Дополнение в форму т 7 приказ образец. Как заполнять график отпусков? Заполненный образец - здесь

График отпусков - документ важный и абсолютно необходимый. Поверьте, инспектор ГИТ, придя с проверкой соблюдения права работников на отдых, в первую очередь попросит предоставить именно график отпусков. И хорошо если этот документ у вас идеальный - и по форме, и по содержанию... Закон содержит строгое правило - график должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления нового года. Но до этого нужно собрать все необходимые сведения, составить проект документа, учесть мнение профсоюза. На все это требуется время, а значит, начинать готовить график отпусков нужно уже сейчас. И мы вам в этом поможем.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ ). График утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7.

Время работы кадровика над проектом графика отпусков зависит от численности работников компании, а также от того, как в ней организован процесс подготовки этого документа.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а значит, именно работники отдела кадров несут ответственность за составление и оформление этого документа

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты () содержат правило: при составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников.

Что можно отнести к положениям действующего законодательства, которые необходимо учитывать при составлении графика отпусков?

Это, безусловно, те нормы, которые определяют правила предоставления отпуска:

1. Общие правила предоставления отпуска. Так, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у работодателя.

2. Правила исчисления продолжительности отпуска. Продолжительность ежегодных основного и дополнительного оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Экспертные статьи о любых видах дополнительных оплачиваемых отпусков вы можете найти в Электронной системе кадровика.

3. Особенности использования отпуска отдельными категорииков. В определенных ТК РФ или иным федеральным законом случаях отдельным работникам отпуск предоставляется с учетом специальных правил. Например, работники в возрасте до 18 лет имеют право использовать отпуск в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ ).

Таблицу особенностей использования отпуска отдельными категориями работников см. на .

4. Особая продолжительность отпуска. Отдельным работникам в соответствии с законом предоставляются удлиненные основные, а также дополнительные отпуска.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

Фактически график отпусков может быть составлен и утвержден работодателем, особенно если в организации нет профсоюза, мнение которого следует учитывать при утверждении документа.

Однако для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании своих отпусков.

На практике чаще всего в составлении графика отпусков участвуют все заинтересованные лица, в т. ч. работники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба. Информация о желательном времени использования отпусков работниками поступает в кадровую службу различными способами.

В некоторых компаниях руководители структурных подразделений составляют перечень планируемых дат отпусков работников подразделения и согласовывают их с работниками. Затем перечень оформляется (например, докладной запиской) и передается в отдел кадров.

Все пожелания работников, оформленные тем или иным образом, анализируются работниками кадровой службы и корректируются с учетом положений закона и специфики деятельности организации. А по каждому работнику необходимо учесть и его индивидуальные особенности использования отпуска (продолжительность отпуска, текущий рабочий год, продолжительность использованных отпусков за предыдущие периоды и др.).

При этом подготовку графика работодатель организует на свое усмотрение. Если процедура, сроки, ответственные за составление и оформление графика сотрудники будут закреплены в локальном нормативном акте, не будет необходимости ежегодно организовывать работу по планированию отпусков.

Например, работникам в возрасте до 18 лет положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 31 календарный день. Работники с ненормированным рабочим днем ежегодно получают дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 3 календарных дней.

5. Особенности предоставления отпуска отдельным работникам. Исключения из общих правил предоставления и использования работниками отпуска предусматриваются законом и должны учитываться при составлении графика.

ПРИМЕР

Например, работник может не использовать полностью или частично отпуск за предыдущий рабочий год, а значит, этот отпуск (часть отпуска) должен быть ему предоставлен в следующем рабочем году, что должно найти отражение в графике отпусков.

Далее, при составлении графика отпусков учитывается специфика деятельности работодателя таким образом, чтобы использование отпуска работниками не влияло на нормальный ход работы организации. Здесь желательно принимать во внимание взаимозаменяемость работников, планы работы на следующий календарный год, сферу деятельности организации.

ПРИМЕР

Например, в образовательных учреждениях в силу специфики учебного процесса отпуска всем работникам предоставляются в летние месяцы (после окончания очередного учебного года и до наступления следующего).

Определите процедуру, сроки составления и лиц, ответственных за составление графика отпусков, в локальном нормативном акте, например в инструкции по кадровому делопроизводству

Что касается учета пожеланий работников, закон не предусматривает правило о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон. Учет пожеланий – это рекомендация, а фактически график отпусков утверждает работодатель с учетом мнения профкома.

Изменение графика отпусков

Если работник принят на работу уже после утверждения работодателем графика отпусков, то нет необходимости вносить в него изменения и дополнения.
В первом рабочем году отпуск предоставляется работнику в указанный им в заявлении период, но при соблюдении одного условия – должно истечь шесть месяцев непрерывной работы у работодателя. При этом работники, которые в первом рабочем году используют отпуск не по графику отпусков, а по заявлениям, будут включены в график на следующий календарный год.

Форма Т-7

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» ) (пример 2).

Структурные подразделения;
должности (специальности, профессии) по штатному расписанию;
фамилии, имена, отчества и табельные номера работников;
количество календарных дней запланированного отпуска;
запланированная и фактическая даты отпуска;
сведения о перенесении отпуска (основания и даты предполагаемого отпуска).

Оформление графика отпусков внесением этих сведений не ограничивается.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Рассмотрим каждый реквизит приказа подробнее.

Часть 1. Заголовочная. Это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о документе.

1. Наименование организации

Наименование организации указывается во всех ее официальных документах, в т. ч. и в графике отпусков, в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке (если они имеются).

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Код формы по ОКУД

Этот реквизит проставляется только на документах, имеющих унифицированную форму, и название которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

3. Код организации

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает 8 знаков.

График отпусков - сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.

График составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При составлении графика отпусков заполняются только графы 1-6 таблицы. Посмотрим, как должна заполняться каждая графа графика отпусков.

4. Структурное подразделение

В этой графе таблицы графика отпусков указываются структурные подразделения, имеющиеся в организации (если такое структурное деление предусмотрено в компании).

Наименования структурных подразделений указываются по одному из следующих вариантов:
Вариант 1. В алфавитном порядке;
Вариант 2. По степени функциональной значимости;
Вариант 3. В порядке убывания штатной численности;
Вариант 4. В соответствии с классификатором структурных подразделений, утвержденным работодателем.

Наименования структурных подразделений указываются без сокращений, в полном соответствии с принятым в организации внутренним делением, в именительном падеже, в единственном числе.

Если же компания не имеет внутреннего деления, эта графа таблицы графика отпусков не заполняется (можно проставить в ней прочерки).

5. Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Эта графа графика отпусков обычно заполн

яется в следующем порядке:
наименования должностей группируются по категориям и приводятся в порядке их значимости (от руководителя структурного подразделения до технического исполнителя);
наименования профессий обычно приводятся в алфавитном порядке.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском

На практике наименования должностей (профессий, специальностей) могут указываться в графике и в порядке очередности предоставления отпусков. Многие кадровики предпочитают такое заполнение графы 2 таблицы, поскольку оно позволяет наглядно отобразить очередность предоставления отпусков работникам.

Наименования должностей (профессий, специальностей) переносятся без сокращений из штатного расписания и указываются в именительном падеже, в единственном числе.

6. Фамилия, имя, отчество

Фамилии, имена и отчества работников указываются в графе 3 таблицы графика отпусков в соответствии с личными карточками работников или иными документами кадрового учета.

7. Табельный номер

В графике отпусков указываются табельные номера работников.

Табельный номер присваивается каждому работнику при приеме его на работу для целей табельного учета фактически использованного им рабочего времени.

8. Отпуск. Количество календарных дней

В этой графе таблицы графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику.

Продолжительность отпуска каждого работника определяется исходя из условий трудовых договоров, на основании данных личных карточек работников и иных учетных документов.

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Более продолжительный основной отпуск предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с ТК РФ и отдельными федеральными законами (сводную таблицу работников, которым положены удлиненные основные отпуска, см. на портале ).

Некоторым работникам в соответствии с требованиями закона должен предоставляться дополнительный оплачиваемый отпуск (сводную таблицу работников, которым предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска, см. на портале ).)

Общая продолжительность отпуска, положенного каждому работнику, исчисляется путем сложения продолжительности ежегодного основного и всех дополнительных оплачиваемых отпусков.

Определенная суммарная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска указывается в графике отпусков без разделения на основной и дополнительный оплачиваемый отпуска.

ПРИМЕР

Например, должности начальника отдела кадров и инспектора по кадрам входят в перечень должностей с ненормированным рабочим днем, утвержденный работодателем. Режим ненормированного рабочего времени закреплен и в трудовых договорах указанных работников.

Коллективным договором, действующим у работодателя, предусмотрено предоставление дополнительного отпуска работникам с ненормированным рабочим днем, продолжительность которого зависит от занимаемой работником должности. Так, руководителям структурных подразделений, имеющим режим ненормированного рабочего дня, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 4 календарных дня. Остальным работникам - 3 календарных дня.

Таким образом, общая продолжительность оплачиваемого отпуска, предоставляемого начальнику отдела кадров, составит 32 календарных дня (28 дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска + 4 календарных дня дополнительного оплачиваемого отпуска). Продолжительность отпуска инспектора по кадрам будет равна 31 календарному дню.

Обратите внимание, в графике отпусков нельзя фиксировать разделение отпуска на части. Это объясняется тем, что в соответствии со ст. 125 ТК РФ разделение отпуска - предмет соглашения сторон трудового договора. График же отпусков - это локальный нормативный акт, при составлении и утверждении которого пожелания работников могут вообще не учитываться. И так как предоставление отпуска частями - это исключение из общего правила, то не следует закреплять такое исключение на локальном уровне.

9. Отпуск. Запланированная дата отпуска

В этой графе таблицы графика отпусков указываются запланированные календарные даты отпуска.

ПРИМЕР

Например, графиком отпусков запланировано предоставление отпуска начальнику отдела кадров в августе 2011 г. С 8 августа по 4 сентября ему будет предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск. С 5 сентября по 8 сентября 2011 г. - дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день. Всего отпуск продолжительностью 32 календарных дня будет предоставлен с 8 августа по 8 сентября 2011 г. Инспектору по кадрам запланирован отпуск в июле 2011 г. С 1 по 28 июля 2011 г. работнику будет предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск, с 29 июля по 31 июля 2011 г. - дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день. Всего отпуск продолжительностью 31 календарный день будет предоставлен с 1 по 31 июля 2011 г

На практике часто возникает вопрос - можно ли указать в этой графе таблицы не конкретные даты, а календарный месяц, в котором будет предоставлен отпуск работнику?

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации сказано, что унифицированная форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков на календарный год по месяцам. При этом в самой унифицированной форме № Т-7, в графах 6 и 7 требуется указывать запланированную и фактическую даты. Реквизит «Дата», как правило, содержит три элемента, проставляемых в определенной последовательности: день, месяц, год. Таким образом, из содержания Указаний и наименования граф таблицы графика отпусков нельзя сделать однозначный вывод о том, можно ли при планировании отпуска указывать только календарный месяц. Поэтому на практике используются оба варианта планирования.

Не забудьте, что работодатель должен соблюдать порядок предоставления отпуска, предусмотренный законом. Так, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ ). Начало отпуска определяется по графику отпусков. И если в графике не будут предусмотрены календарные даты, работодателю будет сложно исполнить обязанность по предупреждению работника о начале отпуска.

НЕЛЬЗЯ!

«Разбивать» в графике отпусков ежегодный оплачиваемый отпуск на основной и дополнительный, а также закреплять предоставление отпуска по частям

Мы рекомендуем указывать в графе 6 таблицы точную дату отпуска еще и для того, чтобы облегчить оформление предоставления отпуска работнику. Если в графике отпусков не указана конкретная календарная дата начала отпуска, то для того чтобы оформить необходимые документы (приказ о предоставлении отпуска, записку-расчет), работнику необходимо каждый раз писать заявление на отпуск. На практике довольно часто имеет место ситуация, когда работники отказываются использовать отпуск в течение нескольких рабочих лет подряд. Между тем ответственность за непредоставление отпуска в любом случае несет работодатель. В подобных ситуациях, запланировав точные даты начала отпуска в графике отпусков, вы имеете возможность «принудительно» отправить работника в отпуск, выполнив требования ч. 3 ст. 123 ТК РФ и известив работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Часть 3. Оформляющая. В ней содержатся реквизиты, подтверждающие подлинность нашего документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Планируя отпуск работников, закрепляйте в графике конкретные календарные даты его предоставления

10. Мнение выборного профсоюзного органа

Если в организации есть профсоюз, то график отпусков утверждается с учетом мнения профкома в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ. Для этого перед утверждением графика отпусков проект документа и обоснование по нему следует направить в профком (ч. 1 ст. 372 ТК РФ ). Проект графика отпусков - это заполненная по всем правилам унифицированная форма № Т-7, не подписанная руководителем кадровой службы.

Профком не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет мотивированное мнение по проекту в письменной форме. После получения этого документа на графике отпусков делается отметка о том, что мнение профкома учтено при планировании отпусков.

Этот реквизит не заполняется, если в организации нет профсоюза, а также в том случае, если профком в указанные сроки не представил мотивированное мнение по проекту графика отпусков.

11. Дата составления

Этот реквизит позволяет установить, когда кадровая служба приступила к работе по определению очередности отпусков. Поэтому в этой графе проставляется дата составления первого проекта сводного графика отпусков.

Дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц фиксируются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

График отпусков составляется на предстоящий календарный год, начинающийся 1 января и заканчивающийся 31 декабря. В этой графе унифицированной формы проставляется следующий год.

13. Подпись руководителя кадровой службы

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы.

14. Гриф утверждения

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

15. Номер документа

Унифицированная форма графика отпусков содержит графу «Номер документа». График отпусков - это локальный нормативный акт, выпускаемый один раз в году в одном экземпляре, поэтому на практике этому документу присваивается номер 1.

Ознакомление работников с графиком отпусков

Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работника под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Форма ознакомления работников с графиком отпусков нормативными актами не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком. Поэтому есть несколько вариантов ознакомления работников с этим документом, выбор остается за работодателем.

Вариант 1. Использовать для ознакомления специальную учетную форму, например Журнал ознакомления работников с графиком отпусков. Такой журнал очень удобен, т. к. его можно использовать в течение нескольких лет.

Вариант 2. Дополнить унифицированную форму графика отпусков графой для оформления виз ознакомления работников с графиком. Такие изменения должны быть оформлены приказом работодателя (пример 1).

После издания такого приказа унифицированная форма графика отпусков, используемая кадровой службой для составления графика, дополняется специальной графой, предназначенной для проставления отметки об ознакомлении с графиком работников организации. После утверждения графика руководителем организации кадровая служба знакомит всех работников организации с графиком под роспись, при этом визы ознакомления оформляются на самом графике (пример 2).

Хранение графика отпусков

График отпусков хранится, как правило, в кадровой службе организации. Выписки из графика могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения.

В течение календарного года лицо, ответственное за ведение графика отпусков, заполняет графы 7-10 таблицы графика, внося сведения о фактической дате отпуска, перенесении отпуска, а также делая необходимые примечания.

Срок хранения графика отпусков - один год (ст. 693 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 ).

Скачать чистый бланк формы графика отпусков № Т-7

Приказ о дополнении унифицированной формы № Т-7 графой 11


График отпусков (форма № Т-7) (образец)

Журнал: Всё для кадровика, Год: 2010, Номер: №5

График отпусков - правила составления этого документа имеют большое значение для обеих сторон, участвующих в трудовых отношениях. Своевременно и верно составленный график позволяет строить долгосрочные планы и определять предстоящие расходы. О том, как правильно его оформить, рассказано в предложенном материале.

Как и когда нужно составить график отпусков на следующий год

Ответ на вопрос о том, когда составляется график отпусков на следующий год, дан в ст. 123 ТК РФ: он должен быть полностью оформлен не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года.

По правилам составления графика отпусков при разработке проекта графика нужно учесть:

  • необходимость получения сведений о желаемом времени отпуска от всех членов трудового коллектива;
  • время, которое потребуется на принятие локального нормативного акта в порядке ст. 372 ТК РФ.

Разработка проекта обычно начинается с издания приказа по предприятию, обязывающего подготовить график по форме Т-7. Приказ составляется в свободной форме, но в нем указываются лица, ответственные за разработку (обычно специалист или начальник кадровой службы). Приказ может содержать дополнительные указания, например о возможности/необходимости предоставления дополнительных отпускных периодов некоторым сотрудникам.

То, как составляется график отпусков, определено в ст. 372 ТК РФ:

  • Разработав первичный проект и обоснование, работодатель должен направить его профсоюзному органу.
  • У последнего будет 5 суток на принятие и отправку своего мотивированного мнения.
  • В случае разногласий между сторонами социального партнерства возможно оспаривание графика в порядке, предусмотренном чч. 4, 5 ст. 372 ТК РФ.

Важно обеспечить ознакомление каждого работника с графиком как локальным нормативно-правовым актом. Ознакомление подтверждается личной подписью каждого работника. Значимость этого этапа можно проследить на примере апелляционного определения Свердловского областного суда от 16.03.2017 по делу № 33-3957/2017.

График отпусков обязателен для исполнения и работником, и работодателем. Сведения, содержащиеся в нем, можно разделить на 2 группы:

  • сведения о работодателе и согласовании с профсоюзным органом;
  • сведения о работнике и периоде отпуска.

К 1-й группе относятся:

  • наименование работодателя;
  • мнение профсоюзного органа и дата его принятия;
  • регистрационные данные документа;
  • данные лица, утвердившего график, и дата утверждения.

К 2-й группе относятся:

  • наименование структурного подразделения, где работает сотрудник;
  • Ф. И. О. работника;
  • должность работника;
  • табельный номер работника;
  • количество календарных дней отпуска с учетом права на его разделение, при условии что одна из частей продлится не менее 14 календарных дней;
  • запланированная и фактическая дата начала отпуска;
  • сведения о переносе отпуска;
  • примечания (в этой графе можно указать, например, основания для переноса отпуска).

Документ может содержать отдельную графу для подписи каждого сотрудника об ознакомлении с ним. При отсутствии такой графы можно фиксировать факт ознакомления в специальном журнале.

График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

ВАЖНО! В течение года на работу могут приниматься новые сотрудники, приобретающие право на отпуск. В таком случае можно дополнить график. Как это сделать, рассказано в статье Как выполнить внесение изменений в график отпусков? .

Однако можно и не корректировать график, предоставляя отпуск по заявлению нового работника.

Что необходимо учесть, чтобы правильно составить график

Говоря о том, как составить график отпусков, важно помнить, что обязательно принимать во внимание не только общие, но и специальные требования законодательства в части таких моментов, как:

  1. Выбор времени отпуска (например, ст. 267, 286 ТК РФ, п. 15 ст. 2 закона «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию…» от 10.01.2002 № 2-ФЗ, п. 1 ч. 1 ст. 23 закона «О донорстве крови…» от 20.07.2012 № 125-ФЗ, п. 7.1 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утв. постановлением Госкомтруда СССР, секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82 и др.).
  2. Возникновение права на отпуск (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).
  3. Увеличение продолжительности ежегодного основного отпуска либо наличие права на ежегодный дополнительный отпуск для отдельных категорий работников в зависимости:
    • от определенной профессии (педагоги, руководители образовательных организаций согласно ст. 334 ТК РФ и т. п.);
    • особенностей труда (работники на вредных работах, с ненормированным графиком, ст. 117-119 ТК РФ и др.);
    • принадлежности к социальной категории, требующей особой защиты (несовершеннолетние трудящиеся согласно ст. 267 и др.).
  4. Особый порядок расчета отпуска для сезонных работников (ст. 295 ТК РФ), при вахтовом методе (вышеупомянутый п. 7.1 Основных положений о вахтовом методе организации работ).

Возможные особенности указания отпускных периодов в графике

Работодатель и работник при составлении графика вправе согласовать разделение отпускного периода на части. При этом нужно учитывать ограничения ст. 125 ТК РФ о том, что хотя бы одна часть отпуска должна быть не короче 14 дней.

Стороны могут договориться о замене части отпуска денежной компенсацией, но с учетом требований ст. 126 ТК РФ:

  1. Заменена компенсацией может быть только часть ежегодного отпуска, превышающая 28 дней.
  2. Не может заменяться компенсацией отпуск:
  • беременных сотрудниц;
  • несовершеннолетних работников;
  • дополнительный оплачиваемый сотрудникам, трудящимся во вредных или опасных условиях (кроме компенсации при увольнении).

В случаях, предусмотренных ст. 124 ТК РФ, стороны могут договорить о переносе отпуска на следующий год.

Говоря о том, как правильно составить график отпусков, стоит отметить, что желательно максимально точно прописать каждый отпуск для каждого работника, стараясь указывать не только месяц, но и даты.

Трудовое законодательство не ограничивает стороны трудового договора в выборе способа определения периода отпуска. Однако нужно учитывать, что если в графике будет указан только месяц, то:

  • работодателю придется самостоятельно определить момент начала отпуска заранее и уведомить работника о нем не позднее чем за 2 недели;
  • возникает риск спора с работником при предоставлении запланированного на условный июль отпуска в конце июля — начале августа и т. п.

Если же дата будет уточнена в графике, то необходимости дополнительно согласовывать ее перед отпуском не будет.

Существует ли образец заполнения графика в 2018 — 2019 году и где его скачать

Форма Т-7 для составления графика отпусков утверждена Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1. Однако следовать ему в точности нет необходимости, т. к. данное постановление с 01.01.2013 считается рекомендательным актом: можно видоизменить форму до наиболее удобного образца или составить полностью свой вариант. Для того чтобы получить примерный образец заполнения графика отпусков по форме Т-7, достаточно внести все необходимые данные в соответствии с фактическим составом трудового коллектива организации и сохранить его.

В конце года, когда возникнет необходимость составить новый график, будет достаточно внести в образец заполнения графика отпусков актуальные данные с учетом изменений в штатном расписании, пожеланий работников и приоритетных прав, определенных действующим законодательством.

При последующем использовании образца заполнения графика отпусков на 2018 — 2019 год крайне важно обратить внимание на изменения, которые могли произойти в правовом статусе работников за последний год. Например, кто-то из работников мог приобрести приоритетное право на выбор времени отпуска по причине ухода супруги в отпуск по беременности и родам в соответствии со ст. 123 ТК РФ.

Скачать образец заполнения графика отпусков в 2018 — 2019 году можно по ссылке: Образец заполнения графика отпусков в 2018 — 2019 году.

Хранится график отпусков на протяжении не менее 1 года согласно п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Причем необходимо соблюдать правило о конфиденциальности персональных данных (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Итак, планирование отпускных периодов — обязательная ежегодная процедура, а использование образца заполнения графика отпусков в 2018 — 2019 году может способствовать оптимизации этой работы. Общеупотребимая форма графика Т-7 может быть скорректирована под нужды работодателя либо заменена им на форму собственного авторства.

График отпусков – обязательный к заполнению кадровый документ, устанавливающий очередность ухода персонала в основной оплачиваемый отпуск. Составляется в конце года на следующий календарный год.

Унифицированная форма графика отпусков – Т-7. В качестве примера мы заполнили бланк Т-7, заполненный образец можно скачать по ссылке в конце статьи.

Как известно, Трудовой кодекс РФ дает право каждому работнику отдохнуть 28 календарных дней за каждый отработанный год. Это минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска, определенным категориям работникам положен более длительный отпуск. Право на уход в отпуск работник приобретается после того, как будут отработаны полгода.

График отпусков составляется кадровым работником не позднее, чем за 2 недели до конца года. В графике представлены запланированные даты ухода работников в отпуск в следующем году. Утверждается график руководителем организации и может быть изменен только при наличии на то уважительных оснований.

Образец заполнения

Инструкция по заполнению:

Вверху прописывается номер и дата заполнения формы Т-7, указывается, на какой год составлен график.

Заполнение таблицы графика отпусков:

1 – название структурного подразделения организации;

2 – должность работника, для которого устанавливается дата ухода в оплачиваемый отпуск;

3 – ФИО работника полностью;

4 – табельный номер этого работника;

5 – количество календарных дней отпуска (отпускной период может быть разбит на несколько, но продолжительность хотя бы одного из них должна быть минимум 14 календарных дней);

6 – дата ухода в отпуск, проставляется с учетом пожеланий самого работника, а также в соответствие с нуждами организации, рабочий процесс не должен прерываться и нарушаться, поэтому учитываются мнения всех заинтересованных сторон).

На стадии составления графика отпусков на следующий год больше ничего в таблице заполнять не нужно.

Кадровый работник, заполнивший форму Т-7, ставит свою подпись и передает бланк на утверждение руководству, которое ставит свою визу в верхней части бланка.

Если в организации имеется профсоюзный орган, то его мнение также должно быть учтено.

7 – графа заполняется при уходе работника в отпуск, ставится фактическая дата ухода;

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

На основании ст. 123 ТК РФ работодатели регулярно утверждают план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже, чем за 2 недели до окончания текущего года. К примеру, график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно ниже) должен был появиться в организации не позже 15.12.2017, а график отпусков 2019 в excel нужно утвердить до 17.12.2018. Такой небольшой перенос связан с тем, что 15 декабря выпадает на субботу, выходной день. Поэтому последний срок можно перенести на ближайший рабочий день, уточняет Минтруд в Письме от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

Компания вправе разработать собственный шаблон-образец, график отпусков утверждать по этому документу. Но его реквизиты должны обязательно совпадать с теми, которые включает унифицированная форма Т-7 график отпусков, бланк которой утвержден Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1.

Шаблонный график отпусков на 2019 год (бланк)

Унифицированная форма Т-7 график отпусков: образец заполнения

Заполнение и работу с этим документом можно разделить на несколько этапов. На примере — образец заполнения графика отпусков на 2019 год. Предложенный вариант актуален для оформления формы Т-7 на будущий период в бумажном варианте и поможет, если вам необходимо узнать, график отпусков на 2019 год как составить, заполнить и утвердить в 1С. Правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях первым делом выпускают приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год. Образец такого документа организации разрабатывают самостоятельно. Но мы его в статье не рассматриваем, поскольку он не является обязательным распоряжением.

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, согласно .

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его можно посмотреть либо в , либо в .

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, здесь они все суммируются — получится вот такой умный график отпусков на 2019 год в excel (скачать бесплатно бланк можно в начале статьи).

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отпуска.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Этап шестой. Убытие в отпуск

После того как график отпусков (форма Т-7 скачать бесплатно 2019) утвержден, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить данный документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносятся сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. Например, вы можете подготовить и скачать график отпусков на 2019 год excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Кроме того, надо учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае это будет руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 необходимо помнить, что все они вносятся тем же порядком, которым форма была утверждена (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берутся либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график отпусков.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем было принято решение, что первый не идет в отпуск в 2019-м, он пишет заявление на перенос своего отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.