Кто подписывает справку с места работы сотруднику. Справка с места работы: кому и зачем она нужна? Справка с места работы, если я не работаю

Часто работникам требуется справка с места работы, являющаяся документом, который носит информационный характер. Цели заявок работников на справки могут быть различными. Справка с места работы является подтверждением того факта, что субъект, получивший справку, действительно трудоустроен в названной организации и занимает определенную должность, из чего следует, что у работника имеется определенный доход (о чем будет информировать дополнительно запрошенная справка 2-НДФЛ). Рассмотрим порядок формирования справки с места работы.

Основание для предоставления справки с места работы

Процедура составления справки с места работы

Единой унифицированной формы справки с места работы нет, она пишется в свободной форме. Поэтому предприятие самостоятельно может разработать шаблоны справок. Допускается оформление справки как в печатной форме, так и в рукописной, важно, чтобы была указана вся необходимая информация. В настоящее время справки оформляются в основном на фирменном бланке предприятия, где отражаются уже все реквизиты предприятия. Если в организации справки пишутся не на фирменном бланке, то нужно отразить следующую информацию: полное наименование, адрес местонахождения, телефон.

В справке с места работы должна быть прописана следующее:

Информация о предприятии (полное наименование, адрес и телефон необходимы для того, если нужно будет подтвердить информацию)
Название документа (справка) с датой выдачи и номером, номер должен быть отражен в также и в журнале регистрации исходящей документации (регистрации справок).
Фамилия, имя, отчество работника полностью, которому выдается справка
Должность работника, в которой он трудится
Наименование предприятия, где он трудится (можно сокращенное наименование, так как уже должна быть отражена полная информация), местонахождение (например, если это филиал или обособленное подразделение)
Указать дату, с которой работник трудится в организации (не обязательно, так как организация, затребовавшая справку заинтересована в том, что на данный момент работник трудится)
При необходимости отражается размер оклада работника
Также отмечается информация для кого оформлена справка (чаще всего пишут: «по месту требования»)
Должность лица, выдавшего справку, его подпись и расшифровка
Ставится печать (если у предприятия она имеется, так как с 2016 года Федеральным законом от 06.04.15 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» можно отказаться от использования круглой печати).

Справка выдается работнику, на которого оформлена справка, так как в ней отражены персональные данные работника.

Пример справки с места работы

Сроки действия справок с места работы

Сроки действия справок с места работы не оговорены в нормативных документах, но исходя из того, что работник при увольнении отрабатывает 2 недели, то организация, затребовавшая справку по истечении 14 дней со дня выдачи может затребовать новую справку.

Типичные ошибки

Ошибка №1: Работник запросил справку о том, что действительно работает в организации. Справка была выдана, но работник утверждает, что нет. Можно ли выписать дубликат?

В отдел кадров часто обращаются сотрудники с просьбами выдать различные справки (например, сведения о среднем заработке или доходах). Некоторые справки должны оформляться в соответствии с унифицированной формой, а некоторые можно предоставить на бланке работодателя. Кроме того, важно соблюдать установленные правила оформления справки с места работы, чтобы избежать ответственности. О том, как правильно оформить справку, в течение какого времени ее выдать, расскажем в данной статье.

В статье читайте:

кто вправе обратиться за оформлением справки с места работы;
когда работодатель может отказать в выдаче справки;
при каких условиях справка действительна.

Когда выдается справка с места работы

Цель выдачи любой справки - подтверждение определенных фактов (например, сумма заработка, стаж, начисленные страховых взносы и т.д.). Обычно справки требуют представить на новом рабочем месте, в ФНС России, пенсионном фонде, суде или банке и т. д. Некоторые справки работодатель должен выдать в обязательном порядке, а некоторые только по письменному запросу сотрудника.

В день увольнения работодатель обязан выдать справку о сумме заработка за последние два года. Эту справку может запросить и бывший работник. Для этого он должен написать письменное заявление.

А по письменному запросу необходимо выдать сотруднику любую справку, содержащую сведения, которые может подтвердить работодатель. Вид справки зависит от места предоставления. Например, при оформлении опекунства или решении вопроса об усыновлении нужно представить справку с места работы о занимаемой должности и зарплате. А при получении кредита банк запросит справку по форме 2-НДФЛ ().

Кто вправе обратиться за справкой с места работы

Справка может потребоваться и бывшему работнику компании, например, для того, чтобы встать на учет в центр занятости. Работодатель должен выдать нужную справку не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему сотрудника.

Укажите в справке новую фамилию сотрудницы, если она представит подтверждающий документ

Иногда могут возникнуть сложности с выдачей справки, если бывшая сотрудница сменила фамилию. В этом заявлении необходимо уточнить фамилию на которую будет оформлен документ. Сотрудница приложит документы, подтверждающие смену фамилии, то в справке можно указать новые данные. Если же соответствующие документы не будут приложены, то справка можно выдать только на старую фамилию.

Справка о стаже работы в организации. Оформляется, если нужно подтвердить факт работы в компании в течение определенного периода. Типовая форма справки законом не установлена, поэтому работодатель может составить ее на бланке организации.

Что грозит работодателю за отказ в выдаче справки

Если работодатель откажется предоставить необходимую справку, то ему грозит административный штраф. Кроме того, нельзя нарушать трехдневный срок выдачи справки, иначе работник будет вправе обратиться в суд за компенсацией морального вреда, и его требования, скорее всего, будут удовлетворены.

Отказ выдать справку по запросу госоргана также может привести к неблагоприятным последствиям. Работодателя могут оштрафовать. Причем, уплата штрафа не освободит работодателя от обязанности предоставить суду необходимые документы ().

Нормативная база

Важные выводы

Работодатель обязан по письменному запросу сотрудника выдать ему справку. Сделать это необходимо не позднее трех рабочих дней.
За справкой вправе обратиться не только сотрудник организации, но и бывший работник, а также сторонний госорган или организация, если они наделены таким правом.
Если законом установлена для справки унифицированная форма, то работодатель обязан ее соблюдать. Иначе справка будет считаться недействительной.

Вложенные файлы

Справка о характере и условиях труда по основному месту работы (бланк).doc
Справка с места работы, подтверждающая стаж работы сотрудника (бланк).doc
Справка с места работы с указанием зарплаты (бланк).doc

Доступно только подписчикам

Справка о характере и условиях труда по основному месту работы (образец).doc
Справка с места работы, подтверждающая стаж работы сотрудника (образец).doc
Справка с места работы с указанием зарплаты (образец).doc

Какие справки выдаются работникам

Как оформить справку

Какие сведения должны содержаться в справке

Как учитывать выданные справки

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ . Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ

Глава 23. Налог на доходы физических лиц

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

Наименование вида документа («справка»);

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Место составления документа;

Заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

Адресат;

Текст документа;

Отметка о наличии приложения (если оно имеется);

Подпись руководителя организации или его заместителя;

Оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

Место работы;

Должность или профессию (пример 1);

Стаж работы;

Размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

Выводы:

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

Работники, оформленные в хозяйствующих субъектах, имеют возможность согласно нормам трудового права обратиться в администрацию своего работодателя с просьбой о выдаче подтверждающего место работы документа. Справка с места работы выдается работающему на предприятии человеку в установленные сроки законодательством независимо от целей, для чего она предназначена. Ниже можно скачать образец документы для предоставления по месту требования и для получения визы.

Кадровая служба организации чаще всего работает с поступающими запросами о выдаче подтверждения занятости числящихся на предприятии людей.

Справка с места работы по месту требования используется для подтверждения факта занятости и получения работником дохода в определенных органах.

В ней указывается, где работает работник, по какой профессии и какой период. Поэтому данный документ является основным источником сведений для сторонних лиц о месте работы сотрудника, его профессии и стаже.

Куда чаще всего требуется справка с работы:

Запрашивают чаще всего справки органы соц защиты для установления соответствующих субсидий и пособий работнику, предоставлению его родным и близким иных гарантий, установленных законодательством (стипендий, бесплатного питания).
Справки с предыдущего места работы могут запрашивать новые работодатели. Они необходимы для подтверждения стажа и назначения пособия по больничному листу. В последнем случае должна составляться по строго установленной форме справка 182-н.
При поступлении на вторую работу внешнему совместителю необходимо своему второму работодателю предоставить справку, что он работает по основному месту работы в другой организации.
Это надо для объяснения отсутствия при поступлении на новое место трудовой книжки. Эти категории работающих также предоставляю справки со своего места работы для установления их право на отпуск вне очереди, так как он у второго работодателя должен совпадать с отпуском по основному месту работы.
Справки о зарплате работники часто берут для оформления кредита в банках.
При рассмотрении дела в суде работнику тоже может потребоваться справка от его работодателя, для подтверждения занятости и получения дохода.
С аналогичной целью справку с места работу у сотрудника компании могут запросить миграционная служба при оформлении загранпаспорта и визы в иностранных посольствах.

Виды справок

Условно все справки, выдаваемые сотрудникам можно подразделить на два вида:

Справки, подтверждающие его занятость на данном предприятии.
Справки, содержащие сведения о получаемых сотрудником доходах.

Очень важно при поступлении запроса от работника определять, какую информацию необходимо указывать в справке. Так как все запрашиваемые данные являются персональными и подлежат защите от разглашения. Поэтому в заявлении нужно требовать от работника указания, какую именно информацию нужно предоставить.

Справки с целью подтверждения занятости или стажа заполняются на основании данных о приеме на работу. Их основная цель подтвердить занятость, стаж работы, и профессию, по которой трудоустроен работник. Такие справки предоставляет работник в судебные органы, приставам, своему новому работодателю, при поступлении в образовательные учреждения.

Справки о зарплате выдаются бухгалтерией на основании сведений расчетных ведомостей. При поступлении запроса на оформление такой справки важно указывать в какой форме она должна быть и за какой период необходимо отражать в ней сведения.

Запросы таких документов чаще всего необходимы для соцзащиты о доходах, кредитных учреждений, для нового работодателя, для службы занятости, отдела ОФМС, для приставов и т. д.

При этом для центра занятости, банков и других получателей данных документов необходимо соблюдать строго определенную форму справки. Желательно тогда к заявлению работника о выдаче справки требовать приложения ее образца.

Кто выдает документ

Заявление о выдаче справки работник подает в кадровую службу хозяйствующего субъекта. В ней он обязательно указывает какую информацию необходимо указать в запрашиваемой документе.

Важно помнить, что с момента подачи заявления работником до момента выдачи ему на руки справки должно пройти не более трех дней. Именно этот период установлен ТК РФ.

Инспектор после получения согласия на разглашение ПД и заявления определяет, кто будет исполнять поступивший запрос.

Если в справке нужно указывать данные, которые заполняются на основании кадровых документов, то справку подготавливает специалист кадровой службы. При его отсутствии данную обязанность может выполнять делопроизводитель или бухгалтер.

Если запрашиваемая информация относится к получаемым работником доходам, то заявление передается в бухгалтерию, где подготовкой справкой занимается бухгалтер расчетного отдела.

Внимание! Составленная справка обязательно должна быть заверена печатью фирмы при ее наличии и визой руководителя компании. На справке может присутствовать подпись также специалиста, который подготавливал ее.

Сроки действия

Срок действия справки устанавливается тем субъектом, который ее запрашивает. В большинстве случаев срок действия справки устанавливается от двух недель до месяца.

Этот период считается достаточным, чтобы работник смог получить соответствующий документ своего работодателя и представить его по месту требования. При этом актуальность данных, содержащихся в справке будет сохранена.

Однако нужно учитывать некоторые моменты при установлении срока действия справки. Если запрашивается справка о текущих доходах работника, то при наступлении нового месяца, она потеряет свою актуальность, так как в ней будет отсутствовать информация о последнем месяце.

Работникам в таких случаях лучше всего обращаться к своему работодателю за подобными сведениями в начале следующего месяца, когда предыдущий период уже закрыт, и работодатель может выдать ему сведения о доходах в полном объеме.

Что необходимо для получения справки

Обычно, для получения справки от работника не требуется никаких дополнительных документов. Ему в этом случае достаточно обратиться с устной просьбой к руководителю, либо ответственному лицу.

Однако необходимо помнить, что непосредственно ТК требует, чтобы сотрудник подавал запрос на предоставление документов в письменной форме, обычно в формате заявления на имя руководителя.

К этому способу рекомендуется прибегать, если есть вероятность того, что работнику в выдаче справки по какой-либо причине может быть отказано. Однако с наличием написанного и зарегистрированного заявления, можно будет отстаивать свои права через трудинспекцию, либо суд.

Оформление заявлений также практикуется в крупных компаниях, с большим количеством сотрудников и серьезным документооборотом.

Поскольку в справке, которая будет оформлена для работника, будут присутствовать его персональные данные, ответственному сотруднику в момент выдачи рекомендуется самостоятельно запросить у него согласие на разглашение таких данных.

Это желательно делать даже в том случае, когда работник при подписывал общее и возможностях их разглашения.

Внимание! Поскольку каждая справка будет содержать какой-то уникальный набор информации, и каждый раз передаваться в новое место, лучше всего запрашивать согласие по каждому факту оформления документа.

Скачать образец справки

Образец оформления справки с места работы

По месту требования

Простая справка по месту требования является наиболее простым документом. К ней не предъявляется каких-либо особенных требований к оформлению и содержанию информации.

Часто работающие граждане обращаются к своему работодателю с просьбой выписать справки с места работы, которые им нужно предоставить в разнообразные места. ТК РФ обязует компании и предпринимателей при поступлении письменного заявления от их работников, выдавать подобные документы в трехдневный срок. В основном, это справка о зарплате и с места работы.

В компании справка с места работы по месту требования оформляется кадровой службой, а сведения о заработной плате - бухгалтерией.

Работники чаще всего просят выдать такой документ, как справка о средней заработной плате, который они предоставляют в КСЗТН для оформления субсидий, социальных пособий и других льгот. Также эти документы запрашивают кредитные учреждения при выдаче кредитов и займов. Банки часто просят этот документ составлять по форме 2-НДФЛ или на их собственном бланке.

При смене работы увольняющиеся сотрудники подают заявления о выдаче им справок и справки о сумме зарплаты за предыдущие два года. Они необходимы работнику, чтобы на новом месте пользоваться стандартными вычетами, и при необходимости ему правильно было начислено пособие по временной нетрудоспособности.

Сотрудники могут просить оформить им документы с места работы для подтверждения их занятости, должности и т. д. Как правило, это запрашивают государственные органы, судебные инстанции, приставы, миграционная служба при выдаче загранпаспорта и т.д. Их также требуют предоставить по месту работы от одного из родителей при оформлении пособий по рождению и уходу за детьми, так как эти суммы может получить любой из родителей.

Выдаваемая справка может одновременно содержать данные о профессии и сумме вознаграждения.

Независимо от места представления этого документа, желательно чтобы работник указывал, какие именно данные нужно включать в выдаваемый документ. После этого инспектору по кадрам обязательно надо взять с него согласие на разглашение персональных данных. В противном случае к организации могут быть применены установленные законом меры наказания.

Как написать справку с места работы по месту требования

Справка составляется на фирменном бланке компании. Ее можно выписывать в свободной форме, или же заполнять с помощью специализированных программ, которые формируют этот бланк по запросу автоматически. Главное требование, чтобы она включала все необходимые обязательные реквизиты.

Вверху документа указывается его наименование. Здесь же проставляется регистрационный номер справки.

На следующей строке записывается место и дача оформление справки.

Повествовательная часть бланка начинается с фразы «Дана». Затем указывается полностью Ф.И.О. работника в дательном падеже. Далее следует подтверждение, что сотрудник действительно числится у данного работодателя, при этом обязательно указывается его наименование, и должность согласно штатному расписанию и заключенному трудовому контракту. Желательно в этом же разделе записать реквизиты приказа о приеме на работу - номер и дату.

Также в бланке при необходимости нужно подтвердить настоящий статус работника, например, «Продолжает работать по настоящее время».

Обращаем внимание! Если справка предоставляется для получения детских пособий, в текст документа необходимо включить информацию о том выдавалось ли оно на предприятии работнику или нет. Если документ должен содержать данные о том, что работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то записывается имя и год рождения малыша.

Далее заполняется информация об адресате, куда документ будет направляться. Эти данные можно записывать внизу справки с места работы, или в самом начале документа, в правой верхней его части. В некоторых случаях допускается не вносить информацию о получателе справки. Тогда внизу документа указывается, что она предъявляется по месту требования.

Ниже бланк подписывает должностное лицо, которое его составляло с указанием профессии и Ф.И.О.

Очень часто информацию, содержащуюся справке, нужно заверять руководителю. Поэтому желательно для этого предусмотреть соответствующую строку. Для упрощения процедуры во многих документах присутствует только одна подпись директора компании.