Документальное оформление заказа поставок. Документальное оформление операций по поступлению товарно- материальных запасов в складском хозяйстве При проведении логистических операций оформляются соответствующие документы

Понятие документооборота в логистических операциях

Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации принято называть документооборотом. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими работами, с приложением форм документов и инструкций по их составлению. По каждому документу в графике указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки представления и обработки. Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм и др.
Размещено на реф.рф
Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всœеми работниками бухгалтерии.

Как говорилось, информационный поток сонаправлен материальному, ᴛ.ᴇ. информация сопровождает любое передвижение ресурсов. При этом материальный поток сопровождается следующими документами.

1. Сырье и материалы поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания пришедших в негодность базовых средств и МБП, а также из собственного производства.

Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:

Платежное поручение или платежное требование-поручение в двух экземплярах (один непосредственно покупателю, другой - через банк);

Товарно-транспортные накладные;

Квитанции с желœезнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

2. В отделœе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объёма, ассортимента͵ сроков поставки, цен, качества материалов и прочих договорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Вместе с тем, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделœе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа͵ номер, дату и сумму счета͵ род, груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке, запроса 6 розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массы. В случае обнаружения недостачи мест или массы, .повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам. Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами. Первый из них составляют только на один определœенный вид материала, во втором записывают всœе принятые материалы независимо от их количества. Приходный ордер подписывают экспедитор и заведующий складом. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными приходовать материалы разрешается без выписки приходного ордера. В случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, их приемку осуществляет комиссия и оформляет ее актом о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

В случае если материал перевозят автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй - для оприходования материалов получателœем, третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей, четвертый - основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

3. Перемещение материалов из одной производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателœем и сдатчиком, составляют группировочную ведомость учета движения материалов внутри предприятия.

4. Расход материалов, ежедневно отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами. Οʜᴎ выписываются службой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчёты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целœесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт. В случае если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй - с распиской получателя у кладовщика.

5.Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счёт или акт (справка), составляемый в порядке, установленном на предприятии, в котором излагают содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены.

6. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. В случае если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателœей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета͵ которые становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объём учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

На предприятиях малого бизнеса отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг можно осуществлять упрощенными способами. Фактически израсходованные материалы по, их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске готовой продукции. Акты составляются, как правило, -подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителœем предприятия акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

Понятие документооборота в логистических операциях - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Понятие документооборота в логистических операциях" 2017, 2018.

Будучи основным документом на перевозку груза, товарно-транспортная накладная также служит основанием:
– для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя;
– для оприходования этих товарно-материальных ценностей у грузополучателя;
– для учета транспортной работы и других услуг, предоставляемых транспортным предприятием для грузоотправителей и грузополучателей;
– для проведения расчетов между транспортным предприятием и его клиентурой за предоставленные услуги.
Товарно-транспортная накладная содержит следующие данные:
– дата и место составления накладной;
– наименование и адрес отправителя груза;
– наименование и адрес перевозчика;
– дата и место принятия груза;
– место, предназначенное для доставки (место назначения);
– наименование и адрес получателя груза;
– общепринятое обозначение характера груза и род его упаковки, а в случае перевозки опасных грузов – их обычно принятое обозначение;
– вес груза брутто или выраженное в других единицах измерений количество груза;
– число грузовых мест, наличие их специальной маркировки нумерация мест;
– платежи, связанные с перевозкой (провозные платежи, дополнительные платежи, таможенные пошлины и сборы), и другие платежи, взимаемые с момента заключения договора перевозки и до момента сдачи груза получателю;
– сведения о наличии инструкций, требуемых для выполнения процедуры таможенного оформления и других процедур.

Товарно-транспортная накладная может содержать также дополнительные данные:
– указание, что перегрузка в процессе перевозки не разрешается;
– платежи, которые обязан осуществить отправитель;
– сумма, подлежащая оплате при сдаче груза к перевозке;
– объявленная стоимость груза;
– инструкции отправителя перевозчику относительно страхования груза;
– согласованный сторонами договора срок, в течение которого осуществляется перевозка;
– перечень документов, переданных перевозчику отправителем груза.

Путевой лист характеризует выполнение водителем производственных заданий (перевозок), а также учитывает режим работы водителя и автотранспортного средства, расход горюче-смазочных материалов.

Служит для оперативного учета. Путевой лист содержит следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество водителя;
2) номер водительского удостоверения;
3) фамилия, имя, отчество диспетчера, выдавшего путевой лист, и его подпись;
4) результат технического осмотра автотранспортного средства механиком;
5) результат медицинского осмотра водителя;
6) показания спидометра при выезде автотранспортного средства на маршрут и возврате с маршрута;
7) марка и количество выданного топлива;
8.) род перевозимого груза;
9) время выезда и возврата автотранспортного средства;
10) маршрут движения автотранспортного средства.

Перечень личных документов, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:
1. Служебный заграничный паспорт с действительными сроками въездных и выездных виз стран, по которым осуществляется поездка.
2. Удостоверение международного образца на право управления автомобилем.
3. Справка на право вывоза иностранной валюты.
4. Медицинский страховой полис.
5. Кредитная заправочная карточка (рекомендуется).

Перечень документов на автомобиль, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:
1. Путевой лист.
2. Свидетельство о регистрации автотранспортного средства в ГИБДД
3. Сертификаты пригодности автотранспортного средства к международной перевозке грузов по экологическим и техническим требованиям.
4. Свидетельство о допущении автотранспортного средства к международной перевозке грузов под таможенными печатями и пломбами
5. Талон о прохождении технического осмотра в ГИБДД.
6. Документы о страховании гражданской ответственности владельца автотранспортного средства.
7. Разрешение на выполнение автомобильной перевозки на иностранной территории (выдается в АСМАП или стране нахождения).
8. Лицензионная карточка на право выполнения перевозок международном сообщении.
9. Свидетельство о допущении автотранспортного средства перевозкам скоропортящихся или опасных грузов (при их пере возке).
10. Карнета де пассаж (гарантия временного ввоза транспортного средства в страны Ближнего и Среднего Востока с последующим вывозом).
Сертификат выдается на каждую партию экспортируемого то вара, отгружаемого по одному перевозочному документу (накладной).
Сертификат качества выдается только на промышленные товары и составляется по установленной форме или форме, определенной заказчиком.
Сертификат о происхождении – это подписанная декларация, объявляющая страну происхождения товара.

Перечень документов на груз, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:
1. Книжка МДП (карнет Т1К).
2. Товарно-транспортная накладная (грузовой манифест СМR с прилагаемыми грузоотправителем спецификациями, сертификатами, санитарным паспортом и другими сопроводительными документами (сертификат качества, карантинный сертификат ветеринарный сертификат).
3. Грузовая таможенная декларация, оформленная грузоотправителем.
4. Справка о страховании ответственности перевозчика (копия страхового полиса).
5. Счет фактура на груз.
6. Лицензия на экспорт и импорт грузов от Министерства внешнеэкономических связей РФ.
7. Комплект накладных для обратной загрузки транспортного средства.

Счет-фактура – документ, составляемый при отправке груза одним предприятием другому предприятию.

Счет-фактура содержит следующую информацию:
– реквизиты покупателя и продавца (наименование и адрес каждой из сторон, участвующих в сделке);
– номер счета-фактуры;
– номер и дата заключения контракта поставки и его условия;
– наименование и код товара по ТН ВЭД;
– вид и количество грузовых мест;
– масса груза брутто;
– цена за единицу груза и общая стоимость товара;
– дата составления счета-фактуры;
– условия оплаты;
– штамп продавца.
Специальное разрешение – разовое разрешение на проезд автотранспортного средства, максимальная общая и (или) осевая масса или габаритные размеры которого превышают допустимые параметры, установленные для проезда по автомобильным дорогам.

Юридическое лицо – плательщик налога на общих основаниях осуществляет услуги транспортной перевозки груза. ФЛП – плательщик единого налога, осуществляет для этого юрлица поиск заказчиков на перевозку груза и составляет маршруты следования от грузоотправителей до грузополучателей расчетам расстояния, расхода топлива. В товарно – транспортной накладной данные СПД не указываются, поскольку только данная юрлицо пользуется его логистическими услугами.
Какими первичными документами нужно оформить такие услуги и какой должен быть договор с целью отнесения таких услуг к затратам юрлица?

Как предусматривает ч. 1 ст. 627 ГКУ, согласно ст. 6 этого Кодекса стороны являются свободными в заключении договора, выборе контрагента и определении условий договора с учетом требований этого Кодекса, других актов гражданского законодательства, обычаев делового оборота, требований разумности и справедливости.
Указанные в вопросе хозяйственные взаимоотношения относятся к договорным отношениям, а именно – договора услуг. Согласно ч. 1 ст. 901 ГКУ по договору о предоставлении услуг одна сторона (исполнитель) обязуется по заданию другой стороны (заказчика) предоставить услугу, которая потребляется в процессе совершения определенного действия или осуществления определенной деятельности, а заказчик обязуется оплатить исполнителю указанную услугу, если иное не установлено договором. То есть в этом случае между предприятием и физическим лицом – предпринимателем должен заключаться договор услуг. Согласно этому договору исполнитель вести поиск заказчиков перевозки, составлять маршруты путей водителей с расчетами. На основании этого договора исполнитель (физическое лицо – предприниматель) предоставляет услуги оформляется актами оказанных услуг .

Согласно ст. 1 Закона Украины « О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине » хозяйственная операция – действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия. Первичный документ – документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление . В соответствии со ст. 9 этого Закона основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:

– Название документа (формы) ;
– Дату и место составления;
– Название предприятия, от имени которого составлен документ;
– Содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции ;
– Должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
– Личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Согласно п. 44.1 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Любые документы (в том числе договоры, накладные, счета и т.п.) имеют силу первичных документов только в случае фактического осуществления хозяйственной операции.

Таким образом, если акты оказанных услуг по договору услуг будут иметь все необходимые реквизиты, такие акты будут иметь силу первичных документов.

Вместе с тем, отметим, что в каждом отдельном месяце объем услуг может отличаться (в зависимости от количества заказов) . Поэтому в актах оказанных услуг должны полностью указываться все предоставленные в отчетном месяце услуги исполнителя (с указанием количества заказов, количества маршрутов водителей, объемы перевозки и т.п.) . То есть, считаем, что в актах оказанных услуг должны полностью отображаться все услуги с указанием их стоимостных и количественных характеристик.

При этом достаточно распространена практика предоставления услуг, когда исполнитель в акте предоставленных услуг не указывает конкретного объема операций, а предоставляет заказчику вместе с актом отчет о предоставленных услугах. В таком отчете излагаются в полном объеме все предоставленные исполнителем услуги, а также их стоимость. В таком случае в акте предоставленных услуг указывается только общая стоимость предоставленных за определенный период (месяц) услуг.

Согласно пп. 14.1.27 НКУ расходы – сумма любых расходов налогоплательщика в денежной, материальной или нематериальной формах, осуществляемых для осуществления хозяйственной деятельности налогоплательщика , в результате которых происходит уменьшение экономических выгод в виде выбытия активов или увеличения обязательств, в результате чего происходит уменьшение собственного капитала (кроме изменений капитала за счет его изъятия или распределения собственниками) .

То есть расходы налогоплательщика должны быть связаны с его хозяйственной деятельностью. Согласно пп. 14.1.36 НКУ хозяйственная деятельность – деятельность лица, связанная с производством (изготовлением) и / или реализацией товаров, выполнением работ, предоставлением услуг, направленная на получение дохода и проводится таким лицом самостоятельно и / или через свои обособленные подразделения, а также через любую другое лицо, действующее в пользу первого лица, в частности по договорам комиссии, поручения и агентским договорам. Исходя из этих терминов можно отметить, что понесения налогоплательщиком расходов должно быть связано с получением им дохода.

В данном случае расходы на логистические услуги должны быть связаны с получением юрлицом дохода от заказчиков перевозок. Таким образом, подтверждением понесения расходов на логистические услуги (кроме актов оказанных услуг и отчетов) будут заключены договоры с заказчиками перевозок (указанные договоры имеют указываться исполнителем услуг в актах предоставленных услуг или отчетах) , товарно-транспортные накладные (на выполнение этих договоров) и акты оказание услуг перевозки.

Министерство общего и профессионального образования
Свердловской области
ГБПОУ СО «Уральский техникум автомобильного транспорта и сервиса»

КУРСОВАЯ РАБОТА (ПРОЕКТ)

Дисциплина (ПМ) 01 "Документационное обеспечение логистических процессов"
Тема "Особенности оформления различных логистических операций, порядок их документационного оформления и контроля"
Специальность 38.02.03 Операционная деятельность в логистике

Выполнил
студент
гр. ОДЛ-23 _______________ _______________

Екатеринбург, 2018г.

Стр.
Введение 4
1Логистическая операция и ее виды 5
2Базисные операции 6
2.1 Снабжение 6
2.2 Производство 10
2.3 Сбыт 11
3 Ключевые операции 13
3.1 Поддержание стандартов обслуживания потребителя 13
3.2 Управление закупками 14
3.3 Транспортировка 16
3.4 Управление запасами 20
3.5 Управление процедурами заказов 22
3.6 Управление производственными процедурами 23
3.7 Ценообразование 24
3.8 Физическое распределение 25
4 Поддерживающие операции 28
4.1 Складирование 28
4.2 Грузопереработка 29
4.3 Защитная упаковка 31
4.4 Обеспечение возврата товаров 32
4.5 Обеспечение запасными частями и сервисное обслуживание 33
4.6 Сбор возвратных отходов 36
4.7 Информационно-компьютерная поддержка 37
5 Элементарные операции 38
5.1 Погрузка, разгрузка, затаривание 38
5.2 Экспедирование грузов 40
5.3 Перевозка грузов 41
5.4 Хранение грузов 43
5.5 Приемка и отпуск товаров со склада 45
5.6 Перегрузка 48
5.7 Сортировка и комплектация 50
5.8 Консолидация грузов 52
5.9 Разукрупнение грузов 53
5.10 Сбор, хранение, передача, информации о грузах 54
5.11 Расчеты с поставщиками и покупателями 56
5.12 Страхование грузов 60
5.13 Передачи прав собственности на товар 63
5.14 Таможенное оформление грузов 65
Заключение

ВВЕДЕНИЕ
Цель работы –рассмотреть особенности оформления различных логистических операций, порядок их документационного оформления и контроля.
Задачи работы:

Разобрать базисные логистические операции и порядок их выполнения
Разобрать ключевые логистические операции и порядок их выполнения
Разобрать поддерживающие логистические операции и порядок их выполнения
Разобрать элементарные логистические операции и порядок их выполнения

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЛОГИСТИЧЕСКОЙОПЕРАЦИИ И ЕЕ ВИДЫ

Логистические операции - это любые действия, связанные с возникновением, преобразованием и поглощением материального и сопутствующих ему информационного и финансового потоков.
Виды логистических операций:
Различают комплексные и элементарные операции. В свою очередь, комплексные операции бывают базисные, ключевые и вспомогательные.
Базисные операции - это закупка (снабжение), производство, сбыт.
Ключевые операции связаны с управлением процедурами заказов, закупками, запасами, производственными процедурами, физическим распределением.
Вспомогательные операции - это операции складирования, грузопереработки, упаковки, обеспечение возврата товаров, сбор возвратных отходов, информационно- компьютерная информация и другое сервисное обслуживание.
Элементарные операции - это погрузка, разгрузка, затаривание, перевозка, приемка и отпуск со склада, хранение, перегрузка, сортировка, маркировка и т. П.
Другими словами, к логистическим операциям относятся такие действия, как погрузка, разгрузка, затаривание, перевозка, приемка и отпуск со склада, хранение, перегрузка с одного вида транспорта на другой, комплектация, сортировка, консолидация, разукрупнение и т. П. Логистическими операциями, связанными с информационными и финансовыми потоками, сопутствующими материальному, могут быть сбор, хранение, передача информации о материальном потоке, прием и передача заказа по информационным каналам, расчеты с поставщиками, покупателями товаров и логистическими посредниками, страхование груза, операции таможенного оформления груза и т.п.
БАЗИСНЫЕ ОПЕРАЦИИ: СНАБЖЕНИЕ

Логистика снабжения – это функциональная область логистики, связанная с планированием, заказом и поставкой сырья, полуфабрикатов и комплектующих для производственного предприятия.
Цель логистики снабжения – удовлетворение потребностей производства с максимально возможной экономической эффективностью.
Достижению этой цели способствует решение следующих основных задач:
– разработка плана снабжения производственного предприятия;
– выдерживание обоснованных сроков поставки сырья и комплектующих;
– обеспечение точного соответствия между количеством единиц сырья и потребностями в них;
– соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий;
– анализ существующей системы снабжения...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе исследования были выявлены совокупность процессов транспортировки, погрузки-разгрузки, экспедирования и других сопутствующих логистических операций, при этом сам процесс транспортировки рассматривается в более широком плане чем непосредственно перевозка груза. Таким образом, без транспортировки не существует материального потока.
Тема является актуальной, т.к.:
Управление запасами материальных ресурсов и готовой продукции представляет собой процесс создания, контроля и регулирования уровня запасов в снабжении, производстве и сбыте продукции. Если при транспортировке продукции решающее значение имеет фактор места, то при управлении запасами - фактор времени. Запасы позволяют снизить риски возникновения дефицита материальных ресурсов в процессе производства продукции или неудовлетворенного спроса на готовую продукцию у потребителей, в то же время, запасы могут играть негативную роль замораживая финансовые ресурсы. Поэтому важнейшей задачей логистического управления является оптимизация уровня запасов в логистических системах, при обеспечении требуемого уровня обслуживания потребителей.

Хозяйствующие субъекты могут получать материальные ценности от разных поставщиков на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами такого договора являются: наименования сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименования и количество материалов), цены, сроки поставки, порядок расчетов и др. Поставщики, отгружая (отпуская) товары, выписывают документы двух видов. Один вид документов (товарные) сопровождает товары на всем пути их следования от поставщика до конечного получателя. Другой вид документов (расчетные) представляется в банк и служит основанием для расчетов за товары.

Основными товарными документами являются счет-фактура и товарно-транспортная накладная.

Счет-фактуру выписывают в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик, счет-фактуру выписывают в четырех экземплярах. Первый остается у поставщика, второй предназначен покупателю, третий и четвертый прилагают к расчетным документам для передачи в банк.

В зависимости от формы расчетов, согласованной договором поставки, расчетным документом может служить платежное требование или платежное поручение.

Товарные и расчетные документы поставщиков должны быть тщательно проверены. При этом необходимо обращать внимание, насколько соблюдены условия договора поставки по срокам, количеству, ассортименту, качеству товаров, а также на правильность цен, возможных скидок транспортных расходов, арифметических подсчетов.

По характеру приемки различают приемку:

По количеству;

По качеству и комплектности.

Приемка по количеству – это приемка товаров в установленные сроки: по массе нетто и количеству товарных единиц поставляемых без тары или открытой таре; или по массе брутто и числу мест продукции, поставляемой в таре, с последующей проверкой массы нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

Приемка по качеству – это проверка в установленные сроки сохранности качества и комплектности товаров, соответствия требованиям стандартов, технических условий, образцам, рецептурам и другим условиям, предусмотренных договором поставки.

Во всех случаях товары должны принимать работники предприятия, с которыми заключен договор о материальной ответственности за сохранность вверенных им ценностей, поскольку в бухгалтерском учете порядок приемки товаров тесно связан именно с моментом возникновения материальной ответственности. Материальная ответственность возникает с момента приемки товаров по количеству материально ответственными лицами.

Необходимо отметить, что если приемка товаров по качеству совпадает по времени с приемкой по количеству, то она дополняет последнюю, и материальная ответственность наступает в полном объеме.

Приемка материалов по качеству и комплектности, в случае ее несовпадения по времени с приемкой по количеству, дает основание для списания с материально ответственных лиц по актам сумм, связанный с несоответствием качества или комплектности товаров, а также для предъявления претензий и санкций поставщику. Приемку товаров следует проводить в установленные сроки и организовывать ее так, чтобы можно было определить, где, когда и по чьей вине произошла недостача товаров или ухудшение их качества.

Таким образом, документальное оформление операций при складировании материальных запасов имеет важное значение в обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей и сокращении товарных потерь.

Читайте далее: