Технологии перевода бумажных документов в электронные. Как отправить электронный документ в налоговую
Формализация системы документооборота
Документооборот предприятия – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения. Под формализацией системы документооборота мы понимаем совокупность мероприятий по оптимизации существующей системы документооборота, разработке единых стандартов к формам документов и описанию их маршрутов, регламентации движения документов и последующему внедрению полученных результатов.
Специалистами нашей фирмы разработана и апробирована методика формализации системы документооборота, позволяющая оптимизировать состав и качество документов, процедуру создания и прохождения документов, максимально эффективно использовать средства компьютерной техники в системе документооборота, с учетом особенностей Вашего предприятия и Ваших предпочтений.
Применение методики при формализации системы документооборота на Вашем предприятии позволит структурировать внешний и внутренний документопоток, оптимизировать внешний вид используемых документов, разграничить ответственность и полномочия лиц, участвующих в подготовке, утверждении и исполнении документов, создать основу для внедрения автоматизированной системы документооборота.
В результате, внедрение системы формализованного документооборота позволит:
1. Контролировать информационные потоки предприятия.
2. Оптимизировать количество циркулирующих на предприятии документов и объем содержащейся в них информации.
3. Повысить качество и скорость работы с документами.
4. Оптимизировать процесс согласования документов.
5. Контролировать прохождение документов по маршрутам (от создания (получения) до исполнения)
6. Систематизировать и оптимизировать документы, участвующие в системе документооборота.
7. Своевременно информировать сотрудников о поступивших (подготовленных) документах.
8. Контролировать исполнительскую дисциплину специалистов, ответственных за подготовку и исполнение документов.
9. Повысить ответственность персонала за работу, связанную с функционированием системы документооборота.
10. Централизованно хранить документы, подготовленные в электронной форме.
Ожидаемым эффектом от внедрения системы формализованного документооборота является:
1. Повышение качества предоставляемой информации и, как следствие, повышение качества принимаемых управленческих решений.
2. Повышение производительности и эффективности выполнения задач, связанных с движением информации.
3. Создание условий и возможностей для совершенствования организационной структуры и управленческих процессов предприятия.
4. Создание основы для качественного сбора данных для управленческого и бухгалтерского учета.
В се первичные документы уже давно можно формировать в электронном виде (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако заинтересованность государства в администрировании обмена этими документами не так велика, как в случае со счетами-фактурами, поэтому законодательством не предусматривается ни четкий регламент передачи первички, ни наличие обязательных форматов. Но, так как для автоматизации бизнеса перевода одних счетов-фактур в электронный вид недостаточно, ФНС РФ пошла навстречу и утвердила рекомендованные xml -форматы для товарной накладной и акта приемки-сдачи работ (услуг), которые сами по себе диктуют определенный порядок передачи.
Электронные xml-форматы акта и товарной накладной утверждены Приказом от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@. И если для электронных счетов-фактур отдельным Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н был порядок выставления и получения, то в отношении первичных документов порядок в какой-то мере определяется самими форматами документов.
Первичный формализованный документ состоит из двух файлов, так называемых титулов. Для накладной эти документы будут называться «титулом продавца» и «титулом покупателя», а для акта - «титулом исполнителя» и «титулом заказчика». В случае с товарной накладной обмен будет происходить по следующему сценарию:
- продавец на своей стороне формирует файл «титул продавца». Этот файл по содержанию почти полностью идентичен печатной форме ТОРГ-12, за одним исключением: в нем отсутствуют поля правой нижней части печатной формы, где расписывается покупатель (поля «По доверенности», «Груз принял», и «Груз получил грузополучатель»);
- продавец подписывает документ своей подписью (КЭП) и отправляет его в адрес получателя. Согласно формату подписать документ может только один подписант;
- после получения файла «титул продавца» покупатель, приняв решение подписать электронную накладную, должен в сформировать файл «титул покупателя», в котором указать дату получения груза, ФИО ответственного за получение и сведения о доверенности на получение ТМЦ. Затем подписать файл своей и направить продавцу. «Титул покупателя», помимо прочего, также будет содержать и все данные о файле «титул продавца» (время и дату создания файла, наименование, номер и дату товарной накладной).
Для акта сценарий работы будет аналогичным, за исключением того, что названия титулов будут иными, а именно: «титул исполнителя» (продавца услуг или работ) и «титул заказчика» (покупателя услуг или работ).
Таким образом, основное отличие формализованных актов и накладных от неформализованной электронной первички состоит в том, что недостаточно просто поставить вторую подпись под документом. Формализованный документ состоит из двух файлов и становится юридически значимыми только в тот момент, когда оба файла сформированы и подписаны: «титул продавца (исполнителя)» подписан продавцом, а «титул покупателя (заказчика)» - покупателем. Такой формат документа решает проблему двустороннего внесения информации: на практике в бумажной ТОРГ-12 покупатель самостоятельно заполняет часть полей в документе. Так, помимо подписи он может указать доверенность, на основании которой происходит приемка товара или подписание документа, дату получения груза и т.п. В акте же, например, предусмотрено место для комментариев или претензий.
Вторым отличием формализованных документов от неформализованных является необходимость указания в документе идентификаторов участников (ЭДО). О каких идентификаторах идет речь? Согласно п.2.1-2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н при подключении компании к ЭДО оператор также обязан присвоить ей идентификатор, в течение трех дней сформировать сообщение об участнике ЭДО, в котором указать реквизиты компании, реквизиты электронной подписи и идентификатор, и направить это сообщение в налоговый орган по месту учета компании. Таким образом в сам формат формализованного документа заложена информация о том, через какого оператора он был передан и какими компаниями-участниками ЭДО.
Данные из сообщения об участнике ЭДО заносятся в базу налогового органа и в дальнейшем используются при представлении формализованных документов по требованию ИФНС в электронном виде При передаче документа на стороне инспекции происходит сверка идентификаторов в документе с идентификаторами в базе участников, и, если участник не обнаружен, документ не допускается к проверке. Наличие участника в базе повышает доверие к электронному документу: как минимум это того, что налогоплательщик обменивается документами через оператора ЭДО и, значит, документ был подписан действующим электронной подписи.
Из последнего пункта следует важное замечание. Компания, не подключенная к оператору ЭДО, не сможет представить формализованный первичный документ по требованию налогового органа в электронном виде по ТКС. Его придется представлять либо в виде бумажной копии, либо в виде скан-образа, что, в свою очередь, ведет к дополнительным действиям с документом: его нужно будет распечатать, заверить, отсканировать или же перевести в графический формат специальными программными средствами.
Напомним, что для полноценной работы в системе электронного представления сведений в таможенные органы организации-участнику ВЭД необходимо иметь:
Договор с информационным оператором - осуществить комплекс мероприятий по подключению организации к ЭД и ПИ.
Действующую электронную подпись (ЭП) для работы с таможенными органами на сотрудника организации.
Подключенное к Интернету и оборудованное специализированным программным обеспечением («Альта-ГТД PRO», СКЗИ «Крипто-Про») рабочее место.
Оплаченный Пакет электронных деклараций для передачи сведений в системе ЭД.
Процедура подачи электронной декларации
Процедура электронного декларирования состоит из нескольких этапов. Декларант с помощью специальной программы (например, « ») подготавливает и передает электронную декларацию на товары (ЭДТ) в формате XML, заверенную электронной подписью. Также указываются идентификаторы разрешительных документов, предварительно загруженных в электронный архив декларанта (ЭАДД). ЭДТ через информационного оператора пересылается в ЦИТТУ ФТС, а оттуда через региональное таможенное управление поступают на указанный декларантом таможенный пост.
Инспектор таможни проверяет ЭДТ, при отсутствии критических ошибок ЭДТ регистрируется в системе таможни (присваивается номер). При необходимости внесения исправлений в декларацию инспектор направляет декларанту соответствующее уведомление с перечнем ошибок или запрос недостающих документов. После исправления ошибок пакет электронных документов отсылается повторно. Если получен запрос на корректировку таможенной стоимости (КТС), декларант выполняет корректировку и снова высылает дополненный пакет документов. Таких циклов обмена сообщениями между инспектором и декларантом может быть несколько.
Управление электронными подписями
Все документы, передаваемые в электронных сообщениях, должны быть заверены электронной подписью (ЭП или ЭЦП) для работы с ФТС России. Сообщения, которые содержат документ, не заверенный ЭП, считаются ошибочными. Сертификат ключей проверки электронной подписи записан на защищенный носитель и выдается на сотрудника предприятия–декларанта.
При наличии заключенного договора с информационным оператором «Альта-Софт», пользователю системы электронного представления сведений доступен Личный кабинет управления договором на портале ed.alta.ru, где пройдя авторизацию можно выполнить следующие действия:
- внести изменения в информацию о контактном лице;
- внести изменения в реквизиты организации;
- добавить дополнительный перечень сотрудников на получение ЭП;
- изменить параметры доставки для недавно добавленного перечня;
- перевыпустить ЭП;
- аннулировать ЭП.
Пакеты деклараций
Услуги по пересылке деклараций и предварительной информации являются платными и приобретаются Пакетами. Пакет электронных документов - это форма предоставления ЭД-услуг, дающая возможность подачи в таможенные органы определенного количества документов. При подсчете количества электронных документов учитываются только зарегистрированные системой документы.
Абонент ЭД может выбрать любой объем деклараций на полгода, от 10 штук до неограниченного количества. Заказать новый ЭД-Пакет или активировать заранее приобретенный удобно посредством Онлайн-заявки на нашем сайте или в своем Личном кабинете на портале ed.alta.ru:
-
Сервер статистики ЭД
Участникам ВЭД, подключившимся к системе ЭД через информационного оператора «Альта-Софт», доступен Сервер статистики ЭД (svd.alta.ru) - мощнейший онлайн-инструмент комплексного мониторинга и дополнительных ЭД-сервисов. Используя персональный логин/пароль (высылаются при подключении к системе ЭД), пользователь получает доступ в личный кабинет, в котором может отслеживать отправки по системе ЭД и пользоваться другими услугами.
1. Монитор ЭД
Монитор ЭД сервера статистики - это визуальное представление информационного обмена в рамках всех процедур декларирования. Сервис пользуется спросом не только у декларантов, но и у руководителей отделов ВЭД. Пользователи сервера статистики могут отслеживать весь процесс отправки электронных документов и сообщений в режиме реального времени, а также видеть текущий статус всех поданных деклараций:
-
2. Биллинг
В режиме реального времени пользователи Сервера статистики ЭД могут отслеживать списание денежных средств за отправки в процессе приема и выпуска деклараций. Биллинг предоставляет полную информацию по платежам и списаниям за услуги с указанием присвоенных документам номеров. Для пользователей становятся прозрачными следующие сведения:
- Платежи, поступившие от пользователя;
- Срок окончания действия ЭД-пакетов;
- Количество оставшихся возможных отправок ДТ и ПИ.
-
3. Формализация документов
Чтобы подать по системе ЭД информацию, взятую с бумажных документов, их необходимо перевести в электронный вид, то есть формализовать. Для формализации документов нужно потратить время на сканирование, распознавание, исправление ошибок или ручной набор текста. Все это создает дополнительные трудности.
В помощь участникам ВЭД предоставляется сервис по преобразованию отсканированных документов или текстовых файлов в XML-формат, применяемый при ЭД. Передача документов на формализацию осуществляется непосредственно через Личный кабинет на сервере ed.alta.ru. Обратно пользователь получает файлы, которые можно прикрепить к описи электронной ДТ и передать таможенному инспектору по системе ЭД. Работы по формализации платные, стоимость указана в
4. Отчет таможенного представителя
Ранее, для того, чтобы таможенный представитель мог сдавать регламентную отчетность, ему необходимо было собрать отчеты со всех своих филиалов, объединить их в одном файле и уже на основе собранной и обобщенной информации строить отчет. Для оптимизации такой работы на Сервере статистики создан онлайн-сервис: по заказу абонента информационный оператор может собирать статистику по любым полям деклараций.
Данный сервис, хоть и называется отчетом таможенного представителя («Отчет ТП»), может быть интересен не только таможенным представителям, но и участникам ВЭД, которые хотят иметь в режиме реального времени полную статистику и общую картину проделанной работы по оформлению товаров.
5. Sms-уведомления системы ЭД
Сервис смс-уведомлений создан для быстрого реагирования на информацию от таможенных органов по переданным ЭДТ. Декларант, даже не находясь на рабочем месте, сможет быть в курсе ситуации по каждой ДТ и поэтапно отслеживать процесс выпуска товаров.При подключении абонент может получать на свой мобильный телефон смс-сообщения по следующим статусам ЭД-процедур (с указанием номера ДТ и времени присвоения статуса):
-
Имиджинг
а первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование, которое позволяет получить электронную копию документа в виде изображения. Данный процесс называют имиджингом (imaging). Таким образом, имиджинг - это процесс получения аутентичных изображений бумажных документов. Термин пришел из микрофильмирования, однако сегодня применяется именно к электронным изображениям. Имиджинг является начальным этапом любой системы ввода документов. На этом этапе выполняются задачи сканирования, обработки изображения и контроля качества (рис. 1).
Сканеры позволяют оцифровывать изображения, а также предоставляют ряд дополнительных возможностей, таких как аппаратная поддержка качества изображения и выравнивание страниц.
Выравнивание страниц может производиться как аппаратно, так и программно (рис. 2).
Если речь идет о промышленном вводе документов, то сканеры обычно предоставляют ряд дополнительных функций, например возможность подачи разноформатных документов в одной пачке, а также позволяют использовать большие пачки документов и т.д.
Обработка изображений
Как уже было отмечено, часть функций обработки изображений может быть реализована аппаратно в сканере, а может производиться на станции сканирования. Улучшение изображения включает программное выравнивание, конвертирование с улучшением качества, удаление шумовых и фоновых элементов, улучшение качества передачи текста и т.д.
Наиболее важной технологией на стадии распознавания документов является технология OCR, о которой следует рассказать более подробно.
Технологии OCR/ICR
Традиционный подход к проблеме распознавания заключается в сведении задачи распознавания к задаче классификации некоторого набора признаков. Идея проста: по изображению определяется некоторый набор признаков, который сравнивается с каждым из имеющихся образцов, так называемых эталонов. По результатам сравнения находится эталон, с которым этот набор признаков совпадает лучше всего, и изображение относится к соответствующему классу. Таким образом, все решение заключается в сравнении предлагаемого изображения с образцами и выборе наиболее подходящего; иначе говоря, производится некий перебор возможных вариантов. Проблема имела бы простое решение, если бы не существовало сотен шрифтов, полученных по факсу текстов с плохо читаемыми символами и т.д.
В качестве основных алгоритмов решения данной задачи выделяют multifont (шрифтовые) и omnifont (шрифтонезависимые) алгоритмы. В случае multifont растровое изображение накладывается на шаблон, и соответственно наиболее подходящим шаблоном считается тот, у которого наименьшее количество точек отличается от исследуемого изображения. Omnifont-алгоритмы идентифицируют символ по правилам его написания. В этом случае эталон, с которым производится сравнение, содержит в себе информацию о правилах написания символа. Оба алгоритма имеют вероятностную природу и позволяют сделать предположение о принадлежности данного символа. Основная задача при распознавании текстов - это повышение вероятности принятия правильного решения, то есть уменьшение доли ошибок. Существует несколько подходов к повышению качества распознавания. Например, алгоритм может содержать комбинацию шрифтового и шрифтонезависимого подхода. Существенное увеличение точности распознавания достигается за счет использования самообучения системы. Это позволяет, например, распознавать плохо пропечатанные символы с помощью шрифта, созданного на основе достаточно хорошо пропечатанных символов. Следует отметить, что на текстах хорошего качества лучше работают одни алгоритмы, на текстах плохого качества - другие, а для распознавания табличных форм удобнее использовать третьи и т.д. Существуют подходы, при которых экспертная система, встроенная внутрь ядра распознавания, сама выбирает оптимальный для данного текста алгоритм.
Альтернативой традиционному шаблонному методу распознавания стало распознавание на основе принципов целостности, целенаправленности и адаптивности, так называемая IPA-технология, на которой основана система распознавания компании ABBYY - FineReader.
Согласно принципу целостности, распознаваемый объект рассматривается как целое, состоящее из частей, связанных между собой пространственными отношениями. Изображение интерпретируется как определенный объект, только если на нем присутствуют все структурные части этого объекта и эти части находятся в соответствующих отношениях. Указанные части получают интерпретацию только в составе гипотезы о предполагаемом объекте.
По принципу целенаправленности распознавание строится как процесс выдвижения и целенаправленной проверки гипотез о целом объекте. Источниками гипотез являются признаковые классификаторы и контекстная информация. Части картинки анализируются не априори, а только в рамках выдвинутой гипотезы о целом. Традиционный подход, состоящий в интерпретации того, что наблюдается на изображении, заменяется подходом, состоящим в целенаправленном поиске того, что ожидается на изображении.
Принцип адаптивности подразумевает способность системы к самообучению.
Именно использование этих основополагающих принципов помогло добиться высочайшего качества распознавания, которое демонстрирует система ABBYY FineReader.
Отдельной задачей является распознавание рукопечатных символов, заключающееся в необходимости распознать символ, несмотря на особенности почерка человека.
Классификатор рынка систем ввода документов
Начале статьи мы упомянули о некоторой терминологической путанице и до сих пор не привели примеров. Дело в том, что упоминаемые выше термины, которые мы ввели при описании технологических процессов, используются также для определения соответствующих секторов рынка и здесь часто имеет место неоднозначность.
Для того чтобы разобраться в терминологии применительно к описанию рынка систем ввода документов, следует отметить, что помимо технологических аспектов, о которых мы говорили выше, существует также специфика, связанная с масштабом использования технологии. Действительно, когда говорят о домашних или о персональных системах ввода документов, то обычно подразумевают именно распознавание неформализованных документов, при незначительном количестве ввода документов за единицу времени. В данном случае на первое место выходит именно технология OCR. Поэтому когда речь идет о рынке OCR, то обычно имеют в виду рынок коробочных программ распознавания неформализованных документов для персонального применения. Напротив, ввод формализованных документов - это технология, которая обычно используется в организациях и имеет массовый характер. В данном случае наряду с распознаванием текстов встает масса технологических проблем - организация поточного сканирования, распределенной обработки, встраивание решения в корпоративные системы документооборота и т.д. Этот сектор обычно называют Document Capture.
В технологическом смысле Document Capture - это комплекс мероприятий по переводу бумажных документов в электронный архив для хранения и обеспечения доступа к ним. А в отношении доли рынка под этим понимают проектный рынок ввода документов, а не коробочные решения. Согласно вышеописанной классификации объем мирового рынка OCR составляет порядка 80 млн. долл. При этом лидером этого рынка является компания ScanSoft, имеющая оборот около 60 млн. долл. Рынок Data Capturing в несколько раз больше - порядка 300 млн. долл. Поскольку рынок Data Capturing является более проектным бизнесом, здесь нет столь явного лидера, как на рынке OCR. Около 50% серьезных контрактов получают четыре крупные компании: Cardiff Software, ReadSoft, Kofax, TIS. Поскольку в проектном бизнесе географическая близость к заказчику имеет чрезвычайно важное значение, выйти на западный рынок российским компаниям весьма сложно. Напротив, говоря о мировом рынке OCR, необходимо отметить выдающиеся успехи отечественной компании ABBYY: доля ее на мировом рынке в последние пять лет постоянно растет. На сегодняшний день компания имеет лучшие по качеству распознавания системы в мире. В 2001 году компания ABBYY оценивала свою долю на мировом рынке OCR в размере 10-12%, а в 2002 году она намеревается выйти на уровень 15 млн., что составит порядка 15-20% мирового рынка. Также ABBYY сейчас активно продвигает свои технологии на мировом рынке ICR - продукт ABBYY FormReader позволяет эффективно обрабатывать большие объемы различных форм: анкет, опросных листов, бланков, заявлений клиентов и т.д. На рынке OCR также активно работает компания Cognitive Technologies, которая в меньшей степени делает упор на рынок коробочного продукта и больше ориентирована на рынок OEM и на проектный отечественный рынок.
Руководство Cognitive Technologies максимальное внимание уделяет вопросам встраивания технологии OCR в интеграционные решения с элементами архивного хранения и обеспечения документооборота. Системами распознавания Cognitive Technologies комплектуется продукция ведущих мировых производителей офисной техники: Hewlett-Packard, Seiko Epson, Canon, Oki, Olivetti. Cognitive Technologies активно развивает направление, связанное с распознаванием форм.
Классификатор International Data Corp (IDC)
Как мы уже отмечали, при оценках объема рынка систем ввода документов встречаются различные подходы. Выше мы привели оценку компании ABBYY, согласно которой объем рынка Document Capture составляет примерно 300 млн. долл. При этом следует иметь в виду, что данная цифра относится к стоимости программного обеспечения. Существуют и другие подходы. В частности, в подходах оценки рынка IDC нет разделения на программную и аппаратную часть, а рассматривается стоимость решения, куда включаются все элементы. Видимо, именно по этой причине оценки мирового рынка имиджинга, по данным IDC, имеют на порядок большие значения (рис. 9).
По методике IDC системы имиджинга и ввода документов рассматриваются как составляющие рынка систем управления документами и бизнес-процессами (рис. 9). Согласно исследованию IDC, эти рынки в год растут примерно на 30% и к концу 2002 года в сумме достигнут 32 млрд. долл.
Cognitive Forms также может обрабатывать различные типы форм в одном потоке и осуществлять автоматическую проверку корректности данных.
В системе реализована уникальная функция Drag&Recog, которая существенно упрощает процедуру распознавания для пользователя. Для этого пользователю нужно лишь с помощью мыши выделить требуемый фрагмент отсканированного документа и перетащить его в поле распознавания.
В программный комплект Cognitive Forms входит отдельный модуль «Дизайнер форм», с помощью которого пользователь сам может создавать формы документов, задавать описания полей и варианты контекстных проверок. Таким образом система позволяет не только обрабатывать формы, но и создавать их.
В новой версии системы, вышедшей в апреле текущего года, реализована возможность единовременной обработки не только бумажных, но и электронных форм документов в форматах HTML и PDF. На сегодняшний день это единственная российская система, позволяющая осуществлять подобную операцию. Это значительно расширяет функциональные возможности системы, разрешая осуществлять сбор и обработку документов как посредством сканирования бумажных копий, так и через Интернет. В настоящее время большая часть корпоративных участников российского рынка перешла на одновременное использование как бумажных, так и электронных форм документов, и поэтому появление подобной системы крайне актуально.
Корпоративная система Cognitive Forms установлена более чем в 400 российских организациях, в числе которых Пенсионный фонд РФ, Газпром, Сбербанк РФ, Газпромбанк. К настоящему моменту с помощью системы было обработано более 100 млн. различных документов.
Продукты для промышленного ввода форм
В этом секторе также можно указать решения на базе вышеописанных технологий CuneiForm и ABBYY FormReader, которые адаптированы для промышленного использования, а также для систем потокового сканирования и распределенной обработки.
Например, система Cognitive Forms, установленная в Пенсионном фонде, ежедневно обрабатывает около 50 тыс. различных документов. При необходимости возможности системы позволяют обрабатывать до миллиона документов в день.
Работа системы включает потоковое сканирование, сортировку и контроль качества изображения, автоматическое распознавание, верификацию, экспорт в базу данных.
Гибридные комплексные решения
В данном секторе можно выделить решение InputAccel компании ActionPoint. Приобретя компанию Captiva, компания ActionPoint получила мощное комплексное решение, включая развитые средства ввода форм. Решение фирмы ActionPoint достаточно широко применяется в мире, однако мало распространено в России. Поэтому охарактеризуем его очень кратко: мощная система для проектов среднего и крупного масштаба, которая обладает соответствующими встроенными средствами разработки, а также средствами поддержки распределенной работы и кластеризации на серверах.
КомпьютерПресс 9"2002
Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
В прошлых главах мы уже рассмотрели целый ряд интересных вопросов, связанных с электронным документооборотом: и . В новой главе мы расскажем вам об основе документооборота - электронном документе. Несмотря на кажущуюся простоту понятия, документы в электронном виде вызывают ничуть не меньше, а то и больше вопросов у бухгалтеров. Сегодня мы обсудим ключевые первичные документы, которые уже прямо сейчас можно использовать в цифровом виде, расскажем о том, что стоит знать о формах и форматах, и какими нормативными актами это урегулировано.
Электронный документ и юридическая сила
Как мы и говорили, документ - это основополагающее понятие в документообороте. Определение электронного документа содержится в ст. 2 ФЗ 149: электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры могут быть электронными.
Кстати, многие считают (и не без оснований), что юридическую силу электронному документу придает именно электронная подпись. Однако сама по себе ЭП является лишь частью целого ряда мероприятий по обеспечению документов юридической силой. Что-то вы можете сделать самостоятельно, например, обеспечить соответствие форматам, а часть - только с помощью специалистов.
Из схемы видно, что для разных документов существуют разные гаранты юридической силы. Например, неформализованные документы - письма, договора, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция - свободны от жесткого регулирования со стороны государства. Поэтому их юридическая сила определяется соглашением об обмене, в котором могут быть прописаны все требования к реквизитам, форме и формату, и наличием электронной подписи, не обязательно квалифицированной.
При наличии соответствующих корпоративных нормативов простой электронной подписью можно считать введение пары логин-пароль во внутренней системе электронного документооборота. Каждый внутренний документ фактически подписывается: система вас узнает по логину-паролю, фиксирует время и авторство подписи, когда вы осуществляете нажатие определенной кнопки, которое в свою очередь заносится в лог - специальный внутренний протокол событий в информационной системе. Следовательно, внутренний электронный документ автоматически становится юридически сильным и может использоваться при различных разбирательствах.
Другое дело, когда речь идет о формализованных документах. Эти документы называются формализованными именно потому, что для них в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи. Эти документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них критически важно.
Формат и форма
Уже неоднократно в этой статье упоминалось слово «формат». Часто бухгалтеры путают формат и форму документа. В понимании оператора ЭДО (провайдера электронного документооборота) формализованный документ - документ, созданный по формату ФНС. Фактически, это структурированный набор данных, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма - это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма.Форма счета-фактуры определяется в законе ФЗ 402 «О бухгалтерском учете», формат отдельным приказом ФНС.
Когда говорим о форматах и формах, мы всегда четко расставляем понятия. Формат - это контейнер для информации, а форма - ее визуальное отражение.
А теперь, когда основополагающие понятия мы рассмотрели, давайте кратко рассмотрим основные формализованные документы в ЭДО.
Электронные счета-фактуры
Счет-фактура - один из важнейших документов в работе бухгалтера. Не смотря на то, что электронные счета-фактуры неотличимы от бумажных аналогов, при работе с ними возникает множество вопросов.Работа с электронным счетом-фактурой жестко регламентирована. Процедура отправки и получения электронных счетов-фактур через оператора ЭДО прописана в Приказе Минфина от 25.04.2011 №50н «Об утверждении порядка выставления счетов-фактур в электронном виде по ТКС». Данный приказ предусматривает обязательность использования оператора ЭДО в случае необходимости выставления счетов-фактур в электронном виде с обеспечением юридической значимости.
Также приказ Минфина РФ предусматривает создание участниками ЭДО, в том числе оператором ЭДО, служебных документов, которые фактически являются подтверждением получения документа участником ЭДО. В этих документах и скрыта вся суть регламента обмена: по факту, это самостоятельные.xml-файлы, которые пользователям не видны, но играют важную роль в обеспечении юридической значимости обмена счетами-фактурами.
Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs
Если в электронном счете-фактуре обнаружена ошибка, то продавец может создать исправленный или корректировочный счет-фактуру. Процесс аналогичен работе с бумажными документами, просто в электронном виде все происходит проще и быстрее. Сообщение об ошибке вам отправляет контрагент после ее обнаружения, соответственно, вы сможете оперативно подготовить исправленный или корректировочный документ.
Книги покупок и книги продаж
Сегодня в законодательстве РФ нет прямых указаний, обязывающих переводить журнал полученных и выставленных счетов-фактур и книги покупок/продаж в электронный вид при наличии ЭДО. Однако некоторые эксперты рекомендуют уже сейчас переводить книги в электронный вид.Правила ведения едины и для электронных, и для бумажных журналов и книг. Согласно Приложению 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 журнал полученных и выставленных счетов-фактур необходимо вести за каждый налоговый период. Электронный журнал должен быть подписан электронной подписью при передаче в контролирующие органы.
Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним, составленные в электронном виде за налоговый период, подписываются электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или ИП при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом РФ.
Электронные товарные накладные и акты
Существуют рекомендованные ФНС форматы товарной накладной и акта выполненных работ, утвержденные Приказом ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6 172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов (ТОРГ-12 и акт)». Само слово «рекомендованные» говорит о том, что данные форматы, по сути, не являются обязательными.При внедрении электронного документооборота мы в первую очередь советуем пользоваться рекомендованным форматом. Так формализованный документ будет проще обрабатывать, искать и представлять в электронном виде в ФНС.
Но если же вы с контрагентами работаете с очень специфичными актами со множеством дополнительных данных и вам будет неудобно использовать формализованный акт приемки-сдачи работ (услуг), то можете и дальше отправлять документы по привычной вам форме. Формат при этом может быть любым: .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и так далее.
Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs
Если налоговые органы потребуют акты и накладные для проверки, то способ их представления будет зависеть от того, в каком виде были составлены эти документы.
Универсальный передаточный документ в электронном виде
Фактически универсальный передаточный документ (УПД) - это счет-фактура с дополнительными полями. Но для счета-фактуры жестко установлен формат, и использовать какой-то другой мы не можем, поэтому вариант с созданием электронного УПД на его основе отпадает. Мы не знаем, как такой документ воспримет ФНС, и как организовать работу с его подписанием.Также следует учитывать, что в законодательстве нет порядка обмена УПД. Есть порядок обмена электронными счетами-фактурами. Официально ни в каком источнике не сказано, что электронными УПД нужно обмениваться по регламенту ЭСФ и использовать их же формат. Насколько нам известно, сегодня никто не обменивается УПД в электронном виде.
Отвечая на вопросы про УПД, мы всегда стараемся понять, а почему бухгалтеры вообще пользуются этим документом. Его основная цель - снизить объем документооборота, сделать его универсальным, из двух документов сделать один. При переходе на электронный документооборот налогоплательщик автоматически решает задачу оптимизации ресурсов. Получается, что объективные преимущества, которые дает применение УПД в бумажном виде, совершенно не актуальны для электронного документооборота.
Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs
Вместо заключения
Как видите, самые важные документы вполне себе живут в электронном виде. Да, многое завязано на непривычных технических нюансах, некоторым бухгалтерам придется привыкать к новым требованиям. Эффективней всего в электронном виде реализована работа с счетами-фактурами и актами, здесь наиболее проработанные процессы, прозрачный регламент и требования. Объяснить это просто: эти документы напрямую участвуют в налоговом администрировании, то есть, замешаны на процессах поступления налогов в казну. Другие документы вызывают меньше вопросов у государства, а, значит, к ним предъявляется меньше требований.Мы намеренно взяли в обзор только те документы, с которыми чаще всего работают именно бухгалтеры. Если бы мы добавили к этому списку неформализованные документы, договоры, свидетельства, доверенности - то пришлось бы писать две главы.