Журнал регистрации заявлений на отпуск образец. Как заполняется журнал регистрации заявлений работников? Зачем нужен журнал регистрации заявлений работников

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ предусматривает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными актами РФ. Журналы регистрации заявлений необходимы для фиксации письменных обращений. Как правило, такой документ применяется на предприятиях для учета заявлений работников.

Как оформить журнал регистрации заявлений: образец

В журнале регистрации заявлений отмечаются все заявления, поступающие от работников: на увольнение, переводы, отпуска, материальную помощь.

Журнал регистрации заявлений не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Как правило, журнал оформляется в виде таблицы, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. Обычно в документ вносятся такие данные:

порядковый номер заявления (может служить и регистрационным номером);
дата обращения;
должность и фамилия автора;
резолюция руководителя на данном заявлении или номер соответствующего приказа.

Журнал регистрации заявлений обычно ведется кадровым работником, но эта обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Срок хранения журнала составляет 5 лет (ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.).

Чтобы скачать журнал регистрации заявлений, заполните шаблон и выберите подходящий формат.

С этим шаблоном часто используют:

Уведомление о начале осуществления предпринимательской деятельности

Популярные документы и процедуры:

Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.

ФАЙЛЫ

Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.

Заявления

Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.

На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.

Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.

Составные части журнала

Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.

Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.

Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:

Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
Дата выдачи. Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
Содержание справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка. В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.
Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.

Разновидности журналов

Существуют три основные разновидности журналов:

Документы по кадровому делопроизводству.
Журналы по общему делопроизводству.
Журналы по охране труда.

Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.

Хранение

При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.

После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).

Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.

Оборотная сторона

С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).

Ответственный за заполнение

Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.

В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.

Обязательна ли такая форма

Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:

Регистрационном номере справки отдельно.
ФИО и других данных того сотрудника, который готовил справку, а также его подпись.
Том, какие основания для получения справки были. Ссылки на номера документов с датировкой.

Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.

Допустимы ли исправления

При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.

Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.

Нередко работники формируют разные обращения в письменном виде на имя руководителя компании. В них обычно содержатся намерения специалистов касательно будущих отношений с фирмой. Все эти заявления должны фиксироваться и сохраняться на предприятии. Для этого оптимальным считается формирование специального журнала учета.

Каждое заявление, которое составляется работником на имя руководства, является официальным документом, обладающим юридической силой, поэтому может оказывать значимое влияние на всю работу кадровой отрасли фирмы.

Важно! В таких заявлениях граждане обычно прописывают просьбы, отказы или согласие в отношении тех или иных мер, а также просят об отпуске, увольнении, переводе или о других действиях.

Все нюансы учета обращений от работников содержатся в ТК. Чтобы любое заявление обладало юридической силой и подлежало учету, в нем должны содержаться сведения:

наименование компании или ее филиала, в котором работает специалист;
должность самого заявителя и его работодателя;
ФИО заявителя и лица, на имя которого формируется обращение;
дата создания заявления;
подпись заявителя.

Важно! Каждое такое обращение непременно изучается руководителем, а также дается ответ в письменном виде.

После получения обращения, ему присваивается номер, а также устанавливается дата его передачи. Далее документ относится в приемную организации, где содержится журнал. В него вписываются основные сведения об обращении, а также подшивается его копия.

Как осуществляется регистрация в журнале заявления работника об увольнении по собственному желанию – смотрите тут:

Кто и когда ведет документ

Как только сведения о конкретном заявлении заносятся в журнал, осуществляется подтверждение того, что от сотрудника фирмы поступило обращение. К особенностям данного процесса относится:

документу присваивается определенный номер, а также фиксируется дата его получения, в результате чего он приобретает юридическую силу;
отсутствуют какие-либо строгие правила или требования к ведению этой документации, поэтому обычно данные вопросы решаются внутри каждой фирмы в индивидуальном порядке;
если принимается решение о формировании данного документа, то выпускается соответствующий приказ;
если в компании работает достаточно много специалистов, то желательно оформлять отдельный журнал для всех обращений от них к руководству;
занимается регистрацией всех поступающих заявлений секретарь, а также можно назначить ответственным за это какого-либо работника отдела кадров;
исполнитель назначается специальным приказом, а также он должен ознакомиться со своими обязанностями в письменном виде и под роспись;
требуется хранить личные дела всех трудоустроенных граждан в течение 5 лет, поэтому во время данного срока все копии приказов и сам журнал учета обращений должны находиться в архиве.

Составлением этой документации занимается назначенный для этого специалист, а записи вносятся по мере поступления обращений к руководителю фирмы.

Какие заявления регистрируются

Вносить в этот журнал надо все поступающие грамотно оформленные обращения. Они могут присылаться по почте, а в этом случае относятся к входящей корреспонденции. Также они могут передаваться секретарю лично.

Образец заполнения журнала регистрации.

Регистрации подлежат обращения:

о приеме в компанию для работы;
об увольнении;
о необходимости выйти в отпуск или получить отгул (например, );
о переводе на какую-либо должность;
об иных вопросах, имеющих отношение к кадровой работе и трудовым отношениям, возникающим между заявителями и руководством организации (например, ).

Все данные об этих заявлениях и о датах их подачи должны содержаться в журнале.

Форма и структура журнала регистрации

Этот журнал не считается обязательным на предприятиях, поэтому отсутствует унифицированная форма, которая бы требовалась от государственных властей, поэтому каждая фирма имеет возможность самостоятельно разрабатывать внешний вид и особенности этого документа.

Важно! Обычно для оформления этого журнала используется стандартная таблица, причем в каждой строке содержатся данные об отдельно взятом обращении.

Во время заполнения вносятся сведения:

номер обращения, который может быть порядковым или регистрационным;
дата, когда оно было передано;
ФИО и должность заявителя;
резолюция, составленная руководством фирмы в отношении этого обращения, а также номер приказа, если он выпускался.

Все заявления оформляются в журнале одинаково, поэтому не должно быть расхождений в записях.

Пример заполнения регистрационного журнала.

Сколько надо хранить журнал

Этот документ относится к документации по личному составу, поэтому он должен храниться на протяжении 5 лет. По истечению данного времени можно уничтожать журнал или отправлять его в архив.

Хотя он не является обязательным и не проверяется работниками ФНС, он часто может понадобиться во время работы компании. Также сами граждане, трудоустроенные в организации, могут попросить выписку из этого документа.

Заключение

Таким образом, заявления к работодателю со стороны работников подаются достаточно часто. Важно хорошо разбираться в том, как правильно они регистрируются, а для этого учитывается внутренний регламент каждой компании.

Если в организации работает действительно много людей, то желательно все обращения регистрировать, для чего ведется специальный журнал. В него вносятся записи секретарем или специально назначенным для этого работником отдела кадров.

Желательно формировать его в форме таблицы и правильно заносить в него данные по каждому заявлению.

Как вести учет входящей и исходящей корреспонденции на предприятии вы узнаете в этом видео:

Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.

Необходимость ведения и заполнения журнала

Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.

Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → “ ». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.

Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.

Форма журнала регистрации приказов на отпуск

Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.

Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.

Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.

Образец регистрационного журнала

Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике. Примерная форма журнала может содержать такие графы:

Наименование графы	Пояснения по заполнению графы
№ строки	Номер записи, традиционно записи нумеруются последовательно, начиная с «1» и далее по порядку
Дата приказа	Число, месяц и год, которые указаны на бланке приказа, служащего основанием для отправки сотрудника в отпуск
№ приказа	Каждому приказу присваивается №, нумерация может быть различной. Законодательство данный вопрос не регламентирует, главное, чтобы не было повторений в течение календарного года. Номер может состоять из буквенных и цифровых обозначений, организация на основании своих предпочтений и нужд разрабатывает удобную и наглядную нумерацию.
Сведения о работнике	Достаточно предусмотреть графы для указания ФИО, должности и места работы (подразделения).
Вид предоставляемого отпуска	На основании ТК РФ каждый служащий имеет право на основной ежегодный отпуск. Кроме того, отдельные статьи ТК РФ, внутренняя документация фирмы, трудовой договор могут предусматривать предоставление иных дополнительных видов отпуска. В отношении каждого из указанных видов отдыха должен быть составлен приказ, подлежащий дальнейшей регистрации в журнале.
Даты отпуска	Начальная и конечная дата отпускного периода.
Длительность отпуска	Длительность всегда указывается в календарных днях. Сведения о датах и длительности периода отдыха берутся из приказа.
Основание	Список документов, на основании которых составлен распорядительный документ. Это может быть личная заявительная бумага от работника. При представлении отпуска по графику – указываются реквизиты графика отпусков. В отношении учебного отпуска – справка вызов из образовательного учреждения.
Примечание	Дополнительно можно предусмотреть графу для указания замечаний и пометок.

Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах. В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.

Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.

Помимо табличной части, любой журнал должен содержать обложку, на которой будут приведены общие сведения о том:

Как называется журнал, какие документы в нем регистрируются;
В какой организации ведется журнал;
За какой период приводятся данные, обычно за такой период берется календарный год;
Кто ответственен за ведение журнала (прописываются должности, ФИО).

Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст. 358 Перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.

Способ ведения журнала регистрации отпусков

Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.

Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.

Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.

Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.

В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.

Организация вправе организовать учет кадровых приказов в том виде, какой для нее удобен.

Обычно бумажная форма ведения журналов характерна в тех случаях, когда требуется постановка личных подписей ответственных или участвующих лиц, печати организации, а также для придания документу юридической значимости. Если такой необходимости нет, и журнал нужен только лишь для обобщения информации, учета и введения правильной нумерации, то его будет удобнее вести в электронном формате.

Бумажный вариант обычно скрепляется, нумеруется и прошивается. Все это делается для того, чтобы не потерялись и не перепутались листы журнала. Если журнал ведется в электронном виде, то для организации хранения его бумажного варианта в течение трех лет в конце года придется произвести распечатку электронного формата. Рекомендуется в локальном акте прописать способ ведения журнала регистрации, например, таким актом может быть Положение о кадровом производстве.

Сотрудники предприятия имеют возможность обратной связи с работодателем, которая осуществляется посредством подачи заявлений. В специальный журнал регистрации заявлений работников, если он входит в систему документооборота предприятия, вносятся все подобные обращения. Ведение журнала осуществляется ответственным лицом, назначенным по приказу руководителя.

Из статьи вы узнаете:

зачем нужен журнал регистрации заявлений работников;
как производится заполнение журнала регистрации заявлений работников;
каков срок хранения журнала регистрации заявлений работников.

Зачем нужен журнал регистрации заявлений работников

Трудовые взаимоотношения между работником и работодателем регулируются соответствующим образом оформленной двусторонней сделкой - трудовым договором . Этим документом, а также коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями и иными локальными нормативными актами устанавливается исчерпывающий регламент трудового процесса. Но в процессе взаимодействия и работодателю, и работнику необходимо каким-то образом доводить до сведения другой стороны свои пожелания и сообщать о необходимости реализации того или иного своего права, оговоренного законом.

Свое управляющее воздействие работодатель осуществляет в оперативном порядке, издавая и доводя до сведения работников приказы и распоряжения. Работники, со своей стороны, могут реализовать свои права и потребности, обратившись к работодателю в лице руководителя организации, написав заявление в письменном виде. Оформленное надлежащим образом письменное заявление является юридически значимым документом и подлежит регистрации в специальном журнале.

Журнал регистрации заявлений работников не является обязательным документом , наличие которого установлено требованиями законодательства. Каждый работодатель вправе самостоятельно определять, необходимо ли включать такой журнал в систему документооборота предприятия. Решение данного вопроса зависит не столько от специфики производственной деятельности компании, сколько от количества штатных единиц. Даже если предприятие небольшое, журнал регистрации заявлений лишним документом не будет. Он необходим не только для того, чтобы заявления не ложились «под сукно» или не были просто потеряны, но и для того, чтобы, в случае трудового спора, стать подтверждением правоты одной из его сторон.

Подавляющая часть заявлений, которые составляют сотрудники, касается просьб о предоставлении отпусков или дней отдыха, а также увольнения. Регистрация заявлений и последующее внесение сведений о зарегистрированных обращениях в журнал регистрации заявлений работников позволяет отследить момент, с которого начинается исчисление сроков, установленных законом для реагирования на данное обращение.

Как производится заполнение журнала регистрации заявлений работников

Образец журнала регистрации заявлений работников не имеет унифицированной или типовой формы. Но почти на всех предприятиях, где такие журналы ведутся, их форма приблизительно одинакова, она сложилась в результате практики кадрового делопроизводства . Каждый работодатель волен вносить в этот журнал те графы, которые считает необходимыми, поэтому их количество и содержание догмой не являются.

В общем случае, в журнале регистрации заявлений работников данной организации должны фиксироваться все заявления, поданные работниками, независимо от тематики излагаемых в них просьб и обращений. Но, естественно, для этого необходимо, чтобы работники подавали их в установленном порядке - через лицо, назначенное приказом ответственным за регистрацию заявлений, или же через специализированную службу - канцелярию. При этом заявление должно быть подано в двух экземплярах, на каждом из которых проставляется входящий номер. После чего один экземпляр отдается на руки работнику, а второй остается у работодателя и информация о нем вносится в журнал регистрации заявлений.

Обратите внимание: Чтобы заявление имело юридический статус, необходимо обязательное заполнение такого реквизита, как «Дата подачи заявления». Достаточно, чтобы эта дата была проставлена под собственноручной подписью работника.

Если такой документ работодатель сочтет нужным включить в систему документооборота компании, целесообразно установить и порядок заполнения журнала регистрации заявлений работников. Этот порядок может регламентироваться одним из локальных нормативных актов, например, положением о кадровом делопроизводстве. В нем необходимо оговорить и то, каким образом должны вносится исправления и дополнения в данный журнал.

Примеры заполнения журнала регистрации заявлений работников

Журнал регистрации заявлений можно оформить самостоятельно, выделив для этих целей общую тетрадь, готовый журнал также можно приобрести в специализированных канцелярских магазинах или через интернет.

Вы также можете скачать пустую форму журнала .

Как и всякий подобный регистрационный документ, журнал регистрации заявлений работников должен иметь титульный лист. Образец титульного листа представлен ниже.

Все листы журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. На его последнем развороте концы нити заклеиваются бумажной формой, на которую в подтверждении указанных на ней сведений ставится подпись ответственного за ведение журнала лица и печать канцелярии. Образец опломбирования представлен ниже.

Ниже представлен журнал регистрации заявлений работников. Образец может быть дополнен и изменен в соответствии с учетом потребностей конкретного предприятия.

Срок хранения журнала регистрации заявлений работников

Работодатель, в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ, обязан обеспечить сохранность документов по личному составу. Как и все остальные кадровые документы, журналы регистрации заявлений работников также подпадают под действие данного закона.

Сроки хранения таких документов различны. Но, согласно статье 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций» от 25.08.2010 г., срок хранения журнала регистрации заявлений работников составляет 5 лет. По прошествии этого срока