Письмо уведомление о смене расчетного счета образец. Письмо о смене реквизитов компании

Банковские реквизиты могут измениться по инициативе собственника счетов или же по независимым от него причинам. Например, номера счетов меняются при внесении изменений в правила ведения бухгалтерского учета банковскими учреждениями или по техническим причинам.

Если номер расчетного счета поменялся по инициативе банка, то налогоплательщик не обязан информировать об этом налоговый орган. Если же произошло расторжение договора об обслуживании банковского счета или заключен новый договор, то предприятие обязано уведомить об этом налоговую инспекцию . Такая обязанность предусмотрена статьей 32 Налогового Кодекса РФ. Налогоплательщик должен письменно уведомить налоговую службу об открытии и закрытии банковских расчетных счетов в течение 7-ми дней от даты открытия или закрытия. Образец уведомления о смене банковских реквизитов для налоговых органов имеет обязательную форму, утвержденную приказом ФНС от 21.04.2009 г.

Изменение реквизитов банковских счетов не требует согласования всеми сторонами договорных обязательств и внесения изменений в договор. Предприятию достаточно правильным образом уведомить своих контрагентов. В случае если кредитор не известил должников об изменениях в реквизитах, то должник имеет право совершать оплату на прежние счета, которые ему известны. В этом случае все связанные с такой оплатой трудности должен разрешать кредитор. Он не сможет требовать от должника оплаты долга на новый счет, если деньги не поступят, и взимать санкции за просрочку оплаты. При изменении реквизитов счетов рекомендуется как можно раньше сообщить обновленные данные контрагентам и контролирующим органам.

Особенности оформления писем о смене реквизитов

При открытии другого расчетного счета предприятию достаточно прислать своим партнерам информационное письмо об изменении банковских реквизитов. В некоторых случаях, например, когда суммы сделок очень большие, можно оформить дополнительное соглашение к основному договору для того, чтобы быть точно уверенными, что контрагент знает об изменениях, однако, делать это не обязательно. Оформление дополнительного соглашения является обязательным только в том случае, если такая обязанность прописана в основном договоре. Письмо о смене реквизитов направляется партнерам в случае изменения таких данных:

названия предприятия;
кода предприятия;
расчетного счета;
наименования банка;
кода МФО банка.

Данный документ составляется индивидуально для каждой ситуации. Законодательством не предусмотрено конкретной формы документа, однако, образец письма о смене банковских реквизитов организации имеет обязательные для всех случаев элементы.

Письмо составляется на фирменном бланке, обязательно указывается дата составления и исходящий номер.
Указывается адресат – название фирмы-контрагента.
Желательно лично обращаться к каждому из партнеров, для чего пишется фамилия имя, отчество и название должности руководителя.
Далее оформляется текст письма с указанием новых актуальных данных и объяснением причин их изменения.
Целесообразно также отметить в тексте, что изменение банковских реквизитов не влияет на партнерские взаимоотношения, не изменяет и не отменяет обязанности сторон и указать дату, с которой перестает действовать старый банковский счет.
В конце ставится подпись, указывается должность и фамилия, имя, отчество лица, подписавшего уведомление.

Письмо можно вручить лично или отправить по почте с уведомлением. Так как письмо является односторонним документом, то у поставщика должно быть подтверждение того, что покупатель его получил. Если оно вручается лично или через канцелярию контрагента, то нужно предусмотреть чтобы на втором экземпляре была проставлена отметка о получении письма.

В статье разберемся, как правильно составить уведомление о смене расчетного счета организации. Узнаем, кого нужно уведомлять о новых реквизитах, и какие данные нужно указать в письме. Мы подготовили для вас образец уведомления и способы его отправки.

Кого нужно уведомить о смене реквизитов

Организации и ИП до 2014 года уведомляли о смене счета ИФНС и страховые фонды. Но с 3 мая 2014 года эта обязанность возложена на банки. Организации остается только отправить письмо о смене или добавлении расчетного счета своим контрагентам. Если этого не сделать, то заказчики и покупатели будут направлять платежи на старый счет, в результате чего деньги могут потеряться.

Рассмотрим, кого надо поставить в известность при смене реквизитов счета:

покупателей, заказчиков;
поставщиков;
партнеров по бизнесу;
другие организации, с которыми осуществляются расчеты в безналичной форме.

Обычно в договоре между контрагентами прописывается обязанность уведомлять участников сделки о смене реквизитов. За нарушение данного условия могут грозить даже штрафные санкции. Например, если своевременно не сообщить лизинговой компании о новом расчетном счете в другом банке, то клиенту придется заплатить неустойку.

Особых требований к содержанию письма об изменении расчетного счета организации/ИП нет. Теоретически достаточным будет отправить просто измененную карту предприятия. Но на практике лучше все же придерживаться норм деловой переписки и составить полноценное информационное письмо.

Рассмотрим, что в нем нужно указать:

Данные отправителя (название компании или Ф.И.О ИП, адрес, ОГРН, ИНН).
Сведения о получателе (наименование адресата, Ф.И.О. и должность руководителя, которому адресуется письмо).
Суть изменений и меры, которые рекомендуется принять в связи с ними.
Новые реквизиты и дату их вступления в силу.
Подпись руководителя организации или предпринимателя.

Совет. Если взять за основу готовый образец уведомления об изменении расчетного счета, то подготовка документа займет меньше времени.

Правила заполнения уведомления

При подготовке письма о новом расчетном счете нужно придерживаться норм деловой переписки. Составить уведомление можно в печатном виде или написать его от руки.

При указании адресата надо написать не только название организации, но и хотя бы должность лица, которому направляется сообщение.
Использовать фирменный бланк для уведомления необязательно. Но он придает письму некоторую солидность.
Описывать причины смены счета совершенно необязательно. Получателю уведомления они не играют роли.
Письмо должно быть подписано руководителем организации-отправителя или ИП. Печать ставить в данном случае необязательно.

Как отправить письмо

Большинству контрагентов достаточно отправить уведомление о смене счета по электронной почте или факсу. Но если речь идет о крупной компании или государственном заказчике, то без отправки бумажного оригинала обойтись не получится. В последнем случае лучше направлять сообщение заказным письмом с уведомлением о вручении.

Оповещение о том, что платежные данные учреждения изменились, относится к важным юридическим документам (ст. 165.1 ГК РФ). Однако унифицированный образец письма о смене реквизитов организации в законодательстве не предусмотрен. Документ составляют в произвольном виде. Но при составлении уведомления следует учитывать некоторые правила. Об этих правилах расскажем в статье подробнее.

Когда нужно уведомить о смене банковских данных

При заключении любого договора, независимо от его содержания, компании обязаны указывать свои данные: полное наименование, юридический и фактический адреса, регистрационные сведения (ИНН, КПП, ОКТМО, ОГРН), для осуществления расчетов еще и платежные данные (наименование банка, номера расчетного и лицевого счетов, БИК и корсчет).

В каких случаях составляется образец информационного письма о смене реквизитов:

Если в эти сведения закралась ошибка, например, опечатка в номере расчетного счета или ИНН.
В период действия договора произошли изменения регистрационных данных предприятия.
Скорректирована платежная информация, например госучреждение сменило кредитно-банковскую компанию или банк изменил свое название.

Оповестите контрагентов, бизнес-партнеров и клиентов о данных изменениях.

Составляем письмо правильно

Готовим актуальный образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации. За подготовку такого письма должны отвечать юристы компании или работник бухгалтерии, если юридический отдел отсутствует в штате. Уведомление составляют в произвольном виде, однако следует указывать обязательные данные:

Наименование компании-отправителя, ее адрес и телефон.
Аналогичные сведения о компании-получателе.
Информация о месте и времени составления документа.
Письменные разъяснения сложившейся ситуации. Опишите, по какой причине платежные реквизиты предприятия были скорректированы. Например, причиной может являться заключение нового договора с банком, смена кредитно-банковской компании, изменение номера расчетного счета (был указан валютный или спецсчет).
Новые данные и дата, с которой они начинают действовать. К примеру, если фирма перешла на обслуживание в новую кредитную компанию (или же банк сменил свое наименование), то укажите новые реквизиты.
Подписи ответственного лица и руководителя компании, заверенные печатью (при наличии). Главный бухгалтер подписывать письмо не обязан, однако наличие отметки главбуха повысит доверие к информации.

Бланк-образец письма об изменении банковских реквизитов организации

Письмо можно составить от руки или на компьютере. Допустимо использовать фирменный бланк предприятия. Уведомление передайте лично либо отправьте заказным письмом. Перед отправкой зарегистрируйте документ в журнале исходящей документации.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов

Если опоздать с уведомлением

Допустим, платежная информация изменилась, а составленный образец уведомления о смене банковских реквизитов организации не отправили. Что будет в такой ситуации:

Денежные средства по договору с неверной информацией могут быть арестованы банком до уточнения. Срок уточнения от 5 дней и более. Следовательно, учреждение не получит оплату вовремя.
Деньги вернутся отправителю, а вина за просрочку по задолженности будет лежать на организации с неверными данными в соглашении. Выставить неустойку или штрафы в таком случае нельзя.
Такие проблемы с расчетами по договорам и контрактам отрицательно сказываются на деловом имидже компании в целом, следовательно, контрагенты могут отказаться от дальнейшего сотрудничества.

Каждое юридическое лицо имеет банковские реквизиты. Без расчётного счёта усложняется процесс уплаты налогов и ведение расчётов, увеличивается нагрузка на кассу. Счёт не является постоянным реквизитом компании, как ИНН или КПП. Как правильно составить письмо о смене банковских реквизитов?

Информирование контрагентов: право или обязанность?

Предприятие для кредитной организации является таким же клиентом, как и физическое лицо. За ним сохранено право смены банковского счёта внутри банка (закрытие старого и открытие нового) или перехода для обслуживания в другой банк. В любом случае встаёт вопрос, как написать информационное письмо о смене банковских реквизитов для заинтересованных лиц.

Если обязательность банковского обслуживания юридического лица является спорным вопросом российской юридической литературы, то обязательность уведомления о смене реквизитов контрагентов обсуждению не подлежит. Законодательно форма извещения не оговорена. Согласно сложившемуся в России деловому обычаю, организация направляет заинтересованным лицам письмо о смене банковских реквизитов.

Важно! Абзац третий статьи 30 Закона о банковской деятельности фиксирует право клиента на открытие любого необходимого ему количества счетов, без ограничения вида счёта или валюты.

Обязательство уведомить контрагента содержит статья 165.1 Гражданского кодекса (часть первая). Кодекс определяет данную категорию информации как «юридически значимое сообщение, влекущее последствия для другого лица».

Как видно, круг адресатов информационного письма определён законодателем максимально широко. Ими могут стать:

партнеры по бизнес-проектам;
клиенты;
заказчики;
поставщики;
других заинтересованные лица.

Письмо об изменении банковских реквизитов организации следует отправить в надлежащий срок, так как соответствующие обязательства возникают у адресата только после получения новых реквизитов.

Пишем информационное письмо

Отдельных требований к этому виду корреспонденции не установлено. Учитывая высокую активность мошенников, письмо о смене расчётного счёта следует подготовить на фирменном бланке за подписью руководителя или главного бухгалтера. В связи с оперативным характером информации можно сделать предварительную рассылку сканированной копии письма с примечанием о дублировании послания почтой.

В зависимости от актуальности информации на момент получения, контрагент будет иметь возможность самостоятельно принять решения – дожидаться бумажного экземпляра письма или уточнить его достоверность у представителя организации.

В случае изменения данных расчётно счёта лучше, если образец письма о смене банковских реквизитов организации составляется совместно юридической и экономической службой. Адресатов, в зависимости от количества контрагентов, можно указывать:

персонально – в «шапке» письма указывается почтовый реквизит адресата, его фамилия и инициалы, а также ставиться обращение «Уважаемый Имя Отчество!»;
обезличено – в «шапке» письма указывается целевая группа адресатов с маркировкой «(по списку)». Например, «Клиентам ООО «ООО» (по списку)». В таком случае к письму дополнительно составляется лист рассылки, с перечислением адресатов.

Бланк письма о смене реквизитов можно скачать

Отдельные данные в текст сообщения лучше брать из учредительных документов:

полное и краткое (если предусмотрено) наименование организации,
юридический адрес.

Помимо этого следует указать:

документ, который является основанием для информирования,
новые реквизиты;
дату изменения реквизитов.

Здесь можно посмотреть образец заполнения бланка 2018 года. А также скачать образец для использования в работе.

Когда компания перестает пользоваться услугами прежнего банка и открывает счет в новом, она обязана предупредить контрагентов. Партнерам и клиентам компании направляют письмо о смене банковских реквизитов организации, образец такого письма скачивайте в приложении.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

При заключении договора обе стороны сделки указывают сведения о себе, в частности, банковские данные. Это необходимо для безналичных взаиморасчетов с контрагентом. Также в договоре отмечают, в каком случае участник сделки должен направить уведомление об изменении банковских реквизитов. Так, при смене банка уведомление о смене реквизитов отсылают бизнес-партнерам и клиентам компании, а также в госорганы. Чтобы правильно составить документ, воспользуйтесь образцом письма о смене банковских реквизитов организации.

Письмо о смене банковских реквизитов направляют всем контрагентам компании

Уведомление о смене банковских реквизитов относится к юридически значимым сообщениям. В отношении этого документа действуют правила . Письмо об изменении банковских реквизитов направляют на адрес места нахождения исполнительного органа контрагента. При отправке необходимо сохранить доказательства того, что компания отослала уведомление. Если в компании ведут регистрацию исходящей корреспонденции, письмо нужно зарегистрировать в журнале.

Информационное письмо о смене банковских реквизитов направляют:

бизнес-партнерам компании,
клиентам,
поставщикам,
заказчикам,
иным контрагентам компании.

Компания в обязательном порядке извещает контрагентов о смене реквизитов. В частности, эту информацию нужно направить в госорганы, для которых она необходима. Однако налоговую об изменениях извещает банк, а не сама компания.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

Образец письма о смене реквизитов банка поможет правильно составить извещение

Подготовкой письма о смене реквизитов банка занимаются сотрудники, которые отвечают в компании за отправку юридически значимой корреспонденции. Обычно такие документы оформляет юридический отдел. Но такие обязанности могут доверить и делопроизводителям компании и т. п. Чтобы ничего не упустить, можно использовать образец, как написать письмо о смене банковских реквизитов.

Укажите обязательные данные в уведомлении об изменении банковских реквизитов

У письма о смене банковских реквизитов нет единой утвержденной формы. Документ составляют в свободной форме. Тем не менее, есть сведения, которые обязательно должны присутствовать в тексте (см. образец уведомления о смене банковских реквизитов):

Назовите адресата сообщения. Пишут не только наименование контрагента, но и ответственное лицо, перечисляют имя и должность. Обычно уведомление адресуют главе организации-контрагента. Но может быть и иное лицо, которому следует направить письмо. Такое лицо контрагент указывает в договоре или сообщает о нем специально.

Отметьте дату и место составления документа.
Укажите наименование своей организации.
Сообщите, в чем состоят изменения и на основании какого документа их вносят. Поскольку данное письмо - об изменении банковских реквизитов, необходимо точно указать новые реквизиты. Поясните, что получатель письма должен сделать в связи с изменениями. Также укажите дату, с которой прежние реквизиты перестанут действовать.
Отметьте дату подписания письма, укажите ответственное лицо, от имени которого отправляют письмо. В документе должна быть его подпись. Например, в образце уведомления о смене банковских реквизитов организации указали генерального директора компании-отправителя.

Уведомление контрагентов о смене банковских реквизитов - обязанность компании, экземпляр документа понадобится направить каждому контрагенту.

Без письма об изменении банковских реквизитов нельзя потребовать неустойку за неуплату

Если компания своевременно не известит об изменении банковских реквизитов, она не сможет выиграть в суде спор об оплате, которую контрагент перевел на недействующий счет. Например, если контрагент выплатил в срок положенную сумму, но перечислил ее в соответствии с прежними реквизитами, компания не вправе требовать неустойку или иные штрафы за просрочку исполнения. Поскольку она не уведомила надлежащим образом о том, что средства следует направлять на новый счет, обязательство должника считают исполненным.

Поэтому компании необходимо направить контрагентам письмо о смене банковских реквизитов организации, образцом составления которого можно воспользоваться. Скачайте образец уведомления о смене банковских реквизитов и известите бизнес-партнеров и клиентов своевременно.

Вложенные файлы

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации.doc