Изменение локальных документов при смене названия организации. Переименование организации: запись в трудовой книжке

Ответ на вопрос:

Нужно внести изменения в трудовые договоры и иные кадровые документы и соответствующие записи в трудовые книжки всех работников, т.к. в противном случае при увольнении будет явное несоответствие данных работодателя в наименовании работодателя при открытии Вашего блока в трудовой книжке и в печати при увольнении, в связи с чем Пенсионный фонд может не принять к учета стаж работника, приобретенный в Вашей организации, или потребует внесения изменений о наименовании в трудовую книжку.

В данном случае имеет место изменение организационно-правовой формы (изменение типа акционерного общества), влекущее изменение наименования организации. Соответственно, запись в трудовую книжку вносим именно о переименовании: «Открытое акционерное общество «123» (ОАО «123») переименовано в Акционерное общество «123» (АО «123»)». Далее в графе 4 ссылки делаем на протокол собрания акционеров, которым и принято решение о таком переименовании.

Согласно ст. 54 ГК РФ юридическое лицо имеет свое наименование, содержащее указание на организационно-правовую форму , а в случаях, когда законом предусмотрена возможность создания вида юридического лица, указание только на такой вид.

Вам будет полезно узнать о документах по технике безопасности и охране труда в материале по ссылке.

Издать
заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками. Это объясняется тем, что наименование организации относится к сведениям, которые отражаются в трудовом договоре, следовательно, при ее переименовании соответствующие изменения должны быть внесены и в трудовые договоры (ч. , ст. 57 ТК РФ). Пример:
( Инструкции, утвержденной ). Пример:

В заголовке Личной карточки (форма Т-2) в строке "Наименование организации" указывается наименование организации-работодателя в соответствии с учредительными документами (при наличии сокращенного наименования можно привести его). Личная карточка относится к первичным учетным документам по учету труда, утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

В данном случае изменения в личную карточку следует вносить в соответствии с п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ : одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем (над зачеркнутым или при наличии свободного места рядом) делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то" и проставляются основание переименования.

При смене наименования организации вносить изменения в действующие в ней локальные акты необязательно , поскольку при изменении наименования смены работодателя как стороны трудовых отношений не происходит. Новое наименование появится в локальных актах по мере их издания (принятия новых либо актуализации уже существующих документов) в рамках текущей деятельности работодателя. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 2, 20 Трудового кодекса РФ.

При смене наименования организации следует помнить, что изменение типа общества (например, из ЗАО в ОАО, из ОАО в АО) в рамках одной организационно-правовой формы не является реорганизацией по смыслу статьи 57 Гражданского кодекса РФ , на что указал Пленум ВАС в п. 23 О некоторых вопросах применения Федерального закона "Об акционерных обществах" . Аналогичное положение о переименовании в описанной ситуации закреплено и в п. 7 ст. 3 Федерального закона от 05.05.2014 N 99-ФЗ

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация : Как оформить кадровые документы при изменении наименования организации

Если меняется наименование организации, то кадровой службе необходимо:

заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками. Это объясняется тем, что наименование организации относится к сведениям, которые отражаются в трудовом договоре, следовательно, при ее переименовании соответствующие изменения должны быть внесены и в трудовые договоры (ч. , ст. 57 ТК РФ). Подробнее о том, как это сделать, см. ;
( Инструкции, утвержденной );
внести новое наименование в шаблоны (бланки) кадровых документов ( ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного );
обновить оттиск печати кадровой службы (при ее наличии).

В трудовую книжку запись о переименовании организации вносите в раздел «Сведения о работе» в следующем порядке:

в графу 3 первой незаполненной строки раздела внесите запись о переименовании, например «Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа») с 21.02.2011 переименовано в Закрытое акционерное общество «Торговая фирма "Гермес"» (ЗАО «Торговая фирма "Гермес"»)»;
в графе 4 той же строки укажите основание для переименования приказ или иное решение работодателя (собственника) с указанием его даты и номера;
графы 1 и 2 указанной строки не заполняйте.

При смене наименования организации вносить изменения в действующие в ней локальные акты необязательно, поскольку при изменении наименования смены работодателя как стороны трудовых отношений не происходит. Новое наименование появится в локальных актах по мере их издания (принятия новых либо актуализации уже существующих документов) в рамках текущей деятельности работодателя. Такие выводы следуют из совокупности положений статей , Трудового кодекса РФ. Вместе с тем, в целях актуализации наименования во всей документации все же рекомендуется изменить наименование организации в локальных актах путем зачеркивания старого и внесения нового наименования или издания документов в новой редакции, то есть с уточненным названием.

При смене наименования организации следует помнить, что преобразование типа общества (например, из ЗАО в ОАО) в рамках одной организационно-правовой формы не является реорганизацией по смыслу Квест-игра для кадровиков: проверьте, знаете ли вы, как изменилась работа с начала года
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Смена наименования ООО с подробной пошаговой инструкцией включая обновления 2019 года будет полезна как для самостоятельной регистрации изменений, так и для ознакомления с процедурой изменения названия общества.

В каких случаях требуется смена наименования ООО

При выборе названия компании придерживаются требований, что название организации должно максимально точно отражать род ее деятельности и соответствовать законодательным нормам. Соответственно, смена названия ООО может понадобиться, в случае:

Покупки готовой компании, если новые собственники вносят изменение в старое название;

Кардинальное изменение направления видов деятельности компании;

Первоначальное название при регистрации выбрано ошибочно, в результате создает у потенциальных клиентов ложные представления о деятельности общества, что сказывается на репутации компании в целом.

По решению суда, удовлетворяющее иск регистрирующего органа, поданного по причине несоответствия названия ООО нормам ГК РФ, или решение суда удовлетворяющее иск другого юридического лица, использующее аналогичное наименование и занимающееся сходными видами деятельности, и выдвинувшее требование о прекращении использования ООО.

Как сменить название ООО по шагам

Первый шаг: Выбор нового наименования общества

Общество должно иметь полное и сокращенное наименование на русском языке, в полном наименовании необходимо добавлять аббревиатуру «Общество с ограниченной ответственностью», а в сокращенном варианте добавлять аббревиатуру «ООО».

Также общество может иметь название на иностранном языке. Данный факт необходимо заранее предусмотреть и прописать в новой редакции устава и протокола (решения). Подробнее о выборе наименования общества читать

Второй шаг: Подготовка документов для смены названия ООО

Для смены названия общества и регистрации изменений в налоговой потребуется подготовить и заверить у нотариуса следующий комплект документов:

Подготовить заявления по форме №13001. Данная форма заявления подается на регистрацию с оплатой госпошлины в размере 800 рублей. Также потребуется нотариальное заверение формы;

Протокол внеочередного общего собрания участников или решение единственного участника, основным вопросом на повестке дня - Изменение наименования Общества;

Устав в новой редакции в двух экземплярах или лист изменений в двух экземплярах (чтобы не увеличивать список документов общества рекомендуем использоваться новую редакцию устава вместо листа изменений). Лист изменений хоть и будет являться неотъемлемой частью устава, но устав, оформленный в виде единого документа, выглядит более эстетично;

Оплатить госпошлину за регистрацию изменений и к документам приложить квитанцию. Госпошлину должен оплачивать генеральный директор, поэтому квитанция должна содержать его реквизиты.

Третий шаг: Заверить документы у нотариуса

После подготовки документов, заявителю необходимо заверить свою подпись нотариально на форме заявления, заявителем всегда является действующий генеральный директор.

Перед визитом к нотариусу необходимо подготовить и взять с собой полный комплект учредительных документов на ООО, а также свежую выписку из ЕГРЮЛ, которую необходимо заказать заранее.

Четвертый шаг: Подача и получение готовых документов

Для регистрации смены наименования необходимо представить следующий комплект документов в регистрирующий орган:

Заявление по форме 13001;

Устав в новой редакции в двух экземплярах;

Протокол или Решение;

Квитанция об оплате государственной пошлины.

Регистрация изменений в налоговой осуществляется в течении пяти рабочих дней, на шестой рабочий день с момента подачи документов необходимо явиться в налоговый орган и получить следующие документы:

Свидетельство о государственной регистрации и постановке на учет;

Лист записи в ЕГРЮЛ;

Новую редакцию устава.

Меняется наименование структурного подразделения (отдела) организации. Трудовые функции и наименования должностей работников подразделения не меняются. Какие записи делаются в трудовой книжке? Какие документы нужно составить? Требуется ли заключать дополнительное соглашение с сотрудниками этого отдела?

Согласно части второй ст. 57 ТК РФ такое условие, как место работы, является обязательным для включения в . Частью четвертой ст. 57 ТК РФ предусмотрено, что в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, в том числе об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте.

Согласно ст. 72.1 ТК РФ постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем является переводом на другую работу. Перевод допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей ст. 72.2 ТК РФ.

В данном случае планируется изменить условие трудовых договоров о месте работы работников, которым является структурное подразделение, не являющееся обособленным. Изменение наименования подразделения, как следует из вопроса, не сопровождается изменением трудовой функции работников и наименований их должностей. В данной ситуации изменение структурного подразделения не происходит. Ведь сотрудники не переходят на работу в другое структурное подразделение. Поэтому говорить о переводе на другую работу в данном случае нельзя.

Напомним, что по общему правилу, установленному ст. 72 ТК РФ, условия трудового договора могут быть изменены лишь письменным соглашением сторон. Исключение из этого правила составляют только случаи, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.

Одним из таких исключительных случаев является изменение условий трудового договора по инициативе работодателя в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.

В случае спора суд обязательно будет проверять, можно ли было сохранить прежние условия трудового договора. Доказать суду необходимость изменения условий трудового договора вследствие изменений организационных или технологических условий труда должен работодатель (п. 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации"). При отсутствии необходимых доказательств решение, как правило, принимается в пользу работника (смотрите, например, определение Рязанского областного суда от 22.07.2009 N 33-1214, постановление президиума Московского областного суда от 28.09.2005 N 532, решение Ржевского городского суда Тверской области от 31.05.2005 N 2-149).

Поскольку в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ, могут быть изменены любые условия трудового договора, за исключением трудовой функции, то допускается изменение и такого условия трудового договора, как место работы.

Следовательно, если изменение наименования структурного подразделения в рассматриваемом случае связано с изменением организационных или технологических условий труда, такое изменение не требует заключения с каждым работником соглашения к трудовому договору. О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора о месте работы, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ (часть вторая ст. 74 ТК РФ).

В то же время, если причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда, в данном случае отсутствуют, следует руководствоваться порядком, предусмотренным ст. 72 ТК РФ. Работодателю необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым работником, в котором следует зафиксировать новое название структурного подразделения.

Предупреждать работников за 2 месяца и ждать истечения этого срока в этом случае не надо.

При изменении наименования структурного подразделения необходимо приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица внести изменения в , так как оно должно содержать перечень структурных подразделений организации (указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). С новой редакцией штатного расписания работники должны быть ознакомлены под роспись (часть вторая ст. 22 ТК РФ).

Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, далее - Инструкция) указывает на то, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Инструкция не предусматривает конкретной формулировки записи в трудовой книжке в связи с изменением наименования структурного подразделения.

На наш взгляд, форма и порядок внесения такой записи аналогичны форме и порядку внесения записи о переименовании организации (п.п. 3.1 и 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). Отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается, например, такая запись: "Отдел N 1 с 01.03.2011 переименован в административно-хозяйственный отдел", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ работодателя об изменении штатного расписания, его дата и номер. Графы 1 и 2 остаются пустыми.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги

В последнее время очень часто происходит переименование организаций. Давайте попробуем разобраться, нужно ли работодателям при смене наименования организации делать дополнительные соглашения к трудовым договорам и должны ли они вносить новые записи в трудовые книжки работников.

Считается переименованной

Юридическое лицо имеет свое наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Наименования некоммерческих организаций, а в предусмотренных законом случаях наименования коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица. Наименование и место нахождения юрлица указываются в его учредительных документах (ст. 54 ГК РФ).

При переименовании юридического лица соответствующие изменения вносятся в его учредительные документы. В ч. 3 ст. 52 ГК РФ указывается, что изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» определено, что моментом государственной регистрации признается внесение регистрирующим органом соответствующей записи в соответствующий государственный реестр.

Таким образом, со дня внесения регистрирующим органом (ФНС России) сведений в Единый государственный реестр юридических лиц организация считается переименованной.

При этом трудовое законодательство не дает однозначного ответа, нужно ли в таком случае заключать дополнительные соглашения с работниками. Существует несколько точек зрения по данному вопросу.

Трудовым кодексом не урегулировано

Согласно первой точке зрения заключать с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам нет необходимости. В соответствии со ст. 57 ТК РФ содержание трудового договора условно можно разделить на две части: первая включает сведения, характеризующие работника и работодателя, а вторая — условия трудового договора. В ч. 1 ст. 57 ТК РФ определено, что в трудовом договоре указываются сведения о работнике и работодателе. Сведения о работодателе включают его наименование (полное, а также сокращенное (при наличии)) и место нахождения.

Наименование работодателя относится к «сведениям», но не к «условиям», а согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по заключенному в письменной форме соглашению сторон. Новое наименование организации в следует вносить по аналогии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, предусматривающей, что недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.

Согласно второй точке зрения вносить новое наименование организации в трудовые договоры не нужно, так как изменение наименования работодателя не влияет на трудовые отношения с работниками, а прежнее наименование в трудовых договорах имеется.

Согласно третьей точке зрения необходимо подготовить дополнительные соглашения, вносящие соответствующие изменения в трудовые договоры. Так, из анализа ч. 3 ст. 57 ТК РФ следует, что трудовой договор должен быть дополнен недостающими, а не измененными сведениями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.

Таким образом, из вышеизложенного следует: поскольку порядок внесения измененных сведений в трудовые договоры ТК РФ надлежащим образом не урегулирован, работодатель вынужден самостоятельно решать, как оформлять и вносить соответствующие изменения.

По требованию Инструкции

Что касается записей в трудовые книжки работников, то необходимо своевременно и правильно внести записи с новым наименованием организации, так как согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Если же в трудовую книжку работника запись о переименовании организации не была внесена, то наименование организации в записи о приеме на работу не будет соответствовать наименованию организации в оттиске печати на записи об увольнении с работы. Это создаст трудности в подтверждении соответствующего стажа при оформлении пенсии и потребует предоставления дополнительных документов — справок с прежнего места работы или из архивного учреждения.

Работника необходимо производить в соответствии с требованиями Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция). Так, п. 3.2 Инструкции определено, что если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки вносится запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 указывается основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

При внесении записи о новом наименовании организации следует руководствоваться требованиями, установленными п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

— наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;

— сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают за полным.

В Инструкции не определено, какую дату ставить в графе 3 при переименовании организации. Однако представляется, что это должен быть день внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

На основании приказа

Согласно п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», все записи о выполняемой работе и увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Поэтому запись в трудовую книжку вносится датой ее фактического внесения, но не позднее недельного срока со дня государственной регистрации изменения учредительных документов организации (внесения записи в Единый государственный реестр юридических лиц).

В соответствии с Инструкцией основанием переименования является приказ (распоряжение) или иное решение работодателя. Следует учитывать, что, как правило, решение об изменении наименования принимается не в самой организации, а собственником имущества.

Таким образом, в графу 4 следует вносить: например, для федерального государственного бюджетного учреждения в соответствии с п. 4 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» — решение Правительства РФ, а для общества с ограниченной ответственностью — решение общего собрания участников общества (п. 1 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») и т.д.

Учитывая изложенное выше, приходим к выводу, что сведения об изменении наименования организации необходимо внести в трудовые книжки работников своевременно и правильно, в точном соответствии с требованиями нормативных правовых актов.