Внешнее согласование документа. Подготовка документов на согласование

Согласование - это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отрасли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование).

Реквизит «Гриф согласования» применяется для внешнего согласования документа и выражает согласие с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор МГТС

Подпись М.А. Карпов

Согласование документа осуществляется с организациями, интересы которых в нем затрагиваются. При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер. Например:

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания профкома

от 10.01.2004 № 3

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер. Например:

СОГЛАСОВАНО

письмо Госстандарта РФ

от 06.01.2001 № 7/05-09

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка: «лист согласования прилагается». Реквизит «Визы согласования документа» используется для внутреннего согласования документов и ознакомления с ними. В реквизит входит подпись визирующего, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата; при необходимости указывается должность визирующего, например:

Начальник отдела кадров

Подпись И.Н. Сидоров

Документ визируется исполнителем, должностными лицами, заинтересованными в документе, ответственными лицами финансовых и экономических служб, юристами, заместителем руководителя организации до подписания документа руководителями. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Подпись А.С. Попов

При наличии у визирующего возражений, виза не проставляется. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается оформлять визы на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер.

3.1. Ответственное структурное подразделение направляет с сопроводительным письмом подготовленный проект на рассмотрение в структурные подразделения, в компетенцию которых входят вопросы, относящиеся к сфере регулирования проекта, а также в Юридический департамент (далее при совместном упоминании - заинтересованные структурные подразделения).

К проекту прилагается пояснительная записка, подготовленная с использованием примерной структуры пояснительной записки к проекту (приложение 1 к настоящему Положению).

Пояснительная записка к проекту может не прилагаться в случае, если указанные в приложении 1 к настоящему Положению сведения содержатся в сопроводительном письме к проекту.

Представление на рассмотрение неполного, ненадлежащим образом сформированного (оформленного) комплекта документов и (или) текста проекта частями является основанием для возвращения проекта без рассмотрения. Возвращение проекта по указанным основаниям осуществляется в срок, не превышающий пяти рабочих дней после дня его поступления в заинтересованное структурное подразделение на рассмотрение.

3.2. Рассмотрение проекта заинтересованным структурным подразделением осуществляется в пределах своей компетенции и включает в себя анализ проекта и передачу в ответственное структурное подразделение обоснованных замечаний и предложений по проекту либо информации об отсутствии замечаний и предложений по проекту (далее - заключение по проекту).

Заключение по проекту должно быть подготовлено и передано в ответственное структурное подразделение в срок, не превышающий 22 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением на рассмотрение.

В исключительных случаях срок подготовки заключений по проекту может быть сокращен по решению Председателя Банка России, первого заместителя Председателя Банка России или Совета директоров Банка России (далее - Совет директоров).

В случае если заинтересованное структурное подразделение не представило заключение по проекту в срок, установленный абзацем вторым настоящего пункта, и до направления ответственным структурным подразделением проекта на повторное рассмотрение (согласование), Председателем Банка России, а также первым заместителем Председателя Банка России, заместителем Председателя Банка России (далее - заместитель Председателя Банка России, за исключением прямого указания на конкретное должностное лицо), главным аудитором Банка России, главным бухгалтером Банка России - директором Департамента бухгалтерского учета и отчетности, координирующим и контролирующим работу ответственного структурного подразделения (далее - курирующее должностное лицо Банка России), на основании служебной записки ответственного структурного подразделения может быть принято решение об осуществлении дальнейшего рассмотрения и согласования проекта без участия указанного заинтересованного структурного подразделения.

3.3. Ответственное структурное подразделение обобщает поступившие от заинтересованных структурных подразделений заключения по проекту и составляет таблицу замечаний и предложений по проекту в соответствии с приложением 2 к настоящему Положению (далее - таблица замечаний и предложений). Таблица замечаний и предложений должна содержать все замечания и предложения по проекту, поступившие в письменной форме от заинтересованных структурных подразделений, участвовавших в рассмотрении проекта.

При доработке проекта ответственное структурное подразделение вправе не учитывать замечания и предложения по проекту, поступившие от заинтересованных структурных подразделений, при условии указания в таблице замечаний и предложений аргументированных обоснований причин, не позволивших учесть эти замечания и предложения.

3.4. Доработанный проект ответственное структурное подразделение направляет на повторное рассмотрение в заинтересованные структурные подразделения, за исключением тех структурных подразделений, которые сообщили об отсутствии замечаний по проекту.

К проекту, направляемому на повторное рассмотрение, в обязательном порядке прилагается таблица замечаний и предложений. Непредставление таблицы замечаний и предложений является основанием для возвращения проекта без рассмотрения. Возврат проекта по указанному основанию осуществляется в срок, установленный пунктом 3.1 настоящего Положения.

Повторное рассмотрение проекта осуществляется в порядке, установленном в пункте 3.2 настоящего Положения, в срок, не превышающий 15 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением.

В случае если заинтересованное структурное подразделение в поступившем на повторное рассмотрение проекте выявило существенное изменение текста проекта по итогам его рассмотрения заинтересованными структурными подразделениями (например, изменение концепции, в том числе предмета, цели регулирования, значительное увеличение объема текста и тому подобное) и (или) обнаружило, что замечания и предложения, изложенные в его заключении по проекту, не учтены без указания в таблице замечаний и предложений причин, не позволивших их учесть, указанное подразделение вправе осуществить повторное рассмотрение данного проекта в срок, установленный пунктом 3.2 настоящего Положения.

3.5. При сохранении разногласий по проекту ответственное структурное подразделение должно обеспечить обсуждение проекта в целях согласования его окончательной редакции.

Обсуждение проекта может быть осуществлено посредством его повторного направления заинтересованным структурным подразделениям, имеющим разногласия по проекту, или в форме согласительного совещания с участием представителей заинтересованных структурных подразделений.

Согласительное совещание проводится либо по предложению ответственного структурного подразделения Председателем Банка России или курирующим должностным лицом Банка России, либо ответственным структурным подразделением самостоятельно.

Решение, принятое по результатам обсуждения проекта на согласительном совещании, отражается в протоколе согласительного совещания.

В случае принятия на согласительном совещании решения о доработке проекта указанный проект, доработанный по результатам его обсуждения на согласительном совещании, подлежит повторному согласованию с заинтересованными структурными подразделениями в срок, определенный на этом совещании.

На согласительном совещании, проведенном Председателем Банка России или курирующим должностным лицом Банка России, может быть принято решение о том, что проект, доработанный по результатам его обсуждения на согласительном совещании, не нуждается в повторном согласовании с заинтересованными структурными подразделениями, ранее согласовавшими проект.

В случае если на согласительном совещании принято решение о том, что проект не требует доработки, он подлежит согласованию только с заинтересованными структурными подразделениями, ранее не согласовавшими проект.

Если по результатам проведенного ответственным структурным подразделением обсуждения проекта не была выработана единая позиция по проекту, руководитель ответственного структурного подразделения и (или) руководитель заинтересованного структурного подразделения, чьи замечания и предложения по проекту не были учтены, вправе направить Председателю Банка России или курирующему должностному лицу Банка России (при его наличии) докладную записку с обоснованием имеющихся замечаний и предложений по проекту для принятия по ним решения. К докладной записке прикладывается протокол согласительного совещания (в случае его проведения), иные необходимые, по мнению соответствующего структурного подразделения, материалы.

3.6. Юридический департамент при рассмотрении проекта вправе рекомендовать ответственному структурному подразделению дополнительно направить проект на рассмотрение в структурные подразделения, которым данный проект ранее не направлялся на рассмотрение.

3.7. Ответственное структурное подразделение вправе направить доработанный проект на согласование в случае, если поступившие от заинтересованных структурных подразделений замечания и предложения по проекту учтены или в таблице замечаний и предложений указаны аргументированные обоснования причин, не позволивших их учесть, а также при поступлении от заинтересованных структурных подразделений несущественных и (или) незначительных замечаний и предложений по проекту либо информации об отсутствии замечаний и предложений по проекту. Вместе с проектом, направляемым на согласование, представляется таблица замечаний и предложений.

Представление на согласование проекта, ранее не направлявшегося на рассмотрение в заинтересованные структурные подразделения, является недопустимым.

3.8. Проект должен быть согласован в следующей последовательности:

руководитель (уполномоченное должностное лицо) ответственного структурного подразделения;

руководители (уполномоченные должностные лица) заинтересованных структурных подразделений, за исключением проектов, указанных в главе 11 настоящего Положения;

руководитель Юридического департамента (лицо, исполняющее его обязанности), за исключением проектов, указанных в главе 11 настоящего Положения;

курирующее должностное лицо Банка России (при его наличии).

3.9. Согласование проекта может производиться заинтересованными структурными подразделениями как в форме визирования проекта на бумажном носителе, так и в форме электронного визирования с использованием САДД ЦА.

Виза располагается на последней странице визового экземпляра проекта на бумажном носителе ниже реквизита "подпись" и состоит из подписи должностного лица, осуществляющего согласование проекта, его фамилии, инициалов и даты визирования. При этом не допускается визирование экземпляра проекта на бумажном носителе, не являющегося визовым, с последующим прикреплением к регистрационной карточке проекта в САДД ЦА сканированной последней страницы проекта с визой должностного лица.

При электронном визировании проекта виза представляет собой специальную отметку с информацией о дате визирования и визирующем должностном лице, проставляемую собственноручно визирующим должностным лицом в регистрационной карточке проекта в САДД ЦА. По итогам электронного визирования исполнитель ответственного структурного подразделения распечатывает и подписывает лист визирования, автоматически формируемый в САДД ЦА (далее - лист визирования).

3.10. Проект может быть согласован с замечаниями и (или) дополнениями по вопросам, относящимся к компетенции того заинтересованного структурного подразделения, руководитель (уполномоченное должностное лицо) которого визирует проект. При этом на последней странице визового экземпляра проекта на бумажном носителе около подписи должностного лица, осуществляющего согласование проекта, должна быть сделана запись "с замечаниями".

Каждое замечание и (или) дополнение, вносимое в текст проекта при визировании, должно сопровождаться дополнительной визой должностного лица, осуществляющего согласование проекта.

Замечания и (или) дополнения к проекту могут быть расположены на прилагаемом к проекту отдельном листе, завизированном должностным лицом, осуществляющим согласование проекта.

При электронном визировании замечания и (или) дополнения к проекту вносятся в регистрационную карточку проекта в САДД ЦА (в том числе путем прикрепления файла, содержащего замечания и (или) дополнения).

3.11. Срок согласования проекта не должен превышать 10 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением.

При согласовании проекта Юридическим департаментом в установленный настоящим пунктом срок не включается время, необходимое для проведения лингвистической экспертизы проекта.

3.12. Хронологический интервал между самой ранней и самой поздней датами визирования проекта не должен превышать трех месяцев. Указанный хронологический интервал может быть увеличен на срок не более трех месяцев по решению курирующего должностного лица Банка России. В случае несоблюдения хронологического интервала, установленного настоящим абзацем, требуется повторное согласование проекта с теми заинтересованными структурными подразделениями, чье согласование по дате отстоит более чем на три месяца от последней даты визирования проекта.

Хронологический интервал между последней датой визирования проекта и датой его представления на рассмотрение Председателю Банка России, Совету директоров, Национальному финансовому совету (далее - НФС) не должен превышать двух месяцев. В указанный интервал не включается срок, необходимый для согласования проекта с федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями). Хронологический интервал, установленный настоящим абзацем, может быть изменен по решению Комитета банковского надзора (далее - КБН), Комитета финансового надзора (далее - КФН).

В срок проведения лингвистической экспертизы не включается время, необходимое ответственному структурному подразделению для осуществления доработки проекта в соответствии с замечаниями редактора нормативных актов. В случае существенной доработки проекта, осуществленной ответственным структурным подразделением по итогам лингвистической экспертизы, проверка корректности учета редакционной правки проводится редактором нормативных актов с учетом положений абзаца четвертого настоящего пункта.

Лингвистическая экспертиза проекта считается завершенной при проставлении редактором нормативных актов визы и даты визирования. При визировании проекта на бумажном носителе виза редактора нормативных актов и дата визирования проставляются на оборотной стороне каждого листа визового экземпляра проекта в левом нижнем углу, включая приложения (при их наличии). В случае согласования проекта в форме электронного визирования редактор нормативных актов делает отметку о проведении лингвистической экспертизы в соответствующем поле регистрационной карточки проекта в САДД ЦА.

3.14. Проекты по вопросам, отнесенным законодательством Российской Федерации к компетенции КБН, КФН, подлежат обязательному представлению на рассмотрение КБН, КФН в порядке, установленном положениями об этих органах.

Проект, возвращенный КБН, КФН с замечаниями, передается ответственному структурному подразделению для внесения изменений. Внесение в проект необходимых изменений осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 6.3 настоящего Положения.

Проект, возвращенный КБН, КФН на доработку, после внесения в него ответственным структурным подразделением необходимых изменений подлежит рассмотрению Юридическим департаментом, согласованию с ним и представлению на рассмотрение Председателю Банка России, Совету директоров, НФС в порядке, предусмотренном настоящим Положением. Представление указанного проекта на рассмотрение (согласование) иным структурным подразделениям не требуется, за исключением случаев, определенных в решении КБН, КФН.

3.15. Если в соответствии с законодательством Российской Федерации издается нормативный акт Банка России по согласованию с федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями), ответственное структурное подразделение организует направление проекта, согласованного в порядке, предусмотренном пунктом 3.8 настоящего Положения, на рассмотрение (согласование) в соответствующие федеральные органы исполнительной власти, иные органы (организации).

В случаях, предусмотренных федеральными законами, проект подлежит представлению на рассмотрение (экспертизу) иным заинтересованным органам, организациям, рабочим группам и другим объединениям в порядке, определенном руководством Банка России.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты .

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы : если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к . Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Когда в «Справочнике кадровика» мы приводим образцы оформления документов, как правило, они включают визы согласования и ознакомления с данным документом (его проектом) заинтересованных лиц. Задумывались ли вы, насколько они нужны? Или это просто обычай делового оборота и лишняя головная боль для делопроизводителей? Постараемся разобраться.

Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т. п.

В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа – одна из важных составных частей процесса своевременного принятия единственно верного управленческого решения.

Виды согласования

Обратите внимание!
Процедура согласования проекта документа с заинтересованными должностными лицами по общему правилу не является обязательной. Но в тех случаях, когда действующие у работодателя локальные нормативные акты по делопроизводству предусматривают согласование тех или иных документов, оно становится обязательной процедурой в процессе создания документа

Согласование может быть внешним или внутренним. При внутреннем согласовании оценку содержания проекта документа дают специалисты (сотрудники) организации-автора. При внешнем согласовании экспертизу (оценку) содержания проводят компетентные внешние организации, чьи интересы затрагивает документ, в т. ч. различные «разрешительные» инстанции и органы, не входящие в структуру организации. Внешнее согласование осуществляется после того, как проведено внутреннее согласование.

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего – оформляется гриф согласования.

Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению реквизитов документа «Виза» и «Гриф согласования» определены Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 (далее – Типовая инструкция по делопроизводству).

Порядок согласования

Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов – от создания или получения до исполнения или отправки – обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
в их адрес имеются поручения;
из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т. е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др.

Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

составитель документа;
руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
руководитель юридической службы (юрист организации).

Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

Обратите внимание!
В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки

При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела.

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.

Сроки согласования

Во многих организациях, особенно крупных, имеющих сложную структуру, на процедуру согласования нередко уходит до месяца. Длительный срок визирования проекта документа может снизить эффективность принимаемого решения, поэтому целесообразно в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте по делопроизводству установить определенные временные ограничения на процедуру визирования.

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2–3 дня (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы желательно визировать в день их поступления на согласование. Приведем фрагмент документа «Об утверждении регламента согласования и подписания распорядительных и иных документов».

Процедура согласования завершается, как правило, возвращением проекта документа исполнителю. В данном случае в документообороте имеет место возвратное движение (передача документа в инстанцию, где он уже находился), но это движение обусловлено деловой необходимостью.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям

Следующий этап – передача проекта распорядительного документа исполнителю на доработку по замечаниям. После доработки проект документа окончательно оформляется на бланке и передается на повторное визирование.

Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, то документ оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом. При этом проект документа визируется руководителем организации.

Повторное визирование

Повторное визирование проекта документа необходимо для того, чтобы все заинтересованные должностные лица проставили визы на том экземпляре документа, который будет представляться руководителю на подпись.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. При внесении в проект документа не меняющих сути уточнений (исправление опечаток, грамматических ошибок и т. п.) повторное визирование не требуется.

Завизированный всеми заинтересованными лицами документ передается руководителю организации на подпись.

Виза согласования

Виза согласования включает в себя название должности визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи и дату визирования. Слово «Виза (визы)» при оформлении внутреннего согласования проекта документа не пишется. Виза согласования может частично заготавливаться при печатании документа. В этом случае визирующий от руки проставляет личную подпись и дату, например:

Мнение эксперта

Потапова А. В., эксперт журнала «Справочник кадровика»

Когда специалист отсутствует

При организации процесса согласования документов работодателю следует учитывать один нюанс. В локальных нормативных актах по делопроизводству целесообразно указывать должности специалистов, отвечающих за подготовку документа, и должности заинтересованных должностных лиц, имеющих право согласовывать документы (без указания конкретных фамилий и инициалов). Тогда в случае перевода на другую работу или увольнения конкретного работника обязанность согласования документов перейдет к тому работнику, который будет занимать эту должность, и при этом не нужно будет вносить изменения в нормативные документы.

В случае временного отсутствия на работе конкретного работника, обычно визирующего тот или иной документ, согласовывать документ будет тот работник, который в настоящий момент исполняет обязанности временно отсутствующего работника.

ТК РФ предусматривает несколько вариантов исполнения обязанностей отсутствующего работника:1. Временный перевод на другую работу по соглашению сторон трудового договора (ч. 1 ст. 72 2 ТК РФ).2. Временный перевод на другую работу без согласия работника в исключительных случаях, перечисленных в ч. 2 и 3 ст. 72 2 ТК РФ.

В случаях временного перевода на другую работу работник занимает должность временно отсутствующего работника, соответственно в реквизите «Виза» указывается именно эта должность.

3. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором (ст. 60 2 ТК РФ).

При исполнении обязанностей временно отсутствующего работника в этом случае работник занимает должность, определенную трудовым договором, которая и будет указываться в реквизите «Виза».

При этом полномочия работника на согласование документов за временно отсутствующего работника будут подтверждаться дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом работодателя, где установлен срок, в течение которого работник выполняет дополнительную работу, ее содержание и объем.

Для тех ситуаций, в которых по каким-то причинам должностные обязанности временно отсутствующего работника никто не исполняет (не осуществлен временный перевод на эту должность, обязанности по согласованию документов не возложены на другого работника), целесообразно для обеспечения процесса согласования документов в локальных нормативных актах предусмотреть порядок замены работника, визирующего те или иные документы. Например, можно предусмотреть в Инструкции по делопроизводству норму следующего содержания: «Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу согласовываются с … и начальником юридического отдела. При длительном отсутствии на работе (временная нетрудоспособность, командировка, отпуск) начальника юридического отдела документы … согласовывает главный специалист юридического отдела».

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования. Например:

Делать какие-либо исправления в проекте документа не следует. Если лица, визирующие проект документа, не согласны с его отдельными положениями или содержанием в целом, они вправе изложить свои замечания. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «С пунктом 5 не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. В этом случае виза может быть оформлена следующим образом:

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие.

Процесс принятия решения – «внутреннее дело» организации. Получателя документа (адресата) о технологии принятия решения в известность, как правило, не ставят. Поэтому в документе, подлинник которого отправляют из организации (например в письме), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Если же письмо будет отправлено по факсу, визы следует проставлять на оборотной стороне последнего листа единственного экземпляра письма, т. е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат «не считывает».

Для документа, подлинник которого остается в организации (например для приказа), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для проектов некоторых документов (организационных документов, приказов по основной деятельности, бизнес-программ, бизнес-планов и т. д.) допускается оформление виз на отдельном листе согласования (визирования), где указывается, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа и (если необходимо) его приложения. К такой процедуре обычно прибегают при визировании договоров, протоколов.

Работа с договорами

С особым вниманием следует отнестись к процедуре согласования договорных документов.

Договор – соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать судебных споров. Например, незначительная ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной налогового спора. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

Поскольку договорные отношения обслуживаются многими службами – и юридической, и бухгалтерской, и финансовой, получается, что договорная работа насквозь пронизывает всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить вероятность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Схема процедуры согласования договорных документов может быть следующей.

1. Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с листом согласования документов.

2. Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования, а при несогласии с проектом договора они должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа.

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков согласования возлагается на специалистов, осуществляющих согласование, а контроль за соблюдением сроков – на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

3. Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Ссылки на дату поступления договора на согласование и дату возврата от специалистов помогают отслеживать сроки согласования каждым специалистом и видеть их нарушение.

4. При наличии замечаний у согласующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

5. Согласованный всеми специалистами проект договора служба делопроизводства (или работники договорного отдела) готовит для подписания.

6. В практике договорной работы применяется прошивание листов договора с указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон. Обычный вид надписи показан ниже в примере. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на которой написано: «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттиска печати помогает избежать подделки документов.

Помимо визы согласования, в делопроизводственной практике часто применяется и виза ознакомления, которая служит письменным подтверждением факта доведения содержания документа до сведения работника. Об этом пойдет речь в следующем номере.

Порядок согласования и визирование проекта документа.

Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов - от создания или получения до исполнения или отправки - обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
в их адрес имеются поручения;
из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

составитель документа;
руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
руководитель юридической службы (юрист организации).

Обратите внимание!

В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки