Официальное письмо о возврате товара. Как оформить возврат: изучаем документы и претензии с образцами

Бизнес-процессы иногда требуют обратного действия – отмены сделки и возврата предоплаты. Такие факторы учтены на законодательном уровне: прописан порядок совершения процедур с обратным действием. Одним из них является возврат денег от поставщика. Процедура совершается на основе официального запроса и подчинена строго установленным правилам. Далее вы сможете ознакомиться и скачать образец письма на возврат денежных средств от поставщика.

Зачем нужно письмо на возврат товара?

Просьба формулируется в письменном виде. Унифицированных шаблонов не предусмотрено, поэтому она составляется в произвольной форме. В письме в обязательном порядке должны содержаться следующие пункты:

Сведения о компании. Если документооборот предполагает использование фирменных бланков, то в этом случае ими нужно воспользоваться. В них реквизиты уже прописаны;
Расчетный счет в банке, на который должны быть возвращены средства;
Инициалы руководителя компании-партнера – его фамилия, имя и отчество;
Повод для обращения. Здесь следует лаконично и коротко описать суть ситуации. Следует обязательно ссылаться на документ, подтверждающий совершения торгово-обменной операции. Например: договор, счет договора, акт приема-передачи или иное;
Предмет обращения.

Также следует приложить платежные документы, опись и акт сверки. Все они подписываются руководителем и главным финансовым менеджером.

Ознакомиться с правилами возврата денежных средств покупателю можно

Как оформить письмо?

Составление письма на возврат денежных средств от поставщика не предусматривает строго установленной нормы, но подчинено ряду общих правил. Пункты должны располагаться в следующем порядке:

Исходный номер документа во внутреннем документообороте компании;
Дата: день, месяц, год;
Полные сведения о партнере: название, адрес, ИНН, КПП и др.;
Текст обращения имеет заголовок «Заявление»;
Суть: «Название компании» просит вернуть денежные средства в размере (сумма), оплаченные по счету № ________ в связи с ненадлежащим качеством (или другая причина);
Сведения о компании-отправителе: ИНН, адреса, расчетный счет;
Пункт «генеральный директор» заполняется его инициалами и закрепляется подписью;
Таким же образом оформляется пункт «главный бухгалтер/финансовый руководитель»;
Документ заверяется печатью компании.

Образец письма на возврат денег от поставщика можно скачать ниже:

Дополнительные документы

Для получения возврата одного только обращения недостаточно. Дело в том, что каждое действие отражается в бухгалтерии и документообороте контрагента. Поэтому все операции сопровождаются определенным числом бухгалтерских и юридических документов. Простое письмо на возврат товара — не исключение. К нему в обязательно прикладывают акт сверки независимо от причин возврата. С помощью этого документа стороны легко выявляют расхождения в счетах и ошибки.

В таком же порядке можно возвращать и товары, купленные у контрагентов. Порядок оформления документов идентичен. Только вместо рассматриваемого документа оформляется запрос на возврат товара. Образец письма на возврат товара можно найти на нашем сайте. Он доступен для широкого круга пользователей и для пользования в документообороте любой компании.

Производственная деятельность не застрахована от человеческого фактора, следует знать, что любую ошибочную операцию можно исправить путем возврата активов.

На практике распространены следующие виды денежных возвратов:

переплата за оказанные товары или услуги;
авансовый платеж от контрагента;
приобретение товарно-материальных ценностей.

Каждый документ на возврат составляется парно: один для инициатора, другой – для контрагента. Стороны подшивают свои экземпляры в соответствующей корреспонденции и хранят в течение 5 лет. В отдельных случаях, если одна из компаний состоит из нескольких структурных подразделений, количество экземпляров может быть больше. Эта информация также должна находить отражения в описи документов.

Претензия на возврат товара поставщику – это документ, который составляется на возвращаемый товар ненадлежащего качества. В процессе ведения и осуществления хозяйственной деятельности на любом предприятии могут возникнуть ситуации, связанные с получением некачественного товара или брака. В случае обнаружений дефектов или иных нарушений, нужно в обязательном порядке направить поставщику претензию на возврат товара.

Для того чтобы помочь вам в составлении претензии на возврат товара ненадлежащего качества либо в оформлении других документов, сервис МойСклад разработал удобную систему для печати всех необходимых бланков и форм документов. Но это еще не все! С интернет-сервисом МойСклад вы сможете построить эффективный учет в оптовой фирме или розничном магазине , сможете эффективно определять наименования и количество товаров, работать с клиентской базой. Для работы с сервисом достаточно компьютера с принтером и доступом в интернет. И вы можете вести бизнес в любое время и из любого места, где бы вы ни находились.

Как составить претензию на возврат товара ненадлежащего качества поставщику

Чтобы правильно составить претензию о возврате товара, нужно учесть, что каждая поставляемая партия обязательно должна сопровождаться документами, в которых указываются характеристики и количество поставляемой продукции:

Претензия на возврат товара поставщику составляется на основании акта о расхождении (ТОРГ-2), который формируется при выявлении расхождений и несоответствий поставляемой продукции.

Установленной формы для претензионного письма нет, поэтому данный документ составляется в произвольной форме. Но в то же время существуют некоторые правила к его оформлению:

Обязательно указываются дата составления претензии и название предприятия покупателя;
В тексте документа должна содержаться подробная информация обо всех выявленных нарушениях и дефектах поставленной продукции. Основанием для составления претензии является акт о расхождении, номер и дату которого необходимо указать в тексте бланка претензии;
Затем нужно описать суть предъявляемых к поставщику требований: вернуть деньги, заменить некачественную продукцию, возместить материальный ущерб, доставить недостающие товары и другие. Можно указать ссылку на статьи законодательства, в части которых были нарушены права получателя;
Текст должен быть понятным и четко выстроенным, чтобы поставщик смог правильно понять предъявляемые ему претензии.

Составленный таким образом бланк претензии на возврат товара подписывается директором предприятия-покупателя и членами комиссии, составившими акт о несоответствии, и направляется поставщику. Лучше всего это сделать посредством заказного письма с уведомлением. Если поставщик не отреагирует на претензию можно подавать иск в суд, приложив к документам уведомление.

Онлайн-сервис МойСклад поможет при составлении важных документов для ведения бизнеса. Здесь всегда можно бесплатно скачать акты, бланки и образцы договоров, создавать и печатать счета, накладные, счета-фактуры и другие документы с учетом всех правил, без помарок и ошибок. С помощью нашего сервиса вы сможете вести полноценный складской учет, обрабатывать заказы покупателей, управлять сетью офисов, торговыми точками или интернет-магазином. Просто воспользуйтесь программой и оцените все ее преимущества!

В сети достаточно много разных форм и образцов. Наши специалисты попытались отыскать для Вас самые не плохие как нам показалось. Все из заявлений использовался на практике. Все шаблоны отличаются в зависимости от органа, куда они отправляются. Естественно документ полицию отличается от обращения в домком.

Есть нормы устанавливающие что конкретно должно быть изложено в определенном обращении. К некоторым обращениям выдвигаются особые правила к способу их изготовления. Воспользуйтесь заявлением , предлагаемым в этой статье и заполните в нем собственные сведения.

Правильно будет если Вы сравните и другие примеры с прочих ресурсов, указания на которые найдете в конце. Обработав тройку бланков получится составить заявление соответствующее нормам.

Образец претензии на товар поставщику.

Если вы - организация-покупатель и перед вами встал вопрос, как написать претензию на товар, не соответствующий заявленному в документах, либо на товар ненадлежащего качества , то предлагаем вам информацию о том, как сделать это правильно.

В статье вы найдете образец претензии поставщику от покупателя-организации, вы можете его скачать по ссылке в конце статьи.

Каждая организация рано или поздно сталкиваются с ситуацией возврата товара. Если вы обнаружили несоответствие фактические полученного ассортимента и указанного в документах, либо товар ненадлежащего качества, нарушена его упаковка, то необходимо этот факт оформить документально. Тут возможны два варианта действия, которые зависят от того, в какой момент вы обнаружили нарушения.

Если это произошло при приемке товара, то прежде всего нужно составить акт о расхождении по форме ТОРГ-2 на отечественные товары или ТОРГ-3 на импортные товары и к нему приложить претензию на возврат товара. Если продавец согласен с претензией, то составляется акт на возврат товара.

Если вы обнаружили это уже после принятия товара на склад, то составляется акт о расхождениях по количеству и качеству ТМЦ после принятия его к учету товара, составляется он в свободной форме (можно воспользоваться имеющейся унифицированной формой ТОРГ-2) и к ней прилагается претензия .

Образец претензии поставщику на товар.

Претензия пишется покупателем в произвольной форме, унифицированного бланка законодательством не разработано. Тем не менее этот документ, как и любой другой, должен содержать необходимые реквизиты.

Прежде всего претензия должна иметь дату составления и наименование организации-покупателя.

Далее в претензии правильным будет написать ваши требования относительно бракованной продукции : либо вы требуете возврата денежных средств (если они были уплачены) за товар ненадлежащего качества либо его замены на качественный аналогичный товар.

Также нужно указать статьи законодательства, в данном случае ГК РФ, на которые вы опираетесь, составляя претензию.

Если покупателем проводилась независимая экспертиза, то нужно указать заключение комиссии.

Претензия поставщику: образец, форма, проводки

Претензия поставщику представляет собой документ, содержащий информацию в виде претензии от покупателя поставщику по поводу несоответствия качества и количества товара, ненадлежащих условий поставки и прочих несоответствий, связанных с выполнением условий договора.

Претензия необходима для урегулирования разногласий до судебного разбирательства.

Заключая договор поставки, стороны оговаривают различные ситуации, которые могут возникнуть при осуществлении договора. Несмотря на все условия, на практике часто возникают ситуации, когда поставщик не выполняет свои обязательства, либо выполняет их, но не в полном объеме. При возникновении такого рода ситуаций покупатель имеет право подать претензию поставщику для защиты своих интересов.

Разрешение спорных ситуаций с помощью предъявления претензии должно быть оговорено в договоре в отдельном пункте. Это упростит взаимопонимание сторон, сэкономит их время и деньги, нежели решение таких ситуаций в судебном порядке.

Как написать претензию поставщику?

Претензия, предъявленная Покупателем в адрес Продавца, не отменяет его обязанности по оплате поставленного товара в сроки, указанные в договоре.

2. Претензии по скрытым дефектам (заводскому браку) поставляемого Товара принимаются в течение 10 (Десяти) лет с момента принятия товара Покупателем. Претензии принимаются Продавцом в письменном виде на основании Претензии и Акта, в соответствии с п. 1, указанным выше, дополнительно к претензии Покупатель обязан предоставить заключение независимой экспертной организации о ненадлежащем качестве Товара. В случае, если в результате экспертизы будет установлено, что ненадлежащее качество товара возникло в следствие производственного (скрытого) брака либо в следствие обстоятельств, за которые несет ответственность Продавец, Продавец возмещает расходы Покупателя на проведение независимой экспертизы.

3. Претензии по браку счётчиков принимаются только при наличии полного комплекта документов и присоединительной арматуры, а именно (счётчик, паспорт изделия, комплект штуцеров, заключение ТСЖ, ЖСК, ЖЭК и т.д., заявление от владельца прибора.) Подробные "Порядок и условия осуществления сервисной поддержки" (скачать) .

Претензии принимаются в письменном виде, в соответствии с образцом. С образцами претензий и акта, а также порядком их заполнения вы можете ознакомиться у менеджеров торгового зала.

Надеемся на Ваше понимание, с уважением

Директор ООО «Меркурий Импорт»

Черемисина Л.А.

Как составить претензию на некачественный товар: все тонкости и подводные камни

Претензия покупателя продавцу
Претензия продавца поставщику

С некачественными товарами приходилось сталкиваться любому человеку. Если речь идет о дорогой вещи, то имеет смысл предъявить претензию и получить полноценную замену или вернуть деньги. Рассмотрим, когда и как претензию можно предъявить и как составить претензию на некачественный товар.

Здесь есть, как говорят в Одессе, две большие разницы: претензия покупателя продавцу и продавца поставщику. Самая большая из «разниц» – законодательная база, по которой предъявляется претензия.

Претензия покупателя продавцу

Юридическое вы лицо или физическое, приобрели товар за наличные или по безналичному расчету при покупке в розницу не имеет значения. В данном случае вы – покупатель (потребитель).

Претензия продавца поставщику

А как составить претензию на некачественный товар поставщику от продавца? Претензия поставщику от продавца начинается с заключения договора на поставку. В нем обязательно должен быть пункт о порядке предъявления взаимных претензий, пусть в самой простой формулировке: «В установленном законом порядке». Если такого пункта нет, решить вопрос можно только через арбитражный суд .

Следующий момент – обнаружен брак при приемке или уже на складе. Собственно, порядок предъявления претензии При этом один и тот же, но, если брак обнаружен на складе, то в акте ТОРГ-2 (3) нужно будет указать виновных (ваших сотрудников), и тогда у ответчика появятся возможности обвинить их, а вам трудно будет объяснить в суде, почему явный брак не был обнаружен при приемке.

При приеме товара от нового поставщика нужно быть особо внимательным. Если нарушена целостность упаковки, составляется акт и выставляется претензия. Если же брак заводской, некачественный товар отправляется по гарантии производителю.

Если же брак обнаружен при приемке, составляем акт по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров или ТОРГ-3 для импортных. Формы эти регламентированы Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 года №132, и оно же указывает порядок их применения.

ТОРГ-2 составляется в 4 экземплярах; ТОРГ-3 в пяти. Акты составляются по принципу: одна накладная – один акт. Если несколько партий товара поступили по разным накладным, на каждую нужен отдельный акт.

Затем пишем деловое письмо. К стандартному сожержанию (наименование, реквизиты, дата, правовое обоснование, подписи) добавляем детальное описание брака по каждому выявленному случаю и реквизиты партии товара. Четко излагаем свои требования: замена на такие же, или на равноценные аналоги, возврат денег и т.п.

Желательно также провести независимую экспертизу и приложить заключение экспертов. Расходы на нее виновник, по ст. 15 и ст.

393 ГК РФ, обязан возместить без дополнительных требований.

Отправляем письмо с приложениями и ждем 10 дней плюс время на доставку письма и ответа: решится вопрос полюбовно или придется обращаться в суд.