Нормативные документы в делопроизводстве. План работы архива предприятия

Как известно, делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует :

Правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются :

Законодательные и правовые акты Российской Федерации;
- государственные и отраслевые стандарты;
- нормативные документы;
- государственные и отраслевые классификаторы;
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
- инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся :

Законы Российской Федерации;
- указы и распоряжения Президента;
- постановления и распоряжения Правительства;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) - как общественного, так и ведомственного характера;
- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов .

Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
- Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации».
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
- Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».
- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
- Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
- Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы , а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства :

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
- ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой.
- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов .

- Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);
b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

- Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций . Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

- Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

a) нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);
b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы - это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.

По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы :

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

- Документирование управленческой деятельности - включает положения, определяющие:

a) состав управленческих документов;
b) порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
c) оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
d) общие требования к составлению текстов управленческих документов.

- Организация работы с документами (управление документацией) - устанавливает принципы и порядок:

a) документооборота организации;
b) построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
c) контроля исполнения документов;
d) подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

- Механизация и автоматизация работы с документами .

- Организация службы документационного обеспечения управления .

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит :

Общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
- порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1.).

Рис.1 Структура нормативно-правовой базы делопроизводства

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Федеральный закон содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом..." (4.4, ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления.

1. основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

2. нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

3. нормативные документы по организации архивного хранения документов.

В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.

Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы "О Государственном гербе Российской Федерации", "О языках народов Российской Федерации", "Об участии в международном информационном обмене", "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров", "Об обязательном экземпляре документов", "Об электронной цифровой подписи", "О коммерческой тайне", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О бухгалтерском учете" и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Назовем также ряд Указов Президента РФ: "Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ", "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне"; постановлений Правительства РФ: "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности", "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации". Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов.

Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении. Вот эти документы:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие такой системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.). О перспективах развития документационного обеспечения управления в РФ см. п. 1.3.2.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, агентствах, службах.

Типовая инструкция, отражая определенную специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30–2003 в отношении требований к оформлению управленческой документации (см. ниже).

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"

от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов, на которые по мере необходимости в настоящем пособии будут делаться ссылки.

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30–2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению деловой документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст. (рис. 1.8). В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ р 6.30–97 и его предшественников ГОСТ 6.38–72 и ГОСТ 6.39–72.

Требования ГОСТ Р 6.30–2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документа ции (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011–93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

В свете вступившего в силу с 1 июля 2003 г. Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ , который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30–2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление органи-зационно-рапорядительной документации (нет выбора!), то добровольность не следует истолковывать как необязательность. Речь может идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30–97.

Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации. По мере необходимости на них будут делаться соответствующие ссылки.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия

Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.

Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:

для государственного архива:

· положение об архиве;

· положение о структурном подразделении архива;

· структура и штатное расписание архива;

· смета расходов архива на год;

для ведомственного архива:

· положение об архиве;

· инструкция о службе документационного обеспечения управления;

· должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.

К ним относятся:

для государственного архива:

· план работы архива на год;

· план научно-исследовательской работы архива на год;

· план научно-издательской работы архива на год;

· план работы структурного подразделения архива на год;

· индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;

· отчет о выполнении работы архива за год, полугодие, квартал;

· отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;

· отчет о выполнении плана работы сотрудника;

· табель учета рабочего времени работников архива.

для ведомственного архива:

· план работы архива на год;

· планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;

· планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;

· отчет о выполнении годового плана;

· дневник учета труда работников архива;

· табель учета рабочего времени работника архива.

План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия

Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

В архиве предприятия могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.

Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

План работы архива состоит:

· из введения;

· текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

· расчетной части;

· предложений.

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.

Учет документов в архиве организации - это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.

Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

Нормативно-методические документы по ДОУ

1. Федеральный закон от 01.01.2001 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации »

ГОСТЫ

ГОСТ Р. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации РФ: общие требования к построению, оформлению, изложению и содержанию стандартов. ГОСТ Р 515.11-2001 Печати с воспроизведением государственного герба РФ: форма, размеры и технические требования (с изменением №1 от 01.01.2001) ГОСТ Обложки дел длительного срока хранения. Технические условия.

* В соответствии с международными правилами в РФ стандарты ФЗ от 01.01.2001 «О техническом регулировании» признаны необязательными, а рекомендательными. Обязательным документом теперь является техническое условие (на стадии разработки)

3. ГСДОУ (ВНИИДАД, 1991г.) и ЕГСД (1975г.) – единственный норматив, определяющий основы технологии делопроизводства.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти – эталон структуры инструкции по дел-ву в любой организации.

5. Перечни документов со сроками хранения

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден в 2000г. Росархивом) Типовой перечень по научно-технической документации (утвержден в 1998г.) Перечень документов акционерных обществ со сроками хранения. Утвержден Постановлением ФКЦБ 14.07.2003 №03-33 п/с + ведомственные (отраслевые) перечни, например Перечень ЦБ РФ (2000г. 2-е издание)

6. Нормативы времени на различные виды управленческих работ (с кадрами, в бухгалтерии), в т. ч. на работу с документами :

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 01.01.2001 №72) Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы , утвержденные Постановлением Госкомтруда от 19.06.84 № 000/11 Нормы времени на работы по автоматизации архивной технологии и документационного обеспечения органов управления , утвержденные Постановлением Минтруда Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, утвержденные Постановлением Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 01.01.2001 № Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Утверждены постановлением Минтруда от 01.01.2001 №23. (впервые нормированы и расписаны работы на компьютере)

7. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден постановлением Минтруда в 1998г .

8. Типовое положение по ведению делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (1982г.)

9. Правила почтовой связи

10. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утвержден Постановлением Госкомстата от 01.01.2001 №26)

11. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002

12. Классификаторы

Основные определения

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Состав реквизитов, придающих документу юридическую силу: название учреждения – автора документа, регистрационный номер (иногда), подпись, гриф утверждения).

Делопроизводство (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Подлинник – первый и единичный экземпляр документа

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.

Стандартизация – деятельности по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Типовой формуляр – состав реквизитов, обязательных для данного вида документа.

Трафаретные тексты – тексты, в которых постоянная информация напечатана заранее и оставлены пропуски для индивидуальной информации, составляются для повторяющихся ситуаций. Унифицированные формы и трафаретные тексты составляют 98% всей служебной документации.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требования, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Формуляр документа – совокупность реквизитов, из которых состоит документ

Формуляр-образец – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов.

Понятия «информация» и «документ» и их взаимосвязь

Понятие «документ» теснейшим образом связано с понятием «информация», т. к. документ является её основным носителем. Слово «информация» происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С сер.20х гг. информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.

ФЗ об «Информации, инф-ии и защите инфы»: информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Определения документа

· Документ – письменный акт, служащий свидетельством какого-либо решения или действия, деловая бумага, относящаяся к канцелярскому делопроизводству (Малый энциклопедический словарь, издание Бронгауз - Ефрон, 1907)

· Документ

o юридически составленная законным порядком бумага, могущая служить доказательством чего-либо;

o письменное свидетельство, доказательство

o разг. паспорт, удостоверение личности (словарь иностранных слов, 1949г.)

· Документ – бумага, грамота (Словарь синонимов русского языка , 1960)

· Документ – облаченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие факта юридического значения (БСЭ, 2 издание)

· Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 1983г.)

· Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России)

· Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ об инфе, инф-ии и защите инфы)

Функции документа :

1. социальные (ежу понятно что это значит)

2. технические:

2.1 частные функции (ради которых создается документ в конкретном случае)

Управленческая (обладают все организационно-распорядительные документы)

Учета (обладают все первичные и сводные учетные документы)

Доказательства (могут выполнять все документы, имеющие юр. силу)

Исторического источника

Запечатления информации (информационная)

Коммуникативная (передача информации на расстояние и во времени)

Сохранения информации

Каждый документ выполняет все общие функции и одну частную, для которой он был создан.

ГОСТ Р.6.30-2003

Состав реквизитов:

государственный герб РФ (ФЗ о Государственном гербе РФ от 01.01.2001) герб субъекта РФ. эмблема организации или товарный знак код организации (по ОКПО) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) *в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами код формы документа (по ОКУД) наименование организации справочные данные об организации наименование вида документа (должно соответствовать ОКУД) дата документа (дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события) Записывают: 05.06.2003 или 05 июня 2003 г. или 2003.06.05 регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления или издания документа (только в том случае, если затруднено его определение по реквизитам №8 и №9) адресат – как оформляется…примеры:

Минюст России Генеральному директору АО «Электроцентромонтаж»

Департамент информатизации регионы» Главному бухгалтеру

и научно-технического обеспечения

Если адресуется в организацию или физическому лицу, указывается почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский ул. Садовая,

институт документоведения и архивного дела г. Липки, Киреевский р-н,

Профсоюзная ул., Москва, 117393 Тульская обл ., 301264

8. Копировально-множительное бюро : копирование документов, подготовка тиражей и учет выполняемой работы

9. Архив : подготовка документов к передаче из структурных подразделений в архив, контроль за формированием дел в структурных подразделениях, участие в разработке номенклатур дел организации, обеспечение хранения, учета и систематизации документов, находящихся в архиве, подготовка документов к передаче на гос. хран.

Положение о службе делопроизводства

Входит в состав УСОРД и имеет установленную структуру текста:

общие положения

Ø постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

Ø обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами

Ø сокращение документооборота, унификация форм документов

Ø разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ

функции: 3 группы:

Ø документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов, разработку бланков документов, составление документов, документирование работы совещаний, контроль за оформлением документов);

Ø работа с документами (прием, регистрация, доставка исполнителям документов, контроль за исполнением, отправка документов, разработка НД, формирование и хранение дел, организация работы архива);

Ø организационные виды работ (организация и обслуживание совещаний, организация приема посетителей, орг-я телефонных переговоров, совершенствование делопроизводства)

служебные связи

Есть Примерное положение о службе ДОУ в приложении к ГСДОУ

Должностные инструкции

Оформляется, используя те же реквизиты, что и на общем бланке: наименование организации, наименование документа, дата и место подготовки. Справа вверху – гриф утверждения. Заголовок к тексту согласуется в падеже с наименованием документа. Например, Должностная инструкция (кому?) менеджеру по персоналу. В конце д/и – виза ознакомления работника.

Формуляр ДИ и структура текста унифицированы (УСОРД). Разделы:

Ø Общая часть (общие сведения о должности, подчиненность, требования к образованию и опыту, какими документами в своей работе руководствуется);

Ø Основные задачи и функции (основные направления деятельности

Ø Должностные обязанности (перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение функций из 2го раздела. Чем детальнее – тем лучше);

Ø Права (полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к компетенции работника)

Ø Ответственность

Ø Взаимоотношения (связи по должностям)

Инструкция по делопроизводству

В каждой организации – индивидуальная. Можно списать из Типовой инструкции по дел-ву в органах исполнительной власти. Примерная структура текста:

Ø Общие положения;

Ø Подготовка и оформление документов

Ø Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Ø Разделы, описывающие этапы работы с документами

Организационно-распорядительные документы

1. Организационные документы

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию.

Есть еще положения и инструкции (см. выше)

2. Распорядительные документы

(приказы, распоряжения, постановления, решения – последние два вида издают коллегиальные органы). Текст распорядительного документа обычно состоит из двух частей – констатирующей (введение в рассматриваемый вопрос) и распорядительной (излагается в повелительной форме, например, Приказываю: а далее по пунктам конкретные действия). Заголовок кратко формулирует содержание документа, например, «О подготовке школ области к новому учебному году»

3. Информационно-справочные документы (справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма). Везде главное все правильно оформить, для чего см. выше рекомендации из ГОСТаДокументооборот – движение документов с момента их создания и получения до момента отправки или завершения исполнения. Правила организации:

Однотипные документы должны проходить один и тот же маршрут и подвергаться одним и тем же операциям; операции одинакового целевого назначения выполнятся однократно из движения документа должны быть исключены лишние инстанции любая операция имеет 3 документопотока: входящий, исходящий и внутренний.

Объем документооборота – количество документов, созданных за единицу времени (год)

Этапы работы с документами

1. Прием и первичная обработка документов

2. Распределение поступивших документов (к руководителю, в отделы, специалистам)

3. Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Цель: учет документов, контроль за исполнением, справочная работа. В регистрационную форму в соответствии с ГСДОУ обязательно вносятся сведения:

· название вида документа;

· дата документа;

· индекс документа (дата и индекс поступления документа);

· заголовок документа или его краткое содержание;

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения;

· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

4. Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Бывает: текущий и предупредительный. Контролю подлежат все документы, которые требуют исполнения. Функции службы ДОУ по контролю:

Постановка документов на контроль

Предупредительный контроль исполнителей

Проставление отметки об исполнении и снятие с контроля

Составление аналитических справок по документам, поставленным на контроль.

Информации, которая готовится службой ДОУ по контролю: инфа о причинах неисполняемости и о неисполненных документах.

5. Информационно-справочная работа

6. Отправка документов . Проверяется: наличие подписи, наличие даты и номера, наличие заголовка, правильность адресования, наличие адреса для разовых корреспондентов, наличие отметки об исполнителе, наличие всех страниц и приложений.

Хранение документов

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Цели создания:

по НД осуществляется формирование документов в дела; является учетным документом и дает сведения о том, сколько и каких дел заведено в каждом календарном году ; является пособием для проведения ЭЦД документов, т. е. для отбора документов на хранение и уничтожение является пособием для составления всех видов описей для сдачи документов в архив.

Для составления НД используется штатное расписание (структура) и типовые или примерные НД. (Типовые НД обязательны для использования, примерные носят рекомендательный характер). Подлинник НД остается в канцелярии, копии – в архив и гос. архив. При систематизации заголовков дел в каждом разделе НД они располагаются так:

Организационно-распорядительная документация плановая документация всех видов отчетная документация внешняя переписка внутренняя переписка регистрационные и справочные массивы все остальное.

Сводная номенклатура составляется из НД структурных подразделений. Первым разделом сводной НД будет канцелярия (служба ДОУ). НД имеет унифицированную форму:

НД вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Каждый год ее надо заново утверждать руководителю учреждения. Раз в 5 лет подлежит пересоставлению и согласованию заново. В конце года в НД делается запись о категориях и количестве заведенных дел. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Переходящие дела – типа личных дел сотрудников переносятся из одной НД в другую из года в год.

Формирование дел – группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указывается название фирмы, название структурного подразделения, под названием с/п индекс дела по номенклатура. Внизу обложки указывается срок хранения. Если постоянный – пишется «хранить постоянно». Перед формированием надо проверить исполнены ли документы и правильность оформления документов. Общие правила формирования документов в дела :

Дела формируются на основе НД внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке документы постоянного и временного хранения в одно дело никогда не подшиваются в дело подшивается по одному экземпляру документа дела формируются за один календарный год. Личные дела – в течение работы сотрудника в организации. Есть исключения, например, в учебных учр-ях – за учебный год дела, сформированные в делопроизводстве не должны превышать 250 листов.

Правила для отдельных категорий документов :

Приказы, протоколы формируются по номеру и про хронологии Приложения формируются вместе с основными документами (если их очень много, они формируются в отдельное дело) Все распорядительные документы формируются в дела по видам Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу все виды обращений граждан формируются в дела отдельно. переписка группируется в хронологической последовательности, но по принципу письмо-запрос, потом письмо-ответ плановая и отчетная документация помещается в дела того года, к которому она относится по содержанию, независимо от времени составления

Номинальный – по видам документов Корреспондентский – по корреспонденту Предметно-вопросный – по вопросам Хронологический – по периодам, в которые были созданы документы Географический – по группам корреспондентов, расположенных на одной территории Авторский – по автору Экспертный – по срока хранения документов (постоянные и временные отдельно)

Заголовки дел : Основное требование: краткость, четкость, предельная точность. Заголовок начинается с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы и т. п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве , вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы. Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Если в деле переписка с несколькими однородным корреспондентами, их название в заголовке дается обобщенно (пример: переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке тары)

Если корреспонденты разнородные, указывается лишь вопрос (пример:переписка об организации факультета повышения квалификации при университете)

Не должно быть общих заголовков типа «входящие документы», «руководящие материалы», «переписка по общим вопросам».

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Для проведения ЭЦД в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия, в крупных организациях – центральная экспертная комиссия. Создается приказом руководителя. Возглавляет 1й руководитель или его зам. Состав: 1-2 чел. От канцелярии, 1-2 – от бухгалтерии, 1-2 – от кадровой службы + д. б. секретарь комиссии.

Все комиссии создаются на основе Типового положения об ЭК и Типового положения о ЦЭК. Собирается комиссия 1-2 раза в год.

Задачи ЭК:

Рассмотрение и согласование номенклатур дел;

Согласование описей на дела, сдаваемые в архив;

Согласование акта о выделении документов к уничтожению.

ЭЦД занимаются работники службы ДОУ. В процессе ЭЦД выделяются 4 группы дел:

Постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственны архив;

Длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

Временного хранения (до 10 лет);

Подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма - типовая. Акт одобряется на заседании ЭК (ЦЭК), утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, затем дела уничтожаются.

(!) Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

В маленьких организациях составляется акт, и дела уничтожаются только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.

Оформление дел – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно): выявляется их наличие в соответствии с НД, проверяется правильность формирования, остаются в скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по НД и сдаются в архив.

Дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу: проводится полное оформление, которое включает:

· Подшивку или переплет дела;

· Нумерацию листов;

· Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

· Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

· Оформление всех реквизитов обложки дела.

При сдаче документов в гос. архив составляется 3 вида описей: на дела временного хранения, на дела постоянного хранения и по личному составу.

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Нормативно-правовая база ДОУ-это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы ДОУ на федеральном уровне;
3. Государственная система ДОУ;
4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
6. Государственные стандарты на документацию;
7. Унифицированные системы документации;
8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область ДОУ. До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде РФ и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве ФОИВ, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в РФ, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответсвующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ: Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ; Федеральный закон "Об акционерных обществах" №208-ФЗ от 26.12.1995; Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" №14-ФЗ от 08.02.1998; Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; Федеральный закон "О стандартизации в Российской Федерации" №162-ФЗ от 29.06.2015; Федеральный закон "О бухгалтерском учете" №402-ФЗ от 06.12.2011; Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ "Об электронной подписи"; Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" №125-ФЗ от 22.10.2004; Закон РФ "О языках народов Российской Федерации" №1807-1 от 25.10.1991; Положение "Об Архивном фонде РФ".

Нормативные и методические документы:

- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования - Введ. 2007-07-01.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01.
- Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 №68- содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов.
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000- устанавливает сроки хранения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный документовед должен знать, что ст.51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений ГК РФ было фундаментально изложено в соответствующих федеральных законах "Об акц обществах" и "Об обществах с огран ответственностью".

Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта РФ, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом РФ "О языках народов РФ". Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения, забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.

Работу с документами ограниченного доступа регламентирует Закон РФ "О государственной тайне". Закон РФ "О стандартизации" устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области ДОУ.

ФЗ "Об информации, инф технологиях и о защите инф" устанавливает, что инф ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физ, юр лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании инф ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании инф технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в инф процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является ФЗ "Об электронной подписи". Целью закона является обеспечение правовых условий использования эл цифровой подписи в эл документах, при соблюдении которых эл подпись в эл документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия и особенности использования эл подписи.

Положение "Об Архивном фонде РФ" важно тем, что оно установило правовые основы хранения документов в РФ, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду РФ.

Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги делопроизводителя. Стандарт устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению; требования к бланкам документов.

Одним из "настольных" нормативных документов работников делопроизводственной сферы является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения". Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда РФ, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел производится в каждом структурном подразделении, работающем с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.

Необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз "изобретает колесо" на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы ДОУ своей организации.