Юридическая сила документов. Проблема разграничения понятий «юридическая сила документа» и «юридическая значимость документа Юридическая сила документа определяется комплексом
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Глава 2, п. 18. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;
регистрационный индекс;
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.
Для электронных документов функцию печати выполняет ЭЦП юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица (часть третья п. 18 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)
Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 357-з Об электронном документеСтатья 11. Юридическая сила электронного документа
Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям. Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях, соответствующие требованиям статьи 10 настоящего Закона, имеют одинаковую юридическую силу. В случаях, если законодательством Республики Беларусь требуются нотариальное удостоверение и (или) государственная регистрация документа, удостоверению и (или) регистрации подлежат либо электронный документ, либо его копия на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Порядок документирования и обращения информации, указанной в части первой статьи 18 настоящего Закона, в виде электронных документов регламентируется техническими нормативными правовыми актами в области технического нормирования и стандартизации и правилами делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь.
Статья 10. Копии электронного документа и их удостоверение Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа. Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может осуществляться: нотариусом или иным лицом, имеющими право совершать нотариальные действия; индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности. Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, отделимом от машинного носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа.Статья 18. Электронные документы, содержащие информацию, распространение которой запрещено или ограничено Содержанием электронных документов может быть информация, являющаяся государственной, служебной или коммерческой тайной, а также иная информация, распространение которой запрещено или ограничено. Правила использования и меры защиты такой информации устанавливаются законодательством Республики Беларусь. Государственные органы и юридические лица, их должностные лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, содержащими информацию, указанную в части первой настоящей статьи, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты в соответствии с законодательством Республики Беларусь.8. Бланки документов: виды, требования к оформлению, особенности разработки и использования.
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (в ред. постановлений Минюста от 24.10.2011 N 235, от 27.01.2012 N 18, от 15.01.2013 N 9, от 10.12.2014 N 240, от 30.12.2015 N 225)
Согласно п. 21 Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Постоянной информацией являются реквизиты организации (ее название, адрес, телефоны, банковский счет и пр.), а переменная информация - это основной текст документа, его основное содержание.
Если документ (например, письмо) получается очень объемным, то на бланках изготавливается только первая страница документа, а для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.
Бланки разрабатываются в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).
Они бывают двух видов:
· бланк для письма;
· общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.
При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств. На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). При этом в Инструкции подчеркивается, что изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.
Согласно п. 24 Инструкции при разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Так, бланк формата А5 используется для документов, имеющих небольшой текст, не более 5–7 строк.
Пункт 25 Инструкции уточняет постоянную информацию на бланке письма, это реквизиты:
· код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;
· наименование организации;
· почтовый адрес отправителя;
· коммуникационные (адреса, телефоны) и коммерческие (банковские) данные.
На бланк для письма наносятся
Что касается реквизитов, которые наносятся на общий бланк, то их перечень будет следующим:
· Государственный герб Республики Беларусь (для государственных организаций);
· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
· код организации: код ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;
· наименование вышестоящей организации;
· наименование организации;
· наименование структурного подразделения;
· место составления или издания.
На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.
Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».
Пунктом 27 Инструкции установлено, что бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.
Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом. При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
Следует иметь в виду, что при необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.
При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.
Установлено, что бланк документа, отправляемого по электронной почте, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, оформляется по форме согласно приложению 21 к Инструкции.
Согласно п. 31 Инструкции особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются отдельными актами законодательства Республики Беларусь. Но поскольку наш «ликбез» предназначен в большей степени для организаций частной формы собственности, мы лишь подчеркнем, что Государственный герб страны используется на бланках государственных органов и организаций, и более подробно останавливаться на этой теме не будем.
Если документ изготавливается не на бланке, а на чистом листе бумаги, в левой верхней части первого листа документа проставляется угловой штамп. Допускается изготавливать угловой штамп трех видов:
· для письма;
· общий угловой штамп;
· угловой штамп конкретного вида документа.
Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.
Пунктом 34 Инструкции установлено, что размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.
9. Особенности и порядок подготовки проектов НПА.
Закон Республики Беларусь 10 января 2000 г. № 361-З О нормативных правовых актах Республики Беларусь
Особенности порядка подготовки проектов различных видов нормативных правовых актов, технико-юридические требования к их оформлению, а также иные вопросы, не урегулированные настоящим Законом, определяются Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, разрабатываемыми Национальным центром законодательства и правовых исследований Республики Беларусь совместно с Министерством юстиции Республики Беларусь и утверждаемыми Президентом Республики Беларусь.
Статья 47. Порядок подготовки проекта нормативного правового акта
Подготовка проекта нормативного правового акта может включать:
рассмотрение нормотворческого предложения и принятие решения по подготовке проекта;
организационно-техническое и финансовое обеспечение его подготовки;
сбор необходимых материалов и информации;
разработку концепции проекта;
составление текста проекта;
согласование проекта;
проведение юридической и иных необходимых экспертиз.
Нормотворческий орган может осуществлять подготовку проекта нормативного правового акта самостоятельно либо поручить иному субъекту нормотворческой инициативы по вопросам, относящимся к его компетенции, заказать ее Национальному центру законодательства и правовых исследований Республики Беларусь, а также в установленном порядке привлечь к подготовке проекта соответствующих специалистов из иных организаций, в первую очередь государственных, поручить специально создаваемым для этого временным комиссиям или рабочим группам.
Подготовка проекта нормативного правового акта осуществляется с обязательным участием юридической службы соответствующего государственного органа (организации).
Для того, чтобы документ приобрел бесспорность, обязательность для тех лиц, кому он адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его положениях, он должен обладать рядом элементов, наиболее важным из которых является юридическая сила этого документа.
Юридическая сила документа - это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.
Требования законности документа включают соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства, регламентирующего принятие решений по тем или иным вопросам; компетенции; сроков, дающих право на разрешение вопросов; необходимости предварительного согласования вопроса другими организациями или подразделениями.
Не менее важное влияние на приобретение документами юридической силы оказывает соблюдение ответственными лицами требований к форме документа, к его отдельным элементам (реквизитам).
Документ имеет юридическую силу при наличии даты, подписи, печати, грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами). Ряд документов, которые составляются и подписываются работниками предприятия, приобретают юридическую силу только после утверждения руководителем, например:
положения (о премировании, о структурном подразделении и т. п.).
акты (проверок, передачи дел, экспертизы и т. п.);
инструкции, правила;
В делопроизводстве существуют документы, которые носят официальный характер. Это паспорта, удостоверения, дипломы, водительские права, трудовые книжки и т. п. Такие документы выдаются только государственными и общественными организациями. За подделку и распространение таких документов предусматривается уголовная ответственность.
Неотъемлемая часть многих документов - печать или штамп. Подделка, изготовление и сбыт поддельных печатей и штампов также запрещена законом.
Подлинность подписей должностных лиц на документах заверяется печатью. На многих документах финансового характера проставление печати является обязательным.
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать следующий:
АКТЫ (приёма законченных строительных объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.);
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений; капитальное строительство; технические и т.д.);
ЗАКЛЮЧЕНИЯ и ОТЗЫВЫ (организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию);
ЗАЯВКИ (на оборудование, изобретения и т.д.);
ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;
КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;
НОРМЫ РАСХОДА (на драгоценные металлы);
ОБРАЗЦЫ (оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения (ринансово-хозяйственных операций);
ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, предоставление услуг и т.д.);
ПОЛОЖЕНИЯ о министерствах (ведомствах);
ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк); на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
ПРОТОКОЛЫ (согласования планов поставок и т.д.);
РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк);
СМЕТЫ РАСХОДОВ (на содержание аппарата управления, подготовку и освоение производства новых изделий, калькуляцию к договору, капитальное строительство и т.д.);
СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.);
СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ;
УСТАВЫ ПРЕДПРИЯТИЙ;
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ (и изменения к ним).
Если в организации отсутствует гербовая печать, на документах ставится простая круглая печать.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи.
Подлинный документ (подлинник, оригинал) - это первый или единственный экземпляр официального документа.
При распечатке электронного документа на лазерном принтере все экземпляры имеют одинаковый “подлинный” вид. Однако подлинником будет считаться только тот, который подписан должностным лицом и на котором (если это необходимо) стоит подлинная печать. Остальные документы должны быть заверены уполномоченным лицом как копии.
В зависимости от важности документа и последствий подделки, закон предусматривает как меры дисциплинарного воздействия (выговор, строгий выговор, увольнение и пр.), так и уголовную ответственность
Хищение, уничтожение, сокрытие или повреждение важных документов, а также бланков, печатей, штампов в государственных и общественных учреждениях и на предприятиях, совершенное из корыстных или низменных побуждений, карается законом.
Такие меры способствуют нормальной работе с документацией и защищают права граждан и организаций.
Обычно составление документа начинается с черновика. Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Авторами черновика могут быть один человек (должностное лицо), два должностных лица (первоначальный составитель и лицо, правившее текст), несколько или много людей и более сложный путь его создания: в качестве основы отпечатывается первоначальный проект текста, затем разные его экземпляры правятся разными людьми, затем эта правка сводится в один экземпляр с правкой (сводный черновик).
Подлинный документ - это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник официального документа - первый или единичный экземпляр официального документа. Таким образом, подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно. Например, подлинниками могут быть подписанные циркуляры с типовым обращением или тождественные донесения с поля боя, для верности доставки посланные разными путями. Подлинники чертежей - это чертежи, выполненные на ватмане, кальке (т.е. на материале, позволяющем многократное снятие с них копий) и заверенные подписями должностных лиц."Подлинником документа на машинном носителе, - согласно ГОСТу, - является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот документ является подлинником". Документы, созданные с помощью новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу лишь при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма. Нередко параллельно с термином "подлинник" используется и термин "оригинал".
Оригинал - уникальный документ, но бывают и так называемые "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договор между государствами обычно составляется в таком количестве экземпляров, сколько договаривающихся сторон, и каждый является оригиналом). В противоположность подлинным существуют подложные,фальсифицированные документы . Обычно выделяют несколько видов такого рода документов:полностью фальсифицированные документы , когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.) ичастично фальсифицированные документы . Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. Разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. "interpolatio": изменение, искажение) - слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале; фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки.
В настоящее время подложные документы также имеют достаточно широкое распространение. Основными способами подделки документов на бумажном носителе являются:
подделка бланка документа (изготовление поддельных бланков с помощью копировальной техники, средств вычислительной техники, путём рисования);
подчистка текста (механическое воздействие с целью изменения первоначальной документированной информации);
травление (удаление текста путём обесцвечивания красителя штриха химическими реактивами: кислотой, щёлочью, окислителем);
смывание (удаление прежних записей с помощью различных растворителей);
дописка (внесение в первоначальный текст документа на свободные места новой информации);
подделка подписей (методом рисования, копирования);
поделка печатей (методом рисования на самом документе, с помощью самодельного клише, путём копирования подлинного оттиска на поддельный документ);
замена фотографий (наиболее распространённые приёмы: полная замена фотографии; монтаж фотоснимка с сохранением части прежней фотографии, содержащей оттиск печати; перенос на подложку одной фотографии части эмульсионного слоя другой фотографии);
замена листов документов (наиболее часто встречается при подделке документов, состоящих из нескольких листов: паспортов, трудовых книжек и т.п.)
С появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов началась и их фальсификация. Основными методами подделки таких документов являются: фотомонтаж, монтаж кинолент, магнитных лент путём удаления или вклеивания их частей и т.д.
Для обнаружения подделок проводится специальная экспертиза документов (техническая, почерковедческая, автороведческая). В основе её лежат общие положения теории идентификации, а также данные психофизиологии высшей нервной деятельности человека, лингвистики и др. К настоящему времени разработано и применяется на практике множество способов защиты документов от фальсификации. В их числе, кроме уже упоминавшихся водяных знаков, можно назвать голографические наклейки, специальные краски, встроенные в материальный носитель металлические нити и т.д. При изготовлении ценных бумаг, денег используется до десяти и более различных степеней защиты. Во всех странах подделка документов преследуется по закону.
Копия документа - это "документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий полной юридической силы юридической силы".Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность повторять текст.
Существует множество видов копий:
отпуск - это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;
дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан;
выписка - копия части документа;
копия с копии - создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.
По способу удостоверения копии различаются следующим образом:
заверенные - копии, удостоверенные должностным лицом.
Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия.
Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей). Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.
1. Юридическая сила документа………… …………………......................3
2. Виды копий документа…………...... .............................. .........................5
3. Гербовая печать………………………............... .............................. ........8
Список литературы
ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА.
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.
Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.
Что влияет на приобретение документом юридической силы?
1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.
2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.
Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.
Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.
Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.
Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.
Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.
Различают автографы - документы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.
Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.
Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.
Среди копий различаются:
Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.
Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.
Юридическая сила копий:
1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.
2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении. Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.) Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально.
Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.
Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.)
Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.
Виды копий документов.
Копия документа - это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы». Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.
Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативными правовыми актами правила о том, кто и какие виды копий официальных документов имеет право заверять.
Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.
Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:
1. Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.
2. Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.
3. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело.
4. Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.
В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.
Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.
Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (шрифт, например).
Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 25 «Отметка о заверении копий» по полной или краткой форме.
Копии бывают следующих видов:
полная копия;
выписка;
отпуск.
Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.
Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом), например:
Верно
Начальник канцелярии Н.М.Сергеева
15.10.2000
Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:
в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;
воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;
из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;
воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);
проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.
Образец оформления выписки из документа (приказа) приведен в прил. 33.
Отпуск - это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т.е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.
От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата или диплома и др.) на таком же бланке, что и подлинник. На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».
Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления*. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М.: Госстандарт России, 1998, с.2.
· соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
· издавать документы только в пределах своей компетенции;
· соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.
В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ , изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ - это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux*. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998, с.2.
Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа - повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.*
* Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, ст.5.
В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют разные управленческие функции. Некоторые функции управления являются типовыми, присущими любому аппарату управления. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование и др. Другие функции могут выполняться каким-либо управленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.