Выбор по автоматизации бизнеса. Работа с документами в комплексе "евфрат-документооборот"

1. Общая информация

Тип: Системы автоматизации документооборота

Разработчик: Cognitive Technologies

Лицензия: Проприетарная

Размер дистрибутива: 350 Мбайт

2. Основные модули и архитектура

Работу системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:

АРМ «Пользователь»

рабочее место

АРМ «Администратор»

«Графический дизайнер маршрутов»

«Дизайнер форм»

«Менеджер журналов и отчетов»

электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий

«Почтовый клиент»

электронной почты

Дополнительно в комплект поставки системы могут входить:

APM «Архивариус»

ЕВФРАТ-Документооборот. WEB-сервер

Архитектура системы «ЕВФРАТ-Документооборот»

3. Основными функциями системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются:

· регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):

Регистрация нового документа на основе существующего;

Автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;

· присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

· ведение номенклатуры дел;

· сканирование и распознавание документов:

Поддержка потокового сканирования;

Распознавание «на лету» (Drag&Recog);

· работа со словарями и справочниками:

Поддержка иерархических словарей и справочников;

· постановка документов на контроль:

Назначение контролера и ответственного по документу;

· слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:

Настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;

Автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;

· поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка :

Сохранение поисковых запросов;

Использование поисковых запросов со сложными логическими условиями;

· подготовка и печать журналов и отчетов:

Формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;

Возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;

Возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;

§ экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;

· автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.

4. Возможности 14 версии системы

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» имеет 14 основных отличий от своей предыдущей версии:

Бизнес-ориентированный интерфейс

В «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» реализована принципиально новая модель пользовательского места, в котором вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется пользователю в главном окне при загрузке системы. В свою очередь, удобная навигация по документам и поручениям позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций с документами и поручениями.

Новые возможности анализа информации

В 14-ую версию системы встроен новый Генератор отчетов, который позволяет, используя любые комбинации реквизитов системы, создавать и получать различные аналитические справки и отчеты, необходимые для эффективного управления.

Интеграция с 1С

В новой версии реализован механизм интеграции с приложениями 1С-Предприятие (версии 7 и 8). Теперь пользователи системы 1С могут получить всю необходимую им информацию из системы электронного документооборота. В основу взаимодействия систем положена модель, разработанная специалистами Cognitive Technologies на основе анализа потребностей организаций, работающих с системами 1С.

Настраиваемая структура пользовательских и общих папок

В новой версии появилась возможность настраивать структуру общих папок документооборота. При этом поддерживается гибкое разграничение прав доступа в зависимости от должностных обязанностей пользователя. Кроме этого, для удобства работы сотрудников с информацией реализована возможность создания личных папок для использования только на своем рабочем месте.

Бизнес-роль «Администратор документооборота»

«Администратор документооборота» - новая роль в системе «ЕВФРАТ-Документооборот v.14». В компетенцию сотрудника, являющегося «Администратором документооборота», входит организация процессов документального обеспечения управления на предприятии. Он наделен правами администратора системы в части, касающейся постановки и последующего реинжиниринга процессов работы с документами.

Поддержка версионности документов

В новой версии реализована возможность работы с версиями документов, позволяющая отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла. Пользователи могут приостановить работу с текущим вариантом, внести в него необходимые изменения и создать новую версию документа. В системе сохраняется полная история работы с версиями документов.

Работа с проектами документов

Теперь пользователи могут работать с проектами документов, которые после всевозможных процессов обработки в системе и окончательного визирования и утверждения (в том числе с применением электронной цифровой подписи) регистрируются как электронные документы с присвоением им регистрационного номера.

Тесная интеграция с MS Office и Проводником MS Windows

В 14-ой версии реализована глубокая интеграция с офисными приложениями, что позволит упростить процедуру регистрации электронных документов в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» из традиционных средств создания документов.

Монитор безопасности

Встроенный в систему монитор безопасности позволяет следить за действиями пользователей в режиме реального времени, а также настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации.

Развитие подсистемы Workflow

В версии v.14 реализованы новые возможности моделирования и организации деловых процессов с документами. В частности, поддерживаются условные переходы, появились новые права доступа и обеспечивается связь маршрутов движения документов с потоками, сотрудниками, группами и ролями.

С помощью листа визирования руководитель может оперативно получить информацию о том, когда и кем был одобрен документ. Лист визирования также позволит ознакомиться с историей согласования документа в случае, если руководитель по какой-то причине не работает в системе, и в организации реализуется так называемый смешанный документооборот.

Возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту

В новой версии реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволит сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ.

Работа под управлением Windows Vista

Рабочие места пользователей в 14-ой версии могут работать под управлением новой операционной системы Windows Vista.

Новая стандартная конфигурация системы

В основу базовой конфигурации для новой версии системы взята конфигурация «Быстрый старт», которая позволяет автоматизировать типовой для большинства организаций контур документооборота в кратчайшие сроки и с минимальными затратами. В дальнейшем конфигурацию можно развивать с учетом специфики документооборота и структуры организации посредством перевода работы с другими документами в систему электронного документооборота (документы по СМК, другая специфика организации) и тиражирования в филиалах (реализация взаимодействия удаленных подразделений).

5. Преимущества

«ЕВФРАТ-Документооборот»

нормативным требованиям

российского делопроизводства

«ЕВФРАТ-Документооборот»

деловыми процессами

технологическую разработку

программного обеспечения

«ЕВФРАТ-Документооборот»

Интеграция

Интеграция с приложениями - MS Office 2003 и 2007 и программой «1С: Предприятие».

Использованная литература

ЕВФРАТ- Документооборот

Юлия Кривоблоцкая

При исследовании рынка систем электронного документооборота на первый взгляд кажется, что все СЭД похожи одна на другую. Это неудивительно, ведь все они призваны ускорить работу с документами, освободить сотрудника от рутинной работы, оптимизировать процессы делопроизводства. Но все-таки у каждой системы есть то или иное существенное отличие, которое может сыграть важную роль при выборе СЭД в вашей компании.

Система электронного документооборота "ЕВФРАТ-Документооборот" разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН. Следует отметить, что СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" имеет свои интересные технологические разработки, созданные специалистами компании Cognitive Technologies, о чем подробнее будет рассказано ниже.

Организация работы в системе

По своему пользовательскому интерфейсу программа "ЕВФРАТ-Документооборот" напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены ваши личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.

В папки "входящие", "исходящие" и "отправленные" поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в "результате поиска". В папку "поручения" приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку "контроль" - соответственно контролером.

Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В "корзину" попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе "ЕВФРАТ-Документообо-рот" хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их "поднять" и посмотреть, кто и как по ним работал.

Организация электронного документооборота представлена в системе в виде "потоков" - деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.

Окно просмотра документа

Документ в системе - это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.

Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку: пришло ли письмо по факсу, доставлено курьером или почтой. Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.

Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово "люди", система может найти документ со словом "человек". Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами.

Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.

При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток "Документы по совещаниям" и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.

Создание поручений и согласований по документу

После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет "бегунок", который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.

Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке "поручения" появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.

Согласование происходит по той же схеме, что и создание поручения. Здесь тоже можно установить срок согласования документа, назначить согласующего. Есть возможность создания типовых маршрутов согласования. Это удобно, когда документ в организации проходит постоянно один и тот же маршрут.

В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.

Для организации работы в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим в системе применяется механизм "пользовательских ролей".

Встроенная почта системы "евфрат-документооборот"

В программе существует встроенная почтовая система для обмена электронными сообщениями между пользователями, наподобие электронной почты в сети Интернет. Просматривать сообщения могут только их адресаты. Интегрированная почта служит только для отправления документов программы. Единовременно можно отправить только один документ, но зато с помощью "адресной книги" разослать его сразу нескольким адресатам или целым группам. В случае если нужно связаться с удаленным пользователем (внешним контрагентом) не использующим "ЕВФРАТ-Документооборот", то документ отправляется по внешней электронной почте (Microsoft Outlook, The Bat), с которой интегрирована система.

Модули системы

Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины и так далее. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны для отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.

С помощью модуля "Дизайнер форм" администратор может настроить поля РК. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документ с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.

Модуль "Дизайнер маршрутов". Здесь прописываются типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы.

Модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будет действительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.

Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль "Архивариус".

Установка системы

Для установки и эксплуатации системы не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. Коробочный вариант программы, который предоставляют разработчики, может быть внедрен в компании силами системного администратора, при использовании службы технической поддержки и горячей линией компании Cognitive Technologies. Чтобы наладить работу "ЕВФРАТ-Документооборот", администратору достаточно пройти обучение у компании-разработчика в течение трех дней. Коробочный вариант предполагает установку до 250 одновременно функционирующих рабочих мест.

Опыт внедрения системы

Молодая компания "Плюс Телеком" существует на рынке телекоммуникационных услуг Москвы и Московской области чуть больше года и специализируется на комплексных решениях для бизнеса. Не так давно, руководством компании было принято решение о постановке всего потока документов на электронный документооборот. Подробнее о критериях выбора и внедрении системы мы поговорили с менеджером проектов компании "Плюс Телеком" Игорем Дашкиным, который занимался выбором СЭД для компании:

Решение о внедрении СЭД в "Плюс Телеком" было связано со стратегией нашей компании, которая направлена на использование передовых технологий, способствующих росту бизнеса. Мы знаем, что на сегодняшний день многие организации сталкиваются с проблемами, связанными с переходом от бумажного документооборота к электронному. На наш взгляд, решение автоматизировать документооборот с самого начала деятельности организации является важным шагом на пути успешной работы компании.

Компания "Плюс Телеком" использовала достаточно грамотный подход в вопросе внедрения СЭД. Инициатором автоматизации документооборота выступил исполнительный директор компании. А как показывает практика, именно "инициатива сверху" дает наиболее ощутимые результаты внедрения СЭД.

Игорь Дашкин:

Нами был исследован рынок программ автоматизации документооборота и изучены возможности аналогичных программных продуктов в плане применимости их под реальные нужды документооборота нашей компании.

Для того чтобы сделать выбор, мы разработали критерии, важные для нашей компании. Это должен был быть отечественный продукт без проблем с локализацией. Система должна в перспективе давать возможность перехода на базы данных Oracle без потери наработанной информации (это связано со спецификой работы нашей организации). Мы решили, что продукт, который хотим приобрести, должен быть готов к эксплуатации и не требовать дополнительного программирования.

Внедрением системы занимались собственными силами, не привлекая специалистов компании-разработчика. На первом совещании были разработаны общие положения, требования, технологические вопросы движения и хранения документов в СЭД. Следующим этапом было создание тестовой базы, на которой отрабатывались механизмы взаимодействия подразделений и сотрудников. Полмесяца назад СЭД стала стандартным инструментом компании "Плюс Телеком". Системой охвачены практически все подразделения и большинство сотрудников.

Поскольку "Плюс Телеком" имеет достаточно протяженную сеть, для нас важно, что теперь есть возможность работать с документом из любой точки по каналам связи. Очень удобным является разделение прав доступа к документу менеджеров и персонала. Внедрение системы позволило упорядочить документы по различным критериям, появилась возможность видеть структуру сложных документов со всеми их связями, появились широкие возможности по поиску документов.

Сейчас еще рано приводить какие-либо серьезные цифры, связанные с эксплуатацией СЭД. Но чисто субъективно могу сказать, что скорость поиска и удобство работы с документами ощутимы.

Система "ЕВФРАТ-Документооборот" показала себя достаточно удобной, быстрой и надежной в эксплуатации. Для внедрения мы выбрали коробочный вариант системы. Со временем планируется расширение рабочих мест использующих СЭД.

Система «Е1 Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

Ввод и регистрация документов

Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Работа с электронными документами

Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов (специальный режим оформления документов, позволяющий создавать однотипные документы для разных складов и контрагентов) , автоимпорт и поддержка версионности документов (обзор всех версий(видов) этого типа документа), полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

Контроль исполнения

Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

Движение документов (технология Workflow)

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow (система управления бизнес-процессами) и BPM (Business Performance/ Proccess Management - управление эффективностью бизнеса ) . В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

Рассылка документов

Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

Хранение документов

Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

Внутренняя почта

Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

Электронный документооборот

На все типы документов в системе формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколько угодно много электронных документов разных форматов. При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами и формируется РКК документа.

В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы;

договоры;

служебные записки.

«Е1 Евфрат» позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или из Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел организации, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.

Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников).

В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал.

Поддержка электронно-бумажного документооборота в «Е1 Евфрат» позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.

Управление договорами

Система Е1 Евфрат поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность. Автоматизация договорной деятельности с помощью системы электронного документооборота Е1 Евфрат позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров.

Работа с финансовыми документами

Благодаря системе «Е1 Евфрат» вы сможете автоматизировать процесс согласования оплаты счетов и выдачи поручений на их оплату, а также реализовать систему автоматических напоминаний о необходимости получения от контрагента (контрагент – одна из сторон договора) закрывающих документов сотрудникам, инициировавшим оплату.

Работа с первичными бухгалтерскими документами.

Автоматизация процессов согласование оплат.

Возможность создания различных маршрутов согласования для различных типов счетов.

Возможность интеграции с 1С: Предприятие 7.7 и 8.0.

Интеграция справочников контрагентов для 1С.

Вызов документов, зарегистрированных в «Е1 Евфрат» непосредственно из пользовательского интерфейса 1С (в рамках проектного решения).

Открытый API для интеграции с учетными системами.

Электронный архив

В системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат» реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). «Е1 Евфрат» обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.

Зарегистрированные в СЭД «Е1 Евфрат» документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.

После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.

Возможности

Создание единой базы электронных документов любых форматов (*.doc, *.xls, *.pdf, *.tif, *.jpeg, *.wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации;

Ввод бумажных (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»);

Поддержка коллективной работы с документами: версионность, назначение заданий и т.д.;

Оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка;

Создание отчетов и аналитических справок;

Обеспечение информационной безопасности путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.

Работа с клиентами

Система позволяет создать единую базу организаций и контактных лиц, при помощи которой можно вести взаимодействие с клиентами.

Ведение базы клиентов с возможностью осуществления различных видов поиска.

Возможность автоматического и ручного распределения новых клиентов по менеджерам;

Отдельный поток «Работы» для создания задач по взаимодействию с клиентом;

Модуль «Планировщик задач» с удобным календарем и системой напоминаний;

Возможность заводить новые задачи и отчитываться об их исполнении непосредственно из планировщика задач;

Фиксация действий менеджеров (звонки, письма, встречи, мероприятия);

Построение отчетов по работе отдела продаж в целом и по работе конкретных менеджеров;

Удобная система обработки новых обращений.

Генератор отчетов

Отчет формируется в соответствии с заданной отчетной формой и содержит краткие сведения о документах или поручениях. Отчетная форма определяет внешний вид отчета и составляющих его элементов. Формы отчетов, а также их вид и количество, могут быть изменены самим пользователем с помощью генератора отчетов.

Возможности

Разработка и редактирование отчетных форм, используемых при работе с системой;

Импорт и экспорт отчетных форм;

Создание структуры папок для удобства работы с отчетными формами;

Создание отчетов с предварительным заданием параметров формирования;

Использование в макетах отчетов вычисляемых переменных и арифметических операций;

Возможность использования графических объектов и диаграмм;

Возможность задания сортировки данных внутри отчетных форм.

Автообработка документов

С помощью функции автообработки документов можно автоматизировать не требующие вмешательства человека операции.

Регистрация документа в указанном потоке;

Автоматическая постановка документа на маршрут;

Автоматическая постановка на контроль исполнения;

«Понимание» текстовых документов форматов doc и docx по заранее настроенным шаблонам;

Отправка письма по электронной почте по заранее настроенному шаблону;

Отправка письма по внутренней почте;

Выполнение поискового запроса с использованием в качестве параметров реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа;

Создание файлов Microsoft Word по заранее настроенному шаблону;

Создание связи между документами (указание связанных документов);

Создание подпоручений и дочерних согласований;

Присоединение файлов к любому документу комплекса;

Автоматическое снятие документов с контроля.

«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела или локальной организации в целом, так и в рамках территориально- распределенной организации со сложной схемой информационных потоков

Функции системы автоматизация регистрации документов и заданий; осуществление мгновенного поиска информации; контроль выполнения работ, инициируемых документами и заданиями; мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов; разграничение прав доступа сотрудников к информации; аналитика и подготовка отчетов

Преимущества системы Высокая масштабируемость за счет работы на промышленной СУБД MS SQL; Создание индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест; Конкурентные лицензии, не ограничивающие количество рабочих мест системы; Встроенные средства сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая технологию Drag&Recog (распознавание «на лету»); Широкие возможности поиска документов, в том числе с применением морфологического анализа текста; Поддержка версионности файлов; Гибкие возможности управления правами доступа; Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП);

Модули Базовые модули: 1. АРМ «Пользователь»; 2. АРМ «Администратор»; 3. «Графический дизайнер маршрутов»; 4. «Дизайнер форм»; 5. «Менеджер журналов и отчетов» ; 6. Модуль ЭЦП; 7. «Монитор безопасности»; 8. «Почтовый клиент» Дополнительные модули: 1. «Web-сервер»; 2. APM «Архивариус »

Предыдущие наши публикации были посвящены преимуществам, которые способна принести такая система как отдельным сотрудникам и всей компании в целом. Также мы рассмотрели ключевые параметры , которые позволят остановиться на наиболее подходящем вашей фирме варианте. В данной статье мы предлагаем вам обзор популярных решений СЭД.

Опираясь на собственный опыт в делопроизводстве, могу уверенно сформулировать следующий вывод о том, что выбор первоначально стоит обратить на основные системы документооборота:

Евфрат-Документооборот. Расширенный список автоматизированных процессов обеспечивает весьма высокую функциональность системы, что позволяет использовать ее не только в малых компаниях, но и в достаточно крупных организациях, с любой формой собственности, в целях обеспечения качественного электронного оборота документации.

Легко справляется с основными задачами традиционного делопроизводства и документооборота. В частности позволяет осуществлять контроль над исполнительной дисциплиной, налоговый и бухгалтерский учет, организует взаимодействие по работе с различными документами, имеется функция «быстрый поиск», для сканирования и распознавания созданы специальные встроенные средства, автоматизирует регистрацию входящей и исходящей документации, формирует журналы и отчеты по работе организации. Кроме того есть функция электронного архива, что значительно упрощает и ускоряет работу офиса. Система позволит наладить работу, как небольшой структуры (канцелярия, отдел), так и в целом всей организации. Разработанная подсистема удаленных серверов и их взаимодействия позволит осуществлять работу не только в локальном офисе, но и в филиалах при их наличии.

С пользовательской точки зрения стоит отметить простую и удобную настройку программного обеспечения с легко воспринимаемым и понятным интерфейсом.

Фирмы, имеющие слабую IT-службу, так же вполне могут воспользоваться системой Евфрат. Она может быть как в виде «коробочного» готового решения, так и спроектирована под отдельного заказчика, что является несомненным плюсом. Те кто не уверен в способностях системы, могут ограничиться пробной демо-версией E1 Евфрат. Эта система предназначена для автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для любых типов и видов организаций. Программа "Е1 Евфрат" абсолютно бесплатна и доступна к скачиванию.

DocsVision - система для автоматизации процессов, область применения не зависит от размера и вида компании, а потому, безусловно, заслуживает внимания. Позволяет осуществлять работу в сфере основного делопроизводства, в том числе доступны: регистрация и рассмотрение документации, документооборот договорного характера, ведение архивной работы, управление поручениями. Помимо этого может похвастаться большим количеством различного рода приложений, настройка или доработка которых возможна для каждого случая индивидуально, что позволяет развить требующийся функционал. Возможна репликация данных и процесс интеграции с другими системами аналогичного характера. С более подробными характеристиками и особенностями можно ознакомиться на официальном сайте компании-разработчика http://www.docsvision.com/ .

DIRECTUM - это еще один заслуживающий внимания программный продукт. Обладая достаточно высоким потенциалом, он позволяет управлять документооборотом по полной форме. В список основных функций входит добавление из различных источников необходимых документов (например, из электронной почты или файловой системы), изменение и архивирование документов различного формата в большом объеме. Настроен эффективный поиск нужных документов и механизмы их согласования, обмен электронными документами ЭЦП, а так же разграничение права доступа к системе.

Стоит также отметить, что система DIRECTUM станет отличным выбором для бизнес-компаний, с ее помощью легко построить работу с договорами (регистрация, согласование, анализ и пр.), спланировать график совещаний (время, место, состав участников) и документально оформить результаты их проведения в виде протоколов, с последующим контролем за их осуществлением. Специально разработанные функции позволяют организовать работу по взаимодействию с клиентами - это и переписка, и единая база данных, и ведение продаж и т.д.

ДЕЛО - это еще одна отечественная разработка, легко справляющаяся с ведением документооборота как в полностью электронном виде, так и в комбинации с бумажными носителями.

Качественно разработанная система может эффективно использоваться в компаниях любых размеров (от нескольких сотрудников до огромных холдингов с тысячами служащих). Система обладает гибкостью в плане настроек и способна легко адаптироваться к индивидуальному документообороту компании. Отличительная черта и несомненный плюс - простота установки, настроек и дальнейшего использования.

Компания-разработчик выпускает как «коробочный» продукт, легко решающий задачи по автоматизации делопроизводства и документооборота, так и допускает возможность индивидуальной доработки по просьбе заказчика. Дополнительные сведения о системе ДЕЛО уточняйте на официальном сайте: http://www.eos.ru/ .

Не забывайте о том, что любая система, обеспечивающая электронный документооборот, имеет свои минусы. Поэтому подходить к выбору надо с точки зрения о том, способны ли вы под них подстроиться. Только при подробном изучении темы и применении полученной информации на практике возможно эффективное внедрение СЭД в работу для успешной оптимизации процесса делопроизводства.

Часто задаваемые вопросы

вопрос

Скажите, для каких отраслей подходит система электронного документооборота е1 евфрат?

ответ

Е1 Евфрат - программа, которая обеспечивает электронный документооборот для всех типов и видов предприятий.

вопрос

Подскажите, пожалуйста, программу для реализации системы электронного документооборота евфрат.