В повседневной жизни встречаются различные ситуации, когда по тем или иным причинам граждане меняют фамилию. Зачастую их меняют женщины, вступая в официальный брак, когда они принимают фамилию супруга.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Вслед за изменением фамилии необходимо во все документы внести поправки, включая трудовую книжку. Работодатель в такой ситуации должен изменить фамилию в ней, но после подачи заявления работником, к которому приложены документы, обосновывающие его решение.

Нужно ли менять

Любой человек при возникновении определенных обстоятельств может изменить свои личные данные согласно нормам правовых актов.

Изменения в трудовой договор вносятся соответственно правилам ведения трудовых книжек, инструкции по их заполнению. При этом можно применить следующую формулировку:

Должность «менеджера отдела сбыта» переименована в должность «консультант-менеджер по продажам» с 1 декабря 2019 года.

Что следует предпринять работодателю, когда его работница вышла замуж и взяла фамилию мужа? Теперь информация в трудовой книжке, где указаны персональные данные сотрудника, не соответствует фактическим персональным данным и противоречит данным паспорта. Следовательно, необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества.

Фамилия сотрудника, как персональные данные, содержится во многих бухгалтерских и кадровых документах работодателя. И любые изменения данных работника в документах организации возможно осуществить только на основании приказа.

Приказ об изменении персональных данных

Данный приказ издается на основании заявления работника, чьи данные подлежат изменению.

Писать заявление с просьбой изменить фамилию сотруднице не обязательно, но желательно. К заявлению она должна приложить копии документов, на основании которых просит внести изменения. Оригиналы этих документов работница предъявляет для подтверждения копий работодателю. К ним относятся:

• свидетельство о регистрации брака}
• паспорт.

Изданный приказ служит основанием для кадровой службы организации произвести изменения в документах, содержащих персональные данные:

• трудовой книжке}
• личной карточке работницы}
• лицевом счету и других документах.

Как и все приказы, приказ об изменении персональных данных работницы должен быть официально зарегистрирован и занесен под порядковым номером в специальный журнал регистрации приказов.

Юридически грамотное изменение фамилии в трудовой книжке

Личные данные работника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по заполнению трудовых книжек (2003 г.) содержит конкретные указания и правила того, как изменить фамилию в трудовой книжке:

• изменения заносятся на титульный лист, содержащий персональную информацию}
• аккуратной чертой вычеркивается записанная в трудовую книжку фамилия, подлежащая изменению}
• рядом со старой записью делается новая, содержащая актуальную информацию}
• на внутреннюю сторону обложки заносят причину внесенных изменений в виде ссылки на соответствующие случаю документы.

Фактически нет конкретно оговоренного законом места на титульном листе, куда и как правильно писать изменение фамилии в трудовой книжке. Практически ее записывают туда, где имеется свободное место – это может быть над или под зачеркнутой фамилией, рядом с ней. Любой из перечисленных вариантов будет правильным.

На обложке трудовой книжки сотрудник кадровой службы или лицо, ответственное за ее ведение в организации, делает запись, указывая основания для внесенных изменений. Указывает название документа, его номер (если есть) и дату.

Запись заверяется подписью руководителя или ответственного лица, после чего ставят печать кадровой службы или организации.

Трудовой договор работницы

Так как в связи с замужеством необходимо изменить фамилию в трудовой книжке, соответствующие изменения следует внести и в трудовой договор.

Нет однозначной точки зрения по вопросу, следует ли в случае изменения фамилии работницы в связи с замужеством заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору или достаточно внести изменения в содержание договора. В последнем случае обязательно надо заверить внесенные изменения подписями как работницы, так и работодателя.

Неправильно внесенные изменения: как исправить

Были случаи, когда работница меняла фамилию в связи с браком на предыдущем месте работы, а сотрудник, обязанный вести трудовые книжки, не знал, как правильно написать в трудовой книжке изменение фамилии. Он просто перечеркнул старую и написал новую фамилию сотрудницы, без каких-либо обоснований и подтверждений изменения подписями и печатью.

В связи с тем, что любые изменения информации в трудовой книжке следует подтверждать соответствующими документами и заверять печатями и подписями, данная запись с изменением фамилии без обоснования является, по сути, незаконной. Но так как запись не является ошибочной и не требует исправления, а информация представлена неполной и нуждается в дополнительных сведениях, данный недочет оформления документа можно исправить по последнему месту работы, не обращаясь в организацию, допустившую неполное внесение изменений в титульный лист книжки.

Чтобы устранить недочет записи новой фамилии сотрудницы, работник кадровой службы или ответственное лицо организации на свободном месте обложки делает запись о документе с указанием его номера и даты, который является основанием для изменения фамилии работницы. Предпочтение отдается первичному документу, т.е. свидетельству о браке, но в Инструкции по заполнению трудовых книжек нет запрета записывать основанием для изменения фамилии паспорт работницы.

Повторный брак

В том случае, если работница выходит замуж во второй раз, процедура внесения изменения в информацию трудовой книжки повторяется полностью.

Сколько бы раз сотрудница ни выходила замуж, она каждый раз пишет заявление с просьбой изменить персональные данные, руководитель организации издает приказ, и ее данные изменяют.

Если на первой странице обложки нет достаточного места для записи основания изменения, записи производят на третьей странице обложки на общих основаниях.

Сотруднице, сменившей фамилию в связи с браком, рекомендуется проверять правильность написания новой фамилии, чтобы потом не пришлось доказывать принадлежность ей данной трудовой книжки в судебном порядке.

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества (образец)

Работодатель или кадровая служба работодателя может столкнуться с необходимостью изменения фамилии в трудовой книжке после замужества сотрудницы. Этот процесс с большой долей вероятности не доставит вам больших проблем. Однако, внося соответствующие изменения, надлежит следовать установленным правилам. Рассмотрим их.

Изменение фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака. Это следует из статьи 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ .

В паспорте гражданина содержится, в т.ч., информация о его фамилии. Изменение фамилии влечет за собой обязательную замену паспорта (см. пункты 4 , , 15 Положения о паспорте , утвержденного Правительством РФ 08 июля 1997 года).

Общеустановленной для всех работодателей (за исключением физических лиц, не являющихся предпринимателями) является обязанность по заполнению трудовых книжек (далее также - ТК) на своих сотрудников.

Указанными НПА предусмотрены порядок и основание для подобных изменений.

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии (образец)

Основаниями для подобных изменяющих действий является паспорт, а также свидетельство о заключении брака (или, в случае если фамилия изменяется на прежнюю после расторжения брака, свидетельство о его расторжении) и иные документы. При этом в трудовой книжке должна быть сделана ссылка на реквизиты этих документов, а именно номер и дату.

Инструкция требует, чтобы запись в трудовой книжке об изменении фамилии была внесена следующим образом: по старой фамилии проводится черта и вписывается новая фамилия. Ссылки на реквизиты документов осуществляются на внутренней стороне обложки ТК. Затем они подписываются уполномоченным лицом и заверяются печатью организации или кадрового подразделения.

Также обращаем внимание, что трудовую деятельность работника помимо трудовой книжки сопровождают и иные документы, в которых указывается фамилия, соответствующая документу, удостоверяющему личность (например, трудовой договор, должностная инструкция, и т.п.).

Обязанность вносить в них соответствующие изменения трудовым законодательством не установлена. Следовательно, работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) вправе самостоятельно определить необходимость внесения либо невнесения изменений в такие документы.

Каждый год в России регистрируется тысячи браков, и большая часть из них решают сменить фамилию. Это влечет за собой замену почти всех документов на новые с новой фамилией. Это обязательное следствие смены данных, так как старые тут же теряют актуальность и становятся недействительными. Одним из таких является трудовая книга, которая тоже должна быть изменена. В данной статье рассматривается, как нужно сделать запись в трудовой о смене фамилии, и дается весь материал о порядке действий для каждой стороны.

Обстоятельства для смены фамилии в трудовой книжке

Самая часта причина внесения каких-либо изменений - это изменение девушкой или парнем фамилии после свадьбы или развода.

Один из важных документов также требует внимания при смене данных

Важно! Ставить в известность административный отдел нужно только тогда, когда на руках имеются все подтверждающие бумаги с новыми данными.

Когда именно регистрируются изменения:

• Регистрация поправок в трудовой книжке должна проводиться администрацией работодателя, на которого работал гражданин в момент изменения.
• Если предыдущий работодатель не смог вовремя внести данные, а работник уже вышел на новую работу, то обязанность переходит на администрацию нового работодателя.

В обеих ситуациях перед внесением любых изменений в личные документы сотрудника, уполномоченный сотрудник обязан провести собственное расследование на предмет официальности предоставленных подтверждающих документов и перепроверить их подлинность в архивах ЗАГСа. Для этого проверяющий посылает официальный запрос в регистрационные органы.

Каким образом все происходит?

Для того, чтобы сотрудник отдела кадров смог поменять данные, работнику нужно предоставить заявление и копию всех документов, подтверждающих смену фамилии/имени. Если изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, то нужно предоставить подтверждение о заключении брака и новый паспорт. Если случаи другие, то свидетельство из органов регистрации о замене ФИО. Для тех, кто решил изменять фамилию после развода, потребуется принести свидетельство о разводе.

Самый первый шаг состоит из написания заявления на имя директора

Какие существуют правила внесения данных и на какие этапы можно разделить этот процесс?

Чтобы иметь четкую картину и представление о процессе замены данных, ниже приведено 4 этапа, в которые проходит переработка:

1. Первым делом уполномоченный сотрудник вносит новую фамилию в специализированную графу, в которую вписывается фамилия сотрудника на начальном листе при первом развороте и во вкладыше. В этой строчке ручкой вычеркивается старая фамилия одной ровной линией. Если пространство рядом с зачеркнутым словом позволяет вписать новую фамилию, то записывают рядом, если не позволяет, то пишут сверху или снизу.
2. Главные параметры из справки (выданной в ЗАГСе) записывают на второй разворот в специально отведенной строчке. Сделать это нужно так, чтобы оставалась область для еще одного изменения. Особенно, если это смена данных при замужестве.
3. После того, как основные данные записаны, нужно внести фамилию имя и автограф человека, который делал эти исправления.
4. В самом конце ставят печать, правильный вариант расположения печати не должен закрывать ни одну букву из вписанного, и должна быть возможность все прочесть однозначно.

Важно! Недопустимо зачеркивать (кроме фамилии) и менять данные с орфографическими ошибками.

Что выступает документами-основаниями?

Базовой бумагой для отдела кадров о внесении правок является приказ руководителя. Предшествует приказу заявление от сотрудника. Отдел кадров достает личное дело и составляет дополнение к трудовому договору. После чего заявителя знакомят с результатами проделанной работы и он ставит свою подпись.

Запись в трудовой об изменении фамилии, образец

Что нужно сделать работнику?

Как говорилось выше, ему потребуется принести некоторые бумаги и заявление. В список бумаг входит: новый паспорт, свидетельство о рождении, удостоверение о заключении или расторжении брака, свидетельства из государственных органов, имеющие отношение к делу.

Какие бумаги оформляются по факту

Два документа оформляются непосредственно в организации:

• приказ от руководителя об удовлетворении заявления от работника;
• заявление от работника на внесение изменений.

Заявление составляется вполне стандартно, в нем указывается просьба внести новые данные в документы, которые являются подтверждением законности трудовых отношений между работником и работодателем. Оно составляется на имя директора, от руки или в печатном виде. После самой просьбы прописывается перечень документов, которые прилагаются к заявке. Дату и подпись ставить нужно вручную.

Заявление

Форма заявления стандартная, т. е. работник обращается к директору организации с просьбой исправить данные на новые в его личных документах, подтверждающих его трудовые отношения с работодателем. Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.

Пример составленного заявления

Приказ

После того, как руководителем заявление подписано, он должен выпустить приказ. В нем даются указания об изменениях, перечень документов, на основании которых они будут производиться. После этого бумагу визирует он сам, бухгалтер и заведующий отделом кадров.

Куда ещё вносятся изменения, на основании изменения трудовой

После того, как обе бумаги, описанные выше, официально подписаны и оформлены, уполномоченный работник должен выполнить обновление таких актов или документов:

• претерпевает изменения карточка из личного дела;
• заново оформляют документацию, связанную с личным счетом;
• пополняются новой информацией все документы, которые содержат ФИО сотрудника.

Пример заполнения личной карточки

Чаще всего с такой необходимостью сталкиваются девушки, взявшие фамилию мужа после того, как вышла замуж. Например, была Юдина — стала Цветочкова. Так как фамилия девичья была маленькая, места на первой странице много, ее зачеркивают и рядом пишут «Цветочкова». После этого на второй странице прописывают данные о документе, которые стали причиной смены: « №548243 от 18.08.2018 г.». Внизу сотрудник, занимавшийся этим случаем, прописывает свою фамилию и ставит подпись. После этого прописывается дата события.

Дополнительная информация! Если нет места на втором развороте, данные о свидетельстве и о кадровом работнике можно указать в разделе «Иные сведения».

О трудовом договоре

По отношению к этому пункту существуют разные мнения у каждой организации. Одни за то, чтобы подписать новый договор с новой ФИО сотрудника. Другие утверждают, что в ТК есть статья, запрещающая обновить новые данные. Допускается только дополнять контракт недостающими данными, а при внесении новых нужно оформлять дополнение (новый документ). Но в обоих случаях работнику, который подавал заявку, подадут на подпись документ (новый контракт или дополнение к нему).

Оформлять ли новый трудовой договор или дополнять старый - решает работодатель

Дополнительные факты, которые относятся к теме статьи

Первый факт - после развода фамилия вернулась на девичью. Потребуется подать вновь заявление и в книжке зачеркнут фамилию бывшего супруга и запишут старую. Эти действия так же подкрепляются свидетельствами, которые указываются на втором развороте.

Второй факт - в кодексе нет предписаний о правилах действий при внесении данных с ошибкой. Поэтому стоит быть особенно внимательным. Оговорен случай, в котором ошибочные данные занесены во время первичного оформления трудовой книжки. Если такое произошло, то ее выбрасывают и заполняют по новой.

Третий факт - если что-то ошибочно записано по вине работодателя, то все расходы на замену или покупку новой книжки он должен взять на себя согласно пункту 42 Кодекса России.

Четвертый факт - хоть и кодексом не прописаны условия исправления ошибок, данная ситуация случается, и кадровики исправляют с пометкой «правки внесены из-за первоначально ошибочных действий».

Пятый факт - за несвоевременную замену ответственность несет кадровик.

Хоть и весь процесс переоформления личных бумаг затратный и длительный, все же это не сложно. Ситуация с трудовой книжкой - одна из самых простых, ведь не придется ничего платить и почти всю работу выполняет соответствующий работник, а не сам гражданин.

Смена фамилии сопровождается заменой большинства документов, содержащих персональные данные. Трудовую книжку полностью переоформлять не требуется, но исправления должны быть сделаны по определённым правилам.

Смена фамилии в трудовой книжке: действия работника

Как правило, человек меняет фамилию по трём причинам:

• замужество;
• расторжение брака;
• смена имени или фамилии по собственному желанию гражданина.

Процедура сопровождается заменой основных документов, которые содержат персональные данные гражданина - паспорта, свидетельства СНИЛС, водительского удостоверения и т. п. Но если гражданин официально трудоустроен, то предстоит внести изменения и в кадровые документы организации, в которой он работает.

Поэтому после получения документов с новыми данными работник должен уведомить своего работодателя о произошедших изменениях. А для того чтобы работодатель внёс исправления, нужно представить в кадровый отдел подтверждающие документы:

• новый паспорт;
• в зависимости от основания - свидетельство о заключении или расторжении брака, о смене имени.

На практике встречаются случаи, когда работник обращается в отдел кадров с просьбой исправить данные, а работодатель просит его написать заявление, в котором он официально просит внести изменения в его документацию. Закон не обязывает работника это делать. Согласно законодательству, работодатель в любом случае обязан внести соответствующие изменения в трудовую книжку. Однако процесс заполнения заявления не составляет особого труда. Всё же я рекомендую работнику писать такое заявление, поскольку оно сможет юридически обезопасить обе стороны в конфликтной ситуации.

Пошаговая инструкция для кадровика: как исправить фамилию

Алгоритм действий при внесении изменений следующий:

1. Согласно пункту 2.3 Правил , изменения вносятся на первую страницу трудовой книжки, где указаны персональные данные работника - титульный лист. Для этого необходимо одной тонкой чертой зачеркнуть неактуальные данные работника так, чтобы можно было прочесть написанное ранее. Рядом или сверху над зачёркнутой фамилией аккуратно вписать новые сведения.

   Фамилия аккуратно зачёркивается тонкой чертой, чтобы можно было прочесть ранее указанные сведения

2. На оборотной стороне обложки надо указать причину и основания, поясняющие, почему были внесены изменения, - дату, серию и номер документа, подтверждающего произошедшие изменения. Запись заверяется расшифрованной подписью руководителя, начальника отдела кадров или другого уполномоченного лица. В конце записи ставится печать организации или кадрового отдела (при наличии печати).

   На тыльной стороне обложки указываются основания, по которым внесены исправления в фамилию работника

Закон не требует сопровождать изменение фамилии в трудовой книжке изданием отдельного приказа. Но если внутренний документооборот предприятия предполагает такое действие, приказ оформляется. Им же можно распорядиться внести изменения в другие учётные документы и назначить ответственное за это лицо.

Какие ещё документы предстоит поменять

При смене персональных сведений о работнике придётся внести исправления и в другие документы, содержащие его данные. Как правило, ими являются:

• книга учёта движения трудовых книжек;
• лицевой счёт (форма № Т-54);
• личная карточка работника (форма № Т-2);
• трудовой договор и дополнительные соглашения.

Кроме того, не стоит забывать, что работодателю необходимо получить пенсионное свидетельство (СНИЛС) работника в случае, если он не произвёл замену документа самостоятельно.

Видео: как внести изменения в трудовую книжку

При смене персональных данных работника важно помнить: работодатель внесёт необходимые исправления в трудовую книжку, но только после того, как работник представит ему документы, подтверждающие изменения.