Как правильно делается опись документов образец. Опись вложения

Готовите документы для передачи в архив? Узнайте, как правильно оформить внутреннюю опись документов дела, где взять типовой бланк и какие образцы заполнения использовать.

Из статьи вы узнаете:

Назначение внутренней описи документов дела

Согласно действующему законодательству, под термином «дело» в делопроизводстве понимают совокупность документации, затрагивающей один вопрос или относящейся к одному участку деятельности (ГОСТ Р 51141 – 98). Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой дел.

Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней описи документов , которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией.

Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима:

для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела);

для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания;

Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.

Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги. Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом.

Внутренняя опись документов дела: типовой бланк

Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД. В данный типовой бланк включены следующие данные:

Порядковый номер (номер записи);

Индекс (уникальный идентификатор объекта);

Заголовок (краткое содержание служебной бумаги);

Номера листов (какие листы дела занимает данная документация).

Кроме того, стандартная форма позволяет делопроизводителю вносить в перечень примечания для каждой единицы дела (например, если в папку подшита копия, а не оригинал). При необходимости, делопроизводитель может добавить поля в типовую форму, однако, убирать вышеперечисленные графы нельзя.

Для оформления потребуется обычный белый лист формата А4. Фирменные бланки, как правило, не используются, и все необходимые сведения указывают непосредственно на титульном листе.

К внутренней описи обязательно составляют итоговую запись. В ней указывают, сколько листов документации включено в дело и сколько листов занимает сам перечень.

Образец внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела по сути является вкладышем в папку с досье работника. В нем приводится перечень всей документации, собранной для сотрудника в индивидуальном порядке. Данный перечень, как и личное дело, заполняется постоянно на протяжении всего срока работы данного сотрудника.

Для всех включенных в папку бумаг указывают дату и номер, название, номер листа. Также необходима отметка о том, помещен ли в досье оригинал или копия. Данный перечень удостоверяют подписью составителя. В обязательном порядке указывают дату составления.

В случае увольнения сотрудника, его личное досье направляют в архив на хранение. В папку подшивают заявление об увольнении (или любой другой документ с указанием причины увольнения), а также соответствующий приказ руководителя.

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

наименование предприятия,
должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
список описываемых документов,
полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

номер документа по порядку,
затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
дата составления и подписания,
заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
номера листов,
примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Работа любой организации, как правило, связана с большим количеством документов. Это входящая корреспонденция и отправленные на нее ответы, различные приказы и заявления работников, технические инструкции и бухгалтерские отчеты. Все они требуют своевременного учета и оптимизации. Одним из вариантов решения этого вопроса служит опись документов.

В соответствии с законом

Специалист, который на предприятии занимается делопроизводством, лучше всего знает, что такое опись документов. За год через него проходит огромное количество бумаг. Все они важны, а каждая в отдельности играет особую роль в решении того или иного вопроса. Просто выбросить такой багаж нельзя, так как каждая из этих бумаг имеет определенный срок хранения, в течение которого она имеет силу и вполне может еще пригодиться. Такие документы обычно сдаются в архив, где и находятся все положенное время.

В любой момент их можно оттуда взять и использовать по назначению. В Федеральном законе «Об архивном деле» от октября 2004 года составлен перечень всех возможных видов документов, и на каждый из них установлен конкретный срок, в течение которого они должны находиться у владельца. Но как учесть огромное количество бумаг, поступающих на хранение? Для этого существует опись документов. Она составляется работником, ответственным за архивацию, и является обязательным дополнением каждой папки или дела, поступающего на длительное хранение.

Отправка важных бумаг

Секретарь на предприятии тоже часто составляет опись документов. Здесь не имеется в виду регистрация входящей или исходящей корреспонденции. Для этого у каждого секретаря есть специальный журнал. Там фиксируется соответствующим образом момент получения или отправки письма с указанием даты, адресата и ответственного исполнителя. Опись в некоторых случаях может находиться внутри такой корреспонденции.

Например, организация направляет по адресу пакет документов. Их нельзя просто вложить в конверт и бросить в ящик, приклеив марку. Где гарантия того, что бумаги дойдут в полном объеме? Конечно, если это рекламные буклеты или простые информационные листки, то беспокоиться не стоит. В любой момент их можно будет послать повторно. Но иногда приходится отправлять серьезные документы по официальному запросу. В этом случае, помимо основных бумаг, в пакет необходимо вложить сопроводительное письмо и опись, которая будет представлять собой перечень документации, направленной по данному адресу.

Передача документов

Работники, которые занимаются заключением договоров, очень хорошо знают, что такое опись документов. Образец ее легко можно составить самому.

Главное, чтобы в этой бумаге содержалась вся необходимая информация:

В левом верхнем углу пишется название отправителя, или ставится штамп предприятия.
Справа указываются данные адресата (наименование компании и Ф.И.О. ее руководителя).
Ниже по центру пишется название. К примеру, это будет «Опись передаваемых документов к договору», номер и дату которого тоже надо обязательно указывать.
Далее произвольным образом составляется таблица, в которой должно быть не менее 4 столбцов (номер по порядку, наименование документа, его номер и дата, количество экземпляров, количество листов).
После этого делается итоговая запись о том, сколько документов передано по данной описи. Необходимо также подсчитать общее количество листов вложения.
В самом низу страницы делается пометка о том, кто передал и принял эти бумаги с указанием даты, фамилии и должности.

Это самая обычная опись документов, образец которой хорошо знаком любому делопроизводителю как почтовая форма номер 107. Готовые бланки можно заранее взять в любом отделении связи, чтобы не спеша заполнить и проверить их еще на рабочем месте.

Тонкости архивации

Любому работнику архива знакома опись документов дела. Ее составляют при передаче бумаг на хранение. Этот документ является не просто содержанием конкретной папки. Он дает возможность в любое время найти среди огромного количества бумаг нужную информацию.

Приказы, отчеты и другие вложения систематизируются и сводятся в таблицу, которая должна содержать шесть обязательных столбцов:

Порядковый номер.
Индекс конкретного документа в соответствии с номенклатурой.
Его дата (та, которая указана при регистрации).
Заголовок (приказ, письмо, договор).
Номера листов.
Примечание.

Таблица может получиться довольно большой. Но в любом случае в самом конце должна быть сделана итоговая запись о том, сколько документов в ней перечислено, а также подсчитано общее количество страниц. Теперь, заглядывая в такую папку, можно без труда по искомым параметрам найти нужную бумагу, не прилагая к этому особых усилий.

Особенности составления описи

Внутренняя опись документов требует от ее составителя специальных знаний и особого внимания. Иногда ошибки оформления заканчиваются тем, что бумага попросту теряется в огромном потоке информации. Находясь не на своем месте, она вылетает из поля зрения.

К примеру, для плановой проверки налоговой инспекции понадобился отчет прошлогодней давности, а он по халатности был подшит вместе с другими документами. Сложилась ситуация, в которой сотрудник предприятия не может подтвердить ту или иную информацию, предоставленную ранее. Такое недоразумение может закончиться штрафом для данной организации и наказанием для сотрудников, отвечающих за предоставление информации и хранение документов. Величина убытка зависит от важности искомых данных. Чтобы такого не происходило, учет документов должен вестись соответствующим образом. Процесс этот, конечно, очень сложный и трудоемкий. Кроме того, нужно учесть многоэтапность и последовательность проводимой процедуры.

Личные дела сотрудников

Кадровая служба любого предприятия или организации тоже является участком, через который проходит много самых разных документов. Большинство из них аккумулируются в личные дела сотрудников.

Они хранятся на месте вплоть до увольнения и только после этого сдаются в архив. При этом кадровик должен составить опись документов личного дела. Стоит заметить, что в законодательстве России нет каких-то определенных норм относительно ее составления. Все правила взяты еще с советских времен. В соответствии с ними подобная опись должна представлять собой типовую таблицу из семи столбцов:

Номер по порядку.
Индекс конкретного документа.
Дата.
Заголовок и краткое содержание документа.
Номера листов.
Дата, когда документ был включен в личное дело.
Примечание для особых заметок.

В самом конце подсчитывается общее количество внесенных в список документов. Все это делается за подписью кадровика с указанием даты передачи дела.

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

Номер по порядку;
Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
Название документа;
Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома - лист 1, копия паспорта - листы 2-4, копия приказа о расторжении договора - лист 5 и т.д.
Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

название организации, которая сдает документы в архив;
гриф утверждения руководителя;
номер по порядку;
индекс дела;
наименование дела;
даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Опись вложения. Пример, шаблон, образец, бланк. Отправка документов заказным письмом. Советы, рекомендации

Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)

Отправка документов почтой с описью вложения

Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
Если такая форма переписки определена договором.
Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.

Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, ‘Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован’. Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: ‘Оригинал заявки с подписью’ или ‘Жалоба с подписью, заверенной нотариально’, а не так ‘Заявка’, ‘Жалоба’. Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ.

Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

Пример описи вложения

Опись

Вложения в ценное письмо

Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1

На имя Генеральному директору ООО ‘Торф и грунт А’ Иванову М. Е.

Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.

Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.

Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте. Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали). Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату. Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Добрый день! Подскажите, если в описи отправки претензии стоит наименование документа и упоминание, что каждый лист подписан отправителем, то исчезает вероятность подмены листов претензии у получателя? Читать ответ…

Еще статьи

Как оформить расписку о передаче документов. Пример, шаблон…
Как правильно оформить расписку при передаче документов. Пример, шаблон, образец…

Советы по составлению деловых текстов. Особенности, образцы….
Особенности написания официальных и деловых документов. Примеры текстов в формал…

Жалуемся. Жалоба, претензия. Куда, кому, как. Правильно составить, нап…
Жалоба. Как составить и подать жалобу, чтобы получить нужный результат? Как прав…

Как выглядеть на работе? Что носить, одевать, надеть в офис? Одежда дл…
Одежда для карьеры. Как правильно выглядеть, чтобы Вас уважали и любили в офисе …

Расскажите о деловом стиле языка, применяемом в документах…
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе…

Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение….
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий.

Опись документов

Шаблон для адаптации….

Объяснительная записка об опоздании на работу…
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю…

Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек…
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием….

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие. Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами. Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.

Данный вид документа имеет юридическую силу.

Опись документов: правила использования и оформления

Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации. В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ. В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:

название документа;
текущая дата составления документа;
место составления документа;
полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации;
наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением данного документа;
полное название предприятия, которому адресован документ;
наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован документ;
перечень документов, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому;
присвоенные регистрационные номера перечисленных документов;
подписи ответственных лиц (передавшего и получившего документ);
оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.

Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале. Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах. Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери.

Т.к. документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах. Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации.

Как составить опись документов для передачи в другое предприятие

Опись документов для налоговой – это документ, который составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к документам, указанным в нем. Налоговая служба имеет полное право потребовать у налогоплательщика определенный пакет документов с целью проверки начисления им налоговой базы по всем или отдельному виду налогов. Как правило, требуются документы за определенный период времени, о чем обязательно должно быть указано в запросе.

Унифицированной формы описи не существует, она составляется на фирменном бланке налогоплательщика или стандартном листе. В правом верхнем углу указывается, куда и на имя кого направляются документы, сопровождаемые описью. Как правило, опись направляется на имя руководителя налоговой службы соответствующего региона.

Опись документов используется совместно с описью вложения в письмо, если документы высылаются по почте. В этом случае опись документов дополнительно детализирует состав передаваемых документов, в то время как опись вложения содержит обобщенный список.

В левом углу проставляется дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика. Основной текст документа рекомендуется начинать со слов «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов….». В основном тексте необходимо указать номер и дату запроса, полученного от налоговой службы, к исчислению налоговой базы по какому именно налогу имеют отношение направляемые документы, а также за какой отчетный период они направляются.

В перечне документов, напротив каждого из них указываются количество листов и экземпляров документа, проставляется отметка о том оригинал это или копия, а также отмечается есть ли на них печать. Опись подписывается руководителем организации налогоплательщика. Стоит отметить, что после получения документов сотрудником налоговой службы нелишним будет попросить расписку, подтверждающую его, заверенную подписью и печатью. За непредставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф согласно п.1 ст. 126 Налогового кодекса РФ.