"Энциклопедия делопроизводства" – представляет собой электронное издание, призванное ответить на вопросы, которые могут возникнуть на любом этапе работы с организационно-распорядительными документами, начиная от документирования и заканчивая передачей дел в архив организации.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Термин "делопроизводство" возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" – закреплены ГОСТ Р 7.0.8-2013.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 делопроизводство предполагает прежде всего создание документов или документирование , т.е. запись информации на носителе по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит "Общероссийский классификатор управленческой документации", в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. В организационно-распорядительных документах фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Делопроизводство однако предполагает не только создание документов, но также и документооборот, хранение и использование документов в текущей деятельности организации.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

• регистрируемые и нерегистрируемые документы;
• входящие, исходящие и внутренние документы;
• направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен учитываться при организации делопроизводства, а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Наряду с документооборотом в понятие "делопроизводство" также включены оперативное хранение документов (хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения) и их использование .

В "Энциклопедии делопроизводства" рассмотрены все составные части делопроизводства.

Первая и вторая части ориентированы на документирование информации, а именно: часть "Правила оформления организационно-распорядительных документов" рассказывает о составе и требованиях к оформлению реквизитов документов, а также о разработке бланков документов". Вторая часть "Системы документации" состоит из трех подчастей: система организационно-правовой документации, система распорядительной документации, система информационно-справочной документации, которые содержат описание каждого вида документа, а также требования, предъявляемые к нему.

Третья часть "Энциклопедии делопроизводства" носит название "Организация работы с документами" и посвящена другим составляющим делопроизводства. Данная часть тоже состоит из подчастей: организация документооборота и оперативное хранение документов.

В заключительной части "Служба документационного обеспечения управления" говорится о функциях службы делопроизводства, ее структуре и регламентации ее деятельности.

В конце хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:

1. В работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся – к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами.

2. От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.

В связи с этим "Энциклопедия делопроизводства" предназначена не только специалистам службы делопроизводства, но также и другим специалистам организации, работа которых тем или иным образом связана с документами.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail:

Территориально удаленные или , учтите этот факт и предусмотрите механизм взаимодействия с этими подразделениями. Система делопроизводства в них должна быть идентичной с головным офисом во избежание проблем при регистрации и оформления документов.

Подумайте, какую из существующих форм делопроизводства вы будете использовать: централизованную, смешанную или децентрализованную. Их выбор определяет структура предприятия (имеются ли у него территориально удаленные подразделения) и техническая оснащенность делопроизводства. Если эта малочисленна и технически не обеспечена, то часть ее функций передается подразделениям. В этом случае имеет место смешанное делопроизводство. В том случае, если это служба оснащена всеми необходимыми кадровыми, техническими и программными средствами, то такая форма ведения делопроизводства будет централизованной.

В каждом структурном подразделении выделите специальную штатную единицу, которая будет осуществлять ведение делопроизводства. Если такой возможности нет, то назначьте иного сотрудника, который будет совмещать выполнение своих основных должностных обязанностей с функцией делопроизводителя.

Определите количество и номенклатуру дел, к которым будут относиться все поступающие, исходящие и внутренние . Если это документы из вышестоящей (головной) организации, то они поступают на рассмотрение руководителю; документы подведомственных должны поступать на рассмотрение заместителю руководителя, курирующему работу с ними. Соответственно, обращения граждан – тому заместителю, на которого возложена обязанность работать с населением.

Выявив круг корреспондентов, создайте классификатор, по которому вы сможете сразу определять, к какой корреспондентской группе данный документ. Например, для органов государственной власти присвойте код 01, для писем вышестоящей организации – код 02, для поставщиков – код 03, для заказчиков – код 04 и т.д. Это поможет упорядочить движение документов организации.

Определите, в какой форме будет вестись документооборот – в журнальной или карточной. Обе формы реализованы в специальных программах электронного документооборота. Если вы пока не можете приобрести такую программу, пользуйтесь электронными журналами регистрации документов, их можно оформить в Excel.

Совет 2: Как организовать делопроизводство на предприятии

Правильно организованное делопроизводство – одна из составляющих успешной работы любого (даже небольшого) предприятия. Ведь от того, как оформляются основные документы (приказы, указания, письма и пр.) зависит первое впечатление о нем деловых партнеров. Важно и то, насколько оперативно проходят потоки входящей, исходящей и внутренней документации.

Инструкция

За документооборот на предприятии должен отвечать конкретный работник. Если предприятие не очень большое – это секретарь, секретарь-референт. Если же организация включает в себя не одно подразделение (тем более, если они имеют разное территориальное расположение), организуется служба ДОУ (документационное обеспечение управления).
Именно они разрабатывают инструкцию предприятия по делопроизводству, перерабатывают ее, вносят изменения. При подготовке документа за основу можно взять «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Это важный, ответственный этап, т.к. после утверждения инструкции по делопроизводству документы на предприятии должны соответствовать определенному стилю:
- расположение реквизитов (продольное, угловое);
- фирменный шрифт;
- формат (размер бумаги, отступы).

Кроме образцов бланков предприятия в инструкции должны найти отражение такие вопросы, как организация регистрации входящих/исходящих документов; организация контроля за исполнением документов и принятых решений; и передача документов в архив и пр.

Формирование папок, в которые подшиваются документы определенной тематики, должно проводиться в соответствии с номенклатурой дел. Она разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения».

В связи с тем, что над разработкой номенклатуры дел объемная, требует обширных знаний, работу над ней правильнее организовать с привлечением представителей отдельных служб и отделов. Ими составляются перечни дел (также с указанием сроков хранения), которые формируются в службе или отделе, а служба ДОУ сводную номенклатуру дел по предприятию.

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако­миться с основными профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование - это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина - документоведение.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов - совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова­ние дела - группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни­ком, кибернетика-документалиста - носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

Официальные документы - это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

В данной статье мы попробуем сформулировать основные вопросы, на которые должен ответить специалист по документационному обеспечению организации, чтобы выбрать наиболее приемлемый для конкретной организации вариант работы с документами. Грамотно построенная работа с документами не только даст возможность сформировать систему делопроизводства в организации, но и поможет при составлении инструкции по делопроизводству.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации), фактически выделяют три основных раздела в инструкции по делопроизводству (особенности работы с электронными документами мы пока оставляем вне поля нашего рассмотрения):

1. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти.

2. Организация документооборота.

3. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти.

Структуру инструкции по делопроизводству мы будем использовать как схему для формирования вопросов, на которые нужно дать ответ в процессе формирования системы делопроизводства организации.

СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Какие виды бланков документов необходимы организации для издания документов?

В самом простом случае – это бланк письма организации и бланк распорядительного документа (например, приказа). В других случаях это могут быть бланки иных видов документов (распоряжений, постановлений, решений, актов, протоколов и др.).

Решение об использовании конкретных видов бланков принимает руководство и служба делопроизводства.

Каким образом изготавливаются бланки документов?

Все виды бланков или отдельные виды бланков организации могут изготавливаться типографским способом, средствами оперативной полиграфии. Организация может принять решение об использовании электронных шаблонов бланков . Какое бы решение ни было принято, служба делопроизводства должна принимать самое непосредственное участие в проектировании бланков. Если проектирование бланков поручается по договору специализированной фирме, служба делопроизводства должна сформулировать требования к бланкам. Нужно помнить, что требования к бланкам, составу реквизитов бланка, их расположению, так же как и правила оформления реквизитов документов, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Каким образом утверждаются бланки организации?

Бланки документов могут утверждаться в составе инструкции по делопроизводству или как отдельный комплект (альбом).

Утверждение образцов бланков осуществляется приказом (распоряжением) руководителя, приказ доводится до сведения всех структурных подразделений организации.

Если в организации принимается решение об учете бланков, этим же приказом устанавливается работник и структурное подразделение, ответственные за ведение учета бланков.

Необходимо ли вести учет бланков документов? Если да, то кто и в какой форме его будет вести?

Решение о ведении учета бланков организации принимают самостоятельно. Как правило, ведется учет бланков, изготовленных типографским способом или средствами оперативной полиграфии. Если принимается положительное решение, то учет бланков выполняется работником службы делопроизводства и для этого применяется специальный журнал учета выдачи бланков (может применяться форма журнала, установленная Методическими рекомендациями в приложении № 30, см. пример).

ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Журнал учета поступления бланков

Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения

Какие виды распорядительных документов издает руководитель организации?

Как правило, руководители организаций, действуя единолично, издают приказы и/или распоряжения. В органах власти руководители могут издавать также постановления (решения) на основе решений, принятых коллегиально. В любом случае необходимо руководствоваться уставом (положением) организации, потому что именно в этом документе закрепляется компетенция руководителя и, в целом, руководящих органов организации.

Имеют ли право заместители руководителя организации издавать распорядительные документы?

Заместители руководителя организации могут наделяться правом издавать распоряжения (указания). Распорядительные документы, издаваемые руководителем и заместителями руководителя организации, подлежат регистрации, поэтому важно выявить весь комплекс издаваемых распорядительных документов, чтобы определить место и порядок их регистрации в организации, а также порядок доведения этих документов до исполнителей.

Наделены ли руководители структурных подразделений правом издавать (подписывать) документы?

Руководители структурных подразделений могут наделяться правом не только вести переписку от имени подразделения и по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, но и издавать распорядительные документы по подразделению. Как правило, такая практика характерна для крупных подразделений организации, филиалов организации, а также для компаний, составляющих холдинг (группу компаний).

Если руководители подразделений наделяются полномочиями по изданию соответствующих документов, в организации может быть принято решение об использовании бланков структурных подразделений, а если организация имеет филиальную сеть, то, соответственно, бланков филиалов.

Информация, полученная при ответе на данный вопрос, важна не только для принятия решений по вопросам документирования, но и для правильной организации документооборота.

Какие виды нормативных правовых актов издаются в организации?

Выявление этого комплекса документов необходимо для того, чтобы регламентировать порядок и процедуру подготовки этих документов, установить порядок их согласования и утверждения, доведения до исполнителей.

Среди нормативных документов есть документы, непосредственно утверждаемые руководителем (заместителем руководителя), например должностная инструкция, положение о структурном подразделении и некоторые другие, а есть документы, утверждаемые приказом организации, например штатное расписание, стандарты организации, правила, инструкции и др.

Имеются ли в организации коллегиальные или совещательные органы (советы, совещания, комиссии, правления и др.) и каким образом документируется их деятельность?

Как правило, деятельность таких органов фиксируется в протоколах. Если в организации действует несколько такого рода органов (например, дирекция, ученый совет, экспертная комиссия), протоколирование их деятельности может иметь особенности, которые могут выражаться как в самой форме протокола, так и в его оформлении. Все это в последующем необходимо отразить в инструкции по делопроизводству.

С помощью каких документов в организации осуществляются внутренние информационные связи, т.е. каким образом происходит информационный обмен между структурными подразделениями, в т.ч. филиалами, а также между организациями, составляющими группу компаний?

Как правило, внутренняя переписка, т.е. переписка между структурными подразделениями организации и должностными лицами, осуществляется с помощью служебных, докладных, аналитических записок, поэтому в инструкции по делопроизводству должно быть установлено, какие документы используются для внутреннего информационного обмена (как правило, переписка между структурными подразделениями осуществляется в виде служебных записок, на уровень руководства информация представляется в виде докладных записок, аналитических записок, справок, сводок).

Переписка с филиалами, а также организациями, составляющими группу компаний, осуществляется посредством деловых писем, составляемых на бланках этих филиалов (организаций), т.е. как переписка со сторонними организациями, даже если эти организации находятся на одной территории.

Какова процедура подготовки отдельных видов документов, например распорядительных документов (приказов, распоряжений), протоколов, деловых писем и других наиболее важных для организации категорий документов?

Процедура подготовки документа включает в себя не только собственно составление документа исполнителем, но и согласование документа со всеми заинтересованными должностными лицами и специалистами, а также представление документа на подпись или утверждение руководству.

Поскольку процедура подготовки документов не является универсальной и имеет множество особенностей, зависящих от вида и назначения документа, при установлении порядка работы с документами и в инструкции по делопроизводству нужно обратить на эту сторону работы с документами особое внимание. Инструкция по делопроизводству должна определять не только состав реквизитов документа, особенности их оформления, структуру текста, но и с кем должен быть согласован проект документа, каким образом осуществляется процедура согласования документа, кто и в каком виде представляет документ на подпись или утверждение руководителю.

Определяя порядок подготовки документов, важно обратить внимание на функции и ответственность лиц, участвующих в процедуре подготовки документа, в частности на функции исполнителя и лиц, согласовывающих (визирующих) документ, и на то, в каком виде документ представляется на рассмотрение руководства (количество экземпляров документа, комплектность, наличие сопроводительных документов и др.).

Какие виды документов, кроме общей управленческой документации, можно отнести к особо важным (значимым) для деятельности организации?

К таким документам может относиться договорная документация (договоры, контракты, соглашения и др.), обращения граждан и другие документы, отражающие специфику деятельности организации. Организация работы с такими документами также должна быть регламентирована. Во многих организациях в целях определения порядка работы с такими документами разрабатываются отдельные нормативные документы (инструкции, правила, положения), но вполне возможно отразить процедуру подготовки таких документов, а также процедуру их обработки в инструкции по делопроизводству. Во всяком случае нельзя допускать того, чтобы данные документы остались вне поля нормативного регулирования.

Какие документы подлежат утверждению?

В каждой организации создаются документы, подлежащие утверждению. Как правило, это документы, устанавливающие нормы длительного действия и рассчитанные на широкий круг организаций или лиц. Состав этих документов во многом зависит от характера деятельности организаций. Как правило, перечень утверждаемых документов включается в инструкцию по делопроизводству организации.

Какие документы следует заверять печатью?

Как правило, печатью заверяются документы финансового характера, документы, содержащие обязательства, копии документов и др. Перечень документов, заверяемых печатью, также следует включить в инструкцию по делопроизводству. При составлении такого перечня следует руководствоваться действующим законодательством.

Каковы правила изготовления документов и каков стиль оформления документов в целом?

Вопросы внешнего оформления документов нормативными документами по делопроизводству не регламентированы, поэтому каждая организация имеет право и возможность устанавливать собственные правила. Однако нужно помнить, что с документами работает человек, поэтому требования к изготовлению документов должны соответствовать нормам эргономики. Например, оптимальной для восприятия органами зрения человека является гарнитура шрифта Times (в последних версиях текстового редактора Word – это Times New Roman), размер № 13-14. Только в таблицах допускается использовать шрифты меньших размеров.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Организация расположена на одной территории или имеет территориально удаленные подразделения (филиалы)?

Если организация имеет территориально удаленные подразделения, этот факт нужно обязательно учитывать при организации делопроизводства, предусматривая механизм взаимодействия с такими подразделениями. Кроме того, следует иметь в виду, что нужно организовывать делопроизводство не только в центральном (головном) офисе, но и в территориально удаленных подразделениях, иначе при их взаимодействии не исключены проблемы.

Какая форма делопроизводства может быть реализована в организации: централизованная, смешанная или децентрализованная?

Выбор формы организации делопроизводства зависит, главным образом, от двух факторов: структуры организации (точнее, от того, имеет ли организация территориально удаленные подразделения) и возможностей службы делопроизводства, в т.ч. ее технической оснащенности. Например, служба делопроизводства организации малочисленна, технически плохо оснащена, в работе с документами информационные технологии не применяются или применяются очень ограничено, сотрудники службы делопроизводства в стоянии выполнять только часть делопроизводственных работ (например, осуществлять обработку входящей и исходящей корреспонденции, вести регистрацию и учет документов, обеспечивать рассылку документов по подразделениям). Следовательно, в этом случае часть делопроизводственных функций должна быть передана структурным подразделениям, и мы в таком случае можем говорить о смешанной форме делопроизводства. Иная картина, если в организации служба делопроизводства – это подразделение, укомплектованное квалифицированными специалистами, хорошо технически оснащенное, в организации есть возможность использовать систему электронного документооборота. В этом случае служба делопроизводства может взять на себя большую часть делопроизводственных функций, включая не только обработку документов и организацию документооборота, но и организацию текущего хранения документов, т.е. выбрать централизованную форму делопроизводства, при которой все основные делопроизводственные функции выполняются службой делопроизводства.

Имеются ли в структурных подразделениях организации работники, ответственные за ведение делопроизводства?

Для оптимальной организации работы с документами в каждом структурном подразделении организации должен быть работник, отвечающий за ведение делопроизводства. Это может быть секретарь, делопроизводитель структурного подразделения или иной сотрудник, на которого возложено выполнение делопроизводственных функций. Если в подразделении нет штатной единицы секретаря или делопроизводителя, поскольку объем делопроизводственной работы невелик, ответственным за ведение делопроизводства подразделения приказом руководителя организации назначается иной сотрудник, который будет выполнять делопроизводственные функции наряду с выполнением своих прямых обязанностей. Данные работники подразделений организуют делопроизводство структурного подразделения, в т.ч. документооборот структурного подразделения.

Из каких документов состоят основные документопотоки организации: входящие (поступающие) документы, исходящие (отправляемые) и внутренние документы?

Определение структуры и состава документопотоков необходимо для формирования системы регистрации документов и организации документооборота. Например, если в организацию поступают документы из вышестоящей (головной) организации, подведомственных организаций, научных учреждений и граждан, поступающие документы неоходимо сортировать на соответствующие группы документов (документопотоки). Почему? Потому что документы, поступившие из головной организации, мы должны будем направить на рассмотрение руководителю организации; документы подведомственных организаций мы направим на резолюцию заместителю руководителя, курирующему работу с подведомственными организациями; документы, поступившие из научных учреждений, – заместителю руководителя, курирующему данные вопросы; обращения граждан – руководителю или заместителю руководителя, на которого возложена работа с обращениями граждан.

С какими организациями взаимодействует организация, каков круг корреспондентов?

Выявление круга корреспондентов организации необходимо для систематизации документов, начиная с их регистрации, и в дальнейшем для организации хранения документов. Результатом этой работы должен стать классификатор корреспондентов, который может использоваться при регистрации документов и формировании дел. Например, в организации выделены следующие группы корреспондентов:

● органы государственной власти и управления (код 01);

● вышестоящая организация (наименование) (код 02);

● предприятия – поставщики сырья и материалов (код 03);

● организации – заказчики (код 04) и т.п.

Что нам дает этот классификатор для организации документооборота? Выделив данные группы корреспондентов, мы можем упорядочить движение документов в организации: документы первых двух классификационных групп после регистрации должны быть направлены на рассмотрение руководителю организации, двух последних – на рассмотрение заместителям, курирующим соответствующие направления деятельности организации.

Кроме того, код корреспондента может быть включен в состав регистрационного номера документа. Например, регистрационный номер входящего документа вышестоящей организации будет иметь вид: № 120/02 (порядковый номер поступившего документа и через косую черту – код корреспондента), а документа исходящего (направляемого в вышестоящую организацию) – № 02/115 (код корреспондента и порядковый исходящий номер документа).

Какие еще классификаторы целесообразно использовать для систематизации документов и выделения документопотоков?

В организации могут использоваться:

● классификатор должностных лиц: руководитель организации, заместители, должностные лица (например, руководители направлений и структурных подразделений, наделенные правом принимать решения);

● предметно-тематический классификатор (классификатор вопросов деятельности);

● классификатор структурных подразделений;

● номенклатура дел и др.

Коды по применяемым классификаторам включаются в состав регистрационного номера документа. Например, используя при регистрации документов номенклатуру дел, вы тем самым формируете систему хранения документов. Предположим, к вам поступило письмо от аудиторской фирмы, которое после исполнения должно быть помещено в дело № 01-22 по номенклатуре дел вашей организации. Следовательно, при регистрации этого письма как входящего ему нужно будет присвоить номер 120/01-22 (120 – порядковый номер поступления в пределах календарного года; 01-22 – индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет помещен документ после исполнения). Дополнительно в состав регистрационного номера мы можем ввести код корреспондента (см. предыдущий вопрос), а также код должностного лица и другие коды в соответствии с используемыми классификаторами.

В какой форме предполагается вести регистрацию документов?

Существует две формы регистрации документов: журнальная и карточная. Обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте (журнал или карточка на бумажном носителе), так и в автоматизированном режиме (электронный журнал, регистрационная база данных, система электронного документооборота, которая наряду с другими функциями позволяет регистрировать документы). Если на начальном этапе формирования системы делопроизводства организация не может позволить себе приобрести систему электронного документооборота, то самый простой и эффективный вариант – использование электронных журналов регистрации документов (входящих документов, исходящих документов, журналов регистрации внутренних документов в соответствии с их видами). Такие журналы удобнее всего вести в виде таблицы Excel.

Кто будет вести регистрацию документов и каких документов?

При централизованной форме делопроизводства этот вопрос не возникает, поскольку вся документация регистрируется в службе делопроизводства. При смешанной форме делопроизводства очень важно определить, кто (какое подразделение, какой сотрудник) будет осуществлять регистрацию документов и каких документов. Как правило, входящие и исходящие документы регистрируются в службе делопроизводства. Определенная часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, докладные, служебные записки и др.) также регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний различных органов регистрируются по месту создания лицом, ответственным за организацию работы данного органа. Внутренняя документация структурных подразделений регистрируется в структурных подразделениях.

При смешанной форме делопроизводства ни в коем случае нельзя забывать про один из важнейших принципов делопроизводства –однократность регистрации. Если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, поступил на исполнение в структурное подразделение, он не должен регистрироваться повторно. В подразделении может вестись только учет поступивших документов, т.е. сведения о документе вносятся в учетную форму под тем же регистрационным номером, который был присвоен документу в службе делопроизводства.

Все ли документы организации должны регистрироваться?

В идеале да, но по сложившимся в делопроизводстве правилам регистрируются только те документы, которые требуют исполнения и необходимы в справочных целях. Служба делопроизводства организации должна подготовить список нерегистрируемых документов. Такой список включается в инструкцию по делопроизводству.

Какова последовательность перемещений документов (входящих, исходящих, внутренних) в организации?

Служба делопроизводства организации должна определить, каким образом осуществляется передача документов в процессе их обработки и рассмотрения руководством, в процессе подготовки, согласования, представления на подпись или утверждения и затем помещения в дело и/или отправки. В инструкции по делопроизводству должно быть четко определено, в чьей зоне ответственности находится документ на каждом этапе своего жизненного цикла и какова последовательность перемещений документа в каждом случае (имеются в виду входящие документы, исходящие, внутренние).

ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ОРГАНИЗАЦИИ

Какие документы составляют документальный фонд организации?

В документальный фонд организации включаются все документы, образовавшиеся в деятельности организации. Это все поступившие документы, все документы, созданные в организации (как внутренние, так и копии отправленных документов). Документальный фонд организации формируется по годам, т.е. документы, образовавшиеся в деятельности организации в течение года, составляют годовой срез документального фонда организации.

Чем документальный фонд организации отличается от ее архивного фонда?

В состав архивного фонда организации включаются только документы, имеющие ценность, значимость для последующей деятельности организации, социально-правовое, культурное, историческое, научно-техническое значение. То есть архивный фонд организации – это только часть документального фонда организации. Как правило, в состав архивного фонда организации включаются документы, имеющие сроки временного хранения свыше 10 лет и постоянного срока хранения.

Каким образом осуществляется систематизация документов и организация их хранения?

Основой систематизации документов в дела является номенклатура дел – перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел утверждается руководителем организации и в течение года используется для формирования дел. Инструкция по делопроизводству организации должна установить порядок разработки номенклатуры дел и порядок формирования документов в дела.

Каким образом устанавливаются сроки хранения документов, образующихся в деятельности организации?

Сроки хранения документов устанавливаются номенклатурой дел и соответствуют срокам, определенным перечнями документов со сроками хранения. Такие перечни разрабатываются Росархивом. В настоящее время действует два перечня:

● Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003);

● Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).

Кроме того, необходимо использовать также отраслевые, или ведомственные, перечни.

Каким образом разрабатывается номенклатура дел организации?

Номенклатура дел разрабатывается на основании приказа организации, проект которого готовит служба делопроизводства. Ответственность за разработку разделов номенклатуры дел возлагается на работников, ведущих делопроизводство в структурных подразделениях. Разделы номенклатуры дел, включающие дела структурного подразделения, согласовываются со службой делопроизводства. Подготовленные в структурных подразделениях номенклатуры дел служба делопроизводства сводит в единую номенклатуру дел организации, которую принято называть сводной номенклатурой дел организации. Сводная номенклатура дел до утверждения руководителем согласовывается с экспертной комиссией организации и, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, – с соответствующим архивом.

В течение какого времени действует номенклатура дел?

Номенклатура дел организации действует в течение года. Как правило, в последнем квартале года номенклатура дел корректируется каждым структурным подразделением (уточняются заголовки дел, вводятся новые, если это необходимо, исключаются те, которые оказались недействующими (лишними)). Скорректированная номенклатура дел утверждается руководителем и вводится в действие на предстоящий год. Такая работа проводится ежегодно.

С какой целью в организации создается экспертная комиссия и кто входит в ее состав?

Экспертная комиссия является постоянно действующим совещательным органом при руководителе организации. Комиссия создается для организации экспертизы ценности документов организации и согласования ее результатов. Экспертная комиссия согласовывает номенклатуру дел организации, описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (в т.ч. описи дел по личному составу), описи дел постоянного хранения, а также акты о выделении документов к уничтожению.

Каким образом в организации организуется хранение документов, составляющих ее архивный фонд?

Документы, составляющие архивный фонд организации, хранятся в архиве организации. Как правило, архив – это структурное подразделение в составе службы делопроизводства или самостоятельное структурное подразделение организации. В архив организации из структурных подразделений передаются документы временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, и постоянного хранения. Эти документы после окончания делопроизводственного года, в котором они были завершены, еще, как правило, два-три года хранятся в структурных подразделениях, а затем по описям передаются в архив организации. Документы временных сроков хранения до 10 лет включительно в течение установленных сроков хранятся в структурных подразделениях, и по истечении сроков хранения выделяются к уничтожению.

Каким образом уничтожаются документы?

Документы уничтожаются только после проведения экспертизы их ценности, в ходе которой на документы, образовавшиеся в деятельности каждого структурного подразделения, составляются описи дел (на документы, которые подлежат хранению и которые будут передаваться в архив организации) и акты о выделении документов к уничтожению (на документы, сроки хранения которых истекли). Описи и акты в обязательном порядке согласовываются с экспертной комиссией.

После согласования руководитель организации утверждает описи и акты. Утвержденный акт о выделении документов к уничтожению является основанием для сдачи документов в пункты переработки вторсырья.

В.Ф. Янковая,
зам. директора ВНИИ документоведения и архивного дела

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела - организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг , начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот - неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

• Входящие . Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
• Исходящие . Они составляются для следующих целей:
  • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
  • в виде запроса для последующего получения ответа.

  Они подготавливаются на основании внутренних документов.

• Внутренние . Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

• Регистрационный номер . Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
• Код по номенклатуре дел . Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
• Источник . Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих - название сторонней организации, отправившей запрос.
• Исполнитель . Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.


Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

• Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
• Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

• список исполнителей, то есть составителей;
• срок исполнения;
• перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

• список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
• срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
• основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

• Первичная обработка . На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
  • обратный адрес есть только на нём;
  • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
  • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
  • на конверте имеются пометки отправителя.

  Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

• Предварительное рассмотрение . На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
• Регистрация . На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
  • внутренняя;
  • входящая;
  • исходящая;
  • конфиденциальная;
  • коммерческая.

  Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

  • для внутренних и коммерческих - порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
  • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
• Рассмотрение руководителем . На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
  • фамилия и должность исполнителя;
  • сроки выполнения.

  Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

• Направление на исполнение . На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
• Контроль выполнения . На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
  • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
  • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
  • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

  Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

• Подшивка . Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
  В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной .

  Он должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
  • может быть представлен в бумажной форме;
  • содержит все обязательные атрибуты;
  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

  Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

  О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео: