Что не берется в расчет отпускных. Расчет средней заработной платы — формула, пример и как рассчитать отпускные

В компании я отработала больше двух лет, и вот пришла пора очередного отпуска. В прошлом году я «ходила» в отпуск в марте месяце, а нынче, чуть попозже. Когда мне сделали расчет положенной выплаты, выяснилось, что сумма отпускных за прошлый год не была принята в учет.

Я засомневалась относительно того, учитываются ли отпускные за прошлый период при расчете отпускных в следующем году, и решила задать такой вопрос главному бухгалтеру. К сожалению, никаких пояснений получить не удалось, поэтому, написала в трудовую инспекцию и, наконец-то получила пояснения. О том, что я смогла узнать у специалистов, я бы хотела рассказать в своей статье.

Очень многих россиян интересует вопрос относительно того, берутся ли в расчет отпускных средства, выплаченные гражданину не за отработанные часы на рабочем месте, и какие вообще факторы могут оказывать влияние на размер начисленных отпускных средств.

По закону, руководство компаний, действующих на территории РФ, обязано соблюдать общие правила, определенные ТК РФ. В данном документе подробно приведена методика начисления заработка сотрудников, а также алгоритм расчета отпускного пособия. Бухгалтер предприятия обязан руководствоваться именно этими пунктами и положениями при расчете пособий.

Для исчисления отпускных расчетным периодом считается календарных год, однако, недостаточно просто взять суммы, выплаченные гражданину за это время. Потребуется принять во внимание еще и следующие показатели:

• трудовой стаж гражданина;
• общее количество дней по больничным листам за год;
• бывал ли сотрудник в декретном отпуске, или брал дни отдыха за своей счет;
• насколько использован очередной отпуск;
• размер дополнительных выплат и премий.

Все перечисленные показатели необходимо обязательно учитывать, поскольку они могут повлиять на итоговую сумму. О том, включается ли в расчет выплаченные в прошлом периоде отпускные, поговорим дальше.

Как производится расчет выплаты?

После отработки полного календарного года потребуется выполнить расчет среднего заработка за день, чтобы в последствие использовать эту цифру для определения уже итоговой суммы. Результат расчетов должен включать в себя доходы, полученные гражданином за последние 12-ть месяцев, поделенные сначала на число месяцев в расчетном периоде, а затем на 29,4 (средняя продолжительность одного месяца). Примечательно, что последний показатель рассчитывается ежегодно и используется в качестве поправок в ТК РФ.

На практике, в большинстве случаев выходит так, что календарный год сотрудник отработать не может. В этот промежуток, обычно включаются больничные листы, выплаты матпомощи и премии. Если принимать все перечисленные суммы в расчет среднего показателя, то они значительно увеличат итоговый показатель.

В результате, на вопрос, входит ли в базовую сумму для расчета отпускных различные дополнительные выплаты, можно ответить, что нет. При вычете таких сумм срок, который принимается за основной для расчета, также уменьшается. Для представления о порядке начисления отпускной выплаты приведем практический пример.

Какие выплаты включаются в базу для расчета, а какие нет?

В отдельных положениях трудового кодекса четко указано, какие дни и выплаты используются при расчете отпускных, а какие нет. В этой связи сформируем небольшую таблицу:

• оклад сотрудника;
• процент от выручки;
• оплата в натуральном виде;
• денежное довольствие служащим госструктур и муниципалитета;
• гонорары СМИ, культурных организаций;
• надбавки и доплаты.

Иногда сотрудникам выплачиваются премиальные, имеющие постоянный характер и закрепленные внутренними актами. Данные выплаты также подлежат учету, при начислении отпускного пособия.

Исчисления отпускной выплаты на практике

В качестве примера, возьмем за основу ситуацию, когда работник в течение расчетного года 3 дня был на больничном и 28 дней в отпуске.

221365/(365-31)=662,77 рублей – среднедневной заработок за период, без 28+3= 31 дней не входящих в расчетный период.

662,77*28 = 18555,60 рублей – итоговая сумма отпускных без включения выплат, которые не должны приниматься в учет.

Подводя итоги, можно сказать, что оплата отпускного периода рассчитывается только с учетом сумм, которые гражданин получил непосредственно в качестве заработной платы.

Заключение

В завершении можно сделать несколько выводов. Во-первых, не все суммы, полученные гражданином во время исполнения трудовых обязанностей, входят в базу для начисления отпускных. А во-вторых, выплаченные ранее отпускные точно не учитываются при расчете нового пособия.

На первый взгляд, алгоритм расчета среднего заработка для отпуска прост. Однако на практике нужно учитывать много нюансов. Например, полностью ли отработан сотрудником расчетный период, получал ли он премию, либо ему повысили зарплату. Рассмотрим порядок определения сумм отпускных в этих случаях на конкретных примерах.

Работодатель обязан предоставлять работникам ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка . Порядок расчета среднего заработка для этих целей регламентируется Трудовым кодексом и соответствующим Положением . Рассмотрим как общие правила расчета отпускных, так и порядок их исчисления с учетом различных особенностей.

Общие правила расчета отпускных

Для расчета отпускных необходимо сначала определить расчетный период. Согласно трудовому законодательству это 12 календарных месяцев, предшествующих уходу сотрудника в отпуск . При этом календарным месяцем признается период с 1 го по 30 е (31 е) (в феврале - по 28 е (29 е)) число включительно. Например, сотрудник идет в ежегодный оплачиваемый отпуск в июне 2010 года. Расчетным будет период с 1 июня 2009 года по 31 мая 2010 года.
Далее следует подсчитать сумму выплат, начисленных сотруднику за это время. В нее включаются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, действующей у данного работодателя, независимо от источника их финансирования. Конкретный их перечень установлен пунктом 2 Положения. В расчет должна войти не только сумма, начисленная исходя из установленного работнику оклада, тарифной ставки или сдельной расценки, но и все иные составляющие зарплаты: доплата за работу в праздничные и выходные дни, за сверхурочную работу, работу в ночное время, совмещение должностей, районные коэффициенты и др. Премии учитываются в особом порядке, о котором мы расскажем ниже. Выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.), для расчета среднего заработка не учитываются .
Поделив данный показатель на 12, а потом на 29,4 (среднемесячное число календарных дней), найдем средний дневной заработок. Сумму отпускных можно рассчитать, умножив среднедневной заработок на число календарных дней отпуска.

Пример
Сотрудница Петрова М.И. уходит в отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 05.04.2010. За каждый из 12 месяцев, предшествующих отпуску, ей начислялась заработная плата в размере 30 000 руб.
Сумма отпускных, причитающихся сотруднице Петровой М.И., составит:
30 000 руб. x 12 мес. : 12 мес. : 29,4 x 14 дн. = 14 285,71 руб.

Порядок расчета отпускных усложняется, если сотрудником не полностью отработаны один или несколько месяцев расчетного периода либо если работник часть этого периода по каким-то причинам отсутствовал на работе. Например, сотрудник использует отпуск за первый рабочий год и не отработал еще у данного работодателя 12 календарных месяцев. Кроме того, такая ситуация может сложиться, когда работник в расчетном периоде:

При исчислении среднего заработка все эти промежутки времени исключаются из расчетного периода, а суммы, начисленные за них, при подсчете не учитываются. В этих случаях средний дневной заработок определяют следующим образом. Сначала подсчитывают, сколько календарных месяцев в расчетном периоде сотрудник отработал полностью, и умножают это значение на 29,4. Затем 29,4 делят на количество календарных дней в каждом не полностью отработанном месяце и умножают на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в этом месяце. Все результаты складывают. И, наконец, на полученное число делят сумму фактически начисленной заработной платы за расчетный период.

Пример
Сотруднику Числову Ю.А. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 07.06.2010. Его месячный оклад составляет 16 000 руб. С 05.04.2010 по 19.04.2010 сотрудник болел, и ему было начислено пособие в размере 10 909,05 руб. Заработная плата за этот месяц составила:
16 000 руб. : 175 ч. x 87 ч. = 7 954,29 руб.
Расчетным является период с 01.06.2009 по 31.05.2010.
Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде, равно:
29,4 x 11 мес. + 29,4: 30 дн. x 15 дн. = 338,1 дн.
Среднедневной заработок Числова Ю.А. для расчета отпускных составит:
16 000 руб. x 11 мес. + 7 954,29 руб. : 338,1 дн. = 544,08 руб.
Отпускные:
544,08 руб. x 7 дн. = 3808,56 руб.

На практике нередки ситуации, когда специалист уходит в отпуск, отработав расчетный период не полностью. Ведь право на отпуск за первый рабочий год у сотрудника возникает уже по истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя, а по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения этого срока . В таком случае расчет отпускных происходит по правилам, описанным выше. Нужно определить количество календарных месяцев и дней, приходящихся на отработанное время, в промежутке с момента трудоустройства и до окончания расчетного периода. Учитывать время работы и заработок, полученный у предыдущего работодателя, не нужно.

Пример
Сотрудница Сухорученко С.В. была принята на работу 01.02.2010. Ежемесячно она получала зарплату в размере 20 000 руб. С 15.05.2010 она уходит в отпуск продолжительностью 14 календарных дней.
Средний дневной заработок равен:
20 000 руб. x 3 мес. : (3 мес. x 29,4) = 680,27 руб.
Сумма отпускных, причитающихся сотруднице Сухорученко С.В., составит:
680,27 руб. x 14 дн. = 9 523,78 руб.

А как рассчитать отпускные, если сотрудник в течение всего расчетного периода не работал и заработная плата ему не начислялась? Такая ситуация может возникнуть, например, когда женщина находилась сначала в декретном отпуске, потом в отпуске по уходу за ребенком и сразу же после него ушла в очередной оплачиваемый отпуск. Тогда для расчета среднего заработка берут последние 12 календарных месяцев, в течение которых зарплата выплачивалась. Далее расчет отпускных производится в обычном порядке. Если заработка не было ни в расчетном периоде, ни до него, учитывают зарплату за дни, отработанные в месяце ухода в отпуск. Если же до ухода в отпуск сотрудник не отработал ни одного дня, то средний заработок определяют исходя из установленного ему оклада.
По соглашению между работодателем и работником последнему может быть установлена неполная рабочая неделя или неполный рабочий день. При работе на таких условиях сотруднику платят пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного объема работ. Однако отпускные таким работникам рассчитываются в обычном порядке, описанном выше.
В расчет необходимо брать только фактические выплаты, начисленные в пользу работника. Главное, чтобы сотрудник отработал все дни по графику неполной рабочей недели, тогда считается, что месяц им отработан полностью.

Пример
Работнику ООО "Актив" Иванову С.А. с 09.08.2010 предоставлен очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Оклад работника - 20 000 руб. С 01.07.2010 специалисту по его личной просьбе установлена четырехдневная рабочая неделя с оплатой в размере 15 000 руб. в месяц.
Расчетный период - с 01.08.2009 по 31.07.2010.

(20 000 руб. x 11 мес. + 15 000 руб.) : 12 мес. : 29,4 = 666,10 руб.
Сумма отпускных, причитающихся Иванову С.А.:
666,10 руб. x 28 дн. = 18 650,80 руб.

По общим правилам рассчитывают отпускные и тем работникам, которым установлен суммированный учет рабочего времени, а также совместителям .

Особенности исчисления отпускных

Порядок расчета среднего заработка имеет определенную специфику, если:

• в организации (филиале, структурном подразделении) повышались оклады;
• сотруднику выплачивались какие-либо премии.

Средний заработок работника, исчисленный для оплаты отпуска, должен повышаться, если в целом по организации (филиалу, структурному подразделению) увеличивался размер тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения . А если зарплата работника увеличилась за счет того, что введены новые надбавки, премии либо повысился их размер, но при этом размер тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения остался на прежнем уровне? В этом случае повышение среднего заработка не производится.
Допустим, оклады в организации повысились. Тогда необходимо найти коэффициент индексации среднего заработка. Он определяется для каждого работника индивидуально как соотношение его оклада после последнего повышения к окладам каждого месяца расчетного периода. Если оклады повышались несколько раз, получится несколько коэффициентов. При расчете повышающего коэффициента следует учитывать не только повышение оклада, но и одновременное изменение размеров ежемесячных выплат к окладу, когда таковое имело место. Подробнее о расчете среднего заработка в этом случае мы писали в "АБ" N 1, 2010 на с. 20.
Порядок индексации отпускных зависит от того, в какой именно период было повышение окладов. Первый вариант - в расчетный период. Второй - после расчетного периода, но до наступления отпуска. Третий - в период отпуска. В первом случае на коэффициент увеличиваются выплаты, начисленные работнику до повышения окладов.

Пример
С 01.05.2010 всем сотрудникам организации повышены оклады. Оклад Петровой А.И. до соответствующего повышения составлял 40 000 руб., после - 50 000 руб. С 01.06.2010 по 15.06.2010 (14 календарных дней) сотруднице предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск.
Расчетный период с 01.06.2009 по 31.05.2010 отработан полностью.
Коэффициент индексации среднего заработка А.И. Петровой составит:
50 000 руб. : 40 000 руб. = 1,25
Среднедневной заработок сотрудницы с учетом повышения равен:
(40 000 руб. x 1,25 х 11 мес. + + 50 000 руб.) : 12 мес. : 29,4 = 1700,68 руб.
Отпускные:
1700,68 руб. x 14 дн. = 23 809,52 руб.

Если оклады повысились после расчетного периода, но до начала отпуска работника, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период.
Если повышение окладов произошло уже в период отпуска, то индексации подлежит только часть отпускных со дня изменения окладов.

Пример
Воспользуемся условиями предыдущего примера. Предположим, что повышение оклада произошло 04.06.2010.
Следовательно, индексации подлежат лишь выплаты за 11 дней отдыха в июне.
Среднедневной заработок Петровой А.И. составит:
40 000 руб. x 12 мес. : 12 мес. : 29,4 = 1360,54 руб.
Сумма отпускных:
1360,54 руб. x 14 дн. = 19 047,56 руб.
Сумма отпускных за часть отпуска с 01.06.2010 по 03.06.2010:
1360,54 руб. x 3 дн. = 4081,62 руб.
Сумма отпускных за часть отпуска с 04.06.2010 по 15.06.2010 с учетом индексации:
1360,54 руб. x 11 дн. x 1,25 = 18 707,43 руб.
Сумма отпускных к доплате при выходе из отпуска:
4081,62 + 18 707,43 – 19 047,56 = 3741,49 руб.

Если заработок работника за расчетный период состоял не только из оклада, то все ли выплаты, начисленные до повышения окладов, нужно индексировать? Нет, не все. Повышать нужно только те суммы, которые установлены к окладу в фиксированном размере в процентах либо кратно. Те выплаты, которые установлены к окладу в диапазоне значений либо в абсолютном размере, не индексируются.
А если сотруднику выплачивалась премия? В первую очередь необходимо выяснить дату ее начисления.
Все премии, кроме годовых, учитываются при расчете среднего заработка только в том случае, если они начислены в расчетном периоде. Годовая премия учитывается независимо от времени ее начисления, но только если она полагается работнику за предшествующий отпуску календарный год. Затем нужно посмотреть, как отработаны 12 календарных месяцев перед отпуском. Если расчетный период отработан полностью, то все премии включаются в расчет целиком. Если же сотрудник отсутствовал на работе часть расчетного периода, то премии должны быть учтены пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Исключение составляют такие премии, которые начислены за время, приходящееся на расчетный период, причем с учетом фактической отработки в нем.
Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (например, суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т. п.), не учитываются.

Пример
Сотруднику Иванову М.А. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 14.06.2010. Его месячный оклад составляет 40 000 руб. По итогам работы за 2009 г. работнику начислена премия, предусмотренная положением о премировании, в размере 60 000 руб.
Расчетный период с 01.06.2009 по 31.05.2010 отработан полностью (работник находился на больничном с 01.09.2009 по 28.02.2010).
Часть премии за 2009 год, учитываемая при расчете среднедневного заработка, составит:
60 000 руб. : 249 дн. x 128 дн. = 30 843,37 руб.
Средний дневной заработок составит:
(40 000 руб. x 6 мес. + 30 843,37 руб.) : 6 мес. : 29,4 = 1535,39 руб.
Сумма отпускных, причитающихся Иванову М.А.:
1535,39 руб. x 7 дн. = 10 747,73 руб.

История отпуска

Появление понятия "отпуск" в трудовых отношениях связано с подписанием Лениным 14 июня 1918 года постановления "Об отпусках". Согласно данному документу наемные рабочие и служащие всех сфер труда, проработавшие не менее 6 месяцев у своего работодателя, имели право на двухнедельный отпуск. При этом материальное содержание выдавалось вперед. Если же работник отгулял не весь отпуск, то неиспользованные дни ему не оплачивались. Кроме того, сотрудникам запрещалось во время отдыха работать у других работодателей. В 1936 году, при Сталине, минимальная продолжительность отпуска уменьшилась до 6 дней. Однако уже в 1972 году его установили в 24 рабочих дня. С 2002 года отпуск стали исчислять - согласно рекомендации Европейской социальной хартии - в количестве 28 календарных дней.

Экспертиза статьи:
А.Г. Кикинская,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ,
юрисконсульт

1 ст. 114 ТК РФ

2 ст. 139 ТК РФ

3 Положение, утв. пост. Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение)

4 ст. 139 ТК РФ

5 п. 3 Положения

6 п. 5 Положения

7 ст. 122 ТК РФ

8 пп. 9 и 19 Положения

В расчет заработка включайте все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда в вашей организации. Причем источник этих выплат значения не имеет. Полный перечень таких выплат назван в пункте 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. В частности, это:

• зарплата, которую начислили за отработанное время, по сдельным расценкам, в процентах от выручки или как комиссионное вознаграждение. Только с части зарплаты в неденежной форме в расчет берите стоимость выданного, а не начисленные суммы;

• гонорары, авторские и постановочные вознаграждения, которые начисляют сотрудникам редакций газет, журналов, других средств массовой информации, организаций искусства;

• надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);

• компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, - районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно;

• премии и вознаграждения. Обратите внимание, что есть особенности включения премий в расчет отпускных .

Ситуация: нужно ли при расчете отпускных учесть зарплату сотрудника, которую ему начислили в обособленном подразделении с отдельным балансом до перевода в головное отделение организации?

Да, нужно.

Ведь филиалы, представительства и обособленные подразделения отдельными организациями не являются. Следовательно, они не могут быть и самостоятельными работодателями. Тот факт, что сотрудник перешел из одного подразделения в другое, не говорит о том, что он сменил работодателя.

При этом, рассчитывая отпускные такому сотруднику, учитывайте всю ту зарплату, которую ему начислили в организации. То есть и в головном, и в обособленном подразделении. Все это следует из пункта 3 статьи 55 Гражданского кодекса РФ, статьи 20 Трудового кодекса РФ и пункта 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Ситуация: нужно ли при расчете отпускных учесть зарплату сотрудника, которую ему начисляли, пока он был совместителем, до его перевода в штат?

Да, нужно.

Когда сотрудника переводят внутри организации, трудовой договор с ним не расторгают - просто меняют некоторые условия в нем. Поэтому в расчет отпускных берите и выплаты, которые начисляли сотруднику за то время, когда он работал по совместительству. Естественно, только те, которые входят в расчетный период. Это следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ, пункта 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Что исключить при расчете отпускных

Когда определяете заработок для расчета отпускных, не учитывайте следующие начисленные ему суммы:

• выплаты исходя из среднего заработка согласно действующему законодательству. Например, во время командировки (ст. 167 ТК РФ) или оплачиваемого отпуска (ст. 114 ТК РФ). Исключение из этого правила составляют начисления за время перерывов для кормления ребенка (ст. 258 ТК РФ);

• больничные или пособия по беременности и родам;

• оплату выходных дней для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

• выплаты из-за простоев, когда сотрудник не работал по вине организации или по причинам, независящим от работодателя и самого человека. Например, из-за отключения электричества.

Такое правило установлено пунктом 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

При расчете отпускных учитывать выплаты социального характера, а также все то, что с оплатой труда не связано, не нужно. А именно материальную помощь, оплату питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. д. Об этом сказано в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Кроме того, не включайте в расчет среднего заработка выплаты по гражданско-правовым договорам. Эти выплаты не предусмотрены системой оплаты труда, и трудовое законодательство на них не распространяется.

Пример определения заработка при расчете отпускных. В расчетном периоде сотрудник был в командировке и брал отпуска без сохранения зарплаты

В апреле Беспалов отработал все дни. В мае с 12-го по 29-е он был в командировке. В июне Беспалов брал неоплачиваемые отгулы 29-го и 30-го. Вот какие выплаты ему учел бухгалтер при расчете отпускных:

Месяц	Учет рабочего времени
Апрель	Рабочие дни: 22 дн. Отработано: 22 дн.	32 500 руб.
Май	Рабочие дни: 18 дн. Отработано: 18 дн., в том числе в командировке: 14 дн.	7222,22 руб. ((25 000 руб. + 25 000 руб. × 30%) : 18 дн. × 4 дн.) На время командировки за Беспаловым сохраняется средний заработок, его при расчете отпускных не учитывают
Июнь	Рабочие дни: 21 дн. Отработано: 19 дн.	29 404,76 руб. ((25 000 руб. + 25 000 руб. × 30%) : 21 дн. × 19 дн.)

69 126,98 руб. (32 500 руб. + 7222,22 руб. + 29 404,76 руб.).

Пример определения заработка при расчете отпускных. В расчетном периоде был простой по причинам, независящим от работодателя и самого сотрудника

В организации П.А. Беспалов работает с 1 апреля 2015 года. Его оклад - 25 000 руб. Кроме того, Беспалову положена надбавка за вредные условия труда в размере 30 процентов оклада.

С 1 по 14 июля 2015 года Беспалову предоставлен основной оплачиваемый отпуск.

В организации Беспалов работает меньше года, поэтому расчетным для оплаты отпуска является период с 1 апреля по 30 июня 2015 года.

В апреле Беспалов отработал все дни. В мае с 1-го по 31-е он не работал из-за простоя по причинам, независящим от работодателя и самого человека. В июне Беспалов отработал все дни.

Из расчетного периода бухгалтер исключил все дни простоя.

Бухгалтер рассчитал Беспалову отпускные исходя из расчетного периода с 1 по 30 апреля и с 1 по 30 июня. Май бухгалтер исключил полностью, так как весь этот месяц состоял из времени, которое в расчетном периоде не учитывают.

Соответственно, при определении заработка для расчета отпускных бухгалтер не учел зарплату за май:

21 666,67 руб. ((25 000 руб. + 25 000 руб. × 30%) × 2/3).

Вот какие выплаты Беспалову учел бухгалтер при расчете отпускных:

Месяц	Учет рабочего времени	Выплаты, которые учитывают при расчете отпускных
Апрель	Рабочие дни: 22 дн. Отработано: 22 дн.	32 500 руб. (25 000 руб. + 25 000 руб. × 30%)
Май	Рабочие дни: 18 дн. Отработано: 0 дн.	Май исключен из расчетного периода полностью, заработок за май в расчете отпускных не учитывается
Июнь	Рабочие дни: 21 дн. Отработано: 21 дн.	32 500 руб. (25 000 руб. + 25 000 руб. × 30%)

Итоговый заработок для расчета отпускных Беспалова составил:
65 000 руб. (32 500 руб. + 32 500 руб.).

Средний дневной заработок для оплаты отпускных Беспалову бухгалтер организации рассчитал так:
65 000 руб. : 2 мес. : 29,3 дн./мес. = 1109,22 руб./дн.

Итоговая сумма отпускных составила:
1109,22 руб./дн. × 14 дн. = 15 529,08 руб.

Отдельно скажем про доплаты к больничному пособию и среднему заработку за время командировки. Сами по себе такие периоды и начисленный за время болезни или служебной поездки средний заработок во внимание не принимают.

Доплаты между средней зарплатой и пособием - это выплаты социального характера. Значит, эти суммы не включают в расчет среднего заработка. То же самое касается доплаты за время болезни до оклада или фактического заработка.

А вот доплату между окладом (фактической зарплатой) и средним заработком в период командировки принимайте во внимание. Ведь это часть зарплаты, и ее нужно учитывать при расчете отпускных.

Ситуация: учитывать ли при расчете отпускных средний заработок беременной сотрудницы, которую перевели на другую работу, исключающую влияние неблагоприятных производственных факторов?

Нет, учитывать не нужно.

При расчете отпускных учитывают средний заработок, который полагается матери за периоды кормления ребенка. Во всех остальных случаях выплаты по среднему заработку его исключают из расчета (подп. «а» п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Кроме того, из расчетного периода нужно исключить дни , когда за беременной сотрудницей сохранялся средний заработок в связи с ее переводом на более легкую работу. Такой порядок предусмотрен пунктом 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Пример определения заработка при расчете отпускных сотруднице, которая в период беременности была переведена на другую работу, исключающую влияние неблагоприятных производственных факторов

Сотрудница Е.В. Иванова работает в организации три года. С 1 января по 13 апреля 2015 года Иванова была переведена на другую работу, исключающую влияние неблагоприятных производственных факторов, в связи с беременностью. С 14 апреля по 31 августа (включительно) Иванова находилась в декретном отпуске. После этого Иванова вышла на работу с 1 сентября 2015 года, отпуск по уходу за ребенком она не оформляла, пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет не получала.

С 1 декабря 2015 года Ивановой предоставлен очередной оплачиваемый отпуск. Расчетным периодом для начисления отпускных является период с 1 декабря 2014 года по 30 ноября 2015 года включительно.

Из расчетного периода бухгалтер исключил:
- время, когда Иванова была в декретном отпуске (с 14 апреля по 31 августа включительно);
- время, когда Иванова работала на более легкой работе (с 1 января по 13 апреля включительно).

Таким образом, период с 1 января по 31 августа 2015 года исключается из расчетного периода целиком.

Бухгалтер рассчитал отпускные исходя из количества дней расчетного периода с 1 декабря по 31 декабря 2014 года и с 1 сентября по 30 ноября 2015 года.

Оклад Ивановой составляет 15 000 руб.

В расчетном периоде Иванова отработала четыре месяца (декабрь 2014 года, сентябрь, октябрь и ноябрь 2015 года). Эти месяцы отработаны сотрудницей полностью.

Заработок для расчета отпускных составил:

15 000 руб. × 4 мес. = 60 000 руб.

Каждый человек с нетерпением ждет такого приятного события, как ежегодный отпуск. Причем вдвойне приятнее он становится, если осознаешь: за то время, когда ты будешь наслаждаться жизнью, тебе еще и заплатят. Как начисляются отпускные, будет полезно узнать каждому. Это знание, кроме всего прочего, поможет грамотно рассчитать время отпуска и приобрести определенные материальные выгоды.

Согласно Конституции, в России каждый работающий человек имеет право один раз в год отдохнуть 28 дней (календарных), которые будут оплачены работодателем. Это приятное время именуется очередным отпуском и не зависит от режима или графика работы. Существуют определенные категории граждан, которым предоставляются дополнительные дни отдыха. К ним относятся:

• Работники, возраст которых не достиг 18 лет. В этом случае продолжительность отпуска составит 31 день.
• Госслужащие - у них отпуск продолжается 30 дней.
• Сотрудники образовательных и детских учреждений - 48 дней.
• Работники, трудящиеся на вредных производствах. Им дополнительно предоставляются три дня.

В случае, если в отпускной период выпадают праздничные дни, они прибавляются к количеству отпускных, но не оплачиваются.

Параметры расчета

• длительность расчетного периода - эта величина будет напрямую зависеть от трудового стажа работника, но в любом случае не может превышать 12 месяцев;
• заработок в течение расчетного периода;
• среднедневной заработок;
• итоговый размер отпускных.

Расчетный период

Одной из основных величин для определения размеров отпускных является расчетный период. Именно он определяет, за сколько начисляются отпускные. Если время работы сотрудника на предприятии превышает один год, то эта величина составит 12 месяцев, при этом за месяц принято считать период с первого по заключительное число месяца включительно. Так, расчет будет производиться с 1 по 30 (31) число каждого месяца, исключая февраль. В этом случае календарный месяц составит с 1 по 28 (29) число. Это правило сохраняется и при расчете отпуска, который начинается в текущем году, а заканчивается уже в следующем. В этом случае период, за который должны быть начислены отпускные, тоже будет равен двенадцати предыдущим месяцам.

Однако часто встречаются случаи, когда в отпуск уходит сотрудник, стаж работы на предприятии которого меньше этого срока. Как начисляются отпускные в этом случае? Если сотрудник работает в организации менее одного года, то период, за который данные выплаты рассчитывают, продолжается с первого трудового дня до последнего дня месяца, предшествующего отпуску.

Изменение расчетного периода

Надо отметить, что организация вправе изменить этот порядок. Такая возможность предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Для этого нужно официально в коллективном договоре закрепить длину расчетного периода, к примеру, сделать его шестимесячным, но в этом случае придется пересчитывать отпускные два раза (за год и за тот период времени, который установлен), а потом сопоставлять эти суммы. Все дело в том, что, согласно законодательству, размер отпускных не может быть меньше, чем сумма, которая рассчитывается, исходя из годового заработка.

Заработок, начисленный за расчетный период

Еще один компонент, без которого нельзя рассчитать отпускные, - это заработок, который начисляется за расчетный период. Если сотрудник честно отработал весь год за положенный ему оклад, то сделать это довольно просто: нужно только умножить оклад на 12, но, как правило, такая ситуация встречается довольно редко. Обычно работник помимо оклада получает еще и различные доплаты. В частности, в сумму заработка включаются премии, надбавки за выслугу лет, за классность и совмещение. Сюда же можно включить компенсационные выплаты, которые связаны с условиями и режимом труда: доплата за вредные, а также тяжелые условия, районные коэффициенты, выплаты за работу в праздничные и в выходные, сверхурочные. Таким образом, утверждение о том, что на отпускные начисляется районный коэффициент, будет не совсем верным, так как он изначально включен в сумму заработка, с учетом которого они рассчитываются.

С другой стороны, в сумму доходов за расчетный период не включают суммы, не связанные с трудовой деятельностью. Это могут быть различные социальные выплаты: дотации на питание, оплата проезда, обучения, разовые премии к юбилею или другим праздничным датам. Также не учитываются суммы, выплаченные работнику во время командировок, больничных, выходных по уходу за ребенком-инвалидом, то есть уже оплаченные из расчета среднемесячного заработка. Таким образом, отвечая на вопрос о том, начисляются ли отпускные на отпускные, можно констатировать: к сожалению, нет. Предыдущий отпускной период или отпуск по беременности и родам в оплату не войдет.

Кроме того, отпускные облагаются теми же взносами и налогами, что и заработная плата, поэтому, отвечая на вопрос о том, начисляются ли взносы на отпускные, можно утверждать: да, начисляются. Сюда входят НДФЛ и взносы на обязательное соцстрахование.

Премии при начислении отпускных

Разумеется, на каждом предприятии работникам начисляются премии. Как правило, эти суммы тоже учитываются при расчете отпускных, но при этом одни из них включаются в него, а другие - нет. В данном случае все зависит от вида премии :

• ежемесячная премия входит в сумму отпускных по одной на каждое наименование, то есть если ежемесячно работнику начисляют премию за количество продаж и вместе с ней за объем выручки, то в расчет включают по 12 премий первого и второго вида;
• также по одной за каждый показатель в расчет отпускных включают премии за период, превышающий месяц, но не весь расчетный период (квартальные, полугодовые);
• если премия превышает расчетный период, то начисления происходят за каждую его месячную часть;
• премия, которая начисляется по итогам работы за полный календарный год, и премия за выслугу лет учитываются полностью даже в том случае, если они были начислены после отпуска.

В том случае, когда сотрудник не отработал на предприятии полные двенадцать месяцев, премии разделяются на две категории:

1. Премии, которые начисляют с учетом фактически отработанных часов. Они включаются в расчет отпускных целиком.
2. Премии, которые не учитывают этого фактора. В этом случае для расчёта выплат сумму начисленной в расчетном периоде премии делят на число рабочих дней (согласно производственному календарю) и умножают на рабочие дни, фактически отработанные.

Как начисляются отпускные учителям

Учителя являются представителями той профессии, которым предоставляются определенные льготы, поэтому расчет отпускных имеет свои особенности. В этом случае помимо продолжительности отпуска, которая варьируется от 40 до 56 календарных дней, при расчете суммы отпускных наряду с зарплатой по окладам учитываются доплаты за преподавательские часы, совмещение должностей, ученые степени и звания, классное руководство и заведование учебными кабинетами. Кроме того, сюда же входят доплаты за проверку письменных работ и другие премии и вознаграждения.

Средний дневной доход за полностью отработанный месяц

Еще одна величина, которую необходимо знать для расчета отпускных выплат, - это средний заработок, который работник получает в день. Для того чтобы его рассчитать, сумму заработка, который был начислен за расчетный период, делят на двенадцать. Полученная сумма тоже делится на фиксированную величину - число, соответствующее среднемесячному количеству календарных дней. Начиная с 04.2014 года, она составляет 29,3. Раньше этой постоянной считалась 29,4, но так как в 2013 году количество праздничных дней увеличилось, то в Трудовой кодекс были внесены соответствующие поправки. К примеру, среднедневной заработок для человека с заработной платой за отчетный период в 250 000 рублей составит:

250000 рублей: 12 мес. : 29,3 раб. дней в месяц = 711,04 рубля в день.

Этот расчет будет верен в том случае, если сотрудником расчетный период был полностью отработан.

Среднедневной заработок за месяц, отработанный не полностью

Если расчетный период работником не был отработан полностью или в нем имелись выплаты, которые исключаются из суммы заработка, среднедневной заработок считается по следующей формуле:

среднедневной заработок = заработок, который включается в расчет: (29,3 х число полностью отработанных месяцев + те дни, которые были отработаны фактически в неполные месяцы).

При этом данные дни можно вычислить по формуле:

фактически отработанные календарные дни = 23, 9: кол-во дней (календарных) в этом месяце х разницу числа календарных дней и дней, исключенных из оплачиваемого периода в месяце.

В том случае, если у сотрудника совсем не было выплат до того как он ушел в отпуск, среднедневной заработок будет равен месячному тарифу (окладу) : 29,3.

Как рассчитать отпускные

И вот, наконец, мы подошли к самому главному - разговору о том, как начисляются отпускные. Делается все довольно просто. Для этого сумму, равную среднедневному заработку, нужно умножить на дни предоставленного отпуска. Теперь попробуем на примере разобрать, как начисляются отпускные.

1. Работнику был предоставлен отпуск на 28 к.д. с 07.05.2015. Расчетный период с 01.04. 2014 по 31.03 2015 г. был полностью отработан, и сумма выплат составила 260000 рублей. Среднедневной заработок в таком случае будет равен 739, 48, то есть 260000: 12: 29,3. Сумма отпускных в этом случае составляет 20705, 44, то есть 739,48 х 28.

1. Работнице предоставляется очередной отпуск с 16.04.2015 на 28 к.д. В расчетном периоде с 01.03.2014 по 31.03.2015 весь октябрь она находилась в отпуске, а с 12 по 21 декабря - на больничном, то есть фактически отработаны были 10 месяцев. Сумма выплат составила 350000 руб. Так как в декабре 10 дней она была на больничном, то фактически отработала 21 день (31 - 10), а значит, среднемесячное число дней в неполном месяце будет 19,8 (29, 3: 31 х 21). Среднедневной заработок составит 1 118, 93 руб., то есть 350000: (29, 3 х 10 + 19,8). Отпускные составят 31330,04 рубля, то есть 1118,93 х 28.

Как видите, ничего сложного. Теперь, готовясь к отдыху, вы сможете легко разобраться с тем, как начисляются отпускные, и грамотно распределить ожидаемую сумму.

Основные требования, определяющие как рассчитать отпускные, утверждает ст. 139 Трудового кодекса РФ, где указывается то, какое число дней по календарю входит в оплачиваемый отпуск. Он предоставляется ежегодно и определяется на основании среднего заработка. Работник имеет право взять для отдыха только 2 недели. При этом установленное количество дней делят на части. В каждую из них включается не меньше 2-х недель. Работник получает суммы отпускных на руки, выплата которых производится в полном объеме за 3 дня до выхода на отдых.

Правительственным постановлением №922 от 24.12.07 г. также утвержден порядок расчета ежегодных отпускных с установленной длительностью в 28 календарных дней. Поскольку право на отпуск гарантировано всем официально устроенным работникам, то согласно ст.37 Конституции РФ, он предоставляется всем штатным сотрудникам организации.

ТК РФ запрещается не предоставлять работникам время на отдых более 2-х лет подряд (ч.4 ст.124 ТК РФ). Поскольку работодателем может быть нарушено установленное законодательство, то на основании ст.5.27 КоАП РФ законодательство предусматривает административную ответственность.

За предусмотренный законом отрезок времени для отдыха (ст. 106 ТК РФ), каждому сотруднику предприятия предоставляется право не исполнять трудовые обязанности в этот период на работе. Поскольку последние изменения в законодательстве, регулирующим все расчеты, проводились в апреле 2014 г. то следует отметить закрепление новых правил расчета. Общее правило предполагает вывод суммы оплачиваемых отпускных исходя из средней зарплаты работника.

Отпуск сотруднику за предыдущие годы предоставляется работодателем не только по графику, но и через согласие работника. Работодатель в праве перенести запланированный для отдыха период на следующий год в том случае, если потребуется обеспечить нормальную работу организации. Эти действия со стороны работодателя будут считаться правомерными. При этом должно быть получено согласие сотрудника, который сможет получить календарные дни для отдыха, предоставленные не позднее 12 месяцев после того года, в котором он запланирован по графику.

Льготные категории работников

В трудовом законодательстве для сотрудников предприятий предусматривается предоставление льготных дополнительных отпусков. На них имеют право только работники предприятий, условия труда которых являются опасными. Список, включающий перечень льготных категорий работников определяется ст. 116 ТК РФ. Льготная категория включает сотрудников, условия труда которых:

• являются опасными для жизни и здоровья;
• имеют опасный характер;
• предполагают ненормированный рабочий режим.

К ним относятся и работники, которые трудятся на Крайнем Севере.

Законодательство дает право на время отдыха сотрудникам, отработавшим в организации 6 месяцев. Выделяют категории работников, которым он предоставляется по закону, хотя они еще не отработали полностью 6 месяцев. Это:

• работники, возраст которых менее 18 лет;
• беременные женщины, использующие перед родами не только отпуск по беременности, но и по льготе;
• сотрудник, усыновивший новорожденного ребенка, которому нет 3-х месяцев.
• женщины, которые в праве на получение после родов вместе с отпуском по беременности и льготного периода.

Законодательством предусмотрена длительность льготного отпуска для работающих на Крайнем Севере, которая равна 24 календарным дням. Если местность, где находится организация, приравнена к Северу, то дополнительный отпуск имеет продолжительность, которая составляет 16 дней. Длительность может составлять 8 -мидневный период для работников предприятий, расположенных в других районах Севера (ст.321 ТК РФ, ст.14 ФЗ от 19.02.1993 №4520-1).

Если сотрудник не получал положенные ему выплаты на отпуск, этот период может быть перенесен на другое время. Если увольняемый работник имеет не использованные календарные отпускные дни, то ему предприятие выплачивает денежную компенсацию за проработанный им период.

Работникам младше 18 лет на отдых дается не менее 31 дня. Для сотрудников, работающих в отделе образования, согласно законодательству этот период составляет 48 дней. Государственным служащим он предоставляется на время, длительность которого не менее 30, а работникам прокуратуры - 30 дней с оплатой проезда.

Какие суммы берутся в расчет отпускных

Перед тем как рассчитываются отпускные в программе по учету зарплаты, вычисляется средний заработок работника. С этой целью берется во внимание определенный интервал времени, за который проводятся все расчеты. В результате причитающаяся работнику предприятия сумма зависит от 2-х составляющих: среднемесячного заработка и определенного промежутка времени, проработанного сотрудником до момента выхода в запланированный отпуск.

В начале проведения всех расчетов вычисляется сумма среднего заработка. Следует иметь информацию о том, что включается в эту сумму, а что в нее не должно входить. Общее правило расчета предполагает учет всех налогооблагаемых сумм заработка, которые были получены сотрудником. Эти суммы учитываются на основании:

• величины суммы оклада;
• заработной платы по тарифной сетке;
• полученных гонораров либо авторских вознаграждений;
• всех видов надбавок;
• других дополнительных выплат за заслуги либо выслугу;
• поощрений с премиями, закрепленных на документальном уровне.

При осуществлении расчетов среднего заработка во внимание не берутся:

• отчисления материальной помощи;
• уплаченные пособия по временной нетрудоспособности.

Надбавки и премии используются с целью сделать расчет суммы среднего заработка, а к итоговой сумме отпускных их прибавлять не требуется.

Как определить сумму среднего заработка

Для расчета среднего заработка для отпуска все вычисления выполняются по формуле (1):

Общая сумма ЗП за 12 мес. / 12 / 29,3 (1),

где 12 - это период проведения расчета;

29.3 - среднемесячное количество календарных дней или СККД, которое составляло 29.4 до 02.04.14 г.

Внесенные в ТК РФ изменения уменьшили СККД до 29.3. При получении сотрудником 1 годовой премии, она прибавляется к общей сумме заработка, а если работником было получено 2 премии, то 1 из них не принимается во внимание при расчете. Когда средний заработок рассчитан согласно формуле (1), то переходят к вычислению расчетного периода, за который будет произведена выплата. Согласно общим правилам этот период - 12 месяцев.

Определять расчетный период необходимо, учитывая каждый день, когда работник находился на рабочем месте в рабочем порядке.

Расчет календарного периода с целью начисления выплат начинается со дня последнего отпуска до дня текущего. Расчет производится без включения отгулов, больничных, выходных и праздничных, а также командировочных. Определять количество дней отпуска следует посредством основных правил расчета, которые регламентирует постановление №922. Если месяц в году был отработан сотрудником не полностью, то все расчеты проводят согласно формуле (2):

СЗ = ЕЗ / СККД * М (2),

где СЗ - средний заработок;

ЕЗ - ежемесячная зарплата;

СККД - среднее количество календарных дней,

М - месяцы, которые отработаны сотрудником без пропусков, включая количество дней в неполных месяцах.

Для определения количества отработанных сотрудником дней в полном месяце, следует найти произведение путем умножения всех полных месяцев на СККД. Если месяц неполный, то количество отработанных сотрудником дней вычисляется так:

СККД / Кол-во дней в месяце * кол-во отработанных дней.

Для расчета суммы выплат работнику на период отдыха следует воспользоваться формулой расчета отпуска, то есть перемножить средний дневной заработок на количество дней.

Примеры по определению сумм выплат

Длительность или количество отпускных дней определяются на основании ст. 114, 115 ТК РФ, где указано то, что на время отпуска за работником в течение 28 дней сохраняется его рабочее место и оплата труда. Чтобы определить расчетный период, необходимо учесть, сколько работник проработал времени в днях, имеются ли у него в отработанном периоде больничные, начисленные премии и т.д. Пример расчета. Сотруднице, проработавшей в организации около 3-х лет, по графику назначается отпуск с 22.05.15 г. его длительность составляет 28 дней. Сумма ежемесячного оклада - 20 тыс. руб. В начале определяется заработная плата за май с 1 по 22 число:

20000 / 18 дн. * (31-28) отработанные 3 дн. = 3333 руб. Далее определяют какое количество дней сотрудница отработает в месяц:

29.3 / 31 день * 3 дня = 2.84 календ. дня.

В 2014 году сотрудница уходила на больничный с 7 по 10 ноября, поэтому сумма заработной платы за этот месяц составит: 20000 / 21 день * 18 дней (отработанные) = 17 142,86 руб. Далее определяют то количество дней, которое было отработано сотрудницей за текущий период: 29.3 / 30 дн. * 26 дн. = 25.39 дн.

После этого определяется средняя зарплата: ((20000 * 10 мес.)) + 3333 + 17 142.86) / ((29.3 * 10) + 2.84 + 25.39) = 220475.86 / 321.23 = 686.14 руб. В итоге искомая сумма составит: 686.14 руб. * 28 дн. = 19211.92 руб. Из полученной суммы следует вычислить НДФЛ (13%): 19211.92 руб. * 13% = 2497.55 руб. По результатам расчетов насчитываются соответствующие выплаты: 19211.92 - 2497.55 = 16714.37 руб.

К примеру, сотрудник Петров И.М. отработал в организации "Омега" более 1 года, поэтому расчетный период составит 12 последних календарных месяца. Он берет отпуск с 6 июня 2015 года. Расчетный отдел бухгалтерии данной организации будет рассчитывать соответствующие выплаты Петрову И.М. учитывая сумму заработка за период с 1 июня 2014 года по 31 мая 2015 года.

Расчет отпускных сотрудникам со стажем менее года

В том случае, когда отдых предоставляется работнику, который отработал менее 1 года, сумма выплат рассчитывается немного иначе. Расчетный период вычисляют в зависимости от среднего заработка работника с 1-го дня работы по последний календарный месяц, который предшествует началу выхода. К примеру, курьер типографии Иванов В.П. получил право на отпуск с 12 апреля 2015 года, начав трудовую деятельность в фирме в 2014 году с 17 сентября. Бухгалтерия рассчитывает отпускные на основе заработка Иванова В.П. за период с 17 сентября 2014 года по 31 марта 2015 года.

Количество времени, которое было отработано сотрудником, влияет на расчет дней отпуска, который положен сотруднику. Для расчета среднего заработка следует учитывать те дни и суммы отработанных и выданных зарплат в течение 6-ти месяцев. Затем эта сумма умножается на число дней.

Закон не обязывает работодателя отпускать сотрудников в оплачиваемые отпуска через 6 отработанных месяцев. Особое внимание следует обратить на то, что согласно ст. 125 ТК РФ, сотрудник в праве воспользоваться не всем отпуском, а только его частью, которая должна быть не более 14 дней.

Стандартный расчет отпускных и определение резерва для выплат на предприятии

Если в 2015 году уровень минимальной зарплаты составил 5965 руб. то среднюю сумму отпускных можно расчитать так: (5965*12) /12/29.3= 203.58 руб. Согласно законодательства отпуск имеет общую продолжительность 28 дн.: 203.58 руб. * 28= 5700 руб.

На уровне Федерального законодательства устанавливается резерв, формируемый в начале каждого года. Из него предприятия производят оплату отпускных. Предварительно утвержденный график ежегодных отпусков является основанием для оценочного обязательства. В целом расчет в текущем 2015 году не должен отличаться чем-либо от того, который использовался в прошлом году.

Операции по удержанию сумм в резерв отпускных платежей производятся не по стандартной методике расчета. Каждая организация разрабатывает и утверждает учетную политику, в которой предусматривается способ начисления. Бухгалтер должен самостоятельно рассчитать отпускные работнику по утвержденному способу.