Обеспечение сохранности архивных документов. Обеспечение сохранности документов архива Обеспечение сохранности документов переданных в архив

Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.

Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

Строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

Созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

Применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.

Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией.

Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.

В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:

1) бумажных носителях - температура +17 - +19оС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;

2) черно-белых пленочных носителях - температура +15оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

3) цветных пленочных носителях - температура +2 - +5оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

4) электронных носителях - температура +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.

В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+-5.С) и относительной влажности воздуха (+-10%) не допускаются.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

Контрольно-измерительные приборы температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Помещения хранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.

Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).

Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в не разобранных кипах.

Средства хранения устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами – 120см; средствами хранения – 75см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения – 75см; стеной и торцом средства хранения – 45см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.

1. 2 Размещение документов в хранилище. Топографирование

Размещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:

Описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;

Предметные, предметно-тематические картотеки;

Картотеки по личному составу;

Исторические справки;

Обзоры документов.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.

В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).

Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов.. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания (см. Приложение 1).

Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов.

2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов

2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ

Дела выдаются из хранилищ:

Для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение);

Для проведения архивных работ с документами.

Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок: до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель); до трех месяцев - фондообразователям; до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Выдача дел из хранилищ оформляется соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат: уникальные документы и особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов; полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.

Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

2. 2 Проверка наличия и состояния дел

Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится :

Уникальных документов - ежегодно;

Особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);

Аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;

Кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.

До начала работы устанавливается полнота учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путём сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путём визуального осмотра дела.

Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщать заведующим архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

На основании итоговых записей в листах (листе) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов (см. Приложение).

Одновременно с актом проверки могут составляться в случае необходимости справки о технических ошибках при подсчётах, акты обнаружения неучтённых дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.

Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплёта, реставрации, передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

В ходе розыска необходимо:

Изучить учетные документы по выдаче дел из хранилища;

Проверить правильность итоговой записи в описи, по которой числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены технические ошибки в порядковой нумерации дел, а при составлении итоговых записей пропущенные и литерные номера не были учтены;

Проанализировать заголовки необнаруженных дел в описях дел, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в другую опись данной организации, но под другим номером;

Изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, сверить их с описью, по которой проводилась проверка;

Организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих организациях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;

Проверить акты приема-передачи дел в архив из организаций;

Изучить акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование.

На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. В справке обязательно указывается место обнаружения дел, числящихся необнаруженными (были выданы во временное пользование без составления соответствующего документа, найдены в организации, объединены с другими делами и т.д.). Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с указанием даты и номера справки. Карточка изымается из картотеки необнаруженных дел, переставляется за картотеку и хранится до минования надобности.

На дела, отсутствие которых является обоснованным, составляется справка о результатах розыска со ссылкой на документы, подтверждающие причины их отсутствия (переданы на постоянное хранение, выделены к уничтожению, но не были своевременно сняты с учета и т.д.).

На отсутствующие документы, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении дел и подробная справка о проведении работ по розыску. Проверка наличия и состояния дел считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяющегося фонда.

2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

Страховой фонд – это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный из соответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда».

Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовске Тюменской области).

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).

Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:

Для архивных документов на бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;

Для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;

для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;

для видеодокументов - одну копию в формате VHS.

Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов

3. 1 Проверка физического состояния документов

Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов.

В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.)

Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.

Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами:

1) сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты;

2) выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство - временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;

3) попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.

Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания), что помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.

Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.

Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.

Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных документов

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются :

Дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

Реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

Воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

Переплет архивных документов;

Обеспыливание архивных документов;

Обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

а) архивные документы на магнитной ленте:

Очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

Замене пересохших и покоробленных склеек;

Оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;

Перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;

в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

Обеспыливанию;

Удалению восковых, жировых и иных загрязнений;

Укреплению склеек и просечек;

Ремонту перфорации;

Переделке грубых, коробленных заплат и склеек;

Ремонту поврежденных полей кадров.

Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.

Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами.

Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

Комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.

Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:

Создание оптимальных условий хранения документов;

Размещение документов в хранилищах, топографирование;

Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

Проверка наличия и состояния дел;

Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

Обеспечение физико-химической сохранности документов.

Библиографический список литературы

Источники

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ
от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

3. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»».

4. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.

5. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002.

Литература

6. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2

8. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.

9. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.

Приложение

Форма акта проверки наличия и состояния дел

Утверждаю

Официальное наименование Наименование должности

вышестоящего органа руководителя организации

Расшифровка

Официальное наименование (личная подпись) подписи

Организации Дата

АКТ N___

Место составления

Проверки наличия и состояния дел архивного фонда N____

Настоящий акт составлен комиссией в составе _____________________

(ФИО председателя и членов комиссии) в связи с

_______________________________________________.

(основание)

Проверкой установлено, что:

1. Всего числится по описям дел _______________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________________

2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных _____________________________________________ __________________дел

(Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)

3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам, _________________дел.

4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду ____________ дел.

5. Имеется неописанные ________________ дела.

6. Всего по архивному фонду имеется в наличии ________________дел,

1) требующих дезинфекции __________________ дел;

2) требующих дезинсекции __________________ дел;

3) требующих реставрации __________________ дел;

4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;

5) требующих восстановления затухающих текстов ____________дел;

6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;

7) выданных во временное пользование __________________ дел.

7. __________________________________________________________

(Общая характеристика состояния и условий хранения документов. _________________________________________________________________.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения документов)

Проверку проводили:

Председатель комиссии _________________Расшифровка

(личная подпись) подписи

Члены комиссии _________________Расшифровки

(личные подписи) подписей

Глава 4.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
4.1. Обеспечение сохранности архивных документов

Обеспечение сохранности архивов и архивных документов – важная государственная задача. Решение этой сложной задачи обеспечивается за счет комплексного подхода, включающего правовые, организационные, научно-методические и технические аспекты сохранения документов. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:

Создание оптимальных условий хранения документов;

Соблюдение порядка размещения документов в хранилищах, топографирование;

Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

Проверка наличия и состояния дел;

Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

Обеспечение физико-химической сохранности документов.
Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; применением технических средств создания оптимального температурно-влажностного режима хранения; проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.).

Здания для архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух, от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, должны соответствовать строительным нормам и правилам.

Система архивного пожаротушения должна отвечать следующим требованиям:

Применяемое вещество должно обладать высокой тушащей активностью при минимальном его количестве и стоимости и минимальном воздействии на материалы;

Оно не должно нанести существенный, неустранимый ущерб для документов, людей и помещений архива;

Система должна легко и быстро приводиться в рабочее состояние, быть надежной в эксплуатации.

На сегодняшний день всем этим требованиям отвечают системы пожаротушения тонкораспыленной водой. Тонкораспыленная вода эффективно тушит пожар за 20-30 секунд, практически не оказывает разрушающего влияния на бумагу (воздействие на документы незначительно по объему и через 6 часов уже не обнаруживается), безопасна для людей. Разработаны автоматические модульные системы пожаротушения тонкораспыленной водой и огнетушители, работающие по такому же принципу. Этими средствами уже оснащены некоторые архивы, библиотеки, музеи. Архивы в обязательном порядке должны быть оборудованы средствами пожаротушения и охранно-пожарной сигнализацией.

Архивохранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Это обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор, жалюзи и т.п. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ в хранилище проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Для обеспечения длительной сохранности документов в хранилищах устанавливается оптимальный температурно-влажностный режим:

Для бумажных документов – температура 17-19 0 С, относительная влажность 50-55%;

Для черно-белой кино- и фотопленки – температура 10-15 0 С, влажность 40-50%;

Для цветной пленки – температура 2-5 0 С, влажность 40-50%;

Для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 8-18 0 С, влажность 45-65%.

Помещения архивохранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления пыли, плесени, насекомых, грызунов. В архивохранилищах проводятся систематическая влажная уборка, периодическое обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения, ежегодная обработка полов, плинтусов, подоконников, цокольных этажей водными растворами антисептиков. В хранилищах запрещено находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить и использовать в них пищевые продукты, курить.

В архивах устанавливается особый охранный режим, который обеспечивается техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилища, опечатыванием помещений.
Размещение документов в хранилище. Топографирование

Архивохранилища оборудуются передвижными или стационарными металлическими стеллажами с соблюдением определенного порядка их размещения, устанавливаемого правилами работы архивов. Порядок размещения фондов определяется планом (схемой) их размещения. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. Дела размещаются на стеллажах или шкафах горизонтально или вертикально, в коробках или папках.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели на карточках (см. прил. 6). Карточки пофондового указателя составляются на каждый фонд. На карточке указываются: название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, номер описи, дела с № по №, номер стеллажа, шкафа, полки, примечания. Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются в картотеке по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Изменения в расположении документов своевременно отражаются во всех карточках, а также в схеме размещения фонда.
Порядок выдачи дел из хранилищ

Дела выдаются из хранилищ для проведения архивных работ с документами (реставрация, микрофильмирование, экспонирование и др.) и для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, организациям-фондообразователям во временное пользование). Дела, содержащие ветхие документы или особо ценные и уникальные документы, для использования из хранилищ не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и прием их обратно производится хранителем фондов или заведующим архивохранилищем. Дела выдаются из хранилища на срок:

Пользователям в читальный зал и сотрудникам архива – на один месяц;

Фондообразователям во временное пользование – на три месяца;

Судебным, следственным, правоохранительным органам – на шесть месяцев.

Выдача архивных документов для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Выдача дел из хранилищ оформляется определенными Росархивом документами и регистрируется в особых книгах (см. прил. 7).
Проверка наличия и состояния дел

Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел учетным документам и выявить поврежденные дела, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другой носитель и т.п. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архивов и проводится в соответствии со значимостью документов и правилами работы архивов. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные проверки наличия и состояния всех фондов архива или отдельных комплексов документов.

Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников архива в количестве не менее двух человек. До начала работы устанавливается полнота учетных документов по проверяемому фонду, учетные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях описей фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, которые указаны в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние проверяется путем визуального осмотра дела.

Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические повреждения дел) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно.

При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места неправильно подложенные дела других фондов; сообщать заведующему архивохранилищем о делах, зараженных биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесенные в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. По окончании проверки в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки – количество дел, числящихся по описям; количество дел, не оказавшихся в наличии; количество литерных номеров, не отмеченных в описи; количество пропущенных номеров; количество дел, оказавшихся в наличии. В акте также указывается количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов (см. прил. 11). Одновременно с актом проверки наличия и состояния дел могут составляться необходимые справки о технических ошибках в подсчете, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и другие акты.

Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих дезинфекции, реставрации, переплета и т.п., передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушении сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверенного фонда.
Страховой фонд и фонд пользования

Страховой фонд – это совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный на соответствующего типа фотопленке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда». Страховой фонд создается в целях сохранения ценной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документа. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособлено от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовск Тюменской области).

Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается для государственного архива комплект копий уникальных и особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования может создаваться также по наиболее используемым документальным комплексам путем создания копий документов на электронных носителях (оцифровка), обеспечивающего идентичность копии и подлинника. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригиналов документов и организации работы по их использованию.

Запись и хранение информации в цифровом виде находит все большее применение. Она позволяет решать задачи, ранее недоступные аналоговым технологиям:

Возможность многократной передачи информации без потери качества;

Возможность записывать на электронный носитель разные по физической природе сигналы – цветные и черно-белые изображения, аудиовизуальные документы и др. (мультимедиа);

Возможность записи информации любого качества (в том числе слабоконтрастной, дефектной).

Сейчас разрабатываются технологии, которые позволяют быстро получать электронные копии с микрофильмов, что очень важно для архивов.
Обеспечение физико-химической сохранности документов

Обеспечение физико-химической сохранности документов – это комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливанию, реставрации, дезинфекции, дезинсекции, фотореставрации и другим видам работ, обеспечивающим сохранность документов. Эти работы проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений.

Сохранность документов не может быть обеспечена без реставрационных работ. Конечно, средствами реставрации можно спасти только малую часть документов. Поэтому архивисты дифференцированно подходят к этому процессу, с учетом ценности и физического состояния архивных документов.

В настоящее время сложился широкий рынок реставрационного оборудования, инструментария и материалов. Эффективные технические средства и технологии внедряются в практику (установки для удаления избытка влаги методом сублимации, реставрационные паровые карандаши, машины для вакуумирования архивных документов, листодоливочные машины и др.).

В архивах могут оказаться документы, имеющие биопоражения и подлежащие специальной обработке – дезинфекции и дезинсекции. Биоповреждениям подвержены любые носители: бумага, ткани, пленка и др. Наряду с известными истребительными мероприятиями при обнаружении биозаражений (газовая дезинфекция, фунгицидная обработка), в настоящее время разработан и апробирован эффективный физический способ борьбы с плесневением материалов – дезинфекция потоком ускоренных электронов. В его разработке принимали участие специалисты РГАНТД и Главархива Москвы.
4.2. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В общей системе мер по обеспечению сохранности документов Архивного фонда РФ особое место занимает их государственный учет. Согласно ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» все документы Архивного фонда РФ подлежат государственному учету независимо от места их хранения. Порядок государственного учета определяется Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, разработанным Росархивом и зарегистрированным в Министерстве юстиции РФ в 1997 г.

Регламент устанавливает порядок взаимодействия Росархива и учреждений его системы, государственных библиотек и музеев, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций-источников комплектования, а также юридических и физических лиц – собственников документов Архивного фонда РФ, то есть всех держателей архивных документов. Важнейшим элементом такого взаимодействия является обязательное представление в архивные органы всеми держателями Архивного фонда РФ сведений об архивных документах с целью обеспечения государственного контроля их сохранности.

Порядок государственного учета архивных документов, закрепленный Регламентом, основывается на принципах:

Централизации (организующая и регламентирующая роль Федерального архивного агентства);

Унификации (установлены единые требования к учетным данным, методика учета, формы учетных документов);

Динамичности (своевременно и оперативно вносятся изменения в учетные документы или составляются новые учетные документы);

Полноты и достоверности.

Государственный учет архивных документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

Единица учета архивных документов – это единица измерения документов в архиве. Независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, в российских архивах основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения.

Единица хранения – физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

В зависимости от вида документации под единицей хранения подразумевается:

Для документов на бумажной основе – дело (совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку);

Для кино- и видеодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;

Для фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, слайд, позитив), а также фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;

Для фонодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;

Для электронных документов – физически обособленный носитель с записью одного или нескольких электронных документов (или части электронного документа).

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования. Неописанные, то есть необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Посредством учета, то есть закрепления за документом или комплексом документов только им присущих учетных номеров, обеспечивается организация документов, контроль их наличия и состояния, адресный поиск документов. Для учета архивных документов в государственных, муниципальных, ведомственных архивах ведется система учетных документов. Каждый справочник этой системы имеет свое функциональное назначение, а все вместе, не дублируя, но дополняя друг друга, дают возможность следить за изменениями в объеме и составе фондов и единиц хранения. Благодаря системе учетных документов мы в любое время можем ответить на широкий круг вопросов: сколько хранится фондов и единиц хранения в Архивном фонде РФ, в регионе, в конкретном архиве на определенный момент времени, сколько поступило в течение года, сколько дел в конкретном архивном фонде и т.д.

Все учетные справочники делятся на основные и вспомогательные. Состав и форма основных учетных документов строго определены Регламентом государственного учета и правилами работы архивов. Виды и формы вспомогательных справочников не регламентируются, каждый архив определяет их самостоятельно, исходя из практических потребностей. К числу основных учетных документов относятся книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, архивная описи дел и документов.

Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, количества и состава поступивших и выбывших документов за определенный хронологический период времени, а также состояния их описания. Каждая запись поступления или выбытия документов в книге получает самостоятельный порядковый номер. Ежегодно подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел (документов), о чем делается соответствующая запись в книге. Книга служит основой для составления листов фонда, паспорта архива (прил. 12).

Список фондов служит для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава фондов и коллекций как находящихся на хранении, так и выбывших. В список вносится фонд или коллекция при первом поступлении документов в архив. Каждому фонду по списку присваивается очередной порядковый номер, который и закрепляется за фондом как элемент архивного шифра каждой единицы хранения (архивный шифр – это обозначение, наносимое на каждую единицу хранения в целях ее учета и идентификации; состоит из названия архива и номеров фонда, описи, дела). Название фонда переносится в список с титульного листа описи.

В случае выбытия фонда из архива в соответствующей графе обязательно указывается место, куда передан фонд, название, номер и дата акта, которым была оформлена передача документов. После передачи фонда в другой архив или включения его в состав объединенного архивного фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается. На 1 января каждого года к списку фондов составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество фондов, а также количество фондов поступивших и выбывших в течение года (см. прил. 13).

Лист фонда – многофункциональный учетный документ. Он обеспечивает в рамках каждого архивного фонда учет количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов в фонде, регистрацию изменений как по каждой описи, так и по фонду в целом, а также фиксацию изменений в названии фонда и в состоянии описания документов. Лист фонда составляется на каждый фонд при его первом поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия документов фонда, в том числе и необработанных. Дата первого поступления фонда указывается аналогично соответствующей графе списка фондов. В целях фиксации изменений в названии фонда в соответствующих графах листа фонда указываются в хронологической последовательности все переименования организации и ее подведомственность с момента возникновения, а также начальная и конечная дата функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

В случае выбытия документов в одноименной графе листа фонда обязательно указывается основание снятия документов с государственного учета, название, номер и дата акта. Листы фондов хранятся в папках с клапанами в порядке номеров фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель (см. прил. 14).

Опись дел и документов – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и других необходимых сведений о составе и содержании дел фонда. Опись обеспечивает поединичный и суммарный учет единиц хранения, закрепляет порядок систематизации единиц хранения, учет текущих изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись.

Опись является основой для ведения других учетных документов, поэтому качество учета в архиве во многом зависит от качества описей. На основании описи определяется архивный шифр дела, на который даются ссылки при использовании документов.

Описи нумеруются в пределах каждого фонда по мере их возникновения, номер присваивается по листу фонда в валовом порядке. Количество единиц в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру – 9 999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой присваивается новый учетный номер по листу фонда.

Важнейшим элементом описи как учетного документа является итоговая запись. Из-за ее неправильного составления возникает наибольшее количество ошибок в учете документов. Итоговая запись закрепляет количество дел, числящихся по описи; регистрирует особенности нумерации дел (пропущенные, литерные номера); отражает все изменения в объеме описи после проведения различных работ. Обязательным элементом итоговой записи являются сведения об актах, на основании которых произошло выбытие документов. Например:

«В опись внесено 64 (шестьдесят четыре) дела с № 1 по № 68, в том числе:

Литерные номера: № 5а. Акт проверки наличия…№ …от 00.00.0000;

Пропущенные номера: № 20, 61. Акт проверки наличия…№ …от 00.00.0000;

Выбыли: № 3, 8, 54. Акт о неисправимых повреждениях документов…№…от 00.00.0000.»

Таким образом, в описи должна быть сводная расшифрованная итоговая запись, объясняющая причины возможного расхождения между последним номером дела по описи и их фактическим наличием на архивной полке, а также отражающая особенности нумерации дел. Итоговые записи к описи должны быть оформлены ко всем ее экземплярам (прил. 2, 4).

Кроме названых, в архиве ведутся такие учетные документы:

Реестр описей – для регистрации описей, учета их количества и состава;

Описи особо ценных документов;

Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;

Опись страхового фонда – для поединичного учета страховых копий особо ценных дел и документов;

Лист учета аудиовизуальных документов – для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации и учета и нумерации описей аудиовизуальных документов;

Лист учета и описания уникального документа;

Лист-заверитель – для учета количества листов в деле;

Паспорт архивохранилища – для суммарного учета архивных фондов и единиц хранения данного архивохранилища.

В государственном и муниципальном архиве ведется дело фонда. Оно состоит из комплекса документов по истории фондообразователя и фонда. В деле концентрируются в хронологической последовательности их составления историческая справка к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, а также все акты, которые являются основанием для внесения изменений в учетные документы.

Основанием для внесения изменений в учетные документы служат только акты установленной формы: акт приема-передачи документов; акт возврата документов собственнику; акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции; акт о создании объединенного архивного фонда; акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, неучтенных и т.д.).

В соответствии с Регламентом государственного учета все архивы, в которых имеются документы Архивного фонда РФ, ежегодно составляют паспорт архива , который является формой централизованного государственного учета. Он отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу на 1 декабря отчетного года. Паспорт архива составляется в двух экземплярах. Вторые экземпляры архивы организаций направляют в государственный или муниципальный архив, чьими источниками комплектования они являются; государственные или муниципальные архивы направляют паспорта архива в орган архивного управления.

Для того, чтобы учет отвечал предъявляемым требованиям, необходимо выполнять несколько обязательных правил. Во-первых, учетные документы должны строго соответствовать установленным формам.

Во-вторых, необходимо обязательное документирование всех, даже самых незначительных, изменений в составе и объеме фондов.

В-третьих, должно быть своевременное, оперативное внесение изменений в составе и объеме фондов в учетные документы. Например, при поступлении документов в архив организации необходимо в тот же день сделать запись в книге поступлений, оформить акт приема-передачи документов, составить новую итоговую запись в описи, внести изменения в лист фонда, а также другие вспомогательные учетные документы.

В-четвертых, изменения должны вноситься во все необходимые учетные документы одновременно. Если в описи сделана новая итоговая запись, а в лист фонда изменения не внесены, не будет соответствия и достоверности объемных и других учетных показателей.

И наконец, все учетные документы должны находиться в хорошем физическом состоянии, вестись аккуратно, без помарок и исправлений. Порядок доступа к учетным документам определяется приказом руководителя организации. Все учетные документы архива хранятся в сейфах или запирающихся шкафах.

Особенности учета уникальных документов. Для учета уникальных документов составлен Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальному документу присваивается номер в Государственном реестре, на него составляется лист уникального документа по особой форме. Первые экземпляры листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров и хранятся постоянно в службе Государственного реестра уникальных документов.
Автоматизированный государственный учет архивных документов

Начиная со второй половины 1990-х гг., Росархив в рамках программы информатизации архивного дела ведет плановую работу по внедрению информационных технологий в сферу государственного учета архивных документов и созданию системы автоматизированного государственного учета. Ее основной элемент – разработка типовых программных продуктов, их тиражирование и безвозмездная передача в архивные учреждения. Такими программными продуктами являются программные комплексы «Архивный фонд» (для архивов) и «Фондовый каталог» (для органов архивного управления). При их разработке обеспечена преемственность форм и методов традиционной и автоматизированной систем учета, базирующаяся на единстве показателей учета и описания архивных фондов и архивных документов в традиционном и электронном формате. При этом сохранен определенный Регламентом государственного учета порядок представления учетных информационных массивов.

Государственные и муниципальные архивы заполняют базу данных (БД) «Архивный фонд» описаниями архивных фондов. Копию БД они направляют в органы архивного управления субъектов РФ, где описания сливаются в один массив в БД «Фондовый каталог». Затем эти данные представляются в Росархив, где в БД «Центральный фондовый каталог» аккумулируются сводные сведения по всей России. Федеральные архивы направляют свои данные непосредственно в Росархив. Центральный фондовый каталог (ЦФК) является не только главным элементом системы централизованного государственного учета архивных документов, но и универсальным справочником о составе и содержании архивных фондов, своеобразной информационной моделью Архивного фонда РФ.

Автоматизированная система государственного учета ежегодно расширяется, охватывая все большее число архивов. В настоящее время БД «Архивный фонд» ведут все федеральные архивы (кроме тех, в которых применяется нефондовая организация документов) и все государственные архивы субъектов РФ, а также большая часть муниципальных архивов. ЦФК доступен в Интернете для всех пользователей.
Вопросы для повторения

Обеспечение сохранности архивных документов: основные виды работ.
Проверка наличия и состояния дел: цели, значение, порядок проведения.
Государственный учет документов Архивного фонда РФ: понятие, принципы, единицы учета.
Основные учетные документы архива.
Автоматизированный государственный учет документов Архивного фонда РФ.

Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. – М., 1996.
Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. – М., 2000.
Алексеева Е.В. Учет архивных документов – основа обеспечения их сохранности / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А.Осичкина // Делопроизводство. – 2003. - №4. – С. 89-93.
Банасюкевич В.Д. Разработки ВНИИДАД в области обеспечения сохранности документов. // Вестник архивиста. – 2003. - №1(73). – С. 32-37.
Елпатьевский А.В., Химина Н.И. К вопросу о состоянии работы с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации. // Отечественные архивы. – 2004. - № 3. – С. 16-24.
Елпатьевский А.В., Химина Н.И. Уникальные документы Архивного фонда РФ: к современному пониманию проблемы // Отечественные архивы. -2011. - № 1. – С.16-22.
Козлов В.П. Документ и проблемы его сохранности // Делопроизводство.- 2010.- №2.- С.22-28.
Кузнецов С.Л. Автоматизированная система учета документов «Архивный фонд» // Секретарское дело. – 2011. - №1. – С.52-55.
Леонтьева О.Г. Дело фонда как источник информации о фондообразователе и фонде // Отечественные архивы. – 2004. - №2. – С.66-69.
Попова Е.Н. О некоторых проблемах защиты от хищений архивных документов // Секретарское дело. – 2006. - № 8. – С.28-37.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов // Делопроизводство. – 2005. - №2. – С.100-103; №3. – С.108-112.
Привалов В.Ф., Попова Е.Н. К вопросу о сохраняемости современных принтерных и рукописных текстов документов // Делопроизводство. - 2003. - №3. – С. 93-99.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://allbest.ru

Введение

1. Организация хранения документов

2. Номенклатура дел

3. Сроки хранения дел

4. Формирование дел

5. Оформление дел

6. Составление и оформление архивных описей дел

7. Экспертиза ценности документов. ЦЭК (центральная экспертная комиссия)

Заключение

Список использованных источников

Введение

Хранение документов - это обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Цель данной работы - охарактеризовать организацию хранения документов до передачи их в архив.

Исходя из цели были поставлены следующие задачи:

Описать назначение номенклатуры дел;

Определить сроки хранения дел;

Рассмотреть процесс формирования дел;

Описать процедуру оформления дел;

Охарактеризовать процесс составления и оформления архивных описей дел;

Описать принцип проведения экспертизы ценности документов и рассмотреть основные задачи ЦЭК (центральной экспертной комиссии).

1. Организация хранения документов

В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

· хранение документов в процессе их исполнения;

· хранение исполненных документов.

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки в течение дня хранятся на столе исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф.

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.

Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

2. Номенклатура дел

документ хранилище опись архив

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

· предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

· содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

· закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

· имеет справочное значение при изучении структуры организации;

· является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

· используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

· может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

· типовая номенклатура дел;

· примерная номенклатура дел;

· индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

· в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;

· в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел, а также график документооборота организации представлены в приложениях А, Б.

3. Сроки хранения дел

Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов.

Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, - увеличивать.

При определении сроков хранения документов в зависимости от их научной и практической ценности следует руководствоваться типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует два таких перечня:

1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.;

2. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (о типовых перечнях и порядке их применения см. «Отдел кадров» № 2 за 2002 г.).

При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией.

В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.

Таким образом, в процессе проведения экспертизы ценности документов все дела, образовавшиеся в организации в течение делопроизводственного года, разделяются на две основные группы:

ь постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения;

ь временного (до 10 лет включительно) хранения.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

4. Формирование дел

Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

· дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

5. Оформление дел

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов дела;

· составление листа-заверителя;

· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

· не проводить систематизацию документов в деле,

· не нумеровать листы дела,

· не составлять заверительные надписи.

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 11

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме, приведенной в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций.

При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6. Составление и оформление архивных описей дел

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно:

· на дела постоянного хранения;

· дела временного (свыше 10 лет) хранения;

· дела по личному составу;

· дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

· заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

· каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

· порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;

· порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

· графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

· при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

· графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

7. Экспертиза ценности документов. ЦЭК (центральная экспертная комиссия)

Экспертиза ценности документов -

ЭЦД проводится в несколько этапов:

1. Составление номенклатуры дел.

2. Проводится через 2 года, когда документы вышли из оперативной работы при сдаче документов в архив учреждения.

3. Передача документов в государственный архив.

Основными критериями, определяющими ценность документов являются:

Степень значительности содержания документов;

Значение учреждения (лица), в деятельности которого они образовались;

Автографичность;

Время и место их возникновения;

Юридическая сила документов;

Подлинность;

Копийность; дублетность их;

Поглощенность информации, содержания в документе;

Внешние особенности документов.

Экспертные комиссии создаются для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение. Центральная экспертная комиссия действует постоянно и создаётся с той же целью, что и ЭК, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных служб структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций и предприятий.

По окончании делопроизводственного года все сформированные дела хранятся в структурных подразделениях вплоть до передачи в архив организации или уничтожения. Отбор дел для передачи в архив или уничтожения осуществляется в процессе проведения экспертизы ценности документов.

Под экспертизой ценности документов понимаетсяопределение их научного, практического, социально-культурного и другого значения в целях установления сроков хранения. Необходимость проведения экспертизы обуславливается тем, что в организации, в том числе и в отделе кадров, в течение делопроизводственного года образуется большое количество самых разнообразных дел. Какие из них следует хранить постоянно, какие долговременно, а какие можно уничтожать по прошествии нескольких лет? Сколько, например, следует хранить приказы директора по личному составу, личные дела, документы, явившиеся основанием для издания приказов по личному составу, трудовые договоры, переписку по кадровым вопросам? Именно экспертиза ценности документов призвана решить эти практические вопросы. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК).

Основная функция ЭК - рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Она выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения, описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли. ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и подготовке их для последующего хранения.

ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе не менее трех человек. Членами комиссии обязательно являются заведующий архивом организации, руководитель делопроизводственной службы и главный бухгалтер. В состав ЭК может включаться и работник кадровой службы, особенно в организациях, в которых образуется большое количество документов по личному составу. В организациях, передающих свои документы на хранение в государственный архив, в ЭК в обязательном порядке включается работник этого архива. Председателем ЭК является один из руководящих работников организации, как правило, заместитель руководителя. Заседания комиссии оформляются протоколом.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется в делопроизводстве и в архиве.

Экспертиза ценности документов в делопроизводствеохватывает документы, которые еще не поступили на хранение в архив организации. В ходе экспертизы рассматривается и уточняется номенклатура дел, определяется правильность оформления документов, формирования и оформления дел, даются директивные указания и рекомендации структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится в два этапа.

Первый этап - оценка документов с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел, а работа проводится еще до заведения дел. Результаты экспертизы находят отражение в номенклатуре дел, которая составляется в организации на будущий год.

Второй этап экспертизы ценности документов проводится после завершения делопроизводственного года. На этом этапе осуществляется отбор документов и дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, и их подготовка для передачи в ведомственный архив (архив организации). Документы временного хранения, сроки хранения которых истекли, отбираются к уничтожению.

При проведенииэкспертизы ценности в архиве организацииотбираются дела для передачи на постоянное хранение в государственный архив (если организация является источником комплектования госархива), а также отбираются к уничтожению дела длительного (свыше 10 лет) хранения, сроки хранения которых истекли (в том числе и дела по личному составу). Экспертиза ценности документов в архиве проводится по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел.

Заключение

Таким образом, в результате изучения материала по данной теме можно сделать следующие выводы:

§ Хранение документов - это обеспечение рационального размещения и сохранности документов. Под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

§ Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

§ Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов. Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

§ Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

§ Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

§ Экспертиза ценности документов - это определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документа с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Список использованных источников

1. Арустамов Э.А., Леваков В.А. Автоматизация операций с наличными деньгами. - М.: изд-во МУПК, 1996.

2. Арустамов Э.А., Леваков В.А. Организация, устройство и оборудование офиса. - М.: изд-во МУПК, 1996.

3. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебное и практическое руководство. - Мн.: ТетраСистемс, 1998.

4. Паневчик В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. - Мн.: БГЭУ, 2004.

5. Паневчик В.В. Делопроизводство. - Мн.: Выш. шк., 2000.

6. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учебное пособие. - Мн.: БГЭУ, 2002.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. Топографирование. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. Порядок выдачи дел из хранилищ. Проверка наличия, состояния дел. Обеспечение физико-химической сохранности.

курсовая работа , добавлен 01.09.2008

Виды, основные задачи и функции, права и ответственность архива. Организация, порядок и оформление результатов экспертизы ценности документов. Порядок формирования, оформление и обработки дел. Составление архивных описей. Сдача дел в архив учреждения.

курсовая работа , добавлен 14.05.2015

Теоретические принципы учёта документов. Единица учёта архивных документов. Проведение учёта документов в государственном архиве. Порядок выдачи дел из архивов. Обеспечение физико-химической сохранности документов. Книга поступлений документов.

курсовая работа , добавлен 22.04.2016

Документы как информационная основа деятельности организации. Сохранность документа архива: история законодательства и основы обеспечения. Учет движения документов. Режимы хранения документов: световой, охранный, температурно-влажностный, противопожарный.

курсовая работа , добавлен 10.06.2011

Особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Современные подходы к обеспечению сохранности документов. Основные правила хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях.

реферат , добавлен 23.09.2010

Изучение системы учета и обеспечение сохранности документов в государственном (ведомственном) архиве Российской Федерации. Размещение документов в хранилище, топографирование. Проверки наличия и состояния дел. Старение и факторы разрушения документов.

курсовая работа , добавлен 20.09.2016

Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов. Состав, структура, комплектование архивной коллекции. Экспертиза ценности документов архивных коллекций. Систематизация документов и формирование единиц хранения. Примеры формирования архивных коллекций.

курсовая работа , добавлен 05.09.2008

Основные направления деятельности электронных архивов. Характеристика главных особенностей экспертизы ценности электронных документов. Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения документов, проблемы обеспечения сохранности и подлинности.

курсовая работа , добавлен 08.12.2011

Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.

курсовая работа , добавлен 19.07.2008

История законодательства и основы сохранности документов архива. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений. Порядок проверки наличия и состояния особо ценных и уникальных документов. Топографирование и учет движения материалов в электронной форме.

В.Ф. Привалов (1934 - 2012 гг.)

Владимир Федорович Привалов (1934 - 2012 гг.) – выдающийся отечественный архивист, крупнейший специалист в области обеспечения сохранности документов, чьими трудами во многом формировалось и развивалось это направление архивной науки, методики и практики.

Химик по образованию - В.Ф. Привалов окончил Химический факультет МГУ, он, имея гуманитарные способности и интересы, связал свою жизнь с архивным делом и с 1961 г. начал работу в Центральной научно-исследовательской лаборатории Главного архивного управления при Совете Министров СССР, на базе которой в 1966 г. был создан Всесоюзный (ныне Всероссийский) научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Во ВНИИДАД В.Ф. Привалов работал до конца жизни, разрабатывая теоретические и методические вопросы обеспечения сохранности документов (ОСД) как комплексной проблемы, включающей 4 взаимосвязанных элемента: создание документов, их хранение, реставрация и воспроизведение. При этом принципиально новым и важным являлось то, что рассматривались проблемы ОСД не только с организационной, но и естественно-научной точки зрения. Обоснованный им дифференцированный подход к обеспечению сохранности архивных фондов лежит в основе практической деятельности всех архивных учреждений страны.

В 1972 г. В.Ф. Привалов защитил в МГУ диссертацию на соискание ученой степени кандидата химических наук. Для архивоведения его работа уникальна, она стала первым исследованием, в котором современные теоретические представления химической кинетики применялись для установления механизма процессов, протекающих при старении архивных документов, а также для решения вопросов, связанных с долговечностью бумаги, хранением и реставрацией дел. Для целей исследования впервые применялась методика «искусственного старения».

С именем В.Ф. Привалова связано такое новаторское для отрасли направление ОСД, как архивная климатология. Им введен сам термин «архивная климатология» и подготовлен цикл исследований по этой проблематике.

В.Ф. Привалов научно обосновал и экспериментально доказал оригинальную методику оценки физического состояния документов способом малой выборки, разработав единую систему буквенно-цифровой индексации и учета дефектов носителя и текста документа. В работах В.Ф. Привалова доступно изложен механизм воздействия различных внешних факторов на состояние документов - основы и текста, что особенно важно для архивистов, не знакомых с физико-химическими процессами ОСД.

В течение длительного времени под руководством В.Ф. Привалова выполнялся цикл экспериментальных исследований по комплексной проблеме «Тексты документов XX века. Свойства и сохранность». Впервые выполнены масштабные исследования по изучению свойств принтерных текстов, в результате которых архивная отрасль обеспечена практическими рекомендациями по различным аспектам сохраняемости текстов, в том числе создаваемых с помощью современных компьютерных технологий. Эти работы востребованы не только в архивах России, но и за рубежом. Одна из них уже публиковалась в журнале «Делопроизводство» № 3 за 2003 г. (статья «К вопросу сохраняемости современных принтерных и рукописных текстов документов»).

Материал для публикации подготовлен Е.Н. Поповой.

В.Ф. Привалов

2.Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ

Негативные факторы, действующие на сохранность документа

Меры защиты документа

Современные средства создания документов и обеспечения их сохранности

История развития архивного дела в стране показывает, что обеспечение сохранности документов (ОСД) стало важнейшим направлением архивной работы в 1930-х годах, когда выяснилось, какое тяжелое наследие оставили архивам две революции, Первая мировая и Гражданские войны. Именно плохое физическое состояние документов, опасность их утраты сделали задачи ОСД первоочередными – в практическом, методическом и научном аспектах . Последующие годы войны 1941-1945 гг., перемещение огромных массивов документов в эвакуацию и обратно еще более актуализировали проблемы ОСД.

В конце 1980-х годов на фоне внешне благополучной статистики стало очевидно: огромное, разнообразное по свойствам и состоянию документальное наследие нельзя сохранить, если исходить из прежних догм сохранности всех документов. Проанализировав уровень развития архивного дела, состояние и масштабы архивного фонда страны, реальные возможности архивов и лабораторий, ВНИИДАД выдвинул и обосновал концепцию дифференцированного принципа ОСД, избирательной сохранности с учетом приоритетов документов . Была разработана концепция дифференциации задач ОСД, методика оценки физического состояния документов, буквенно-цифровая система индексации дефектов носителей и текстов, способ малой выборки оценки состояния крупных массивов архивных документов .

Сложность проблем ОСД усугублялась также тем, что на протяжении одного столетия дважды радикально менялись свойства и способы создания бумажного документа – основного вида архивной документации. Первая радикальная трансформация на рубеже XIX -XX вв. привела к появлению нестойких древесных бумаг, синтетических красителей и машинописи: документ стал массовым общественным продуктом с низкой долговечностью. Вторая трансформация произошла на рубеже XX -XXI вв. в условиях быстрой и массовой компьютеризации общества. Принтеры стали основным средством создания бумажных документов, исчезла машинопись, появились новые принтерные бумаги и средства текстонанесения. Это привело к появлению огромного разнообразия фирменных рецептур матричного, струйного, лазерного текстонанесения и принтерных текстов с разными свойствами, в том числе выцветающих, водорастворимых, легкостираемых и т.п. Аналогичную трансформацию претерпели и рукописные средства текстонанесения. И первая, и вторая трансформация носили радикальный характер, и для каждой был характерен т. н. «период несовершенства», когда широко применялись случайные вещества, временные рецептуры, что также негативно отразилось на свойствах и долговечности документов. В последнее десятилетие XX века начался период интенсивного использования документов и одновременно – массового применения новых технологий воспроизведения документов с использованием ксероксов, сканеров, цифровых камер со вспышками, т. е. резко возросла угроза светового разрушения документов при использовании во всех видах .

ХХ век не только изменил свойства и долговечность документа, он внес коррективы в саму концепцию сохранности объектов.

Концепция ОСД сегодня – это не только традиционная сохранность документа как единого материального объекта. Это, кроме того, концепция сохранности информации.

Это означает, во-первых, что будет неизбежно сокращаться объем реставрационных работ и увеличиваться удельный вес и значение воспроизведения как способа спасения только информации. Во-вторых, смещение вектора внимания к тексту как материальному носителю информации. Это означает, в-третьих, что ключевым элементов в цепи организационных, практических задач ОСД становится физическое состояние документов, т. к. при плохом состоянии нельзя спасти ни оригиналы, ни информацию .

Все эти тенденции и концептуальные изменения отмечались ВНИИДАД еще в 1980-х гг. , но сегодня они особенно зримы.

В реальном симбиозе двух концепций - сохранности объекта и сохранности информации – есть общее узловое методическое звено – принцип дифференцированного подхода в ОСД, избирательный принцип сохранения объекта в порядке приоритета.

Однако этот принцип можно реализовать, лишь зная фактическое состояние архивных документов. Всем архивам придется решать для этого две разные, но глубинно связанные задачи: сохранения наиболее ценного в форме оригиналов и/или информационных копий. Каждому архиву придется решать их автономно, исходя из своих возможностей, состава и физического состояния своих фондов .

Цель настоящей работы – дать краткую информацию о негативных факторах, действующих при выполнении различных архивных работ, помочь архивам оценить степень риска этих работ и внести необходимые организационные коррективы в комплекс мер превентивной защиты документов, реализуемый в архиве.

1. Основные виды деструктивного старения документов.

Старение – это необратимое изменение свойств материалов и изделий при их хранении и использовании.

Старение документов протекает чаще всего как смешанный процесс при одновременном деструктивном действии многих факторов среды - естественных и искусственных. За десятки и сотни лет документ может находиться в разных условиях – временного и постоянного хранения, использования, неоднократных перемещений. В конкретных условиях среды всегда доминирует определенный фактор, вызывающий основные деструктивные изменения материалов документа.

Основными видами деструктивного старения документов являются:

Тепловое старение. Активируется тепловой энергией, ускоряется с повышением температуры. Основной вид старения при хранении в темноте.

Световое старение. Активируется светом, зависит от спектрального состава света, световая деструкция возрастает при повышении освещенности объекта и времени его облучения. Основной вид старения документов при работе с ними на свету.

Механодесктрукция – старение под воздействием механических сил, вызывающих физическую деформацию объекта, разрыв химических связей и, как следствие, химическую деструкцию объекта (механохимическая деструкция). При стационарном архивном хранении механодеструкцию вызывают постоянные колебания температуры и влажности воздуха в хранилищах. Скорость механодеструкции резко увеличивается при использовании документов и их перемещении.

Биодеструкция – разрушение документов, вызываемое действием живых организмов – насекомых, плесневых грибов, грызунов, бактерий. Характер биодеструкции зависит от вида вредителей и носит обычно характер либо механодесктрукции (насекомые, грызуны), либо химической (ферментативной) деструкции (плесневые грибы, бактерии).

Все виды деструкций документов протекают, как правило, при участии воды.

В обычных условиях архивного хранения тепловое старение и механодеструкция протекают достаточно медленно. Световое старение и биодеструкция, напротив, протекают с очень высокой скоростью, что может привести в короткие сроки к катастрофическим последствиям.

Полностью устранить старение документов невозможно. Однако возможно и необходимо применять превентивные меры защиты, выбираемые с учетом условий нахождения документов и ориентированных на устранение или ослабление главного фактора старения, действующего именно в этих условиях и вызывающего ускоренное разрушение документов. Дифференцированный подход к выбору превентивных мер защиты документов особенно актуален при многообразии архивных работ.

Ниже в соответствии с едиными Правилами кратко рассмотрены основные факторы риска и превентивные меры защиты документов при архивных работах.

2. Виды работ, факторы риска, превентивные меры защиты документов.

2.1. Поступление документов в архив.

Документы могут поступать в архив от источников комплектования, из других архивов, от ликвидированных организаций, частных лиц и т. п. Предыстория их хранения, условия транспортировки, физическое состояние могут быть самыми разными. Всегда есть риск заноса инфекции в хранилища от поступивших материалов, поэтому их размещение в архиве без предварительной проверки, карантина и профилактических мер не допускается. Поступившие документы освобождают от транспортной тары, старых коробок и средств упаковки, удаляют посторонние предметы, в том числе прилагаемые иногда образцы изделий, материалов, веществ и т. п. Все работы проводятся в изолированном от основного здания архива карантинном помещении, в котором поддерживаются нормальные санитарно-биологические и климатические условия и осуществляется уборка и дезинфекция после окончания работ.

Поступившие документы обеспыливаются (переплеты, папки, обложки), в т. ч. полистно – особо ценные дела и материалы с высокой степенью загрязнения. Находящиеся в карантине документы проходят проверку физического состояния, в ходе которой выявляются потенциально опасные дефекты состояния: наличие насекомых и/или плесневого заражения; влажные документы; документы с сильным повреждением носителя, угрожающим целостности документа. Документы с потенциально опасными дефектами состояния подвергают специальной обработке: разрушенные направляют на реставрацию; влажные сушатся (акклиматизируются); пораженные биологическими вредителями в оперативном режиме изолируют и выделяют на дезинфекцию (дезинсекцию). Режимы методических процедур акклиматизации и санитарии детализированы в литературе.

На постоянное хранение передаются только сухие, обеспыленные материалы с нормальным санитарно-биологическим состоянием.

Работы по полистной проверке состояния поступивших документов с оценкой количества и типологии дефектов носителя и текста проводят обычно после их размещения в хранилищах с учетом очередности этой работы, установленной в архиве.

2.2. Хранение документов.

Одним из основных наиболее важных требований обеспечения длительной сохранности архивных документов является стационарность хранения, т. е. постоянное хранение в специально предназначенных помещениях без перемещения документов при минимальном оптимальном использовании и без резкой смены стабильного режима (климатического, газового, светового, санитарно-биологического). Специальные требования к параметрам режима нормируются правилами архивного хранения и методическими указаниями .

В этом случае в архиве постепенно формируется и стабильно воспроизводится из года в год собственный специфический микроклимат массива документов архива, типичный для данного региона, здания, помещения. За счет огромной физической гигроскопичной массы бумаги этот микроклимат медленно (инерционно) реагирует на изменения внешней среды, сохраняет стабильность в течение многих лет. За счет инерционности массы бумаги массив документов архива хорошо сохраняет стабильность даже в условиях резких колебаний температуры и влажности воздуха в хранилищах.

Как следствие снижается скорость в цепи: климатические изменения – механодеструкция – химическое разрушение бумаги и текстов. При этом отдельные документы и их группы (дела, группы дел) ведут себя как составные части единого целого, их поведение подчиняется закономерностям поведения всего массива, что доказано экспериментальными исследованиями, выполненными в разных зданиях различных регионов страны. Организационная задача архива – обеспечить стационарность хранения, т. е. создать условия для оптимального поведения и очень медленного, в течение многих лет, сохранения физического состояния документов архива.

Стационарный режим хранения обеспечивает также наиболее благоприятные условия для проверки физического состояния документов, выяснения общей картины состояния фондов архива, выявления документов с конкретными дефектами носителей и текстов. В соответствии с Правилами эта работа осуществляется:

Целевым порядком, когда проверка состояния проводится в порядке очередности с учетом ценности документов и приоритетов состояния, а также в порядке проверки документов, пострадавших в экстремальных условиях;

В ходе проверки наличия и состояния документов;

При подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с полистным просмотром архивных документов.

При этом устанавливается наличие дефектов бумаги и текста отдельных документов, дел, фондов. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с разработанной в отрасли методологией и методикой.

Принудительный вывод документов из режима темнового стационарного хранения всегда переводит документы в режим ускоренного старения и сопровождается ухудшением физического состояния документов. Это происходит при перемещениях документов, при их использовании, при специальной обработке, что связно с резкой сменой световых, климатических, деформационных условий нахождения документов. При прочих равных условиях наиболее сильное негативное воздействие при этом испытывают старые материалы с ослабленной структурой физико-химических связей, плохо сопротивляющейся деформациям (перегибы, перелистывание, трение, перемещение и т. п.), а также документы с нестойким к свету или трению текстом (карандашные, некоторые принтерные тексты; фиолетовые машинописные и рукописные тексты).

Каждый вид работ специфичен по факторам риска и оказывает разное негативное действие на физическое состояние документов.

2.3. Перемещение документов.

Перемещение документов – операция, которая предшествует выполнению каких-либо архивных работ, в т. ч. в пределах архива и за его пределами. В одних случаях перемещение может быть внутриархивным, без специальной упаковки и длительной перевозки материалов, в других случаях перемещение связано с передислокацией фондов архива из старых мест хранения в новые: из архива в другие организации для использования и т. п.

Не детализируя многообразие операций перемещения, отметим главное.

Перемещение – это принудительное нарушение стационарного хранения, перевод перемещаемых документов в среду с новыми условиями, в т. ч. световыми, климатическими, санитарно-биологическими. Перемещение, кроме того, всегда связано с физико-механическими нагрузками, тряской, подвижкой документов, что характерно даже для внутриархивных перемещений, но особенно для дальних транспортных перевозок в пределах города, для междугородних перевозок.

Архивные документы – непрочные, нестойкие материальные объекты, которые очень уязвимы к любым механическим, физическим нагрузкам, к действию света и биофактора. Известно, что при длительном хранении бумага в первую очередь утрачивает гибкость, становится жесткой и хрупкой, поэтому особенно страдают от перемещений старые документы.

Практика показывает, что перевозка архивных материалов редко производится по требованиям и нормам транспортировки особо хрупких, уязвимых и особо ценных объектов. Между тем документы, особенно в их традиционных формах хранения (дела, коробки), очень чувствительны к перемещениям, сопряженным с продольными и поперечными сдвигами листов в делах, а дел в коробках. Это связано с особенностями формирования архивных дел из разносортных бумаг с различной гладкостью и прочностью, а также разноформатных листов, заполняющих объем неравномерно, с частичным наложением или нестыковкой листов. Кроме того, листы отличаются толщиной, прочностью, многие имеют дефекты (складки, разрывы, вклейки и т. п.).

Сами архивные дела разноформатны, отличаются по толщине и качеству переплета, имеют иногда несколько сотен и тысяч листов и плохо формируются в транспортные пакеты.

Таким образом, перемещение документов всегда связано с риском их повреждения, и этот риск увеличивается при небрежном, неквалифицированном отношении к этой, на первый взгляд, малозначимой, рутинной операции.

Этот риск нельзя устранить, но нужно минимизировать за счет правильной организации работ, что особенно трудно при перемещении крупных массивов документов, например, при перемещении фондов архива из старых в новые здания. Это, вероятно, наиболее сложный вариант перемещения, который ломает режим стационарного хранения, сложившийся годами в старом здании; запускает сложный механизм ускоренного старения при перевозке в условиях наружной среды; сопровождается последующей перестройкой режима хранения и состояния документов на новом месте с формированием нового микроклимата.

Негативные последствия перемещения, связанные с перевозкой и перестройкой микроклимата документов, проявляются в любом случае, в т. ч. когда перемещение фондов производится из худших условий в лучшие, из зданий одного типа в другие.

При перемещениях фондов в новые помещения (специально построенные, приспособленные) архивы чаще всего не имеют возможности предварительно оценить пригодность новых помещений и, что особенно важно, проверить до перевозки документов работу отопительных, вентиляционных и других систем жизнеобеспечения здания. В дальнейшем это порождает множество проблем, требующих дополнительных затрат и усилий. К сожалению, опыт наших архивов по передислокации фондов не отражен в литературе так, как это сделано по другим вопросам. Нет и научно-методических публикаций по этой проблеме. С учетом ее актуальности по заданию Росархива институтом подготовлена работа, в которой анализируется поведение документов при их перемещении; действующие при этом негативные факторы; организационные и технические меры, которые должны осуществляться при перемещении документов .

2.4. Использование документов.

Использование - важнейший вид архивных работ. Однако нужно обязательно иметь в виду, что использование всегда связано с неизбежным ухудшением физического состояния документов, является причиной их повреждений.

С позиций обеспечения сохранности – использование – это принудительный перевод документов из режима стационарного, темнового, относительно безопасного хранения в режим временной их эксплуатации, когда документы подвергаются одновременному физическому износу и световому разрушению.

Эти два фактора – физико-механический износ и свет – главные факторы риска, причины ускоренного старения документов при использовании.

Первый – физико-механический фактор – действует, главным образом, на бумагу, но вызывает также ускоренное разрушение нестойких к стиранию текстов, например, карандашных, машинописных (копий), принтерных (лазерных).

Второй – световой фактор – ухудшает свойства бумаги, но особенно опасен для текстов (цветных).

Физико-химический фактор начинает действовать с момента изъятия дел из коробок и далее – при перемещении документов и работе с ними.

Использование всегда происходит на свету, причем достаточно длительное, прямое освещение документа (группы документов), с которыми непосредственно работают, сопровождается попутным освещением других листов дела. Не случайно практики отмечают заметное ослабление контраста у часто запрашиваемых документов, например, материалов личного происхождения.

По статистике из хранилищ ежегодно выдается для использования до 2 млн ед. хр. (примерно 400 млн документов), причем в основном – оригиналы.

Сроки выдачи документов из хранилищ, т. е. время нахождения в режиме использования значительно: в читальных залах от 14 (для ОЦД) до 30 дней; у фондообразователей – до 90 дней; в органах судебно-правового профиля – до 180 дней; в открытой экспозиции – на срок проведения выставки. Процедуры выдачи допускают увеличение сроков по договоренности продления работ.

Формально все виды и операции использования оговорены правилами и инструкциями – это единственное, что могут сделать архивы, оговаривая ответственность потребителей за порчу документов, небрежное обращение и т. п.

Фактически же, учесть и проконтролировать действие «человеческого фактора» и конкретику негативных условий при использовании архивы не в состоянии. Несомненно лишь, что риск ухудшения физического состояния документов при использовании всегда пропорционален времени использования, времени нахождения документов вне хранилищ в условиях агрессивно действующих факторов износа и светового разрушения документов.

Если «человеческий фактор» и фактор износа количественно оценить невозможно, то действие света ориентировочно оценить можно.

Известно, что выцветание текста пропорционально полученной световой дозе Н, т. е. произведению освещенности объекта (Е) на время освещения (t ), т. е.:

Доза Н (люкс/час) = Освещенность Е (люкс) х Время t (час).

Освещенность в помещениях может быть разной (от 50 до 500 лк), например, в хранилищах – 20-50 лк; на лестницах и переходах – 100 лк; в кабинетах, рабочих комнатах, учебных классах – 300 лк; в читальных и компьютерных залах – 300-500 лк; в лабораториях – 500 лк и выше. Если исходить из средней освещенности 300 лк и ориентироваться на экстремальные условия нахождения документов при использовании на свету (6 часов ежедневно в течение всего срока использования), то документ теоретически может получить дозу:

В читальном зале – до 60 тыс. лк/час;

У фондообразователей – до 170 тыс. лк/час;

В судебно-правовых организациях – до 350 тыс. лк/час;

В выставочном режиме – 20-60 тыс. лк/час;

На реставрации при одной технологической операции – 5-15 тыс. лк/час, а по совокупности операций – до 20-50 тыс. лк/час (без учета дополнительного освещения на рабочих местах).

Экспериментально доказано, что выцветание наиболее чувствительных к свету объектов - фиолетовых машинописных и рукописных текстов – заметно «на глаз» и фиксируется приборами при дозах 10-50 тыс. лк/час и далее при увеличении доз пропорционально увеличивается. Полученные от разных источников, в разное время и при разных световых работах дозы суммируются, и разрушение пропорционально суммарной дозе. Катастрофически быстро набирает документ критические дозы на прямом солнечном свету: дозу в 10 тыс. лк/час – за 6 мин.; 100 тыс. лк/час – за 1 час; 1 млн лк/час – за 10 часов разового или повторяющегося облучения.

Эти цифры должны ориентировать архивы на обязательное совершенствование и ужесточение организационных форм использования.

В настоящее время правилами, техническими требованиями, методическими указаниями налагается запрет на выдачу из архивов подлинников особо ценных документов; ограничивается выдача документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; персонифицируется выдача для использования документов с нестойким к свету и износу текстом; ограничивается единовременная выдача материалов в читальные залы, рабочие помещения архивов и другие организации; персонифицируется контроль за многократным экспонированием одних и тех же дел, документов.

Эти превентивные меры защиты документов от разрушения при использовании особенно актуальны в современных условиях, когда использование увеличивается, растут масштабы светового копирования, быстро меняется номенклатура применяемых светильников, в т. ч. имитирующих спектр солнечного излучения.

2.5. Воспроизведение документов.

В настоящее время воспроизведение документов осуществляется с применением технических средств сканирования, ксерокопирования, репродукционной фотосъемки, микрофильмирования, цифровых фотоаппаратов и видеокамер со вспышкой. Все способы воспроизведения требуют освещенности оригинала.

Свет всегда рассматривался как источник повышенной опасности и причина быстрого разрушения документа. В соответствии с этим в архивном деле постулировался принцип обязательного темнового хранения, предельно низкий уровень освещенности хранилищ (20-50 люкс) и другие превентивные меры защиты от света.

Появление новых световых технологий воспроизведения вызывало озабоченность архивов, потребовало специальных исследований для оценки степени риска операций воспроизведения. Проверка различных технических средств воспроизведения показала, что при разовом сканировании, фотосъемке или копировании изменения оптической плотности текстов малы и не фиксируются визуально и средствами технического мониторинга. Заметные начальные изменения текстов (изменение плотности, цветовые искажения) могут проявиться только при многократном световом копировании документа, как показано в таблице.

Таблица «Степень световой опасности технологических операций воспроизведения документов».

Технология воспроизведения		Доза Н, лк/час при однократном воспроизведении	Число операций, вызывающих начальные изменения теста
Микрофильмирование			1000
Сканирование
Ксерокопирование
Фоторепродуцирование
Съемка с применением фотовспышек	0,5 – 8,5 По другим оценкам доза разовой вспышки не превышает 0,15-0,3 лк/час

Таким образом, основным фактором риска является не разовое применение технических средств воспроизведения, а многократное повторение операции воспроизведения. При подобной практике проявится не только суммарное световое действие многократного копирования, но и последствия физико-механических повреждений документов, неизбежных при многократном выделении, перемещении, копировании. Поэтому копирование не должно проводиться бесконтрольно, многократность его должна быть исключена на основе учета воспроизведения, применения копий часто используемых документов, правильной организации самого копирования.

2.6. Реставрация документов.

Реставрация – комплекс работ, требующих освещения документа, причем не только общего для всего помещения, но и местного – в местах выполнения реставрационных операций. Сложные реставрационные операции требуют не только высокой оснащенности, но и значительных затрат времени. Поэтому только в течение одной технологической операции документ может получить дозу облучения не менее 5-15 тыс. лк/час, а по совокупности операций до 20-50 тыс. лк/час. При этом документ длительное время может находиться во влажном состоянии. Тогда действие света многократно усиливается. Избежать светового риска при реставрации невозможно, что, однако, не исключает применения превентивных мер: применения разных уровней освещенности в помещениях разного назначения (лабораторных и вспомогательных); применения низкой освещенности в зонах временного размещения документов, их сушки и т. п.; использования на рабочем месте дополнительного освещения в оптимальном режиме и т. д.

2.7. Аварийные ситуации.

В соответствии с Правилами аварийные ситуации, в частности, аварии систем жизнеобеспечения (отопительных, вентиляционных и др.) – чрезвычайные обстоятельства, требующие немедленных оперативных действий.

На практике аварийные ситуации чаще всего возникают при непосредственном намокании документов (протечки в здании, подъем грунтовых вод), а также при увлажнении документов вследствие резкого понижения температуры во всем здании или отдельных зонах хранилища (охлаждение стен). Изучение физического состояния фондов ГАРФ и РГВА показало, что практически все сильные разрушения документов (группа дефектов А) локализованы в делах, попадавших в аварийные ситуации и подвергавшихся действию воды, содержащихся в ней химических веществ, а также пламени. Для них характерна очень высокая степень деградации, ветхость бумаги. Только в таких делах отмечается смывание, растекание, исчезновение текстов, особенно чернильных. На фоне малого количества дефектов группы А в других материалах архивов (не более 0,3-0,5%) подмокшие дела – это «концентрированные аномалии разрушения», прямо связанные с действием воды. С этих позиций предотвращение аварийных ситуаций, немедленные меры по сушке намокших документов, устранение температурно-влажностных перепадов – важнейший и необходимый комплекс мер, помогающих избежать катастрофических последствий таких аварий. Это подтверждается опытом зарубежных и отечественных архивов, переживших подобные аварийные ситуации. Действия в подобных ситуациях должны заблаговременно планироваться, рассматриваться на учебных занятиях по архивной климатологии и немедленно проводиться в оперативном порядке.

2.8. Биологические вредители. Биопоражения документов и их биозащита.

Главные биологические вредители – насекомые и плесневые грибы – источники постоянной опасности быстрого, иногда массового разрушения документов. Анализ литературы показывает, что степень опасности плесневых грибов и насекомых менялась на разных этапах развития архивного дела. До 30-х годов XX века, когда доминировало хранение в неотапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, основной вред наносило плесневение: грибы на деревянных стеллажах, конструкциях зданий и т. п. Сегодня плесневение проявляется лишь в помещениях с постоянно высокой влажностью, а также как следствие аварийных ситуаций или хронически плохого состояния зданий. Однако случаи подобного рода не единичны.

С переходом к режиму массового, обязательного отопления зданий на первое место вышла опасность поражения документов насекомыми. Это объясняется рядом обстоятельств: расширением товарооборота; увеличением многообразия насекомых и их приспособлением к новым условиям; использованием пористых видов картона и пищевой тары; изменением климата, миграцией насекомых и т. п.

Биологи, специалисты по архивной климатологии четко определили причины биопоражения, границы действия биофактора и правила превентивной биозащиты, обязательные к исполнению в архивах.

Особенность процесса биопоражения – в специфике живых бионосителей, в том, что этот процесс может инициироваться в любом месте цепи: «территория – здание – хранилище - документы» и далее развиваться по цепи в соответствии с конкретикой биофактора (грибов, насекомых), климата и экологии.

Практика показывает также, что для ликвидации биофактора недостаточно полумер, например, локальной дезобработки хранилища или документов без ликвидации первопричин появления биологических вредителей. В одном случае первопричина – плохое состояние территории; близко расположенные деревья; захламленные чердаки и подвалы здания; наличие пищеблоков в здании; нахождение посторонних материалов и предметов в хранилище; бесконтрольный прием на хранение зараженных вредителями документов; использование в хранилищах случайной тары и т. п. Это реальный перечень: в каждом случае биологическое обследование обнаруживало очаг (зону) наличия насекомых, квалифицируя его как первоисточник миграции и заражения. Поэтому основное правило превентивной защиты от поражения насекомыми – нормативное санитарно-биологическое состояние территории, здания, помещений, хранилищ и документов. При этом учитывается, что насекомые активны при температуре 10-40 градусов. Влажность/сухость не является для них жестким ограничителем, а климатические условия обычных помещений не лимитируют их жизнедеятельность.

В отличие от насекомых, жизнедеятельность плесневых грибов прямо зависит от климатических условий: они могут функционировать только при положительных температурах (10-40 градусов) в условиях высокой влажности (выше 65%). С повышением влажности время, необходимое для развития очага плесневого поражения, сокращается от 120-150 дней (влажность 70-75%) до 5-30 дней (влажность 85-100%). Особенно бурно в условиях высокой влажности воздуха (90-100%) при наличии капельной влаги на поверхности объектов. При снижении влажности воздуха ниже критического уровня (65%) плесень погибает, образуя в местах плесневения массовые колонии спор.

По оценке специалистов споры сохраняют жизнеспособность до 30 лет, но в условиях низкой влажности не функционируют. При повторном повышении влажности вероятность развития плесени всегда выше в местах концентрации спор плесневых грибов. Повышенная концентрация спор, хранение массивов зараженных спорами материалов – это не только «отложенный риск» нового плесневения при повышении влажности. Это источник опасности для людей, работающих с такими документами: эти документы необходимо хранить изолированно в «карантинном режиме», планируя и осуществляя их дезинфекцию. Карантинные меры должны осуществляться обязательно, а «объемы карантина» в различных случаях разные: в одних случаях – это несколько дел с их изоляцией в полиэтиленовые пакеты; в других – отдельные помещения, где концентрируются, последовательно изымаются и обрабатываются зараженные материалы; но во всех случаях объектами карантинной изоляции являются материалы с нефункционирующей плесенью (споры), позволяющие хранить их отложенное время без риска их разрушения. Если же документы влажные и плесень активно функционирует, карантин как меру консервации применяют для изоляции материалов, направляемых на дезинфекцию.

Еще раз необходимо подчеркнуть: плесень жизнеспособна и активно разрушает документы только при высокой влажности бумаги (воздуха). Снижение влажности воздуха в помещении, сушка документов - обязательная, первоочередная мера, применяемая как оперативное, эффективное средство прекращения плесневения. Надежной защитой документов от плесневения является нормальный, нормированный режим влажности в хранилищах – при влажности ниже 65% плесневения не бывает. Архивы должны контролировать климатический режим в хранилищах, знать, что микроклимат в хранилищах меняется в течение года по синусоиде и что биологическая опасность плесневения увеличивается в весенний и осенний периоды, т. е. в периоды, когда отопление в здании отключается или еще не функционирует.

Человек сосуществует с другими живыми организмами, в т. ч. с насекомыми, плесневыми грибами, микроорганизмами. Биоразрушение объектов, созданных человеком, закономерное следствие этого сосуществования. Но активизируется биоэкспансия и начинается биоразрушение только там, где меры защиты этих объектов недостаточны.

2.9. Условия создания документов и архивные проблемы их сохранности.

Архивные документы должны быть долговечны. Однако сложного, затратного государственного механизма целевого создания и отбора долговечных документов не существует. Фонды архивов и государственный архивный фонд формируются на основе обычных документопотоков и именно состав последних предопределяет специфику, состояние, свойства, потенциальную долговечность отбираемых на хранение документов. Экспериментальные данные, статистический анализ показывает, что физическое состояние документов, их долговечность зависит от времени их создания, а «аномалии низкой долговечности» или «аномалии плохого состояния» не рассеяны равномерно по годам, а концентрируются в определенных интервалах. Чаще всего это периоды, когда в обществе происходили трансформации – политические, экономические, технические. Трансформации – это периоды отказа от старого и несовершенство нового, и затрагивают они все сферы, в т. ч. сферу создания документов. Одна из таких трансформаций, радикально изменившая бумажный документ, – это период конца XX - начала XXI веков.

С 30-х и до 90-х годов XX века официальной документацией была машинопись – бумажные документы с черным сажевым текстом - светостойким, водостойким, износостойким. Применение черной машинописи обеспечивало долговечность текста огромного массива документов, созданных в этот период и поступивших на хранение в архивы в XX веке.

В последнее десятилетие XX века эра черной машинописи закончилась. Вместо надежного единообразия черной машинописи, отвечающей требованиям долговечности текста, появилось огромное многообразие принтерных текстов с разными свойствами, созданных на матричных, струйных, лазерных принтерах и копирах. Текст стал не литерным, а точечным; появились разные режимы текстонанесения – контрастные, нормальные, экономные; уменьшилось количество краски в тексте, а сам текст стал печататься с красящих лент способом точечного иглонанесения (матричные), набрызгиваться микрокаплями на бумагу (струйные), наплавляться на бумагу (лазерные). Исчезла из рецептур сажа – гарант долговечности. Она была заменена синтетическими красителями (струйные, матричные). Исследования показали, что каждый способ – матричный, струйный, лазерный – имеет свои недостатки, а по надежности и оптимальному сочетанию свойств - светостойкости, водостойкости, износостойкости – все уступают традиционной черной машинописи. Масштабные исследования, выполненные в архивной отрасли, позволили определить, в чем специфика новых принтерных документов как объектов архивного хранения, оценить тенденции изменения их свойств, дать рекомендации по рациональному применению современных принтеров при создании документов.

2.9.1. По единообразию текста, по оптимальному сочетанию свойств текста – светостойкости, водостойкости, износостойкости – традиционная черная машинопись отвечает критериям долговечности как средство текстонанесения.

Современная машинопись единообразия свойств не обеспечивает; случайный выбор средств современной машинописи долговечности текста не гарантирует; лучшие ленты с сажевыми или стойкими черными синтетическими пигментами адекватны по долговечности традиционной машинописи, остальные имеют разную, часто низкую светостойкость.

2.9.2. Принтеры матричные дают черный текст такой же, как у черной современной машинописи; по совокупности показателей могут использоваться для исполнения документов постоянного и временного срока хранения; тексты матричных принтеров водостойки, износостойки; светостойкость разная, но в целом достаточно хорошая.

2.9.3. Принтеры струйные дают черный текст с разной светостойкостью и водостойкостью; случайный выбор средств черной струйной печати гарантии долговечности текста не дает; обеспечивает долговечность текста применение черных картриджей с пигментными световодостойкими чернилами, выбираемыми на основе экспертной лабораторной проверки или фирменных гарантий.

2.9.4. Принтеры струйные с цветными картриджами не гарантируют долговечности текста по параметрам свето- и водостойкости; для оформления документов не рекомендуются; нередко цветные картриджи используются для смешанного капленанесения и получения на бумаге черного текста – такие черные тексты не отвечают критериям долговечности.

2.9.5. Принтерная лазерная печать дает черный текст с низкой износостойкостью; не гарантирует долговечность текста при использовании, что уже подтверждается на практике; не рекомендуется как средство надежного долговечного текстонанесения.

Архивам целесообразно учитывать эти недостатки лазерной печати при подготовке собственных документов – каталогов, описей и т. п., а также справок по запросам потребителей.

2.9.6. При исполнении документов средствами принтерной техники целесообразно применять многофункциональные бумаги для копировально-множительных работ, отвечающие требованиям ИСО.

2.9.10. Современные принтерные средства текстонанесения – товары высокого спроса и, следовательно, объекты фальсификации. Необходимые свойства текста могут быть обеспечены при использовании достоверно гарантированной фирменной продукции или экспертной проверкой.

2.9.11. Разнообразие выпускаемых современных средств принтерного текстонанесения дает потребителю возможность выбрать продукцию, отвечающую архивным требованиям. Это следует использовать в профессиональной работе архивов – как при решении чисто архивных задач, так и при отстаивании интересов отрасли, призванной обеспечивать длительную сохранность документов. Сегодня в массе современного документопотока доминирует разнообразие принтерных средств и совершенно очевидно, что их свойства и тенденции изменений необходимо контролировать в режиме экспериментального мониторинга.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007 (см. также Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526. – Прим. ред.).

Привалов В.Ф. Влияние перемещения документов на их сохранность: Научно-методическое пособие/ ВНИИДАД, М., 2008.

Обеспечение сохранности документов в архиве организации (Попова Е.Н.)

Дата размещения статьи: 23.08.2017

Обеспечение сохранности документов (ОСД) - это комплекс взаимосвязанных организационных, научно-методических и технических мероприятий, гарантирующих сохранность документов на всех стадиях работы с ними.

В основе ОСД лежит материально-техническая база архива: помещения, оборудование, условия и средства хранения документов и т.п.

Состав помещений архива организации определяется в зависимости от объема фондов, наличия документов на различных носителях, активности использования, количества его работников. Конечно, хорошо иметь наряду с хранилищем специальное помещение для приема и временного хранения документов, комнату для исследователей и рабочие кабинеты сотрудников, изолированные от хранилища, как это предусмотрено п. 2.16 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, зарегистрированных Минюстом России 07.09.2015 N 38830 (далее - Правила). Однако у большинства организаций нет возможности выделить все указанные помещения, а для организаций, имеющих небольшие по объему архивы, такого набора помещений и не требуется.

Рассмотрим минимум требований к условиям хранения документов, который необходимо обеспечить и соблюдать в любом архиве, так как их нарушение может привести к утрате дел.

Не допускается размещение документов в помещениях зданий, в которых располагаются предприятия общественного питания, склады, организации, работающие с пожароопасными и агрессивными веществами или применяющие пожароопасные и химические технологии.

Главное помещение архива - хранилище документов должно располагаться изолированно от производственных и бытовых помещений, отделяться от других помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов (вторая степень огнестойкости, категория пожароопасности "В").

Материалы покрытия стен, полов, внутренней арматуры хранилищ и др. не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Хранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Это особенно важно при размещении хранилищ в помещениях без окон. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2 - 3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

Высота хранилища зависит от технологического оборудования, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций.

Хранилища должны иметь удобные для эвакуации выходы.

С целью обеспечения условий для размещения документов и их физической сохранности хранилища оснащаются специальным оборудованием (охранным, противопожарным, стеллажным, климатического контроля и т.п.), обеспечивающим соблюдение нормативных режимов хранения документов: противопожарного, охранного, светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического.

Противопожарный режим - это "совокупность установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами по пожарной безопасности требований пожарной безопасности, определяющих правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания территорий, зданий, сооружений, помещений организаций и других объектов защиты в целях обеспечения пожарной безопасности". Работа в этом направлении деятельности строится с учетом следующих нормативных правовых документов:

Федерального закона от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности";

Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 N 390 "О противопожарном режиме";

Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденных Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 N 3 (регистрация Министерства юстиции Российской Федерации от 04.05.2009 N 13882). Изложенные в Специальных правилах требования к содержанию помещений, эвакуационных путей и выходов, электроустановкам, средствам обеспечения пожарной безопасности, а также общий порядок действий при пожаре, безусловно, могут и должны применяться архивом организации.

Противопожарный режим обеспечивается техническими и организационными мероприятиями.

Техническое оснащение хранилищ предусматривает, что электропроводка в хранилище должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры (ламп, пылесосов и др.) и выключатели - герметичными. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются только вне хранилища. По окончании работы аппаратура, электрические розетки и выключатели последовательно обесточиваются.

Хранилище также должно быть оборудовано средствами пожаротушения (минимально - переносными огнетушителями, при возможности - автоматической системой пожаротушения) и оповещения о пожаре. Нормы оснащения помещений ручными и передвижными огнетушителями указаны в приложениях N N 1 и 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации. При выборе огнетушителей (систем пожаротушения) необходимо обращать внимание на применяемые для тушения возгорания вещества. Они не должны оказывать побочного разрушающего действия на документы (вода и углекислота, например, способны нанести непоправимые повреждения делам). Количество и места размещения огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами и с учетом специфики применяемого оборудования.

Эвакуационные выходы должны быть оборудованы аварийным освещением от независимого источника электропитания и содержаться свободными. На дверях, предназначенных для эвакуации людей, должны быть установлены световые указатели "ВЫХОД", а в коридорах - указательные знаки (стрелки).

Во избежание возгораний в помещениях архива категорически запрещается:

Курить в помещениях архива, а также примыкающих к ним вестибюлях и коридорах, применять открытый огонь;

Пользоваться неисправными электророзетками, штепсельными вилками, электроприборами;

Нарушать состояние электропроводки, проводить самостоятельно любые работы по ее ремонту;

Пользоваться электронагревательными приборами (обогревателями, электрочайниками и т.п.), не имеющими температурных регуляторов, оставлять после окончания рабочего дня не отключенными от электросети компьютерное и множительное оборудование, электроприборы;

Загромождать мебелью или другими предметами проходы, выходы, доступы к средствам пожаротушения (пожарным кранам, гидрантам, огнетушителям и т.п.), захламлять помещения мусором, отходами, упаковочными материалами, тарой и т.п., которые должны немедленно убираться из помещения в безопасное специально отведенное место;

Приносить в помещения или хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества в любом объеме, а также химикаты и материалы, способные самовозгораться при соприкосновении с воздухом или друг с другом. Такие материалы должны храниться в обособленных помещениях (боксах);

Сушить рабочую одежду или другие материалы на батареях отопления в помещениях архива.

К организационным мероприятиям в первую очередь относятся назначение лица, ответственного за пожарную безопасность архива организации, и разработка Инструкции о мерах пожарной безопасности и плана эвакуации документов архива организации в случае пожара.

В обязанности ответственного за соблюдение пожарной безопасности в помещениях архива входят:

Проведение инструктажа с работниками архива о мерах пожарной безопасности, их обязанностях на случай возникновения пожара, порядке эвакуации людей и имущества, использовании средств пожаротушения;

Обеспечение всех помещений архива необходимым количеством первичных средств пожаротушения и содержание их в исправном состоянии;

Контроль за правильным применением электронагревательных бытовых приборов, эксплуатацией электроосвещения и электроприборов;

Обеспечение надлежащего содержания эвакуационных выходов.

Проведение тщательного противопожарного осмотра помещений по окончании работы перед их закрытием с фиксацией результатов в специальном журнале. При выявлении в ходе осмотра нарушений требований пожарной безопасности необходимо принять меры к их устранению. При невозможности самостоятельно устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности доложить об этом руководителю архива и сделать соответствующую запись в журнале осмотра помещений;

Обесточивание электросети рубильником (выключателем).

Инструкция о мерах пожарной безопасности архива организации разрабатывается применительно к конкретному помещению архива и его оборудованию и отражает такие вопросы, как:

Противопожарные требования к помещению архива;

Меры, направленные на профилактику возникновения пожароопасных ситуаций;

Обязанности ответственного за пожарную безопасность архива;

Действия в случае возникновения пожара и т.п. В случае если в организации разработана единая инструкция о мерах пожарной безопасности, специфические вопросы пожарной безопасности ее архива должны быть отражены в специальном разделе "Особенности обеспечения пожарной безопасности в архиве организации".

При обнаружении пожара или признаков горения в помещении (задымление, запах гари, повышение температуры воздуха и др.) работник, обнаруживший очаг пожара (возгорания), обязан немедленно сообщить в пожарную охрану с указанием точного адреса объекта, фамилии сообщающего и номера телефона, с которого осуществлен вызов, а также проинформировать ответственного за архив и руководство организации. Это принципиально важное положение должны знать все работники архива: сначала сообщение по телефону в пожарную охрану и только после этого принятие посильных мер по эвакуации людей, документов и тушению пожара.

Ответственный за архив должен открыть запасные эвакуационные выходы, отключить электроэнергию на месте пожара, удалить за пределы зоны пожара всех лиц, не участвующих в его ликвидации, а затем приступить к эвакуации людей, документации и имущества, а также к тушению пожара имеющимися средствами пожаротушения с соблюдением мер безопасности.

По прибытии на объект подразделений пожарной охраны доложить начальнику караула об очаге загорания, наличии угрозы людям, принятых мерах по локализации пожара, характерных особенностях планировки помещений и других специфических, имеющих значение сведениях, влияющих на обстановку и принятие решений при пожаре на объекте.

Охранный режим - это система мер, направленных на предотвращение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса, которая обеспечивается:

Технической укрепленностью и оборудованием помещений архива;

Соблюдением пропускного режима и порядка допуска в хранилища;

Опечатыванием помещений.

В целях его соблюдения хранилища (за исключением хранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности, а также охранной сигнализацией. Окна помещений, расположенных на первом этаже здания, должны быть оборудованы запирающимися распашными наружу металлическими решетками.

Охранный режим распространяется на все помещения архива, в т.ч. те, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива.

Получение и сдача ключей от помещений архива осуществляются под расписку в соответствующем журнале. Получать и сдавать ключи от помещений архива имеют право должностные лица, список которых утверждается руководством организации.

Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у ответственного за архив или лица, его замещающего.

Право доступа в хранилища имеют ответственный за архив и работники хранилища для проведения работ по хранению и использованию документов, а также руководитель организации. Другие должностные лица и обслуживающий персонал допускаются в хранилища только в сопровождении ответственного за архив или лица, его замещающего.

Нахождение посторонних лиц в хранилище категорически не допускается.

Опечатыванию подлежат хранилища и все помещения, в которых временно хранятся документы, материальные ценности, размещена множительная и другая дорогостоящая техника, аварийные и запасные выходы из помещений архива. Опечатыванию также подлежат шкафы и сейфы, где хранится учетный и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Индивидуальная печать для опечатывания помещений архива находится у ответственного за архив.

Перед закрытием и опечатыванием помещений ответственный за архив проводит их осмотр с учетом требований пожарной безопасности.

В случае чрезвычайной ситуации в отсутствие ответственного за архив вскрытие помещений архива производится коллегиально (не менее двух должностных лиц) с составлением акта, где указываются причины вскрытия, состав должностных лиц, осуществивших доступ в помещения архива, и другая необходимая информация.

Вынос документов из здания организации осуществляется по специальным пропускам в установленном порядке.

Ответственным за соблюдение охранного режима в архиве организации является руководитель архива (ответственный за архив).

Световой режим обеспечивает предохранение документов от ненормативного воздействия света.

Постоянное хранение документов осуществляется в темноте, все виды работ с документами проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Защита документов от разрушающего действия света должна осуществляться во всех помещениях архива при любых видах работ с документами. В хранилище это достигается за счет соблюдения установленного светового режима и размещения документов в первичных средствах хранения (папках, переплетах, коробках и др.), а также на стеллажах закрытого типа.

Освещение в хранилище может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий и т.п. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола - 20 - 50 люкс, на рабочих столах - 100 люкс.

Температурно-влажностный режим обеспечивает предохранение документов от повреждающего воздействия климатических условий (температуры и влаги). Оптимальными параметрами температурно-влажностного режима для хранения документов на бумажной основе являются: температура 17 - 19 C и относительная влажность 50 - 55%. Следует избегать резких колебаний (как сезонных, так и в течение одних суток) температуры (плюс-минус 5 C) и относительной влажности (плюс-минус 10%).

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима хранения - ежедневно.

При длительном стабильном нарушении температурно-влажностного режима (свыше 3 суток), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища).

Для контроля климатических условий хранилища оснащаются контрольно-измерительными приборами, которые монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка).

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима. В этом журнале также отражаются результаты проверки правильности показаний контрольно-измерительных приборов. Проверка точности их показаний проводится соответствующими специалистами.

Санитарно-гигиенический режим обеспечивает предохранение документов от биоповреждений и загрязнений.

Хранилища должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. Необходимо также обеспечить свободную циркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых (застойных) зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. В помещениях хранилищ необходимо:

Проводить систематическую влажную уборку;

Проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей не реже одного раза в год;

Обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков не реже одного раза в год.

В хранилищах запрещается:

Складирование документов (размещение их на полу, подоконниках, в неразобранных кипах и т.п.);

Пребывание в верхней одежде и обуви;

Хранение посторонних предметов;

Использование пищевых продуктов.

Окна хранилищ должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм для защиты от проникновения насекомых. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, наружные отверстия вентиляционных систем.

С целью своевременного обнаружения биозаражений (насекомых и плесневых грибов) документы и помещения хранилищ подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому контролю, проводимому 2 раза в год в начале и по окончании отопительного сезона.

При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по обработке хранилищ, средств хранения и документов силами работников архива, а при необходимости - специальных служб:

Документы, имеющие биопоражения (насекомыми и плесневыми грибами), изымаются с мест постоянного хранения, упаковываются в пленку или плотную бумагу и изолируются в отдельном помещении до решения вопроса о методах их дезинфекционной и дезинсекционной обработки;

Стеллажи (шкафы), на которых располагались пораженные документы, обрабатываются водными растворами антисептиков и тщательно просушиваются;

Местную дезинсекцию проводят инсектицидными аэрозольными препаратами, обрабатывая ими пол, плинтусы, окна, подоконники, стены на высоту до 1,5 м;

При массовом поражении документов проводят дезинфекцию и дезинсекцию хранилищ силами санэпидстанций или карантинных служб под контролем работников архива;

При плесневых поражениях строительных конструкций с них удаляют штукатурку и краску, обрабатывают поверхности 5%-ным раствором формалина, проводят ремонтные работы с добавлением в строительные материалы раствора антисептика;

Уничтожение грызунов проводят силами санэпидстанций.

При проведении уборки и санитарно-гигиенической обработки хранилищ не допускается попадание применяемых средств (воды, антисептиков и др.) на документы.

Для проведения санитарно-гигиенических работ предусматриваются санитарные дни.

Главным элементом оснащения хранилищ является стеллажное оборудование (стеллажи и шкафы разных типов, боксы, сейфы и др.). Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами.

Деревянные стеллажи допустимы к использованию, только если они находятся в хорошем санитарно-биологическом состоянии (не имеют поражения грибками и насекомыми) и обработаны огнезащитным составом.

В помещениях с нерегулируемым климатом и плохой вентиляцией во избежание образования застойных зон, где могут активно развиваться очаги биопоражений, не допускается использование оборудования закрытого типа (сейфов, боксов, передвижных закрытых стеллажей и т.п.).

Не допускается размещение стеллажного оборудования вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в соответствии со следующими правилами:

Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

Расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

Расстояние между наружной стеной и стеллажами, установленными параллельно стене, - 75 см;

Расстояние между наружной стеной и стеллажами, установленными перпендикулярно стене (обход), - 45 см;

Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

На стеллажах документы на бумажных носителях располагаются горизонтально или вертикально в первичных средствах хранения: коробках, папках, футлярах и т.п. В шкафах, боксах, сейфах и другом подобном оборудовании допускается размещение дел без коробок.

Коробки и другие средства хранения нумеруются в пределах каждого фонда, на них оформляются ярлыки с указанием номера фонда, номера описи и крайних номеров размещенных дел.

Рациональное размещение документов в хранилищах, обеспечивающее их комплексное хранение в пределах фондов и/или видов документации, а также оперативный поиск, закрепляется схемой размещения дел, утверждаемой руководителем (ответственным за архив). При размещении документов руководствуются следующими правилами:

Документы размещаются на стеллажах и других видах оборудования в порядке, соответствующем описям дел;

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;

Документы, требующие различного температурно-влажностного режима хранения, размещаются в разных хранилищах;

Дела в твердом переплете располагаются вертикально, с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально;

Коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей;

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, в неразобранном виде.

Все помещения архива (этажи, хранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и др. и их полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи имеют самостоятельную нумерацию слева направо от входа. Полки стеллажей нумеруются сверху вниз также слева направо.

В целях закрепления места хранения документов на стеллажном оборудовании и обеспечения быстрого поиска документов в хранилище осуществляется их топографирование в специальных топографических указателях, составляемых в карточной или листовой форме.

Обязательным является постеллажный топографический указатель. Карточка такого указателя составляется на каждый стеллаж и содержит следующие сведения:

Название архива;

Номер стеллажа;

Данные о местонахождении документов в графической форме:

Карточки постеллажного топографического указателя составляются в 2 экземплярах, один из которых крепится непосредственно на стеллаже, а второй включается в картотеку, формируемую по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения.

При наличии большого количества фондов в архиве организации целесообразно составлять пофондовый топографический указатель, карточка которого составляется на каждый фонд и служит для определения места хранения конкретных дел. В карточке пофондового указателя также указываются:

Название архива;

Номер хранилища и/или комнаты;

Название фонда;

Данные о местонахождении документов в следующей графической форме:

Карточки пофондового топографического указателя располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Ведение топографических указателей осуществляется как в традиционном, так и в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении документов оперативно отражаются во всех экземплярах топографических указателей.