях документов содержатся личные данные других работников или невозможно представить сведения в испрашиваемом формате. В таком случае следует предоставить информацию в виде справки или выписки из требуемого документа. Правомерность такого подхода подтверждена ходом судебных разбирательств.

Бывают ситуации, когда работник, находящийся в отпуске с последующим увольнением и уже получивший полный расчет, направляет в адрес предприятия запрос о предоставлении копий документов, которые уже были выданы ему на руки, например, трудовой книжки. В соответствии с трудовым законодательством, получить этот документ он должен в последний рабочий день перед отпуском. При этом трудовые отношения между работником и работодателем еще продолжаются и завершатся только в последний день отпуска сотрудника.

Согласно ТК РФ, работодатель может оформить копии только тех документов, которые находятся у него на хранении. В данном случае, трудовая книжка уже находятся на руках у работника и принять ее у него работодатель может только в случае повторного трудоустройства (ст. 65 ТК РФ ). Получается, что у работодателя есть формальное право отказать работнику, хотя он все еще и находится с ним в трудовых отношениях.

Поэтому сотруднику придется оформить и заверить копии документов нотариально или же оформить простую копию и, при необходимости, предъявлять ее одновременно с оригиналом.

Сегодня в документообороте имеет место переходный период, когда «документом» с равной степенью вероятности может оказаться и лист бумаги, и электронный файл. А способов снятия копий с оригинальных документов может быть еще больше, так как кроме создания копий бумажных документов на бумаге, их можно копировать и в электронные файлы, как и файлы могут быть скопированы и в электронном, и в бумажном виде.

Инструкция

Если оригинал представляет собой бумажный документ и его копия тоже должна быть получена в бумажном виде, то вам нужен копировальный аппарат - «ксерокс». Если доступа к нему нет дома, на работе или у знакомых, то найдите какое-либо частное предприятие, предоставляющее услуги ксерокопирования - например, многие фотоателье занимаются изготовлением копий документов. В госучреждениях, имеющих отношения к документам населения, вы тоже сможете сделать ксерокопию - такие услуги оказываются в налоговых инспекциях, паспортных столах, пенсионных фондах и т.д.

Если копия оригинального бумажного документа нужна в электронном виде, то кроме сканера, можно воспользоваться каким-либо современным фотоаппаратом, умеющим сохранять изображение в файле. Эти два устройства (сканер и цифровой фотоаппарат) позволят получить наиболее качественную электронную копию документа. Если важна только информация, содержащаяся в документе, а качество несущественно, можно воспользоваться встроенной камерой мобильного телефона или ноутбука. Полученные с помощью любого из перечисленных устройств файлы с копиями бумажных документов можно в дальнейшем использовать как в электронном виде, так и распечатать с помощью принтера.

Если оригинальный документ содержится в электронном виде (в файле) и его копия тоже должна быть файлом, то создать копию можно с помощью компьютерной программы, устанавливаемой вместе с операционной системой компьютера - менеджера файлов. Чтобы запустить его в ОС Windows, достаточно одновременно нажать клавиши WIN и E (русская У). Найдя в открывшемся окне файл, содержащий оригинальный документ, щелкните по нему один раз левой кнопкой мыши, затем нажмите сочетание клавиш CTRL + C, а после этого - сочетание CTRL + V. В результате в этой же папке появится файл с таким же именем, как и у оригинального документа, но с добавкой «Копия» в начале названия.

Если из документа в электронном виде надо создать бумажную копию, то для этого будет нужно печатное устройство - принтер. Если компьютер подключен к такому устройству, то открыв оригинальный документ в соответствующем его формату редакторе, нажмите сочетание клавиш CTRL + P, и документ будет отправлен на печать. Альтернативный способ может быть использован, если принтера нет, а есть возможность отправить документ с компьютера и получить его на телефон, оборудованный факсом. Этот способ имеет смысл использовать, если качество бумажной копии не имеет значения.

Если вы решили научиться делать ксерокопию на принтере, то для этого вам понадобится приобрести девайс, обладающий поддержкой копирования документов или фотографий. Но при этом учтите, что выполняя копирование, качество текста или картинок изменить не получится, т.к. данная процедура производится в режиме печати с нормальным качеством. Нижеприведенная подробная инструкция поможет вам научиться делать копии с помощью принтера или МФУ действительно качественно и быстро.

Инструкция

• Итак, если вы решили скопировать нужный документ с помощью принтера с наличием соответствующей функции, то для начала загрузите во входной лоток обычную бумагу. Затем включите девайс, если вы этого не сделали.
• Поднимите крышку сканера устройства и расположите нужный документ/фотографию лицевой стороной на специальное стекло.
• Постарайтесь максимально возможным образом выровнять его относительно направляющих, которые нанесены вокруг стекла.
• Аккуратно закройте крышку и нажмите на кнопку, отвечающую за черно-белое или цветное копирование, которая находится на панели управления девайса.
• Для увеличения количества копий нажмите эту кнопку несколько раз в соответствии с необходимым числом копий. Или вы можете нажать на кнопку с «плюсом», если она имеется на панели управления вашего девайса. Количество копий, которое можно установить за один раз зависит от модели принтера или многофункционального устройства, к примеру, на некоторых устройствах можно сделать в пределах 1-20 копий.
• Для изменения формата бумаги нажмите на кнопку «PAPER» или любую другую, которая отвечает на вашем устройстве именно за эту функцию. Далее на дисплее отобразятся доступные для печати размеры бумаги: обычная бумага формата А4, фотобумага формата А4 или фотобумага, размером 10X15 см. Если вы установите в лоток для бумаги стандартный вариант размера А4, но в настройках девайса будет стоять «фотобумага», то ксерокс будет выполнен в размере фотобумаги.
• В конце вам останется довольствоваться результатом.

При этом обязательно учтите, что открывать крышку устройства во время выполнения процедуры копирования ни в коем случае нельзя! В противном случае информация будет сильно искажена и вы не получите должного результата.

Переделываем сканер в копир

Если вы имеете сканер и принтер и хотите делать с помощью них копии, то для этого надо взять и отсканировать оригинал документа, затем обрабатываем получившееся изображения и отправляем его на печать. Безусловно, делать копии таким способом очень сложно и нудно. Поэтому появилась необходимость в автоматизации данного процесса. Для решения данной задачи воспользуйтесь абсолютно бесплатным программным обеспечением под названием KseroLite.

• Скачайте с любого тематического ресурса данную программу и установите ее на персональный компьютер.
• Запустите KseroLite и выберите из левого его списка пункт с настройками.
• Нажмите на «Выбрать сканер», после чего отметьте источник изображения.
• Далее откройте «Выбрать принтер» и отметьте девайс, который будет использоваться для печати. Но при этом он должен быть выбран в системе «по умолчанию». Для этого зайдите через «Пуск» в меню «Устройства и принтеры», найдите среди представленного списка нужное устройство и, кликнув по нему правой кнопкой мыши, нажмите на «использовать по умолчанию».
• Выбрав в программе МФУ или принтер с поддержкой сканирования, который будет использоваться для печати копий, выберите цвет и качество. Цвет лучше выбирать «оттенки серого», а качество – «среднее».
• Выполнив все перечисленные настройки, перейдите в пункт «Ксерокопия документов» и укажите там количество копий. Безусловно, под крышкой сканера вам нужно установить оригинал документа, после чего вы можете нажать на «Ксерокопировать документ».

Таким образом, из принтера и сканера вы смогли получить аппарат для ксерокопирования. В целом решить задачу, связанную с тем, как ксерокопировать на принтере не так уж сложно, как может показаться многим новичкам на первый взгляд. Главное чтобы ваш девайс поддерживал данную опцию или хотя бы имел возможность сканировать документы, чтобы в дальнейшем отправлять их на печать как это было описано во второй половине статьи.

Может случиться так, что Вы решите внести изменения в свой документ, но не будете уверены, что эти изменения нужно оставить навсегда. Чтобы не корректировать оригинал документа, можно открыть его копию. Далее мы покажем, как это сделать.

Microsoft Word запускается разными способами. Вы можете открыть непосредственно программу (в меню Старт, на рабочем столе или на Начальном экране) или дважды кликнуть по файлу документа Word (.docx или.doc). Когда Вы запускаете непосредственно программу, открывается Начальный экран Word со списком последних документов (Recent) в левой части окна. Если документ, который Вы хотите открыть как копию, есть в этом списке, кликните по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Открыть копию (Open a copy).

Если в списке последних документов нет того, что Вы хотите открыть как копию, то нажмите ссылку Открыть другие документы (Open Other Documents), которая находится под списком.

В окне Открыть (Open) нажмите Компьютер (Computer), если документ сохранён на жёстком диске Вашего компьютера, или OneDrive , если в облаке.

В правой части окна Открыть (Open) показан список Последние папки (Recent Folders). Если папка, содержащая Ваш документ, находится в этом списке, кликните по ней. Если нет, нажмите кнопку Обзор (Browse).

В диалоговом окне Открытие документа (Open) перейдите в папку, содержащую документ, копию которого Вы хотите открыть. Выберите файл и кликните по направленной вниз стрелке справа от кнопки Открыть (Open). Далее в выпадающем меню выберите Открыть как копию (Open as a copy).

В папке, где хранится оригинал документа, будет создана его копия и открыта в Word для редактирования. Имя файла для копии будет взято от оригинала документа с добавлением приставки, как показано на картинке ниже.

В дальнейшем Вы сможете переименовать этот файл при помощи команды Сохранить как (Save As) или в Проводнике Windows после закрытия файла.