На каждом предприятии действуют локальные документы, регулирующие его деятельность. Одним из самых значимых считается регламент взаимодействия между отделами (образец документа будет описан далее). Для руководителя организации он является эффективным инструментом управления. Рассмотрим подробно образец регламента взаимодействия между отделами .

Требования

Каким должен быть регламент? Взаимодействие между отделами бухгалтерии и экономической службы, кадровиками и расчетно-плановым подразделением, другими структурными единицами предприятия неизбежно в процессе деятельности. При этом контакт сотрудников должен обеспечивать реализацию поставленных задач в максимально короткий срок. Образец регламента взаимодействия между отделами , в первую очередь, должен быть доступным для исполнителей. Если лицо, ответственное за его разработку, распишет все положения, но подчиненные ничего не смогут понять, смысла в документе не будет никакого. В этой связи, формируя , следует принимать во внимание три ключевых принципа:

1. Документ составляется на основании модели бизнес-процесса. Качество регламента будет прямо зависеть от тщательности проработки схемы.
2. Структура документа определяется моделью процесса. Все пункты схемы должны присутствовать в регламенте.
3. Изложение информации осуществляется официальным, сухим языком. В тексте документа рекомендуется использовать короткие простые предложения. Формулировать положения следует однозначно. Все аббревиатуры и термины необходимо расшифровывать.

Цели

Образец регламента взаимодействия между отделами обеспечивает:

Структура

Какой регламент взаимодействия между отделами можно считать правильно составленным? Обычно документ включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Определения, термины и сокращения.
3. Описания процессов.
4. Ответственность.
5. Контроль.

Источниками определений могут служить законодательные акты, ГОСТы и прочие документы. К последним, в частности, относят Приказы министерств, ведомств, правительственные постановления. При этом ссылки на нормативные документы, положения которых были использованы, должны включаться в регламент взаимодействия между отделами. Образец для ЛПУ , в частности, содержит указания на Приказы Минздравсоцразвития, Министерства здравоохранения региона.

Приложение

В нем, как правило, приводится графическая модель бизнес-процесса. Она изображается в виде схемы, состоящей из нескольких блоков. Графическое изображение можно создать с помощью программных продуктов ПК. Схемы отражают конкретный порядок действий для реализации тех или иных задач. Визуализация удобнее, чем текст. На схеме четко отображается начало процесса и каждого этапа, связь между ними и конечный результат. Такую модель часто используют разработчики регламента взаимодействия между отделами компании по 223-ФЗ . В схеме выделяются такие ключевые параметры, как выходы и входы, участники и клиенты. Если новичок ознакомится с такой моделью, то он сразу же поймет специфику процесса и будет уже готов к реализации определенной задачи.

Инструкция

На первом этапе нужно определить предмет документа и ответственных лиц, т. е. кто составляет и какой регламент. Взаимодействие между отделами бухгалтерии, в частности, осуществляется по четкой схеме, закрепленной законодательством. В этой структурной единице всегда присутствует самый главный сотрудник, отвечающий за соблюдение требований в сфере отчетности. Он и может стать лицом, ответственным за составление регламента взаимодействия между отделами. Образец документа должен обсуждаться всеми сотрудниками. Для этого организуется общее собрание. Если документ регламентирует процесс, в котором сталкиваются интересы более двух отделов, то важно привлечь к обсуждению ключевых сотрудников. Лицо, ответственное за разработку, должен объяснить коллегам важность внедрения правил.

Описание процессов

Его объем будет зависеть от сложности взаимодействия. Если процесс простой, а сотрудник, отвечающий за него, хорошо понимает все этапы реализации, то он может сам составить схему работы с другими структурными единицами. После этого ему следует обсудить документ с остальными участниками. Если бизнес-процесс сложный, то каждый сотрудник разрабатывает свою часть модели. После этого все проекты компонуются и обсуждаются. В ходе ознакомления с базовым документом все заинтересованные сотрудники могут предложить те или иные корректировки и дополнения. После этого передается руководителю.

Утверждение

Оно может осуществляться напрямую. В этом случае руководитель сам подписывает регламент взаимодействия между отделами компании. Образец документа может утверждаться и косвенно. В таком случае руководитель издает приказ. В гриф утверждения вносятся регистрационные данные распорядительного акта.

Специфика работы ответственного лица

В некоторых организациях в штате предусматривается должность менеджера по качеству. На практике выработаны определенные этапы подготовки документа. Их необходимо соблюдать менеджеру, составляющемуосновных стадий:

1. Определение процессов.
2. Выстраивание диаграммы.
3. Детальное описание.
4. Составление текста.

Ответственный специалист изучает распорядок сотрудников в разных подразделениях. Это необходимо для составления описания стандартных ситуаций, включаемого в регламент взаимодействия между отделами. Пример : "Газовая станция осматривается с использованием таких технических средств, как… По завершении обследования составляется отчет".

Определение итоговой цели

Лицо, ответственное за составление регламента, должно иметь представление обо всех процессах, знать обязанности сотрудников, обладать соответствующей квалификацией и уровнем профессионализма. Цель, которую ставит документ, должна быть ясна работникам. В противном случае исполнение регламента окажется дополнительной нагрузкой на сотрудников.

Оптимизация и проектирование

Комплексное изучение процессов, происходящих на предприятии, позволяет выявить слабые места. Анализ ситуаций, результатов, операций дает возможность оптимизировать деятельность. Это, в свою очередь, позволяет сформировать несколько сценариев дальнейшего развития. Так, предприятие может оставить все как есть, создать новую модель работы или откорректировать старую.

Нюансы

Важно, чтобы каждый сотрудник четко представлял, что ему нужно делать и как достигнутые результаты отразятся на его заработке. Именно поэтому необходимо обсудить регламент перед его утверждением. Ключевая роль в отводится, разумеется, руководителю рабочей группы (проекта). В задачи этого специалиста входит постановка острых вопросов. Он должен уметь представить четкую модель процесса. Каждый участник видит картину своими глазами. Необходимо добиться единого понимания. Каждому участнику необходимо объяснить ответственность в создании регламента. В большинстве случаев коллективы скептически относятся к внедрению такого документа. В зависимости от сложности процесса, введение регламента занимает 4-12 мес.

Особенности внедрения

Для введения нового регламента необходимо:

1. Признать предыдущие документы утратившими силу.
2. Внести новые локальные акты для активации регламента.
3. Разработать документы, необходимые для применения утвержденных правил.
4. Доработать или внедрить новые модули автоматизированных информационных баз.
5. Изготовить бланки неунифицированных документов.
6. Изменить или дополнить штатное расписание.
7. Найти кандидатов на новые должности, назначить или перевести работников.
8. Обучить исполнителей новым правилам.
9. Провести разъяснительную работу с сотрудниками.
10. Осуществить пробное внедрение регламента.
11. Откорректировать текст по результатам опытного исполнения.
12. Ввести в действе окончательный вариант документа.
13. Определить процедуры по контролю качества регламента.

После того как определены мероприятия по внедрению документа, руководитель издает приказ. Следует отметить, что в связи с продолжительностью мероприятий дата утверждения и непосредственного введения регламента в действие будут отличаться. Рассмотрим далее основные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа.

Несогласованность с практикой

Важно доверять создание регламента сотруднику, имеющему непосредственное отношение к рабочей деятельности на предприятии. Предположим, организация стала очень крупной. Руководство вполне может позволить себе сформировать специальную службу, в задачи которой будет входить решение вопросов о развитии. Соответственно, отдел поставит задачу описать все процессы предприятия. Но цель этого мероприятия им неважна. Если регламент составляют люди, не привлеченные к реальной деятельности, то руководящий ею сотрудник исполнять схему не будет. Соответственно, документ работать не имеет смысла.

Отсутствие гибкости

Многие ответственные лица стремятся к максимальной детализации. Такая ситуация обуславливается незнанием отличий между составлением регламента и описанием реальных производственных процессов. Если стоит задача автоматизации операций, их детализация призвана помощь работникам. Потребность в регламенте возникает тогда, когда в производстве задействовано много людей. Их действия часто дублируются, однако каждый человек трактует ту или иную операцию по-своему. Регламент направлен на снятие разногласий. Следует учитывать, что сотрудники организации должны обладать определенной свободой в действиях, позволяющей принять то или иное решение в зависимости от ситуации. К примеру, клиенту можно ответить незамедлительно, а не по истечении какого-то времени.

Большой объем и сложность текста

Оптимальным считается регламент, состоящий из 5-7 страниц. При этом его содержание должно быть емким, но кратким. Не рекомендуется использовать сложные, многосоставные предложения. Текст должен быть доступен для понимания. Кроме того, следует обратить внимание на термины. Не следует заменять понятия синонимами, использовать аббревиатуры без расшифровки.

Взаимодействие отделов ИБ и ИТ

В настоящее время на многих предприятиях контакты этих служб весьма затруднены. Связаны сложности с внутренними конфликтами отделов ИТ и ИБ. Существует несколько вариантов обеспечения эффективного их сотрудничества. В качестве первого и самого простого выступает наличие работников (одного или нескольких), специализирующихся на информационной безопасности внутри службы информтехнологии. Регламент взаимодействия между отделами ИТ и ИБ в этом случае отражает типичные подходы к сотрудничеству. Организация работы осуществляется на основании сложившихся стереотипа о том, что информационная безопасность является частью обеспечения информтехнологии. Если на предприятии не происходит конфликтов между этими службами, то руководитель может задуматься над тем, чтобы оформить службу ИБ в качестве отдельной структуры ИТ-отдела. Соответственно, придется выделить больше ресурсов, в том числе и финансовых, на обеспечение такой деятельности.

Типовой образец

В Общих положениях указываются:

1. Назначение документа. Как правило, присутствует такая фраза: "Настоящим регламентом определяется порядок…".
2. Сфера действия. Регламент может распространяться на работников или объекты.
3. Нормативные документы, в соответствии с которыми разработан акт.
4. Правила утверждения, корректировки, отмены регламента.

В разделе "Термины, сокращения, определения" приводятся понятия, используемые в документе. Все аббревиатуры должны быть расшифрованы. Термины следует приводить в алфавитном порядке. Каждое понятие указывается с новой строки в ед. ч. Определение термина приводится без слова "это", через тире. В разделе "Описание процесса" дается пошаговая характеристика. Целесообразно ввести подпункты. Каждый из них будет соответствовать конкретному этапу. В этом же разделе указываются сотрудники, привлеченные к выполнению тех или иных операций. Описываются не только действия, но и их результат.

Ответственность и контроль

В регламенте должно присутствовать указание на возможность применения санкций к лицам, не исполняющим положения. Ответственность допускается в рамках законодательства. Она может быть уголовной, административной или дисциплинарной. В обязательном порядке указывается Ф. И. О. и должность сотрудника, осуществляющего контроль исполнения регламента.

Распоряжение Администрации города № 000 от 01.01.2001

Об утверждении порядка

взаимодействия между

структурными подразделениями

Администрации города

по подготовке и проведению

массовых мероприятий

В соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (с изменениями от 01.01.2001), распоряжением Администрации города «Об утверждении Регламента Администрации города» (с изменениями), с целью регулирования взаимодействия между структурными подразделениями Администрации города по подготовке и проведению массовых мероприятий структурными подразделениями Администрации города, подведомственными муници-пальными организациями:

1. Утвердить порядок взаимодействия между структурными подразде-лениями Администрации города, подведомственными муниципальными организациями по подготовке и проведению массовых мероприятий согласно приложению.

2. Руководителям структурных подразделений Администрации города, муниципальных организаций при подготовке и проведении массовых мероприятий соблюдать порядок, утвержденный настоящим распоряжением.

3. Управлению информационной политики () опубликовать настоящее распоряжение в средствах массовой информации и разместить на официальном интернет-сайте Администрации города.

4. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы Администрации города

Глава города

Приложение

к распоряжению

Администрации города

от ____________ № ________

взаимодействия между структурными подразделениями Администрации

города, подведомственными муниципальными организациями

по подготовке и проведению массовых мероприятий

1. Настоящий порядок распространяется на массовые мероприятия, включенные в план работы Администрации города.

2. Подготовка и проведение массовых мероприятий структурными подразделениями Администрации города, подведомственными муниципаль-ными организациями производится в следующем порядке:

2.1. Структурное подразделение Администрации города, выступающее организатором массового мероприятия или куратором массового мероприятия, организатором которого выступает подведомственная муниципальная органи-зация, в соответствии с утвержденным планом работы на очередной год (квартал) Администрации города, готовит проект муниципального правового акта о проведении мероприятия с приложением программы, плана подготовки, состава организационного комитета, паспорта безопасности массового мероприятия (оформляется для мероприятий, проводимых на открытых площадках города с предполагаемым количеством участников свыше 1 000 человек. Оформление паспорта безопасности массового мероприятия производится в соответствии с постановлением Администрации города от 01.01.2001 № 4685 «Об утверждении положения о порядке организации и проведения разовых массовых мероприятий на территории города Сургута и обеспечении антитеррористической безопасности при их проведении»).

2.2. Для обеспечения взаимодействия между структурными подразде-лениями Администрации города и координации их действий при проведении массового мероприятия создается организационный комитет, на заседаниях которого обсуждаются вопросы следующего характера:

Согласованности в действиях служб при возникновении чрезвычайных обстоятельств и ситуаций;

Иные вопросы, касающиеся подготовки и проведения массового мероприятия.

3. Взаимодействие между структурными подразделениями Администрации города при подготовке и проведении массового мероприятия:

Осуществляет заблаговременное информирование организаций, управ-ляющих жилыми домами, о проведении массового мероприятия и необходи-мости уборки территорий жилых домов, расположенных вблизи места прове-дения массового мероприятия;

Организует уборку мест проведения массовых мероприятий и приле-гающих территорий в зоне ответственности служб, подведомственных департаменту, до и после проведения мероприятий;

Организует установку и обслуживание временных мобильных туалетов, мусоросборных контейнеров.

Разрабатывает схемы организации дорожного движения , проекты постановлений Администрации города о перекрытии движения автотранспорта по отдельным участкам дорог местного значения, задействованных в прове-дении массовых мероприятий, и совместно с ОГИБДД УМВД России по городу Сургуту, организует их реализации.

3.2. Департамент по экономической политике обеспечивает участие юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в выездной торговле и согласовывает их размещение в местах проведения массового мероприятия.

3.3. Департамент архитектуры и градостроительства:

Организует праздничное оформление города;

Организует праздничное оформление фасадов объекта проведения массо-вого мероприятия и прилегающей территории (растяжки, баннеры).

3.4. Департамент культуры, молодёжной политики и спорта Админист-рации города:

Разрабатывает сценарный ход массового мероприятия;

Утверждает макеты пригласительных билетов и афиш массового меро-приятия;

Организует и осуществляет техническое обустройство массового меро-приятия (установка сценической площадки, ее художественное оформление, монтаж-демонтаж декораций, оборудование звукоусилительной аппаратурой) с соблюдением стандарта качества предоставления муниципальной услуги «Организация массовых мероприятий»;

Обеспечивает участие творческих коллективов в концертных программах массового мероприятия;

Принимает участие совместно с управлением общественных связей в распространении пригласительных билетов на массовые мероприятия, посвященные государственным праздникам и памятным датам;

Ежегодно до 01 августа предоставляет в структурные подразделения Администрации города для планирования затрат информацию о массовых мероприятиях, планируемых к проведению в следующем финансовом году (наименование мероприятий, места проведения, сроки проведения, примерное количество участников, примерное количество контейнеров, урн, мобильных туалетов (биотуалетов) и пр., необходимых для проведения мероприятий.

Организует установку не менее чем за один день до начала массового мероприятия урн, мусоросборных контейнеров на объекте проведения массового мероприятия и прилегающей территории;

Осуществляет уборку территории, прилегающей к месту массового мероприятия до и после окончания мероприятия;

3.6. Комитет по здравоохранению Администрации города обеспечивает оказание неотложной медицинской помощи во время проведения массового мероприятия.

3.7. Управление информационной политики:

Организует работу средств массовой информации города по освещению массового мероприятия;

Осуществляет публикацию в печатных средствах массовой информации и на официальном интернет-сайте Администрации города программы массового мероприятия, иных сведений о массовом мероприятии, поступивших от организаторов массового мероприятия;

Организует и проводит пресс-конференции с участниками массового мероприятия.

3.8. Управление общественных связей:

Разрабатывает порядок проведения протокольной части массового мероприятия;

Изготавливает и распространяет поздравления от имени Главы города с государственными праздниками и юбилейными датами;

Принимает участие совместно с департаментом культуры, молодёжной политики и спорта Администрации города в распространении пригласительных билетов на массовые мероприятия, посвященные государственным праздникам и памятным датам;

По заявкам структурных подразделений Администрации города изго-тавливает пропуска для проезда автотранспорта на массовые мероприятия;

Осуществляет координацию действий всех служб при проведении прото-кольных мероприятий.

3.9. Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Администрации города:

Согласовывает проведение массовых мероприятий с привлечением авиационной техники, проведением показательных выступлений парашютистов, подъемом привязных аэростатов, крупных воздушных шаров с учетом требований обеспечения системы безопасности граждан;

Обеспечивает действия служб при возникновении чрезвычайных обстоятельств и ситуаций при проведении массовых мероприятий.

4. Взаимодействие с Управлением Министерства внутренних дел России по городу Сургуту структурных подразделений Администрации города, подведомственных муниципальных организаций осуществляется по следующим вопросам:

Обеспечение перекрытия движения автотранспорта в местах проведения массовых мероприятий;

Обеспечение общественного порядка в местах проведения массовых мероприятий и на прилегающих к ним территориях в установленном порядке, при необходимости с обеспечением пропускного режима во время проведения массового мероприятия;

Разработка средств обозначения и/или ограждения маршрута движения участников мероприятия и/или посетителей массового мероприятия;

Разработка поручения лицам, ответственным за обеспечение безопасности и порядка организации мероприятия, назначенным организатором массового мероприятия;

Оказание содействия организатору проведения массового мероприятия в осуществлении обследования места проведения мероприятия с целью выявления наличия факторов, способствующих совершению террористических актов и правонарушений.

Шабашова Ирина , редактор-эксперт по кадровому делопроизводству

Компании сопутствует успех только при четком взаимодействии всех ее структурных подразделений. Как добиться эффективного контакта кадровой службы с другими отделами организации? Как упорядочить документооборот, чтобы достичь взаимопонимания и избежать возможных конфликтов? Предлагаем варианты практических решений, которые подойдут организациям вне зависимости от того, относятся они к крупному, среднему, малому бизнесу или к бюджетной сфере.

С кем взаимодействуют кадровики

Роль кадровой службы в структуре компании нельзя переоценить. Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление обсуждаемых вопросов. Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры (например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу), оплата отпусков, командировок, больничных и прочее.

Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией: именно между ними идет основной документооборот. Здесь же, как правило, возникают основные трудности в отношениях. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках, копии кадровых документов, сдают табель для расчета заработной платы. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между службами был четко прописан и выполнялся всеми ответственными лицами. От этого зачастую зависит, вовремя ли работники получают зарплату и другие выплаты.

Так, к процессам со сложным документооборотом относятся оформление командировок и администрирование авансовых отчетов. Первым занимается, как правило, канцелярия или , вторым – бухгалтерия. Здесь важно четко зафиксировать последовательность действий:

• в какие сроки после оформления служебного задания сотрудники должны представить его в отдел кадров;
• в какой срок отдел кадров оформляет приказ о командировке и командировочное удостоверение;
• в какой срок отдел кадров передает в бухгалтерию приказ о направлении в командировку для расчета положенных сотруднику выплат.

Четкое определение и следование всем пунктам алгоритма позволит сотруднику, убывающему в командировку, вовремя получить причитающиеся ему денежные выплаты в связи с поездкой, а также без проблем отчитаться о командировке.

Комментарий бухгалтера

Галина МЕРЕЖКИНА,

Бухгалтер муниципального унитарного предприятия «Красноярское ЖКХ» (поселок городского типа Красный Яр Волгоградской области):

– Действительно, часто бывает, что не вовремя предоставленные кадровой службой документы, необходимые бухгалтерии, мешают грамотному ведению бухгалтерского учета в зарплатном секторе. Подобные нарушения могут повлечь за собой административные санкции внутри организации, а также спровоцировать проверки налоговой и трудовой инспекций, миграционной службы. Дело может обернуться не только штрафными санкциями, сумма которых для должностных лиц при нарушении законодательства о труде на первый взгляд не слишком велика (до 5000 руб.) (ч. 1 ст. 5.27 КоАП), но и дисквалификацией руководителя на три года (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). В то же время единой схемы документооборота не существует. Это означает, что организации самостоятельно могут разработать систему документооборота, учитывая свою специфику.

Предмет взаимодействия

Есть типичные ситуации, при которых кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями. Они практически не зависят от масштаба организации и отрасли, в которой она работает (см. таблицу на стр. 52). Но есть и специфические предметы взаимодействия. Например, на государственных предприятиях, где необходим доступ к государственной тайне, кадровики могут взаимодействовать со специальным отделом. От него кадровая служба получает перечень должностей, по которому необходимо заключить с работником типовой договор (контракт) об оформлении допуска к гостайне (приложение к трудовому договору). В свою очередь кадровики представляют спецотделу документы на работников для оформления такого допуска.

Кадровый документооборот

Структурное подразделение	Служба кадров получает	Служба кадров предоставляет
Все службы и отделы	– Предложения по внесению изменений и дополнений в ; – проекты положений о структурных подразделениях, должностных и рабочих инструкций; – сведения об отсутствиях работников; – табели учета рабочего времени; – задания на командировку; – графики очередных отпусков; – графики работ сменного персонала; – заявки на подбор рабочих и специалистов; – характеристики на работников по запросу; – предложения о повышении квалификации, обучении работников; – документы для проведения аттестации или других оценочных процедур; – предложения о расстановке, перемещении и поощрении работников, о наложении взысканий на работников	– Копии распорядительных документов, – копии типовых положений о структурных подразделениях и типовых должностных и рабочих инструкций; – утвержденные положения о структурных подразделениях, должностные и рабочие инструкции; – организационно-распорядительную документацию по организации труда, оплате труда и личному составу ( , правила внутреннего трудового распорядка, выписку из утвержденного штатного расписания, расчет нормативов численности штата, утвержденные графики отпусков, и др.); – утвержденную план-программу профессионального обучения рабочих и повышения квалификации руководителей и специалистов; – сведения о нарушителях трудовой дисциплины, табели учета рабочего времени
Бухгалтерия	Сведения о заработной плате работников (для оформления справок)	– Табель учета рабочего времени; – копии приказов по личному составу на работников, практикантов и на все виды выплат (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировка и др.); – записки-расчеты отпусков и увольнения; – документы на компенсацию затрат за прохождение медицинского освидетельствования при приеме на работу, копии справок МСЭ на работающих инвалидов труда
Планово-экономический отдел	– Выписку из бюджета в части фонда заработной платы и фонда потребления; – информацию о выполнении планово-экономических показателей для выплаты заработной платы	– Копию штатного расписания; – сведения об использовании фонда заработной платы, средств, выделенных на выполнение коллективного договора; – расчет бюджета по фонду заработной платы и фонду потребления по центрам финансовой ответственности
Канцелярия (секретариат)	– Копии приказов по основной деятельности; – копии организационно-распорядительных документов, касающихся деятельности отдела (службы)	– Номенклатуру дел отдела (службы); – документы для пересылки в другие организации
Юридический отдел	Необходимые заключения по правовым вопросам и визы на документах, имеющих правовое значение	Проекты приказов, положений о структурных подразделениях, должностных (на визирование) инструкций работников, трудовых и гражданско-правовых договоров, соглашений на внесение изменений и дополнений в трудовые договоры (на предмет юридической чистоты)
Служба безопасности	Бланки пропусков	Сведения об уволенных работниках, не сдавших пропуска, и о работниках, утерявших пропуска

Как разработать регламент

Обычно вопросами взаимодействия между подразделениями компании, особенно если она крупная, занимается отдел организации труда и заработной платы. Регламент создается в виде отдельного документа, содержащего сведения о связях внутри организации.

В небольших компаниях эта работа, как правило, возлагается на специалиста по работе с персоналом. Если вам поручили составить регламент взаимодействия вашей службы с другими отделами организации, прежде всего внимательно познакомьтесь с работой всех подразделений. Вы должны знать, чем занимаются подразделения основного производства и как строится бизнес компании, с персоналом которой вы работаете.

Для начала можно провести совещание с представителями других служб и подразделений организации и найти точки взаимодействия: по каким вопросам в основном будет происходить общение. Важно также понять, что хотят получить коллеги от кадровой службы. Все совместные проекты, задачи и решения нужно зафиксировать письменно, назначить ответственных лиц за взаимодействие и утвердить у руководителя компании.

Что касается регламента, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было понятно, какова его роль. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия, тем эффективнее он будет происходить. Однако излишнего бюрократизма лучше избегать.

Перед подписанием регламента не забудьте согласовать его со всеми заинтересованными лицами.

Документы должны быть завизированы всеми заинтересованными должностными лицами и, конечно, юристом организации.

Основные цели и вопросы взаимодействия службы кадров с другими подразделениями компании, как правило, также отражаются в Положении об отделе (службе) кадров в разделе «Служебное взаимодействие». Если в аналогичном документе, который действует в вашей организации, такого раздела нет, можно его ввести.

График документооборота

Как мы уже выяснили, нужно строить взаимоотношения с другими службами и структурными подразделениями на основе внутренних регламентов. Одним из таких регламентов может выступать график документооборота. По сути, это схема взаимодействия отдельных подразделений, которая описывает движение документов от момента их создания до момента передачи на хранение. Упомянутый график в большей степени является бухгалтерским документом (именно бухгалтерия отвечает за создание, проверку, обработку и сдачу этого документа в архив), чем кадровым. Однако многие вопросы, связанные с движением кадровой документации, можно разрешить с его помощью. Если этот документ не был утвержден при формировании учетной политики** организации, разработать график, утвердить его у руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под роспись можно в любое время. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

* Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Об утверждении Типового регламента взаимодействия между структурными подразделениями ОАО "РЖД" при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об утверждении Типового регламента взаимодействия между структурными подразделениями ОАО "РЖД" при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи

В целях оформления перевозочных и иных документов с использованием электронной подписи при организации перевозок грузов и порожних вагонов структурными подразделениями ОАО "РЖД":

1. Утвердить и ввести в действие с 1 июля 2013 года Типовой регламент взаимодействия между структурными подразделениями ОАО "РЖД" при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи (далее - Регламент).

2. Руководителям департаментов, филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД" при организации перевозок грузов и порожних вагонов руководствоваться настоящим Регламентом.

3. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на генерального директора Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД" Кунаеву Е.А.

Вице-президент ОАО "РЖД"
С.Бабаев

Типовой регламент взаимодействия между структурными подразделениями ОАО "РЖД" при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи

1. Термины и определения, общие положения

Настоящий Регламент определяет порядок взаимодействия между Центром фирменного транспортного обслуживания - филиалом ОАО "РЖД" (или его структурными подразделениями) и структурным подразделением ОАО "РЖД" (или линейным предприятием структурного подразделения) __________________ при электронном обмене документами с применением электронной подписи при оформлении перевозочных документов в автоматизированной системе ЭТРАН.

В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:

ТЦФТО - территориальный центр фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД";

структурное подразделение - филиал или структурное подразделение ОАО "РЖД", в т.ч. линейное предприятие структурного подразделения, которое является участником перевозочного процесса;

АС ЭТРАН - Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов;

АС ОЗ - Автоматизированная система создания и обработки заявок на предоставление доступа к информационным ресурсам ОАО "РЖД";

заявка - заявка на перевозку грузов формы ГУ-12;

ЭОД - электронный обмен документами;

ЭП - электронная подпись;

ЭД - электронный документ;

СЗИ - средство защиты информации;

СКЗИ - средство криптографической защиты информации;

УЦ - удостоверяющий центр.

2. Порядок организации обмена электронными документами

3. Технология взаимодействия

3.1. Обмен ЭД, подписанными ЭП, между ТЦФТО и структурным подразделением _________________ осуществляется в порядке, определенном в следующих документах:

- положении об организации электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи при организации перевозок грузов, порожних вагонов, не принадлежащих ОАО "РЖД" , за исключением приложений N 1 , и перечня удостоверяющих центров, обеспечивающих подтверждение юридической значимости документов (далее - Положение);

- технологиях оформления заявок на перевозку грузов формы ГУ-12 , перевозочных документов, перевозочных документов на собственный подвижной состав, заявлений на переадресовку груженых вагонов, заявлений на переадресовку собственного подвижного состава, ведомостей подачи и уборки вагонов, накопительных карточек, учетных карточек, ведения электронной базы доверенностей владельцев вагонов, ведения электронной базы подвижного состава, используемого грузоотправителями при перевозках грузов (далее - Технологии). Указанные в настоящем пункте Положение и Технологии размещены на сайте ОАО "РЖД" по адресу www.rzd.ru в разделе "Грузовые перевозки" - "Территориальный центр фирменного транспортного обслуживания" - "Система фирменного транспортного обслуживания" - "Правила грузовых перевозок".

3.2. Обмен ЭД между ТЦФТО и структурным подразделением ______________ осуществляется с использованием сертификата ключа проверки электронной подписи, предоставленного сторонам УЦ ОАО "РЖД".

3.3. При взаимодействии ТЦФТО и структурного подразделения ______________ осуществляется обмен следующими ЭД с применением ЭП:

- заявка на перевозку грузов;

- распоряжение на транспортировку грузов;

- перевозочный документ на перевозку грузов;

- перевозочный документ на перевозку собственного порожнего состава;

- требование-накладная на транспортировку грузов;

- заявление на переадресовку груженого вагона;

- заявление на переадресовку собственного порожнего состава;

- учетная карточка;

- ведомость подачи и уборки вагонов;

- накопительная ведомость;

- уведомление о смене владельца вагона в заявке;

- раскредитование накладных на груженый рейс;

- раскредитование накладных на порожний рейс.

3.4. Дата начала обмена ЭД устанавливается сторонами в совместном протоколе, подтверждающем готовность сторон к осуществлению обмена ЭД с использованием ЭП.

3.5. При возникновении у одной из сторон (сторона-инициатор) форс-мажорных обстоятельств (перебои связи, сбой программного обеспечения и т.п.) незамедлительно передается письменное уведомление произвольной формы. Возобновление обмена ЭД производится на основании письменного уведомления стороны-инициатора.



Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
РЖД-Партнер-ДОКУМЕНТЫ,
N 13-14, 2013 год

Об утверждении Типового регламента взаимодействия между структурными подразделениями ОАО "РЖД" при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи

Название документа:
Номер документа:	1236р
Вид документа:	Распоряжение ОАО "РЖД"
Принявший орган:	ОАО "РЖД"
Статус:	Действующий
Опубликован:	РЖД-Партнер-ДОКУМЕНТЫ, N 13-14, 2013 год
Дата принятия:	03 июня 2013
Дата начала действия:	01 июля 2013

На каждом предприятии существуют документы, регламентирующие деятельность этого предприятия. Например, регламент работы отдела разрабатывается для того, чтобы каждый сотрудник, задействованный в каком-либо бизнес-процессе, хорошо понимал, что он должен делать, как и когда, и что должно получиться у него в результате. Или, например, регламент взаимодействия подразделений нужен для того, чтобы отделы или подразделения компании передавали друг другу информацию или документы в определенном порядке или по установленным правилам. Для руководителя этот документ — один из главных инструментов управления. Правильно составленный регламент помогает достичь нужного результата в заданный срок. Каким же должен быть регламент бизнес-процесса?

Требования к регламенту

Критерий эффективности регламента - его доступность для исполнителя . Если менеджер детально распишет все составляющие процесса, но его подчиненные ничего не поймут - будет ли толк от такого документа?

Поэтому при составлении регламента нужно учитывать 3 основных принципа:

1. Регламент пишется на основании модели (схемы) бизнес-процесса. Причем качество регламента прямо зависит от того, насколько тщательно проработана схема.
2. Регламент имеет структуру , определенную моделью бизнес-процесса. Все основные пункты схемы бизнес-процесса должны присутствовать в регламенте, все они важны, и мы поговорим о них в следующем разделе.
3. Регламент должен быть написан сухим, официальным языком . Не стоит бояться канцеляризмов - гораздо важнее избежать двусмысленности. В документе используют только простые, короткие предложения с прямым порядком слов (подлежащее - сказуемое). Формулировки должны быть однозначными. Все термины и аббревиатуры следует расшифровать. Для этого составляется список терминов и определений.

Самые частые ошибки в регламенте:

• Слишком большой объем. Оптимальный размер - не более 5-7 страниц.
• Сложный текст, длинные составные предложения.
• В терминах и названиях использованы синонимы. Одна и та же операция или документ должны на протяжении всего регламента называться одним и тем же словом.
• Использованы сокращения без расшифровки.
• Не обозначены конкретные исполнители.
• Не все шаги описаны. Возможно, отдельные действия покажутся составителю очевидными - но их все равно нужно описать.

Регламент должен быть понятен любому сотруднику компании - как опытному работнику, так и новичку.

Структура регламента

Хороший регламент содержит описание входа и выхода бизнес-процесса (с чего начинается и чем всё должно закончиться), требования к содержанию и качеству работ, обязанности и ответственность каждого исполнителя, способы передачи информации.

Разработчику регламента удобно описывать бизнес-процесс в форме таблицы, разложив его на отдельные операции (в соответствии с моделью):

Но сотруднику будет трудно сориентироваться в такой таблице, а тем более работать по ней. Поэтому обычно регламент представляет собой многоуровневый список.

Основные пункты регламента:

1. Общие положения. Здесь определяют назначение документа (цель бизнес-процесса).
2. Термины и определения. В этом пункте приводят расшифровку терминов.
3. Сокращения. Здесь необходимо расшифровать все используемые в тексте сокращения.
4. Условия и ограничения. Здесь следует описать условия, при которых начинается процесс (в каком случае он происходит), требования к результату и ограничения - когда можно отступить от требований документа и как нужно действовать в этих случаях.
5. Требования к процедурам. В этой части подробно описывают все операции, входящие в бизнес-процесс, — кто, когда, что делает, что будет результатом, требования и комментарии.
6. Ответственность. Кто и за что отвечает.
7. Контроль. Кто и как контролирует результаты.

Приложения: схема бизнес-процесса, формы документов и т.д.

В заключение приведем пример регламента:

Регламент бизнес-процесса «Аттестация персонала»

1. Общие положения.

1.1 Цель - дать оценку уровню квалификации работника, оценить соответствие работника занимаемой должности.

1.2 Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений.

2. Основные термины и определения:

Аттестация — определение квалификации, уровня знаний и умений работника предприятия.

3. Сокращения:

4. Условия и ограничения.

4.1 Сроки проведения аттестации….

4.2 Состав аттестационной комиссии…

4.3 Аттестации подлежат….

4.4 Аттестации не подлежат…

5. Порядок проведения аттестации.

5.1 Подготовка к аттестации включает в себя…..

5.2 График аттестаций составляется…..

5.4 … (подробно описываются все стадии процесса в соответствии с моделью, если видов аттестации несколько - для каждого вида)

6. Ответственные лица (указывается состав аттестационной комиссии и лица, отвечающие за проведение аттестаций).

7. Приложение (схема процесса, форма приказа об аттестации, формы аттестационных листов и т. д.)

*************************************************************************************************