Копия уведомление о предоставлении трудового отпуска. Уведомление о начале отпуска — образец

Каждый житель РФ при трудоустройстве на постоянную работу имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Чтобы правильно оформить его, нужно знать критерии и аспекты составления документов. Это поможет избежать немало проблем. Сотрудники, которые скоро отправятся в отпуск, должны быть проинформированы специальным документом — уведомлением об отдыхе.

Уведомление о начале отпуска по графику

Оповестить работника нужно за 14 календарных дней до наступления отпуска;
Извещение должно быть подписано работником в качестве подтверждения об ознакомлении.

В письме Роструда под номером 1693 говорится о том, что работодатель может самостоятельно определить метод информирования сотрудников.

К примеру, может быть создан специальный журнал, образец которого представлен ниже.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска

Как говорилось выше, правила Трудового законодательства гласят о том, что сотрудника о предстоящем отгуле нужно уведомить, как минимум, за две недели. Он должен подписаться, если это письменное уведомление или приказ. Подпись будет подтверждать о том, что он был ознакомлен с этим документом.

В документе не обязательно писать о количестве дней. Достаточно указать период начала отдыха и его окончание. Как и другие уведомления и приказы, срок хранения на предприятии может быть в пределах 5 лет. Хотя об этом ничего в законодательстве не сказано.

Дополнительные отпуска медицинским работникам 2018 – изменения

Вы медработник, и вам не хватает рабочего отпуска, хотите продлить вакантные дни? Можно ли сделать…

Отзыв работника из отпуска по производственной необходимости

На предприятиях возможным является случай, когда сотрудник уже официально отдыхает положенные законодательством несколько дней, но…

Сколько дней составляет отпуск сотрудника полиции?

Сотрудники органов полиции относятся к категории государственных служащих. Поэтому им предоставляются более продолжительные периоды отпуска.…

Предоставление отпуска несовершеннолетнему работнику

Каждый человек, который не достиг совершеннолетнего возраста, хоть раз задумывался устроиться на работу. Благо сегодня…

Порядок оформления академического отпуска

Случается, что во время учебы возникают различные обстоятельства, из-за которых студент временно не может продолжать…

Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска. Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков. Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.

Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

- предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.

Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.

Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.

Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.

Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.

На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.

Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.

Как ознакомить сотрудника с документом

Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.

Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:

Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков - в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
Включением в содержание отметки об ознакомлении с датами отпуска - в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях - одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Образец уведомление об отпуске

Файлы для скачивания:

Образец составления уведомления об отпуске

В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.

Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.

Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.

В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.
В правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление - Ф.И.О. работника и его должность.

На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.

Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:

Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
Общая длительность отпуска в днях;
Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.

Уведомление работника об отпуске по подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск

Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении нет необходимости.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:

Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.

В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и отпускных выплат.

Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.

Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот.

Информирование о начале отпуска - это важная составляющая часть всего процесса. Узнайте о том, в каких случаях необходимо отправлять уведомление работникам, как его правильно оформить, скачайте образец документа

Из этой статьи вы узнаете:

Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска

Порой у руководителей возникает вопрос – всегда ли нужно письменно уведомлять служащего о том, что ему пора уходить в отпуск. Ведь существует график отпусков, а ответственный кадровик всегда вовремя напомнит директору о необходимости издать соответствующий приказ. В этом вопросе следует ориентироваться на ст. 123 ТК РФ, которая предписывает обязательное уведомление работника о начале его отпуска под роспись.

Другой вопрос – в каком виде руководитель это сделает, ведь законодательство не предусматривает унифицированных форм уведомления. Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 предлагает несколько вариантов оповещений, и неважно, какой из них выберет компания, важно лишь одновременное соблюдение двух условий:

уведомление не менее, чем за две недели до начала отпуска;
обязательная роспись служащего об ознакомлении.

Далеко не на каждом предприятии соблюдается порядок заблаговременных извещений об отпусках, возможно, руководство не до конца осознаёт серьёзность этого документа. А между тем, при проверке документации компании инспектор потребует предоставить уведомления, и их отсутствие или нарушение сроков оповещения повлечёт за собой административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП, даже если отпуск фактически был предоставлен в срок.

Шаг 5. В основной части напоминаем о датах начала и окончания отпуска. Здесь же дается ссылка на ст.123 ТК РФ.

Шаг 6. Указываем основание отдыха: график отпусков, утвержденный приказом (с указанием реквизитов приказа).

Шаг 7. Берем автограф директора.

Шаг 8. Берем подпись отпускника об ознакомлении с уведомлением, указываем дату.

Даты издания извещения и ознакомления могут совпадать или разниться. Главное, чтобы первая была не позднее второй, а вторая – не менее двух недель до указанного начала отпуска.

Помарки, исправления и ошибки не допускаются, если избежать их не удалось, документ нужно переделать.

Составляется уведомление работника о начале отпуска в двух, а возможно, и более, экземплярах, один из которых остается у работника, второй у руководства. При необходимости дополнительный экземпляр передается в отдел кадров.

Как ознакомить сотрудника

Ознакомить работника с уведомлением об отпуске по графику отпусков в 2019 можно двумя способами:

Лично: вручить ему бумаги, получить подпись, один экземпляр оставить у него.
Удаленно: заказным письмом с уведомлением (если человек находится в командировке или на больничном). Составлением удаленного оповещения нужно озаботиться заблаговременно, поскольку датой ознакомления считается не дата отправки письма, а дата его получения – здесь важно не упустить установленный срок в две недели.

Если по каким-то причинам служащий отказывается ознакомиться с извещением, придется составлять акт об отказе – он послужит доказательством того, что директор всё сделал по закону. Если не был соблюден порядок уведомления об отпуске, работник может совершенно справедливо создать проблемы своему работодателю: перенести отпуск на другое время (ст. 124 ТК РФ); пожаловаться в ГИТ.

Курс повышения квалификации "Документационное обеспечение работы с персоналом". Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение - удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

Журнал регистрации уведомлений и срок их хранения

Обязательность ведения журнала регистрации уведомлений в 2019 законодательно не предусмотрена. Тем не менее, для систематизации и облегчения возможного поиска удобно заносить каждое уведомление в специальный реестр. Можно купить готовый журнал или самостоятельно разработать собственную форму. Во втором случае следует придерживаться общих правил оформления журналов. Титульный лист должен содержать название компании, наименование реестра, даты начала и завершения ведения. Внутри обозначаются лица, ответственные за заполнение. Основная часть составляется в виде таблицы с графами:

номер п/п;
дата составления;
регномер документа;
название уведомления, поясняющее его суть;
ФИО и должность адресата;
дата ознакомления.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.

Уведомление о начале отпуска призвано известить работника о дате начала его отдыха, который положен ему по закону. Он выдается на определенный срок ежегодно и является оплачиваемым.

Подобное уведомление должно быть отправлено получателю за две недели до начала отпуска. Исключение — случаи, когда сотрудник решил пойти в отпуск по заявлению.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Составляется документ для каждого работника в письменном виде. Законодательство разрешает оповещать об отпуске в одном отделе при помощи тетради. В ней указываются фамилии сотрудников, даты отпусков. При этом каждый работник должен поставить в тетради роспись.

Если не уведомить сотрудника о начале отпуска заранее, то он вполне может попросить отложить его. А в случае отказа в ознакомлении с расписанием отпуска — на сотрудника составляют соответствующий акт.

Главные нюансы

Характеристика и сфера применения

Трудовой кодекс гарантирует каждому официально устроенному на работу гражданину наличие отпуска, в ходе которого за ним будет сохранено его рабочее место.

Существует несколько типов подобного “отдыха от работы”:

ежегодный — оплачивается компанией;
дополнительный;
, повышением квалификации;
за собственный счет;
декретный — в случае беременности;
для ухода за ребенком.

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, руководство обязано составлять уведомления об отпуске и оповещать своих сотрудников о его начале. При этом делается это в соответствии с составленным .

Создание очередности отпусков производится в последний месяц уходящего года. Даты отдыха лучше согласовать с трудящимися. Однако часто случается так, что человеку приходится идти в отпуск в неудобное ему время, не получив при этом уведомления заранее. Если такое случилось — необходимо требовать переноса срока отдыха.

Особенно важно создать сбалансированный график для предприятий, которые работают в непрерывном конвейере. Поскольку процесс такого предприятия сложно остановить, уведомления — необходимая часть работы компании.

Общие требования

Главным требованием к уведомлению является его своевременность. Оповестить о дате отпуска трудящегося необходимо за две недели до начала отдыха. На крупных предприятиях графики с датами отпусков составляются в конце года на следующие 365 дней для всех работников.

Уведомление о начале отпуска играет большую роль как в плане рабочего ритма, так и в сфере бухгалтерии. Если не составить план отпусков заранее, то в случае сокращения отпуска бухгалтерия не сможет быстро начислить работнику нужную плату. Тогда сотрудник имеет право подать в суд за задержку платежа.

Нарушение сроков оповещения приводит к изменению графика и переносу даты отпуска на удобный для работника период.

Оформляется уведомление в письменной форме и на бумаге. После того, как сотрудник получил документ и ознакомился с ним, он обязан поставить на нем подпись. Это подтверждает факт его ознакомления со сроками своего отпуска и согласия с ними.

Четкий требований к содержанию и структуре уведомления не предусмотрено. Таким образом Трудовой кодекс РФ разрешает составлять бумагу. Используется произвольная форма заполнения.

Существует два способа оформления документа. В первом случае бумагу издает бухгалтерия в двух копиях. Одно уведомление остается у работника, а второе возвращается с подписью в бухгалтерию.

Второй вариант — разработать график отпусков с таблицей для отметок. Тогда, при ознакомлении с бумагой каждый ставит подпись напротив своей фамилии. Возможно и создание обычного текстового документа, под которым подписываются все сотрудники. Бланк подобных документов можно найти в открытом доступе.

Графики и необходимость

Составление уведомления об отпуске для работника обязательно поможет в налаживании рабочего процесса. Поскольку правильность всех бумаг и последовательная очередность отпусков позволит гарантировать порядок начислений заработной платы и убережет от нарушений Трудового кодекса.

Уведомление должно содержать такие позиции:

название компании;
наименование документа и его номер;
дата составления бумаги;
ФИО сотрудника;
указание должности, которую занимает работник;
срок начала и конца отпуска;
общее количество календарных дней в отпуске.

На данной бумаге должны присутствовать подписи самого работника и руководителя. В случае отказа сотрудника ставит на документе свою подпись, следует составить акт. Он станет свидетельством в судебных разбирательствах.

Существует ряд специальных программ для предпринимателей, которые содержат готовые формы бумаг. К примеру, 1С 8.2 умеет автоматически формировать уведомления.

Согласно КоАП РФ, статьи 5.27, оформление бумаги необходимо в случае планового ежегодного отпуска. В практической деятельности встречаются ситуации, когда работник пишет заявление на предоставление отдыха в другой период времени. Если руководство компании не имеет претензий и переносит дату, то составлять уведомление не нужно, поскольку это бессмысленно. Подпись на заявлении с просьбой переноса даты отпуска — уже доказательство осведомленности.

Каждое предприятие должно организовать свой процесс предоставления отпусков, учитывая нюансы работы. Такой подход позволит не нарушать ритм работы и составить приемлемый для всех сотрудников график.

Детали оформления уведомления о начале отпуска

Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:

Название компании	Физическое лицо указывает здесь свои фамилию и инициалы. Для юридических лиц необходимо написать полное название. Если учредительные документы предполагают какие-либо сокращенные варианты — их тоже вписывают. Размещается надпись в левом углу бланка вверху.
Данные работника	Эта информация должна занимать верхний угол вверху. Сначала пишут должность, а потом ФИО сотрудника — в родительном падеже.
Текст	Это поле содержит информацию о начале и окончании отпуска и о его виде.
Подпись	Обе стороны ставят отметки об ознакомлении с бумагой.
Направление документа в дело	В низу бумаги — в левом углу об этом ставят отметку.

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Дополнительные меры

Регистрация и хранение документа

Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал. В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы.

Существуют такие виды сообщений:

о начале реорганизации;
об оформлении объяснительных;
о переводах сотрудников в другие отделы;
о том, что были изменены условия работы;
о предоставлении отпуска.

Регистрация уведомлений и правильное ведение журнала позволит легко найти любые данные об отпуске.

Изначально следует заполнить титульную сторону документа.

На главной странице должны присутствовать такие данные:

Универсального формата для подобных документов нет. Поэтому каждая организация, исходя из своих особенностей, может включать в него какие-то специфические данные.

Чаще всего организации используют образец со следующими шаблонными позициями:

наименование бумаги;
дата составления;
номер, присвоенный после регистрации;
выдержка текста уведомления;
должность и ФИО сотрудника, которому присвоено уведомление;
дата ознакомления с бумагой;
данные о реакции сотрудника на данный документ.

Журнальные листы необходимо отпечатать и проставить на них нумерацию. Обязательной является прошивка всех листов. Руководство учреждения должно подписать документ и поставить на нем печать.

Сроки хранения подобной документации зависят от Перечня типовых управленческих документов. В данном акте говорится о том, что приказы и извещения должны храниться в течение 5 лет.

Для этого нужно отвести специальное место под архив, где будут лежать похожие бумаги. В случае завершения предпринимательской деятельности следует сдать архивные документы в территориальный архив. Порядок проведения данной процедуры нужно будет узнать там же.

Отличия в зависимости от должностей

В 2019 году предусмотрено, что для большинства сотрудников уведомления составляются в обычном порядке. Но есть категории должностей, которые влияют на оформление данной бумаги.

Особенным будет составление отпускного графика для совместителей — дни отпуска по основному месту работы и по совместительству должны совпасть. Поэтому сотрудник предоставляет бухгалтеру справку с основного рабочего места о начале и окончании отпуска. На основании этого документа и составляется график отпуска.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов. Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно.

Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы. Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска. Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения.

Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям. Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым.

Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе. При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Случаи отказа сотрудника

Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.

К сожалению, в жизни не всегда законодательные требования можно легко исполнить. В госучреждениях обязанности, связанные с документальным оформлением отпусков, исполняются тщательнее. В маленьких фирмах дело обстоит сложнее, часто вести кадровую бумажную работу там просто некому. Кстати, и компании с большим штатом персонала делают ошибки в таких документах. Отчасти это связанно с тем, что многим людям сложно запланировать свою жизнь на год вперед.

Хотя вопрос о том, утверждать график отпусков или нет, не стоит, это обязательная бумага, и мнение государственной инспекции труда в данном вопросе однозначно - да! Проблемы обычно возникают чуть позже - когда приближается время запланированных отпусков.

ПОВОД ДЛЯ СПОРА

Поводом к искусу являются уведомления о времени начала отдыха. Согласитесь, вначале кажется лишним напоминать о долгожданном отпуске, да и кому захочется готовить лишний документ. Законодатели же имеют другое мнение по этому поводу.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Обратите внимание! Работника необходимо уведомить о времени начала отпуска в письменной форме и под роспись.

Государственная инспекция труда бдительно следит за реализацией данной нормы. При плановой или внеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающие факт ознакомления работника о времени начала отпуска. И будьте предельно внимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

Справка. Узнать, попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственной инспекции труда вашего региона. Для Москвы - http://git77.rostrud.ru/plan.shtml.

КАК УВЕДОМИТЬ?

Многие предприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработали определенную форму. В документе желательно указать время начала и окончания отпуска, его вид, количество дней, которые сотрудник будет отдыхать. Уведомление лучше всего составить в двух экземплярах: один останется в кадровой службе, второй заберет себе работник.

Однако при этом есть один нюанс, который можно трактовать в пользу кадровиков: законодатели не настаивают, чтобы уведомление составлялось на отдельном листе бумаги, то есть оформлялось как самостоятельный документ, что заметно упрощает документооборот.

Так, чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а), только издать его, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска. Поскольку в приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Однако стоит иметь в виду, что проверяющие государственной налоговой инспекции не всегда могут согласиться с этими доводами, как минимум не с первого раза.

СЮРПРИЗ

Напомним, что работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три календарных дня до его начала . Если последний день выплаты выпадает на выходной, то необходимо произвести оплату отпускных накануне. Федеральная служба по труду и занятости четко придерживается данной законодательной нормы.

На практике предприятия чаще всего не следуют графику отпусков. Этот документ утверждается в установленные сроки, распечатывается и вручается работникам под роспись. А потом каждому отдельно объясняют, что это формальность, и они имеют возможность воспользоваться своим отпуском в другое время.

Кадровая служба не готовит приказы на отпуск, а ждет, когда работник принесет заявление на отпуск.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Таким образом, компания не производит своевременную оплату. Приказы кадровой службой не издаются, а следовательно, не передаются в бухгалтерию для расчета и оплаты. Это напрямую приводит к необходимости переноса отпуска. И он предоставляется по заявлению работника.

Чаще всего работодатели нарушают ч. 9 ст. 136 ТК РФ, задерживая выплаты уходящим в отпуск работникам, лишь из-за несогласованности действий подразделений и департаментов. Но уважительной причиной нарушения это считаться не будет.

Казалось бы, в этом случае в организации все в порядке. Однако есть несколько «но» при использовании данной схемы.

А КАК НАКАЖУТ?

Если компания своевременно не производит выплату отпускных, то работодатель должен выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм, за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя . Так что при проверке Роструд может начислить довольно большую сумму компенсации, подлежащей выплате работникам.

Но это далеко не все подводные камни данной ситуации. Статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) предусматривает наложение административного штрафа :

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

И сотрудники государственной инспекции труда часто ей пользуются. Избежать административного наказания не удастся, хотя штраф в данном случае все же более предпочтителен, нежели приостановление деятельности. Но если выявится повторное нарушение, то будет применена иная норма - дисквалификация руководителя .

ПРИЕМЛЕМЫЕ ВАРИАНТЫ

Чтобы избежать санкций, необходимо своевременно информировать работников о начале их отпуска (не менее чем за две недели до начала), а также нормативно закрепить в положениях компании необходимость написания заявления о переносе отпуска в течение одного-двух дней с момента уведомления.

Тогда работодатель не понесет никакой ответственности, а работники смогут работать в комфортных условиях, планируя свой отпуск в удобное для них время, даже если их планы изменятся после утверждения графика отпусков.

Помните, что объяснение вроде «все так делают» не сможет оградить вашу организацию от проблем, поскольку в ответ всегда можно услышать от проверяющих: «Да, но вам не повезло».