Торговая и складская документация. Коммерческие документы Бланки документов для организации торговли

Товарная накладная применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, продающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Бланк формы ТОРГ-12. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-1. Акт о приемке товаров

Акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1) применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора поставки, купли-продажи и т.п. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

Бланк формы ТОРГ-1. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-2. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей

Акты по форме № ТОРГ-2 применяются для оформления приемки товарно - материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Бланк формы ТОРГ-2. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-10. Спецификация

Спецификация по форме № ТОРГ-10 применяется в том случае, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п тару. Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю товара, второй - передается в бухгалтерию организации.

Бланк формы ТОРГ-10. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-13. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары

Накладная на внутреннее перемещение применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами. Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя подразделений и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

Бланк формы ТОРГ-13. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-15. Акт о порче, бое, ломе, товарно-материальных ценностей

Акт применяется для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию. Составляется в трех экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-15. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-16. Акт о списании товара

Акт применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно - материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-16. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-18. Журнал учета движения товаров на складе

Журнал применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). При автоматизированной обработке данных документов средствами вычислительной техники возможен вариант применения предложенной формы в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации. Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

Бланк формы ТОРГ-18. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-29. Товарный отчет

Товарный отчет применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-29. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-30. Отчет по таре

Отчет по таре применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными товарными документами, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-30. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов

Сопроводительный реестр применяется для регистрации приходных и расходных документов. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-31. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-15. Акт об уценке товарно-материальных ценностей

Акт применяется для оформления уценки товарно-материальных ценностей при моральном устаревании, снижении покупательского спроса, обнаружении признаков понижения качества по различным причинам. Акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами комиссии и передается в бухгалтерию

Бланк формы МХ-15. Инструкция по заполнению

Бланк формы Т-1. Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная (форма Т-1) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Документооборот - важная и обязательная составляющая практически любой деятельности, связанной с торговлей, правильная организация которого является гарантией верного и полного отражения всех операций в бухгалтерском и налоговом учете .

Организация документооборота

Несмотря на повсеместную компьютеризацию, предприятия торговли обязаны иметь в распечатанном виде документы, отражающие товарооборот, движение ТМЦ и денежных средств, а также формирование наценки, взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами.

Организация документооборота - задача руководителя предприятия. Правила документооборота должны быть прописаны в учетной политике компании. Вместе с ней руководитель утверждает:

формы неунифицированных первичных документов, используемых на предприятии;
формы документов внутренней отчетности;
периодичность формирования отчетов;
технологию обработки данных учета.

При организации документооборота учитывают размеры и внутреннюю структуру компании, частоту проведения хозяйственных операций, специфику деятельности. В любом случае правила внутреннего документооборота не должны нарушать действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Организация документооборота предполагает разработку правил формирования и пути движения для каждого документа. С этой целью руководством определяются ответственные лица на каждом этапе создания документа, графики передачи документации в другие структурные подразделения, периодичность составления отчетности.

Каждый документ в организации должен пройти следующий путь:

создание,
передача документа в бухгалтерию,
проверка и обработка документа,
архивирование.

Основные документы, используемые в торговле

Каждая операция должна быть подтверждена соответствующим документом. Обычно в качестве первичных используют унифицированные формы документов. Если на предприятии по указанию руководства применяются неунифицированные формы первичных документов, они в любом случае должны быть оформлены с соблюдением действующих правил и, как минимум, должны иметь номер и дату составления, информацию об организации в виде ее реквизитов, содержание хозяйственной операции и подпись ответственных лиц с расшифровкой. На СБУ возлагается ответственность за проверку правильности составления первичных документов. Только правильно составленные документы имеют законную юридическую силу и могут быть приняты к учету.

Поступление товара

В торговую компанию товар поступает по товаросопроводительным документам, к которым относят:

обычную, товарно-транспортную или железнодорожную накладную от поставщика, один экземпляр которой с подписью лица, ответственного за доставку остается в торговой организации;
счет-фактуру от поставщика;
акт приемки товара с подписями передающей и принимающей сторон;
ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству товара.

Пакет документов подшивается к товарному отчету или передается в бухгалтерию отдельно.

Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей

При продаже и перемещении товара оформляются:

накладные по форме ТОРГ-12 или 1-Т (ТТН) в случае транспортной доставки, с указанием формы оплаты,
накладные на возврат товара,
накладные на перемещение товара,
счета-фактуры,
кассовые чеки на совершенные и оплаченные операции,
акты на списание товара.

Ежедневно по каждой торговой точке в конце дня формируются:

товарный отчет, отражающий остатки товара на начало дня, приход товара, данные о продаже, возвратах, списаниях и передачах товара;
кассовый отчет, отражающий остаток денежных средств в кассе на начало и конец дня, операции поступления и выдачи денежных средств, подтвержденные кассовой лентой.

Данные кассового и товарного отчетов об операциях за день должны обязательно сходиться. В зависимости от специфики деятельности торгового предприятия товарный отчет может быть подтвержден первичными документами (накладными, актами на возврат, списание и приемку-передачу товара).

К товарному отчету прилагается:

реестр действующих цен, актуальных на данную дату (прайс-лист);
ведомость продаж;
ведомость наценок, если они формируются непосредственно в торговой точке и отчет составляется с учетом;
ведомость переоценок в течение дня.

Кассовый отчет также в зависимости от специфики деятельности торговой точки может помимо кассовой ленты и отчета ККМ на начало и конец дня содержать приходные и расходные кассовые ордера, ведомость изъятия денежных средств инкассацией.

Ревизии

В любой торговой организации согласно графику, утвержденному руководством, периодически должны проводиться ревизии. При проведении ревизий составляются акты на списание недостач и оприходование излишков товара, которые должны быть подписаны ревизорами и материально-ответственными лицами в месте, где проводится проверка. Данные ревизии также предаются в СБУ для коррекции товарных остатков и начисления заработной платы материально-ответственным лицам.

Отчеты

Для составления финансовой отчетности компании и управленческого учета по распоряжению руководства помимо ежедневного товарного и кассового отчетов могут составляться:

отчет по формированию наценки;
отчеты по расчетам с поставщиками и покупателями;
отчеты по реализации, в том числе и по отдельным товарным группам.

Периодичность составления таких отчетов не регламентируется законодательством и остается на усмотрение руководства.

Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

3. Товарная книга.

4. Заказ-заявка.

5. Договор поставки.

6. Журнал регистрации заказов покупателей.

7. Карточка неудовлетворенного спроса.

8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку.

9. Счет-фактура.

10. Упаковочный ярлык.

11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.

12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.

13. Товарно-транспортная накладная.

14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.

15. Заявка на автотранспортные перевозки.

16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.

17. Карточка учета инвентарной тары.

18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции.

19. Карточка учета исполнения договоров поставки.

20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.

Счета являются приложениями к договорам, заключенным на поставку продукции заказчикам. Содержат номенклатуру продукции, планируемую к продаже, ее количество, стоимость и срок поставки.

Инвентаризационный ярлык применяется для учета фактического наличия продукции на складе в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать продукцию и записать данные о ней в инвентаризационную опись.

Сличительные ведомости составляются по видам продукции, при инвентаризации которых были выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между данными учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием продукции).

Накладные от внешних поставщиков являются основанием для оприходования продукции на складе, т. е. основой для создания приходных накладных.

Приходная накладная предназначена для учета поступающей на склад продукции.

В случае получения продукции ненадлежащего качества изготовителю направляется уведомление о вызове.

В уведомлении о вызове, направляемом изготовителю (отправителю), указывается:

наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;
основные недостатки, обнаруженные в продукции;
время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);
количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.

Доверенность:

применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении продукции, отпускаемой поставщиком по наряду (счету, договору, заказу, соглашению);
служит основанием для получения продукции на складе поставщика, железнодорожной станции, пристани, в аэропорту и подтверждает право данного лица на получение продукции.

Реквизиты доверенности:

номер и дата выдачи;
срок действия (определяется возможностями получения и вывоза продукции);
наименования и адреса плательщика и получателя (получателя доверенности);
банковские реквизиты плательщика;
наименование поставщика;
должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте лица, на имя которого выдается доверенность;
номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска продукции.

Причины, по которым доверенность считается недействительной:

доверенность выдана с нарушением порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
доверенность имеет поправки и помарки;
не предъявлен паспорт, данные которого указаны в доверенности;
окончился срок действия доверенности;
поступило сообщение получателя об аннулировании данной доверенности.

Приходный ордер — документ, служащий для приемки и оприходования продукции и тары под продукцией, поступающей от поставщиков. Оформляется сотрудниками склада, выписывается на основании расчетных и других сопроводительных товарно-транспортных документов поставщиков.

Акт о приемке материалов — применяется для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по количеству и качеству, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт составляется также при приемке продукции, поступившей без документов. Акт служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

К данному акту прилагаются следующие документы:

копии сопроводительных документов или сличительной ведомости, т. е. ведомости сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах отправителя (изготовителя);
упаковочные ярлыки, вложенные в каждое тарное место;
квитанции станции (пристани, порта) назначения о проверке веса груза, если такая проверка проводилась;
пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;
подлинный транспортный документ (товарно-транспортная накладная, коносамент), а в случае предъявления получателем перевозчику претензии, связанной с этим документом, прилагается его копия;
документ, удостоверяющий полномочия представителя, выделенного для участия в приемке;
акт, составленный в соответствии с пунктом 16 Инструкции № П.-6 ;
документ, содержащий данные взвешивания и обмера, если количество продукции определялось путем взвешивания или обмера;
другие документы, свидетельствующие о причинах возникновения недостачи (анализы на влажность продукции, требования к хранению которой содержат соответствующие допуски на влажность, сведения о снабжении льдом, коммерческие акты и др.);
в случае приемки скоропортящейся продукции — ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, если она составлена, или натурный лист.

Лимитно-заборная карта — документ, на основании которого осуществляется списание продукции со склада. Данная форма применяется при наличии лимитов отпуска продукции:

для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции;
для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Требование-накладная применяется для учета движения продукции внутри организации между материально ответственными лицами различных структурных подразделений.

Комплектовочные ведомости выписываются на месяц или на всю потребность изделий по данному заказу, применяются для контроля над отпуском этих изделий на тех предприятиях, где высок удельный вес расхода комплектующих изделий на выпуск готовой продукции. Комплектовочная ведомость содержит перечень мест с указанием их количества.

Ведомости (карты) использования лимитов применяются при оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства и перемещения материалов со склада в кладовую цеха (участка) накладными. Данные ведомости составляются для контроля над отпуском материалов в пределах лимита.

Накладная на отпуск материалов на сторону применяется для учета отпуска продукции:

структурным подразделениям своей организации, расположенным за пределами ее территории. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение продукции, заполненной в установленном порядке;
сторонним организациям. Накладная оформляется отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного разрешения руководителя предприятия или лиц, им на то уполномоченных.

Карточка учета материалов:

применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции;
заполняется на каждый номенклатурный номер продукции;
ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

Карточки учета материалов выпускаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений применяется для оформления оприходования материалов, пригодных для использования при производстве других работ.

Акт о весе тары составляется не позднее 10 дней после освобождения тары, а о весе тары из-под влажной продукции — немедленно по освобождении тары из-под продукции. В данном акте указывается также вес нетто продукции, полученный путем вычитания из веса брутто веса тары.

Реквизиты Акта о недостаче продукции:

наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции. В случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока, — причины несвоевременной приемки, время их возникновения и устранения;
фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в приемке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;
наименования и адреса отправителя (изготовителя) и поставщика;
дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);
дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной (коносамента);
дата отправки продукции со станции (пристани, порта) отправления или со склада отправителя;
дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза перевозчиком, время вскрытия транспортного средства (вагона, контейнера, автомобильного фургона) и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;
номер и дата коммерческого акта (акта, выданного перевозчиком), если такой акт был составлен при получении продукции от перевозчика;
условия хранения продукции на складе получателя до ее приемки, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или другими измерительными приборами, поверенными в установленном порядке;
состояние тары и упаковки на момент осмотра продукции; содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция — отправителя или изготовителя; дата вскрытия тары;
при выборочной проверке продукции — порядок отбора продукции для проверки с указанием оснований выборочной проверки (стандарт, технические условия, особые условия поставки, договор);
реквизиты отправителя или перевозчика, за чьим весом или пломбами отгружена продукция, отметка об исправности пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транспорте правилами; общий вес продукции — фактический и по документам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача, — фактический и по трафарету на таре (упаковке);
транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;
способ определения количества недостающей продукции (взвешивание, счет мест, обмер);
другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, должны быть указаны в акте для подтверждения недостачи;
точное количество и стоимость недостающей продукции;
заключение о причинах и месте образования недостачи.

Реквизиты Акта о ненадлежащем качестве продукции:

условия хранения на складе получателя;
состояние упаковки в момент осмотра;
наличие упаковочных листов и пломб;
количество и полное наименование продукции;
подробное описание обнаруженных недостатков и их характеристика;
перечисление оснований, по которым продукция забракована или переведена на более низкий сорт;
заключение о характере выявленных недостатков, причине их возникновения и утраты качества продукции.

Товарный отчет составляется на основе первичных приходных и расходных документов.

Указание на отгрузку поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее количество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку — директивный документ для отдела логистики на начало отгрузки продукции заказчику.

Упаковочный (инвентарный) лист составляется после окончания упаковки. В лист вписываются данные по каждому отдельно упакованному предмету или коробке. В упаковочном листе указываются:

порядковый номер коробки согласно данным, содержащимся в маркировке;
содержимое коробки;
место и дата производства упаковки;
указания по следованию продукции (груза);
контактный телефон получателя;
адрес и данные физического (юридического) лица, являющегося получателем продукции (груза).

Документы, оформляющие отпуск продукции со склада:

заборный лист;
расходная накладная и др.

Потребителю могут быть предоставлены следующие отчетные документы о состоянии продукции, хранящейся на складе:

ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции;
отчет по срокам годности продукции;
ежедневный отчет о приеме продукции на склад;
ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада;
особые отчеты (о недостачах, повреждениях продукции при ее приеме на склад), сопровождаемые фотографиями;
отчет о заблокированной продукции (заблокирована в соответствии с указанием клиента, например, по причине истекшего срока годности);
отчет о переупакованной бракованной продукции;
отчет об уничтожении бракованной продукции;
отчет по бракованной продукции (при получении продукции на склад, уничтожении, переупаковке);
отчет по наличию пустых поддонов.

Рассмотрим некоторые из них.

Ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции включает в себя следующую информацию:

баланс остатка продукции на вечер предыдущего рабочего дня;
все поступления продукции на склад за рабочий день;
все отгрузки продукции за рабочий день;
новый баланс остатка продукции, включающий в себя продукцию с различным статусом (например, продукция, подлежащая отгрузке, но еще не отгруженная);
остаток продукции, имеющейся в наличии на складе.

Отчет по срокам годности продукции включает в себя следующую информацию:

предупреждение об окончании срока годности продукции за 6 месяцев до его истечения по каждому наименованию продукции;
сроки годности по каждому наименованию продукции;
список продукции по типу срока годности (с истекшим сроком годности, за 7 дней до окончания срока годности, за 14 дней).

Ежедневный отчет о приеме продукции на склад содержит следующую информацию:

все поступления продукции за день;
сведения и документы по поступлению транспортных средств (информационный лист, акт о приемке продукции на склад, подписанный представителем склада и водителем);
сведения и копии документов, сопровождающих продукцию.

Ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада включает в себя следующую информацию:

все отгрузки продукции, осуществленные за рабочий день;
все заказы, находящиеся в процессе комплектации;
сведения об отгруженной продукции с указанием данных об автомобильных транспортных средствах;
копии счетов с пометкой менеджера склада об отгрузке.

Торговая регистрация в зарубежных странах

Во всех странах действует порядок государственной регистрации коммерсантов , называемыйторговой регистрацией .

Регистрация обязательна не для всех коммерсантов. Во всех странах она обязательна для уставных торговых товариществ, т.е. акционерных обществ и обществ с ограниченной ответ-ственностью – в континентальной системе права, для компаний – в Англии и для корпораций в США. Полные и коммандитные товарищества во Франции и Германии должны регистрироваться, а регистрация партнѐршипа (партнѐр-ство, товарищество) по англо-американскому праву факультативна.

Цели торговой регистрации:

1) осуществление государственного контроля за ведением торговых про-мыслов и борьбы с тайным предпринимательством;

2) получение государством сведений статистического учѐта для регулиро-вания экономики страны;

3) проведение налогового обложения;

4) предоставление всем участникам хозяйственного оборота данных о ком-мерсантах.

Для регистрации предоставляются предусмотренные законом документы: договор или устав, учредительный акт (меморандум) и иногда ещѐ внутренний регламент.

Регистрация физических и юридических лиц производится раздельно, в различных торговых реестрах.

Значение торговой регистрации может быть конститутивным и декларативным.

Конститутивное значение имеет место, когда только с момента регистрации признаѐтся правовое положение коммерсанта.

Декларативное значение торговая регистрация имеет в случае, если лица признаются коммерсантами независимо от регистрации в силу совершения торговых сделок в виде промысла. Как правило, это касается индивидуальных коммерсантов.

Коммерсант, не зарегистрированный в реестре, не вправе ссылаться на свой статус коммерсанта для получения преимуществ, но не может освободиться от обязательств, взятых в качестве коммерсанта.

Основные принципы торговой регистрации

Основные принципы торговой регистрации:1) публичность; 2) общеизвестность; и 3) достоверность.

Публичность проявляется в том, что реестр доступен каждому желающему, имеющему право требовать выдачи копий и сведений, занесѐнных в реестр.

Общеизвестность означает, что любое лицо считается осведомлѐнным о внесении коммерсанта в реестр, т.е. нельзя ссылаться на незнание содержащихся в реестре сведений.

Достоверность предполагает правильность содержащихся в реестре сведений, которая может быть опровергнута лишь в судебном порядке.

Торговая документация

В соответствии с законодательством коммерсанты обязаны вести торговые книги и иную торговую документацию, а именно:

1) журнальная книга, содержащая сведения обо всех хозяйственных операциях в ходе ведения промысла, требования к третьим лицам и о долгах;

2) инвентарная книга, содержащая опись имущества, баланс, включающий анализ актива и пассива, счета прибылей и убытков и т.п.;

3) деловая документация (счета, коммерческая корреспонденция и т.п.). Торговая документация недоступна для третьих лиц согласно принципу гарантирования со стороны государства коммерческой тайны предпринимателей;

4) для устáвных товариществ обязательна публичная отчѐтность – обязательная ежегодная публикация основных данных о результатах хозяйственной деятельности.

Унифицированная форма ТОРГ-31, она же сопроводительный реестр сдачи документов, утверждена постановлением Госкомстата РФ № 132 от 25.12.1998. Применяется на территории российской Федерации начиная с 1.01.1999 и по сей день. ТОРГ-31 является формой первичной отчетной документации и обязателен для юрлиц всех форм собственности, занятых в отраслях экономики. Код документа по ОКУД - 0330231.

Итак, ТОРГ-31 используется для документирования операций торговых организаций, в частности, с целью регистрирования приходной и расходной документации. В зависимости от вида торговой деятельности организации последовательный учет операций по приходу и расходу можно вести разными способами:

На предприятиях оптовой торговли (сч. 41.1, товары на складах) - по каждой торговой точке и в общем по предприятию.
На предприятиях розничной торговли (сч. 41.2, товары в рознице) - по всему предприятию.

Приход и расход последовательно учитываются на одном бланке либо каждому типу операций отводится отдельный лист. По поставщикам и покупателям ведется также раздельное оформление.

ТОРГ-31 заполняет уполномоченное ответственное лицо за каждый отчетный период в 2 экземплярах. Один вариант остается у него, другой вкупе с сопроводительными документами отдается бухгалтерской службе под расписку либо для обрабатывания информации посредством вычислительной техники.

Форма ТОРГ-31: особенности документирования операций торговых организаций

Структура сопроводительного реестра сдачи документов состоит из нескольких частей, каждую из которых следует обязательно заполнять.

Структура сопроводительного реестра сдачи документов	Обязательные для заполнения реквизиты документа
«Шапка» (группа верхних реквизитов формы)	Сведения об организации (наименование, код ОКПО) и структурном подразделении (название), вид деятельности и операции, № и название документа, дата заполнения, отчетный период
Содержательная часть в виде таблицы (текстовая информация по приходной и расходной документации)	Типовые реквизиты: №, название, дата заполнения, число листов приходного (расходного) документа; постоянные реквизиты поставщика (покупателя) - название, код; примечание (носит прикладной характер, содержит пояснения, уточнения)
Заключительная часть (группа нижних реквизитов формы)	Суммированное число листов и документов (прописью); сведения о лицах, принимавших, сдававших, проверявших форму ТОРГ-31 (должность, подпись с расшифровкой каждого из них с указанием даты)

Назначенное ответственное лицо, занимавшееся документированием операций прихода и расхода, будет сдавать форму ТОРГ-31. Принимает документ бухгалтер, а проверяет обычно руководитель организации.

Распространенные ошибки при заполнении сопроводительного реестра сдачи документов и возможности исправления

Недостоверные сведения либо отсутствие обязательных данных, неправильное оформление -типичные ошибки при оформлении ТОРГ-31.Не допускается принимать к учету документацию с арифметическими, орфографическими недочетами, при наличии стираний либо дописываний текста.

Типичные нелочеты при заполнении ТОРГ-31	Пояснения и возможность исправления
Нет всех подписей в конце формы либо нет расшифровки подписей	Сопроводительный реестр сдачи документов - форма, обязательная для рассмотрения бухгалтером и проверки руководителем. Наличие подписей ответственного лица, а также бухгалтера, принявшего документ, и директора, который проверял его, обязательно, т. к. без них документ не имеет юридической силы, т. е. не действителен; расшифровка подписей - непременное требование, которые предъявляется к форме, следовательно, его нужно соблюдать
Отсутствие некоторых реквизитов в содержательной части формы	Данный факт признается нарушением в документообороте, который требует корректировки; первичный учетный документ, не содержащий всех нужных реквизитов, не принимается к учету
Свободные строки формы ТОРГ-31 не прочеркнуты	Нарушение малозначительное, но допускать его не рекомендуется. При заполнении формы надо указывать все реквизиты, а оставшиеся свободными строчки прочеркивать
Реквизиты поставщика написаны простым карандашом	Простой карандаш при заполнении форм использовать нельзя

Корректировка рукописного текста документа осуществляется в следующем порядке:

Тонкой чертой перечеркивается ошибка.
Сверху, рядом пишется правильный вариант.
Делается пометка «исправлено», ставится дата правки за подписью лиц, завизировавших документ ранее.
После корректировки на документе, если нужно, ставится печать организации.

Ответственность за нарушение правил учета трат, доходов, объектов налогообложения

Если обнаружено грубейшее нарушение учета трат, доходов, объектов налогообложения, отсутствие первичных документов, то НК РФ предусмотрены штрафные санкции. Грубейшим нарушением требований по ведению бухучета и сдачи отчетности бухгалтерской службы считаются:

искаженные цифровые значения показателей по налогам от 10%;
погрешности статьи (строк) бухгалтерской формы от 10%.

Следует знать, что хранение первичной документации на компьютере при не использовании электронной подписи, равносильно их отсутствию. К учету принимается лишь та документация, которая заверена квалифицированными электронными подписями. За подделку документации предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Пример 1. Выявление ошибок по офомрлению сопроводительного реестра сдачи документов (ТОРГ-31)

Утвержденное ответственное лицо Фадеев Д. Л. , сотрудник торговой организации, оформил сопроводительный реестр сдачи документов. При внесении реквизитов поставщика он неправильно указал наименование организации и ее код по ОКП (неверная цифра в коде). Записи вносились разными чернилами.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Кто имеет право подписывать формы первичных учетных документов (В том числе и форму ТОРГ-31)?

Круг ответственных лиц, которые вправе подписывать подобные документы, определяет и утверждает руководитель организации и главбух.

Если документация связана с хозяйственными операциями, где фигурируют денежные средства, то ее подписывает директор с главбухом.

Вопрос №2: Обязательно ли нужно применять в бухучете такие первичные учетные документы, как ТОРГ-31?

Проводимые хозяйственные операции на момент их совершения (либо по их окончании) подтверждаются первичной учетной документацией в непременном порядке.

Вопрос №3: Кто и в какие бухгалтерские документы может вносить исправления?

Вносить исправления в документы бухучета вправе только ответственные лица. Порядок одинаков для всех. Рядом с внесенной правкой проставляется дата корректировки и подпись лица, санкционировавшего исправление. Подпись расшифровывается. Все действия согласовываются с лицами, оформлявшими и подписывавшими документ.

Не разрешается вносить правки в банковскую либо кассовую документацию. При выявлении ошибок, эти документы переоформляются.

Вопрос №4: Какие реквизиты любого первичного бухгалтерского документа считаются обязательными?

Обязательные составляющие формы:

название документа, субъекта хозяйствования;
дата оформления;
содержание хозяйственной операции (сделки) с его характеристикой в единицах измерения;
подписи ответственных лиц с расшифровкой и указанием должностей.