Как правильно внести изменения в график отпусков? Изменения в графике отпусков Как внести изменения в график отпусков образец.

Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Вносим коррективы по правилам

На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.

Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.

Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.

Принят новый сотрудник

Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.

Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Смена запланированной даты отдыха

Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.

Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.

Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:

подростков моложе 18 лет;
совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
почётные доноры;
супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
некоторые категории чернобыльцев;
работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.

Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.

Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.

Любой хозяйствующий субъект независимо от того, какую деятельность он ведет, по законодательству обязан в конце каждого года составлять график отпусков. В этом документе будет расписано, в каком месяце в будущем году каждый сотрудник фирмы идет на отдых. Но поскольку срок действия у графика достаточно большой, может возникнуть ситуация, когда имеющуюся в нем информацию надо будет изменить. Для этого служит приказ о внесении изменений в график отпусков.

Если же все таки изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника решено закрепить документально, это производится по всем правилам с изданием соответствующего приказа.

Как внести изменения в график отпусков

Действующее законодательство не содержит сведений о том, допустимо ли производить исправления в графике отпусков, а также механизма этого события. Но кадровые специалисты определили, что делать это все же необходимо по нескольким причинам.

Так, неактуальный документ может вызвать путаницу при предоставлении отпуском и повлечь претензии со стороны госорганов. Кроме этого, незапланированное отсутствие на рабочем месте сотрудников может повлечь сбои в работе фирмы.

В любом случае, внесение корректив должно быть санкционировано руководителем и подтверждено желанием работника. При этом изменения необходимо будет отразить и в .

Если работник хочет перенести свой отдых на иной период, он должен оформить заявление к руководителю. В нем необходимо изложить просьбу о переносе периода отпуска на иной срок. Подписанное заявление передается в кадровую службу, которая на основании его издает приказ. В самом графике в графе «Примечание» необходимо указать реквизиты заявления.

Аналогичным образом необходимо поступить, если производится перенос отдыха по производственной необходимости. В этом случае сотрудник пишет не заявление, а согласие на перенос времени отдыха на новый срок, и указывает его здесь же. Его же реквизиты проставляются в графике.

Скачать образец приказа о внесении изменений в утвержденный график отпусков

Скачать .

Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков

Для такого приказа нет какой-либо стандартной формы. Компания имеет право составить его произвольно, на фирменном бланке.

В верхней его части указывается полное название фирмы, дата и место оформления. Далее записывается слово «Приказ» и проставляется его порядковый номер. Ниже следует краткое название документа, к примеру «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска».

Затем идет вводная часть, в которой указывается причина, из-за чего решено произвести перенос даты отпуска. К примеру, «На основании заявления о переносе отпуска…» либо «В связи с вводом в эксплуатацию нового станка на основании согласия работника…».

Дальше записывается слово «Приказываю», после чего по пунктам излагаются распоряжения:

Указание на перенос даты начала отпуска, с проставлением с какой даты переносится и на какую;
Указание кадровому специалисту произвести соответствующие изменения в графике отпусков.

Приказ о внесении изменений в график отпусков утверждает руководитель компании. Ниже его должны подписать упомянутые в нем сотрудники, и проставить дату ознакомления.

Порядок изменения графика отпусков

19 05 2017 otpusknik Пока нет комментариев

Оформление графика отпусков обязательно предусмотрено для всех предприятий и организаций. Как правило, составляется он заранее: за две недели до того, как начинается последующий календарный год, а утверждение его происходит путем издания руководителем соответствующего приказа. В некоторых случаях может возникнуть необходимость внесения изменений в утвержденный график, например, в случае изменения даты ухода в отпуск. Как правильно внести изменения в график отпусков?

На основании статьи 123 Трудового кодекса РФ, график отпусков должен соблюдаться обеими сторонами трудовых правоотношений. Поэтому нередко сотрудники отдела кадров задаются вопросом: можно ли вносить изменения в график отпусков, и что для этого требуется?

При оформлении указанного графика следует учитывать, что он составляется на длительный срок и является плановым. По этой причине нередко приходится вносить в него некоторые поправки и изменения.

Приказ о внесении изменений в график отпусков

Вносить изменения в график отпусков следует в таких ситуациях:

когда ежегодный отдых переносится при согласии трудящегося (при нахождении лица на больничном в отпускной период, при несвоевременной оплате отпускных и тому подобное). Эта норма содержится в статье 124 Трудового кодекса РФ;
если переносится часть отпуска по причине отзыва работника, в соответствии с частью 2 статьи 125 Трудового кодекса РФ. В подобной ситуации нужно иметь в виду, что та часть отпуска, которая осталась неиспользованной, подлежит предоставлению сотруднику в любой период времени по его усмотрению;
в случае перенесения периода отдыха трудящегося по его усмотрению. Когда лицо, подлежащее к определенным категориям, предусмотренным трудовым законодательством, желает изменить сроки своего отпуска, руководитель вправе перенести предусмотренные графиком даты. Однако обязанностью для него это не является.

Порядок утверждения графика Т-7.

Как изменить график отпусков Т-7

В подобных случаях график должен включать следующие моменты, связанные с изменением:

графой 8 бланка Т-7 предусматривается причина для переноса дат отпускного периода - ссылка на приказ, изданный руководителем организации, требующий изменения дат отпускного периода. Образец приказа можно посмотреть ниже;
графа 9 должна обозначать новые измененные сроки для отдыха подчиненного согласно приказу;
графа 10 может содержать определенные примечания (к примеру, основание для перенесения отпускного периода и внесения изменений в график);
графа 7 указывает сроки законного отдыха работника, который фактически использован.

Образец приказа о внесении изменений в график отпусков:

Скачать образец приказа.

Приведенная последовательность изменения названного графика подлежит применению при перенесении намеченного отдыха тех трудящихся, которые уже были указаны в этом документе (это подразумевает тот факт, что на момент его оформления они исполняли свои трудовые обязанности в конкретной организации). В случае, если сотрудник устроился на работу после того, как график отпусков утвержден на следующий год, то данные об отдыхе этого работника фиксируются следующими путями:

оформлением соответствующего приложения к графику отпусков, который уже утвержден. Составляют его таким же образом и в той же форме, как основной документ. Входить в приложение должны только данные о периоде отдыха принятого работника. Так же как и сам график, оно подлежит утверждению руководителем;
не внося корректировок в утвержденный график отпусков. В таком случае принятый сотрудник должен составить заявление в свободной форме, которое должно содержать сроки начала и окончания отпускного периода по его усмотрению и его длительность, а работодателем на его основании оформляется приказ о предоставлении отпуска указанному работнику.

Тот способ изменения существующего графика, который стороны посчитают оптимальным, рекомендуется указать в специальном внутреннем акте, предусмотренном в организации

Примеры внесения изменений в график

Образец заполнения графика, если переносится весь отпуск:

Образец измененного графика, если переносится часть отпуска при досрочном отзыве:

Образцы заявлений

В приведенных ситуациях для изменения и корректировки графика отпусков сотрудник должен написать соответствующее заявление, на основании которого оформляется приказ об изменении времени отдыха.

Образец заявление, если отпуск переносится по графику:

Образец заявления, если отпуск переносится в связи с больничным

Скачать образцы заявлений о переносе даты отпуска в графике.

После проставления положительной резолюции руководителя компании на этом заявлении в график вносятся изменения с указанием количества календарных дней и даты каждой части отпуска. Но если в трудовом договоре есть условие о том, что отпуск работника всегда делится на определенные части, то эти части сразу отражаются в графике при его составлении. Читайте: Сотрудник просит отпуск за свой счет. В каких случаях можно ему отказать Сотрудники опаздывают на работу, как наладить дисциплину, не прибегая к увольнениям Сотрудник не прошел испытательный срок. Какие документы помогут доказать законность его увольнения Оформление сотрудника на работу. Пошаговая инструкция Как оформить назначение генерального директора Отпуск по уходу за ребенком.

Работодатель вправе внести изменения в график в следующих случаях:

срочное задание, навыками для выполнения которого обладает только лишь один человек;
реструктуризация организации – слияние, объединение, разделение и т.д.;
модернизация методов работы;
внеплановые проверки деятельности компании различными органами, осуществляющими контроль;
срочные командировки;
заболевание руководителя, обязанности которого на временной основе может исполнять лишь ограниченный круг лиц;
в случае выходу супруги сотрудника в декрет;
невыплаченные в срок отпускные вознаграждения;
не было отправлено уведомление сотруднику об отпуске в установленный локальными нормативными актами срок и т.д.

Таким образом, утвержденный график отпусков может быть изменен в любой момент в течение рабочего года.

Онлайн журнал для бухгалтера

Однако этот документ должен содержать определенные реквизиты:

Название предприятия.
Название оформляемого документа.
Дату и место его составления.
Порядковый номер распоряжения.
Вступительную часть, содержащую причины издания соответствующего распоряжения.
Основную часть, содержащую всю суть волеизъявления руководителя (например, для отзыва из отпуска - собственно решение отозвать из отпуска с указанием даты выхода на работу, а также дат нового, перенесенного отпуска).
Подпись руководителя.
Подписи лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним.

Скачать образец приказа можно, пройдя по ссылке: Образец приказа о внесении изменений в график отпусков. *** Действующее законодательство не содержит норм, прямо указывающих на порядок внесения изменений в график предоставления отпусков на предприятии.

Как правильно внести изменения в график отпусков?

ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска). Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников Если в течение рабочего года трудоустраиваются иные лица, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет. По согласованию с руководителем предприятия возможно предоставление отпуска в любое время по письменному заявлению работника.
Но при принятии решения о документальной фиксации отпусков таких работников разумным будет составление нового графика (дополнения к уже существующему).

Изменения в графике отпусков

При этом порядок его введения в действие будет аналогичным:

При заполнении унифицированной формы Т-7 нет необходимости в оформлении приказа об утверждении нового графика.

Как выполнить внесение изменений в график отпусков?

Способы утверждения графика отпусков руководителем организации:

утверждающая резолюция на самом графике (фактическое проставление утверждающей подписи и дополнительные распоряжения руководителя относительно исполнения графика отпусков);
издание приказа (характерно для крупных предприятий; наряду с утверждением графика издается дополнительный приказ организации, в котором отражается закрепление ответственных исполнителей документа, выделение денежных средств на отпуска и пр.).

В таком случае важно учитывать, что дата издания распорядительного документа, как и дата утверждения, должна укладываться во временные ограничения, установленные ст. 123 ТК РФ. При этом действующим законодательством проставление печати, заверяющей подпись работодателя на графике, не зафиксировано.

ВОПРОС В ТЕМУ Как предоставить отпуск работнику, который на момент утверждения графика еще не работал в компании и не попал в график? В этом случае отпуск предоставляется данному работнику по его заявлению без отражения в графике. Если заявление подано по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя, то работодатель не может отказать в отпуске (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). А отпуск до истечения шести месяцев работы возможен только с согласия работодателя.

Предоставление отпуска по графику После утверждения графика работодателем он становится обязательным как для самого работодателя, так и для работников (ст.123 ТК РФ). То есть работники должны идти в отпуск именно в те периоды, которые установлены в графике. Никаких заявлений от них о предоставлении отпуска в таком случае не требуется.
Процедура оформления отпуска.

График отпусков представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам структурных подразделений организации.

Как составить график отпусков

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на его использование по истечении 6 месяцев непрерывной работы в этой организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.

График отпусков составляется сотрудником кадровой службы ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается директором предприятия либо уполномоченным лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется). Так, график отпусков на 2013 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2012 года.

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г.

Как внести изменения в график отпусков

На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника (если таковой имеется), количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.

В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На его основании издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Также дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.

7-10 графы заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года.
В 7-м столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска).
8-й столбец содержит информацию о документе - основании переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя).
В 9-й графе указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска.
10-й столбец графика отпусков содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.

Скачать график отпусков. Образец заполнения и бланк

Как внестив график отпусков новых сотрудников

По каким правилам составлять график отпусков на 2017 год

=== Скачать файл ===

Все сотрудники, работающие по трудовому договору, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласно статье ТК РФ, работодатель обязан перед началом каждого календарного года определять очередность отдыха своих сотрудников. Однако в течение года на работу принимаются новые люди, которых еще нет в утвержденном графике отпусков. Как быть с ними? Заметим, что по статье ТК РФ у сотрудника возникает право на ежегодный отпуск уже после шести месяцев работы в организации. При этом у работодателя также есть право по согласованию сторон предоставить отпуск любому работнику, не отработавшему положенные шесть месяцев. Кроме того, статья ТК РФ называет категории работников, которым отпуск должен быть предоставлен по их просьбе в любое время, независимо от стажа работы на предприятии. Поскольку график отпусков составляется перед началом календарного года, то большинство новых сотрудников в этот график не включены. При этом право на отпуск у них уже есть или скоро может появиться. Стоит ли обновлять график отпусков для новых сотрудников? В какой срок нужно составить график отпусков вновь созданной организации. Как правило, в этом случае рекомендуется узнать, планирует ли работник отдых в текущем году. Если нет, то лишний раз переделывать график не стоит. Если же новый сотрудник хочет воспользоваться своим правом на отпуск до конца года, то тогда желательно включить его график отпусков. В то же время изменение текущего графика не является обязанностью работодателя, и поэтому выполняется на его усмотрение. При необходимости внесения в график отпусков новых сотрудников можно применить два разных подхода. В первом случае в уже имеющийся график вносятся необходимые изменения, во втором составляется и утверждается дополнительный график отпусков для новых сотрудников, который приобщается к основному. Второй подход проще реализовать на практике, так как в этом случае основной график не затрагивается и подписи работников на нем заново собирать не нужно. Вступление в силу дополнительного графика отпусков для новых сотрудников оформляется изданием соответствующего приказа. Как составить график отпусков. Как мы уже убедились, существует много ситуаций, когда собравшийся отдохнуть работник еще не упомянут в графике отпусков. В этом случае, чтобы пойти в отпуск, работнику нужно написать заявление. В заявлении указывается желаемая дата отпуска, а подается заявление минимум за две недели до этой даты. Если работник имеет предоставленные законодательством льготы на получение отпуска в удобное для него время, то работодатель обязан предоставить ему отпуск на основании заявления. В противном случае работодатель вправе не отпустить сотрудника на отдых. Нужно ли сотрудника уведомить о предстоящем по графику отпуске. Однако если новый сотрудник уже был внесен в график отпусков на текущий год, то заявление писать не обязательно. Он имеет полное право начать отдых согласно утвержденному графику.

Как внести изменения в график отпусков?

Сколько стоит кухня из дерева

Настоящие живые куклы

Претензия к строительной организации образец

Характеристика природно ресурсного потенциала

Находить во сне железные деньги

Прощальные стихи мужчине короткие

Какие трюки делают

Lg 32lc51 инструкция

Порядок внесения изменений в график отпусков в значительной степени зависит от того, чем именно вызвана необходимость переноса отпуска сотрудника.

График отпусков на 2019 год

Из статьи вы узнаете:

График отпусков

Составление графика отпусков является обязательной процедурой для работодателей. Она предусмотрена положениями ст. 123 ТК РФ, которая указывает на него как на основной документ, определяющий порядок направления сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска. При этом для работника указанный документ является таким же обязательным к исполнению, как и для работодателя.

Необходимость составления графика обусловлена в первую очередь потребностью организации в грамотном планировании производственного процесса с тем, чтобы избежать серьезных сбоев в нем при одновременном уходе в отпуск ключевых сотрудников.

Скачайте документы по теме:

Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо учесть следующие факторы:

технологические особенности производства;
характер распределения обязанностей между работниками и степень интенсивности их участия в различных фазах производственного процесса;
наличие сезонности в работе организации;
иные специфические характеристики ее деятельности.

Помимо этого, работодатель также может учесть пожелания сотрудников в части дат предоставления отпуска . При этом, однако, действующее законодательство не обязывает его принимать во внимание эти сведения. А вот если в компании имеется действующая профсоюзная организация, мнение ее членов нужно учесть при составлении графика отпусков.

Отпуска, отражаемые в графике

Планируя составление графика отпусков, работодателю необходимо иметь в виду, что в нем отражаются только следующие виды отдыха, предоставляемого работнику:

очередной основной оплачиваемый отпуск;
дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный статьями 116-119 ТК РФ и другими нормативно-правовыми актами;
оплачиваемый отпуск, не использованный сотрудником в прошлом году и в связи с этим перенесенный на следующий календарный год (при необходимости).

Таким образом, другие виды отпусков, включая отпуск по беременности и родам, отпуск за свой счет или отпуск по уходу за ребенком не подлежат включению в график. А вот для работников, которые в очередном календарном году планируют использовать разные виды отпусков, предусмотрен фиксации соответствующих сведений в этом документе.

Составление графика отпусков

Разработка графика отпусков осуществляется целиком на следующий календарный год в конце предыдущего. Окончательно утвердить указанный документ необходимо не позднее 17 декабря завершающегося года. Такой график утверждается лично руководителем организации, а вот подписывать его должен руководитель кадровой службы. Оформление графика в компаниях, которые в своей работе используют унифицированные формы документов, осуществляется с использованием бланка № Т-7. Остальные предприятия могут применять собственные формы для этого документа.

Ознакомление с содержанием графика отпусков

Что касается ознакомления с содержанием графика, то здесь не все так просто. Это связано с тем, что его правовой статус в действующем законодательстве не определен. Некоторые работники кадровых служб считают, что он не относится к локальной нормативной документации, а представляет собой организационно-распорядительный документ. Другие все же рассматривают его именно как локальный нормативный акт, из чего вытекают требования к порядку ознакомления с ним сотрудников. Прочтите наш , чтобы понять, какой вариант вам ближе.

Направление сотрудника в отпуск по графику

Работника, у которого приближается очередной оплачиваемый отпуск, необходимо в письменной форме предупредить о конкретной дате его начала не позже, чем за две недели до ее наступления. Такой порядок установлен ст. 123 ТК РФ. Порядок такого уведомления определяется работодателем самостоятельно, и спектр возможных вариантов для этой ситуации достаточно широк. Например, можно использовать для этих целей унифицированные формы, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.:

для формы № Т-6 - заранее составить приказ о направлении работника в очередной оплачиваемый отпуск и ознакомить с его содержанием за две недели до начала отпуска;

для формы № Т-7 - дополнить стандартный бланк графой, в которой сотрудник расписывается в том, что его в должном порядке уведомили о приближающемся начале отпуска, и проставляет дату такого уведомления.

О том, какие варианты могут использовать компании, отказавшиеся от применения унифицированных форм, мы рассказываем в этой .

Изменение графика отпусков

Тем не менее, опытные работники кадровых служб знают, что на практике неукоснительное соблюдение принятого графика отпусков в течение всего года - большая редкость. В списке причин, которые приводят к необходимости внесения изменений в график отпусков, наиболее популярными можно назвать следующие:

изменение дат ухода в отпуск по инициативе работника;
необходимость внесения изменений в график отпусков в связи с особенностями производственного процесса.

Во всех этих случаях изменения в графике отпусков потребуют правильного документального оформления. Строгий порядок этой процедуры в актуальном законодательстве не прописан, поэтому работодатели определяют его по своему усмотрению. Для формирования четкого алгоритма, понятного как для кадровой службы, так и для самих работников, направляемых в отпуск, целесообразно отразить и внесения изменений в график отпусков в локальном нормативном документе - например, положении об отпусках.

Перенос отпуска по инициативе работника

Действующее трудовое законодательство предусматривает ряд ситуаций, в которых сотрудник может потребовать . В перечисленных случаях удовлетворение такого требования является обязанностью, а не правом работодателя:

во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, если по закону на время выполнения этих обязанностей он освобождается от работы;

сотруднику несвоевременно выплатили или предупредили об отпуске менее чем за две недели до его начала;

в ходе нахождения в отпуске сотрудник заболел, что подтверждается выдачей ему листка временной нетрудоспособности;

сотрудник обратился к работодателю за досрочным предоставлением отпуска на основании ст. 122 ТК РФ. Такая возможность, в частности, предоставляется беременным женщинам, сотрудникам, усыновившим ребенка или детей в возрасте до трех месяцев, работникам, не достигшим восемнадцатилетнего возраста, и некоторым другим категориям сотрудников в соответствии с действующим законодательством.

Во всех этих случаях работодатель переносит ранее запланированный отпуск на новые даты с учетом пожеланий работника. Вместе с тем, в некоторых случаях перенос отпуска, даже по инициативе работника, .

Основание для внесения изменений в график отпусков

Как правило, первым этапом этой процедуры является документальное оформление причины изменения действующего графика отпусков на предприятии. Конкретный вариант такого оформления определяется в зависимости от того, произошло ли изменение графика отпусков по инициативе работника или работодателя:

в случае, если даты очередного отпуска переносятся по инициативе работника, основанием для изменения графика будет соответствующее заявление с его личной подписью;

если перенос отпуска вызван производственной необходимостью, работник должен быть уведомлен об этом в письменном виде и согласен на перенос отпуска. В этом случае основанием для внесения изменений в график отпусков по образцу, утвержденному в организации, является это письменное уведомление. На нем в обязательном порядке должно быть зафиксировано согласие работника на такие изменения, подкрепленное его личной подписью.

Компаниям, которые в своей работе достаточно часто сталкиваются с такими ситуациями, можно посоветовать использовать удобные механизмы оптимизации документооборота. О них мы рассказываем в этой статье .

Внесение изменений в график отпусков при приеме нового сотрудника

Вопрос о том, как внести изменения в график отпусков при приеме на работу новых сотрудников, актуален для многих работодателей. В рамках актуального трудового законодательства работодатель может сделать это двумя способами:

оформить приложение к действующему в организации графику, в котором будут отражены дополнительные сведения об отдыхе, запланированном для новых работников;
внести информацию об отпуске в личную карточку работника, не вписывая ее в общий график отпусков.

Если сведения об отпуске новых сотрудников оформляются в виде приложения к графику, эти обновления необходимо согласовать с представителями профсоюза. При этом в обоих случаях все кадровые документы, включая записку-расчет и приказ о предоставлении отпуска, оформляются в обычном порядке - даже если работодатель предпочел не вносить изменения в график, ограничившись отметкой в личной карточке работника. Нужно ли в этой ситуации получать от работника заявление на отпуск - узнайте из нашего .

Оформление приказа о внесении изменений в график отпусков

Вне зависимости от того, по какой причине даты отпуска того или иного сотрудника подверглись изменениям, работодателю потребуется оформить приказ о переносе отпуска. Стандартизованная форма такого документа действующим законодательством не предусмотрена, поэтому составьте приказ по образцу, принятому в организации.

В обязательном порядке необходимо отразить:

прежние планируемые даты отпуска сотрудника;
новые даты предоставления отпуска этому работнику;
основания для переноса отпуска со ссылкой на реквизиты документа, в котором они зафиксированы;
указания для сотрудников предприятия, например, работников кадровой службы, в связи с изданием данного приказа.

Удобная форма приказа о внесении изменений с пояснениями относительно порядка ее заполнения приведена в этом . Работника необходимо в установленном порядке ознакомить с его содержанием не позднее, чем в течение трех дней с момента подписания.

Обратите внимание! Поскольку приказ о внесении изменений в график отпусков относится к приказам по личному составу, его необходимо хранить в компании в течение пяти лет.

Внесение изменений в действующий график отпусков

На основании подписанного приказа о работники кадровой службы вносят изменения в действующий график отпусков. В случае, если для ведения этого графика в компании применяется форма № Т-7, это делается следующим образом:

в графе 8 отражаются реквизиты приказа о переносе дат отпуска для работника;
в графе 9 отражается новая дата начала отпуска;
в графе 10 указывается причина переноса отпуска. В случае, если работник уже успел использовать часть положенного ему отдыха и был отозван из отпуска по инициативе работодателя, в рассматриваемой графе фиксируется дата его досрочного возвращения к работе. Здесь же прописываются прочие примечания относительно порядка предоставления отпуска конкретному сотруднику.

Компании, которые ведут график отпусков по самостоятельно разработанной форме, вносят изменения в этот документ в соответствии с его содержанием. Не забудьте также указать сведения о переносе отпуска в личной карточке работника. В нашей мы приводим конкретный пример работы кадровика в случае необходимости внесения изменений в график отпусков.