Как выставить счет контрагенту. Счет на оплату услуг (образец)

В некоторых случаях индивидуальному предпринимателю, реализующему какую-либо продукцию, приходится выставлять контрагенту счет на оплату товаров или услуг. Законодатель не устанавливает единой формы, подлежащей заполнению, поэтому продавец имеет право самостоятельно составлять такой документ. Тем не менее, ряд обязательных реквизитов в нем должен быть указан. Как же индивидуальному предпринимателю выставить счет на оплату?

Обязательные реквизиты документа

В подготовленном документе обязательно должны быть указаны следующие сведения:

Ф.И.О. ИП;
банковские реквизиты;
список приобретаемых покупателем товаров или оказываемых ему услуг;
итоговая сумма платежа с обязательным выделением размера НДС (при его наличии в цене товара);
номер счета и дата его выписки.

Как выставить счет на оплату

Создать документ, содержащий вышеперечисленные реквизиты, можно в системе 1С или в любой офисной программе, например, Microsoft Excel (). Кроме того, существует немало он-лайн сервисов, позволяющих пользователю подготовить счет на оплату через интернет, не устанавливая дополнительного программного обеспечения.

При подготовке счета следует учитывать руководствоваться следующими требованиями к оформлению деловых документов:

в шапке счета нужно указать сведения об индивидуальном предпринимателе: его Ф.И.О., наименование организации, адрес, контактные телефоны и ИНН;
указать банковские реквизиты продавца и, в случае необходимости, покупателя;
присвоить документу порядковый номер. ИП может включать счета на оплату в перечень других документов и учитывать их в общей системе организационного документооборота или вести отдельный учет выставленных счетов, присваивая им специальные номера;
указать перечень реализуемых товаров, выполненных работ или оказанных услуг в виде списка или таблицы, а также их количество, стоимость, размер (при его наличии) и итоговую сумму, подлежащую оплате;
в документе могут быть указаны дополнительные сведения, имеющие существенное значение для заказчика, например, срок, установленный для оплаты счета, или временной период, в течении которого товар должен быть доставлен потребителю;
подпись и печать индивидуального предпринимателя (в случае необходимости; если счет выставляется в электронном виде, подпись и печать не нужны).

Итак, выставить счет на оплату можно как в электронном, так и в бумажном виде. Законодатель не устанавливает определенной формы такого документа, поэтому индивидуальный предприниматель может составить его самостоятельно или воспользоваться возможностями программного обеспечения, автоматически генерирующего документ на основании введенных данных.

Правильно составленный счет на оплату содержит сведения об индивидуальном предпринимателе, являющемся продавцом товара, или лицом, выполняющим работы/оказывающем услуги, реквизиты банковского счета, перечень предоставляемой покупателю продукции, а также сумма, подлежащая оплате. Подготовить такой документ, обладая информацией о перечне его обязательных реквизитов, сможет любой, даже начинающий бухгалтер.

Любая организация-поставщик, исполняя свою часть сделки по продаже товаров, оказанию услуг или проведению работ, стремится получать предусмотренную договором оплату в оптимально короткие сроки. Устоявшейся деловой практикой со стороны поставщика для того, чтобы проинформировать контрагента об ожидании от него платежа, является оформление счета на оплату.

Когда выставляется счет на оплату

Счета на оплату выставляются контрагентам организации по факту оказания услуг, реализации товаров, проведения работ, предусмотренных соглашением сторон.

Для достижения цели убыстрить расчеты счет должен быть составлен так, чтобы клиент акцептовал и оплатил его без дальнейших уточнений и сверок. Поэтому выставляемый счет должен содержать все необходимые данные, по которым покупатель (как организация, так и физическое лицо) может однозначно идентифицировать поставщика и товары, работы и услуги, по которым необходимо произвести оплату, а также сверить сумму, предполагаемую к оплате.

Счет на оплату выставляется на основании первичных учетных документов, удостоверяющих факт выполнения договора организацией-поставщиком:

счетов-фактур;
товарных накладных;
транспортных накладных;
актов выполненных работ.

Как правильно оформить счет на оплату

Унифицированной формы для счета на оплату не существует, и каждая организация сама разрабатывает приемлемую для ее нужд форму документа, которая зависит, в том числе, от специфики предмета договора. Чтобы сделать счет на оплату, не вызывая нареканий к его форме от контрагентов, в него нужно включить исчерпывающие данные для оплаты по счету.

Информация о самом счете должна упрощать контроль взаимных расчетов, поэтому следует предусмотреть обязательную нумерацию счетов на оплату, включив порядок нумерации счетов во внутренние правила оформления счета. Кроме номера счет как документ должен иметь дату выставления и подписи ответственных лиц, а также печать в случае ее применения организацией.

Данные поставщика

В счете на оплату указываются регистрационные данные организации, выставляющей счет, и ее платежные реквизиты, по которым клиент должен будет произвести оплату по счету. Создать счет на оплату можно с использованием достаточных для однозначной идентификации и оплаты по счету данных поставщика:

полное юридическое наименование;
адрес поставщика;
ИНН поставщика;
КПП поставщика;
банковские реквизиты:
корреспондентский счет, наименование банка;
номер расчетного счета.

На бланке счета необходимо предусмотреть места для подписей и расшифровки данных уполномоченных сотрудников управленческого аппарата и бухгалтерии, заверяющих правильность выставления счета на оплату.

Данные покупателя

От того, как оформить счет на оплату в части данных клиента, зависит, сможет ли клиент однозначно определить, что счет адресован от поставщика именно ему. Поэтому счет на оплату должен включать данные клиента, позволяющие точно его идентифицировать:

для юридических лиц: наименование, адрес регистрации, ИНН, могут быть включены КПП и банковские реквизиты;
для индивидуальных предпринимателей: фамилия, имя, отчество, ИНН, адрес регистрации, могут быть включены банковские реквизиты ИП;
для клиентов физических лиц: фамилия, имя, отчество, адрес регистрации.

Предмет составления счета

В счете на оплату необходимо указать перечень наименований товаров, работ, услуг, за которые поставщик предполагает получить оплату, с указанием их количества и стоимости, что позволит клиенту сверить выставленный счет с первичными документами по сделке: договором, актами, накладными, счетами-фактурами. Оформление счета без детализации задерживает процесс оплаты и может потребовать от поставщика оформления дополнительных документов — актов сверки.

Итоговая сумма счета

Целью выставления счета является получение полной оплаты по нему, сумма к оплате должна быть указана отдельно как итог суммирования цены всех указанных в счете товаров или работ и услуг. Отдельно указывается сумма НДС при ее наличии.

Включать ли указание суммы прописью во внутренние правила оформления счета на оплату, организация решает самостоятельно. Указание суммы прописью дополнительно сумму, подлежащую уплате, не удостоверяет, но зачастую применяется в деловой практике по аналогии с официальными формами платежных документов.

Счет на оплату — это документ , который часто используют в своей работе большинство современных предпринимателей. Обычно он передается после заключения договора или как дополнение к нему.

Данная деловая бумага является основанием для оплаты покупателем товара или услуги . Счет на оплату товара или услуги может быть выписан для полной оплаты или предоплаты.

В наше время гораздо проще сделать на многочисленных интернет-сервисах. Тем более что, в большинстве из них сделать это можно совершенно бесплатно. Стоит обратить свое внимание на следующие сервисы .

Service-online.su

В данном сервисе service-online.su помимо счета на оплату можно сделать большое количество бухгалтерских документов. Сделать их можно в необходимом формате и сразу сохранить себе на компьютер. При этом для использования сайта не нужно платить и дополнительно скачивать различные программы.

Сайт полностью защищен от вирусов и прочих вредоносных программ. Для его создания нужно заполнить представленные на сайте поля. В них указывается следующая информация :

номер и дата документа;
информация о продавце;
банковские реквизиты;
сведения о покупателе;
НДС или его отсутствие;
наименование поставленного товара или оказываемых услуг, единицу измерения и количество.

Если пользователь зарегистрируется на этом сайте, то получит уникальную возможность сохранять в базу заполненный ранее шаблон. Все сохраненные примеры будут отображаться списком и вы при необходимости выберете нужный вариант.

Данный сайт весьма прост в управлении. В нём для создания счета нужно заполнить 4 вкладки :

сведения о поставщике;
информацию о банке;
данные о покупателе;
сведения о товаре, а также указать наличие или отсутствие НДС.

После заполнения всех полей вам потребуется нажать вкладку «Сформировать счет на оплату» . Получившийся вариант в формате PDF можно будет сохранить на свой компьютер или распечатать его и направить по почте. Если вы заполняете его впервые и сомневаетесь как правильно его заполнить, то можно нажать на вкладку «Пример» .

Сразу после этого все поля будут автоматически заполнены. Преимущество данного сервиса перед многими другими заключается в следующем :

Сайт работает совершенно бесплатно без скачивания дополнительных программ.
В пункты можно копировать сведения с сайта компании. Данная возможность избавляет вас от необходимости делать заготовки.
Для того чтобы сделать счет необязательно иметь ноутбук. Подойдет любое устройство, с которого можно выйти в интернет. Например, смартфон или планшет.
Общая сумма и НДС подсчитываются автоматически. Вам достаточно заполнить количество и сумму за единицу товара.

Выставить-счет.рф

Благодаря данному сайту выставить-счет.рф бухгалтера компаний могут сделать большинство документов в течение короткого времени. Данный сервис имеет большое количество пользователей благодаря следующим плюсам :

Имеется вкладка «Справочник», в которой можно посмотреть много полезной информации.
Полученный вариант можно сразу отправить контрагенту по электронной почте не выходя с сайта.
Имеется вкладка «Выписка ЕГРЮЛ» благодаря, которой можно перейти на официальный сайт налогового органа.
Указанное вами число можно при помощи одного нажатия клавиши расписать прописью;
Возможность заполнения данных о компании по введенному ИНН.
Возможность отправить счет автоматически. Такая функция удобна при ежемесячной оплате. В интернете имеется не так много сервисов обладающих такой возможностью.

Минус сайта заключается в том, чтобы работать на нем комфортно нужно заплатить. Бесплатен лишь базовый функционал. За возможность отправки отчета по e-mail клиенту нужно будет заплатить 300 рублей в год. С более улучшенным функционалом представлен на сайте тариф «Комфорт».

К стандартной функциональности разработчики добавили возможность осуществления поиска по ИНН. Наличие такой функции значительно снижает время, затраченное на составление документа.

Цена за такой тариф будет в разы выше, а именно 1100 в год. Для желающих получить максимальный функционал на этом сайте предусмотрен тариф «Профи». Стоит он 2500 рублей в год. Благодаря такому тарифу пользователь получает максимальный функционал сайта. Помимо ранее указанных возможностей вы также сможете сделать резервные копии документов и их экспорт.

Данный сервис позволяет быстро и без дополнительных установок программ сделать счет на оплату, заполнить его можно в течение короткого промежутка времени без экономических знаний. Для бесплатной работы на сайте достаточно зарегистрироваться в нем .

У сервиса имеется большой функционал, выделяют следующие плюсы :

возможность отсканировать печать и подпись, чтобы в дальнейшем они автоматически были в документе;
автоматическая отправка платежей по вашему заданному графику;
создание документа с логотипом компании.

Как правильно составить

Счет на оплату является простым документом. Его можно без труда заполнить даже сотрудник без экономического образования. Процесс заполнения этого документа можно условно разделить на следующие этапы :

Заполняются реквизиты компании, а именно наименование, ИНН, КПП, сведения о банке. Многие организации создают счет на бланке. Соответственно реквизиты заносятся автоматически.
Пишется название документа, его номер и дата составления.
Указывается информация о плательщике. Вполне хватит наличия наименования организации.
Заполняется наименование товара, который был поставлен, цена и количество или наименование услуги, цена и периодичность её оказания. Заполнить этот пункт можно списком, но желательно сделать таблицу. Например, в первом столбце указать порядковый номер товара. Во втором его наименование. В третьем единицу измерение товара. В четвертом количество поставленного товара. В пятом итоговую сумму по каждому столбцу. А внизу должна быть общая сумма.
Если компания осуществляет свою деятельность с НДС, то это обязательно указывается при заполнении. Если компания работает без него, то данную информацию можно не указывать.
Указать общую сумму поставленного товара или оказанной услуги цифрами и прописью.

Счет на оплату обычно заполняется в электронном виде и сразу же отправляется продавцом иной стороне сделки по электронной почте. Но рекомендуется также распечатывать экземпляр и отправлять его по почте или доставлять лично.

Кто заполняет

Счет на оплату в компании обычно делает бухгалтер . После того как деловая бумага готова, она отдается руководителю на подпись. Затем ставится печать компании и он отправляется клиенту. Важно знать о том, что печать с 2016 года ИП и юридические лица ставить не должны . Заполняется счет на обычном листке А4 или на специализированном бланке.

Конечно, второй вариант более удобный, так как не нужно каждый раз заново заполнять сведения о компании. Ошибок при таком варианте также будет гораздо меньше . Обычно у компаний или ИП уже имеется стандартный вариант заполнения документа. Меняются лишь сведения об иной стороне, цена, наименование товара или услуги и дата заполнения этого документа.

Закон не обязывает предпринимателей использовать счет на оплату. Однако, они предпочитают использовать его. Этот документ является предварительной договоренностью об уплате указанной в договоре цене за товар или услугу.

Важно знать о том, что счет не относится к бухгалтерским документам. Поэтому в случае проверки контролирующий орган не вправе его требовать.

Но тем не менее существуют моменты , когда наличие этого документа необходимо. В законе указано, что он является обязательным в следующих случаях :

Когда в договоре не содержится цена, подлежащая уплате клиентом продавцу. Обычно такая ситуация возникает при заключении договора на оказание услуг, связи, электроэнергии, воды и т.д. Так как невозможно определить конкретное количество потребляемых услуг.
При наличии аванса.
Если имеется освобождение от уплаты НДС.
Если товар предоставляет компания по агентскому договору от собственного имени. В таком случае действует единое налогообложение.

Компании, работающие с НДС согласно закону используют такой документ, как счет — фактуру. Она является финансовым документом, который подлежит обязательному заполнению. Выставляется он только после выполнения условий по договору. Счет — фактура необходима для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены. Такая деловая бумага имеет установленную законом форму.

Какие бывают ошибки

Наиболее часто в счете допускаются ошибки при указании реквизитов продавца или покупателя. При этом ошибки замечаются только после подписания этого документа обеими сторонами сделки. В таких случаях можно зачеркнуть указанную информация и указать правильные реквизиты , а также создать новый документ . При первом варианте следует указать дату внесения изменений, поставить подпись обеих сторон и печать.

Важно помнить о том, что вносить изменения в счет может только компания, изготавливающая его. При составлении сразу нескольких экземпляров может произойти момент когда конечный затеряется и не будет сохранен в электронном виде.

В таком случае на документе продавца и покупателя будут стоять разные даты. Если на одном и том же счете на оплату будут стоять разные даты с подписью обеих сторон сделки, то он не будет являться действительным.

Счет на оплату не имеет единой формы, так как законом не урегулировано его содержание. Но все же к его заполнению нужно отнестись крайне серьезно. Желательно, прописать в нем всю существенную информацию о сделке. В наши дни существует большое количество сервисов, благодаря которым можно заполнить форму за несколько минут .

Как выставить счет на оплату в 1С, можно узнать из данного видео.

Счет - документ, который описывает предмет и, в некоторых случаях, условия сделки, которая планируется к заключению. Подписание счета плательщиком означает готовность заплатить, оплата, с приложением кассового либо , равносильна заключенному договору.

Для чего применяется счет, в каких ситуациях выставляется?

Счет, выставленный для оплаты товара, работы или оказанной услуги, в своем роде уникальный документ. Его обязательное применение не прописано в законах, он не является первичным бухгалтерским документом, не служит подтверждением произведенных расходов и доказательством для принятия приобретенного имущества на баланс. Тем не менее без выставления счетов сейчас не обходятся почти никакие коммерческие отношения между контрагентами.

Счет, выставленный к оплате - это сформулированное предложение одной стороны - Продавца - к другой стороне - Покупателю (Плательщику) приобрести определенный товар или услугу.

Счет конкретизирует этот товар или услугу, а также, в некоторой степени, условия сделки. В нем содержится информация о продавце, наименование товара или услуги, количество (если объект сделки может быть измерен каким-либо способом), дата и другие реквизиты.

Как правило, счет применяется при необходимости предварительной оплаты. Когда одна организация направляет счет другой, он является конкретизированным предложением: организация А готова оказать организации Б такую-то услугу или поставить такую-то продукцию по зафиксированной в счете цене. Если руководитель организации Б подписывает счет в графе «Плательщик», это значит, что он согласен с предложением. Подписанный им счет становится основанием для бухгалтерии предприятия Б произвести наличный или безналичный расчет с организацией А. Подписанный и оплаченный счет обязывает фирму А выполнить услугу или поставить товар, т. е. исполнить свое предложение. Такой документ имеет силу даже при отсутствии иного договора.

Таким образом, выставляется счет, как правило, для оплаты вперед, исключая специфические случаи, когда он служит для ускорения оплаты по контрактам, в которых сложно заранее указать конкретную стоимость объекта контракта. К таким контрактам относятся договора на сервисное обслуживание, на услуги связи и им подобные. Тогда счет является визуализацией суммы к оплате за уже оказанную услугу.

Кем и кому он может быть выставлен

Счет может быть выставлен любым юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем любому другому лицу, как физическому, так и юридическому. Грубо говоря, само по себе выставление счета никого ни к чему не обязывает - это форма предложения, удобная в силу своей наглядности. Подписанный, но не оплаченный счет также не имеет юридической силы. Только оплаченный, с приложенным документом об оплате, счет может считаться доказательством заключенной сделки.

Следует различать счет и счет-фактуру. Первый не имеет даже стандартного бланка, до момента оплаты не влечет за собой никаких последствий.

Но второй документ, счет-фактура - это подтверждение совершенной операции для налогового учета, он выписывается только исполнителем услуг или продавцом только после исполнения им сделки, и включается в себя не только общую цену, но и отдельно указанный НДС. Счет-фактура имеет типовую форму бланка, является документом строгой отчетности и сдается в налоговую инспекцию, тогда как счет - нет.

Счет выписывается в одном экземпляре. Счет-фактура - в двух. Счет содержит печать и подпись, счет-фактура - только подпись. И, наконец, счет-фактура может быть выставлен ТОЛЬКО плательщиком НДС.

Может ли счет быть выставлен физическим лицом?

Этот вопрос интересует многих, но его формулировка не совсем корректна. Просто счет - да, но для физического лица в этом нет смысла, а организация оплачивать его не станет: для нее это значит нарушить налоговое законодательство. Расчеты с физическими лицами за выполненные работы осуществляются по трудовым или гражданско-правовым договорам, приобретение какого-либо товара у физического лица оформляется договором купли-продажи.

Счет-фактуру же физлицо выставить не может, т. к. для этого надо быть плательщиком НДС, а этот налог платят только юрлица или индивидуальные предприниматели. Счет-фактура впоследствии используется для предоставления в налоговую инспекцию для получения вычета. Юридические лица, не платящие НДС (работающие по специальному режиму налогообложения), не могут составлять и счет-фактуру.

Чтобы открыть , нужно собрать пакет документов — об этом вы узнаете в нашем материале.

Выставляем счет: ИП или ООО

Как говорилось выше, обязательной формы для этого документа (в отличие от счет-фактуры) нет.

Организация вправе оформлять его произвольно, но с течением времени были выработаны определенные требования к реквизитам, которые должен содержать этот документ. Соблюдение этих требований позволяет правильно производить оплату и превращает оплаченный счет в финансовый документ, который может быть доказательством в суде.

К таким требованиям относится:

наличие реквизитов получателя платежа - продавца;
порядковый номер счета и дата выставления;
описание объекта предложения - название, количество, другие параметры;
цена предложения;
валюта;
подпись и печать продавца (руководителя, главбуха, доверенного должностного лица
наименование покупателя и строка «Плательщик».

В случае со счет-фактурой обязательно указывается НДС, отдельным пунктом — «В том числе», размер налога и его отдельная сумма.

Отдельно надо сказать, что в числе реквизитов продавца должны указываться как собственные - правовая форма и название (для ИП - строка «индивидуальный предприниматель» и полное имя), юридический и фактический адрес, все идентификационные коды, включая ИНН для ИП и ИНН/КПП для ООО/ЗАО, так и отдельной строкой - реквизиты обслуживающего банка, включая ИНН и БИК, наименование, расчетный и корреспондентский счета, коды ОКПО и ОКОНХ. Только счет, содержащий все указанные реквизиты, после оплаты (при наличии чека) может иметь юридическую силу.

Как выставить счет на оплату онлайн?

На самом деле способ, которым был передан получателю счет, не имеет значения. Он может быть вручен лично, через нарочного, отправлен Почтой России, курьерской службой или с помощью электронных средств - E-mail или Интернет. Документ, присланный через электронную почту или сформированный программно (например, сайтом интернет-магазина при оформлении товара) может быть распечатан плательщиком и соответственно оплачен.

С точки зрения законодательства, счет - документ, для подтверждения подлинности которого достаточно простой электронной подписи, которой являются логин и пароль от электронной почты отправителя, либо идентификационные данные администратора сайта.

Повторимся, что этот документ приобретает юридическую силу только после того, как он будет оплачен.

Как выставить счет на английском языке

В торговых отношениях с иностранными партнерами довольно часто приходится иметь дело с этим документом на английском языке. Российским законодательством допускается формировать счета на английском языке или при получении их использовать в документообороте без перевода. При этом, как правило, имеется в виду документ, который на языке туманного Альбиона называется «invoice».

Фактический аналог в РФ - это счет-фактура.

Invoice должен содержать следующие реквизиты:

Дата выписки документа.
Дата отправки заказа.
Исходящий номер.
Номер заказа (почтовый идентификатор).
Реквизиты и контактные данные продавца.
Реквизиты банка-получателя платежа.
Данные заказчика/плательщика.
Платежная сумма.
Сведения о налогообложении.
Условия платежа.
Условия о применении штрафных санкций за несвоевременную доставку, утерю, повреждение, задержку оплаты и др.
Условия возврата товара.
Другие важные сведения.

Выставление счета иностранному контрагенту - ответственное дело, в котором нет мелочей. При формировании такого счета в нем должен быть указан максимум информации о контрагентах, предмете сделки, налогах, праве на возврат, штрафах и пенях, и т. д., потому что иностранное законодательство отличается от нашего. Поэтому чем более детально будет прописан счет, тем от больших проблем он сможет защитить в российских или зарубежных судах.

Лучше составлять его как на английском, так и на русском языке, слово » должно присутствовать в обоих вариантах.

Вконтакте

Согласование цены относится к основным этапам любой сделки купли-продажи. В коммерческой деятельности стоимость товара/услуги указывается в выставленном счете.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Как в 2019 году правильно составить счет на оплату? Среди документации, подтверждающей предварительную договоренность о приобретении товаров или услуг, присутствует и счет на оплату.

Этот документ имеет произвольную форму, поскольку не относится к первичным бухгалтерским документам.

Однако при составлении важно учитывать определенные нюансы. Каковы особенности счета на оплату в 2019 году?

Важные моменты

Счет на оплату это весьма специфический документ, обладающий неоднозначной ролью. Принятие услуги или товара к первичному учету с наличием или отсутствием указанного счета никак не связано.

Кроме того счет на оплату фактически заменяет собой оферту – факт оплаты подтверждает согласие покупателя с условиями продавца.

Поэтому документ требует внимательного отношения и при его составлении важно учесть определенные нюансы.

Что это такое

Счет на оплату это документ, используемый для реализации безналичных расчетов. Суть применения сводится к тому, что продавец выставляет счет, а покупатель его оплачивает.

Но при составлении недостаточно указать только стоимость товара или и реквизиты продавца. Счет на оплату включает в себя гораздо больший объем информации.

Так указываться в документе могут все существенные условия, присущие договору. Осуществление оплаты по выставленному счету позволяет признать сделку заключенной.

На практике счет на оплату нередко заменяет собой договор. Счет на оплату является ли договором?

Оплата счета считается равнозначной заключению договора, если в документе указаны такие важные условия, как:

предмет сделки;
количество единиц;
цена за единицу;
общая стоимость.

Оплата по счету подтверждает, что покупатель согласился приобрести именно этот товар и именно в указанном количестве и по указанной стоимости.

Также важной особенностью счета на оплату выступает фиксация срока действительности предложения.

Как правило, в счете указывается дата, до которой покупатель должен совершить оплату. После истечения срока предложение утрачивает силу.

Дополнительно в счете отображается применяемый продавцом налоговый режим, что важно для покупателей, выплачивающих .

Назначение документа

Счет на оплату может оформляться в отношении любых сделок, связанных с получением платежа – , поставка, оказание услуг и т. д.

Как правило, счет выставляют с целью получения предоплаты по сделке. Это своего рода для обоснования оплаты.

Когда предварительная договоренность сторон не предусматривает предоплату, то оплата осуществляется на основании договоров, актов и прочих первичных документов.

Но и в этом случае покупателю отправляется счет на оплату. Документ используется для правильного заполнения банковских реквизитов продавца в платежных документах.

Ни одни нормативный акт по бухучету не указывает на обязанность по выписке счета на оплату. И зачастую бухгалтерией документ игнорируется.

По сути, счет на оплату ничего не подтверждает. Перечисление средств подтверждается платежным поручением. Передача сопровождается оформлением .

Оказание услуг или выполнение работ обосновано . Кроме того существует договор, где указывается цена и иные важные условия сделки.

Однако в соответствии с арбитражной практикой договор может содержать указание на указание ежемесячной оплаты на основании выставленных счетов не позднее даты, указываемой в счете.

Также не всегда существует возможность подписания с заказчиком акта о приеме-передаче выполненной работы.

Подобные обстоятельства могут становиться причиной задержки платежей. То есть обойтись без счета практически невозможно.

Но нужно знать, что счет на оплату не является документом, по которому можно предъявить требования к поставщику в связи с несоблюдением договора.

Основное назначение документа в том, что покупателю заявляется окончательная сумма, подлежащая к выплате. Получив счет, покупатель может решить, насколько его устраивает назначенная цена.

Законодательная база

К первичным документам данный счет не относится, поскольку никак не отображает факт хозяйственной деятельности.

Общие правила

Строгая форма для счета на оплату не предусмотрена, но при этом должны соблюдаться определенные требования. Правила к оформлению счетов обычно закрепляются в организации.

Не допустимо наличие ошибок в счете. Точного указания требуют следующие данные:

название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы или Ф.И.О.
юридический или фактический адрес отправителя счета;
(для ИП) и и (для ООО);
предмет договора (товар, услуги, работы);
количественное выражение предмета;
цена за единицу предмета;
общая сумма сделки;
валюта сделки (рубли);
реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);
подписи лиц.

На оплату услуг без НДС

При оформлении счетов особое внимание надлежит уделить косвенным налогам, то есть НДС. Когда продавец применяет общий режим налогообложения и платит налог на добавленную стоимость, то в счете этот факт отображается отдельной строкой.

Когда организация не платит , то в счете прописывается «Без НДС» и указывается причина освобождения.

Например, «организация освобождена от уплаты НДС по статье…», «организация применяет упрощенный налоговый режим» и прочее.

В этом случае покупатель будет выделять налог в назначении платежа или тоже указывать «Без НДС».

По транспортным перевозкам

При оказании организацией услуг по перевозке грузов, перед выставлением счета на оплату предварительно заполняется ряд обязательных документов.

Они становятся основанием, по которому заполняется . Важно правильно сформулировать назначение платежа и указать сведения о грузоотправителе.

Инструкция к действиям будет такой:

Составляя счет на оплату, можно руководствоваться следующим шаблоном:

номер счета (отсчет ведется от начала текущего года);
дата создания документа;
наименование продавца, юридический адрес, реквизиты и расчетный счет для получения платежа;
наименование плательщика, адрес, ИНН, КПП;
сведения о предмете сделки (название, единица измерения, количество, цена единицы, общая стоимость);
ставка НДС или указание на отсутствие НДС;
срок оплаты;
подписи руководителя и главбуха, печать организации (при наличии).

Бланк счета на оплату в Word можно . Составив шаблон документа в Excel, можно постоянно использовать для быстрого создания счетов.

Такое письмо нужно для уточнения важных особенностей сделки, перечня прилагаемых документов и указания срока исполнения.

Как правильно вести реестр

Нужно ли вести реестр выставленных счетов на оплату? Поскольку документ не относится к первичной документации, то обязательным не является.

Соответственно, законодательно установленной обязанности по ведению реестра счетов не предусмотрено.

Однако организации может потребоваться отслеживание сроков оплаты по выставленным клиентам счетам.

Кроме того может понадобиться проверка ранее свершенной сделки. То есть систематизация счетов необходима организации.

Для журнала счетов унифицированной формы не предусмотрено. Организация вправе самостоятельно разработать форму документа.

Как правило, отражаются основные реквизиты документа, номер, дата выставления. Журнал можно вести как для всех счетов в целом, так и в отношении отдельного клиента.

Когда необходимо гарантийное письмо

Гарантийное письмо об оплате составляется с целью подтверждения намерения покупателя оплатить товар/услугу в будущем. То есть письмо становится способом обеспечения финансовых обязательств.

Обычно гарантийное письмо составляется, когда необходимо получить отсрочку. Например, контрагент не отказывается от сделки, но на данный момент не может свершить оплату по разным причинам.

Он пишет соответствующее письмо партнеру. Если стороны сотрудничают давно и успешно, то гарантийные письма являются обычной практикой.

Может гарантийное письмо использоваться, когда стороны ведут торг об условиях сделки. Например, покупателя не устраивает стоимость или порядок оплаты.

Он отправляет письмо о согласии с оплатой, но на своих условиях. Порой гарантийное письмо выступает ответом на письмо-претензию.

Видео: обучение 1С 8.2 Счет на оплату оказанных услуг

К примеру, покупатель своевременно не оплатил заказанный товар. Продавец направил претензию с требованием об оплате. Гарантийное письмо об оплате можно .

В ответ покупатель прислал гарантийное письмо с указанием причин задержки и сроков оплаты. В этом случае письмо поможет отсрочить срок оплаты и предотвратить обращение продавца в суд.

Составляется письмо в произвольной форме с указанием обязательств покупателя, срока оплаты и реквизитов, с которых будет осуществлена оплата.

Нюансы при выставлении от ИП

Счет на оплату, выставленный индивидуальным предпринимателем, практически не отличается от счета организации. Отличие в том, что ИП проставляет на документе только одну подпись – свою собственную.

На счете ООО ставятся две подписи – руководителя и главбуха. Кроме того отметить можно такие отличия: