Как правильно заполнить упд без ндс. Универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и накладной

С 01.10.2017 УПД нужно заполнять по новой форме, следует добавить в бланк изменения, внесенные в счет-фактуру с 1 октября 2017 года Постановлением №981 от 19.08.2017. Скачать в excel обновленный бланк универсального передаточного документа, а также образец его заполнения в 2017 году можно в статье ниже.

УПД – это документ, совмещающий в себе данные из счета-фактуры и передаточного документа. Это очень удобный и популярный бланк, широко используемый при документальном оформлении операций в настоящее время. Форма УПД является рекомендованной, в нее по желанию можно добавлять необходимые реквизиты, поля и строки.

В связи с изменением типового бланка логично отредактировать действующий бланк УПД, внеся в него идентичные реквизиты.

строку об идентификаторе госдоговора над табличной частью;
таблицу дополнить графой, где будет вноситься код товара, данный код нужно было указывать по экспорту в ЕАЭС и ранее, но отдельного поля для этого не было, в новой форме УПД появляется графа, куда этот код вписывается. Компании, которым в данное поле внести нечего по причине совершения иных операций, ставят в данной графе прочерк;
обновить название графы таблицы “номер таможенной декларации”, добавлено слово регистрационный. Правила заполнения графы не поменялись, по-прежнему вносится реквизит декларации при ввозе импорта в страну;
изменить наименование строки для проставления подписи ИП под таблицей, добавить “или уполномоченное лицо”, что позволит новую форму УПД подписывать не только индивидуальному предпринимателю, но и его представителю.

Процедура заполнения новой формы УПД с 01.10.2017

Заполненный образец можно скачать ниже. Рассмотрим особенности заполнения нового бланка с 1 октября 2017 году с учетом внесенных изменений.

В целом, первая часть бланка универсального передаточного документа включает полностью реквизиты счета-фактуры. Заполнение их идентично.

В частности нужно заполнить заголовочную часть над таблицей, где показывают реквизиты покупателя, продавца, грузополучателя и грузоотправителя. Реквизиты платежного поручения указывают, если был получен от покупателя аванс. Идентификатор нужно указывать только по госконтрактам, если он присвоен. Данный позволяет отслеживать движение бюджетных средств.

Ниже в новой форме УПД располагается табличная часть, она также заполняется по аналогии с обновленным бланком счета-фактуры. Дополнительная графа с кодом товара заполняется только в случае вывоза ТМЦ в государства ЕАЭС, все прочие прочеркивают поле. Далее приводятся данные о количественных и стоимостных значениях по отгружаемым товарам, работам, услугам. В последние три графы информация вносится, если операция связана с импортом в РФ.

После заполнения данной части нового бланка УПД ставят подписи ответственные лица. Это может директор и главбух для организации, ИП или его представитель для индивидуального предпринимателя. По сравнению с ранее действующей формой универсального передаточного документа до 1 октября 2017 года, ИП теперь может смело передавать право подписи своему уполномоченному лицу, ранее такой однозначности в данном вопросе не было.

С 2013 года у субъектов экономической деятельности появился выбор в отношении оформления документов при реализации, выполнении работ, услуг. Компания может использовать единый бланк Универсального передаточного документа (УПД) или по старинке заполнять передаточный первичный документ и счет-фактуру.

Необходимость в наличии универсального документа появилась давно. При отгрузочных операциях, подтверждении выполнения работ, услуг продавцам и исполнителям приходилось формировать два документа, реквизиты которых во многом пересекались. Логично предположить, что их можно соединить в одном документе. Этим вопросом и занялась ФНС совместно с Министерством финансов, результатом стал бланк УПД, который приложен к Письму №ММВ-20-3/96@ от 21.10.13.

Для чего нужен УПД?

Каждая хозяйственная операция, связанная с продажами, выполнением услуг или работ, подлежит отражению как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

В целях бухучета составляется передаточный документ ( , или акт о приеме-передаче, выполнении работ, оказании услуг), который выступает первичным бланком для отражения соответствующей проводки. До 2013 года обязательным было применение типовых форм, после обновления закона «О бухгалтерском учете» данная обязанность отменена, организации и ИП могут сами решить, какой документ им удобно применять, и как он должен выглядеть.

В целях налогового учета необходимо вести учет НДС с помощью формирования счетов-фактур с выделенной суммой налога. Каждая операция, облагаемая НДС, должна сопровождаться выпиской счета-фактуры (скачать образец счета-фактуры можно ).

Универсальный передаточный документ – это бланк, включивший в себя первичный бухгалтерский документ и счет-фактуру. УПД объединил реквизиты этих двух документов, создав единую удобную форму, которую компании могут при желании заполнять. При этом бланк счета-фактуры полностью вошел в УПД в неизменном виде, в универсальном документе он обведен жирной чертой.

Когда можно применять УПД?

Универсальный передаточный документ может заполняться, как:

Только передаточный документ, то есть может заменять накладную или акт – в том случае, если компания работает без НДС, при этом не нужно заполнять реквизиты счета-фактуры, характерные для операций с НДС (суммы налога, страна происхождения, № таможенной декларации);
Только счет-фактура – при желании можно заполнять УПД вместо счета-фактуры;
Передаточный документ и счет-фактура – в отношении операций, облагаемых НДС.

Универсальный документ содержит поле, именуемое статусом, он может принимать либо значение 1, либо значение 2. «1» ставится в случае, если в УПД заполнены все реквизиты, «2» — если УПД заполняется только как передаточный бухгалтерский бланк.

На самом деле, если в данном поле будет допущена ошибка, это не сделает документ не действительным. Фактическое определение того, для чего оформлен документ, определяется на основании того, какие реквизиты заполнены. Поэтому статус – это информативный параметр, ни на что не влияющий.

Можно ли изменять УПД?

Универсальный передаточный документ можно скорректировать на свое усмотрение. Внося изменения в УПД, следует убедиться, что в нем сохранились обязательные реквизиты для первичных бухгалтерских документов (они прописаны в девятой статье закона №402-ФЗ) и для счета-фактуры. Если все необходимые реквизиты сохранены, то документ будет считаться пригодным для того, чтобы выполнить двойную запись об операции в бухгалтерии и обосновать НДС, направляемый к возмещению из бюджета.

Список обязательных реквизитов для бухгалтерских документов:

Название бланка;
Дата выписки;
Название компании, формирующей бланк;
Суть операции;
Стоимость и количество;
Реквизиты лица, ответственного за оформление сделки;
Подписи представителей сторон.

Образец заполнения УПД

При заполнении универсального передаточного документа следует ориентироваться на положения, прописанные в Постановлении №1137 от 26.12.11 и Письме ФНС №ММВ-20-3/96@ от 21.10.13.

Постановление определяет порядок заполнения счета-фактуры, так как в УПД бланк счета-фактуры перемещен полностью, то при заполнении его полей следует ориентироваться на порядок, прописанный в указанном постановлении.

Письмо налоговой определяет особенности заполнения остальных полей универсального передаточного документа.

В качестве примера заполнен образец УПД, скачать этот образец можно по ссылке ниже.

Статус УПД

При заполнении бланка универсального передаточного документа, прежде всего, нужно присвоить ему правильный статус:

1 – если операции облагаются НДС, и УПД заменяет собой накладную и счет-фактуру;
2 – если операции не облагаются НДС и УПД выписывается только как накладная или акт.

Фактический статус универсального передаточного документа определяется на основании заполненных реквизитов. Если в УПД будет указан НДС, а статус будет стоять «2», то документ может быть использован как счет-фактура для обоснования вычета НДС, несмотря на статус, который имеет лишь информационный характер.

Если статус 1

Номер УПД

Номер универсального передаточного документа проставляется в строке 1 подраздела со счетом-фактурой. Он носит порядковый хронологический характер.

В строке 1а также может указываться номер, но он относится к исправлениям, вносимым в счет-фактуру. Имеются в виду именно незначительные незначимые ошибки технического или арифметического характера. При первом исправлении ставится 1, при втором – 2 и далее по нарастающей.

Исправленный документ и корректировочный – это два совершенно разные понятия. В первом случае выписывается аналогичный УПД за тем же номером с заполненной строкой 1а, при этом неверные сведения исправляются (опечатки в реквизитах, ценах, неправильных подсчетах). Во втором случае заполняется совсем другой документ – корректировочный, который имеет свой номер и служит дополнением к исходному УПД. Корректировка производится при ошибках и изменениях, которые влияют на конечные суммы стоимости и НДС, а также не дает возможности налоговой правильно идентифицировать реквизиты стороны и документа.

Даты УПД

В универсальном передаточном документе имеется несколько дат:

1 – день, когда фактически заполняется документ;
1а – день, когда вносятся исправления (заполняется только, если УПД исправляется);
11 – день, когда фактически отгружен товар, передаются выполненные работы, услуг, он может не совпадать с датой выписки бланка;
16 – день, когда клиент фактически получил ТМЦ, работы, услуги, может не совпадать с датами строк 1 и 11.

Если поле 11 не заполнено, то считается, что реальный день отгрузки совпал с днем выписки УПД.

Если поле 16 не заполнено, то считается, что реальный день получения совпал с днем отгрузки (или днем выписки, если поле 11 не заполнено).

Поля 11 и 16 не обязательны для оформления, однако рекомендуется все-таки вносить даты даже в том случае, если они все совпадают.

Реквизиты сторон

В операции могут участвовать:

продавец, покупатель, отправитель груза и его получатель в случае, если операция заключается в передаче ТМЦ;
исполнитель и заказчик, если операция заключается в отчете о выполненных работах или оказанных услугах.

Для отражения реквизитов эти экономических субъектов в УПД следует заполнить следующие поля:

2,2а,2б – для продавца (название, юридический адрес, ИНН, КПП);
6,6а,6б – для покупателя (аналогичные реквизиты);
3 – для отправителя ТМЦ (название, почтовый адрес, при необходимости ИНН и КПП);
3 – для получателя ТМЦ (аналогичный сведения);
14 – для составителя УПД со стороны продавца, исполнителя (название, ИНН, КПП), если ставится печать с реквизитами составителя, то поле можно не заполнять;
19 – для составителя УПД со стороны покупателя, заказчика (название, ИНН, КПП), если есть печать с реквизитами, то ставится прочерк в поле.

Подписи ответственных лиц

В УПД должны присутствовать подписи следующих лиц:

Руководителя организации или лица, его замещающего – в подразделе со счетом-фактурой;

Главного бухгалтера (если такой должности нет, то руководителя или замещающего лица) – в подразделе со счетом-фактурой;
Индивидуального предпринимателя с указанием реквизитов свидетельства ИП (если УПД заполняется ИП);
Работника, передавшего ТМЦ, работы, услуги – в поле 10, если это лицо уже подписался под счетом-фактурой, то подпись можно не ставить (указать только должность и ФИО)
Работника, ответственного за грамотное оформление УПД со стороны продавца или исполнителя – в поле 13, если подпись этого лица ранее ставилась, то в этом поле можно не подписываться (заполнить только должность и ФИО);
Работника, получившего ТМЦ, работы, услуги – в поле 15;
Работника, ответственного за грамотное оформление УПД со стороны покупателя или заказчика – в поле 18, если это же лицо расписалось в поле 15, то здесь подпись можно не ставить.

В отношении каждого указанного в УПД представителя сторон должны быть прописаны должность и ФИО.

Сведения об операции

А — № заполненной строки таблицы по порядку, можно не заполнять;

Б – артикул ТМЦ, код по ОКВЭД для работ, код по ОКУН для услуг, заполняется при необходимости указать на какие-либо особые условия, налоговые льготы;

1 – наименование ТМЦ, работ, услуг;
2 – код единицы измерения по ОКЕИ;
2а – соответствующее наименование;
3 – количественный параметр;
4 – цена за единицу без НДС;
5 – стоимость всего количества без НДС;
6 – акциз, если начисляется; если нет – то пишется формулировка «без акциза»;
7 – ставка НДС; если компания освобождена от НДС по 145 ст. НК РФ, то пишется «без НДС», также такая формулировка пишется при желании выставить счет-фактуру компаниями, не работающими с НДС;
8 – сумма НДС, может быть указана формулировка «без НДС» в тех случаях, что прописаны выше;
9 – стоимость всего количества с налогом;
10 – код страны происхождения по ОКСН;
10а – наименование страны;
11 — № таможенной декларации (заполнять в отношении импорта).

Также поясняющая дополнительная информация о сделки может быть внесена в следующие поля УПД:

8 – документ, определяющий особенности сделки и дающий основание на ее выполнение (договор, соглашение, доверенность);
9 – сведения о перевозке ТМЦ при доставке собственными силами или транспортной компанией (наименование транспортного документа, его номер, дата), также могут быть указаны количественные параметры поставляемого груза – например, масса;
12 – дополнительная значимая информация об отгрузке, передаче, которую хочет сообщить продавец, исполнитель (ссылка на приложения и сопутствующие документы);
17 – дополнительная значимая информация о полученных ТМЦ, работах, услугах, которые хочет сообщить получатель, заказчик (претензии).

Заполнение всех этих строк можно посмотреть в образце УПД, который можно скачать ниже.

Подробное заполнение всех строк универсального передаточного документа можно найти в письме ФНС№ММВ-20-3/96@ от 21.10.13.

Все указанные выше реквизиты следует заполнять, если статус УПД – «1».

Если статус 2

Не нужно заполнять:

Графы таблицы 7 и 8, где отражается ставка и сумма НДС;
Графы 10, 10а и 11 – страна и ГТД, которые заполняются только для налогооблагаемых операций.

Можно не заполнять:

Строки подраздела со счетом-фактурой 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б;
Графы таблицы – 4, 5 и 6.

Все остальные поля заполняются по аналогии с описанием выше.

Универсальный передаточный документ (УПД) разработан на основе формы счета-фактуры. Применение УПД позволяет, не нарушая законодательства, объединить счет-фактуру с разными формами учета, которые во многом его дублируют , М-15, товарный раздел ТТН), а также:

учесть оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета;
использовать право на налоговый вычет по НДС;
подтвердить затраты в целях исчисления налога на прибыль (и других налогов).

УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных документов. То есть он заменяет сразу 2 документа (например, счет-фактуру и ТОРГ-12). Однако УПД можно использовать и только как первичный документ (например, ТОРГ-12). Для этого в УПД не заполняют строки, установленные исключительно для счета-фактуры:

«К платежно-расчетному документу» (строка 7);
«В том числе сумма акциза» (графа 6);
«Налоговая ставка» (графа 7);
«Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
«Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
«Номер таможенной декларации» (графа 11).

Имейте в виду, выставлять отдельный счет-фактуру при отгрузке товаров (работ, услуг), имущественных прав не требуется, если составлен УПД.

Перечень операций, для оформления которых может быть использован УПД (см. таблицу 1):

Оформляемый факт хозяйственной жизни	Под продавцами/покупателями в этих случаях понимаются
Факты отгрузки товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транс-портировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу) Факты отгрузки товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверен-ному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров	Под продавцами и покупателями понимаются прямо поименованные стороны хозяйственных отношений, в том числе, если продавцами в рамках сделки купли-продажи выступают комиссионеры (агенты, поверенные)
Факт передачи имущественных прав	- правообладатель, передающий исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и (или) на средства индивидуализа-ции, и приобретатель этих прав; - лицензиар и лицензиат; - правообладатель и пользователь по договору коммерческой концессии; - кредитор, передающий права (требования) на возмездной основе, и лицо, к которому переходит право (требования)
Факты передачи результатов выполненных работ	- подрядчик (субподрядчик) и их заказчик (генподрядчик) по договору подряда; - исполнитель научно-исследовательских работ и их заказчик
Подтверждение фактов оказания услуг	- исполнитель услуг и их заказчик; - финансовый агент и клиент; - доверительный управляющий и доверитель управления; - экспедитор и клиент (при составлении документа на вознаграждение экспедитора); - поверенный и доверитель (при составлении документа на вознаграж-дение поверенному); - комиссионер и комитент (при составлении документа на вознаграж-дение комиссионеру); - агент и принципал (при составлении документа на вознаграждение агенту)
Подтверждение фактов отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала)	Продавцы - налогоплательщики НДС, реализующие товары (работы, услу-ги) действовавшему от своего имени комиссионеру (агенту), которые при-обретаются комиссионером (агентом) для комитента (принципала). Покупатели - комитенты (принципалы), для которых были приобретены товары (работы, услуги) комиссионерами (агентами) от своего имени.

УПД также можно использовать при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД - первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них.

Составление и форма УПД

А теперь рассмотрим, как построчно заполнить форму УПД, в таблице 2:

Наименование строки (графы) в УПД	Значение строки, графы
1	2
«Статус»	Возможные значения: «1» и «2». Они выбираются в зависимости от цели использования документа: «1» - УПД заменяет счет-фактуру и передаточный акт; «2» - УПД заменяет только передаточный акт (т. е. является первичкой)
Строки (1)-(7) графы 1-11	Для УПД со статусом «1» они все должны быть заполнены. Если счета-фактуры в организации подписывает не директор, а иное лицо, уполномоченное на то приказом (доверенностью), то в счете-фактуре можно указать этот документ или должность уполномоченного лица. Допускается уточнение показателей по строкам (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоот-правителя и ИНН, КПП грузополучателя. Для УПД со статусом «2» можно заполнить строки (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 для отражения факта хозяйственной жизни и величины натурального и денежного измерения. А также заполнить показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, в строках (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.
Графа А «№ п/п»	Проставляется порядковый номер записи в таблице
Графа Б «Код товара/ работ, услуг»	Если в УПН отражается товар, то нужно указать его артикул. Если же отражаются работы или услуги - то ОКВЭД, или ОКУН
Строка «Основание передачи (сдачи)/полу- чения (приемки)»	Нужно указать информацию, идентифицирующую возникающие отношения сторон: виды отно-шений, реквизиты договоров, соглашений, поручений и пр.
Строка «Данные о транспортировке и грузе»	В ней отражают реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и другую уточняющую информацию о перевозке. Например, можно указать наименование организации, несущей транспортные расходы. Так же в строке отражают сведения о грузе: масса нетто/брутто
Строка «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал»	Проставляется подпись с указанием фамилии и инициалов: - должность лица, совершившего отгрузку; - или лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, иму-щественных прав) от имени экономического субъекта. Если лицо одновременно является лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур и под-писавшее документ от имени руководителя (главного бухгалтера), то в этой строке указывают только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи
Строка «Дата отгруз-ки, передачи (сдачи)»	Нужно указать дату совершения факта хозяйственной жизни, то есть фактическую дату отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав
Строка «Иные све-дения об отгрузке, передаче»	В этой строке указывают дополнительную информацию. Например, данные о паспортах, серти-фикатах продукции. Если имеются неотъемлемые приложения к УПД - указывают количество этих документов и их вид
	Здесь нужно записать должность лица, ответственного за правильное оформление сделки (операции) со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если это лицо одновременно является лицом, совершившим отгрузку или уполномоченным действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то (при наличии подпи-си в строке ) в этой строке можно указать только его должность и Ф.И.О. без повторения подписи. Если это лицо одновременно является лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур и подписавшим документ от имени руководителя (главного бухгалтера), то в этой строке также указывают только его должность и Ф.И.О. без повторения подписи. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в доку-мент нужно ввести дополнительную строку () для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
Строка «Наимено-вание экономического субъекта - составителя документа (в т. ч. комис-сионера (агента)»	Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны продавца. В этой строке указывают: - сведения об экономическом субъекте, ведущем бухгалтерский учет продавца на основании договора; - или сведения о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные у продавца от своего имени (в этом случае в стро-ке указываются реквизиты договора между комитентом (принципалам) и посредником). Строку можно не заполнять при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименова-ние экономического субъекта, составившего документ.
Строка «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял»	Указывается должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; а также его подпись с указанием фамилии и инициалов
Строка «Дата полу-чения (приемки)»	В ней указывают фактическую дату получения товара (груза), принятия результатов выполнен-ных работ, получения имущественных прав покупателем или иным лицом, уполномоченным покупателем. Имейте в виду, дата получения не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке
Строка «Иные све-дения о получении, приемке»	В этой строке отражают сведения о наличии либо отсутствии претензий; а также данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. Например: без претензии. При наличии претензий указывают сведения о дополнительных документах, оформленных при получении/приемке товаров
Строка «Ответ-ственный за правиль-ное оформление сдел-ки, операции»	Указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. В случае если лицо, ответственное за оформление сделки, одновременно является лицом, уполномоченным действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в этой строке заполняют только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в доку-мент нужно ввести дополнительную строку, () для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица
Строка «Наимено-вание экономического субъекта - составителя документа»	В строке может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны покупателя (участника сделки, операции). Например, сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет экономического субъекта на основа-нии договора. Строку можно не заполнять при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименова-ние экономического субъекта, принимающего участие в составлении конкретного двусторон-него документа.
«М.П.»	Ставятся печати (или ИНН/КПП) экономических субъектов - составителей документа. Однако отсутствие печатей (при наличии всех обязательных реквизитов) не будет основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету

Отражение УПД со статусом «1» в книге покупок, книге продаж и журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур

Рассмотрим, как нужно регистрировать универсальный передаточный документ со статусом «1» при выставлении или получении у продавца и покупателя.

Отражение УПД у продавца

Напомним, что счета-фактуры регистрируют в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, то есть по моменту определения налоговой базы (п. 1 ст. 167 НК РФ). Если документ формируется при отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав), то моментом определения налоговой базы является день их отгрузки или передачи.

Также счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Особенности составления и использования УПД в статусе «1» позволяют определить дату отгрузки. Но при этом создаются две ситуации, когда день составления УПД совпадает с днем отгрузки и, наоборот, не совпадает. Рассмотрим их.

День составления УПД совпадает с днем отгрузки

Продавец составил УПД:

в день передачи (перевозки, доставки) товара покупателю;
в день передачи имущественного права;
в день оказания услуг (при длящихся услугах - последний день налогового периода (письмо Минфина России от 25 июня 2008 г. № 07-05-06/142);
в день сдачи заказчику результатов выполненных работ.

В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. В этот же день производится и отгрузка (передача) товаров, работ, услуг, имущественных прав. В общем случае эта же дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры на бумажном носителе покупателю (кроме сдачи работ).

В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры. За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).

А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления.

Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 3:

День составления УПД не совпадает с днем отгрузки

Продавец составил УПД в день, не совпадающий с датой (раньше или позже):

передачи товара (перевозки, доставки) покупателю;
передачи имущественного права;
оказания услуг;
сдачи заказчику результатов выполненных работ.

В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. Однако при этом в строке указывается еще и фактическая дата отгрузки (передачи) товара, услуг, результатов работ, имущественных прав, вносимая ответственным лицом продавца. В общем случае эта дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры покупателю (кроме сдачи работ). Дата составления документа в таких условиях является просто показателем, позволяющим однозначно идентифицировать документ.

В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата фактической отгрузки (дата строки УПД). За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).

А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления. Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 4:

Отражение УПД у покупателя

Напомним, что покупатели регистрируют полученные счета-фактуры в хронологическом порядке по дате получения в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

УПД со статусом «1» позволяет определить эту дату как дату оформления (подписания) грузополучателем/заказчиком документа о принятии товара, имущественных прав, оказанных услуг, результатов выполненных работ - это показатель строки .

Эта дата (строка УПД) проставляется в графе 2 части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а в графе 6 части 2 журнала указывается дата составления документа, приведенная в показателе строки (1) УПД.

Что касается книги покупок, то покупатели регистрируют в ней счета-фактуры после их регистрации в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, по мере возникновения права на налоговые вычеты (ст. 172 НК РФ), то есть не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг, имущественных прав (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

При составлении и использовании УПД со статусом «1» дата получения счета-фактуры и дата возникновения основания для принятия к учету приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав совпадают - это показатель строки .

Эта дата (строка УПД) отражается в графе 4 книги покупок. При этом в графе 2 книги покупок указывается дата, приведенная в показателе строки (1) УПД.

Какие даты нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге покупок, наглядно показано в таблице 5:

Отражение УПД со статусом «1» в налоговом учете

Рассмотрим, как продавцу и покупателю определить доходы и расходы в налоговом учете при применении УПД со статусом «1».

Налог на прибыль у продавца

Напомним, что в целях исчисления налога на прибыль при применении налогоплательщиком метода начисления датой признания полученных доходов продавцом признается дата реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 271 НК РФ).

С учетом правил статьи 39 Налогового кодекса, это дата передачи на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, независимо от фактического поступления денежных средств (иного имущества, работ, услуг, имущественных прав) в их оплату.

Доходы определяются на основании первичных документов или других документов, подтверждающих полученные доходы, а также документов налогового учета (п. 1 ст. 248 НК РФ).

Внимание

УПД со статусом «2» приравнивается к простому первичному документу, и поэтому отражается в налоговом учете в обычном порядке.

Применим эти правила к УПД со статусом «1» и получится, что датой признания дохода для включения выручки в состав налоговой базы по налогу на прибыль, будет считаться:

дата оформления отпуска груза (показатель строки (1) или более поздний показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент передачи вещи продавцом покупателю (заказчику) или уполномоченному им лицу, или перевозчику;
дата оформления получения груза (показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент вручения вещи покупателю или уполномоченному им лицу;
дата оформления обоими сторонами факта приемки-передачи услуг, имущественных прав, результатов работ, то есть наиболее позднее значение показателей строк (1), и

Во всех перечисленных случаях при наличии иных документов, подтверждающих указанные факты, в целях налогообложения продавца (исполнителя, правообладателя) будет применяться более ранняя дата, следующая из иного документа.

Налог на прибыль у покупателя

Аналогичные даты используются покупателем (заказчиком) при определении даты осуществления расходов в целях их отражения в регистрах налогового учета. Принятые по УПД ценности отражаются в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ для дальнейшего применения к ним соответствующих правил учета в составе расходов, установленных главой 25 Налогового кодекса для различного вида затрат.

Имейте в виду, что дата признания отраженной в УПД со статусом «1» суммы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль покупателем (заказчиком, правополучателем) не может быть ранее показателя строки , если только иное не следует из содержания факта хозяйственной жизни, зафиксированного в документе.

От 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ компаниям предложена форма универсального передаточный документа (акта), а сокращенно — УПД. Его необычность в том, что он объединяет в себе как накладную на реализацию товара (акт выполненных работ или оказанных услуг), так и счет-фактуру. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) предоставляет право организациям и предпринимателям самим разрабатывать нужную и удобную «первичку». Главное — предусмотреть в ней все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 указанного закона.

Какие функции может выполнять УПД

Итак, универсальный передаточный документ создан на базе счета-фактуры. Причем счет-фактура перенесен в новый документ полностью и отделен жирной чертой. После чего идет информация о дате отгрузки и приемки груза, лицах — то есть те реквизиты, которые обычно содержатся в таких первичных документах, как № ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и т. п.

Благодаря тому, что в УПД присутствуют как реквизиты налогового документа — счета-фактуры, так и первичного бухгалтерского документа, ее можно использовать в двух разных качествах. Либо просто как документ, подтверждающий переход Либо как документ на переход права собственности и для НДС. В зависимости от выбора в выписанном УПД нужно указать статус документа в специальном поле в верхнем левом углу. Для этого используется код 2 (передаточный документ (акт)) или 1 (счет-фактура и передаточный документ (акт)). При этом не запрещено выписывать УПД со статусом только передаточного документа и отдельно при необходимости оформлять счет-фактуру.

Когда УПД может быть удобен компаниям на УСН

Организации и предприниматели, применяющие упрощенную не являются (п. 2 и 3 ст. 346.11 НК РФ). Поэтому при продаже товаров (работ, услуг) выписывают только один основной документ — накладную или акт, подтверждающие реализацию и переход права собственности покупателю. На наш взгляд, при таких продажах удобнее продолжать использовать накладные или акты, потому что их форма привычнее и не такая объемная, как у универсального передаточного документа. Однако при желании компании на УСН могут использовать и УПД, указав его статус 2 (в верхнем левом углу), поскольку начисление НДС при продаже не происходит.

Если же организация на УСН начисляет НДС при реализации (например пошли навстречу ценному покупателю, который хочет получить товар с «входным» налогом), то здесь УПД может быть удобен, поскольку он заменяет сразу два документа — накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру. Такому УПД присваивается статус 1.

Кроме того, использовать УПД может быть удобно посредникам на УСН, реализующим от своего имени товары (работы, услуги) с НДС, так как у данных лиц есть обязанность выставлять накладные (акты) и счета-фактуры для покупателей.

Как заполнить УПД

Итак, универсальный передаточный документ может совмещать функции как документа на отгрузку, так и счета-фактуры. И чтобы это действительно произошло, важно правильно заполнить УПД. Ведь счет-фактура содержит свои обязательные реквизиты, а бухгалтерская «первичка» — свои, и эти реквизиты различны.

Рассмотрим каждый из случаев.

УПД выполняет роль одновременно и счета-фактуры, и первичного учетного документа (статус 1). В этом случае убедитесь, что верно заполнены все реквизиты счета-фактуры, входящего в УПД. Это строки 1 — 7, а также графы 1 — 11 формы. Правила заполнения, напомним, указаны в пункте 5 статьи 169 НК РФ и постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Кроме того, в наличии должны быть подписи организации и главбуха либо их лиц. Предприниматель, помимо своей подписи, указывает реквизиты свидетельства о в качестве Далее УПД заполняют так, как описано ниже.

УПД является бухгалтерским первичным документом (статус 2). Здесь в УПД нужно вписать показатели, которые являются обязательными для любой «первички». Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Реквизит	Где найти показатель в УПД
Наименование документа	Название документа указано в левом верхнем углу и конкретизируется статусом 1 или 2. Поле «Статус» носит информативный характер, и само по себе его заполнение без указания других реквизитов не придает документу статус счета-фактуры или «первички»
Дата составлениядокумента
Наименование экономического субъекта, составившего документ	Строки 14 и 19 или печати (реквизит «М.П.»)
	Строки 2, 2а, 2б и 6, 6а, 6б (информация о сторонах сделки); графа 1, а также на усмотрение графа Б (предмет сделки); строка 8 (основание возникновения правоотношений); строки 9, 12 и 17 (дополнительная существенная информация об условиях и обстоятельствах операции — при ее наличии); строки 11 и 16 (уточняющие данные о датах исполнения операции — при их наличии)
Натуральное и (или) денежное измерение хозоперации	Графы 2 — 6, 9, в случае предоплаты — строка 5
Наименование должностей лиц, совершивших операцию или ответственных за ее оформление	Строки 10 и 15 или строки 13 и 18
Подписи вышеуказанных лиц с указанием их ФИО или иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц	Строки 13 и 18. А при отсутствии в них подписей — строки 10 и 15. При этом если подписи нет и по строке 10 — строка «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо»

Обратите внимание: можно заполнить и другие строки формы. Это не будет ошибкой — наоборот, так полнее раскрывается содержание проведенной операции. Только будьте аккуратны с графами 7 и 8 УПД, в которых указывается налоговая ставка по НДС и сумма налога. Если, выставляя УПД, вы заполните их, вас посчитают плательщиком НДС. То есть это будет означать, что вы выставили счет-фактуру с налогом. А поскольку в большинстве случаев такой обязанности у вас нет, эти графы оставляйте пустыми. Если же вы выписываете счет-фактуру добровольно по просьбе контрагента или в качестве посредника, то данные графы, конечно, вам придется заполнить.

На что нужно обратить внимание продавцу, выписывающему УПД

Бланк УПД, помимо привычных реквизитов, не вызывающих содержит и те, с которыми бухгалтер столкнется впервые. ФНС России в приложении № 3 к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ пояснила, какую информацию вписывать в незнакомые графы. А также на что обратить внимание, заполняя уже знакомые поля.

Строка 3 «Грузоотправитель и его адрес» и строка 4 «Грузополучатель и его адрес». В данных строках приводится наименование и адрес отправителя и получателя груза. Так вот данные показатели допустимо дополнить информацией об ИНН и КПП указанных лиц.

Графа Б «Код товара/ работ, услуг». Данный реквизит не является обязательным, и его можно не заполнять. Главное, чтобы предмет сделки был ясен из графы 1. Если же графу Б вы решили заполнить, то в ней можно указать артикул в отношении товаров. А если речь идет о работах и услугах — код вида деятельности, в рамках которого они выполняются, согласно ОКВЭД и ОКУН соответственно. Проставленные коды видов деятельности в УПД могут облегчить вам подсчет доходов, если вы совмещаете несколько специальных налоговых режимов. Либо пользуетесь пониженными взносов. Поскольку пронумерованная таким образом «первичка» позволит однозначно относить операции к конкретному виду деятельности.

Строка 10 «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал». По этой строке укажите должность лица, ответственного за отгрузку или сдачу работ (услуг). Также приведите его подпись, фамилию и инициалы. Заметьте: если вы оформляете УПД со статусом 1, то после заполнения табличной части формы вы обязательно ставите подписи руководителя, или их уполномоченных лиц. Так вот, если товары (работы, услуги) сдает одно из этих лиц, то по строке 10 достаточно указать только его должность и ФИО. А подпись повторно можно не ставить. То есть ответственному лицу достаточно расписаться один раз.

Строка 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)». По общему правилу дата отгрузки должна совпадать с датой оформления отгрузочного документа. Ведь «первичку» нужно составлять в день совершения хозяйственной операции. Однако могут быть случаи, когда документ оформлен в один день, а отгрузка по ряду причин состоялась только на следующий. Тогда даты будут разными. Поэтому в УПД предусмотрена строка 11 — в ней указывается реальная дата операции. И даже если даты совпадают, то все равно рекомендуется указывать информацию по строке 11. Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ. А также поможет в решении спора.

Строка 12 «Иные сведения об отгрузке, передаче». Здесь могут быть приведены ссылки на сопутствующую передаче информацию. Например, данные о паспортах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. Например, если по УПД передаются работы или услуги, отдельно может быть приложен подробный отчет с их описанием, поскольку налоговики, как правило, в таких случаях требуют детальной информации.

Строка 13 «Ответственный за правильное оформление сделки, операции». В этой строке указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки со стороны продавца. А также его подпись, фамилия и инициалы. Правда, подпись может не понадобиться, если это лицо уже было указано выше как ответственное за отгрузку или за подписание счета-фактуры. Тогда достаточно только должности и ФИО.

Строка 14 «Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т. ч. комиссионера (агента))». Здесь нужно указать наименование организации, составившей документ, это может быть фирма, которая ведет бухучет у продавца на основании договора.

Строку разрешается не заполнять, если в поле «М.П.» поставить печать, на которой будет наименование организации, составившей документ. При этом если строку все же заполнить, то ставить печать не обязательно. Документ будет действителен и без нее.

Какие сложности могут возникнуть у покупателя, заполняющего УПД

Теперь несколько слов о том, какие строки УПД могут вызвать вопросы у покупателя.

Строка 15 «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял». По этой строке укажите должность лица, получившего груз или принимающего результаты работ (услуг). А также подпись лица, его фамилию и инициалы.

Строка 16 «Дата получения (приемки)». Речь идет о реальной дате, когда покупатель получил товар, принял результаты работ (услуг). Данный реквизит не является обязательным. Но ФНС России рекомендует его указывать всегда. При этом обратите внимание: дата в этой строке не может быть раньше даты составления самого УПД (строка 1). А также раньше даты передачи, зафиксированной продавцом в строке 11.

Строка 17 «Иные сведения о получении, приемке» . Здесь можно указать, что приемка про изошла без претензий. А если таковые были, сослаться на документы, которыми претензия оформлена.

Строка 18 «Ответственный за правильное оформление сделки, операции». В этой строке записывают должность лица, ответственного со стороны покупателя за правильное оформление сделки. Лицо ставит свою подпись с расшифровкой. Правда, подпись может не понадобиться, если это же лицо указано в строке 15 как ответственное за приемку. Тогда достаточно вписать только должность и ФИО, а подпись повторять не требуется.

Строка 19 «Наименование экономического субъекта — составителя документа». Здесь нужно привести наименование фирмы, которая заполнила документ от имени покупателя. Это может быть в том числе и компания, которая ведет у него бухучет на основании договора. Строку не заполняют, если в поле «М.П.» поставить печать, на которой будет наименование организации, составившей документ. При этом, если строку заполнить, ставить печать не обязательно. Документ действителен и без нее.

Как отражать УПД в учете

Как вы, наверное, уже убедились, в универсальном передаточном документе может фигурировать несколько разных дат (дата составления самого УПД, дата отгрузки, дата приемки). В такой ситуации главное — не запутаться и отразить документ в учете на нужное число.

УПД выставлен вашей компанией . Являясь продавцом, на основании универсального передаточного акта вы отразите в учете бухгалтерскую выручку. По общему правилу сделать это нужно на дату отгрузки, которая указывается в строке 11. А если данная строка не заполнена, доход признайте на дату составления УПД (строка 1).

Однако право собственности на передаваемый груз может переходить в момент, когда вещь вручена покупателю. Тогда доход отражают на дату, на которую оформлено получение груза (строка 16). Аналогичный порядок действует, когда продавец передает результаты работ (услуг).

В налоговом учете при УСН, напомним, факт продажи значения не имеет. Доход продавец признает по дате оплаты (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

И это еще не все. Если УПД имеет статус 1 (счет-фактура и передаточный документ), нужно определиться еще с одной датой — на которую счет-фактура считается выставленным. Ведь если вы выписываете счет-фактуру по просьбе контрагента, то именно по итогам квартала, в котором документ выставлен, нужно подать декларацию по НДС (п. 5 ст. 174 НК РФ). А если вы работаете посредником, на дату выставления счета-фактуры должны зарегистрировать УПД в журнале учета счетов-фактур.

Так вот, датой выставления счета-фактуры будет дата отгрузки (строка 11). А если она не указана — дата составления УПД (строка 1). Исключение — случаи, когда в разные дни передаются и принимаются результаты работ. Тогда актуальной будет дата приемки работ из строки 16, а не дата их сдачи.

УПД получен от контрагента . На основании полученного передаточного акта покупатель отражает у себя расходы. В бухгалтерском учете делать это нужно на дату покупки, указанную по строке 16. Эта же дата является и датой получения счета-фактуры, если, конечно, УПД выписан со статусом 1 и в документе приведены все необходимые в таком случае реквизиты.

Отражая расходы в налоговом учете, помните, что при УСН важен факт не только оформления покупки, но и ее оплаты. Также к расходам могут предъявляться дополнительные требования. Например, чтобы учесть расходы по купленному основному средству, оно должно быть введено в эксплуатацию (подп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Пример .
ООО «Омега», работающее на общей системе налогообложения, продает мебель ООО «Стар», которое применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Передачу товара оформили универсальным передаточным документом. Оплата товара произведена 7 ноября.

На основании универсального отгрузочного документа 6 ноября бухгалтер ООО «Стар» оприходовал в бухучете товар на сумму 11 092 руб., включая НДС — 1692 руб. В налоговом учете затраты были отражены 7 ноября.

Налоговая служба разработала рекомендуемую форму универсального передаточного документа (УПД) - скачать бланк в формате xls . Рассмотрим порядок заполнения документа.

Информацию можно объединить

Налоговики разъяснили, что компания вправе составить один документ, который можно использовать как для отражения факта хозяйственной жизни (в целях бухгалтерского и налогового учета), так и для принятия НДС к вычету. Его форма приведена в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. ММВ-20-3/96@.

Заметим : контролирующие органы неизменно придерживаются мнения, что реквизиты счета-фактуры допустимо расширить, о чем свидетельствуют, в частности, письма Минфина России от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39, ФНС России от 12 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4061@. Это позволяет соединить в одной форме обязательные реквизиты первичного учетного документа и счета-фактуры. Целесообразность такого объединения обусловлена совпадением целого ряда сведений, содержащихся в привычных унифицированных бланках. В итоге ФНС России создала вариант единого документа, назвав его (УПД).

Разберемся, как его заполнять.

Структура предлагаемой формы

Итак, рекомендуемый бланк позволяет одновременно и счет-фактуру. Но использовать его можно и только в качестве первичного документа, если передача товаров (работ, услуг и т. д.) не порождает объекта обложения налогом на добавленную стоимость. Тогда в соответствующем поле «Статус» в левой верхней части формы нужно поставить 2.

Напомним : форма счета-фактуры, утвержденная постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, одинакова для всех компаний и корректировке не подлежит (п. 8 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Поэтому она включена в структуру универсального документа без изменений. Никаких отступлений от установленной формы счета-фактуры в составе УПД мы не обнаружим.

Универсальный документ представляет собой взятый за основу счет-фактуру (обведен рамкой), дополненный обязательными реквизитами первичного документа, предусмотренными в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Дополнения - это поля и строки слева и снизу от заключенного в рамку счета-фактуры.

В левом верхнем углу расположено название документа и поле для указания его статуса. В нем проставляется либо 1 (когда бланк используется одновременно как первичный учетный документ и как счет-фактура), либо 2 (когда это только первичный документ, отражающий хозоперацию, связанную с передачей чего-либо).

Чуть ниже - дополнение табличной части счета-фактуры: графы А и Б («№ п/п» и «Код товара/работ, услуг») с необходимым числом строк. Под ним нужно указать, на скольких листах составлен документ.

Снизу (под рамкой) счет-фактура дополнен строками, необходимыми для передаточного первичного документа, по принципу «сдал-принял».

Продавец (поставщик, подрядчик, исполнитель) заполняет левую нижнюю часть документа, где указывает, что товар (груз) передал либо услуги, результаты работ, имущественные права сдал, и ставит свою печать. Принимающая сторона - покупатель (заказчик и т. п.) заполняет правую нижнюю часть документа и проставляет свою печать.

Дополненные счета-фактуры регистрируются в книге продаж (у продавца) и в книге покупок (у покупателя) в общеустановленном порядке. При этом, как разъяснено в письме ФНС России № ММВ-20-3/96@, продавец не может быть обвинен в отсутствии счетов-фактур, а покупатель не рискует вычетами по НДС.

Одновременно со счетом-фактурой продавец и покупатель получают первичный документ, удостоверяющий факт хозяйственной жизни. Поэтому УПД является основанием для записей в регистрах как бухгалтерского, так и налогового учета.

Особенности применения

Перейдем к практическим вопросам.

Перечень операций

отгрузка товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) с передачей товара покупателю (его доверенному лицу) с транспортировкой или без нее;
передача имущественных прав;
передача результатов выполненных работ;
подтверждение оказания услуг;
отгрузка (передача) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел их от своего имени в интересах комитента (принципала).

Обращаем внимание на то, что получение авансов в приведенный перечень не входит (нет передачи товаров, работ, услуг и так далее, поэтому УПД не используется). Авансовые счета-фактуры оформляются в прежнем порядке на стандартных бланках.

Нюансы заполнения

Отметим еще несколько существенных моментов.

Название документа . Первичный учетный документ должен иметь наименование - это обязательный реквизит (подп. 1 п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Предлагаемый документ назван «Универсальный передаточный документ». Следует признать, что содержание операции это наименование не раскрывает. Но рассматриваемая форма является рекомендуемой, поэтому название можно поменять (нельзя изменять лишь часть, относящуюся к счету-фактуре). Например, передаточный документ по договору строительного подряда должен именоваться именно актом.

Примечание. Сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами (п. 4 ст. 753 Гражданского кодекса РФ).

А вот если строительная фирма осуществляет текущий ремонт либо оказывает какие-либо бытовые услуги, то сдачу работ (услуг) именовать актом необязательно (п. 2 ст. 740, п. 2 ст. 720, ст. 783 Гражданского кодекса РФ).

Утверждение . Формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации, как и саму учетную политику, которая включает и применяемые формы первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008, утвержденного приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н).

Следовательно, разработанную специалистами ФНС России форму, если компания собирается ее применять, должен утвердить руководитель строительной компании. Сделать это можно отдельным приказом, а при утверждении учетной политики на очередной год надо внести форму и в ее состав.

Автор рекомендует разместить отметку о внутрифирменном утверждении формы УПД в ее правом верхнем углу (как в унифицированных формах) вместо отметки о том, что форма утверждена постановлением Госкомстата России. Это поможет предотвратить споры с контрагентами.

Впрочем, во избежание разногласий по поводу двустороннего первичного документа стороны могут заблаговременно согласовать его форму в договоре (письмо Минфина России от 5 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31261), а при необходимости - и то, какая из сторон составляет документ.

Даты . Здесь правила различаются: первичный учетный документ составляется при совершении хозоперации или непосредственно после ее окончания, а на составление счета-фактуры отведено пять календарных дней. Однако это единый документ, он отражает совершение факта хозяйственной жизни. Поэтому даты по строкам 1 и 11 могут быть разными. Даты сдачи и приемки тоже могут не совпадать. Но лишь в случае транспортировки товаров.

Следует учитывать также, что договор строительного подряда допускает одностороннее подписание акта как подрядчиком, так и заказчиком (п. 4 ст. 753 Гражданского кодекса РФ). В данном случае использование документа с наименованием «УПД», по мнению автора, неправомерно.

Подписи . Что касается подписей в «передаточной» части документа, если передающее (принимающее) лицо и ответственный за правильность оформления - один и тот же человек, достаточно будет первой подписи, второй раз можно не расписываться, а указать только Ф. И. О. и должность.

Наименование экономического субъекта - составителя документа . Данный реквизит в нижней части УПДпредставлен дважды. В то же время у первичного документа составитель может быть только один. А составителем счета-фактуры всегда является продавец. То есть реквизит, предполагающий составление УПД покупателем (принимающей стороной), представляется избыточным. Но очевидно, что он используется в значении «наименование организации-получателя». Так что это лишь небольшая техническая неточность.

Но в рекомендациях по заполнению этого реквизита, по мнению автора, содержится существенная ошибка. В приложении № 3 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96@ сообщается, что в строках 14 и 19 «Наименование экономического субъекта…» могут указываться сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет экономического субъекта на основании договора. Однако с этой рекомендацией согласиться нельзя. Ведь первичный документ подписывают работники экономических субъектов, совершившие сделку (операцию) и ответственные за правильность ее оформления, либо ответственные за правильность оформления свершившегося события (подп. 6, 7 п. 2 ст. 9 закона № 402ФЗ). А лицо, ведущее бухучет (то есть фиксирующее события), в сделках не участвует.

И еще одно замечание. К реквизиту «Наименование экономического субъекта …» приведено подстрочное пояснение о том, что при проставлении печати данную строку можно не заполнять либо просто указать вместо наименования ИНН/КПП.

По этому поводу можно возразить, что на практике оттиск печати не всегда оказывается читаемым. Кроме того, составителем УПД (со статусом 2) может выступать и грузополучатель, не являющийся продавцом. Аналогично грузополучатель может не быть покупателем.

Валюта . Счет-фактура в составе УПД не подлежит заполнению в иностранной валюте.

Добавим, что факт передачи груза перевозчику (например, строительных материалов или оборудования для монтажа) необязательно влечет переход права собственности на товары к покупателю (п. 2 ст. 458 Гражданского кодекса РФ). Тогда составлять счет-фактуру при отгрузке преждевременно.

Так что бездумная ориентация на УПД может стать источником дополнительных ошибок в учете.

Бесспорно одно: создание контролирующими органами подобного документа открывает дорогу инициативным разработкам компаний в направлении сокращения объема применяемых форм за счет отказа от дублирования повторяющихся сведений.

Вариант заполнения универсального передаточного документа:

Обратите внимание! Строительная компания может применять единый документ в качестве первичного учетного документа и счета-фактуры. Соблюдение установленных правил и наличие всех обязательных реквизитов позволяет использовать его одновременно для бухгалтерского и налогового учета (для применения вычетов НДС, учета затрат в расходах при налогообложении прибыли и для расчета других налогов).