Правильное проведение передачи дел при увольнении руководителя отдела кадров. Акт передачи дел начальником отдела кадров Акт передачи дел при увольнении кадровика

При смене кадровика необходимо оформить прием-передачу дел в кадровой службе. Правильно принять дела важно, чтобы не отвечать впоследствии за ошибки предшественников. Кроме того, с самого начала работы вы зарекомендуете себя как профессионал. Разберемся, что сделать и какие документы оформить при приеме-передаче дел в кадровой службе 2017.

Из этой статьи вы узнаете:

Прием-передача дел в кадровой службе

Закон не регулирует прием-передачу дел в кадровой службе. Каждый работодатель проводит ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. Прием-передача дел в кадровой службе включает ряд этапов:

Состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе 2017 утверждают приказом гендиректора компании. Он составляется в произвольной форме. В документе указывают, что целью создания комиссии является проведение приема-передачи кадровой документации в связи с увольнением работника отдела кадров или переводом его на другую работу. Комиссия должна обеспечить законность и объективность процедуры передачи дел.

Скачайте документы по теме:

В состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе включают разных специалистов в зависимости от размера и специфики деятельности компании. Обычно это заместитель директора по персоналу, главный бухгалтер либо бухгалтер по зарплате, сотрудники отдела кадров либо секретарь.

Члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе составлют список кадровых документов и локальных актов, которые есть в наличии. Это трудовые договоры, приказы, личные карточки, трудовые книжки и прочее. К обязательным локальным актам относятся ПВТР, положение о защите персональных данных и так далее. С учетом специфики деятельности компании должны быть разработаны графики сменности, договоры о полной материальной ответственности.

Важно обратить внимание, верно ли кадровая служба оформляет дела с учетом правил делопроизводства, а также внесли ли в них правки с учетом изменений в действующем законодательстве. Кроме того, нужно проверить, правильно ли сформированы документы в дела согласно установленным срокам хранения.

Далее члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе выявляют недостающие документы. При этом также нужно опираться на сроки хранения документов. Исчисление срока хранения производят с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства кадрового документа. Так, срок хранения графика отпусков в организации составляет один год. График отпусков на 2016 год заканчивает свое действие 31 декабря 2016 года. Хранить его следует весь 2016 год и в течение года после окончания года его делопроизводства, то есть до 31 декабря 2017 года.

После того как комиссия составит список документов, обязательных для отдела кадров именно данной организации, проводят их сверку. Выясняют, какие из обязательных документов есть, а каких нет.

В этом поможет номенклатура дел кадровой службы в организации, то есть составленный по установленной форме перечень наименований дел, которые формируются в процессе ведения кадрового документооборота. В дела объединяют однотипные документы, которые используют в компании. В кадровой службе это:

трудовые договоры;
приказы по личному составу;
учетные документы;
личные карточки;
трудовые книжки;
документы по награждению работников;
обращения сотрудников и так далее.

В номенклатуре дел кадровой службы в организации обязательно указывают сроки хранения дел. Это позволит кадровой службе контролировать сохранность документов в течение установленных сроков. Сроки хранения кадровых документов устанавливают следующие основополагающие документы:

Перечень, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

Перечень, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Акт приема-передачи дел кадровой службы:

После того как комиссия сверит документы с номенклатурой дел в кадровой службе, переходят к составлению акта о приеме-передачи дел кадровой службы. Унифицированной формы такого документа не установлено, его составляют в свободной форме.

В тексте акта приема-передачи дел кадровой службы указывают, какую работу провела комиссия. Акт приема-передачи дел в кадровой службе должен включать:

наименование и количество кадровых документов и дел;
период времени, который они охватывают;
сведения об отсутствии или повреждении документов;
замечания по поводу содержания и оформления документов и дел.

Обратите внимание! Перечень отдельных видов документов, например трудовых договоров и трудовых книжек, целесообразно оформить в виде приложений к акту.

Важно правильно оформить подписи в акте приема-передачи дел в кадровой службе. В нем расписываются кадровик, принимающий документы, и работник, который их сдает, председатель комиссии и ее члены. Все указанные лица проставляют дату подписания документа. Затем акт передают на утверждение гендиректору организации.

Скачать в.doc

Прием-передача трудовых книжек

При смене кадровика особенно важно правильно зафиксировать прием-передачу трудовых книжек. Несмотря на разговоры об их отмене, на сегодняшний день трудовая книжка играет существенную роль в трудовых отношениях. Она отражает в хронологическом порядке трудовую биографию сотрудника, рост его квалификации, продвижение по службе, отношение к труду и причины увольнения . Кроме того, это основной документ для расчета страхового стажа. Поэтому отказаться от документального оформления передачи трудовых книжек ни в коем случае нельзя.

Важно: при приеме-передаче дел в кадровой службе нужно проверить наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если такого документа нет, его нужно составить и подписать у директора.

При приеме-передаче дел в кадровой службе особого внимания требует Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эту книгу ведут в рукописном виде. Ее невозможно восстановить, поскольку книга содержит подписи работников, в том числе тех, которые уже уволились. Важно сопоставить записи в трудовых книжках с записями в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Если уволенные сотрудники не расписывались в книге, об этом делают отметку в акте.

Как уже отмечалось, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в приложении к акту приема-передачи кадровой документации. В нем указывают общее количество, список их владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также делают отметки о невостребованных документах.

Если по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, как минимум, нужно составить акт передачи трудовых книжек. Это позволит новому кадровику снять с себя ответственность за утраченные или испорченные при предшественнике трудовые книжки. В этом случае составляют акт о приеме-передаче трудовых книжек. Он должен включать следующие сведения:

фамилию, имя и отчество работника-владельца;

серию и номер трудовой книжки (вкладыша),

общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные уволенными сотрудниками.

Таким образом, правильно проведенная процедура приема-передачи дел в кадровой службе даст возможность новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, которые допустили в предыдущий период. Также это позволит понять, правильно ли кадровая служба оформляет дела и как в дальнейшем расставить приоритеты в работе с кадровыми документами.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию. Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика. Но на практике такое вряд ли возможно - новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина. Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения.

Голосование:

Минимальный размер составит 850 рублей, - сказал он. - А для уволенных в связи с ликвидацией предприятия или сокращением штатов размер пособия уже больше: 0,75 проц заработка, но не выше 4900 рублей». Организация кадрового делопроизводства: прием–передача дел в кадровой службе Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены? Процедура приема–передачи дел не регламентирована законодательством, и перед работодателем довольно часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят на эту должность. Тем не менее, уволить неугодного сотрудника можно и не нарушая трудового законодательства.

Трудовые книжки. заверение записей об увольнении.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Олеся Россия, Владивосток-сити, йоу:))) #3 3 октября 2008, 1:00 Ну кто ж вам еще, кроме вас, заполнит ТК, если вы в ед. лице ответственные за ведение, учет и хранение т/книжек? Я, например, в ед. лице — сама себе сделала запись о приеме, и все остальные — так же…Куда ж деться? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… всё, что нас не убивает — делает сильнее Алексей Российская Федерация, Новосибирск #4 3 октября 2008, 5:24 Аналогично. В первый день выхода на работу, пришлось оформить себя совмещением должностей с должностью Инспектор по кадрам.

Передача дел в кадровой службе

Начальник отдела кадров себя уволил
Кто увольняет кадровика
Как уволить кадровика
Минимальный размер пособия по - безработице составит 850 рублей
Организация кадрового делопроизводства: прием–передача дел в кадровой службе
Инструкция по увольнению сотрудника для кадровика

Увольнение по всем статьям: инициатива работника (пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ)

Конференция ЮрКлуба
Кадровые хитрости: как увольняют с «провокацией»

Статья по управлению персоналом: Прием-передача дел в кадровой службе Прежде всего, приказом руководителя организации утверждаем состав комиссии по проведению процедуры и обозначаем цель ее создания проведение приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу) .

Шпаргалка для кадровика: формулировки записей при увольнении работника

Внимание

Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме. Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Ситуация: Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров.

В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел.

Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости. Ситуация: Кто должен заверить записи в трудовой книжке при увольнении сотрудника, на которого была возложена обязанность по ведению трудовых книжек По общему правилу при увольнении сотрудника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяют:

подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
печатью работодателя;
подписью самого сотрудника.

Об этом говорится в пункте 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Законодательство прямо не указывает, кто должен вносить записи об увольнении в трудовую книжку сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению трудовых книжек.
На практике организации поступают следующим образом.

Кто делает запись кадровику при увольнении кадровика

ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек); - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»); - журнал учета мероприятий по контролю (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»); - приказы по личному составу - о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.; - приказы по основной деятельности - об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам и др.
Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. В заключение Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.
Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент.

Проверка системы хранения документов. Здесь комиссии нужно проверить наличие номенклатуры дел - ее отсутствие означает, что система не продумана, да и, скорее всего, не организована. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. 5. Проверка программного обеспечения. Не секрет, что многие учреждения уже перешли на ведение кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов.

Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить: - соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства; - системы электронного хранения и защиты персональных данных работников. Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать. Оформляем акт приема-передачи документов После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации.

Такой акт оформляется произвольно. В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления. Примечание.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Представителем же работодателя является сам руководитель организации (директор), кроме случаев, предусмотренных законом, подобно указанному выше.Таким образом, право подписи в трудовых книжках имеет либо сам руководитель организации, либо работник, назначенный ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (смотрите также ответы специалистов Роструда на вопрос N 1, вопрос N 2, вопрос N 3).Соответственно, поскольку в рассматриваемой ситуации лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, в организации отсутствует, эти обязанности выполняет руководитель организации.
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Ксюша (гость) #1 2 октября 2008, 17:57 Оценок нет Добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, может ли начальник отдела кадров сам себе сделать запись в трудовой об увольнении и подписаться???Кроме меня в этой организации никто кадрами не занимаются. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

aleks-15 10 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.Если на Вас приказом возложены обязанности ведение трудовых книжек, то можете. Или пусть подпишет руководитель.

Акт приема передачи кадровых документов – образец его составления можно скачать по ссылке, которая представлена в статье. Из публикации читатель узнает о том, каким образом правильно составить акт, какую информацию следует в него включить.

Что такое акт-приема передачи кадровых документов?

Рассматриваемый акт составляется в том случае, если в организации меняется ответственное за хранение и составление кадровых документов лицо. Несмотря на то, что законодательно процедура передачи дел не урегулирована, очень важно уделить ей пристальное внимание. Это позволит избежать дальнейшей путаницы в кадровом делопроизводстве.

Процесс передачи дел можно разделить на несколько этапов:

Формирование комиссии, ответственной за передачу дел. В комиссию входят руководство организации и ответственные за ведение кадрового документооборота лица, например, руководитель отдела кадров, бухгалтер, юрист, и т.д. Кроме того, в комиссию должно входить лицо, которому передается кадровая документация.
Проверка имеющихся в наличии кадровых документов, правильности их оформления, соблюдения порядка хранения. Этот этап позволяет не только оценить текущее состояние кадрового документооборота в организации, но и определить, какие шаги следует осуществить с целью приведения документации фирмы в порядок. Кроме того, если в фирме применяется программное обеспечение по организации оборота документов, проверка позволяет выявить правильность его применения.
Составление акта приема-передачи кадровых документов. В нем отражаются документы, которые передаются старым ответственным лицом новому.

Акт передачи кадровых документов – образец и перечень сведений, которые должны в нем содержаться

Закон не предъявляет требований к акту, поэтому он составляется исходя из общих правил, применяемых к организации кадрового делопроизводства. В рамках конкретной фирмы руководством может быть утвержден локальный акт, содержащий образец (или форму) акта приема-передачи документации. В этом случае, при составлении акта, следует руководствоваться локальной документацией.

В акт приема передачи может включаться следующая информация:

Наименование организации.
Наименование документа.
Дата его составления.
Место составления (населенный пункт, где находится организация).
Данные о лице, передающем кадровую документацию (Ф.И.О., должность).
Данные о лице, принимающем документы (Ф.И.О., должность).
Перечень передаваемых документов с указанием их количества, периодов, в течение которых документы составлялись.
Примечания.
Подписи принимающего и передающего работников.
Дата передачи.

Образец акта приема-передачи кадровых документов можно скачать по

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом. Акт приёма передачи трудовых книжек Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

ФИО работника;
серия и номер книжки (и вкладыша);
наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

о невостребованных трудовых;
о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь. Если документы передать некому Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена.

Передача дел в кадровой службе

Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно.

Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов». Зачем нужно передавать и принимать дела? Дела и документы передают:

чтобы рабочий процесс не прерывался;
чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;
чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;
чтобы можно было поделить зоны ответственности.

Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа

Общество с ограниченнойответственностью «Трикотаж» АКТ21.09.2006 № 11г.Минск УТВЕРЖДАЮГенеральный директорПодпись В.С.Доронина22.09.2006 приема-передачи делначальником отдела кадров Основание: приказ генерального директора ООО «Трикотаж» от 20.03.2006 № 12-к «О переводе на другую работу» Составлен комиссией:Председатель — коммерческий директор П.А.Линцевич Члены комиссии: Присутствовали: 1. Главный бухгалтер Г.А.Кудряева2. Инспектор по кадрам г.П.Ловчев 1.

Внимание

Начальник отдела кадров В.С.Петров2. Инспектор по кадрам А.П.Яскович Петров В.С. сдал, а Яскович А.П. принял дела по должности начальника отдела кадров. При сдаче-приеме дел установлено: 1. В личном деле главного инженера Д.И.Кавалени отсутствует копия приказа о приеме на работу.

2. В личном деле старшего специалиста отдела труда и заработной платы П.П.Журавского отсутствуют документы об образовании и автобиография. 3.

Бланки: акт приема-передачи дел начальником отдела кадров

Важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства, соответствие действующему законодательству с учетом последних изменений. Также необходимо проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения.
Следующим шагом проверки кадровой документации является выявление недостающих документов. Для этого составляем список обязательных кадровых документов, отражающий особенности организационной структуры и условия труда работников компании.

Инфо

Существует перечень документов, обязательность которых для каждой организации прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами (таблица на стр. 40)*. Обязательные документы кадровой службы Документ Ссылка на нормативный правовой акт Срок хранения Правила внутреннего трудового распорядка Ст.

189, 190 ТК РФ 1 год (после замены новыми) (ст.

Кадровая служба с нуля

Перечня) Положение о защите персональных данных работников Ст. 86 ТК РФ Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) Положение об оплате труда Ст.

135 ТК РФ Трудовой договор Ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня) Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, увольнении) Ст. 68, 62 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 75 лет ЭПК (ст. 6б Перечня); о предоставлении очередных и учебных отпусков, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет Штатное расписание Ст. 15, 57 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Постоянно (ст. 32 Перечня) График отпусков Ст. 123 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 1 год (ст. 356 Перечня) Личная карточка работника Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п.

Прием-передача дел в кадровой службе

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

в инструкцию по делопроизводству:
положение о персонале;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о конкретном структурном подразделении и др.

Как передать кадровые документы новому кадровику

Важно

Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот. Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал Непосредственно оформлению акта приема-передачи документов должны предшествовать:

организация комиссии (необязательно, но крайне желательно - члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);
сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.

После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов.

Учимся принимать дела и документы

Об обязательности такого запаса бланков говорится в пункте 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225). Как предлагалось выше, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в виде приложения к акту приема-передачи кадровой документации, указав общее количество, список владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также сделав отметки о невостребованных документах. На практике, когда по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, составление акта передачи трудовых книжек должно явиться необходимым минимумом, позволяющим снять с себя ответственность за утерю либо порчу трудовых книжек (если такой факт обнаружится). В этом случае составляется акт о приеме-передаче трудовых книжек.

Журкова 16.04.2012 Главный бухгалтер Макарова Н.Т. Макарова 16.04.2012 Начальник канцелярии Петрова М.И. Петрова 16.04.2012 Начальник юридической службы Макаров А.Д.

Макаров 16.04.2012 Заместитель начальника канцелярии Маслова Е.Д. Маслова 16.04.2012 Корпоративный секретарь Смирнова П.Т.
Смирнова 16.04.2012 Порядок передачи и приема дел и документов Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.
■

Этап 1: проверка дел и документов. Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.

Акт передачи дел начальником отдела кадров

Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов. Обязательные реквизиты акта В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

формат А4 (210 × 297 мм);
каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее;
из белой бумаги или бумаги светлых тонов;
ориентация страницы – книжная;
если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).

Однако на практике приём - передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру. Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

1 Приём передача кадровой документации
2 Создаём комиссию
3 Начинаем проверку документов
4 Акт приёма передачи кадровой документации
5 Акт приёма передачи трудовых книжек
6 Если документы передать некому
7 Заключение

Приём передача кадровой документации Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти.
В процессе приема-передачи дел также необходимо обратить внимание на наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»). Такого же пристального внимания требует и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Книга учета ведется в рукописном виде и, естественно, не может быть восстановлена, так как содержит подписи работников, в том числе уволенных. Важно проверить соответствие записей в трудовых книжках записям в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах. О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— создание комиссии;

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации. Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— журнал учета мероприятий по контролю (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»);

— приказы по личному составу — о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.;

— приказы по основной деятельности — об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам и др.

Кроме данных документов, с учетом специфики деятельности или условий труда обязательными могут быть графики сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, а также документы, устанавливающие нормы труда, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

К сведению. Также в учреждении могут быть коллективный договор, ученические договоры (ст. 198-208 ТК РФ), договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ), должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры), служебные записки, протоколы, акты, документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.), личные дела и прочие документы.

2. Проверяем оформление документов. Напомним, что важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индекс приказа — это его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание: если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 18-а между приказами N 18 и N 19 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

Основными нормативными актами, регламентирующими порядок оформления кадровых документов, являются:

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

— Трудовой кодекс.

Примечание. Для проверки реального отражения наличия документов можно сравнить несколько случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале регистрации.

Обратите внимание! Проверке трудовых книжек нужно уделить особое внимание, поскольку они являются основными документами о трудовом стаже и деятельности работников. Принимая трудовые книжки, сотрудник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

3. Проверяем систему регистрации. Практически всегда кадровики используют журналы для регистрации документов — журнал учета приказов по личному составу, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Регистрация документов — важный элемент кадрового делопроизводства, так при проведении мероприятий по контролю и надзору кадровику будет легко доказать, что тот или иной документ не составлен задним числом (ведь журналы учета прошиваются, страницы в них нумеруются).

Важным элементом проверки является установление наличия документов-оснований, например, заявления к приказам: иногда ссылка на них есть, а самих документов нет.

4. Проверка системы хранения документов. Здесь комиссии нужно проверить наличие номенклатуры дел — ее отсутствие означает, что система не продумана, да и, скорее всего, не организована. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

5. Проверка программного обеспечения. Не секрет, что многие учреждения уже перешли на ведение кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов. Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить:

— соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства;

— системы электронного хранения и защиты персональных данных работников.

Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать.

Оформляем акт приема-передачи документов

После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.

В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления.

Примечание. Все обнаруженные недостатки кадрового документооборота должны быть отражены в акте приема-передачи.

Если новый кадровик еще не подобран, рекомендуем оформить акт приема-передачи, по которому прежний кадровый работник сдаст документы отдела кадров без проверки их качества и полноты, например главному бухгалтеру или иному уполномоченному руководителем лицу, по количеству. Впоследствии, когда придет новый работник отдела кадров, он примет по акту все сданные документы и начнет аудит документации. По результатам кадрового аудита новый сотрудник может составить на имя руководителя служебную или докладную записку о выявленных ошибках в оформлении и хранении документации и попросить создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Отдельным актом рекомендуем оформлять прием-передачу трудовых книжек. Такой акт должен содержать перечень всех трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Почему мы это рекомендуем? Потому что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Значит, придется издавать приказ, а без передачи поименного списка трудовых книжек как возложить ответственность? Никак. Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

В заключение

Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент. Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.