Реестр зарегистрированных договоров. Ведение реестра и хранение договоров
Ценные бумаги и акции, эмиссия → Образец. Уведомление о выпуске ценных бумаг (приложение к договору на ведение реестра акционеров)
Ке ценных бумаг, регистрация которых производится фирмой - регистратором акционеров в соответствии с договором на ведение реестров акционеров nо. от "" 20 г. 1. эмитент поручает, а регистратор обязуется осуществлять формирование и ведение реестра ак...
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма)
приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма) к положению о реестре акцион...
Договор о совместной деятельности → Образец. Договор о совместной деятельности в целях учреждения и обеспечения деятельности филиала для ведения реестра акционеров
Образования юридического лица в целях учреждения и обеспечения нормального функционирования филиала в городе для ведения реестра акционеров эмитента, а также ведения реестров других акционерных обществ, действующих в, (территория) и получения пр...
Защита прав собственности → Образец. Выписка из реестра акционеров
(наименование общества) выписка из реестра акционеров номер выписки nо. г. "" 20 г. держатель реестра : кому выдана: настоящая выписка...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Сопроводительный реестр документов. Форма № 16
код по окуд 0903014 типовая форма no. 16 кладовая кому: бухгалтерии сопроводительный реестр документов за 20 года no. +-+ наименование номера количество отметка бухгалтерии документов документов +-+-+-+-...
Документы делопроизводства предприятия → Реестр договоров
реестр договоров № п/п № договора и дата подписания...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Реестр чеков
реестр чеков no. +-+ +-+ лист "" 20 г. дебет - разные кредит сч. no. +-+ банк получателя код -+- получатель...
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Журнал выдачи выписок из реестра акционеров
журнал выдачи выписок из реестра акционеров - no. дата фамилия, имя, отчествономертип выписки подписьподпись выдачи акционера счетаобыкн./залогрегист-...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Карта реестра предприятия
реестровый номер недвижимости карта реестра предприятия +-+ no. реквизиты +-+- 1 полное наименование предприятия: ...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Карта реестра долгосрочных финансовых вложений предприятий
Форма собственности реестровый номер недвижимости карта реестра долгосрочных финансовых вложений предприятий полное наименование предприятия: ...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Карта реестра недвижимого имущества
Форма собственности реестровый номер недвижимости карта реестра недвижимого имущества +-+ п/no. реквизиты +-+- 1 полное наименование бала...
Это стандартные должностные обязанности Юриста!!!
4.1. Осуществляет разработку учредительных документов; обеспечивает регистрацию юридических лиц, эмиссий ценных акций, внесение изменений в учредительные документы; координирует работу по ведению реестров акционеров (сторонними организациями); определяет правовые основы органов предприятия (разрабатывает положения о полномочиях Общего собрания, о совете директоров, о правлении, о ревизионной комиссии, пр.); разрабатывает положение о сделках, связанных с приобретением или отчуждением имущества; координирует сделки с акциями предприятия; определяет правовые основы дивидендной политики на предприятии и осуществляет ее координацию;
4.2. Организует работу: по обеспечению предприятия законами, нормативными правовыми документами, необходимыми для осуществления деятельности предприятия; по учету и ведению баз нормативных правовых актов;
4.3. Обеспечивает подразделения предприятия, отдельных специалистов нормативными правовыми актами, необходимыми для осуществления ими своих функций и обязанностей.
4.4. Осуществляет: проверку соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера; проверку соблюдения этапов согласования проектов документов с ответственными работниками; визирование проектов документов; выдачу ответственным работникам предприятия предписаний о внесении изменений или отмене актов, обусловленных изменением законодательства.
4.5. Ведет договорную работу на предприятии: определяет формы договорных отношений; разрабатывает проекты договоров; проверяет соответствие законодательству проектов договоров, представляемых предприятию контрагентами; принимает меры по разрешению разногласий по проектам договоров; обеспечивает нотариальное удостоверение и (или) государственную регистрацию отдельных видов договоров;
4.6. Анализирует договорную работу на предприятии, разрабатывает программы ее пересмотра и изменения, проверяет состояние договорной работы в структурных подразделениях предприятия.
4.7. Ведет претензионную работу на предприятии: обеспечивает учет претензий, поступающих от контрагентов, их рассмотрение; готовит ответы на поступившие претензии и принимает проекты решений об удовлетворении или об отказе в удовлетворении поступивших претензий; осуществляет подготовку претензий к контрагентам, их направление контрагентам и контроль за удовлетворением направленных контрагентам претензий;
4.8. Ведет исковую работу: принимает меры по соблюдению до арбитражного порядка урегулирования договорных споров; подготавливает исковые заявления и материалы и передает их в арбитражные суды; изучает копии исковых заявлений по искам к предприятию; обеспечивает ведение банка данных по исковой работе; представляет интересы предприятия в арбитражных судах;
4.9. Подготавливает заявки, заявления и другие документы для получения лицензий, разрешений, необходимых для осуществления деятельности предприятия.
4.10. Принимает участие в разработке документов, касающихся вопросов обеспечения сохранности собственности предприятия (договоров о материальной ответственности; инструкций, устанавливающих порядок поступления и приемки на предприятии материальных ценностей, учета их движения; инструкций учета выпуска и отпуска готовой продукции; пр.); проверяет и визирует договоры о материальной ответственности работников.
4.11. Осуществляет проверку законности увольнения и перевода работников, наложения на них дисциплинарных взысканий.
4.12. Представляет интересы предприятия при проверках, проводимых на предприятии государственными контрольно-надзорными органами с целью правового контроля за соблюдением процессуальных действий проверяющими, обоснованностью и правильностью выводов проверяющих, оформлением результатов проверок и составлением процессуальных документов;
4.13. Представительствует от имени предприятия в государственных надзорных органах, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях, выявленных на предприятии; готовит и направляет жалобы на действия
Договора заключенные на предприятии несут важную информацию для планово-экономического отдела.
Часть этой информации необходима для управления платежами, в частности для создания важного элемента финансового планирования на предприятии - платежного календаря. Особую роль, договора играют при определении периодических платежей (аренда, лизинг и т. п.).
Договора, заключенные на предприятии, в зависимости от структуры предприятия, могут храниться в двух подразделениях: бухгалтерии или юридическом отделе. В любом случае, для управления платежами , необходимо перенести основные данные по заключенным сделкам в реестр договоров . Этот реестр договоров должен постоянно поддерживаться в актуальном состоянии.
К основным элементам, которые должен содержать реестр договоров (с точки зрения управления платежами ) относятся:
- наименование контрагента;
- реквизиты договора;
- предмет договора;
- период договора;
- сумма платежа;
- срок платежа;
- условия платежа.
| Реестр договоров. | |||||||
| Номер п/п | Контрагент | Реквизиты договора | Предмет договора | Период договора | Сумма платежа | Срок платежа | Условия платежа |
| 1 | Омега | №5 от 11.01.10 | Аренда склада | до 31.12.10 | 100000 | до 5 числа текущего месяца | Основание договор |
| 2 | Омега | №6 от 11.01.10 | Коммунальные платежи за склад | до 31.12.10 | по счету | до 10 числа текущего месяца | Выставленный счет |
| 3 | Дельта | №56 от 01.09.09 | Аренда офиса | до 31.08.10 | 80000 | до 25 числа предыдущего месяца | Выставленный счет |
- при заполнении , в поле наименование контрагента следует вносить вначале название контрагента, а потом другие определители (город, форму собственности и т. п.). Название следует вносить без ковычек. Это значительно облегчит работу с реестром.
- Файл в формате Eхcel, можно заменить программой по учету договоров, которые во множестве представлены во всемирной сети Интернет.
Для упрощения поиска платежей, имеет смысл создать отдельный реестр на каждый вид договоров (например, договоры аренды, договоры поставки и пр.). Также стоит завести отдельный реестр договоров с покупателями (заказчиками). Он может служить основой для составления графика поступления денежных средств.
Реестр договоров не является универсальным средством для составления . По заключенным договорам, как правило, проходит множество однотипных хозяйственных операций и суммы по ним не указаны в договоре. Оплата этих сумм проходит по выставленным счетам.
Реестр договоров в организации - это способ обобщения договоров организации, с помощью которого можно осуществлять должный и своевременный контроль за ними.
Существует множество споров о том, какая служба в организации должна вести такой реестр – юридическая, или , или служба документооборота. Представляется, что для каждой в отдельности взятой организации существует свое единственно правильное решение, о том, кто именно должен вести реестр договоров в зависимости от штатной численности сотрудников и ее хозяйственной деятельности. Итак, разберем пошагово, как же его составить, оформить, и вести.
- Первоначально необходимо определиться, какие сведения из заключаемых договоров необходимо вносить в реестр. К таковым могут относиться:
- наименование контрагента;
- реквизиты договора;
- предмет договора;
- период договора;
- сумма платежа;
- срок платежа;
- условия платежа.
- Анализируя сведения, которые необходимо будет вносить в реестр договоров, необходимо определить каким образом, в случае необходимости, можно будет, используя информацию, содержащуюся в реестре, отслеживать графики платежей, исполнителей, контрагентов, лиц, согласующих и подписывающих договоры, а также иные сведения.
- После того, как будет сформировано четкое представление о сведениях, подлежащих занесению в реестр договоров, оформляем его. Оформлен он может быть на электронном носителе или на бумажном, кому как более удобно. Например, при оформлении на бумажном носителе, можно воспользоваться следующим способом. Для начала формируем папку «Реестр договоров за ___ год (или квартал)». Каждый договор, после его оформления и подписания (некоторые договора считаются заключенными с момента государственной регистрации!), подшиваете в эту папку. А на первой странице папки формируете сам реестр, в который вносите необходимые сведения о каждом договоре. Следует обратить внимание, что в процессе исполнения уже заключенных договоров, к ним могут заключаться дополнительные соглашения, которые также необходимо приобщать к договорам, а в самом реестре договоров выделить отдельную графу, в которой указывать наличие дополнительных соглашений к договору.
- Кроме того, после того, как реестр договоров сформирован и периодически заполняется, необходимо помнить, что в организации необходимо установить с помощью внутренних инструкций и приказов такой порядок, чтобы обеспечивать целостность сведений, внесенных в реестр договоров, защиту их от искажений и несанкционированного доступа, сохранность самих договоров и дополнительных соглашений к ним.
- Если руководство организации пришло к выводу о том, что реестр договоров будет вестись на электронном носителе, необходимо обеспечить возможность предоставления содержащихся в реестре договоров сведений на бумажных носителях. При этом обеспечив общее хранение и защиту всех сведений, внесенных в реестр договоров, в том числе путем обязательного создания резервной копии реестра договоров и определения процедур, предоставленных на предотвращение технических сбоев и ошибок, а также предотвращения доступа к реестру договоров неуполномоченных на это лиц.
- Если кому-то из сотрудников организации понадобятся оригиналы какого-либо договора, то он может быть выдан исключительно под подпись. Также под роспись осуществляется возврат подлинника договора. Запрос на выдачу оригинала какого-либо договора целесообразно оформлять в виде служебной записки.
- Кроме того, можно вести реестры договоров по годам или кварталам, и по окончании выбранного срока, папку с документами (договорами) прошить, пронумеровать и подписать у руководителя организации и бухгалтера. После этого реестр договоров может быть передан на хранение в архив организации.
- Некоторыми организациями, наоборот используется такая схема, при которой ведется реестр договоров и не реже двух раз в год проводится ревизия имеющихся договоров и по ее итогам составляется заключение (например, об отсутствующих приложениях к договорам или о договорах, исполнение по которым окончено). В таком случае, если обнаруживаются договоры, с истекшим сроком действия, они передаются по описи непосредственно в архив.
Искать решение самому или доверить работу юристу?
Лучше доверьте работу по заключению договоров и сопровождению сделок юристу или адвокату. Поверьте, он знает тонкости и нюансы, которые помогут Вам не только сохранить время, но избежать критических ошибок. А найти опытных юристов из любого города России Вы сможете на ЮрПроводнике.
Вопрос учета договоров актуален для любой компании. Он позволяет упростить работу с документами, минимизировать их потери, иметь четкую хронологию договорных взаимоотношений с контрагентами.
Небольшие компании зачастую ведут учет в специализированных журналах. Это удобно, если количество регулярно заключаемых договоров в организации не превышает несколько десятков. Когда объем подписываемых документов сотнями, компания задумывается об использовании электронных таблиц учета договоров . Одним из наиболее популярных инструментов в данном случае является программа Excel.
Учет договоров в
Excel
предполагает ведение таблицы-реестра, куда вписываются основные сведения по каждому договору или дополнительному приложению к нему.
К преимуществам рассматриваемого метода можно отнести:
- Простота и доступность использования.
- Отсутствие затрат: ведение учета договоров в Excel бесплатно.
- Возможность сделать простой отчет, сортировку, выгрузку.
- При необходимости таблицу учета договоров легко распечатать.
- Программа не позволяет эффективно работать со справочниками контрагентов, ответственных лиц. Корректировка, вносимая в справочные данные, не отражается автоматически в записях таблицы.
- Учет договоров в Excel не дает возможности осуществлять оперативный контроль сроков исполнения, учитывать мероприятия и события, связанные с конкретным документом.
- Поиск по нескольким заданным критериям в таблице учета договоров требует значительных временных затрат.
- Одновременная работа с файлом нескольких пользователей затруднена, в результате плодятся копии реестра.
- Программа не обеспечивает эффективного хранения, поиска и защиты данных.
Учет договоров в Excel - это просто и бесплатно , однако инструмент может оказаться неэффективным в случае высокой интенсивности документооборота. Понимая это, большинство организаций рано или поздно приходят к выводу о необходимости перехода на специальные программы автоматизации бизнес-процессов.
Текущий рынок программных решений в области документооборота крайне насыщен. Растущее количество предложений затрудняет выбор. Для пользователей важно, чтобы система позволяла быстро и эффективно работать с документами, обладала широкой функциональностью, но при этом могла гибко подстроиться под специфику конкретного бизнеса. Одним из таких решений является ТурбоКонтракт.
ТурбоКонтракт - облачная система, предназначенная для создания, согласования и хранения договорных документов. Уникальность функционала сочетается в ней с простотой и доступностью использования.
Учет договоров в ТурбоКонтракт позволяет:
- Автоматически вести реестр документов в системе, отсутствует необходимость в ручной работе.
- Мгновенно получать необходимую информацию о любом договоре и сопровождающих его документах.
- Поддерживать высокий уровень безопасности и надежности хранения договоров.
- Назначать исполнителя и отслеживать поставленные задачи.
Учет договоров в Excel удобное и быстрое, но краткосрочное решение. Надежность, качество и высокую эффективность работы с документами в долгосрочной перспективе сможет обеспечить только специальная автоматизированная система.