Протоколы заседаний: составление и оформление. Порядок проведения заседаний участковой комиссии

Новая страница 1

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности , например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись , после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон , после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области .

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: ( или: ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается) .

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:

Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить...», «Предусмотреть...», «Внести изменения...». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа - секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее - Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

- место и время проведения общего собрания акционеров;

- председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Сокращенный вариант оформления протокола

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Выписка из протокола

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

«утверждено»

На конференции
Российской академии космонавтики
им. К.Э. Циолковского
«__» 2007

ПОЛОЖЕНИЕ

О РЕВИЗИОННОЙ КОМИССИИ

МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ КОСМОНАВТИКИ

ИМ. К.Э. ЦИОЛКОВСКОГО»

Москва, 2007

Положение

О ревизионной комиссии

Межрегиональной общественной организации

«Российская академия космонавтики им. К.Э. Циолковского»

1. Общие положения

Комиссия в своей работе руководствуется Уставом Академии, решениями конференции Академии и настоящим Положением.

В соответствии с Уставом Академии председатель и члены Комиссии избираются на конференции Академии из числа делегатов сроком на 6 лет.

Количественный состав, порядок избрания и отзыв членов Комиссии определяются конференцией Академии.

Ревизия деятельности Академии проводится Комиссией не реже одного раза в год.

О результатах своей деятельности Комиссия отчитывается на конференции Академии. В период между конференциями о результатах проверок председатель Комиссии информирует Президента, Бюро Президиума и Президиум Академии.

Комиссия работает согласно годовому плану, принятому членами Комиссии на своем заседании.

Заседание Комиссии назначается и проводится ее председателем, а в его отсутствие - заместителем, по согласованию с членами Комиссии, но не реже двух раз в год. На заседаниях рассматриваются и утверждаются планы работ, порядок проведения и результаты проверок.

Комиссия правомочна принимать решения, если на ее заседании присутствует более половины ее членов. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании.

Члены Комиссии имеют право принимать участие в проводимых конференциях, заседаниях Бюро Президиума и Президиума Академии с правом совещательного голоса.

Оповещение и приглашение членов Комиссии осуществляется Президентом Академии.

Финансирование деятельности Комиссии осуществляется из уставных средств Академии.

Деятельность Комиссии может быть прекращена только по решению конференции Академии.

2.1 Комиссия контролирует и проверяет:

уставную и финансово-хозяйственную деятельность Академии, ее региональных научных отделений и центров;

соблюдение учета и расходования денежных средств;

хранение и учет материальных ценностей.

Комиссия рассматривает письма, заявления и предложения от членов Академии.

Комиссия свою работу, при необходимости, проводит во взаимодействии с ревизионными комиссиями региональных научных отделений и центров.

2.4 Комиссия имеет право:

вносить на обсуждение конференции, Бюро Президиума и Президиума вопросы, входящие в ее компетенцию;

привлекать в необходимых случаях для проведения ревизий и проверок специалистов, не являющихся членами Комиссии;

при получении заявлений и жалоб о нарушении уставной или финансово-хозяйственной дисциплины и настоящего Положения, а также других злоупотреблениях назначать и проводить внеплановую проверку с привлечением членов Президиума Академии;

требовать от должностных материально ответственных лиц ревизуемого подразделения письменных объяснений по фактам нарушения финансово-хозяйственной дисциплины, учета и хранения материальных ценностей в установленные Комиссией сроки;

при проведении ревизии требовать предъявления бухгалтерских и других отчетных документов, проверять фактическое наличие денежных средств и материальных ценностей;

осуществлять контроль за законностью оказания материальной помощи членам Академии и премирования ее актива;

принять решение о созыве внеочередной конференции Академии. Решение принимается простым большинством голосов из числа присутствующих на заседании Комиссии.

3. Порядок работы Комиссии

Материалы ревизий и проверок оформляются актами или справками, которые доводятся до руководства Академии, руководителей проверяемых отделений, центров и других ответственных лиц Академии.

Выводы и предложения Комиссии по результатам проверок и ревизий председатель Комиссии докладывает на Президиуме или бюро Президиума, а о выявленных серьезных недостатках и нарушениях немедленно информирует Президента Академии.

Предложения Комиссии для проверяемого органа являются обязательными и подлежат исполнению в согласованные сроки.

В случае разногласий между Комиссией и проверяемой организацией председатель передает материалы ревизии или проверки на решение Президиума или конференции Академии.

4. Документы комиссии

4.1 Комиссия обязана иметь:

Решения конференции, Бюро Президиума и Президиума Академии; Планы работы Комиссии, акты, справочные данные проверок; Акты передачи дел.

4.2 Ответственность за ведение и состояние делопроизводства возлагается на председателя Комиссии.

5. Изменения и дополнения в Положение

5.1 Изменения и дополнения в Положение о Комиссии вносятся на заседании президиума и утверждаются на конференции Академии.

Положение о Комиссии рассмотрено:

на заседании Бюро Президиума Академии

на заседании Президиума Академии
« » 2007

находиться на судебном процессе или в судебном процессе?

Верно: находиться в суде, присутствовать на процессе (на заседании ).


	Вопрос № 294414

Как правильно писать: решение утверждено Исполкомом Райсовета или решение утверждено на заседании исполкома райсовета.

Ответ справочной службы русского языка

Слова исполком райсовета пишутся с маленькой буквы. В остальном оба варианта верны.


	Вопрос № 291200

Здравствуйте, прочитала тему "горячие вопросы" и все же, прошу уточнить приемлимо ли писать фразу "В соответствии с установленным порядком, с целью подготовки необходимых документов для рассмотрения вопроса на заседании комиссии, Ваше заявление направлено в соответствующее подразделение". Либо все-таки "Согласно установленному порядку, с целью подготовки необходимых документов для рассмотрения вопроса на заседании комиссии, Ваше заявление направлено в соответствующее подразделение"?? То есть особое внимание к употреблению словосочетания "установленный порядок". Заранее благодарна. Кристина