Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции. Как отразить в бухгалтерском учете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо Компенсация перерасхода из кассы

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других юридических лиц или у населения.

К операционно-хозяйственным расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплата мелких транспортных затрат или покупка горюче-смазочных материалов.

Покупка небольших партий товара и операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

В том случае, когда предприятию необходимо приобрести за наличный расчет какие-либо товары или услуги подотчетное лицо пишет заявление о выдаче ему подотчетной суммы.

На основании утвержденного руководителем предприятия заявления, бухгалтерия заполняет расходный кассовый ордер, и кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (документ, удостоверяющий личность), либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность. При приобретении товарно-материальных ценностей, основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

  • - товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара;
  • - счета;
  • - счета-фактуры;
  • - торгово-закупочные акты;
  • - накладные на отпуск товаров;
  • - акты выполненных работ, оказанных услуг,

с учетом кассовых чеков или корешков приходных ордеров, подтверждающих оплату данного товара.

Кассовый чек фиксирует факт оплаты и представляет собой упрощенную форму публичного договора купли-продажи или договора о предоставлении услуг. Наличие кассового чека подразумевает исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на заполнение товарного чека, в котором должны быть указаны наименования приобретенных товаров, их цена, количество и сумма.

Зачастую при покупке товаров продавец заполняет бланк товарного чека; "канцтовары" или "хозтовары", а бухгалтер относит эти расходы на себестоимость продукции. При проверках налоговых органов такие расходы будут исключены из себестоимости продукции, ведь согласно Положению о составе затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) можно отнести стоимость приобретенных товаров только в том случае, когда видна их производственная направленность.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться в использовании полученных денежных средств.

Неиспользованные остатки наличных денег сдаются в кассу организации. При оформлении авансовых отчетов кроме документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей, должны быть документы, подтверждающие факт их оприходования на склад. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

При представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", и затем списывается на зачет с бюджетом.

В бухгалтерском учете фиксируются следующие проводки:

Д 71 - К 50 - выдана сумма подотчетному лицу;

Д 08, 10, 41 - К 71 - отражена приемка материальных ценностей по учетной стоимости;

Д 19-1, 3 - К 71 - учтена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям;

Д 68 - К 19-1, 3 - осуществлен зачет с бюджетом по НДС,

где: счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", счет 10 "Материалы", субсчет 19-1 "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", субсчет 19-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам", счет 41 "Товары", счет 50 "Касса", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС в бухгалтерском учете расчетным путем не выделяется и на зачет с бюджетом не относится.

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица:

Д 94 - К 71 - отражено отсутствие авансового отчета подотчетного лица;

Д 73-2 - К 94 - предъявлена финансовая претензия подотчетному лицу;

Д 70 - К 73-2 - осуществлены удержания из заработной платы подотчетного лица,

где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

При приобретении товарно-материальных ценностей у юридических лиц бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на то, что расходы подотчетных лиц должны подтверждаться первичными документами:

  • - подтверждающими факт получения товарно-материальных ценностей (накладные, счета);
  • - подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности).

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" № 402-ФЗ установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

  • 1) наименование документа;
  • 2) дата составления документа;
  • 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • 4) содержание факта хозяйственной жизни;
  • 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • 7) подписи лиц, предусмотренных настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

В тех случаях, когда производится оптовая продажа товаров, предприятием-продавцом осуществляется выписка накладных и приходных кассовых ордеров. В этом случае вместо чека покупателю выдается корешок к приходному кассовому ордеру, иной документ строгой отчетности, предусмотренный при расчетах между юридическими лицами, подтверждающий оплату товара покупателем и накладная.

Размер денежных средств, выдаваемых под отчет, не ограничен Порядком ведения кассовых операций, однако, следует иметь в виду, что в соответствии с указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей (указание вступило в силу с 21.11.2001).

При покупке материальных ценностей у физического лица составляется договор купли-продажи, который должен содержать реквизиты, обусловленные письменной формой сделки купли-продажи, в нем должны быть отражены данные о физическом лице, продавце товара.

При покупке сельхозпродукции у физического лица составляется торгово-закупочный акт, в котором должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер. Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Данный вид нарушения является одной из наиболее часто встречающихся ошибок. Как уже отмечалось ранее, существование таких документов, является обязательным для любой коммерческой организации. Такое требование исходит из положений «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40.

Для того, чтобы организовать своевременный и полный контроль в организации за движением подотчетных средств и их целевом использовании, руководитель должен издать приказ по организации, в котором указывается перечень лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет. Как правило, в данный перечень входят работники, выезжающие в служебные командировки, работники снабжения и сбыта, завхозы.

Приказ должен содержать сроки, на которые могут выдаваться подотчетные средства, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. Сроки, на которые сотрудники организации могут получить деньги под отчет, устанавливаются организацией самостоятельно с учетом индивидуальных особенностей организации. Могут также устанавливаться и предельные суммы выдачи денег под отчет.

Однако по поводу установления срока, на который могут выдаваться денежные средства на хозяйственные расходы, мы уже отмечали, что руководитель может установить такой срок, но не обязан. Поэтому, если Вы хотите иметь претензии налоговых органов, в отношении неустановленного срока, то можно его не устанавливать.

Обратите внимание!

Иногда случается, что в организации существует такой приказ, однако лица, имеющие право получить подотчетные средства, с ним не ознакомлены.

Поэтому совет руководителям, ознакомьте с положениями данного приказа своих работников, лучше сделать это «под подпись». Ведь в случае, несвоевременного возврата таких сумм, либо наличие израсходованной суммы, не подтвержденной надлежащим образом оформленными документами, может привести к тому, что данная сумма будет включена в доход сотрудника и приведет к удержанию с него суммы налога на доходы физических лиц.

Чтобы обезопасить себя от нежелательных последствий ознакомьте своих сотрудников с правилами удержания таких сумм с физических лиц.

Кроме вышеназванного приказа, в организации должен быть, так называемый «лимит кассы». Этот документ выдается на руки хозяйствующему субъекту и согласовывается с банком, в котором организация обслуживается. Для определения лимита денежных средств существует специальный расчет, который зависит от многих факторов: от вида хозяйственной деятельности субъекта, от размера ежедневной налично-денежной выручки, поступающей в кассу организации, от количества рабочих дней. Данный документ устанавливает максимальное число денежных средств, которые могут находиться в кассе организации на конец рабочего дня. Если при проверке кассовой дисциплины (данную проверку, как правило, проводят обслуживающие банки, налоговые органы и органы МВД) будет обнаружен факт превышения лимита остатка кассы, организация неминуемо попадет под штрафные санкции. Помните! Если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхнормативной.

Данный документ, не только устанавливает лимит остатка, но и дает перечень расходов, на которые организация имеет право использовать налично-денежную выручку. Как правило это следующие виды затрат: , закупка ГСМ, хозяйственные нужды.

При отсутствии специального разрешения кредитного учреждения на расходование поступающей выручки вся наличность ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет организация должна получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.

Однако, на практике, нередко у организации случается ситуация, когда на конец дня в кассе образуется остаток денежных средств, превышающий лимит кассы. Что делать в такой ситуации, ведь Порядок ведения кассовых операций запрещает организациям использовать наличную выручку без согласования с банком? Здесь следует заметить, что на сегодняшний день ни Налоговый Кодекс, ни Кодекс об административных нарушениях не предусматривает для организаций за нарушение этого требования Порядка никакой ответственности. А вот штраф за превышение лимита достаточно высок. Согласно статье 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» КоАП:

«Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда .»

Поэтому, чтобы не попасть под штрафные санкции по этому основанию, организация иногда просто вынуждена нарушать требование Порядка о целевом использовании денежных средств, выдавая денежные средства в подотчет своим сотрудникам на определенные цели.

Поступи в таким образом, организация имеет возможность на следующий день оформить возврат подотчетных сумм в кассу от подотчетных лиц и внести деньги в банк. Такая операция поможет избежать штрафных санкций за превышение лимита кассы.

Приобретение материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц. Иногда и расчеты по долгосрочным договорам осуществляются через подотчет (достаточно часто встречается в практике случай - оплата по договору аренды)

Получая денежные средства в подотчет, и оплачивая контрагентам, суммы задолженности за приобретенное имущество (работы или услуги), сотрудник организации выступает, по доверенности, от имени своей организации – юридического лица. Поэтому, осуществляя платежи из подотчета, поставщикам – юридическим лицам, сотрудник организации должен помнить о предельном размере наличными между юридическим лицами.

Указанием ЦБ РФ от 14 ноября 2001 года №1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическим лицами по одной сделке» (введено с 21 ноября 2001 года). Предельный размер наличных средств, используемых при расчетах между юридическим лицами, установлен в сумме 60 тысяч рублей.

Следовательно, рассчитываясь подотчетными средствами с юридическим лицом за какое-то имущество (работы, услуги) работник организации может осуществить оплату в размере не более 60 тысяч рублей по одному договору.

При расчетах юридических лиц с физическими лицами, вышеуказанных ограничений не существует.

Обратите внимание!

Если ранее предельный размер расчетов наличными деньгами определялся по одному платежу , то с 21 ноября 2001 года он определяется по одной сделке . Это несколько меняет привычную ситуацию.

Сделками согласно статье 153 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ), признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

К примеру, внесение наличных денег в кассу (в порядке оплаты товара, работ или услуг) является действием, но не является сделкой. Это действие по исполнению обязательства по оплате.

Любой договор, заключенный сторонами, является сделкой. (Только односторонняя сделка не является договором.) Поэтому фактически предельный размер расчетов наличными деньгами в сумме 60 тысяч рублей установлен по одному договору .

Если, например, заключен договор на 100 тысяч рублей (или не определили сумму договора), то лишь 60 тысяч рублей по нему можно оплатить наличными деньгами, остальную сумму необходимо оплатить путем безналичных расчетов.

С одним лицом можно заключить неограниченное число договоров. Предельный размер расчетов установлен для сделки (договора) и сумма денег, которую можно принять от одного контрагента в течение одного дня, определяется лишь количеством заключенных с ним договоров.

Договор, если одной из сторон является юридическое лицо или предприниматель без образования юридического лица (далее - предприниматель), всегда заключается только в письменной форме

Договор в письменной форме может быть заключен путем:

Составления одного документа, подписанного сторонами (пункт 2 статьи 434 ГК РФ);

Обмена документами посредством связи, которая позволяет установить, что документ исходит от стороны по договору (пункт 2 статьи 434 ГК РФ);

Совершения лицом, получившим письменную оферту (предложение заключить договор с указанием существенных условий такого договора), действий по выполнению условий предлагаемого договора (пункт 3 статьи 438 ГК РФ);

В первом случае каждая из сторон имеет подписанный всеми сторонами договор.

Во втором случае одна из сторон имеет, например, подписанный ею договор с факсимильным воспроизведением подписи руководителя и оттиска печати другой стороны. Вторая сторона имеет идентичный по содержанию договор с факсимильным воспроизведением подписей руководителей и оттисков печатей каждой из сторон (то есть как бы подписанный двумя сторонами договор, затем переданный по факсу).

Наличие счета на оплату на сумму 600 тысяч рублей и десяти товарных накладных по 60 тысяч рублей на товар, указанный в счете, свидетельствуют лишь о том, что заключен договор (сделка) на сумму 600 тысяч рублей. Наличными деньгами можно оплатить товар лишь по одной товарной накладной.

Также следует иметь в виду, что наличие составленного договора, подписанного сторонами, позволяет оплатить наличными деньгами товар лишь на сумму 60 тысяч рублей, независимо от количества счетов на оплату и товарных накладных на товары, поставляемых в рамках договора.

Ситуацию не спасает заключение дополнительных соглашений к договору, определяющих для товара, например, не только стоимость, но номенклатуру и количество, подлежащее поставке в течение месяца.

Договор (сделка) во всех этих случаях будет один, а предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке будет распространяться на все расчеты по данному договору. Всё вышесказанное касается и договоров на оказание услуг и выполнение работ.

Даже при заключении пакета из нескольких договоров, рекомендуем все-таки менять существенные условия договоров.

Если в организации будет обнаружено превышение предельно установленного размера расчетов наличными между юридическими лицами, то на основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (начиная с 1 июля 2002 года) с организации-нарушителя будет удержан штраф в размере от 400 до 500 МРОТ, с должностного лица от 40 до 50 МРОТ, то есть сумма достаточно внушительная, до 50 000 и 5 000 рублей соответственно.

Однако, несмотря на то, что наличные расчеты межд у юридическими лицами государство контролирует достаточно жестко, организации все равно прибегают к таким видам расчетов. И нередко сталкиваются с ситуацией, когда при осуществлении хозяйственной деятельности нужно внести в кассу другой организации сумму, превышающую допустимую величину. Чтобы не попасть под штрафные санкции вносите несколько сумм, каждая из которых будет соответствовать отдельному договору. Это поможет избежать претензий со стороны налоговых органов.

Выявлять осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм должны банки и органы, осуществляющие проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью. Они должны передавать сведения в налоговые органы или органы внутренних дел, которые и осуществляют рассмотрение дела об административном правонарушении и наложении штрафов.

Центральный банк РФ, устанавливая предельный размер расчетов наличными деньгами, реализует свои полномочия по установлению правил осуществления расчетов (пункт 4 статьи 4 Федерального Закона от 10 июля 2002 года №86-ФЗ «О Центральном Банке РФ (Банке России)»).

При анализе ситуации с ограничениями на расчеты наличными деньгами следует принимать во внимание Письмо ЦБ РФ от 16 марта 1995 года №14-4/95 «О разъяснениях по отдельным вопросам «Порядка ведения кассовых операций в РФ» и условий работы с денежной наличностью» (далее - Разъяснения).

ЦБ РФ разъяснил, что положения Указа не распространяются на юридические лица, получающие платеж (пункт 5 Разъяснений). Меры ответственности за осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм применяются только к одной стороне расчетов – к лицу, производящему платеж в адрес другого лица.

Обратите внимание!

В том случае если подотчетное лицо осуществляет расчет (в разрешенных случаях) с другим юридическим лицом в валюте, необходимо также следить, чтобы рублевый эквивалент платежа не превышал установленный предел расчетов наличными.

Согласно Федеральному Закону РФ от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» кассовые аппараты следует применять всегда, когда стороны рассчитываются наличными или с помощью пластиковых карт. Обратите внимание: речь идет о расчетах не только с населением, но и со всеми юридическими лицами. Поэтому, если подотчетное лицо расплатилось наличными, то помимо счета-фактуры, накладной, приходного кассового ордера ему должны выдать и чек ККТ. Сразу возникает вопрос:

Нужен ли при наличных расчетах с юридическими лицами приходный кассовый ордер в связи с введением в действие закона №54-ФЗ или достаточно только чека ККТ?

При денежных расчетах с организацией выписывается приходный ордер, но этого теперь недостаточно. Кассовый чек при наличных денежных расчетах должен быть обязательно. Таковы требования нового закона.

Таким образом, получается, что организация-продавец, принимая от юридического лица денежные средства, должна оформить фактически два платежных документа. Ведь на сегодняшний день Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40 никто не отменял. А согласно пункту 13 данного Порядка по каждому платежу наличными денежными средствами, поступившими от юридического лица, выписывается отдельный . Следовательно, на руках у подотчетного лица должно быть фактически два подтверждающих документа об оплате, однако в авансовом отчете данная сумма должна быть отражена один раз.

Это, конечно, вносит определенные неудобства, но пока ситуация остается именно такой. Видимо в скором времени законодатели решат данную проблему и установят, какой из двух документов будет признаваться документом об оплате. Ответом на этот вопрос, на наш взгляд, может служить Письмо УМНС по г. Москве от 22 сентября 2003 года №29/51732. Нужно сказать, что в части налога с продаж этот документ потерял свою актуальность, так как данный налог отменен, а вот в отношении выдачи документов при продаже товаров за наличный расчет он дает достаточно подробный ответ.

В заключение хочется отметить, что организация аналитического учета по наличным денежным суммам, уплаченным поставщикам через подотчетных лиц достаточно сложна.

Поэтому организациям, планирующим значительные закупки, рекомендуется минимизировать расходы в режиме розничной торговли, оформив денежные расчеты по договорам с поставщиками посредством безналичных расчетов.

ОТСУТСТВИЕ «МЯГКОГО» ЧЕКА

Данный вид нарушения является так же достаточно распространенным. Любая организация, в процессе осуществления хозяйственной деятельности, приобретает какие либо материальные ценности в розничной торговле. Это могут быть любые хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно, в условиях крупного субъекта хозяйственной деятельности, можно предусмотреть, чтобы закуп перечисленных ценностей был организован с помощью безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-то имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть.

Имея на руках денежные средства, принадлежащие организации и осуществляя закуп в рознице, сотрудник организации будет выступать в качестве физического лица. То есть в данном случае розничная организация торговли осуществляет продажу не юридическому, а физическому лицу. В соответствии с налоговым законодательством, в частности со статьей 168 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению , требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

То есть, если подотчетное лицо обратится к продавцу розничного предприятия с просьбой выписать ему счет-фактуру, то, скорее всего, получит отказ, так как, пробив сумму покупки на ККТ и, выдав чек покупателю, продавец выполнил все свои обязательства.

Однако для целей списания подотчетной суммы одного чека ККТ недостаточно, сотруднику организации необходим еще и товарный чек, иногда его называют «мягким». Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Кассовый чек содержит сведения о продавце, его наименование, ИНН, возможно сумму НДС, и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации осуществляет принятие к учету приобретенных ценностей. В том случае, если продавец розничного предприятия отказывает покупателю в выписки товарного чека (такие случаи нередки, несмотря на действующие Правила торговли) сотрудник организации должен убедить продавца выписать такой документ, в противном случае бухгалтер может не списать данную сумму расхода с подотчетного лица. И еще одна «мелочь» в товарном чеке запрещается использовать общие фразы, например, приобретены хозяйственные товары на сумму 300 (триста) рублей 00 копеек. В нем должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу. Например, приобретены хозяйственные товары на суммы 300 (триста) рублей 00 копеек, а именно: Стиральный порошок «Миф» в количестве 10 шт. по цене 30-00 рублей. = 300-00 рублей.

Форма товарного чека не является унифицированной и в соответствующие альбомы унифицированных форм не входит. Однако оформление этого документа является обязательным для торговой организации. Эта обязанность установлена Правилами продажи отдельных видов товаров, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 года №55. Основными реквизитами данного документа являются наименование продавца, наименование товара, дата продажи, артикул, сорт и цена товара, а также подпись лица, осуществившего продажу. Для того, что не возникало спорных ситуаций с налоговыми органами, можно форму товарного чека разработать самостоятельно и закрепить ее в приложении к учетной политике организации.

Примерная форма товарного чека может выглядеть следующим образом:

Магазин «Все для дома»

ООО «Меркурий»

ИНН 5507088692

Копия чека

Наименование товара

Цена, руб.

Сумма, руб.

1.Стиральный порошок «Миф»

Всего на сумму: 300-00 рублей 00 коп.

Оплачено: Триста рублей 00 коп.

Установленный в настоящий момент предельный размер расчетов наличными денежными средствами позволяет приобрести в режиме розничной торговли материалы и основные средства, имеющие различные режимы постановки на учет, использования в производстве и списания. Поэтому четкое указание в товарном чеке номенклатуры, количества и стоимости приобретенных товаров исключат ошибки в учете.

Таким образом, товарный чек фактически представляет собой товарную накладную, а, следовательно, является обязательным первичным документом.

Обратите внимание!

Современная контрольно-кассовая техника может содержать все необходимые сведения, в том числе и перечень приобретенных товаров, однако даже, при наличии такого чека ККТ, товарный чек «лишним» не будет и исключит нежелательные вопросы со стороны проверяющего органа.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», документы, которыми отчитывается подотчетник, должны быть парными: либо накладная плюс квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек плюс чек ККТ. Первый документ в каждой паре описывает саму операцию, второй подтверждает факт оплаты. Исключения составляют лишь чеки ККТ из больших универмагов и супермаркетов, которые по своей структуре содержат реквизиты товара внутри кассового чека, но при наличии такого важного реквизита вышеуказанной статьи как подпись.

В случае если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенном товаре, представители организации должны составить акт, в котором следует отразить, что конкретно и для каких целей было приобретено.

В общем случае кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный - служит своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации, будет выполнять функции товарного чека.

Учетная политика организации определяет и направляет дальнейшую работу не только бухгалтерских и финансовых служб, но и всей организации. Насколько точно все тонкости учетной работы, обусловленные спецификой деятельности данного хозяйствующего субъекта, будут предусмотрены в учетной политике, настолько верно будет выбрана наиболее оптимальная схема ведения бухгалтерского и налогового учета. В конечном итоге от этого зависит сумма уплачиваемых налогов, возможные налоговые последствия в виде налоговых санкций и, соответственно, финансовое благополучие организации.

Учетная политика должна быть основана на ряде установленных принципов, в том числе на принципе временной определенности фактов хозяйственной деятельности. В целях реализации этого принципа хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности.

Несоблюдение указанного требования в отношении подотчетных средств подразумевает то, что бухгалтер неправомерно отражает в учете операции по возмещению работникам расходов, понесенных в связи с приобретением для нужд организации материальных ценностей за счет собственных средств, как списание подотчетных средств.

Рассмотрим на примере.

Пример.

Работник организации, не имея в подотчете денежных средств, или даже решения о действии в интересах организации, например доверенности, приобрел за свой счет какое- то имущество для нужд организации, например, хозяйственные принадлежности на сумму 3 000 рублей.

Сдал все необходимые документы, заполнил форму авансового отчета, в которой соответственно отразил сумму перерасхода и попросил возместить ему понесенные затраты.

Окончание примера.

В практике такие случаи встречаются сплошь и рядом.

Бухгалтерия возмещает ему понесенные затраты, забывая о том, что в данной ситуации организация не имеет на то оснований.

Такие основания у субъекта хозяйственной деятельности могут возникнуть только при заключении с данным физическим лицом договора купли-продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности. Как правило, такой договор никогда не заключается со своим работником.

Теперь представим, что Ваша организация заключила такой договор купли-продажи и приобрела у своего работника данные хозяйственные принадлежности на сумму 3 000 рублей. Рассчиталось с ним по данному договору. В этой ситуации, осуществив выплату по договору, организация обязана предоставить в налоговые органы информацию о размере полученного дохода данным физическим лицом (по форме НДФЛ-2).

В соответствии с налоговым законодательством по НДФЛ (статья 229 НК РФ) физические лица, осуществлявшие в течение налогового периода продажу собственного имущества, принадлежащего им на праве собственности, обязаны подать в налоговый орган декларацию о доходах.

Налоговым законодательством (статья 220 НК РФ) установлено, что при исчислении налогооблагаемой базы по НДФЛ налогоплательщик имеет право уменьшить сумму дохода на сумму подтвержденного расхода, то есть в данном случае физическое лицо должно предоставить в налоговый орган документы, по которым было приобретено такое имущество. При отсутствии таких документов, сумма возмещения расходов, превышающая 125 000 рублей, понесенных налогоплательщиком при приобретении для организации материальных ценностей за счет собственных средств, будет включена в налоговую базу в целях исчисления налога на доходы физических лиц.

Чтобы уйти от такого развития ситуации, бухгалтера нередко оформляют выдачу подотчетных средств «задним числом», однако может случиться и так, что на первичных документах будет стоять более ранняя дата, чем на расходном кассовом ордере. В результате нарушен принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, может возникнуть и момент, что для такой выдачи просто не хватит денежных средств в кассе организации в нужный момент. В таком случае данное деяние будет расценено проверяющим органом, как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и возникнут риски по признанию расходов для целей налога на прибыль и вычетов для налога на добавленную стоимость.

Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Подотчетные средства с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».

Купля-продажа товаров за наличный расчет

Купля-продажа товаров за наличный расчет по сей день присутствует в деятельности многих организаций торговли. На наличное денежное обращение наложен ряд серьезных ограничений, вынуждающих продавцов и покупателей производить большинство расчетов в безналичном порядке. Но практика показывает, что полностью обойтись без покупки и продажи товаров за наличные деньги невозможно. Поэтому предлагаем рассмотреть основные вопросы по расчетам, учету и налогообложению купли-продажи за наличку.

Покупка товаров

Сначала перечислим основные вопросы, с которыми может столкнуться организация (предприниматель), покупающая товары за наличный расчет, и дадим на них краткие ответы.

  1. Может ли компания-продавец наличную выручку от продажи товаров расходовать на последующее приобретение других товаров? Да, может, но с условием выполнения некоторых требований, которые диктует кредитным организациям и их клиентам Банк России.
  2. Действует ли лимит расчета наличными при покупке товаров через подотчетное лицо? Действует, но не всегда, все зависит от того, как оформлено приобретение товара.
  3. Вправе ли бухгалтер принять к вычету НДС по товарному (кассовому) чеку при отсутствии счета-фактуры? Да, если в выданных документах выделен предъявляемый к вычету налог, правда, в этом случае свою позицию, возможно, придется отстаивать в суде.
  4. Можно ли подотчетному лицу перечислить деньги на банковскую карточку, которой он будет расплачиваться за приобретенные для предприятия товары? Да, это возможно, но нужно сделать это грамотно, чтобы подотчетные суммы не обложили "зарплатными" налогами.
  5. Какие сложности возникают с признанием расходов при покупке товаров за наличку? Трудности связаны с документальным оформлением затрат, так как розничные продавцы не всегда выписывают нужные и, самое главное, правильно оформленные документы.
  1. В действующем Положении о порядке ведения кассовых операций (утв.

    ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П) ничего не сказано о том, на какие цели организация может тратить наличную выручку, полученную от покупателей. Если обратиться к Указанию ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У, то оно позволяет юридическим лицам и предпринимателям не сдавать в банки поступившие в кассы наличные деньги за реализованные товары (работы, услуги) (Решение ВС РФ от 28.06.2010 N ГКПИ10-497): эти денежные средства можно расходовать на выплату заработной платы работникам, на оплату командировочных расходов, а также товаров (работ, услуг), включая наличные расчеты за возвращенные товары (невыполненные работы, неоказанные услуги). Таким образом, покупка товаров за счет поступившей в кассу выручки не является нарушением действующего законодательства. При этом нужно помнить, что организации обязаны сдавать в обслуживающие банки все суммы, превышающие допустимый лимит хранения денег в кассе.

Следующий момент. Представим, что организация получила деньги из банка (например, на оплату командировочных расходов), но израсходовала их не по целевому назначению (приобрела через своего сотрудника товары). Раньше это бы считалось нарушением кассовой дисциплины, в настоящее время (с вступлением в силу нового положения) — нет. В названном Положении не сказано, что полученные в банке деньги должны расходоваться на цели, указанные в чеке. То есть сейчас цель расходования подотчетных сумм — это оплата расходов, связанных с осуществлением деятельности юридического лица (предпринимателя). На что именно будут расходоваться деньги — решать руководителю, который, в свою очередь, определяет сумму и срок выдачи денег.

  1. Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У установлен лимит расчета наличными денежными средствами по одной сделке между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и предпринимателем в размере 100 тыс. руб.

    Подтверждение расходов при покупке за наличный расчет

    В случае когда полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками при расчетах по договорам, заключаемым на основании доверенности или по уже заключенным договорам с другими юрлицами (предпринимателями), должен соблюдаться предельный размер расчетов наличными (см. Приложение к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т). Таким образом, если торговая организация постоянно работает с одним и тем же партнером по безналичному расчету, но в силу тех или иных причин решила оплатить очередную партию товаров наличкой, то при выдаче денег подотчетному лицу следует соблюдать действующий лимит расчета наличными. За нарушение данного требования наказать могут обоих участников сделки: того, кто передает деньги (то есть инициатора нарушения) (Постановление ФАС УО от 31.08.2010 N Ф09-5561/10-С1), и того, кто принимает деньги сверх лимита (соучастника правонарушения) (Постановление ФАС ВВО от 30.11.2010 N А28-2959/2010). Таким образом, покупатель товаров за наличные деньги сверх лимита может подставить и себя, и своего постоянного партнера. Заметим, что запрет на расчеты наличными деньгами в размере, превышающем 100 тыс. руб., распространяется на обязательства, предусмотренные договором и (или) вытекающие из него и исполняемые как в период действия договора, так и после окончания срока его действия (Официальное разъяснение ЦБ РФ от 28.09.2009 N 34-ОР).

В случае расходования сотрудниками организации полученных ими под отчет наличных денег в связи с выполнением служебных обязанностей в командировке (с оказанием услуг, оплаченных сотрудниками от своего имени) требования о соблюдении лимита наличными не применяются.

  1. Правомерность налогового вычета по НДС при приобретении товаров за наличку — одна из претензий налоговиков. Поэтому при покупке товаров через подотчетное лицо компания рискует остаться без налогового вычета, так как при отсутствии счета-фактуры (в рознице он не выписывается) свое право на вычет перед ревизорами приходится отстаивать в том числе в судебном порядке. Благо, шансы получить налоговый вычет у налогоплательщика есть. Нормы п. 7 ст. 168 НК РФ предписывают розничным продавцам вместо счетов-фактур выдавать кассовый чек или иной документ установленной формы. Если в нем выделен НДС, то организация (предприниматель), купившая товары через своего работника, как конечный получатель товаров вправе принять налог к вычету (Постановление ФАС МО от 23.08.2011 N КА-А41/7671-11). Здесь нужно учесть два момента. Во-первых, НДС в документах может и не быть, если розничный продавец пользуется преимуществами спецрежимов и не является плательщиком данного налога. Во-вторых, поставить к вычету налог по приобретенным товарам удастся не ранее того момента, как они будут оприходованы, а это, в свою очередь, произойдет после утверждения авансового отчета руководителем и списания задолженности с подотчетного лица. Если по тем или иным причинам авансовый отчет не будет утвержден, то вычета быть не должно.
  2. Товары, приобретаемые организацией за наличный расчет, могут стоить недешево. Выдавать на руки большие суммы денег небезопасно, проще перечислить их на карточку. Но вправе ли сотрудник оплатить ею товары? В большинстве случаев да, так как операции с банковскими картами контролируются банками и самими организациями. Существует несколько способов покупки товаров с помощью банковской карты (при этом не обязательно расплачиваться именно ей, можно снять деньги в ближайшем банкомате).

    На какую же карту и как лучше перечислить деньги?

Раньше, да и сейчас, успешно использовались корпоративные карты, на которые перечисляются деньги с расчетных счетов предприятия. Такой картой работник расплачивается фактически от имени юридического лица, а в бухгалтерии средства, находящиеся на ней, учитываются как средства на специальных счетах в банках. Другой вариант — оформление карты непосредственно на сотрудника. В таком случае комиссия взимается не с предприятия, а с физического лица. (Намеренно не упоминаем кредитные карты, так как навряд ли сотрудник будет использовать их для исполнения своих служебных обязанностей и платить проценты.)

Есть еще один вариант: оказывается, для расчетов с подотчетными лицами можно использовать так называемые зарплатные карты, на которые перечисляется вознаграждение за исполнение трудовых обязанностей. Ничего удивительного, при определенных условиях на эти карточки можно перечислять подотчетные суммы <1>. Нужно только, чтобы направление их расходования соответствовало указанным в документах целям. А для того чтобы подстраховаться, в платежных поручениях в поле "назначение платежа" целесообразно указать, что средства перечислены на пополнение счета пластиковой карты (номер), Ф.И.О. подотчетного лица (командировочные расходы или на хозяйственные нужды), НДС и НДФЛ не облагается. Но это еще не все, одной лишь надписью в платежном поручении налоговые риски не снять. Нужно документально подтвердить фактическое расходование подотчетных сумм с карточки.

<1> На возможность перечисления денег на банковские карточки сотрудников для оплаты командировочных расходов указано в Письме ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513. Банки иногда идут навстречу клиентам и перечисляют в таком порядке подотчетные суммы на другие цели (например, на хозяйственные нужды).

  1. Документальное подтверждение покупки товаров через подотчетных лиц часто оставляет желать лучшего, поэтому несет в себе определенные налоговые риски. Во-первых, напомним: чтобы кассовый чек имел силу оправдательного документа, он должен быть оформлен в соответствии с действующим законодательством и содержать все необходимые реквизиты (п. 4 Положения по применению ККТ <2>):
  • наименование организации;
  • идентификационный номер организации-налогоплательщика;
  • заводской номер контрольно-кассовой машины;
  • порядковый номер чека;
  • дату и время покупки (оказания услуги);
  • стоимость покупки (услуги);
  • признак фискального режима. Указание других данных, предусмотренных техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения допустимо.

<2> Утверждено Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745.

При этом на практике возникают ситуации, когда в результате хранения отраженная на кассовом чеке информация стирается. По мнению Минфина, во избежание недоразумений (чтобы иметь возможность подтвердить понесенные организацией расходы) целесообразно делать ксерокопии с таких кассовых чеков (в Письме Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22 чиновники рекомендуют ксерокопии чеков ККТ заверять подписью должностного лица и печатью организации).

Во-вторых, еще раз повторимся: если работник действует от имени организации и представляет ее интересы, то для получения товаров ему понадобится доверенность, если же он действует как физическое лицо — доверенность не нужна.

Особое внимание в расчетах с подотчетными лицами следует уделять предприятиям, применяющим УСНО. Поясним почему. Дело в том, что "упрощенцы" применяют кассовый метод признания доходов и расходов, и если сотруднику организации не хватило денег, выданных бухгалтером на покупку материальных ценностей, и он оплатил часть товаров за свой счет, учесть данные затраты можно только после того, как организация погасит перед работником задолженность за приобретенные товары (Письмо Минфина России от 17.01.2012 N 03-11-11/4). Не стоит также забывать о закрытом перечне расходов (пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Продажа товаров

При продаже товаров за наличный расчет наиболее проблемными вопросами являются правомерность неприменения кассового аппарата и выдача иных предусмотренных законодательством документов. Но автор хочет обратить внимание не на это. Интерес представляет Регламент Минфина для ФНС по контролю за полнотой учета выручки в организациях и у предпринимателей (далее — Регламент по контролю учета выручки) <3>. Очевидно, что данный Регламент принят не просто так, а с целью вывода "из тени" неучтенных финансовых потоков, с которых не платятся налоги. Как понимаете, речь идет об организациях, применяющих общий режим или "упрощенку", налоговые обязательства которых зависят от размера полученной выручки. Интересен он будет и плательщикам ЕНВД. В двух словах поясним, в чем суть нового документа.

<3> Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утв.

Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н.

При проведении контрольных процедур по осуществлению наличных расчетов налоговики в первую очередь будут проверять огрехи в документах. У тех, кто использует ККТ, проверке подвергнутся все регистрационные документы, тем, кто использует БСО, следует быть готовым предъявить бумаги по их учету, хранению и выдаче. Есть еще одна категория — плательщики ЕНВД (они обходятся и без ККТ, и без БСО), с них налоговики могут потребовать товарные чеки, квитанции или другие документы, подтверждающие прием денег за реализованный товар. Таким образом, этот предварительный этап проверки коснется всех, кто производит наличные расчеты и получает выручку в кассу от покупателей и заказчиков. Полный список документов, которые могут запросить налоговики, приведен в п. 29 Регламента по контролю за учетом выручки:

а) журнал кассира-операциониста;

б) акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;

в) журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;

г) распечатки отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;

д) контрольные ленты контрольно-кассовой техники на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;

е) приходные и расходные кассовые ордера;

ж) журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

з) авансовые отчеты;

и) кассовая книга;

к) справка-отчет кассира-операциониста;

л) сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;

м) бланки строгой отчетности, копии бланков строгой отчетности, корешки документов;

н) информация из автоматизированной системы о выпущенных документах;

о) акт приемки бланков строгой отчетности;

п) книга учета бланков строгой отчетности;

р) акт о списании бланков строгой отчетности;

с) книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя;

т) книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСНО;

у) книга учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих УСНО на основе патента;

ф) книга учета доходов и расходов индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (ЕСХН);

х) распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег;

ц) иные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, которые необходимы инспекции для исполнения государственной функции.

Кроме того, если проверяемые объекты осуществляют наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности, специалисты инспекции имеют право получить информацию о выпущенных документах из автоматизированных систем, формирующих бланки строгой отчетности.

Однако напомним, что цель Регламента по контролю за учетом выручки — это не проверка кассовых операций, а контроль полноты учета выручки. Самый простой способ такой проверки — сравнить учетные и фактические данные об остатках денежных средств. В этом Регламенте рекомендуется сверить суммы денег, находящихся в денежном ящике ККТ, с данными, отраженными в фискальном отчете, контрольной ленте ККТ, и с записями в журнале кассира-операциониста. Записи в последнем документе сверяются с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов. Если все данные соответствуют, то на этом основной этап проверки можно считать законченным. В обратном случае, если сумма выручки по данным проверки больше или меньше, чем сумма выручки по учетным данным, выясняются причины, вызвавшие расхождения, запрашиваются подробные объяснения и делаются выводы о полноте учета выручки наличных денежных средств. Наряду с этим фиксируется применение (неприменение) ККТ, БСО (товарных чеков, квитанций и иных документов) и делаются заключения об иных возможных причинах выявленной недостачи (наличии излишков) денежной наличности.

По завершении проверки полноты учета выручки налоговики составляют акт проверки, который подписывается проверяемым лицом. Перечень того, что указывается в акте, есть в п. 48 Регламента по контролю за учетом выручки. По фактам нарушений, отраженным в акте проверки, от проверяемого лица принимаются письменные объяснения (замечания, возражения), о чем в акте проверки делается соответствующая запись. В случае выявления фактов нарушений законодательства ревизоры возбуждают и ведут производство по делу об административном правонарушении в порядке, установленном КоАП РФ. При этом нарушителю следует ожидать худшего, но не стоит сразу падать духом: налоговики тоже люди и могут ошибаться. Следует быть готовым к тому, чтобы обжаловать необъективное решение (действия, бездействие) должностных лиц. Лучше попытаться сделать это до суда, тогда решение вопроса займет меньше времени. В Регламенте есть детальные рекомендации о том, как правильно составить жалобу и получить ответ на нее. Если в досудебном порядке обжаловать неправомерные действия должностного лица не удалось, то организация вправе обратиться в суд. Правомерным основанием для отказа в удовлетворении жалобы может быть ее необоснованность, но никак не тот факт, что заявитель воспользовался несколькими способами защиты своих прав и законных интересов.

* * *

В завершение остается добавить, что проверка полноты учета выручки — одна из излюбленных контрольных процедур ФНС. Однако практика показала, что у ревизоров нет четкого представления о том, что и в какой последовательности нужно проверять. Будем надеяться, что разработанный Минфином Регламент по контролю за учетом выручки внесет ясность. И, возможно, тогда из-за наличных операций не будут возникать разногласия между ревизорами и проверяемыми лицами. Поживем — увидим.

С.В.Булаев

Эксперт журнала

"Торговля:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

Тема: Покупка товара через подотчётное лицо

Тип: Реферат | Размер: 32.44K | Скачано: 13 | Добавлен 21.11.15 в 09:49 | Рейтинг: 0 | Еще Рефераты

1.Покупка товара через подотчётное лицо с предъявлением товарной накладной 3

2.Назначение корпоративной системы «Галактика». Назовите ее отличительные особенности 7

Список использованных ресурсов 11

1.Покупка товара через подотчётное лицо с предъявлением товарной накладной.

Помимо непосредственного поступления товарно-материальных ценностей от поставщиков (транспортных организаций) материальные ценности могут закупаться, а затем сдаваться на склад организации подотчетными лицами. В последнем случае оформление поступления материальных ценностей производится на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета, чеки магазинов, квитанции к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Оплата приобретения материальных ценностей через подотчетных лиц за наличный расчет относится к хозяйственным и прочим расходам организации.

Персональный состав работников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные и прочие расходы, утверждается приказом руководителя организации. В приказе указываются сведения о работниках организации (должность, фамилия, имя, отчество, табельный номер и т. п.), максимальном размере наличных денежных средств, которые может получать каждый работник под отчет и др.

Чтобы при приобретении товаров или услуг сотрудник мог действовать от имени организации необходимо выдать ему доверенность. Ее можно выписать по форме №М‑2 или №М‑2а (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а). В соответствии с п.1 ст.185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Не обязательно выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации. Законодательство не содержит такого требования. Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст.172 НК РФ).

Можно выдать подотчетному лицу доверенность в произвольной форме. Использовать доверенность в произвольной форме можно, если сотруднику поручено подписать акт о приемке услуг или работ для организации (например, он едет на консультацию к юристу). Это объясняется тем, что форма №М‑2 используется только при получении материальных ценностей (п. 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а). При этом доверенность в произвольной форме должна содержать ряд обязательных реквизитов - дату оформления, подпись руководителя и печать организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, поставщиком должна быть выписана товарная накладная (форма N ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132). .

Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется документом «Расходный кассовый ордер». В документе указывается вид операции «Выдача денежных средств подотчётнику».

Возврат неиспользованных денежных средств в кассу проводится документом «Приходный кассовый ордер» с установленным видом операции «Возврат денежных средств подотчётником». В документе указывается сумма возврата, касса, подотчетное лицо, документ, по которому были выданы денежные средства.

Последовательность действий для покупки товара через подотчётное лицо в 1С:

  • Создать документ «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Закупка через подотчетное лицо».
  • На основании документа «Поступление товаров и услуг» создать документ «Авансовый отчет».
  • На основании документа «Поступление товаров и услуг» создать документ «Возврат товаров поставщику».
  • Создать документ «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчётника». При заполнении поля «Статья ДДС» создать статью движения денежных средств, например, «Возврат от подотчётника». Излишек ДС в размере 1000 руб. подставится в документ автоматически.
  • Создать документ «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств от поставщика». При заполнении поля «Статья ДДС» создать статью движения денежных средств, например, «Возврат от поставщика».
  • Отчеты товары на складах, расчеты с поставщиками.

Если подотчетному лицу выдана доверенность на получение товара от имени организации, то подотчётник приобретает товар от имени организации по цене, определенной в соглашении. Если подотчетному лицу доверенность не выдана, то товар он приобретает по розничной цене, поле «Соглашение» в документе «Поступление товаров и услуг» не заполняется.

При представлении авансового отчета на его лицевой стороне сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т.д. А также отразить все расходы, произведенные им (заполняет графы 1-6). Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.

При проведении авансового отчета формируются бухгалтерские записи по дебету счетов, указанных в табличной части документа (в том числе счета учета НДС по приобретенным ценностям), и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», соответствующих субсчетов (если отчет в рублях - то субсчета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами», если в иностранной валюте - то субсчета 71.02 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)») .

При поступлении авансового отчета необходимо заполнить в нем расписку о том, что отчет принят к проверке, и передать ее сотруднику.

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т.д.

2.Назначение корпоративной системы «Галактика». Назовите ее отличительные особенности.

Система Галактика ERP изначально является интегрированной системой, в которой большое количество пользователей, работников предприятия, одновременно выполняют служебные функции на автоматизированных рабочих местах (АРМ), соединенных в сеть и использующих единую базу данных. Галактика ERP поддерживает современные стандарты и концепции автоматизации управления (MRPII, ERP, BI, Интернет технологии).

В системе реализованы как функции автоматизации учета хозяйственной деятельности, так и множество управленческих функций. Функции автоматизации управления в системе Галактика ERP сгруппированы в, так называемые, контуры управления.

Основные контуры:

  1. Контур оперативного управления (Контур логистики). Отвечает за планирование, учет и контроль материальных потоков (заказы, договоры, снабжение, сбыт, склады, дебиторы-кредиторы, производственная логистика).
  2. Финансовый контур - это бухгалтерский и налоговый учет, финансовое планирование (бюджетирование), платежный календарь, финансовый анализ и консолидация для корпоративных структур.
  3. Контур управления производством - это техническая подготовка производства, производственное планирование (планирование производства), учет материалов в производстве (производственная логистика), контроллинг, управление ремонтами и корпоративное планирование производства.
  4. Контур управления персоналом - это кадры и заработная плата.
  5. Контур управления клиентами - это учет клиентов и рекламы.
  6. Административный контур - это управление проектами и управление документооборотом.
  7. Контур управления предприятием - информационная система руководителей, которая агрегирует оперативные данные и предоставляет их удобную визуализацию с использованием технологии светофоров, выполняет функции системы поддержки принятия решений (ППР). Используется платформа RA.NET.
  8. Контур отраслевых решений - это модули: розничная торговля, управление транспортом, управление строительством, давальческое сырье, учет спецодежды, сервисное обслуживание, консигнация, претензии и иски и др.
  9. Контур системного администрирования - предназначен для специалистов АСУП. Реализует функции: разграничения прав доступа к базе данных и функциям системы, сохранения целостности БД, модификации самой системы (отчетов, меню (интерфейсов), алгоритмов), интеграции с внешними ситемами и другие системные функции.

Отличительные особенности.

Соответствие концепции ERP и стандарту MRP-II . Широкий функционал для стратегического планирования и оперативного управления деятельностью предприятия: управление финансами, производством, материальными ресурсами, человеческим капиталом.

Поддержка национальных и международных стандартов финансовой отчетности . Бухгалтерский учет и формирование финансовой отчетности в соответствии с требованиями законодательства стран СНГ, Международных стандартов финансовой отчетности - International Accounting Standard (МСФО - IAS) и Общепринятых учетных принципов - General Accepted Accounting Principles (US GAAP).

Гибкая адаптация к изменениям условий бизнеса . Продуктивное использование тысячами предприятий ведущих отраслей экономики стран СНГ. Система позволяет эффективно управлять - вне зависимости от спадов и подъемов экономики и внутренних изменений на предприятии.

Быстрое и простое создание отчетов различной структуры и формы . Современные инструменты для создания различных видов отчетов в системе Галактика ERP позволяют оперативно получать необходимую отчетность в соответствии с принятыми на предприятии стандартами и правилами.

Открытость для интеграции с любым программным обеспечением . Поддержка открытых стандартов разработки (XML, COM, ActiveX, ODBC) дает возможность интеграции с любым специализированным программным обеспечением, а также замены компонентов и подсистем Галактики ERP собственными разработками заказчиков. Это позволяет создать на предприятии единое информационное пространство для решения управленческих задач любого уровня и устранить дублирование информации.

Организация удаленного доступа к системе без дополнительных расходов, в том числе с использованием каналов с низкой пропускной способностью. Специалисты предприятия-заказчика могут воспользоваться всеми преимуществами единого информационного пространства и реализовывать управленческие процессы независимо от географического расположения подразделений и филиалов предприятия.

Филиальность. Ведение учета нескольких юридических лиц в одной базе данных позволяет холдинговой компании и/или группе компаний вести централизованное администрирование баз данных юридических лиц, применять единые каталоги нормативно- справочной информации, гибко управлять доступом к учетным данным группы и отдельных юридических лиц, получать консолидированные данные по холдингу/группе компаний.

Масштабируемость . Предприятие-заказчик, в зависимости от потребностей, получает возможность построения и использования любой конфигурации системы Галактика ERP, с максимальным сохранением прежних инвестиций в ИТ. При внедрении системы нет необходимости закупки оборудования «на вырост».

Возможность быстрого внедрения . Апробированные технологии развертывания проектов автоматизации способствуют тому, что внедрение системы проходит в сжатые сроки, с фиксированным бюджетом и минимальными для предприятия рисками. Это позволяет предприятиям-заказчикам быстро окупить затраты на ИТ.

Защита конфиденциальной информации . Комплекс средств защиты информации, встроенный в систему Галактика ERP, полностью соответствует руководящим документам, что подтверждено сертификатом ФСТЭК России.

Соответствие международному стандарту качества ISO 9001:2008 . Система менеджмента качества проектирования, разработки, внедрения, технической поддержки и сопровождения системы Галактика ERP соответствует требованиям международного стандарта ISO 9001:2008, что подтверждено соответствующими сертификатами.

Доступная стоимость . Система Галактика ERP предназначена для предприятий СНГ и полностью соответствует их потребностям и возможностям.

Наличие специальных решений для небольших компаний/несложных задач . На базе системы Галактика ERP разработаны решения Галактика Прогресс и Галактика Старт, которые имеют более низкую стоимость и включают функциональность, необходимую и достаточную для небольших предприятий.

Список использованных ресурсов:

  1. А.В. Касьянов. Годовой отчет 2007/ под ред. а. - М. : ГроссМедиа: РОСБУХ - 2008.
  2. Интернет сайт http://rosbuh.senseagency.ru/
  3. Фадеева Е.А. 1C: Бухгалтерия 8.0. М.: Альфа-Пресс, 2007.
  4. Интернет сайт http://www.atlants.dp.ua/
  5. Интернет сайт www.galaktika.ru

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно , а нам приятно ).

Чтобы скачать бесплатно Рефераты на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Рефераты для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Если Реферат, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Для приобретения товара за наличный расчет подотчетному лицу выдаются денежные средства из кассы организации.
Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета Директоров Центробанка РФ от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).
Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходному кассовому ордеру (форма N КО-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) или надлежаще оформленному другому документу (например, по заявлению на выдачу денег) с наложением на этом документе штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.
При совершении сделки по купле-продаже товара подотчетное лицо может действовать от своего имени, т.е. как физическое лицо (таким образом, как правило, приобретаются товары, предназначенные для хозяйственных нужд, в организациях розничной торговли), либо от имени организации, т.е. на основании доверенности. В зависимости от этого осуществляется документальное оформление закупки товара.
В первом случае (когда подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации (не имеет доверенности), т.е. действует как частное лицо) приобретение товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи.
В соответствии с п.2 ст.492 ГК РФ договор розничной купли-продажи является публичным договором, т.е. договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится.
Статьей 493 ГК РФ установлено, что договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара.
Следует иметь в виду, что на основании п.1 ст.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон о ККТ) применение контрольно-кассовых машин организациями и индивидуальными предпринимателями при наличных расчетах и выдача покупателю кассового чека являются обязательными, за исключением случаев, описанных в п.3 ст.2 Закона о ККТ.
Так, например, контрольно-кассовая техника может не применяться при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках (при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации); при осуществлении торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами; при продаже в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах; при торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами и т.д.
Организация, через которую приобретаются товары, вправе не выдавать покупателю - физическому лицу счет-фактуру.
Дело в том, что согласно п.7 ст.168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. То есть невыдача продавцом подотчетному лицу, не заявившему о себе как о представителе юридического лица, счета-фактуры соответствует действующему законодательству.
Пунктом 6 ст.168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется.
Следует иметь в виду, что даже если сумма налога на добавленную стоимость будет выделена в кассовом и товарном чеках, при отсутствии счета-фактуры организация-покупатель не будет иметь права на вычет налога. Напомним, что в соответствии со ст.172 НК РФ наличие счета-фактуры является непременным условием предъявления уплаченного в составе цены товара налога на добавленную стоимость к вычету.
Рассмотрим случай, когда подотчетное лицо действует как представитель организации на основании доверенности.
Порядок выдачи доверенности работнику организации установлен гражданским законодательством.
В соответствии с п.1 ст.185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Пунктом 5 этой статьи установлено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю.
Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяются типовые формы первичной учетной документации N М-2 и N М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
Форму N М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.
Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи доверенности - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.
Подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, поставщиком должна быть выписана товарная накладная (форма N ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132).
Согласно п.3 ст.168 НК РФ поставщик товара обязан выписать подотчетному лицу, действующему на основании доверенности, счет-фактуру, который будет являться основанием для принятия уплаченного в составе цены товара налога на добавленную стоимость к вычету.
В подтверждение приема денег от подотчетного лица - представителя организации-покупателя поставщик на основании п.13 Порядка ведения кассовых операций обязан выписать приходный кассовый ордер (по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера поставщика или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, выдается представителю организации-покупателя.
Кроме того, следует иметь в виду, что исходя из положений Закона о ККТ сферой его регулирования являются наличные денежные расчеты независимо от того, кто и в каких целях совершает покупки (заказывает услуги). То есть контрольно-кассовые машины подлежат применению не только при наличных денежных расчетах с населением, но и в тех случаях, когда наличные денежные расчеты осуществляются с индивидуальным предпринимателем или организацией (покупателем, клиентом).
Таким образом, подотчетному лицу, выступающему на основании доверенности, также должен быть выдан кассовый чек.
На основании п.1 ст.172 НК РФ для целей вычета налога на добавленную стоимость, уплаченного поставщику товаров (работ, услуг), покупатель должен располагать не только счетом-фактурой, но и документами, подтверждающими фактическую уплату сумм налога на добавленную стоимость в составе цены товаров (работ, услуг).
При отсутствии счета-фактуры и (или) документа, подтверждающего уплату поставщику налога на добавленную стоимость, уплаченный поставщику налог на добавленную стоимость вычету не подлежит.
По нашему мнению, в случае, если поставщик в нарушение требований Закона о ККТ не выдал представителю покупателя кассовый чек, для подтверждения факта оплаты товара (и, соответственно, уплаты налога на добавленную стоимость) достаточно наличия квитанции к приходному кассовому ордеру.
Следует отметить, что Минфин России придерживается на этот счет иной точки зрения. В соответствии с Письмом Минфина России от 04.12.2003 N 04-03-11/99 "О порядке вычета налога на добавленную стоимость" "при отсутствии кассового чека у налогоплательщика не имеется достаточных оснований утверждать, что сумма НДС им фактически оплачена, несмотря на наличие счета-фактуры и квитанции к приходному кассовому ордеру".
Подотчетное лицо, закупившее товар для организации, не позднее трех дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, обязано предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Авансовый отчет составляется по форме N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Проверенный бухгалтерией предприятия авансовый отчет утверждается руководителем и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход денежных средств и позволяющие оприходовать приобретенные подотчетным лицом товары.
Эксперты журнала
"Современный бухучет"
Подписано в печать
25.02.2005
"Современный бухучет", 2005, N 3