Документная информация определение. Документированная информация: понятие, структура, свойства

March 22nd, 2016 , 03:44 pm

Источник: статья опубликована на официальном сайте IAF (International Accreditation Forum, — ред.), ее автором является Дениз Робитейлл. Она представляет США в соответствующей TAG (Technical Advisory Group, — ред.) при Техническом комитете №176 в Международной организации по стандартизации (ISO - International Organization for Standardization, — ред.). Дениз Робитейлл является также сертифицированным ASQ (Американское общество качества - American Society for Quality, — ред.) аудитором по качеству.

Хорошо, "круто", пожалуй, не самый точный термин. Вам особенно так покажется, если ваш менталитет сформирован стандартизацией . С другой стороны, есть все-таки некоторые улучшения в редакции ISO 9001:2015 , которые заслуживают немного эмоциональной, экспрессивной лексики.

Окончательный проект международного стандарта (FDIS - Final Draft International Standard, - ред.) готов и выходит на голосование, а это значит, что, если даже в тексте проекта будут произведены изменения после подачи голосов, больших последствий для того, как будет выглядеть уже официально опубликованная редакция, поправки иметь не будут. Это делает рассуждения о том, с чем мы будем в итоге иметь дело в новой редакции более обоснованными.

Приняв эту предпосылку, мы можем теперь бросить взгляд на новшества и улучшения ISO 9001:2015, проанализировать, что в обновленном стандарте может послужить к выгоде организации. После трех лет неизбывной тревоги (разработка ISO 9001:2015 началась в 2012, - ред.), мы заслужили, я думаю, хорошие новости. И есть кое-что, оправдывающее надежды. О чем же идет речь?

Предупреждающие действия

Термин «предупреждающие действия» исчез из стандарта, тот смысл, который раскрывался данным понятиям, конечно, никуда не делся, он был просто поглощен более общей концепцией «мышления, основанного на риск-менеджменте ». Предупреждающие действия работают с потенциалом возникновения дефектов и проблем, что находится в центре внимания управления рисками также. Увы, но требование о предупреждающих действиях воспринималось организациями, как неудобное и лишь немногие относились к нему со всей серьезностью. То, как концепция риска изложена в ISO 9001:2015 делает внедрение предупреждающих действий более простой задачей, легче и предпринимать нужные действия в нужное время.

Благодаря этому в организации развивается культура «озабоченности последствиями изменений», которая распространяется на все аспекты работы системы менеджмента качества (СМК, - ред.). Каждый подвержен влиянию изменений и, наоборот, каждый может сам управлять изменениями. Изменчивость может быть спровоцирована расширением линейки выпускаемой продукции, уходом важных сотрудников, потерей значимого поставщика, поломкой элемента оборудования, пересмотром требований регуляторов, увеличением продаж и многими другими событиями. Они могут быть незаметными: внесение корректив в бизнес-процесс или замена какого-нибудь инструмента, они также могут быть огромного масштаба: переезд производства за тысячи миль.

Независимо от природы и границ происходящего, должен мгновенно последовать цикл определенных действий: установление характера изменений, оценка риска, принятие решения об ответных действиях, если они нужны и предупреждающие действия.

Стоит отметить еще один фактор, который отличает нынешнее мышление, основанное на оценке рисков от того, что было в редакции ISO 9001:2008 . Появляются альтернативные варианты действий. Старая версия была в этом смысле прямолинейна: предпринять действия для предотвращения потенциальных проблем. Все или ничего. В версии 2015 предусмотрена середина: можно снижать вероятность реализации риска или оптимизировать частотность (frequency, - ред.) его проявления. В примечаниях есть фразеология, позволяющая заняться распределением рисков. Из текста ISO 9001:2015 предельно ясно, что у компании, которая внедряет норматив есть выбор принять решение о взятии риска и не предпринимать ничего, если это признано целесообразным.

Следующий концепт, которым прирастает с выходом ISO 9001:2015 стандарт, играет огромную роль во внедрении мер снижения рисков.

Среда организации

Изменения не плохие и не хорошие сами по себе. Риском или возможностью изменение становится исходя из его влияния на запланированные результаты и намеченные выходы. Степень, с которой результат изменений может быть запланирован, при учете внешних и внутренних аспектов, оказывающих влияние на систему менеджмента качества, и определяет материализуется ли изменение в качестве непредвиденной проблемы или станет отчетливой возможностью. Стандарт четко направляет организацию рассмотреть вопрос о целях изменений, потенциальных последствиях, доступности ресурсов, распределения ответственности и полномочий за изменения.

Несмотря на то, что напрямую изменения посвящен лишь один раздел, управление изменениями в ISO 9001:2015 пронизывает многие элементы СМК по модели ISO. Обновленная редакция весьма близка к тому, чтобы дать компаниям «рыбу» системы управления изменениями: решить, что должно быть сделано; решить, кто будет за это отвечать; делегировать полномочия; обеспечить ресурсы; выполнить план; проверить результаты, - все при постоянном учете внешних и внутренних факторов, которые могут повлиять на организацию и, таким образом, на план.

Цели в области качества

Что касается целей в области качества, то в них и подавно нет никакой новизны. Что привносит нового ISO 9001:2015, так это руководство по вопросу о достижении поставленных целей. Если точнее, то обновленный норматив устанавливает: что именно нужно сделать для достижения цели, оказываются затронутыми такие вопросы, как ресурсы, ответственность, сроки, методы оценки результатов.

На мой взгляд, эти изменения окажут крайне позитивное влияние и, может статься обратят цели, которые на поверку оказываются пустыми декларациями, в живую формулировку приоритетов, к которым на самом деле движется компания. «Это наш текущий статус. Вот где мы хотим быть. Это то, что мы будем делать, чтобы попасть туда». Новые акценты, которые ISO 9001:2015 расставляет в вопросе целей в области качества делают эффективными требования по распространению среди сотрудников информации о целях. Просто, то, как данная проблематика освещена в ISO 9001:2015 делает практически невозможной не распространять эту информацию. Чем больше людей вовлечены в СМК, тем более интенсивное движение в желаемом направлении вы будете наблюдать.

Документированная информация

Это очень «круто», насколько вообще можно сказать «круто» про стандарт. Я, вообще-то, очень переживала, с чем мы столкнемся с этой «документированной информацией », но, кажется, я вижу свет в конце тоннеля. Вам, наверняка, хорошо знакомы модули для испытаний и формы закупок из вашей ERP системы, вместе с техническими индикаторами (min/max levels, - ред.), управлением складом, «Crystal Reports» (элемент SAP, - ред.), Гербер файлы, файлы «Solid Works», EDI-транзакции, продажи электронной коммерции, электронные письма, цифровые фотографии? Вы знаете, все формы и документы, которые вы используете ежедневно и работа с которыми происходит не совсем гладко, есть ли простые и понятные записи и документы? «Вся эта ерунда» - это и есть документированная информация. Просто, вы получите большую гибкость в том, как вы управляете информацией. Не надо будет засовывать «квадратные колышки» в «круглые отверстия» только для того, чтобы сертификационный аудитор был счастлив (Впрочем, нужно отметить, что кроме шести обязательных процедур и раньше была обеспечена гибкость, но только в том смысле, что прежняя редакция появилась задолго до того, как большая часть из перечисленных элементов ERP и делопроизводства стали мэйнстримом, можно так сказать, что стандарт был бесполезен в этих аспектах).

Различие между записями и документами в ISO 9001:2015 не исчезает. Стандарт дает одну необычайно полезную подсказку. Все, что раньше называлось документами нужно «поддерживать в рабочем состоянии» (maintain, - ред.). А то, что относилось к записям нужно по ISO 9001:2015 сохранять (retained, - ред.). Просто запомните, что документы описывают, какую работу вы выполняете, а записи фиксируют, что уже сделано. Например, процедура - это живой документ, который периодически нужно редактировать, когда ситуация этого требует и «поддерживаться в рабочем состоянии». Формы заказов на закупку или продаж представляют собой записи того, что уже произошло. Эти записи сделаны по факту и их нужно «сохранять». Будет правильным сказать, что сегодняшние документы - это в будущем записи, скажем, старая процедура архивируется и становится записью о том, как вы делали что-нибудь.

Я считаю, что произведенные в ISO 9001:2015 изменения и усовершенствования будут иметь огромный положительный эффект для компаний. Понадобится ли много усилий, чтобы внедрить их в практику? Да, конечно. Проблема заключается в том, чтобы преодолеть затруднения и научиться управлять изменениями, чтобы наслаждаться открывающимися возможностями. Почти как раскусывать конфетку «Tootsie Roll Pop», чтобы добраться до шоколадной сердцевины. Ну, может не так «круто».

Перевод: сотрудник Центра по сертификации и лицензированию «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Читать на сайте 1CERT.RU

December 2nd, 2014 , 06:35 pm

В пункте 4.2.1 стандарта ISO 9001:2008 говорится, что для системы менеджмента качества (СМК, - ред.) необходимы Политика в области качества, Цели в области качества , Руководство по качеству , а так же документированные процедуры, требуемые стандартом . Необходимые документированные процедуры перечислены в пунктах 4.2.3 «Управление документацией», 4.2.4 «Управление записями», 8.2.2 «Внутренние аудиты (проверки)», 8.3 «Управление несоответствующей продукцией», 8.5.2 «Корректирующие действия», 8.5.3 «Предупреждающие действия». Проект ISO 9001:2015 использует термин «документированная информация» для обозначения сразу и документов, и записей . Нужно смотреть на требование в контексте, чтобы понять: что именно требуется в конкретном случае. Например, подпункт 4.3 устанавливает, что область применения системы менеджмента качества должна быть доступна как «документированная информация» - подразумевается документация, а не записи. Кстати, раздел, посвященный вопросу об области применения СМК - это все, что осталось от положений, касающихся Руководства по качеству из действующей редакции. Пункт 5.2 проекта ISO 9001:2015 утверждает, что Политика организации в области качества должна быть доступна в качестве «документированной информации», то же самое сказано в пункте 6.2 по поводу целей в области качества.

зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

В трех федеральных законах дается понятие документированной информации. В одном случае (в узком смысле слова) документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (ст. 2 Закона об информации). В другом (в широком смысле слова) - под документом понимается материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", ст. 2 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ "О библиотечном деле").

Классификация информации

Информация может классифицироваться по разным основаниям. В информационном праве основными критериями, по которым классифицируют информацию, принято считать два:

а) по роли, в которой информация выступает в правовой системе - правовая и неправовая информация (информация, которая является объектом правоотношений);

б) по уровню доступа к информации – открытая информация и информация ограниченного доступа (государственную тайну и конфиденциальную).

При классификации информации по ее роли в правовой системе под правовой информацией подразумевают весь массив нормативных правовых актов и тесно связанных с ними справочных, нормативно-технических и научных материалов, создающихся в результате правотворческой, правоприменительной и правоохранительной деятельности.

Нормативная правовая информация создается в процессе правотворческой деятельности и содержится в нормативных правовых актах.

Нормативный правовой акт - это официальный письменный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Это может быть как постоянно действующий, так и временный акт, рассчитанный на четко установленный срок, определяемый конкретной датой или наступлением того или иного события.

К числу нормативных правовых актов в нашей стране относятся законы, указы Президента, постановления Правительства, иные нормативные документы государственных органов.

Важной чертой системы нормативных правовых актов является ее иерархическое строение, в соответствии с которым каждый акт занимает свою ступеньку на иерархической лестнице и находится в соподчиненности с другими актами, то есть соотношение актов характеризуется верховенством одних актов над другими.

На место нормативного акта в системе указывает его юридическая сила - свойство акта порождать определенные правовые последствия. Юридическая сила акта зависит от положения органа, издавшего этот акт, в системе органов государства и его компетенции. Акты вышестоящих органов, таким образом, обладают большей юридической силой по отношению к актам нижестоящих органов. Следовательно, акты нижестоящих государственных органов должны соответствовать актам вышестоящих органов и не могут им противоречить.

Рассмотрим подробнее виды нормативных правовых актов РФ и их место в иерархической системе.

Закон - нормативный правовой акт, принимаемый органом законодательной власти или непосредственно народом путем референдума, обладающий высшей юридической силой и содержащий первичные правовые нормы по вопросам регулирования наиболее значимых общественных отношений. Законы РФ подразделяются на:

Конституцию РФ;

Федеральные конституционные законы;

Федеральные законы (в том числе кодексы).

Высшую юридическую силу имеет Конституция РФ, принятая всенародным голосованием. Конституция РФ - основополагающий закон и правовая основа законодательства РФ.

В соответствии с Конституцией и по вопросам, предусмотренным ею, принимаются федеральные конституционные законы. Они посвящены правовым основам общественного и государственного строя.

Федеральные конституционные законы не могут противоречить Конституции Российской Федерации.

Федеральные законы - это акты текущего законодательства, которые регулируют отношения в различных сферах жизни общества: в экономике, политике, культуре, финансах и т.п. В правовой литературе такие законодательные акты также называют обыкновенными законами.

Федеральные законы не могут противоречить не только Конституции РФ, но и федеральным конституционным законам.

Среди законов важное место занимают кодифицированные акты - кодексы.

Кодекс - это единый, логически и юридически цельный закон, который обеспечивает обобщенное и системное регулирование определенной группы общественных отношений.

В России приняты и действуют кодексы практически по всем основным отраслям законодательства: Гражданский кодекс РФ, Уголовный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Арбитражный процессуальный кодекс РФ, Уголовно-процессуальный кодекс РФ и другие.

Кодекс, являясь федеральным законом, формально имеет с остальными законами одинаковую юридическую силу. Однако по сути отраслевой кодекс возглавляет соответствующую отрасль законодательства и занимает центральное место в системе законов, регулирующих данную область общественных отношений. Все другие законы и иные нормативные акты данной отрасли группируются вокруг него. В некоторых кодексах содержится прямое указание на то, что правовые нормы, регулирующие данную область общественных отношений, не могут противоречить нормам, установленным кодексом.

Так, например, в п. 2 ст. 3 Гражданского кодекса РФ закреплено правило, согласно которому нормы гражданского права, содержащиеся в других законах, должны соответствовать настоящему Кодексу. Аналогичное положение содержит и ст. 1 Налогового кодекса РФ - федеральные законы о налогах и сборах принимаются в соответствии с настоящим Кодексом.

К числу законов относятся также конституции республик, входящих в состав Российской Федерации, уставы иных субъектов РФ, а также законы, принимаемые законодательными органами субъектов Российской Федерации. Эти нормативные акты распространяют свое действие на территорию принявшего их субъекта РФ.

Подзаконные нормативные акты - это нормативные правовые акты, издаваемые на основе и во исполнение законов органом государственной власти в пределах своей компетенции.

Они могут конкретизировать нормы законов или устанавливать новые нормы, но при этом должны соответствовать законам и не противоречить им. Подзаконные акты являются средством реализации законодательных норм. Они, в свою очередь, также выстраиваются в иерархическую систему в зависимости от положения и компетенции органа, издавшего подзаконный акт. Ведущая роль в системе подзаконных актов РФ принадлежит актам Президента РФ.

Акты Президента РФ принимаются в форме указов и распоряжений и не могут противоречить Конституции РФ и законам РФ. Нормативные правовые акты Президента принимаются, как правило, в форме указов.

Акты Правительства РФ принимаются в форме постановлений и распоряжений, которые не могут противоречить Конституции РФ, законам РФ, актам Президента РФ. Акты Правительства РФ имеют большую силу по отношению к актам федеральных органов исполнительной власти и актам местных органов. Нормативные правовые акты Правительства принимаются, как правило, в форме постановлений.

Акты федеральных органов исполнительной власти (так называемые ведомственные акты) могут издаваться на основе и во исполнение Конституции РФ, законов РФ, указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ. К таким актам, например, относятся приказы, инструкции и т.д.

Следующие ступени в иерархии нормативных правовых актов занимают нормативные правовые документы субъектов Российской Федерации и муниципальных образований.

Важное место в российской правовой системе занимают международные и внутригосударственные договоры.

Международный договор - это соглашение, заключенное Российской Федерацией с иностранным государством (или государствами) либо с международной организацией и регулируемое международным правом. Международный договор регулирует отношения Российской Федерации с иностранным государством или международной организацией.

В соответствии с Конституцией РФ (ст. 15) международные договоры Российской Федерации являются составной частью ее правовой системы. Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные законом, то применяются правила международного договора.

Внутригосударственный договор регулирует отношения между Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации, а также между различными субъектами РФ по вопросам, представляющим для сторон взаимный интерес (разграничение предметов ведения и полномочий между Российской Федерацией и субъектами РФ, совместная деятельность в экономической области и т.п.).

Кроме нормативных правовых актов, существуют иные правовые акты, которые, порождая определенные правовые последствия, не содержат в себе правовых норм.

К ненормативной правовой информации можно отнести:

Правоприменительные акты, содержащие информацию применения права;

Акты официального толкования, дающие разъяснения нормативной правовой информации.

Правоприменительные акты - это правовые акты, принимаемые полномочными органами государственной власти или должностными лицами, содержащие обязательные для определенного круга лиц предписания по конкретным вопросам (решение о строительстве завода, о присвоении званий, по кадровым вопросам, решение суда по конкретному делу и т.п.).

В отличие от нормативной правовой информации правоприменительные акты содержат информацию, адресованную не любому лицу, органу или организации. Они могут относиться либо к индивидуально определенному, конкретному субъекту правоотношения, регулируемого данным актом (например, приказ о назначении на должность, протокол об административном правонарушении), либо же иметь определенный общий характер, создавая цепь правоотношений, в которых участвуют многие субъекты в связи с исполнением конкретного предписания (решение о реконструкции здания библиотеки, о создании архивного фонда). Акты применения права действуют только в рамках конкретного случая и утрачивают силу с прекращением отношений, ими регулируемых.

Акты официального толкования - это официальные юридические акты, разъясняющие действительный смысл и значение нормы права и действующие в единстве с самой этой нормой.

Иными словами, это такие акты, в которых дается официальное разъяснение действующих правовых норм, но новые нормы не устанавливаются.

К актам толкования можно отнести решения Конституционного Суда РФ, руководящие разъяснения Пленума Верховного Суда РФ, Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ и др..

К ненормативной правовой информации относятся также судебная, уголовная, прокурорская и др. статистика, комментарии к законодательству, законопроекты и иные проекты нормативных правовых актов, информация о гражданско-правовых отношениях, оперативно-розыскная информация и иные сведения и материалы.

По уровню доступа информацию подразделяют на общедоступную и информация ограниченного доступа (конфиденциальную).

Согласно Федеральному закону от 06 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»:

конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определённой информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия её обладателя.

По виду информации ограниченного доступа различают государственную тайну и конфиденциальную информацию.

Государственная тайна – это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Согласно упомянутому Указу Президента РФ № 188 к конфиденциальной информации (к сведениям конфиденциального характера) относятся:

сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. N 119-ФЗ "О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства" и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации;

служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна );

сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее);

сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна );

сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.

Согласно п. 11 ст. 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Рассмотрим нормы, устанавливающие порядок документирования информации. В ч. 2 ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» отмечается, что документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

В общем случае для решения таких задач, как

Регистрации форм документов,

Упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

Сокращения количества применяемых форм,

Исключения из обращения неунифицированных форм документов,

Обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации,

Контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления,

Рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов,

используется Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ОКУД представляет собой составную часть Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации.

На организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОКУД для класса 0200000), распространяется Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти устанавливает Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Например, при подготовке документов Типовой инструкцией рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше. Рекомендуется также использовать шрифты Times New Roman № 12 для оформления табличных материалов, № 13, 14, 15 – для всего текста.

Типовая инструкция регламентирует требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов. В типовой инструкции приведены особенности подготовки и оформления отдельных видов документов федеральных органов исполнительной власти: приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, протокол, служебное письмо, а также правила оформления документов. Этой же инструкцией регламентируются организация документооборота и исполнения документов, поисковая система по документам, контроль исполнения документов, организация документов в делопроизводстве и порядок передачи документов на хранение в архив.

Инструкция, устанавливающая систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан в центральном аппарате и подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, утверждена приказом МВД РФ от 4 декабря 2006 года «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации» (в ред. Приказов МВД РФ от 02.04.2007 N 318, от 21.11.2008 N 1006, от 09.12.2008 N 1075).

Согласно ч. 3 ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации», электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Рассмотрим право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах. В ч. 1 ст. 13 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» указывается, что информационные системы включают в себя:

1) государственные информационные системы - федеральные информационные системы и региональные информационные системы, созданные на основании соответственно федеральных законов, законов субъектов Российской Федерации, на основании правовых актов государственных органов;

2) муниципальные информационные системы, созданные на основании решения органа местного самоуправления;

3) иные информационные системы.

Физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования.

Российская Федерация и субъекты Российской Федерации являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, а также полученных путем иных установленных законом способов.

Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. При этом собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Государственные информационные системы создаются с учетом требований, предусмотренных Федеральным законом от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".

Информационные ресурсы, являющиеся собственностью организаций, включаются в состав их имущества в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации. Информационные ресурсы, являющиеся собственностью государства, находятся в ведении органов государственной власти и организаций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государственного имущества. Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством Российской Федерации, в том числе он имеет право:

Назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами или оперативное управление ими;

Устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

Определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Право собственности на средства обработки информации не создает права собственности на информационные ресурсы, принадлежащие другим собственникам. Документы, обрабатываемые в порядке предоставления услуг или при совместном использовании этих средств обработки, принадлежат их владельцу. Принадлежность и режим производной продукции, создаваемой в этом случае, регулируются договором.

Формирование государственных информационных ресурсов осуществляется гражданами, органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и общественными объединениями. Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации формируют государственные информационные ресурсы, находящиеся в их ведении, и обеспечивают их использование в соответствии с установленной компетенцией.

Рассмотрим категории информации по уровню доступа к ней. Согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации», к общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен.

Частью 4 ст. 8 указанного Федерального не может быть ограничен доступ к:

1) нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

2) информации о состоянии окружающей среды;

3) информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

4) информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

5) иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных статьей 11 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации».

В соответствии со ст. 11 указанного Федерального закона перечни персональных данных, включаемых в состав федеральных информационных ресурсов, информационных ресурсов совместного ведения, информационных ресурсов субъектов Российской Федерации, информационных ресурсов органов местного самоуправления, а также получаемых и собираемых негосударственными организациями, должны быть закреплены на уровне федерального закона. Согласно этой статье персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускаются сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения.

Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.

Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Ответственность за неправомерную деятельность органов государственной власти и организаций по сбору персональных данных установлена в главе 15 Федерального закона «О персональных данных» №-152 ФЗ.

Рассмотрим порядок правовой защиты информации. В соответствии с ч.1 ст. 16 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:

1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;

2) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа,

3) реализацию права на доступ к информации.

Согласно ч. 2 ст. 16 этого Федерального Государственное регулирование отношений в сфере защиты информации осуществляется путем установления требований о защите информации, а также ответственности за нарушение законодательства Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации.

Обладатель информации, оператор информационной системы в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, обязаны обеспечить:

1) предотвращение несанкционированного доступа к информации и (или) передачи ее лицам, не имеющим права на доступ к информации;

2) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации;

3) предупреждение возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка доступа к информации;

4) недопущение воздействия на технические средства обработки информации, в результате которого нарушается их функционирование;

5) возможность незамедлительного восстановления информации, модифицированной или уничтоженной вследствие несанкционированного доступа к ней;

6) постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности информации.

Органы государственной власти и организации, ответственные за формирование и использование информационных ресурсов, подлежащих защите, а также органы и организации, разрабатывающие и применяющие информационные системы и информационные технологии для формирования и использования информационных ресурсов с ограниченным доступом, руководствуются в своей деятельности законодательством Российской Федерации.

Организации, обрабатывающие информацию с ограниченным доступом, которая является собственностью государства, создают специальные службы, обеспечивающие защиту информации. Собственник информационных ресурсов или уполномоченные им лица имеют право осуществлять контроль за выполнением требований по защите информации и запрещать или приостанавливать обработку информации в случае невыполнения этих требований. Собственник или владелец документированной информации вправе обращаться в органы государственной власти для оценки правильности выполнения норм и требований по защите его информации в информационных системах.

Обязательный экземпляр документа как разновидность документированной информации. Политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии определяет Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ.

Приведем перечень терминов, содержащийся в ст. 1 упомянутого Федерального закона.

Обязательный экземпляр документов (обязательный экземпляр) - экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом.

Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.

Экземпляр - образец тиражированного документа, идентичный оригиналу.

Система обязательного экземпляра - совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования.

Обязательный бесплатный экземпляр - экземпляры различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом

Обязательный платный экземпляр - экземпляры различных видов документов, подлежащие передаче за плату их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом.

Обязательный бесплатный федеральный экземпляр - экземпляры различных видов документов, изготовленных на территории Российской Федерации, за ее пределами по заказу организаций и отдельных лиц, находящихся в ведении Российской Федерации, а также документов, импортируемых для общественного распространения на территории Российской Федерации, которые подлежат безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом.

Обязательный экземпляр субъекта Российской Федерации - экземпляры различных видов изготовленных на территориях субъектов Российской Федерации документов, которые подлежат передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом.

Обязательный бесплатный экземпляр муниципального образования - экземпляры различных видов изготовленных на территории города, района документов, которые подлежат безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом

Производитель документов - юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель, редакция средства массовой информации, производитель фонограммы, производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, и иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра).

Получатель документов - юридическое лицо, наделенное правом получения, хранения и общественного использования обязательного экземпляра на безвозмездной или возмездной основе.

Национальный библиотечно-информационный фонд документов Российской Федерации - собрание всех видов обязательного экземпляра, комплектуемое на основе обязательного бесплатного экземпляра, распределяемое между книжными палатами, библиотеками, органами научно-технической информации, предназначенное для постоянного хранения и общественного использования.

Согласно ст. 3 упомянутого Федерального закона, его действие распространяется на производителей и получателей обязательного экземпляра, включая организации, распределяющие обязательный экземпляр.

Целями формирования системы обязательного бесплатного экземпляра в соответствии со ст. 4 этого Федерального закона являются:

Комплектование полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации как части мирового культурного наследия;

Осуществление государственного библиографического учета;

Организация его постоянного хранения в национальных фондохранилищах документов Российской Федерации;

Использование его в информационно-библиографическом и библиотечном обслуживании потребителей;

Государственная регистрация (библиографическая и статистическая) отечественных документов, подготовка государственной библиографической (текущей и ретроспективной) и статистической информации;

Подготовка и выпуск национальных и региональных сводных каталогов, сигнальной и реферативной информации;

Информирование общества о документах всех видов;

Формирование комплекта местных документов и краеведческих фондов.

К целям формирования обязательного платного экземпляра относятся:

Комплектование фондов библиотек и органов научно-технической информации отечественными документами;

Равномерное распространение обязательного экземпляра между получателями отечественных документов на территории Российской Федерации;

Полнота и оперативность доставки отечественных документов получателям.

В соответствии со ст. 5 упомянутого Федерального закона следующие виды документов входят в состав обязательного бесплатного экземпляра и обязательного платного экземпляра:

издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания) - издания, прошедшие редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленные, имеющие выходные сведения;

издания для слепых и слабовидящих - издания, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, рельефно-графические издания, «говорящие книги», крупношрифтовые издания для слабовидящих, электронные издания для слепых (адаптированные издания для чтения людьми с нарушенным зрением при помощи брайлевского дисплея и синтезатора речи);

официальные документы - документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер;

аудиовизуальная продукция - кино-, видео-, фоно-, фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей;

электронные издания - программы для электронных вычислительных машин и базы данных, а также электронные документы, прошедшие редакционно-издательскую обработку, имеющие выходные сведения, тиражируемые и распространяемые на машиночитаемых носителях;

неопубликованные документы - документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (диссертации, отчеты о научно-исследовательских, об опытно-конструкторских и о технологических работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы);

патентные документы - описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности.

Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов» регламентируются права и обязанности производителей документов, а также обязанности получателя обязательного экземпляра документов.

Согласно ст. 10 указанного Федерального закона, производители документов доставляют один обязательный бесплатный экземпляр неопубликованных документов в зависимости от их вида в соответствующие органы научно-технической информации и библиотеки. Производители документов доставляют во Всероссийский научно-технический информационный центр федерального органа исполнительной власти по вопросам промышленности, науки и технологий обязательный бесплатный экземпляр:

Отчетов о научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах в тридцатидневный срок со дня их утверждения;

Алгоритмов и программ в тридцатидневный срок со дня окончания их разработки;

Диссертаций в тридцатидневный срок со дня их защиты и присуждения ученой степени.

Производители документов в тридцатидневный срок доставляют в Российскую государственную библиотеку обязательный бесплатный экземпляр диссертаций после их защиты и присуждения ученой степени по всем отраслям знания (за исключением медицины и фармацевтики); в Государственную центральную научную медицинскую библиотеку - обязательный бесплатный экземпляр диссертаций по медицине и фармацевтике.

Производители документов в десятидневный срок доставляют в Институт научной информации по общественным наукам Российской академии наук обязательный бесплатный экземпляр депонированных научных работ по общественным наукам после вынесения соответствующим ученым или редакционно-издательским советом решения о депонировании.

Производители документов в десятидневный срок доставляют во Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук обязательный бесплатный экземпляр депонированных научных работ по естественным, точным наукам и технике после вынесения соответствующим ученым или редакционно-издательским советом решения о депонировании.

Органы государственной власти Российской Федерации и органы государственной власти субъектов Российской Федерации в соответствии со ст. 11 упомянутого Федерального закона доставляют в Парламентскую библиотеку Российской Федерации после утверждения и регистрации (простановки регистрационного номера и гербовой печати) по два обязательных бесплатных экземпляра официальных документов, которые включаются в списки рассылки документов несекретного характера.

Согласно ст. 13 этого же Федерального закона, производители документов доставляют в Межотраслевой научно-исследовательский институт «Интеграл» один обязательный бесплатный экземпляр программ для электронных вычислительных машин и баз данных, входящих в состав электронных изданий самостоятельными изданиями.

Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среду.

Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал.

Информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей организации.

Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информационных потребностей организации. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: Научная книга, 1998. С.123.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.

Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов.

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований.

Для историка документ ценен прежде всего той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде - почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Такое внимание к форме имеет для историка как эмоциональный ("дух времени"), так и практический смысл. Ему приходится иметь дело с документами разных эпох, а внешние особенности достаточно точно отражают время, а порой и обстоятельства их создания. Отсюда и толкование документа, прежде всего как материального носителя с зафиксированной на нем информацией о прошлом.

В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр. Кроме того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь как официальная информация с реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать и учитывать.

У архивиста основные задачи - сохранить документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.

Юрист, как и историк, является потребителем документов, хранимых в архиве. Но его они интересуют в случае конфликта, участники которого преследуют противоположные интересы. В этом случае критическое значение приобретает вопрос о подлинности. Поэтому юридическая ценность документа тем выше, чем труднее его подделать или исказить. Сам документ для юриста - это, прежде всего информация, подлинность которой удостоверена и не может быть оспорена.

Наконец, для специалиста в области информационных технологий информация - это товар, который он должен доставить по назначению, а также предоставить пользователю возможность свободно обращаться с этим товаром, быстро и эффективно изменять его или, наоборот, обеспечивать неизменность и надежную сохранность. Само понятие "документ" употребляется здесь, скорее, по традиции и выполняет чисто учетную функцию. В любом случае документ предстает как целостная и транспортабельная совокупность (порция) информации. Такое понимание ближе всего к делопроизводственному, но довольно далеко от исторического и юридического.

Возможность создания документов с помощью компьютера сильнее всего ударила по традиционным представлениям, свойственные историкам и архивистам, поскольку они предполагали связь документа с конкретным носителем. Эта связь потеряла смысл: документ создается в оперативной памяти компьютера, сохраняется на его же жестком диске, а затем в процессе обращения и хранения неоднократно перезаписывается на новые носители разных типов. А поскольку время и обстоятельства создания документа теперь не могут быть отражены в его форме, необходимо обеспечить их присутствие в содержании. Другими словами, электронный документ должен иметь более широкий круг реквизитов (метаданных) по сравнению с бумажным.

Юридическая трактовка документа также подверглась испытанию, поскольку информационные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляющие никаких следов на машинном носителе. Чтобы обеспечить достоверность информации, нужны дополнительные меры: подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции) и снабжение документа электронной цифровой подписью. При этом все равно сохраняется потенциальная возможность того, что защитные средства будут преодолены злоумышленником. Поэтому остро стоит вопрос о степени их надежности

Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:

1) документ -- материальный объект;
2) документ -- носитель информации;
3) документ -- документированная информация.

Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Длительная трансформация толкования термина «документ», первоначально полностью не соответствующего современным технологиям хранения и передачи информации, привела к легализации информационной трактовки данного понятия в Федеральном Законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г. № 24-ФЗ.

Согласно ст. 2 Закона под документированной информацией или документом (закон рассматривает эти понятия как равнозначные) понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где информация -- это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления).

Эта же формулировка приводится и в Федеральном Законе «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ, сохраняя жесткую взаимосвязь информации, содержащейся в документе, и материального носителя данной информации

Из легального термина «документированная информация (документ)», содержащегося упомянутых законах, вытекают три основных признака документа.

Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.

Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации. Городов О. Комментарий к ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". Спб.: Питер,2004. С.24.

Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)», по мнению В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования // НТИ. Сер. 1. Организация и методика информационной работы / ВИНИТИ. М., 1996. № 8. С. 2..

В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации. В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.

Не менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического развития. Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

В понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и элек-тронный архив / ВНИИДАД. М., 2000. С.8.

Таким образом, понятие "документированная информация" отличается существенно от понятия ""информация". Феномен документированной информации заключается в двуединстве информации и материального носителя, что в существенной мере определяет ее правовой режим.

Документированная информация в приведенном выше определении по сути дела есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности. Следует, однако, отметить, что документированная информация относится к вещам особого рода. Главное ее отличие от других вещей заключается в двуединстве информации и материального носителя, на котором она зафиксирована, из-за чего предъявляются особые требования к правовому режиму такой информации.

Создание информационного ресурса любого вида начинается с придания сведениям формы документа. Документированная информация, в свою очередь, может быть включена в состав любой информационной базы.

Нормативное обеспечение

Согласно положениям ФЗ № 149, документированная информация - это зафиксированные на материальном носителе сведения. Для идентификации данных или их источника используются определенные реквизиты.

Слово "документ" имеет латинские корни. В переводе оно означает "доказательство". В терминологическом словаре теории и практики от 1964 г. слово "документ" определяется как материальный объект, в котором содержится информация в зафиксированном виде.

Теоретическая база

В любом документе присутствует 3 элемента: содержание сведений, формы их предоставления и носитель документированной информации.

Изучение способов фиксации данных и признаков их носителей осуществляется в рамках такой дисциплины, как документоведение. Это научное направление исследует процессы архивирования, делопроизводства, документооборота. Основное внимание при этом уделяется регулированию формы традиционных документов, закреплению их реквизитов.

Особенности фиксации сведений

Документированная информация - это информация , содержащаяся на каком-то материальном носителе, по реквизитам которого можно идентифицировать сведения. В настоящее время существует множество способов закрепления сведений. Условно они разделены на несколько классов.

Бумажные документы представляют собой носители сведений, доступных для восприятия без использования дополнительных технических средств. Этот способ документирования считается наиболее распространенным.

В последнее время, однако, все большее распространение приобретают носители, информацию с которых можно получить только с помощью технических средств. Это могут быть электронные документы, видео-, аудиозаписи (файлы), закодированные сведения и пр.

Идентификация

Обязательным условием работы с данными является наличие реквизитов, по которым идентифицируется документированная информация.

Определение источника данных необходимо для сопоставления первоначального содержания носителя с содержанием документа, полученного пользователем. При необходимости в процессе изучения сведений устанавливается факт тождественности, совпадения данных.

Нормативное регулирование

Правовой режим документированной информации , порядок фиксации сведений федеральными исполнительными структурами устанавливается Правительством. Правила документооборота, делопроизводства, утвержденные другими госорганами, органами территориального самоуправления в рамках их компетенции, не должны противоречить положениям правительственных постановлений.

Государственная структура, осуществляющая нормативно-методическое регулирование документированной информации, - это Федеральное агентство по техрегулированию и метрологии. Ранее эти функции исполнял Госстандарт. В ходе реформ он был преобразован в Агентство.

Вопросы, касающиеся стандартизации документов, регламентируются положениями ФЗ № 184 "О техрегулировании". Межотраслевое руководство в организациях отнесено к компетенции Федерального архивного агентства. Отраслевое управление документационным обеспечением осуществляется соответствующими министерствами с учетом рекомендаций Архивного агентства.

Специфика идентификации

Существует несколько способов хранения документированной информации. Определение конкретного варианта зависит от специфики отрасли, в которой используются сведения.

Данные могут быть представлены в электронной форме и храниться в специализированных базах. В такой ситуации идентификация имеет некоторые особенности. Они состоят в том, что достоверность сведений должна подтверждаться владельцем базы данных или уполномоченным должностным лицом.

Существуют и другие способы подтверждения достоверности документированной информации. Эта информация может быть, в частности, заверена цифровой подписью. Электронный документ, подтвержденный электронной подписью или аналогом собственноручной росписи, признается равнозначным бумажному. Исключения могут устанавливаться в федеральных законах или других нормативных актах.

Информационные ресурсы

Они считаются объектами отношений юрлиц, граждан и государства. Существующий обеспечивает защиту данных.

Нормативное регулирование осуществляется правовыми положениями, закрепляющими:

Правила документирования сведений.
Право собственности на документы и их массивы, в том числе в информсистемах.
Категорию данных по уровню доступа к ним.
Порядок обеспечения защиты информации.

Информресурсы создаются госорганами любого уровня, хозяйствующими субъектами, общественными объединениями, учреждениями, физлицами. Каждый субъект формирует тот или иной ресурс для своих целей и использует документированную информацию. Это могут быть производственные, управленческие, просветительские, научные цели.

Информресурсы существенно отличаются друг от друга по объему. Одни представлены несколькими справочниками, другие - крупными библиотечными фондами. Кроме того, существует классификация по способу организации и порядку предоставления данных.

Государственные информресурсы

РФ, регионы и муниципалитеты являются собственниками используемой в таких ресурсах документированной информации. Эти сведения накапливаются, создаются, приобретаются преимущественно за счет бюджетных средств.

Государственными информресурсами управляют госорганы и структуры территориального самоуправления в рамках предоставленных им полномочий.

Государство обладает правом использования, выкупа документированной информации. Эта возможность реализуется в случаях, когда сведения, принадлежащие другим субъектам (юрлицам или гражданам), относятся к гостайне, а также в иных случаях, предусмотренных законом.

Обязательный экземпляр как вид документированной информации

Обязательным называют экземпляр тиражированного документа, подлежащий передаче производителем в соответствующую организацию. Документом в этом случае признается материальный носитель, содержащий информацию. Она может быть представлены в форме текста, фонограммы, иллюстрации либо их сочетания. Экземпляром выступает образец документа, идентичный подлиннику.

Для этой разновидности документированной информации правовой режим закрепляется в ФЗ № 77. Нормативный акт определяет государственную политику по созданию обязательных экземпляров как ресурсной базы для комплектования национального библиотечного фонда и развития системы библиографии. В Законе предусмотрены правила обеспечения сохранности носителей сведений, особенности их публичного использования.

Получатели

Обязательные экземпляры распределяются между юрлицами, обладающими правом хранения, получения, предоставления информации в пользование безвозмездно или платно. В качестве получателей выступают:

Книжная палата, Государственная, Научно-техническая и Национальная РАН, Сибирского отделения РАН, Дальневосточная научная библиотека. Эти учреждения получают издания.
Российская библиотека для слепых. В это учреждение поступают издания для людей, испытывающих проблемы со зрением.
Федеральный институт промсобственности. Этот орган получает патентные электронные документы.
Парламентская библиотека. В нее поступают официальные документы.
Федеральный фонд госстандартов, общероссийского классификатора технико-экономических данных и региональных/международных правил, рекомендаций и норм стандартизации иностранных государств.

Это далеко не весь перечень получателей. Существуют также специальные учреждения, в которые поступают видео-, аудиоинформация, программы для ЭВМ и пр. Для хранения документов в электронной форме в РФ созданы научно-технические центры. Они получают информацию по направлениям, соответствующим их спецификации.

Все эти организации регулярно публикуют информацию о поступивших к ним бесплатных обязательных экземплярах. Учреждения формируют национальный библиотечный фонд документов.

Доставка материалов, централизованное их распределение, уведомление потребителей производится в сроки, установленные законодательством и регламентами соответствующих организаций. Нарушение установленных предписаний создателями документов влечет административную ответственность.