Формализация системы документооборота. Электронное декларирование (ЭД2)

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В прошлых главах мы уже рассмотрели целый ряд интересных вопросов, связанных с электронным документооборотом: и . В новой главе мы расскажем вам об основе документооборота - электронном документе. Несмотря на кажущуюся простоту понятия, документы в электронном виде вызывают ничуть не меньше, а то и больше вопросов у бухгалтеров. Сегодня мы обсудим ключевые первичные документы, которые уже прямо сейчас можно использовать в цифровом виде, расскажем о том, что стоит знать о формах и форматах, и какими нормативными актами это урегулировано.

Электронный документ и юридическая сила

Как мы и говорили, документ - это основополагающее понятие в документообороте. Определение электронного документа содержится в ст. 2 ФЗ 149: электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры могут быть электронными.

Кстати, многие считают (и не без оснований), что юридическую силу электронному документу придает именно электронная подпись. Однако сама по себе ЭП является лишь частью целого ряда мероприятий по обеспечению документов юридической силой. Что-то вы можете сделать самостоятельно, например, обеспечить соответствие форматам, а часть - только с помощью специалистов.

Из схемы видно, что для разных документов существуют разные гаранты юридической силы. Например, неформализованные документы - письма, договора, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция - свободны от жесткого регулирования со стороны государства. Поэтому их юридическая сила определяется соглашением об обмене, в котором могут быть прописаны все требования к реквизитам, форме и формату, и наличием электронной подписи, не обязательно квалифицированной.

При наличии соответствующих корпоративных нормативов простой электронной подписью можно считать введение пары логин-пароль во внутренней системе электронного документооборота. Каждый внутренний документ фактически подписывается: система вас узнает по логину-паролю, фиксирует время и авторство подписи, когда вы осуществляете нажатие определенной кнопки, которое в свою очередь заносится в лог - специальный внутренний протокол событий в информационной системе. Следовательно, внутренний электронный документ автоматически становится юридически сильным и может использоваться при различных разбирательствах.

Другое дело, когда речь идет о формализованных документах. Эти документы называются формализованными именно потому, что для них в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи. Эти документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них критически важно.

Формат и форма

Уже неоднократно в этой статье упоминалось слово «формат». Часто бухгалтеры путают формат и форму документа. В понимании оператора ЭДО (провайдера электронного документооборота) формализованный документ - документ, созданный по формату ФНС. Фактически, это структурированный набор данных, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма - это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма.

Форма счета-фактуры определяется в законе ФЗ 402 «О бухгалтерском учете», формат отдельным приказом ФНС.

Когда говорим о форматах и формах, мы всегда четко расставляем понятия. Формат - это контейнер для информации, а форма - ее визуальное отражение.

А теперь, когда основополагающие понятия мы рассмотрели, давайте кратко рассмотрим основные формализованные документы в ЭДО.

Электронные счета-фактуры

Счет-фактура - один из важнейших документов в работе бухгалтера. Не смотря на то, что электронные счета-фактуры неотличимы от бумажных аналогов, при работе с ними возникает множество вопросов.

Работа с электронным счетом-фактурой жестко регламентирована. Процедура отправки и получения электронных счетов-фактур через оператора ЭДО прописана в Приказе Минфина от 25.04.2011 №50н «Об утверждении порядка выставления счетов-фактур в электронном виде по ТКС». Данный приказ предусматривает обязательность использования оператора ЭДО в случае необходимости выставления счетов-фактур в электронном виде с обеспечением юридической значимости.

Также приказ Минфина РФ предусматривает создание участниками ЭДО, в том числе оператором ЭДО, служебных документов, которые фактически являются подтверждением получения документа участником ЭДО. В этих документах и скрыта вся суть регламента обмена: по факту, это самостоятельные.xml-файлы, которые пользователям не видны, но играют важную роль в обеспечении юридической значимости обмена счетами-фактурами.

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Если в электронном счете-фактуре обнаружена ошибка, то продавец может создать исправленный или корректировочный счет-фактуру. Процесс аналогичен работе с бумажными документами, просто в электронном виде все происходит проще и быстрее. Сообщение об ошибке вам отправляет контрагент после ее обнаружения, соответственно, вы сможете оперативно подготовить исправленный или корректировочный документ.

Книги покупок и книги продаж

Сегодня в законодательстве РФ нет прямых указаний, обязывающих переводить журнал полученных и выставленных счетов-фактур и книги покупок/продаж в электронный вид при наличии ЭДО. Однако некоторые эксперты рекомендуют уже сейчас переводить книги в электронный вид.

Правила ведения едины и для электронных, и для бумажных журналов и книг. Согласно Приложению 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 журнал полученных и выставленных счетов-фактур необходимо вести за каждый налоговый период. Электронный журнал должен быть подписан электронной подписью при передаче в контролирующие органы.

Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним, составленные в электронном виде за налоговый период, подписываются электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или ИП при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом РФ.

Электронные товарные накладные и акты

Существуют рекомендованные ФНС форматы товарной накладной и акта выполненных работ, утвержденные Приказом ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6 172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов (ТОРГ-12 и акт)». Само слово «рекомендованные» говорит о том, что данные форматы, по сути, не являются обязательными.

При внедрении электронного документооборота мы в первую очередь советуем пользоваться рекомендованным форматом. Так формализованный документ будет проще обрабатывать, искать и представлять в электронном виде в ФНС.

Но если же вы с контрагентами работаете с очень специфичными актами со множеством дополнительных данных и вам будет неудобно использовать формализованный акт приемки-сдачи работ (услуг), то можете и дальше отправлять документы по привычной вам форме. Формат при этом может быть любым: .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и так далее.

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Если налоговые органы потребуют акты и накладные для проверки, то способ их представления будет зависеть от того, в каком виде были составлены эти документы.

Универсальный передаточный документ в электронном виде

Фактически универсальный передаточный документ (УПД) - это счет-фактура с дополнительными полями. Но для счета-фактуры жестко установлен формат, и использовать какой-то другой мы не можем, поэтому вариант с созданием электронного УПД на его основе отпадает. Мы не знаем, как такой документ воспримет ФНС, и как организовать работу с его подписанием.

Также следует учитывать, что в законодательстве нет порядка обмена УПД. Есть порядок обмена электронными счетами-фактурами. Официально ни в каком источнике не сказано, что электронными УПД нужно обмениваться по регламенту ЭСФ и использовать их же формат. Насколько нам известно, сегодня никто не обменивается УПД в электронном виде.

Отвечая на вопросы про УПД, мы всегда стараемся понять, а почему бухгалтеры вообще пользуются этим документом. Его основная цель - снизить объем документооборота, сделать его универсальным, из двух документов сделать один. При переходе на электронный документооборот налогоплательщик автоматически решает задачу оптимизации ресурсов. Получается, что объективные преимущества, которые дает применение УПД в бумажном виде, совершенно не актуальны для электронного документооборота.

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Вместо заключения

Как видите, самые важные документы вполне себе живут в электронном виде. Да, многое завязано на непривычных технических нюансах, некоторым бухгалтерам придется привыкать к новым требованиям. Эффективней всего в электронном виде реализована работа с счетами-фактурами и актами, здесь наиболее проработанные процессы, прозрачный регламент и требования. Объяснить это просто: эти документы напрямую участвуют в налоговом администрировании, то есть, замешаны на процессах поступления налогов в казну. Другие документы вызывают меньше вопросов у государства, а, значит, к ним предъявляется меньше требований.

Мы намеренно взяли в обзор только те документы, с которыми чаще всего работают именно бухгалтеры. Если бы мы добавили к этому списку неформализованные документы, договоры, свидетельства, доверенности - то пришлось бы писать две главы.

В следующей главе

В четвертой главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете о том, как ЭДО позволит вам эффективно взаимодействовать с ФНС, решать проблемы еще до их возникновения и минимизировать число визитов налоговых инспекторов в вашу организацию.

02.10.2012

Электронное декларирование (ЭД2). Альта-Софт.

14 сентября 2012 в Digital October (г. Москва, Берсеневская набережная, 6, стр. 3) состоялся Круглый стол на тему: «Информационные таможенные технологии и актуальные аспекты таможенного оформления товаров».

На семинаре выступил Станислав Сергеевич Искендеров, заместитель генерального директора ООО "Альта-Софт". Тема выступления: "Перспективные IT-решения в сфере таможенного оформления".

Организатор мероприятия: компания «Альта-Софт» .

Видеозапись выступления Станислава Искендерова.

В первую очередь хотелось бы посвятить пару слов программным продуктам нашей компании, с которыми наверняка большинство из вас и начали наше знакомство и сотрудничество.

Наше основное направление деятельности это программы для декларирования. Это в первую очередь всем известная программа «Альта-ГТД», на которой многие из вас осуществляли бумажное декларирование. Сейчас большинство наших пользователей уже перешло на её ПРО версию, которая называется «ГТД-PRO» и имеет весь функционал, связанный с электронным декларированием.

И так же сравнительно молодой наш продукт, которому всего несколько месяцев – это система «Альта-ПИ». Система «Альта-ПИ» - это ограниченная до функционала предварительного информирования версия программы ГТД, которая необходима тем, кто занимается исключительно предварительным информированием. Данный продукт распространяется для абонентов нашей компании как информационного оператора свободно.

Помимо этого, достаточно большой интерес вызывает наша справочно-информационная система. Здесь стоит отметить, прежде всего, программу «Такса» – это калькулятор таможенных платежей. Удобная система, которая предоставляется как в виде полнофункционального программного продукта, так и в виде онлайн-сервиса, о котором я расскажу несколько позже.

Программа «Таможенные документы» («ТамДок»), которая позволяет работать полноценно со всей нормативно-правовой базой документов по таможенной тематике, искать нужные документы по ключевым словам.

Система «Товары и коды», которая пользуется все большей и большей популярностью у тех, кому необходимо классифицировать товар по кодам товарной номенклатуры, и связанное с ней приложение «Пояснения по товарной номенклатуре» («Пояснения к ТНВЭД»).

Также очень большой интерес вызывают средства автоматизации таможенного оформления.

Это, прежде всего, система «Заполнитель», которая позволяет автоматически преобразовывать данные из любых текстовых форматов в программу «ГТД», «Альта-ГТД», «ГТД-PRO» или «Альта-ПИ».

Система «Артикул», которая незаменима для участников ВЭД работающих с большой повторяющейся номенклатурой, артикульной базой. И средство автоматизации в масштабах предприятия – «ГТД-Сервер».

Также у нас есть специальные и вспомогательные программы, такие как «Альта СВХ-PRO» – новая версия программы «Альта-СВХ», которая поддерживает сдачу отчетности через интернет, аналогично системе электронного декларирования, которое сейчас как раз набирает обороты, начинается работа по электронной сдаче отчетности СВХ таможенным органам. Система «ЖД Тариф», предназначенная для расчета оптимальных маршрутов и провозной платы при железнодорожных перевозках. И программа «Отчет брокера», необходимая для сдачи брокерской отчетности.

Это линейка основных наших программных продуктов, которые решают практически полный перечень задач необходимых участникам ВЭД.

Большой популярностью пользуются онлайн-сервисы на базе этих программных продуктов.

Это конечно несколько ограниченные по функционалу по сравнению с настольными версиями, но в то же время весьма полезные инструменты, размещенные на нашем сайте. К ним относится прежде всего онлайн-версия программы «Такса», «Товарная номенклатура», онлайн-версия «Жд Тариф», сервис по поиску жд вагонов («Поиск вагонов») и классификатор адресов («КЛАДР»). Это топ-5 сервисов которые в онлайне пользуются у нас наибольшей популярностью, поэтому пару слов о них поподробнее.

Онлайн-версия «ТНВЭД» позволяет посмотреть максимально детализованную справку по тому или иному коду товара, посмотреть его классификацию, как видно на рисунке. Посмотреть какими он будет облагаться пошлинами, акцизами, НДС, какие требуются разрешительные документы и так далее.

Также на базе этого сервиса существует онлайн-система «Такса», которая позволяет в режиме реального времени с любого компьютера или смартфона подключенного к интернету рассчитать режим импорта товара, ставки пошлин, акцизы, НДС, посмотреть какие будут запреты и ограничения, рассчитать контракт по импорту этого. Данный сервис интересен тем, что он доступен одновременно на русском и английском языках.

Существует еще такой интересный онлайн-сервис, как «ЖД Тариф». Это аналог нашей программы, который позволяет рассчитать стоимость перевозки груза. Мы задаем параметры, станцию отправления, назначения, какой у нас груз и какие есть параметры у данной отправки, и после этого система строит нам детальный отчет, какой маршрут оптимальный для следования этого груза, какие есть варианты, сколько это будет стоить. То есть в режиме онлайн можно получить полную финансовую составляющую.

Ещё один онлайн-сервис для тех, кто пользуется железнодорожным транспортом - «Поиск вагонов». Сервис работает как в бесплатной, так и в платной расширенной версии. Мы можем ввести прямо на сайте www.alta.ru номер интересующего нас вагона или контейнера, получим уникальный пароль, вводим его и получаем отчет, где находится данный вагон или контейнер. Вот вы видите станция назначения, дорога и так далее, полная отчетность по данной системе.

Вы все знаете, что наша компания является ведущим информационным оператором по передаче электронных документов в таможенные органы.

Ключевое направление деятельности компании – электронное декларирование, в последующем к этому присоединилась и отправка предварительной информации, а также самая молодая и актуальная на данный момент тема - передача отчетности СВХ.

Для наших абонентов электронного декларирования мы оказываем дополнительные услуги, спектр которых постоянно расширяется, интерес к ним неуклонно растет.

Срочный выпуск электронной подписи. Наверное, многие из вас сталкивались что, когда подпись требуется получить быстрее, чем это предлагает ГНИВЦ, ныне правильно называется ЦТУ ФТС. Там сроки составляют порядка двух недель, поэтому для них у нас есть срочный выпуск. Есть сервис по формализации документов. Сервис по sms- и е-мейл уведомлению о тех или иных событиях. Многие из вас, возможно, видели наш мониторинг и биллинг, его функционал тоже значительно расширился за последнее время.

Для максимального удобства наших абонентов мы производим удаленную настройку всех рабочих мест по электронному декларированию, делается это совершенно бесплатно и не требует временных и финансовых затрат на вызов специалиста. Все наши абоненты, которые хотят настроить новое рабочее место или переустановить старое обращаются в нашу службу технической поддержки, наш специалист удаленно подключается к компьютеру и прямо в присутствии пользователя проводит все необходимые настройки.

Немного о срочном выпуске ЭЦП.

Срочный выпуск был запущен в феврале этого года. У нас в московском офисе мы начали прямо в присутствии клиентов, в день предоставления оригиналов документов выпускать сертификаты электронной цифровой подписи. То есть абоненты, которые обращаются к нам за этой услугой, не ожидают две недели обычного выпуска, а уходят из нашего офиса уже с готовым рабочим сертификатом ЭЦП. Эта услуга сейчас активно внедряется и запускается во всех наших филиалах. На данный момент она оказывается в Санкт-Петербурге, Набережных Челнах и во Владивостоке, срок выпуска в этих филиалах сейчас составляет 2-3 дня, но в ближайшее время станет возможным получить ЭЦП в день обращения. Этот список будет расширяться, так что услуга будет доступна для всей России.

Отдельно хочется сказать по новому, вызывающему большой интерес у наших абонентов, сервису по формализации документов. Что такое формализация документов?

Все мы знаем, что для подачи документа в таможенные органы по системе электронного декларирования или предварительного информирования нужно его формализовать, то есть потратить некоторое время на то чтобы бумажный документ перевести в электронный вид: отсканировать, распознать, потом исправить ошибки или просто напечатать этот документ. У наших абонентов иногда складываются ситуации, когда они не хотят этим заниматься, не хотят тратить на это время, или просто им не располагают, по причине высокой загрузки. Мы рады прийти им на помощь с помощью этого сервиса. Здесь на слайде представлен пример в виде инвойса, хотя естественно там может быть любой документ предусмотренный альбомом форматов. Наш клиент закачивает этот документ к нам на сервер, после чего операторы формализуют этот документ и отправляют обратно уже готовый xml файл. К нам приходит либо текст в виде exel, pdf, либо скан в jpg или в любом общепринятом формате. В ответ через полчаса-час, в зависимости от объема работы, количества страниц, приходит готовый формализованный документ. У нас работает целая группа операторов по этому направлению. Стоит эта услуга сравнительно рынка недорого – 149 и 185 рублей за текстовый и сканированный документ соответственно. Полученный ответ можно сразу же загрузить в программу ГТД-PRO, он уже формализован по текущему альбому формату определенному ЦТУ ФТС и готов к отправке в таможенные органы.

Помимо этого многие из вас видели, что мы всем нашим абонентам системы электронного декларирования представляем отчет по пересылкам.

Что такое пересылки? Это информационный обмен в рамках одной процедуры декларирования. Сервис пользуется достаточно большим интересом, потому что часто возникают спорные моменты, где задержалась декларация, была ли она отправлена в срок, не была, когда таможенный орган на нее ответил. И нашим пользователям удобно отслеживать все это дело в режиме реального времени.

На базе этого сервиса недавно был запущен его расширенный вариант, который называется «Монитор ЭД».

Он позволяет не только получить детальную информацию по каждой пересылке. Здесь мы видим, когда был документ сформирован, какой тип документа, в каком альбоме он представлен, когда и на какой пост был отправлен, за чьей подписью и соответственно какой инспектор его обрабатывал. Также можно посмотреть и в целом состояние по предприятию.

Вот эта система называется «Монитор ЭД», она доступна по персональному логину/паролю каждому абоненту и позволяет комплексно увидеть какие декларации находятся в данный момент в каком статусе таможенного оформления. Этот инструмент пользуется интересом не только у декларантов, но и у руководителей, которым интересно отслеживать обработку грузов, как в офисе, так и возможно во всех филиалах компании, потому что мы рекомендуем нашим абонентам в рамках одного договора работать со всеми своими подразделениями.

Помимо этого сейчас запущен дополнительный сервис sms и е-мейл уведомлений. Очень часто, у небольших компаний в особенности, возникает ситуация когда декларант отправил декларацию в таможенный орган и хочет получить информацию, когда по ней будут запрошены документы или принято какое-то решение инспектором. Но при этом не сидеть за компьютером и не ждать, когда этот ответ поступит. Именно для этого есть услуга е-мейл и sms уведомлений. Здесь, на примере отдельно взятой процедуры декларирования, в качестве примера выбран режим импорт 40, мы видим, какие могут наступить статусы по этой процедуре. Галочками можно отметить, какие из них нас интересуют. Указать, кого их контактов подписать на эти уведомления и как только из таможни придет соответствующее сообщение, несмотря на то, что компьютер декларанта может быть вообще выключен, он получит себе на телефон или на е-мейл, или туда и туда соответствующее уведомление. Например, о том, что принято решение по товарам или декларация отозвана или переведена на бумагу. Эта система позволяет, даже не находясь за компьютером, полностью отслеживать статус по интересующим нашего абонента декларациям.

Развитием этого сервиса стало построение полноценной отчетности в режиме онлайн.

Ранее, для того чтобы таможенный представитель мог сдать отчетность, ему необходимо было со всех филиалов своих реплицировать базы данных в единое хранилище и уже на базе данных этой центральной базы строить те или иные отчеты. Для того чтобы не требовать от наших абонентов такой сложной инфраструктуры, мы разработали аналогичный продукт работающий в онлайне. Так как все данные и так передаются через наш сервер, по заказу абонента мы можем собирать заказанную им статистику по любым полям этой декларации. Данный сервис, хоть и называется отчет таможенного представителя («Отчет ТП»), но он интересен не только таможенным представителям, но и участникам ВЭД которые хотят иметь в режиме реального времени полную статистику, полную картину оформления товаров.


Теги: Альта-Софт, программа, предварительное информирование, декларирование, онлайн-сервис, программный продукт, СВХ, ТНВЭД, декларант, таможенный орган, ЭЦП
Автор(ы):

Имиджинг

а первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование, которое позволяет получить электронную копию документа в виде изображения. Данный процесс называют имиджингом (imaging). Таким образом, имиджинг - это процесс получения аутентичных изображений бумажных документов. Термин пришел из микрофильмирования, однако сегодня применяется именно к электронным изображениям. Имиджинг является начальным этапом любой системы ввода документов. На этом этапе выполняются задачи сканирования, обработки изображения и контроля качества (рис. 1).

Сканеры позволяют оцифровывать изображения, а также предоставляют ряд дополнительных возможностей, таких как аппаратная поддержка качества изображения и выравнивание страниц.

Выравнивание страниц может производиться как аппаратно, так и программно (рис. 2).

Если речь идет о промышленном вводе документов, то сканеры обычно предоставляют ряд дополнительных функций, например возможность подачи разноформатных документов в одной пачке, а также позволяют использовать большие пачки документов и т.д.

Обработка изображений

Как уже было отмечено, часть функций обработки изображений может быть реализована аппаратно в сканере, а может производиться на станции сканирования. Улучшение изображения включает программное выравнивание, конвертирование с улучшением качества, удаление шумовых и фоновых элементов, улучшение качества передачи текста и т.д.

Наиболее важной технологией на стадии распознавания документов является технология OCR, о которой следует рассказать более подробно.

Технологии OCR/ICR

Традиционный подход к проблеме распознавания заключается в сведении задачи распознавания к задаче классификации некоторого набора признаков. Идея проста: по изображению определяется некоторый набор признаков, который сравнивается с каждым из имеющихся образцов, так называемых эталонов. По результатам сравнения находится эталон, с которым этот набор признаков совпадает лучше всего, и изображение относится к соответствующему классу. Таким образом, все решение заключается в сравнении предлагаемого изображения с образцами и выборе наиболее подходящего; иначе говоря, производится некий перебор возможных вариантов. Проблема имела бы простое решение, если бы не существовало сотен шрифтов, полученных по факсу текстов с плохо читаемыми символами и т.д.

В качестве основных алгоритмов решения данной задачи выделяют multifont (шрифтовые) и omnifont (шрифтонезависимые) алгоритмы. В случае multifont растровое изображение накладывается на шаблон, и соответственно наиболее подходящим шаблоном считается тот, у которого наименьшее количество точек отличается от исследуемого изображения. Omnifont-алгоритмы идентифицируют символ по правилам его написания. В этом случае эталон, с которым производится сравнение, содержит в себе информацию о правилах написания символа. Оба алгоритма имеют вероятностную природу и позволяют сделать предположение о принадлежности данного символа. Основная задача при распознавании текстов - это повышение вероятности принятия правильного решения, то есть уменьшение доли ошибок. Существует несколько подходов к повышению качества распознавания. Например, алгоритм может содержать комбинацию шрифтового и шрифтонезависимого подхода. Существенное увеличение точности распознавания достигается за счет использования самообучения системы. Это позволяет, например, распознавать плохо пропечатанные символы с помощью шрифта, созданного на основе достаточно хорошо пропечатанных символов. Следует отметить, что на текстах хорошего качества лучше работают одни алгоритмы, на текстах плохого качества - другие, а для распознавания табличных форм удобнее использовать третьи и т.д. Существуют подходы, при которых экспертная система, встроенная внутрь ядра распознавания, сама выбирает оптимальный для данного текста алгоритм.

Альтернативой традиционному шаблонному методу распознавания стало распознавание на основе принципов целостности, целенаправленности и адаптивности, так называемая IPA-технология, на которой основана система распознавания компании ABBYY - FineReader.

Согласно принципу целостности, распознаваемый объект рассматривается как целое, состоящее из частей, связанных между собой пространственными отношениями. Изображение интерпретируется как определенный объект, только если на нем присутствуют все структурные части этого объекта и эти части находятся в соответствующих отношениях. Указанные части получают интерпретацию только в составе гипотезы о предполагаемом объекте.

По принципу целенаправленности распознавание строится как процесс выдвижения и целенаправленной проверки гипотез о целом объекте. Источниками гипотез являются признаковые классификаторы и контекстная информация. Части картинки анализируются не априори, а только в рамках выдвинутой гипотезы о целом. Традиционный подход, состоящий в интерпретации того, что наблюдается на изображении, заменяется подходом, состоящим в целенаправленном поиске того, что ожидается на изображении.

Принцип адаптивности подразумевает способность системы к самообучению.

Именно использование этих основополагающих принципов помогло добиться высочайшего качества распознавания, которое демонстрирует система ABBYY FineReader.

Отдельной задачей является распознавание рукопечатных символов, заключающееся в необходимости распознать символ, несмотря на особенности почерка человека.

Классификатор рынка систем ввода документов

Начале статьи мы упомянули о некоторой терминологической путанице и до сих пор не привели примеров. Дело в том, что упоминаемые выше термины, которые мы ввели при описании технологических процессов, используются также для определения соответствующих секторов рынка и здесь часто имеет место неоднозначность.

Для того чтобы разобраться в терминологии применительно к описанию рынка систем ввода документов, следует отметить, что помимо технологических аспектов, о которых мы говорили выше, существует также специфика, связанная с масштабом использования технологии. Действительно, когда говорят о домашних или о персональных системах ввода документов, то обычно подразумевают именно распознавание неформализованных документов, при незначительном количестве ввода документов за единицу времени. В данном случае на первое место выходит именно технология OCR. Поэтому когда речь идет о рынке OCR, то обычно имеют в виду рынок коробочных программ распознавания неформализованных документов для персонального применения. Напротив, ввод формализованных документов - это технология, которая обычно используется в организациях и имеет массовый характер. В данном случае наряду с распознаванием текстов встает масса технологических проблем - организация поточного сканирования, распределенной обработки, встраивание решения в корпоративные системы документооборота и т.д. Этот сектор обычно называют Document Capture.

В технологическом смысле Document Capture - это комплекс мероприятий по переводу бумажных документов в электронный архив для хранения и обеспечения доступа к ним. А в отношении доли рынка под этим понимают проектный рынок ввода документов, а не коробочные решения. Согласно вышеописанной классификации объем мирового рынка OCR составляет порядка 80 млн. долл. При этом лидером этого рынка является компания ScanSoft, имеющая оборот около 60 млн. долл. Рынок Data Capturing в несколько раз больше - порядка 300 млн. долл. Поскольку рынок Data Capturing является более проектным бизнесом, здесь нет столь явного лидера, как на рынке OCR. Около 50% серьезных контрактов получают четыре крупные компании: Cardiff Software, ReadSoft, Kofax, TIS. Поскольку в проектном бизнесе географическая близость к заказчику имеет чрезвычайно важное значение, выйти на западный рынок российским компаниям весьма сложно. Напротив, говоря о мировом рынке OCR, необходимо отметить выдающиеся успехи отечественной компании ABBYY: доля ее на мировом рынке в последние пять лет постоянно растет. На сегодняшний день компания имеет лучшие по качеству распознавания системы в мире. В 2001 году компания ABBYY оценивала свою долю на мировом рынке OCR в размере 10-12%, а в 2002 году она намеревается выйти на уровень 15 млн., что составит порядка 15-20% мирового рынка. Также ABBYY сейчас активно продвигает свои технологии на мировом рынке ICR - продукт ABBYY FormReader позволяет эффективно обрабатывать большие объемы различных форм: анкет, опросных листов, бланков, заявлений клиентов и т.д. На рынке OCR также активно работает компания Cognitive Technologies, которая в меньшей степени делает упор на рынок коробочного продукта и больше ориентирована на рынок OEM и на проектный отечественный рынок.

Руководство Cognitive Technologies максимальное внимание уделяет вопросам встраивания технологии OCR в интеграционные решения с элементами архивного хранения и обеспечения документооборота. Системами распознавания Cognitive Technologies комплектуется продукция ведущих мировых производителей офисной техники: Hewlett-Packard, Seiko Epson, Canon, Oki, Olivetti. Cognitive Technologies активно развивает направление, связанное с распознаванием форм.

Классификатор International Data Corp (IDC)

Как мы уже отмечали, при оценках объема рынка систем ввода документов встречаются различные подходы. Выше мы привели оценку компании ABBYY, согласно которой объем рынка Document Capture составляет примерно 300 млн. долл. При этом следует иметь в виду, что данная цифра относится к стоимости программного обеспечения. Существуют и другие подходы. В частности, в подходах оценки рынка IDC нет разделения на программную и аппаратную часть, а рассматривается стоимость решения, куда включаются все элементы. Видимо, именно по этой причине оценки мирового рынка имиджинга, по данным IDC, имеют на порядок большие значения (рис. 9).

По методике IDC системы имиджинга и ввода документов рассматриваются как составляющие рынка систем управления документами и бизнес-процессами (рис. 9). Согласно исследованию IDC, эти рынки в год растут примерно на 30% и к концу 2002 года в сумме достигнут 32 млрд. долл.

Cognitive Forms также может обрабатывать различные типы форм в одном потоке и осуществлять автоматическую проверку корректности данных.

В системе реализована уникальная функция Drag&Recog, которая существенно упрощает процедуру распознавания для пользователя. Для этого пользователю нужно лишь с помощью мыши выделить требуемый фрагмент отсканированного документа и перетащить его в поле распознавания.

В программный комплект Cognitive Forms входит отдельный модуль «Дизайнер форм», с помощью которого пользователь сам может создавать формы документов, задавать описания полей и варианты контекстных проверок. Таким образом система позволяет не только обрабатывать формы, но и создавать их.

В новой версии системы, вышедшей в апреле текущего года, реализована возможность единовременной обработки не только бумажных, но и электронных форм документов в форматах HTML и PDF. На сегодняшний день это единственная российская система, позволяющая осуществлять подобную операцию. Это значительно расширяет функциональные возможности системы, разрешая осуществлять сбор и обработку документов как посредством сканирования бумажных копий, так и через Интернет. В настоящее время большая часть корпоративных участников российского рынка перешла на одновременное использование как бумажных, так и электронных форм документов, и поэтому появление подобной системы крайне актуально.

Корпоративная система Cognitive Forms установлена более чем в 400 российских организациях, в числе которых Пенсионный фонд РФ, Газпром, Сбербанк РФ, Газпромбанк. К настоящему моменту с помощью системы было обработано более 100 млн. различных документов.

Продукты для промышленного ввода форм

В этом секторе также можно указать решения на базе вышеописанных технологий CuneiForm и ABBYY FormReader, которые адаптированы для промышленного использования, а также для систем потокового сканирования и распределенной обработки.

Например, система Cognitive Forms, установленная в Пенсионном фонде, ежедневно обрабатывает около 50 тыс. различных документов. При необходимости возможности системы позволяют обрабатывать до миллиона документов в день.

Работа системы включает потоковое сканирование, сортировку и контроль качества изображения, автоматическое распознавание, верификацию, экспорт в базу данных.

Гибридные комплексные решения

В данном секторе можно выделить решение InputAccel компании ActionPoint. Приобретя компанию Captiva, компания ActionPoint получила мощное комплексное решение, включая развитые средства ввода форм. Решение фирмы ActionPoint достаточно широко применяется в мире, однако мало распространено в России. Поэтому охарактеризуем его очень кратко: мощная система для проектов среднего и крупного масштаба, которая обладает соответствующими встроенными средствами разработки, а также средствами поддержки распределенной работы и кластеризации на серверах.

КомпьютерПресс 9"2002

Формализация системы документооборота

Документооборот предприятия – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения. Под формализацией системы документооборота мы понимаем совокупность мероприятий по оптимизации существующей системы документооборота, разработке единых стандартов к формам документов и описанию их маршрутов, регламентации движения документов и последующему внедрению полученных результатов.

Специалистами нашей фирмы разработана и апробирована методика формализации системы документооборота, позволяющая оптимизировать состав и качество документов, процедуру создания и прохождения документов, максимально эффективно использовать средства компьютерной техники в системе документооборота, с учетом особенностей Вашего предприятия и Ваших предпочтений.

Применение методики при формализации системы документооборота на Вашем предприятии позволит структурировать внешний и внутренний документопоток, оптимизировать внешний вид используемых документов, разграничить ответственность и полномочия лиц, участвующих в подготовке, утверждении и исполнении документов, создать основу для внедрения автоматизированной системы документооборота.

В результате, внедрение системы формализованного документооборота позволит:

1. Контролировать информационные потоки предприятия.

2. Оптимизировать количество циркулирующих на предприятии документов и объем содержащейся в них информации.

3. Повысить качество и скорость работы с документами.

4. Оптимизировать процесс согласования документов.

5. Контролировать прохождение документов по маршрутам (от создания (получения) до исполнения)

6. Систематизировать и оптимизировать документы, участвующие в системе документооборота.

7. Своевременно информировать сотрудников о поступивших (подготовленных) документах.

8. Контролировать исполнительскую дисциплину специалистов, ответственных за подготовку и исполнение документов.

9. Повысить ответственность персонала за работу, связанную с функционированием системы документооборота.

10. Централизованно хранить документы, подготовленные в электронной форме.

Ожидаемым эффектом от внедрения системы формализованного документооборота является:

1. Повышение качества предоставляемой информации и, как следствие, повышение качества принимаемых управленческих решений.

2. Повышение производительности и эффективности выполнения задач, связанных с движением информации.

3. Создание условий и возможностей для совершенствования организационной структуры и управленческих процессов предприятия.

4. Создание основы для качественного сбора данных для управленческого и бухгалтерского учета.

Напомним, что для полноценной работы в системе электронного представления сведений в таможенные органы организации-участнику ВЭД необходимо иметь:

Договор с информационным оператором - осуществить комплекс мероприятий по подключению организации к ЭД и ПИ.

Действующую электронную подпись (ЭП) для работы с таможенными органами на сотрудника организации.

Подключенное к Интернету и оборудованное специализированным программным обеспечением («Альта-ГТД PRO», СКЗИ «Крипто-Про») рабочее место.

Оплаченный Пакет электронных деклараций для передачи сведений в системе ЭД.

Процедура подачи электронной декларации

Процедура электронного декларирования состоит из нескольких этапов. Декларант с помощью специальной программы (например, « ») подготавливает и передает электронную декларацию на товары (ЭДТ) в формате XML, заверенную электронной подписью. Также указываются идентификаторы разрешительных документов, предварительно загруженных в электронный архив декларанта (ЭАДД). ЭДТ через информационного оператора пересылается в ЦИТТУ ФТС, а оттуда через региональное таможенное управление поступают на указанный декларантом таможенный пост.

Инспектор таможни проверяет ЭДТ, при отсутствии критических ошибок ЭДТ регистрируется в системе таможни (присваивается номер). При необходимости внесения исправлений в декларацию инспектор направляет декларанту соответствующее уведомление с перечнем ошибок или запрос недостающих документов. После исправления ошибок пакет электронных документов отсылается повторно. Если получен запрос на корректировку таможенной стоимости (КТС), декларант выполняет корректировку и снова высылает дополненный пакет документов. Таких циклов обмена сообщениями между инспектором и декларантом может быть несколько.

Управление электронными подписями

Все документы, передаваемые в электронных сообщениях, должны быть заверены электронной подписью (ЭП или ЭЦП) для работы с ФТС России. Сообщения, которые содержат документ, не заверенный ЭП, считаются ошибочными. Сертификат ключей проверки электронной подписи записан на защищенный носитель и выдается на сотрудника предприятия–декларанта.

При наличии заключенного договора с информационным оператором «Альта-Софт», пользователю системы электронного представления сведений доступен Личный кабинет управления договором на портале ed.alta.ru, где пройдя авторизацию можно выполнить следующие действия:

  • внести изменения в информацию о контактном лице;
  • внести изменения в реквизиты организации;
  • добавить дополнительный перечень сотрудников на получение ЭП;
  • изменить параметры доставки для недавно добавленного перечня;
  • перевыпустить ЭП;
  • аннулировать ЭП.

Пакеты деклараций

Услуги по пересылке деклараций и предварительной информации являются платными и приобретаются Пакетами. Пакет электронных документов - это форма предоставления ЭД-услуг, дающая возможность подачи в таможенные органы определенного количества документов. При подсчете количества электронных документов учитываются только зарегистрированные системой документы.

Абонент ЭД может выбрать любой объем деклараций на полгода, от 10 штук до неограниченного количества. Заказать новый ЭД-Пакет или активировать заранее приобретенный удобно посредством Онлайн-заявки на нашем сайте или в своем Личном кабинете на портале ed.alta.ru:

  • Сервер статистики ЭД

    Участникам ВЭД, подключившимся к системе ЭД через информационного оператора «Альта-Софт», доступен Сервер статистики ЭД (svd.alta.ru) - мощнейший онлайн-инструмент комплексного мониторинга и дополнительных ЭД-сервисов. Используя персональный логин/пароль (высылаются при подключении к системе ЭД), пользователь получает доступ в личный кабинет, в котором может отслеживать отправки по системе ЭД и пользоваться другими услугами.

    1. Монитор ЭД

    Монитор ЭД сервера статистики - это визуальное представление информационного обмена в рамках всех процедур декларирования. Сервис пользуется спросом не только у декларантов, но и у руководителей отделов ВЭД. Пользователи сервера статистики могут отслеживать весь процесс отправки электронных документов и сообщений в режиме реального времени, а также видеть текущий статус всех поданных деклараций:

    • 2. Биллинг

      В режиме реального времени пользователи Сервера статистики ЭД могут отслеживать списание денежных средств за отправки в процессе приема и выпуска деклараций. Биллинг предоставляет полную информацию по платежам и списаниям за услуги с указанием присвоенных документам номеров. Для пользователей становятся прозрачными следующие сведения:

      • Платежи, поступившие от пользователя;
      • Срок окончания действия ЭД-пакетов;
      • Количество оставшихся возможных отправок ДТ и ПИ.

      • 3. Формализация документов

        Чтобы подать по системе ЭД информацию, взятую с бумажных документов, их необходимо перевести в электронный вид, то есть формализовать. Для формализации документов нужно потратить время на сканирование, распознавание, исправление ошибок или ручной набор текста. Все это создает дополнительные трудности.

        В помощь участникам ВЭД предоставляется сервис по преобразованию отсканированных документов или текстовых файлов в XML-формат, применяемый при ЭД. Передача документов на формализацию осуществляется непосредственно через Личный кабинет на сервере ed.alta.ru. Обратно пользователь получает файлы, которые можно прикрепить к описи электронной ДТ и передать таможенному инспектору по системе ЭД. Работы по формализации платные, стоимость указана в

        4. Отчет таможенного представителя

        Ранее, для того, чтобы таможенный представитель мог сдавать регламентную отчетность, ему необходимо было собрать отчеты со всех своих филиалов, объединить их в одном файле и уже на основе собранной и обобщенной информации строить отчет. Для оптимизации такой работы на Сервере статистики создан онлайн-сервис: по заказу абонента информационный оператор может собирать статистику по любым полям деклараций.

        Данный сервис, хоть и называется отчетом таможенного представителя («Отчет ТП»), может быть интересен не только таможенным представителям, но и участникам ВЭД, которые хотят иметь в режиме реального времени полную статистику и общую картину проделанной работы по оформлению товаров.

        5. Sms-уведомления системы ЭД

        Сервис смс-уведомлений создан для быстрого реагирования на информацию от таможенных органов по переданным ЭДТ. Декларант, даже не находясь на рабочем месте, сможет быть в курсе ситуации по каждой ДТ и поэтапно отслеживать процесс выпуска товаров.

        При подключении абонент может получать на свой мобильный телефон смс-сообщения по следующим статусам ЭД-процедур (с указанием номера ДТ и времени присвоения статуса):